3. CONÈIXER L’ALTRE
• El meu llenguatge és el millor.
• Ignoro altres llenguatges.
• Desconec altres llenguatges.
• No hi ha llenguatges millor que altres.
• No es pot ignorar l’altre.
• No ens podem permetre desconèixer l’altre
(i més si volem fer-hi negocis!).
16/05/2010 3
4. ARXIVERS I [INFORMÀTICS]
- Arxivers. - Informàtics.
- Gestors documentals - Sistemes d’informació.
- Informàtics de sistemes.
- Administradors de domini.
- Informàtics de desenvolupament.
- Informàtics d’explotació
- PMO.
- Administrador de sistemes, infraestructures i
operacions.
- Gestors de la informació.
- Infonomistes.
- Technical Architects
- Solution Architects
- Client Architects.
- Cloud computing manager.
16/05/2010 4
5. ELS ARXIVERS
• No són documentalistes.
• No són infonomistes.
• També són Gestors de la informació.
• No són Records managers, a seques.
• No són Document managers ocasionals.
• No sempre orienten la seva vista al passat.
• S’ocupen del documents i del seu contingut.
• Protectors del patrimoni documental del present.
• Full Preservation Managers!!!
16/05/2010 5
7. QUIN VOCABULARI?
• No vocabulari estandaritzat.
• El de l’Ajuntament de Terrassa.
• Altres vocabularis són possibles.
• Utilitzable en el marc d’un Sistema de Gestió
Documental Electrònic d’Arxiu.
• Fonamentat en diferents projectes:
– InterPares project.
– ISO 15489 1 i 2.
– Moreq 1 i 2.
16/05/2010 7
8. DADES
Concepte Definició C.A. Arxivística Informàtica
Dada Unitat elemental de contingut o Data element Dada Dada/Valor
informació.
Dades Conjunt d’unitats alfabètiques o Data Dades Dades/Valors
alfanumèriques.
Valor Conjunt d’unitats numèriques Value Valor Valor
16/05/2010 8
9. TIPUS DE DADES
Concepte Definició C.A. Eina de gestió
Dades Conjunt de dades Structured Data Base de Dades
estructurades processades per aportar
informació.
Dades semi- Conjunt de dades Semistructured Document en
estructurades processades parcialment i Data format XML
informació associada.
Dades no Conjunt d’informació no Unstructured Data Gestor
estructurades processada, normalment en Documental;
llenguatge natural. Explorador de
Windows.
16/05/2010 9
10. INFORMACIÓ
Concepte Definició C.A. Arxivística i
Informàtica
Informació Information Informació
I = i (D,S,t)
El resultat d’un procés d’interpretació d’un
conjunt de dades, relacionades amb un
preconeixement determinat, durant un
període de temps concret.1
1. LANGEFORS, Börje. Essays of infology. Göteborg University, 1993.
16/05/2010 10
11. CONTINGUT
Concepte Definició C.A. Arxivística Informàtica
Contingut1 Missatge/Informació. Content Contingut Informació
Contingut2 Contingut1 + Format de File Document Fitxer
dades. electrònic
Contingut3 Contingut2 + Metadades. Content / Objecte Digital Contingut
Digital Object
(DO)
16/05/2010 11
12. ESTABILITAT I REPRESENTACIÓ
Cossificar en unitats intel·lectuals de Unitats Documentals i Sèries
gestió. Documentals.
Fixar-les en un suport. Electrònic o Analògic.
Fixar-les en una entitat lògica Objecte Digital.
Estabilitzar-les al llarg del temps per a Propietats essencials: Fiabilitat,
poder ser representades en tot moment. Autenticitat, Integritat, Identitat, Usabilitat
i Accessibilitat.
16/05/2010 12
13. UNITATS DOCUMENTALS
Concepte Definició C.A. Arxivística Informàtica
Unitat Document i document Document; Tipus documentals; Registre /
documental d’arxiu. També els Record; File. Imatge; Audiovisual; Fitxer
simple electrònics. etc…
Unitat Agregació de documents. File; Folder. Expedient; Arxius
documental Dossier;
composta Base de Dades.
16/05/2010 13
14. UNITATS DOCUMENTALS SIMPLES
Concepte Definició C.A. Arxivística Informàtica
Document Informació digital Electronic UDS Registre/Fitxer
electrònic enregistrada en un suport. Document; File
Document Document electrònic Record; UDS Registre /
electrònic producte d’un acte o fet de Electronic Fitxer
d’arxiu natura jurídica resultat de Record; File
l’activitat d’una persona
física o jurídica.
16/05/2010 14
15. UNITATS DOCUMENTALS COMPOSTES
Concepte Definició C.A. Arxivística Informàtica
Expedient Agregació de documents Folder; UDC Registre /
fruit d’un procediment. Subfolder Directori
Dossier Agregació de documents Folder; UDC Registre /
fruit d’un procés. Subfolder. Directori
Base de Dades Agregació de dades o Database UDC Base de Dades
documents.
16/05/2010 15
16. SÈRIE DOCUMENTAL
• Element que vertebra i estructura les unitats
documentals produïdes a l’interior d’un sistema.
• Afavoreix l’Ordenació i la Classificació.
• Disposició seriada.
• Homogeneïtat quant a la forma, quant a l’afer
jurídic, etc.
• 1 Sèrie Documental = 1-n Expedients/ 1-n
Dossiers/ 1-n Bases de Dades / 1-n UDS.
• Categories.
16/05/2010 16
17. OBJECTE DIGITAL
• Objecte d’Informació: unitat d’informació amb significació documental.
• Objecte Digital: codificat de manera binària.
• Informàtica orientada a objectes.
• Interpretable tecnològicament i independent de qualsevol sistema.
• Autodescrit i Autocontingut.
• Extensible (XML).
• Contingut3 = Content = Contingut + Format de Dades + Metadades
(Encapsulament).
• Digital Object (DO).
• Content Object.
• Digital Object Identifier (DOI).
16/05/2010 17
18. OBJECTE DIGITAL
Expedient 2-n documents electrònics + Metadades.
Base de Dades 1-n registres de dades que configuren tots
ells un document + Metadades.
Unitat documental simple 1 document electrònic + Metadades.
16/05/2010 18
19. METADADES
• Metadata element = Metadada.
• Metadata = Metadades.
• “Dades sobre dades.”
• Dades que descriuen els atributs d’un recurs.
• Dades que expliquen les seves relacions.
• Dades que donen suport a la seva recuperació.
• Dades que en permeten la seva gestió i ús.
• Dades que permeten aplicar mesures de control i
prevenció.
• Dades que suporten l’autenticitat i la fiabilitat dels
documents.
16/05/2010 19
20. TIPUS DE METADADES
Descriptives o de Descriptive Contingut Content Fer possible la
Recuperació Metadata Metadata recuperació dels
objectes digitals.
Administratives o Recordkeeping Context Context Gestionar col·leccions o
de Gestió Metadata Metadata agrupacions d’objectes
digitals.
Tecnològiques o Preservation Estructura Structure Conservar recursos
de Preservació Metadata Metadata d’informació a curt i llarg
termini.
16/05/2010 20
21. Control i gestió integral que qualsevol document produït a l’interior
d’una organització.
GESTIÓ DOCUMENTAL
16/05/2010 21
22. ECM
• Enterprise Content Manager. Conjunt d’estratègies,
metodologies i eines utilitzades per a capturar,
gestionar, emmagatzemar, preservar i utilitzar el
contingut i els documents relatius als processos
productius d’una organització.
• Les eines ECM i les estratègies a seguir permeten la
gestió de la informació no estructurada d’una
organització, sigui on sigui que aquesta informació es
troba.
16/05/2010 22
23. ECM
- Document Manager (DM) EDMS (Electronic SGDE (Sistema de - Registre General
- Collaboration (Groupware) Document Gestió de Documents - Aplicacions de negoci
- Web Content Manager Management Electrònics) (Gestió de
(WCM) System) Notificacions; Gestió
- Business Process Manager de Factura Electrònica;
(BPM) Gestió de Padrons;
- Data Assets Manager (DAM) etc.)
- Document Imaging (GED)
- Records Manager (RM) ERMS (Electronic SGDEA (Sistema de
Records Gestió de Documents
Management Electrònics d’Arxiu).
System)
OAIS (Open Archival SAD (Sistema d’Arxiu
Information System) Digital)
16/05/2010 23
24. SGD
• Sistema de Gestió Documental.
• Un sistema integral (electrònic i analògic).
• Cobreix qualsevol entorn de producció i
utilització de documents.
• EDRMS + SGD de documents convencionals.
16/05/2010 24
25. Sistema Gestió Documental
EDMS ERMS
DAM RM SAD
GED BPM DM WCM Altres
(Aplicacions (Gestió del (Gestió
(Registre (Gestor (Gestor (Intranet i aplicacions d’Arxiu Físic i
d’imatge i Calendari de
General) d’Expedients) Documental) Extranet) de negoci. Electrònic)
audiovisuals) Conservació)
16/05/2010 25
26. EDMS: REGISTRE GENERAL
• No es troba dins del concepte ECM.
• Registre d’entrada i sortida de documents.
• Entorn de captura de documents en paper via
digitalització.
• Captura, indexació, descripció i registre automàtic
de dades i documents.
• Protocol register.
• Document Imaging (GED).
16/05/2010 26
27. EDMS: BPM
• Gestor d’Expedients.
• Procediments vs. Processos.
• Procediments i processos administratius.
• Reenginyeria de processos informàtics.
• Fluxes de treball.
• Enregistrament de qualsevol esdeveniment.
• Expedients Electrònics + Metadades = Objectes Digitals.
• Business Process Management.
• Process.
• Procedure.
• Workflow.
16/05/2010 27
28. EDMS: DM
• Gestor documental.
• Control de l’ús dels documents i dels privilegis d’accés (Check-
in/Check-out; Versionat; etc.).
• Gestió centralitzada d’usuaris (Connexió amb LDAP).
• Gestió de procesos integrada amb l’ús dels documents.
• Integració amb correu electrònic, intranet, etc.
• Indexació sobre text lliure o sobre metadades.
• Classification /Taxonomy.
• Indexation.
• Document Management; Content Management.
16/05/2010 28
29. EDMS: COL; WCM; DAM
Collaboration Entorn colaboratiu on Intranet.
persones de diferents
departaments es posen
d’acord davant d’un afer.
Creen un espai puntual
d’intercanvi d’informació i
documents.
Web Content Management Entorn de producció Gestors d’Extranet; Seu
d’informació que es vol Electrònica.
comunicar via web.
Data Assets Management Entorn de gestió de Gestors de fons fotogràfics.
documents icònics,
audiovisuals, etc.
16/05/2010 29
30. ERMS: RECORDS MANAGEMENT
• Cicle de Vida dels Documents.
• Organització mitjançant un Quadre de Classificació.
• Retenció, Disposició i Conservació dels documents.
• Regles actives a nivell de sèrie documental o fins i tot a
nivell de tipus documental.
• Auditories.
• Nivells de seguretat i accés aplicable a nivell d’UDS o UDC.
• Life-cycle.
• Information Life-Cycle Management (ILM).
• Audit trail.
16/05/2010 30
31. SAD: SISTEMA D’ARXIU DIGITAL
• No es troba dins del concepte ECM.
• Arxiu Segur.
• OAIS; iARXIU; RODA; DSPACE, etc.
• Arxiu d’Objectes d’Informació / Digitals.
• Emmagatzematge.
• Cf. Model de continuïtat de negoci.
• Repository.
• Storage.
• Hierarchical Storage Management: a data storage system
that automatically moves data between high-cost and low-
cost storage media.
16/05/2010 31
32. Dotar de contingut un ECM
INSTRUMENTS PER A UNA GESTIÓ
DOCUMENTAL INTEGRAL
16/05/2010 32
33. FILE PLAN
Quadre de Classificació Definició de les funcions, activitats, Classification Scheme;
procediments i tràmits que es documenten Categories Scheme;
en una organització. Categorization; File Plan
Quadre de Seguretat Definició dels grups de seguretat, Security plan.
fonamentats en rols que tindran diferents
permisos d’acció sobre la documentació a
produir (ARWD).
Quadre d’Accés Règim d’accés definit sobre cada una de les Access plan.
sèries documentals del QdC.
Vocabulari de Metadades Definició dels elements descriptius relatius Metadata scheme; Set of
al contingut, context i estructura d’una metadata.
entitat intel·lectual.
Calendari de Conservació Definició del calendari d’aplicació de regles Retention; Disposition;
d’eliminació o preservació de les unitats Retention Plan.
documentals.
Catàleg d’Autoritats Organigrama funcional i organigrama Active Directory (LDAP).
competencial de l’organització.
Catàleg de Tipus Llista controlada de tipus documentals que Categories
Documentals descriuen unitats documentals simples.
16/05/2010 33
