Festivalsikkerhet, en praktisk guide

Redaktør: Kristian Svantorp
Forfattere: Kristian Svantorp, Thomas Fyhn
Kvalitetssikring: Linda Edvardsen

www.oyafestivalen.com

6

Bare for å illustrere litt av det vi gjør. Avdelingen har posisjonert seg for å bidra bredt,
levere tjenester til andre, sikre driften av festivalen, være operative og alltid tenke
fremover.

7

Vi vil påsta 2/3 av jobben ligger her. I alle fall om du planlegger godt og har en festival
som planlegger godt ellers også.

Et emne vi kan holde flere ukers kurs i, her er ekstraktet.

8

Det finnes mange punkter man kan putte inn i denne sirkelen og den finnes fra før i
uhorvelig mange utgaver. Her er de viktigste elementene i planlegging av sikkerhet og
trygghet med. Risikoanalyse er med som eget punkt da den skal være det som ligger
til grunn for alt. Den er det viktigste verktøyet for sikkerheten uansett hvordan du vrir
og vender på det. Den skal ikke bare være et papir, men et verktøy for å starte
planlegging, for å få oversikt, vite hva det dreier seg om og være klar over
utfordringer.
Som grunnlag for planleggingen trenger man jo annen input også. F.eks. hvordan
området skal se ut, hvor mange scener, barer, hva de andre avdelingene forventer av
sikkerhet osv. Når planen er på plass må man sørge for at sikkerhetsavdelingen er
organisert slik at den kan levere på planen, har det nødvendige utstyret, personalet
og kompetansen. Nødvendig organisasjon og tilrettelegging for at alle roller skal
kunne levere sin del må på plass.

Så er det bare et punkt igjen og det er å levere på planen (samt kunne levere utenfor
planen). Det er i festivalsammenheng alltid lurt å planlegge for det uventede….

9

Det er en rekke oppgaver i planlegginga som er viktig for en sikkerhetsavdeling, her er
kun de helt overordnede listet opp. De vil også variere noe fra festival til festival,
ettersom hvilket ansvar som er tillagt sikkerhetsavdelingen og hvor de ligger i
organisasjonen.

Du vil se at Materiell går igjen som et punkt jeg nevner ofte, nettopp fordi det å
faktisk tilrettelegge for å utføre en oppgave er viktig for å sikre kvaliteten og dermed
sikkerheten/tryggheten. Mye aktuelt materiell har også direkte påvirkning på
risikobilde, både gjennom hvordan det brukes og hvilken kvalitet det har.

10

For å kunne lage en plan må du ha på plass den nødvendige informasjonen først.
Kanskje selvsagt, men her syndes det ofte. En festival består av så mange ulike
interesseområder, så mange ansvarspersoner og oppgaver at det er ekstremt lett å
overse noe. For å kunne planlegge godt, noe Sikkerhet bør være best på i festivalen
må man derfor ofte være pro-aktiv, identifisere hvem man trenger info fra og om hva.
Festivalens ledelse bør også tilrettelegge for koordinering og utveksling av info. Du får
sjelden med deg alt og ting har en tendens til å bli endret seint, nye behov dukker
opp, men jo mer du har planlagt og har av info på forhånd, desto mer kapasitet vil du
ha til å takle dette.

11

Arenaavdelingen modellerer hele området i nøyaktig skala i 3D, med angivelser av
hva hvert eneste telt og container er. Dette er enormt god input til vår planlegging av
vaktholdet. Nå er det jo ikke slik at de setter seg ned å bestemmer på egenhånd hvor
alt er, men det gir en veldig god oppsummering av mange ulike møter rundt hva som
blir plassert hvor. Pga skalering og topografiske kart som grunnlag kan vi være
rimelige sikre på at plasseringen blir slik i praksis også.

12

Videre fra eksempelet, detaljert oversikt over asfaltplassen, produksjonsområdet vårt,
med haugevis av telt og containere.

13

Er det en ting alene jeg vil du skal huske etter dette, så er det at Risikoanalysen er det
viktigste verktøyet. Det viktigste! Det er flott at Sikkerhetsavdelingen bidrar på mange
områder, men uten å ha gjennomført en slik analyse vil jeg hevde at avdelingen like
fullt ikke har gjort jobben sin… Uansett størrelse på arrangement.

Det finnes en rekke standarder og metodebeskrivelser for risikoanalyse, mange av
disse omtales på norsk som ROS, risiko og sårbarhetsanalyser. NS5814 er definert av
Norsk Standard. Poengene det refereres til her er det som i denne standarden kalles
Grovanalyse. Denne standarden er å foretrekke ovenfor mange enklere
analyseformer da den er lagt opp til å kunne brukes pro-aktiv, f.eks. gjennom
årsaksanalyse og sammenheng. En risikoanalyse har verdi også uten dette, for
bevisstgjøring og bedre planlegging, men med analyse av årsaker blir arbeidet med å
redusere risikoer langt lettere.

Rent økonomisk er også risikoanalysen et veldig viktig verktøy. Den er med å sørge for
at man har tenkt gjennom de tiltakene man skal innføre, at man har kvalifisert
tiltakene og bruker penger på riktig sted og ting. For festivalen som helhet er det også
viktig for å redusere sjansene for store framtidige utgifter eller indirekte tap gjennom
negativ pressedekning osv. Uønskede hendelser som ikke håndteres godt kan også
lede direkte til problemer med sponsorer og leverandører, så vel som booking byråer,
managere og annet.

14

Risiko er definert som sannsynligheten av at en hendelse inntreffer multiplisert med
konsekvensen av at hendelsen inntreffer. Det vil si at dersom sannsynligheten er stor, men
konsekvensen lite, så er fortsatt risikoen stor. I all enkelhet fordi dette betyr at hendelsen kan
inntreffe mange ganger.
Dersom sannsynligheten er liten, men konsekvensen er veldig stor, vil også risikoen bli stor.
Dette fordi selv om hendelsen kun inntreffer en gang vil den ha enorm negativ påvirkning.
Disse regnestykkene er ikke alltid like rett fram, men det kan lønne seg å sette opp en
matrise, vist på neste side, som opptrer som veiledning gjennom hele risikoanalysen.
Risikokostnaden er både kostnaden for å sikre seg mot hendelsen, pluss kostnaden når
hendelsen faktisk inntreffer. Målet er å ha minst mulig kostnad relatert til hvordan man
velger å håndtere en risiko. Man minsker risikoen totalt sett ved å redusere konsekvens eller
sannsynlighet. Som oftest bør man gjøre begge og sikre en god og kostnadseffektiv balanse
mellom de to angrepsvinklene.
-Tingrisiko. Definert som mulig tap eller redusering av verdien til eiendom og gjenstander.
- Personrisiko. Risiko for tap av eller skade på personer
- Ansvarsrisiko. Når en hendelse medfører juridisk ansvar for skade påført andre, enten i
form av eiendom eller person.
- Fysiske risikoer er det som oppstår pga fysiske egenskaper eller fysisk påvirkning.
Naturkrefter eller materialegenskaper er eksempler. Materialtretthet eller en gjenstands
motstand mot vær og vind er aktuelle problemstillinger for festivaler.
- Sosiale risikoer er det som grunnes i ”individers avvikende adferd”. Mennesker reagerer
forskjellig og har forskjellige grenser for å bryte regler og normer. Spesielt aktuelt for fester,
konsert og andre begivenheter med rus inne i bildet.
- Økonomiske risikoer knytter seg opp mot investering man ikke er sikre på vil gi avkastning.
Ofte ikke spesielt aktuelt for Sikkerhetsavdelinger i festivaler, men det kan være verdt å
tenke på denne typen risikoer i forbindelse med leverandører og budsjettering/estimering.

15

For hver risiko angir man sannsynlighet og konsekvens. Deretter kan man rangere
risikoelementer, plassere dem i klasser, ved å bruke en matrise som den over. For eksempel
vil en risiko som er lite sannsynlig men har stor konsekvens (meget kritisk), peke seg ut som
en som må håndteres fordi den havner i risikoklasse Høy, her markert med rød bokser.
En annen ofte brukt modell for å rangere risikoelementer er å angi tall for sannsynlighet og
konsekvens og multiplisere disse med hverandre for deretter å bruke svaret til å rangere
dem. Ufarlig kan da for eksempel ha verdien 1 og mindre sannsynlig verdien 2. Et
risikoelement med disse verdiene vil da få verdien 2, altså lite farlig totalt sett.
Derimot har forskning vist at mennesker er dårligere på å sette tallverdier på ting enn
kvalitative verdier. Spesielt når man kanskje skal være flere som jobber sammen om analysen
er det lettere å bruke de samme termene enn å definere hva man mener med en gitt
tallverdi. For eksempel, på en skala fra 1 – 10 er det vanskelig å skille på hva som egentlig er
forskjellen på 2 eller 3.
Tallverdier kan derimot benyttes dersom man har et godt statistisk grunnlag, som f.eks. hvor
ofte en slåsskamp oppstår på festivalen. Derimot vil det være flere hendelser man ikke har et
slikt grunnlag for og det er lurt å bruke de samme verdiene for å beskrive sannsynlighet
gjennom hele analysen.
Konsekvens har noen av de tilsvarende problemene, men her må både tallverdi og kvalitative
verdier defineres i noe grad uansett.
For å lage en oppsummering av risikobildet kan man enten plotte risikoer i matrisen over, for
å se hvor vekten ligger, eller man kan gjøre som vi gjør på Øyafestivalen. Vi lager en
oppsummering i Excel, der alle kvalitative nivåer for sannsynlighet og konsekvens får en verdi
og risikoelementene rangeres deretter som beskrevet tidligere.

16

Det er viktig å lage seg et godt tilpasset skjema i utgangspunktet siden dette danner
grunnlaget for videre arbeid. Det blir mye kjedelig oppdatering om man må gå tilbake
for å endre skjema etter å ha kommet halvveis i prosessen. Samtidig er det viktig å
ikke bite over for mye i første omgang, det viktigste er å få på plass prosessen og
prinsippet med å bruke dette som et verktøy i avdelinga.
Man kan justere arbeidsmengden mye ut i fra hvor mye vekt og hvilket detaljnivå man
legger på de ulike punktene. For eksempel er kanskje årsaksrekken viktigst å gjøre
nøye der man har en restrisiko som skal/må håndteres.

I Øyafestivalen benytter vi et skjema som inneholder punktene over. De siste årene
har vi lagt større vekt på årsaksrekke for å tydeliggjøre om det er underliggende
årsaker vi kan utbedre for å redusere flere risikoelementer samtidig.

17

Grovt sett finnes det tre måter å behandle en identifisert risiko på. Enten fjerne den
helt, som jo er den beste løsningen, eller å redusere enten konsekvens eller
sannsynlighet eller helst begge. Dette gjøres ved å innføre ytterligere tiltak, som f.eks.
brannvernsrunder, flere vakter, alarmer, gjerder osv.

Det å overføre en risiko er ofte en halvgod løsning, men kan være en del av det å
Redusere en risiko. F.eks. kan man for å redusere konsekvensen av en hendelse
overføre det økonomiske ansvaret for konsekvensen til et forsikringsselskap. Man kan
også sikre seg i større grad gjennom kontrakter med leverandører som spesifiserer
ansvar, spesielt aktuelt rundt HMS krav.

18

Illustrasjon viser hvordan en rekke hendelser kan bygge på hverandre og til sammen
utgjøre en katastrofe. Ofte legges sikkerhetsavdelinger og arbeidet deres opp kun
reaktivt, for å håndtere og varsle om hendelser og skader. Se på årsaker til hendelser,
kartlegg dem, sørg for å redusere risiko for at det skjer igjen.

Risikoanalysen skal danne grunnlaget som peker på hvilke områder
sikkerhetsavdelingen må jobbe med.

19

Skjema og prosess rundt risikoanalyse på Øyafestivalen har utviklet seg mye over tid.
De siste årene har vi i stor grad fulgt en forenklet utgave av NS5814

20

«Antagelser er roten til de verste feilene» En utgave av et visdomsord som eksisterer i
mange varianter. Budskapet er fortsatt det samme, det er farlig å anta at noen har
løst et problem eller skal bistå med noe du trenger. Det må bekreftes. En god måte å
være behjelpelig ovenfor andre for å sikre at man ikke går i «antagelses» fella er selv
å styre forventningene til egen leveranse godt og tydelig. Dette inkluderer å
kommunisere hva man faktisk skal levere (og i noen tilfeller hva man ikke leverer).
En klar oversikt over hva man skal levere vil også gjøre det langt lettere å designe sin
egen organisasjon og leveransekapasitet.

21

Svaret på det første spørsmålet er i og for seg veldig viktig for å planlegge brannvern,
men man må gå litt grundigere til verks ,ettersom svaret på spørsmålet er Alt.
Dermed er ikke svaret til særlig hjelp for videre planlegging og fokusering.

De to neste punktene er langt mer til hjelp i planlegging av brannvern og som du ser
er punkt nr 2 noe du bør kunne hente ut fra risikoanalysen din. Kanskje en separat
mer kortfattet listet over de ulike utsatte objektene holder, mens du i risikoanalysen
lager et overordnet skjema for risiko rundt brann generelt.

Et annet veldig viktig punkt er dialog og samarbeid med lokal Brann og Redningsetat.
Vi har lenge samarbeidet med disse og hatt veldig godt utbytte av det. De er erfarne
og utdannet spesielt rundt dette og kan dermed være til spesielt god hjelp når du må
prioritere og når du har objekter på eller rundt området ditt du er usikker på,
bygningsmasser osv.

Det er viktig å huske på når du planlegger rundt brannvern at dette ikke bare gjelder
ting 100% innenfor ditt område, men også som grenser til det. Et trebygg inntil ditt
område f.eks. utgjør en risiko for deg på grunn av røykutvikling.

22

Kursing av personell er en veldig viktig del av det proaktive brannvernet. Dette handler ikke
bare om å lære slukking, men om å forstå mer om hva en brann er og hvordan den fungerer,
for å kunne sikre bedre, men ikke minst for å få den nødvendige respekten for dette emnet.
Som en del av bevisstgjøringen er det også viktig å inkludere andre avdelinger enn bare
sikkerhet i denne opplæringen.
Slukkekurs er ikke nødvendigvis et separat kurs, men her er det langt viktigere å få flest mulig
trent. Jo fortere et branntilløp kan slukkes, desto mindre sjanser for at det utarter til en
fullskala brann. Tar det fyr i en av haugene med papp og papiravfall fra festivalen har du
ganske kort tid på deg før den kommer ut av kontroll og enda kortere tid før et vanlig
slukkeapparat ikke på langt nær er nok.
På Øyafestivalen gjennomførte vi slukkekurs som en drop-in tjeneste 3 timer en ettermiddag
rett før festivalen skulle åpne, dette for å gjøre det i en periode de fleste var tilstedet og for
at de skulle kunne velge et tidspunkt som passet godt for dem selv og dermed møte opp.
Det trengs egne rutiner for brannvernet også.
-Hvem skal sørge for utplassering av brannvernsmateriell?
-Hvem skal sørge for ettersyn på området?
-Hvilke objekter trenger særskilt ettersyn?
-Trenger man spesielle regler og rutiner for enkelte områder? Røykeforbud, faste
brannvernsrunder, varslere osv
-Hvilke rutiner skal man følge dersom det blir meldt om brann?
I mange tilfeller brukes gass til matlaging eller annet under avvikling og da er viktig å ha
rutiner tilknyttet dette også.
-Ha regler for oppsett. Sikre slanger, sikre tanker, alle tanker må stå stødig oppreist
-Ha ettersyn på alle steder det brukes gass
-Ha egen lagringsplass for gass som ikke er i bruk. Denne skal aldri stå ”på vent” noe annet
sted
-Ha kart og oversikt over alle steder det befinner seg gass, lagret eller i bruk

23

Videoen viser en 110 grams gassbeholder som eksploderer fordi den blir for varm på
en øvelse vi hadde i 2008. Til matlaging er 11Kg gassbeholdere mer brukt. Disse er
også langt bedre sikret, men blir de stående midt i en brann hjelper ikke dette stort.
Denne typen øvelser med mye praktisk innhold og demonstrasjoner har stor verdi,
spesielt for holdningsskapende arbeid rundt brannvern. På slike kurs er det derfor
også veldig lurt å invitere bredt utenfor sikkerhetsavdelingen også. Jo mer forståelse
andre har for våre problemstillinger, desto lettere blir det å jobbe med dem i praksis.

Du finner filmsnutten på http://www.youtube.com/watch?v=wVKMHdeK9dU

(video: Øyafestivalen)

24

Det viktigste arbeidet rundt brannvern er jo å sørge for at sannsynligheten for at brann skal oppstå er så liten som
mulig. Hvis det derimot likevel skulle skje er det viktig at man har planlagt hvordan det skal håndteres og at de
som er nærmest er i stand til å reagere så riktig som mulig. For å få til dette er det flere elementer som spiller inn:
• Nødvendig slukkeutstyr må være lett tilgjengelig. Dette inkluderer å ikke være for langt unna, lett synlig og
lett å få med seg.
• Man bør også ha riktig type slukker i forhold til risiko og materiale i området. På scenene er det viktig å ha CO2
slukkere også, terskelen for å ta i bruk pulver slukkere der er veldig høy.
• For at egne arbeidstakere skal være i stand til å benytte utstyret bør de være kurset. På Øyafestivalen har vi
kjørt både store og små kurs
• Man bør ha på plass rutiner for varsling og en definert prosess for hva som skal skje etter varsling.
• Det kan være lurt å ha kontakt med 110 sentralen på forhånd for å bli enig om varsling av dem og hvor man
skal legge lista for dette.
For å utdype litt rundt noen av emnene:
Varslingsrutiner kan med hell inkluderer en lokal sentral på festivalen heller enn at alle varsler direkte til 110. Det
er flere grunner til dette, blant annet for å sikre at riktig personell lokalt får beskjed, at man kan arrangere
mottagelse av brannmannskaper for å få dem raskt til riktig sted og for at man skal kunne starte lokal sikring av
område og eventuelt evakuering. Selv om det er en veldig liten brann som slukkes fort av eget mannskap er
varsling viktig, branner kan eskalere særdeles fort. Det er også viktig rett og slett for å loggføre og evaluere med
en gang, slik at man potensielt kan redusere sannsynligheten for at det skal skje igjen.
Det er også ekstremt viktig at alle har en god forståelse av at det viktigste ved en brann er trygghet for seg selv og
andre og at ingen forsøker seg på slukking som går utover sin egen kompetanse.
For enkelte særskilte brannobjekter, med stor konsekvens av brann, kan det være lurt å avtale terskelen for
varsling med lokal 110 sentral. Hvis konsekvensen ved brann i objektet kan være særskilt stor for publikum er det
antagelig lurt å heller varsle en gang for mye enn for lite og med direkte avtale om dette med 110 sentral kan man
slippe gebyret for falsk alarm og dermed redusere egen terskel for å varsle tidlig.

Kursing kan gjøre på flere måter, men vi har god erfaring med å holde lengre og dypere brannvernskurs for
utvalgt personell, kombinert med drop-in slukkeøvelse under riggeperioden. Dette kan gi en god balanse mellom
kost og nytte. Man sikrer slik at nøkkelpersonell har nødvendig innsikt og at flest mulig andre har fått sjansen til å
lære å slukke.

25

Brannvesenet i kommunen skal ha melding fra arrangør, hvis arrangementet skal skje i
et bygg, eller på et område, som vanligvis ikke brukes til dette, eller om rammene for
arrangementet går ut over hva bygningene/området er beregnet til.

Teksten er hentet DSB sine sider. Du finner det på DSB sine sider, under Brannvern,
Kultur og Restaurant, Store arrangement:
http://www.dsb.no/en/Ansvarsomrader/Brannvern/Kultur-og-restaurant/Store-
arrangementer/

26

Hvor godt tilpasset din organisasjon er, hvor gode mennesker den består av, hvor godt
det er tilrettelagt for dem og hvor riktig de er plassert i henhold til egen motivasjon
og kompetanse vil avgjøre hvor suksessrik organisasjonen vil være.

27

I Øyafestivalen er Sikkerhetssjef rett under daglig leder i organisasjonen. Andre
avdelinger er underordnet andre personer i den faste administrasjonen. Bar f.eks. er
under Salg og sponsorsjef. Bilde over viser kun et veldig lite utdrag av organisasjonen.
Sikkerhetsavdelingen har flere inndelinger, vist på neste slide, men to overordnede
inndelinger nylig innført og prosessen rundt denne omstillingen pågår fortsatt.

En viktig ting med vår organisering er evaluering og kontinuerlig forbedring. Som
nevnt tidligere, andres planer og behov for tjenester er også viktig input for å til
enhver tid ha en organisasjon som kan levere det som forventes. Og i størst mulig
grad ha god tilretteleggelse for de som skal utføre de ulike oppgavene

28

Røde rundinger er Arena. Gule Rundinger er Prod. Gule trekanter er Interne tjenester,
Produksjon som også betjener arena. Grønne rundinger er ledergruppa.

Organisasjonen vår har vokst kraftig hele veien, men fikk en ny og mer lagdelt
inndeling fra 2003, da ble f.eks. OP-sentralen innført. I 2007 ble organisasjonen
endret betraktelig igjen, da med et helt nytt nivå, mellomledelsen. Denne hadde
eksistert i noe grad før, men fra 2007 lå ingen områder direkte på noen i ledergruppa
under avvikling.
Alle roller er innført som et direkte behov identifisert under avvikling eller
planlegging, men flere av rollene er endret noe opp i gjennom ettersom vi prøver ut
hvordan de fungerer i praksis.

Mellomledersjiktet ble innført av en rekke årsaker, men noen er verdt å nevne her:
-Skalerbarhet, se fremover og kunne vokse strukturert, uten å få flaskehalser og
koordineringsproblemer
- Redusere risiko ved langt færre single point of failure (graceful destruction)
- Kunne håndtere at noen faller fra, blir utilgjengelig av ulike årsaker i lengre tid
- Kontinuitet og rekruttering
- Håndtere hendelser, avvik nærmest kilden, ta avgjørelser nærmest kilden

29

Når du skal finne ut hvor mange roller og personer du trenger, for å legge opp
organisasjonen i sikkerhetsavdelingen, er det en rekke faktorer som spiller inn. Dette
er ikke lett å gjøre perfekt og ikke mulig å definere en fasit. Ofte blir nye roller
opprettet som resultat av fjorårets evaluering og ikke som følge av et på forhånd kjent
problem/behov. Med mer erfaring og ikke minst kjennskap til eget personell og
organisasjon blir dette derimot lettere.

Generelt sett er det viktig å ikke legge for mange oppgaver på en enkelt person av en
rekke årsaker:
-Personen vil slite seg ut. Du risikerer å miste personen under avvikling eller at han
ikke ønsker å delta neste år igjen
-Personen rekker ikke over alle oppgavene eller leverer for dårlig kvalitet på dem
-Dersom personen blir syk, faller fra av andre årsaker har du et stort problem med å
dekke det inn igjen på en god måte

-Når man skal vurdere hvor mange oppgaver eller ansvarsområder en person skal ha
blir det litt på magefølelsen, men en del ting kan man tenke mer bevisst gjennom.
- hvilke oppgaver vil rollen stå for og hvor lang tid tar dette?
- Om det er vanskelig å anslå tid, vil noen av oppgavene ta lang tid med kontinuerlig
oppfølging? Dvs. at personen ikke kan jobbe med sine andre oppgaver så lenge
- Er det et problem at personen ikke kan se til disse oppgavene over lengre tid?
- Hvor mange personer er underordnet og skal følges opp?
-Hvordan er ansvaret og oppgaver fordel rent geografisk? Er de for langt unna
hverandre i faktisk avstand

30

I Øyafestivalen har vi utvidet antall dager to ganger siden 2002. Første gangen syns vi
at vi skalerte organisasjonen mye, men fra 2 til 3 dager festival viste seg å være langt
tøffere enn først antatt. Generelt sett har vi jobbet mye med å skalere avdelingene
riktig hele veien. Det er slitsomt å lage festival og det må man ta høyde for.
Det er nyttig å kartlegge underveis, samt evaluere nøye i ettertid hvordan ulike roller
har fungert og hvor stor arbeidslasten har vært på dem. Deretter må man se hvorfor
arbeidslasten har vært stor for å finne ut hva som må gjøres for å redusere den ved
behov. Noen ganger kan det være å endre rutiner eller hjelpe personer å jobbe mer
effektivt, andre ganger kan det være at en persons ansvarsområder sakte har vokst
seg for store og man trenger mer personell.

31

Rekruttering er et av de viktigste punktene for å sikre at en rolle skal fungere godt. Kanskje
også en av de vanskeligste. Vi har både tatt personell utenfra når vi har trengt annen profil
eller kompetanse, og vi har rekruttert internt/forfremmet personell. Generelt sett ser vi at
ingen fungerer optimalt i sin rolle første året, det er enormt mye å bli kjent med, selv om
man har vært med i festivalen i flere år i andre roller.
Det å ha gode stillingsbeskrivelser og instrukser for rollene er viktig. Disse bør være så
konkrete som mulig, men for lederroller vil de fort måtte inneholde definering av
ansvarsområder og kan umulig inneholde beskrivelse av alle nødvendige oppgaver. Der
kommer personens profil og kompetanse inn i veldig stor grad og vi er derfor nøye på
rekruttering til disse rollene.
Rutiner, instrukser og planer er verdt lite om ikke de som trenger det kjenner til dem, derfor
trening og drilling på det. På Øyafestivalen gjør vi dette ved hjelp av Simkat, en øvelse forklart
seinere. For enkelte nøkkelroller som trenger litt innkjøring har vi også dager under opprigg
med rolig jobbing og oppfølging fra ledelsen. Et godt eksempel på dette er operatørene i OP-
sentralen. Vi har også flere samlinger med nøkkelpersonell helt fram til siste briefing dagen
før åpning. Under avvikling kjører vi møter jevnlig for å kunne tilpasse etter behov og fordele
oppgaver.
En solid struktur blir også viktigere ettersom man blir større, både som festival, men også
som avdeling relatert til hvor mange ulike oppgaver man har ansvar for. Vi har hele tiden
forsøkt å ligge et hode foran i denne sammenheng, nettopp fordi det er en festival som
kjøres en gang i året, så innkjøringsåret for nye roller bør være minst året før du Virkelig
trenger rollen.
Som du så i forrige organisasjonskart, organisasjonen er særdeles hierarkisk oppbygget, men
dette betyr ikke at kommunikasjon og arbeidsflyt følger disse linjene, det ville bli for tungvint.
Derimot er det tydelig for alle hva alle jobber med og hvem som skal følge opp at de under
gjør sin jobb og at vi tilrettelegger for denne jobben. De klare linjene definere også ansvaret
for personell relatert til HMS.

32

Ofte er sikkerhetsavdelingen avhengig av en rekke leverandører, både av materiell og
personell. Håndteringen av disse er nok ikke alltid tillagt sikkerhetsavdelingen, men
det er like fullt i dennes interesse å sørge for god håndtering.
Selvsagt er det viktig å få best mulig verdi for pengene, men det er viktig å huske at
du på lang sikt får langt mer ut av en leverandør som også ser en klar fordel i jobbe
med deg. Det ligger jo også litt i festivalenes natur at en del ting må løses ad hoc og
kanskje med korte tidsfrister og i det øyeblikket du da trenger bistand fra en
leverandør er det praktisk for deg å ha en som strekker seg for å hjelpe deg, fordi det
er hensiktsmessig for hans bedrift også.

Et annet viktig aspekt er kriteriene du legger til grunn for valg av leverandør. Personlig
kjennskap, geografisk nærhet osv er praktisk, men det hjelper lite om leverandøren
ikke kan gi god kvalitet, tilpasse seg til dine behov og kunne levere så mye som du
faktisk trenger. Hvis du trenger flere leverandører innen et område for å dekke ditt
totale behov kan det være grunn for å evaluere leverandører på nytt, så sant dette
ikke er fordi de har ulik spisskompetanse du ønsker å benytte deg av.
Til slutt er det viktig å se at man samarbeider med leverandører som kan fortsette å
bistå deg når festivalen vokser og ditt behov for tjenester både i bredde og størrelse
øker.

33

Flere har forsøkt den første modellen med varierende suksess. Dette er en vanskelig måte å få et helt
tilpasset system på og det er ofte vanskelig å inkludere leverandøren nok i planlegging, uten å betale i
dyre dommer for det. For mindre og kortere arrangement kan dette antagelig være en bedre modell,
en festival derimot er ofte for stor rent organisatorisk og består av for mange ulike interesseområder
og perspektiver. I en mer moden/eldre organisasjon der man også har en moden og proff leverandør
som har vært med en stund kan denne modellen potensielt være enklere å gjennomføre.
Modellen er dyr og man kan få et bedre/mer tilpasset sikkerhetssystem med en kombinasjon.

En annen modell er at leverandører gis totalansvaret for enkelte områder, det vil for eksempel si at de
tar alt scenevakthold. En annen vanlig modell er jo at en leverandør tar seg av alt av sanitet. Dette er
en modell som kan fungere meget godt, men krever jo at andre roller og ansvar dekkes inn i
festivalens egen sikkerhetsavdeling. Det er viktig å sørge for at ingen ansvarsområder faller mellom to
stoler og ikke minst at myndighetsforhold og plass i hierarkiet er tydelig avklart og kommunisert. Dette
inkluderer da forhold som varslingsrutiner, kommunikasjon og koordinering også.

En siste overordnet modell er å selv sette opp hele organisasjonen til sikkerhetsavdelingen og fylle på
ulike roller med innleid personell. Det er den fullt integrerte modellen, der innleid personell går inn i
en allerede eksisterende organisasjon for å fylle roller der profesjonelle eller erfarne personer er
påkrevd. Skillet mellom Integrert og Delegert kan være noe vagt i enkelte oppsett, f.eks. der de
delegeres ansvar på et nivå i organisasjonen, men har festivalens folk over og under seg.

Uansett hvilken modell man velger for å integrere eller bruke en leverandør er det viktig at alle
eksterne får klare retningslinjer, gjerne spesifiserte instrukser pr rolle. En annen god ide kan være ting
som et introduksjonsdokument til festivalen, oversiktskart og akkrediteringsplan. Det er nyttig og
veldig viktig for eksterne å sette seg inn i jobben de skal utføre og organisasjonen de skal være en del
av. Disse ulike modellene å benytte en leverandør på kan gjerne kombineres. Illustrasjonen til høyre
viser tankegangen overordnet, hvor mye innleid brukes vs egne folk.

34

Hos oss i Øyafestivalen består sikkerhetsavdelingens stab utelukkende av eget
personell. Festivalområdet er delt i fire og hvert av disse områdene har en
områdeleder som er leid. Disse er underordnet vår Leder Arena, intern øya person, og
under seg har de frivillige rekruttert av Øya, i tillegg til innleide vakter på enkelte
poster, som f.eks. de noe mer vanskelige portene.

På scenene har vi en ganske spesiell modell. Der har vi en Stage Manager i
mellomledelsen, som er ansvarlig for vaktholdet på alle scenene. Hver sine har en
objektleder som også er rekruttert av Øya selv. Disse har med seg en
grunnbemanning med egen rekrutterte vakter. På kveldstid til de større konsertene
fylles det på med flere innleide vakter i pit.
Dette har vist seg å være kostnadseffektivt og gjør at arbeidet på scenene foregår slik
vi ønsker, men at vi får påfyll av erfarne folk etter behov til de større og mer krevende
konsertene. Arbeidsstilen har også vist seg å utfylle hverandre godt.

35

Det å bytte mye egne folk, ansatt direkte i festivalen har en rekke fordeler, men det er
en balansegang. Ikke minst er det begrenset hvor mange kan klarer å skaffe. Enkelte
roller passer for eksempel ikke for ordinære frivillige, men de er like fullt ikke
ansvarsstillinger som det er verdt å rekruttere egne folk til. Da kan en leverandør
være en god løsning.
Til områder der kan ikke kan bruke frivillige og trenger mange folk kan det også være
vanskelig eller ikke kostnadseffektivt å rekruttere selv. Hvis dette er kritiske roller,
som f.eks. scenevakter, øker også risikoen hvis du rekrutterer selv. Da vil for eksempel
frafall rett før festivalen være kritisk for deg og du må jobbe med å skaffe en
erstatning, i en periode der du antagelig har andre ting å bruke tida på. Med en
leverandør til slike oppdrag reduserer du risikoen betraktelig da de forplikter seg til å
skaffe et antall mennesker og dersom du gjør et godt valg på leverandør siden vil de
ha langt mindre problemer enn deg med å skaffe folk raskt.

36

OP har ansvaret for en rekke faste oppgaver, den kanskje viktigste og mest
tidkrevende er å koordinere hele avdelinga vår. OP sørger for å gi meldinger videre,
følge opp at oppgaver blir utført i felten, flytter ressurser etter behov. OP sentralen
bemanner også nødnummeret vårt og har ellers dialogen med nødetatene i all
hovedsak under avvikling.
De mottar også en rekke meldinger fra resten av festivalen på telefon eller radio, som
enten kan være ting de skal følge opp og løse, eller bare spørsmål de svarer på så
personen som ringer inn kan løse det selv.

Alle meldinger logges og kategoriseres, noe som gjør at vi kan bla bakover, se at alt er
blitt fulgt opp og ikke minst har et godt datagrunnlag for evaluering i ettertid.
OP er hjertet i avdelingen vår og sørger for at alle avgjørelser tatt av ledelsen blir
gjennomført.

38

Det er nok ikke sikkert alle festivaler vil være tjent med OP på samme måten og like
stort som vi gjør det, men at man nesten uansett størrelse er tjent med å ha et nav
som koordinerer flyten i festivalen og løser problemer når de oppstår er nok relativt
sikkert.
Så fort man får mye trafikk på telefon, flere sambandskanaler og avdelinger som
jobber veldig atskilt fra hverandre blir det formålstjenelig å ha noen som sitter i
«midten». Og når festivalen blir så stor at ikke alle på jobb vet hvem har ansvaret for
ulike ting, hvem de skal kontakte for ulik bistand, så kommer en OP Sentral til sin fulle
rett. Det er veldig verdifullt i en større produksjon å ha et sted som kan kontaktes for
få den hjelpen man trenger.

39

Eksemplet er fra Øyafestivalens utslippsrutine, noe forenklet. På et gitt tidspunkt
iverksetter de et sett med oppgaver som til sammen gjør utslippet klart for åpning og
deretter åpnes. Utslippet på Øyafestivalen er ikke samme vei som innslipp og det er
10-15000 mennesker som skal ut på en gang, samtidig som mange
samarbeidspartnere og artister skal kjøres ut av området. Det er derfor mye som skal
koordineres. I tillegg er dette perioden der det oppstår mest problemer i form av bråk
og annet som må løses av vakter eller politi. OP mottar meldinger om dette og følger
det opp med de nødvendige ressursene.

40

OP ble innført i 2003, og oppsettet var likt de første to årene. Her er det en enkel
kontorhenger med fire sitteplasser, to datamaskiner, en rekke samband, styring av
videoovervåkning og ikke minst aircondition OP er satt opp med av materiell. De har
også flere permer med tilgang til den nødvendige informasjonen, det viktigste klistret
opp på veggene.

(Alle OP bilder: Øyafestivalen)

41

Utsiden av de to lettbrakkene sikkerhetsavdelingen benyttet seg av under avvikling.
Den i midten med flest skilt er OP.
Den nåværende løsningen er plassert i egen container i felles administrasjons
brakkerigg. Nærheten til annet nøkkelpersonell og sentral plassering på
festivalområde har visst seg å bli viktigere og viktigere ettersom OP befestes i
organisasjonen i større grad.


42

I 2006 flyttes OP i større container, med mer plass, flere folk og bedre plassering på
område. Vi tok etter hvert i bruk veggene mer og mer, til viktig informasjon og hadde
også flere kart. Et kart hadde metallbakgrunn og kjøleskapsmagneter, dette ble brukt
til å plassere ut info som endres, f.eks. porter som kun er åpne i perioder.

Et viktig element ble også å skjerme OP fra unødvendige henvendelser. Ved å
opprette en ekspedisjon utenfor sørget man for at operatørene ikke blir forstyrret av
personlige henvendelser når det er viktig at oppmerksomheten er på radiotrafikk,
telefoner og kamera.


43

Vår operasjonssentral består av 4 operatører, hvorav alltid 2 er på jobb, pluss OP
leder. Hvilket antall man faktisk trenger vil avhenge av hvor mange oppgaver OP skal
utføre og ikke minst hvor mye volum det er på disse. For eksempel er det stor forskjell
på å være sentralbord internt og det å også være kontaktpunkt eksternt. Som med
resten av festivalen varierer arbeidslasten på OP veldig. Generelt sett ser vi langt mer
aktivitet på kveldstid og rundt oppstart på morgenen, sistnevnte spesielt de to første
dagene samt siste riggedag.
For å kunne bemanne korrekt, samt sørge for at resten av festivalen benytter OP slik
den er tiltenkt bør man danne seg et relativt klart bilde av hva denne sentralen skal
utføre og kommunisere dette på forhånd.
Hvilket ansvar og myndighet operatørene har på egenhånd bør også avklares og
avgrenses. De bør ha klar instruks om å involvere OP leder dersom avgjørelser av en
viss størrelse må tas (hva må defineres) og OP leder bør henvende seg til nærmeste
leder om han er i det minste tvil. Midlertidige tiltak/avgjørelser er også en mulighet,
når man har behov for å gjøre noe raskt. Neste skritt vil da være å involvere ledere
høyere opp i sikkerhetsavdelingen for å finne fram til en endelig løsning.

44

For å få en best mulig fungere sentral og sikre seg at rutiner følges må operatørene få
opplæring. I stor grad kan man lære rutiner og standardprosedyrer på forhånd i form
av kurs i klasserom, men det er mye sannhet i utrykket «øvelse gjør mester». Det kan
derfor være lurt å gjennomføre enkle øvelser i form av brettspill/table-tops og
eventuelt rollespill der de får prøvd seg i rollen som operatører.
På Øyafestivalen har vi hatt relativt god kontinuitet blant operatørene og innført de
nye i rollen sammen med mer erfarne. Vi har også en minimums bemanning av OP
under riggeperioden og her passer vi alltid på at de ferskeste får tatt en vakt og
kommer mer inn i rutinene før selve festivalen braker løs.

Det er en stor fordel med personell som har jobbet med samband tidligere, har god
kjennskap til arrangement generelt og om mulig den aktuelle festivalen spesielt. Det
er viktig at operatørene får en god innføring i hvordan ting fungerer på den aktuelle
festivalen, hvem som har ansvaret for hva og ikke minst hvordan de finner ut av ting
de ikke vet. Det sistnevnte løses godt gjennom å gi dem kontinuerlig tilgang på en
person med lang fartstid i festivalen, slik at de alltid har en å spørre når de er i tvil
eller trenger bistand, fram til de har lært seg det selv.

45

De to listene over er hentet fra Øyafestivalen sitt kursmateriell for Operatører. Det vi
har sett er viktigst og som må læres i størst grad er å alltid sørge for å innhente nok
informasjon, aldri ta avgjørelser uten god nok forståelse, samt å ha god oversikt over
tilgjengelige ressurser for å løse situasjonen.

Se også neste sides illustrasjon med bilde av hvordan de trenes til å tenke for å
komme opp med en løsning eller et svar på meldinger de får inn.

46

Bildet over er også hentet fra opplæringsmateriellet for operatørene. En av de
vanligste oppgavene disse utfører er å ta imot en melding om en situasjon ute på
område som må løses. Uansett om løsningen bare er å melde videre til riktig
ansvarsperson eller om OP må lage en løsning selv og fatte en avgjørelse er det
ekstremt viktig at nok informasjon innhentes og at man sikrer riktig forståelse.
Vi er veldig opptatt av reaksjonstid, men ønsker også at reaksjonsmønster skal være
bra og da er grunnlagsinfoen man reagerer på nøkkelen.

Videre læres operatørene opp i mer detaljert tankegang om hvordan man håndterer
hendelser. Målet med å håndtere en hendelse er å oppnå en normal situasjon igjen
med så liten påvirkning som mulig på resten av konteksten.
- Alle hendelser har en eller flere utløsende faktorer
- Dersom en eller flere av disse fjernes reduseres sjansen for at hendelsen inntreffer
igjen

Et problem er en ukjent utløsende faktor som kan være årsaken til flere hendelser. En
kjent feil er et problem der rotårsaken er kjent og diagnostisert. Gjennom å ha et
aktivt forhold til årsaker, alvorligheten på hendelser og se trender kan vi jobbe mer
pro-aktivt med hendelser.

47

Tabellen over er også hentet fra opplæringsmateriellet for operatører. Dette er ment
brukt både i forkant for å lære seg hvordan vi ønsker de skal reagere og jobbe, samt
som en sjekkliste under avvikling. I stressede situasjoner er det lett å ta kjappe
avgjørelser, spesielt om man får inn noe som kan virke som god nok informasjon ved
første øyekast. Reaksjonstid er viktig, men det er også reaksjonsmønster og løsning
som velges på problemet. Hvis man gjør feil valg i første runde blir reaksjonstiden
fram til endelig løsning mye lengre.

48

OP som enhet kommuniserer med resten av festivalen gjennom samband, epost,
telefon og kamera. Før løp ofte operatørene ut på området for å fikse ting selv. Dette
er imidlertid dårlig utnyttelse av ressursene. Operatørene skal være godt oppdatert
på alle sider av festivalen, og denne oversikten utnyttes best på et sentralt sted hvor
man har mulighet til å delegere oppgaver til andre, spesialiserte avdelinger.

I tillegg har Øyafestivalen de siste årene benyttet en op-leder. Det er op-leders ansvar
å sørge for rutinemessig kontakt med ledelsen i sikkerhetsavdelingen og festivalen for
øvrig.

49

Samband, telefoner, epost og kamera er de viktigste verktøyene til op-sentralen. Det
er viktig at man lager et praktisk oppsett. Samband må merkes med kanaler, telefoner
med nummer. Man bør henge opp viktig informasjon som kontaktlister, kart og
rutiner på veggene.
Det kan også være nyttig med flere whiteboards i ulike størrelser, der f. eks ett kan
brukes til å holde status på ulike porter, et annet kan være til beskjeder og liste over
elementer som pr nå forhøyer risikoen på området.

Selve kontoret som velges, enten det er en brakke av et slag eller et rom i et bygg, bør
ha god lufting, vinduer for lys og ikke være for trangt. I tillegg er det viktig med nok
strøm og ikke minst isolering mot støy. Det siste inkluderer også at man bør være
mest mulig skjermet fra andre kollegaer.

På Øyafestivalen har Sikkerhetsavdelingen to kontorcontainere. Den ene er kontor,
materiell og hvileplass for staben. Den andre er OP og stabsleders kontorplass. OP har
altså langt bedre plass og fasiliteter enn resten av oss, men de trenger det og sitter
tross alt der inne langt mer enn oss andre.

50

OP har som mål å yte god service til hele festivalen. Vi skal strekke oss langt for å
hjelpe andre enheter innen festivalen. OP har imidlertid begrensede ressurser og kan
ikke hjelpe alle med alt samtidig. OP skal også se an meldinger som kommer til
ledelsen. Er henvendelsen viktig nok til å videreformidle, eller kan OP selv løse dette?
Kan vi eventuelt trekke inn andre i organisasjonen? Kan den som leder et behov klare
å løse det selv? Riktig prioritering må til hvis man skal ha kapasitet til å håndtere
uforutsette hendelser. Det er også avgjørende for festivalen som helhet; ledelsen må
gis rom og ro til å organisere på makronivå, OP kan problemløse på mikronivå.

51

OP skal forsøksvis håndtere mest mulig henvendelser på egen hånd, uten å måtte ta
de videre til avdelings eller festivalledelse. For at dette skal fungere godt må
operatørene læres opp i å prioritere, samt å alltid innhente nok informasjon til å
prioritere riktig. For å kunne fatte en del beslutninger, samt få hjelp når de står fast er
det viktig at minst en person i ledelsen i avdelinga er tilgjengelig for OP til enhver tid.
I praksis hos oss er det Leder stab som har dette oppfølgingsansvaret og
Sikkerhetssjef eller beredskapsleder går inn når han har pauser. Dersom en beslutning
er vanskelig og må fattes raskt blir sikkerhetssjef kalt inn for å ta avgjørelsen, hvis det
er mindre akutt tas det opp på neste koordineringsmøte i avdelinga.

52

Denne sammenfattingen av ulike arbeidsområder OP-sentralen jobber med illustrerer
en prioriteringsrekkefølge de bør benytte helt overordnet. I praksis ser vi at det er på
punkt 3 og 4 det er mest å gjøre, til tider også litt arbeid med fjerning av kjøretøy
under punkt 2. Merk at dette er sett fra OP-sentralen sitt ståsted, i selve kategorien
Crowd management er det jo mye arbeid som utførers tilknyttet scenene, men det er
få konserter der de trenger bistand fra OP-sentralen.

53

Ved å definere beredskapstilstander kan man bedre planlegge for forutsette og
uforutsette hendelser. OP må skaleres svarende til utfordringen. Det kan være lurt å
ha definerte rutiner for hvordan bemanningen skal være og fungere i forhold til de
ulike nivåene, slik at alle f. eks vet at det skal kalles inn en operatør til når man har en
konsert med høyere risiko enn gjennomsnittet. (Hos oss gjøres dette for å bedre
kunne betjene scenevaktene uten at det går i for stor grad på bekostning av ordinær
drift og for å kunne bemanne kamera 100%. I tillegg ønsker vi pro-aktivt å ha mer
kapasitet i OP dersom et større uhell skulle inntreffe under konserten. Det samme
gjøres for øvrig med annet personell i arena, vi vil ha mer sanitet, vakter, politiet og
avdelingsledelse nært tilknyttet vanskelige konserter)

OP-sentralens operasjonsmodus for katastrofer bør eksplisitt dokumenteres separat i
beredskapsplanen. (Beredskap og krisehåndtering kommer det mer om i neste
versjon)

54

Under opp og nedrigg er OP på Øya festivalen lavt bemannet. Det er som regel lite å
gjøre i denne perioden og det meste av oppgavene kommer i sekvens og ikke
samtidig. Disse enkle skiftene dreier seg ofte om å håndtere tauing av biler, noe enkel
informasjonsflyt samt rigg av eget oppsett. Vi pleier å benytte disse skiftene også til
opplæring av nye operatører og som en myk start for de erfarne for å komme inn i
ting igjen før åpning.

55

OP spiller en viktig rolle for oss under åpning og stenging av festivalen hver dag. Det
er operatørene her som har oversikt over status på området, innhenter informasjon
fra andre avdelinger og presenterer totalstatus for sikkerhetssjef. Sikkerhetssjef avgjør
så om man kan åpne eller eventuelt trenger midlertidige tiltak for å bistå avdelinger
som ikke er klare til åpning. Dette kan for eksempel være ekstra vakthold rundt
installasjoner som ikke er ferdig sikret, eskortering av kjøretøy eller lignende.

56

Illustrasjonen viser helt overordnet de kontaktflatene OP har under normal drift.

57

På forhånd kan man danne seg et bilde av hvilke konserter eller events som er
predisponert for ulike utfordringer, det være konserter som ”alle” festivaldeltagere vil
se, artister med rykte for å hisse opp publikum, store pyroshow osv. Slik kan man
planlegge på forhånd å ha sanitet i pit, flere scenevakter, øke bemanning i OP, kalle
inn ledelse, sette inn ekstra streifvaktlag og evt. sende ledelsespersonell eller
operatører ut på området for direkte ledelse/kontroll på stedet.

For enkelte situasjoner vil dette medføre å rutinemessig plassere personell på
nøkkelsteder i standby dersom situasjonen eskalerer. Dette er ofte tilknyttet særskilte
rutiner som for eksempel rutinene våre ved brannalarm i Lasterampa. Hvis denne går
vil OP gå i forhøyet beredskap, varsle 110, varsle nøkkelpersonell med en
forhåndsdefinert frase på radio og motta bekreftelser tilbake. Videre vil Leder Arena
posisjonere seg og noen av sine underordnede for å kunne iverksette evakuering
raskere. Samtidig vil Leder runner iverksette kontroll av Lasterampa for å kunne
bekrefte/avkrefte alarm.

59

Listen over er noen eksempler på situasjoner som kan kreve forhøyet beredskap i OP. I noen
tilfeller vil dette kun være økt bemanning i OP, mens i andre tilfeller kan det være at
avdelingsledelse også samles i kontoret ved siden av OP.
Av erfaring vet vi at det er en rekke i utgangspunktet enkle hendelser som kan utarte slik at vi
trenger mer kapasitet, selv om det ofte kan vise seg at bemanningen var unødvendig.
Økningen i bemanning er også spesielt viktig for å kunne gi det vanlige servicenivået til resten
av festivalen når vi har komplekse operasjoner som kun angår en mindre del av
organisasjonen, som for eksempel helikopterlanding eller VIP mottak.
Et godt eksempel kan være følgende historie:
P3 hadde som samarbeidspartner en konkurranse der man kunne vinne muligheten til å
hoppe i fallskjerm og lande på festivalområdet, for så å få gratis tilgang til festivalen. I
utgangspunktet er dette en enkel nok operasjon, der hopperne håndterer det meste av sin
egen sikkerhet mens vi sikrer landingssone og har medisinsk personell i beredskap i tilfellet
problemer. Selve hoppingen overvåkes også nøye av oss fra bakken, i fall vind og værforhold
skal drive hopperne til å lande et annet sted, som f.eks. i sjøen.
Dagen det skulle hoppes var det lavt og tett skydekke og flyet sirklet lenge før de fikk hoppet.
I denne perioden fikk vi et helikopter som begynte å fly fram og tilbake i luftrommet mellom
flyet og landingssonen. Dette var ikke lett for hopperne å se gjennom skyene som var der da.
Flyveleder for Østlandet viste seg veldig vanskelig å få tak i og flyvelederne i andre regioner
kunne ikke hjelpe oss å formidle problemet. Det ble da mye ringing rundt og det var veldig
nyttig med god kapasitet til å forsøke flere muligheter samtidig. Det hele løste seg til slutt og
helikopteret fikk beskjed om å holde seg unna. Hoppingen var meldt på forhånd og godkjent,
men dette viste seg å ikke være noen garanti for kontroll i luftrommet så lavt som
helikopteret fløy. Sannsynligheten er også stor for at det ville gått bra, men vi så ingen grunn
til å ta den risikoen.

60

I katastrofemodus opptrer OP som redningsstab og har som hovedmål å holde
oversikt over situasjonen og egne ressurser, samt sørge for gjennomføring av alle
oppdrag som meldes av festivalens egen Innsatsledelse eller leder fra politiet. Dette
kan typisk innbefatte å iverksette hel eller delvis evakuering av gjester, sørge for å få
på plass folk til å dirigere trafikk på eget område, sørge for at utrykningskjøretøy
kommer inn til riktige steder osv.

61

Illustrasjonen viser helt overordnet de kontaktflatene OP har ved krisehåndtering,
langt mer innsnevret kontaktflate enn ved normal drift eller forhøyet beredskap.
Andre kontaktflater som for eksempel Presse er også viktig under krisehåndtering,
men dette håndteres av andre team.

62

Dette kapittelet tar for seg en del av de viktigste hjelpemidlene en sikkerhetsavdeling
har og hvordan de best kan benyttes.

64

(bilder: http://www.mojobarriers.com, http://www.scenstaket.se,
http://www.xnse.com)

65

Dette kan virke banalt, men det er viktig å forstå konstruksjon av en barrikade for å kunne sette dem opp best mulig og for å ta det beste valget
om hva man trenger.
Låsemekanismen er en av de kritiske elementene ved barrikadene. Disse holder alle barrikadene sammen og fordeler presset utover en større
grunnflate enn bare den enkelte barrikaden. Disse bør også være støttet av enklere mekanismer, som metallpigger. Disse mekanismene utsettes
for enorme krefter og bør derfor være meget solide. Hvordan de fungerer er også avgjørende for hvor lett det er å montere opp barrikadene, om
de kan vinkles vertikalt eller horisontalt osv. Når barrikadene er i bruk bør disse mekanismene sjekkes jevnlig. Flere barrikade typer har mulighet
for å sette inn ekstra bolter ved behov, f.eks. ved ujevnt underlag.
Security gateway’en er som regel ekstra utstyr som låses på plass etter at barrikadene er satt opp. Disse modulene gir scenevaktene ekstra plass å
jobbe på, elevert i forhold til publikum. Det gjør det lettere å hente ut folk fra mengden og ikke minst tryggere for scenevaktene, vesentlig mindre
sjanse for at de tråkker feil og faller ned når de jobber med å hente ut folk.
Støttestagene fra top bar og ned til grunnrammen er ekstremt viktig, denne tar store deler av vekten fra folkemengdene, spesielt når bølger slår
inn i barrikaden. Disse leder kreftene fra toppen av barrikaden og ned i grunnrammen og dermed bakken. De fleste barrikader har disse festet
med hengsler i grunnrammen, for at barrikadene skal kunne slås sammen. Det sier seg da selv at kvaliteten på disse hengslene og sveisesømmen
til grunnrammen er ekstremt viktig.
Grunnrammen er veldig lik på alle de mer kjente leverandørene. Rammens funksjon er å danne fundament for resten av konstruksjon, overføre
vekt til bakken, sørge for friksjon mot underlaget og ikke minst ta imot trykket fra fotplaten for å holde barrikaden stødig mot bakken.
Grunnrammen er også veldig utsatt for bevegelser og bør ha mest mulig kontakt med bakken. Der denne ikke har det bør det utbedres om mulig
og barrikaden det gjelder bør sikres ekstra godt mot sine ”naboer” for å gi den nødvendige støtten.
Fotplatens/bunnplatens funksjon er rett og slett å la folk stå på den, for å gi tyngde ned mot underlaget. Dette er med på å sikre at barrikaden
holder sin posisjon. Fotplaten er stort sett godt montert på alle de mer kjente merkene. Det viktige her er at den er festet på oversiden og ikke
undersiden. Dersom den er festet på undersiden kan tyngden av folkemengden holde plata nede, mens fremover og sideveis bevegelser river i
selve barrikaden og dette kan rive løs plata. Dette har jeg selv opplevd og i praksis gjør det barrikaden om til et gjerde, om enn av en stødigere
variant.
Gitterets hovedfunksjon er å holde folk på riktige side av barrikaden og ikke minst sørge for at bein og armer ikke kan press inn. Det finnes enklere
typer barrikader som kun har vertikale stenger som gitter. Disse kan være farlige da folk får presset bein og armer inn gjennom og dermed låser
seg fast. Hvis man da får sideveis bevegelser kan det oppstå skader. Merk at det ikke trengs de helt store folkemengdene til før dette er et ytterst
reelt problem.
Top bar/hand rail er også en viktig del av konstruksjonen og variere noe fra type til type. De fleste mer kjente barrikadene har disse avrundet da
dette er punktet publikum i stor grad blir presset mot. Dette gjør også at top bar er en viktig del av barrikaden for å ta imot presset fra mengden.
De må være solide nok til å fordele trykket ned i støtten, uansett hvor på top bar trykket oppstår. Sammen med støttene er også top bar med å
avstive barrikadene sideveis.
På enkelte barrikader er det foringer i enden av top bar som tres inn i neste barrikade. Dette for å sikre at det ikke oppstår større sprekker
mellom som publikum kan få fingre eller deler av kropp/hud klemt i. Slike sprekker kan dersom trykket på fotplatene endres fungere som sakser.
Det er vanlig praksis å bruke gaffa tape på mellomrommet.
(bilde: http://www.xnse.com/)

66

Montering av barrikader på rett underlag er relativt enkelt når man først har bestemt seg for mest egnet design. I
festivalsammenheng derimot opplever man ofte at underlaget er ujevnt og enten består av grus eller gress. Generelt sett bør
man forsøke å til en best mulig flate ved montering, noe som innbefatter å planlegge sceneplassering og barrikadenes avstand
fra scenen.
Dersom det er snakk om grus eller asfalt kan det være lurt å koste unna området barrikadene skal monteres på. Ved ujevnt
underlag bør man også planlegge plassering av gater/porter, til f.eks. kabling, slik at disse i minst mulig grad havner i spenn. Hvis
de gjør det blir de vanskelig å åpne og lukke, i så fall kan et spett være et godt verktøy å ha tilgjengelig.
Der man får deler av barrikadens nedre ramme opp fra bakken som følge av ujevnheter må man bygge oppunder for å sikre seg
at barrikadene ikke får for mye press i en retning den ikke er designet for, samt for å sikre god nok friksjon mot underlaget. I pit
er det viktig at denne oppbyggingen ved ujevnhetene ikke hindrer scenevaktene i deres arbeid eller utgjør snublefeller eller
lignende.
Hvorvidt barrikader skal sikres slik at de ikke kan skli under noen omstendighet, for eksempel boltes til bakken, er et
omdiskutert emne innen crowd safety. Selv mener vi de definitivt ikke skal festes, kun sikres mot bevegelse ved at det er nok
friksjon mot bakken. Dersom trykket da skulle bli altfor stort vil barrikadene kunne flytte seg noe og dette kan redde liv. Dette er
dokumentert godt på en Oasis konsert der en stor bølge flyttet hele barrikadesystemet 1m, uten større skader på publikum.
Det aller viktigste å huske på her er uansett å aldri sikre barrikadene ved å feste dem til andre konstruksjoner. Antageligvis er
ikke disse designet for å motstå så mye press i den retningen og kan derfor bli skadet og i verste fall rase.
Et annet problemet som oppstår ved ujevn grunn er glipper mellom fotplaten og underlaget. Siden dette er på publikumssiden
utgjør det en risiko for gjestene, både mtp. snubling, men også klemskader dersom en fot stikkes inn under og platen presses
ned når den fylles med folk eller disse starter å hoppe. Derfor der det viktig å tette disse glippene. Man bør gjøre ting to for
dette:
1) Bygge oppunder med materiale som tåler litt for å sikre stålkonstruksjonens integritet og at denne ikke får for mye
belastning i en retning den ikke er designet for
2) Dekke over glippene med kraftige gummimatter slik at ingen får føtter inn. Mattene må være tunge og slitesterke.
I alle skjøtene mellom barrikadene vil fort oppstå små glipper, selv med barrikader som har god design og med
foringer/sluttstykker på top bar som skal gli inn i hverandre. Disse glippene kan bevege seg når folk står på fotplaten under
konsert og bør derfor sikres for å motvirke faren for fingerskader. Ekte gaffatape gjør en god jobb her. Hvis det skulle oppstå
glipper mellom barrikadene lenger ned, i den vertikale gjerdedelen må disse glippene også tettes. Men, dette kan tyde på en
stor svakhet i barrikade oppsett og gi et svakt punkt, så det første man bør gjøre er å revurdere hele oppsett og se hva man
gjøre for rette ut barrikadene.

67

1) Helt standard rett barrikade linje foran scenen. En av de meste brukte oppsettene, spesielt på mindre scener
2) En avart av nr 1, med bue for å fordele trykket over et større areal, øke arbeidsrommet i senter av sceneåpning
3) Nok en avart av nr 1
4) En mer avansert utgave, med to mindre rom foran scenen. Brukes både med og uten innslippskontroll til de lukkede
sonene. Også brukt med lett skrådde barrikadelinjer. Det anbefales å lukke av de to sonene og ha kontrollert innslipp til
disse.
5) Et enkelt oppsett, men med walkway ut mot FOH. Merk vinkelen som blir mot walkway, denne må bemannes av
overvåkne scenevakter.
6) Avart av nr 2. Settes også opp med flere inndelinger som i nr 4, med walkway i midten mot FOH. Det anbefales å
kontrollere innslipp til sonene
7) Avart av nr 5, med soneinndeling. Brukes med og uten innslippskontroll til de lukkede sonene, anbefales som alltid med.
8) Et enkelt oppsett som brukes for å begrense presset foran scenen. Det anbefales å kontrollere innslipp og bemanne ytre
barrikade.
Der man har flere linjer med barrikader har det vært ulike grunner opp i gjennom for å innføre en slik design. En stund ble det
brukt for å ha såkalte bølgebrytere. Nå brukes det i større grad med innslippskontroll til sonene, for å kontrollere hvor
store folkemengder som står nærme scenen. Brukes også for å få gjester vekk fra området nærmest scenen mellom banda,
for å minimere sjansen for at enkelte blir stående der hele dagen, sliter seg ut, blir dehydrerte og øker risikoen. Generelt
sett er det mest fornuftig å ha kontroll med innslippet inn til lukkede soner, for å få mest mulig ut av dette designet. Uten
kontroll kan man også risikere press og kø på nye steder som er vanskeligere å kontrollere, midt i mengden.
En annen viktig ting å huske på hvis man velger flere linjer med barrikader er at de ytre også bør bemannes. Dette for å ha
kontroll med presset på disse, samt for å sikre at publikum ikke hopper over dem og fyller opp sonene ukontrollert. Når
man fyller en sone og deretter starter konserten har publikumsmengden i sonen en klar tendens til å presse seg sammen
mot scenen som vanlig, noe som åpner et tomrom bakerst i sonen. Dette kan bli for fristende for de som står bak den
neste linja med barrikader og de begynner å hoppe over. Publikum skjønner der og da generelt sett ikke grunnen til at
sonene ser tom ut i bakkant.
Et ekstremt viktig poeng når man bruker slike soner er å sikre gode nødutganger. Størrelsen på sonen, maks antall i sonen og
nødutgangsbredde må tilpasses hverandre gjensidig. Bruk vanlige retningslinjer fra brannvernslovgivning som et
minimumskrav. Regn ut hvor lang tid evakuering av en sone vil ta i teorien og husk å regne med flyt på det trangeste
punktet i evakueringsruta. Som med alle andre nødutganger og transportveier for evakuering må disse holdes helt rene og
ryddige.
Undersøkelser gjort av Bucks university i 2006 viser at den lett buede løsningen gir i snitt mindre press pr meter. Ikke
overraskende fant de ut at sjanger på musikk og dermed tilhørende sammensetning av publikum er en faktor som påvirker
det gjennomsnittlige presset i stor grad. Litt mer uventet fant de også at tidspunkt på dagen ikke påvirker presset i stor
grad. Interessant nok så de også til tider et veldig stort press på barrikadene i change-over, noe som antagelig grunnes at
mengden flytter på seg, evt til en annen scene eller at folk forsøker å få bedre posisjon før neste konsert. Dette er viktig for
scenevaktene å få med seg.

68

Vi har på Øya lenge brukt videoovervåkning som et supplement til crowd control ved
scenene. Fordelen er at kameraene er montert høyt og gir veldig gode oversiktsbilder.
Samtidig kan de styres og zoome inn/ut etter behov. Den første utfordringen vi møtte
på var hvordan operatørene skulle kommunisere det de ser til objektleder/stage
manager over radio. Vi trengte korte og så entydige som mulig beskrivelser. Enkelte
ganger har vi også brukt kontinuerlig kontakt med f.eks. politiet for å lede dem inn til
riktig sted i en mengde for å hente ut en person, noe som har fungert bra, men med
så mye dialog er jo støy et større problem.

Når scenevaktene står i pit, inntil scenen som de ofte gjør, har de i liten grad oversikt
utover og selv om alt ser rolig ut foran, kan ting være i ferd med å utspille seg lenger
bak. Her kan operatørene med kameraene være gode varslere og man kan plukke opp
situasjoner før det utarter.
Når det er konserter med langt heftigere stemning og noe scenevakter til enhver tid
står oppe på gatewayen har de langt bedre oversikt, men samtidig er da mengden i
bevegelse, armer og bein til alle kanter, ofte kombinert med et lysshow som kan gjøre
det vanskelig å observere. Igjen er kameraene et godt verktøy for å holde oversikt.

69

Gjerder er blant det viktigste på materiellfronten for en sikkerhetsavdeling, helt på toppen av
lista sammen med radioer. Derimot syndes det mye rundt bruk av gjerder og dette er derfor
et viktig punkt å sette seg inn i. Alle typer gjerder er ikke like godt egnet til alle oppgaver og
de må uansett monteres korrekt, hvis ikke kan det være direkte farlig.

Det verste er når gjerder brukes der man egentlig burde hatt barrikader. Et franskgjerde
f.eks. har ingenting overhode å gjøre foran en scene noen gang. Franskgjerder er nok kanskje
en av typene som er blitt mest misbrukt. Disse gjerdene egner seg kun til å dirigere
mennesker i en viss retning, overhode ikke til å takle press. Den største baksiden med dem er
at lange rette strekk med franskgjerder ikke er spesielt stabile og lett kan velte.

Lave mobilgjerder er like bra å bruke til køkontroll som franskgjerder. Korrekt satt opp står de
bedre, har lavere tyngdepunkt og ikke minst veier de mindre. De er også lettere å håndtere
for Rigg og Logistikk i festivalen, noe som totalt sett gjør dem til et godt valg.

Vanlige byggjerder er lite egnet til kø, men desto mer egnet til områdesikring og ytre
kantsikring. Disse har mange av de samme egenskapene som lave mobilgjerder, men et
høyere tyngdepunkt og større vekt, noe som gjør montering desto viktigere. Begge typene
byggjerder må aldri benyttes til å håndtere press fra folkemengder. Aldri.

I tillegg til dette finnes det flere typer lettmetall gjerder som f.eks. bygger videre på
franskgjerdenes design, men med samme støtteprinsipper som barrikader. Disse må aldri
forveksles med barrikader, men kan benyttes der man forventer noe mer press. De må like
fullt settes opp korrekt, uten for lange strekk uten ekstra støtte.

70

1 og 2 har som nevnt mange av de samme egenskapene, hovedforskjellen består i
vekt, høyde og dermed tyngdepunkt. De fleste høye byggjerdene har også pigger som
er mye lengre på toppen, noe det er viktig å være klar over. Det har vært ulykker med
disse når folk har klatret over. De er sjelden skarpe, men tynne nok til å penetrere
hud dersom presset er til stedet.

Nr 3 er en ganske standard utgave av et franskgjerde. Flere av de som finnes i Norge
har derimot kun en bred fot og den andre foten er kun et enkelt stålrør mot bakken.
Dette påvirker balansen negativt, men lager mindre hindringer i sporet dersom de
brukes til køsystemer.

Et par av de klare fordelene med byggjerder er nevnt allerede, men det er flere.
Byggjerder brukes til mye mer enn arrangement og med et større marked kommer
også mer ekstra utstyr. Som vi skal se på neste side finnes det mange måter å hekte
gjerdene sammen på, men det finnes også mange ulike varianter for å sette opp
porter, feste gjerdene med klemmer til steinene de står i, sikre stabilitet med
vertikale stag osv.

(bilder: http://www.roa-gjerdefabrikk.no/)

71

Det er viktig å planlegge lengder og behov på forhånd for de ulike typene gjerder, for
å sikre seg at det blir minst mulig ad hoc problemløsning og ikke helt optimale
patenter.
Hvis du må dekke til gjerdene for å hindre innsyn er det viktig å huske på at gjerdene
da blir enorme vindfang og at det ikke skal mye vind til før de velter på de lange rette
strekkene. Det finnes ulike typer duk som i seg selv er lette og som lar vinden passere
gjennom. Noen av disse kan være for gjennomsiktige og da kan man enten bruke flere
lag eller et annet tetter materiale hvor man selv lager hull for vinden og sikrer
gjerdene med skråstag mot bakken om nødvendig på lange strekk. Dette kan man leie
eget utstyr til eller benytte ordinære metallrør eller trebjelker.

72

Det brukes en rekke ulike løsninger for å feste gjerdene sammen, med ulike egenskaper. En
av mutterløsningene, nr 2, er mer fleksibel enn den andre, nr 3. Nr 2 sitter løst og gjør at
gjerdene kan vris osv. Godt egnet for porter. Nr 3. derimot fester gjerdene sammen med en
klemme, noe som gjør at de ikke kan beveges etterpå. En av de beste patentene på vanlig
sikring, så sant man passer på å få mutteren på innsiden og strammer godt. Nr 1 og nr 4 er
kun basert på sammenhekting og ikke spesielt sikre. Hvis disse skal hindre noen å flytte på
gjerdene må alle gjerdeelementer sikres i steinen i tillegg. Det finnes egne klemmer for dette
og på enkelte steder, som backstage, kan det de være verdt den ekstra jobben.

(bilder: http://www.roa-gjerdefabrikk.no/)

Utover disse standardpatentene benyttes ofte strips og ståltråd. Begge deler holder gjerdene
sammen for så vidt, men er ganske lette for publikum å åpne igjen. Spesielt plaststrips, her
trengs det bare en lighter for å åpne gjerdet. Strips kan like fullt være godt egnet enkelte
steder, som f.eks. å lukke nødutganger under drift, kombinert med vakthold. Nødutgangene
kan så låses med klemmer på nattestid på de mest utsatte stedene, de som evt. ikke har
dedikert vakthold.

Bildene av ekstrautstyr viser:
Topp venstre: løftesikring, låser elementene til steinen
Topp høyre: Porthengsel til toppen, finnes også porthjul
Bunn venstre: Støttestag, finnes i flere typer. Også høyere mot kun en side
Bunn høyre: Ordinær stein

73

Skilt er en viktig del av crowd control og ekstremt viktig for å sikre at publikum har en
opplevelse av at alt går smertefritt og arrangementet er godt planlagt. Dette er med
på å minske frustrasjon og irritasjon, sikre god stemning og langt færre utfordringer
med publikum.

Skilt er også et viktig element i å hjelpe deg å fordele folkemengden på området og at
infrastrukturen du har satt opp benyttes som planlagt. F.eks. er skilting til alternative
toaletter og barer viktig for å minske køen på de mest populære, mest synlige,
stedene.

Tilgang på enkel informasjon om alt man trenger som gjest ellers er også viktig.
Dersom gjestene får god oversikt over området og hva som er hvor med en gang føles
områdeplanen langt mer fornuftig for dem. De vil være langt mer avslappet og klar
for en hyggelig dag. Et annet aspekt ved det er at det også hjelper festivalen å tjene
mer penger når folk finner det de trenger til enhver tid, uten bortkasta omveier.
Tilgang på annen info der det trengs gjør også opplevelsen bedre, som f.eks. å kunne
priser og utvalg mens man stør i kø eller når man går forbi et serveringssted i et annet
ærend.

Det å arrangere festival handler om å gi gjestene en meget god opplevelse og tilgang
på informasjon og skilting er en av basiselementene. Konsertene er selvsagt toppen
av opplevelse, men for de fleste handler festivalopplevelsen om langt mer enn dette.

74

Hos oss lager Dekoravdelingen skiltene. De passer dermed på design og tilpassning og
sørger for at ting blir likt.
Legg merke til at vi hele dagen har skilt som viser hvor utgangen kommer til å være
etter konsertslutt. Dette for at flest mulig skal få det med seg og at det skal være
mulig å finne utgangen hvis man leter etter den på dagtid når den er stengt med
gjerder. Utgang på dagtid skjer via innslipp.

På scenene har vi også store skilt på hver side som informerer om at Crowd Surfing
ikke er lov. De siste årene har vi hatt få problemer med dette, med unntak av enkelte
artister.

(bilder: Øyafestivalen)

75

Samband/Radioer er ekstremt nyttige verktøy dersom de brukes godt. De krever noe
planlegging og enkel opplæring for å bli brukt mest mulig fornuftig og dermed gi mest
mulig tilbake. Hos oss er det stort sett de frivillige som trenger opplæring i bruk av
samband og dette tas i mindre grupper av områdelederne. For mer erfarne brukere er
det i all hovedsak en kanaloversikt og innføring i ulike sambandskommandoer som er
nødvendig.

Ettersom vi er utrolig mange mennesker på jobb og veldig mange av dem ikke har
behov for kontinuerlig kommunikasjon eller behov for å lytte til hva som skjer,
benyttes også telefoner i stor grad. Vi har et ganske stort antall telefoner og nummere
i serie tilknyttet de ulike avdelingene. Dette gjør at man kan ha et nummer for å nå
f.eks. Transporten.
I sikkerhetsavdelingen har vi to ordinære telefonnumre, samt et nødnummer, i alt tre
telefoner i OP. OP sitter også på flere samband og lytter i all hovedsak på de ulike
vaktkanalene. Her har vi Vakt, Scenevakt og Rolig kanaler. Sistnevnte brukes til ulike,
men få, formål. For eksempel går vi på denne om vi er i møter eller skal ta en hvil.
Denne har også vært brukt til politiet, for å spare disse fra den kontinuerlige trafikken
på Vakt kanalen.

76

Det er viktig å finne en leverandør som har nok utstyr, nok tilbehør og som leverer
god kvalitet. Tilleggsutstyr bør planlegges på forhånd for de ulike rollene. For
eksempel vil scenevaktene trenge langt bedre hodeklokker og mikrofoner som er
gode til å filtrere ut bakgrunnsstøy. Det kan også være at de som jobber lange dager
over lang tid bør få bedre øreplugger enn andre som jobber bare en dag.

Sendeeffekten på utstyret, det vil i praksis si rekkevidden, er også viktig å kartlegge på
forhånd, slik at det er mulig å rekke fra den ene enden av området til den andre. I
tillegg er det viktig å få egne frekvenser, slik at man disponerer disse helt og holdent
selv. Det er selvsagt mulig for andre å lytte på disse frekvensene uansett, men man
slipper krangler med byggeplasser og firmaer i nærheten om hvem som skal bruke
hvilke frekvenser. På de åpne frekvensene som alle kan benytte er det også ofte mer
støy. Til slutt er det viktig å sørge for at man har nok frekvenser til å fordele ulike
grupperinger i festivalen på ulike kanaler.

77

Mesteparten av utstyret som finnes i dag kan settes opp til å fungere over TCP/IP
(nettverk), noe som er praktisk ettersom flere og flere festivaler har satt opp nettverk
fra før på sine områder. Prosec som leverer dette til utleie i dag kan også levere med
ferdig dedikert trådløst nett til kameraene.

(bilder: http://www.sony.com)

78

I dette tilfellet er det viktigere rent formelt å faktisk ha planlagt hva man skal gjøre,
hvordan det skal brukes osv. Dette for å leve opp til retningslinjer gitt av Datatilsynet.
Sånn det er i dag kreves det kun at man melder til datatilsynet at man tar i bruk
kameraovervåkning, man er ikke avhengig av å få en godkjenning etterpå
(meldingsplikt, ikke konsesjonsplikt). Man er selv ansvarlig for å besørge at man har
en løsning som er i henhold til gjeldende krav og lover. Datatilsynet har en god
introduksjon til kameraovervåkning på sine nettsider.
Et viktig poeng er at løsningen skal gi noe ekstra, ikke bare erstatte eksisterende
vakthold for eksempel. I forbindelse med festivaler er dette ganske klart, det gir
ekstra verdi i forhold til crowd control og sørger for at man i større grad kan plukke
opp situasjoner tidlig. Det gir også et overblikk under konserter som det ikke er mulig
å få med ordinært vakthold på en trygg og god måte.

79

Hos oss er det en post i OP som er dedikert til kameraovervåkning. Denne har tre
skjermer og en server, leid inn sammen med kameraene, som operatørene kan
benytte. I bunn ser vi bilder fra de tre styrbare kameraene, mens oppe til venstre har
bilder fra det ene statiske kamera som viser handlegata. Den siste skjermen viser
nøyaktig tid da vi er i ferd med å nærme oss åpning og OP sine åpningsrutiner er
iverksatt. På slager 12:00 skal innslipp bekrefte å ha åpnet, på kommando fra
sikkerhetssjef, etter at OP har kalt eller ringt opp nøkkelledere i organisasjon og fått
deres åpningsstatus.

(Bilde: Øyafestivalen)

80

Som arbeidsgiver er det viktig å leve opp til ansvaret om både å tilrettelegge for at
arbeidstakere skal kunne utføre sin jobbe, samt å sørge for god egensikkerhet og
arbeidssituasjoner som ikke påvirker helsa negativt. Husk at også frivillig pr definisjon
er arbeidstakere.

I Øyafestivalen ser vi for eksempel at de skadene som oftest oppstår er kutt og
klemskader på hender, om enn som regel ikke alvorlige. Like fullt har vi hvert år
investert i mye arbeidshansker for å minske antallet slike skader.

Noe utstyr bør man også i større grad ha kontroll på. For eksempel bør man vite at de
som bærer håndjern vet når og hvordan de kan benyttes. På Øyafestivalen har vi også
et krav om at disse ikke skal bæres synlig og i utgangspunktet skal politiet tilkalles i
situasjoner der bruk av håndjern er nødvendig.

81

Køhåndtering er en viktig del av crowd management og som regel har man dette det ene
eller andre stedet på en festival.
Det gylne grunnregelen er å holde det så enkelt som overhode mulig. En kø trenger ikke
nødvendigvis inngjerdede områder og slusesystemer bare fordi den blir litt lang. Det skal
andre elementer til for å rettferdiggjøre bruk av en slik løsning, som absolutt har sin bakside.
-Køsystemer tar opp plass
-Køsystemer passer ikke godt inn rent estetisk mange steder
-Køsystemer trengs ofte ikke hele tiden, resten av tiden er de kun i veien og en frustrasjon.

For at et køsystem skal være riktig løsning må området være egnet for dette og det må være
et faktisk behov for å sørge for at folk beveger seg etter et fast system. Eksempler på dette
kan være innslipp til festivalen. Her er det ofte forskjellige grupper mennesker som skal til
forskjellige steder, alt etter om de skal ha billett, benytte billett, hente akkreditering, er
handikappede også videre.
Inne på området kan det være behov for køsystemer i forbindelse med utsalgssteder eller
porter, men her er det ofte bedre med en langt enklere løsning enn i et innslipp. F. eks bare
en vei ut for de som har kjøpt. Det største problemet med slike køsystemer inne på området
er at de krever bemanning for å fungere optimalt, selv om det i noen tilfeller eller perioder av
dagen holder med skilting. En del av denne problematikken kan løses gjennom nettopp
designen av køsystemet sammen med utsalgsstedet.
F. eks har køsystemer med sluser inn mot en disk, der annenhver sluse er ment å være
utgang, en tendens til å fylles opp med inngående kø i stedet. Utganger på begge sider som
ikke treffer vinkelrett på utsalgsstedet kan være et bedre valg.

82

Ved design av køsystemer er det viktig å tenke nøye gjennom design etter man har bekreftet at det er et behov. Denne designen bør samsvare meget godt med
betjeningspunktene i enden av køen i de aller fleste tilfellene. F.eks. bør det ved en bar være minimum et betjeningspunkt pr kø inn mot disken.
Når man skal planlegge køstyring er det ikke bare køsystemet og gjerdene som spiller inn. Organiseringen av betjeningspunktet er like viktig og denne bør naturligvis
optimaliseres. Det er også viktig å gjøre det lett å få folk ut av veien for hverandre fortest mulig, noe som gjør utganger viktig, men også andre ting, som f.eks.
bæreanordninger for dem som kjøper mange øl på en gang.
På Øyafestivalen har vi så langt holdt oss unna å sette opp køsystemer for barene og utsalgstedene. Det har kun vært benyttet på minibanken. Strategien har i barene i
stedet vært effektive salgspunkter, stor bredde for å fordele køen og ellers la den være selvregulert.
Ting å huske på ved design av køsystemer:
-Folk går helst rett fram
-Folk stiller seg helst vinkelrett på et betjeningspunkt, scene osv.
-Siktlinjer påvirker hvordan folk ønsker å plassere seg, også når de ikke er foran scenen
-Pass på å dimensjonere bredden slik at barnevogner og rullestoler kommer gjennom der de trenger det
-Et køsystem kan godt være delt i flere sluser/betjeningspunkter på slutten, men bør mates fra en enkelt kø for å bli mest mulig effektive
-Folk holder helst litt avstand til gjenstander og autoriteter.
-En søppelbøtte sperrer større område enn sin egen omkrets
-En galt plassert vakt eller politimann hindrer flyt, folk holder ofte større avstand til uniformer
-Dersom det er ulike køer for ulike behov, hvor lett er det å gå feil? Hvor lett å bytte til riktig kø?
-Vurder risikoen nøye. Hva skjer når kapasiteten til systemet nås? Hvor fort kan det evakueres? Hva skjer om gjerder velter? Er systemet robust nok til typen kø det skal
håndtere?
Illustrasjon 1
Et enkelt køsystem som bare leder folk rett fram og ut igjen. Systemet kan potensielt ha veldig god flyt og være en god publikumsopplevelse. Det hele faller derimot
sammen dersom personer stiller seg i kø innover også i utgangene. Skilt har vist seg å ha dårlig effekt, bemanning kan koste ekstra og krever uansett mer administrasjon.
Mekaniske enveissluser kan løse problemet, men dette er ofte ikke kostnadseffektivt i festivalsammenheng.
Illustrasjon 2
Dette køsystemet er på noen måter enklere enn nr 1 og sikrer meget god flyt inn mot betjeningspunktet. Utgangen styrer seg selv i mye større grad enn i nr 1, men er
sårbar om køene går helt fram til disken, noe de ofte vil gjøre på en festivalbar. Fungerer bra på flyplasser og lignende, der også bedre enn nr 1 (uten bemanning).
Denne løsningen er det også relativt lett å designe slik at man har en kø som forsyner de fire sporene og at en vakt fordeler folk inn på de ulike sporene ved å stille seg opp
der folk skal inn. Det er viktig i et slik spordesign at alle spor forsynes med mennesker til enhver tid, for at alle betjeningspunkter skal kunne operere mest mulig effektivt.
Illustrasjon 3
Dette er et enkelt system for en port, der det er kontrollert innspill til et område, men fritt utslipp. Designet er enkelt, håndterer mindre køer godt og gir vaktene i porten
godt arbeidsrom og gode styringsmuligheter. Systemet krever bemanning.
Illustrasjon 4
Betjeningsøyer er et meget effektiv design der en større mengde folk skal passere gjennom et punkt der betjening gjennomføres. Smale nok kanaler er viktig for å sikre
kontroll med køen. Kan f.eks. benyttes for påsetting av armbånd ved innslippet eller lignende. Lite egnet for servering av mat og drikke pga logistikkutfordringer. I stor
grad lik som vanlig kassakøer på butikken. Sikrer god gjennomstrømning.
Illustrasjon 5
Et enkelt køsystem som forsyner samtlige betjeningspunkter. Dette kan være en veldig enkel måte å sørge for å ha en kontinuerlig strøm til alle betjeningspunkter. For at
de tidligere nevnte systemene skal operere mest mulig effektivt trenger man en kontinuerlig strøm i samtlige spor. Merk at dersom man i dette køsystemet har en veldig
bred bar kan det være nødvendig med bemanning mellom bar og kø for å fordele folk best mulig og/eller bartendere som er instruert til å rope ut til køen at de er ledige
når de ikke lenger har folk ved sitt betjeningspunkt. En annen variant, som ofte brukes på flyplasser er at man åpner andre porter i køsystemet for å slippe gjennom folk, i
denne tegningen f.eks i nedre høyre hjørene, markert med en rød prikk. Bemanning trengs selvsagt til dette.

83

Det å bruke noe elementær køteori ved planlegging av køer og lignende systemer er viktig.
**Hvor mange du kan betjene i minuttet: Betjeningspunkter * kapasitet i min pr punkt = total
kapasitet
Så langt er alt greit, du har nå din total kapasitet. Så lenge det ankommer færre gjester hvert minutt
enn din total kapasitet vil det ikke danne seg kø så lenge hele systemet fungerer. I det øyeblikket det
kommer flere vil køen begynne å bygge seg opp.

**Hvor mye bygger køen seg opp i minuttet: ankomst i minuttet - total kapasitet = kø lengde pr min
I utgangspunktet er det ikke noe i veien for at køen på enkelte tidspunkt bygger seg opp, der dessverre
ikke slik at gjester ankommer i en jevn strøm spredd utover hele åpningsperioden. Ofte vil køen øke
mye midlertidig pga ankomst av større grupper (tog, trikk ,buss etc.) og dette gjør at du midlertidig
ikke har nok kapasitet pr minutt. Men sånne små og korte økninger i kø henter man seg fort inn fra
igjen.
Det vil også være perioder på dagen da køen er lengre enn andre og som nevnt tidligere, det er (som
oftest) ikke formålstjenelig å bygge et system som håndterer makspunktet som oppstår en kort stund
pr dag.
**Hvor mange personer står i kø i systemet mitt: kø lengde pr min * minutter med for lav kapasitet
Mer avansert formel for gjennomsnittelig mengde i systemet finner du på neste side.
Dette er et viktig spørsmål fordi systemet ditt har en viss kapasitet, areal du kan plassere mennesker
på, samt at mennesker har grenser for hva de syns er akseptabel trengsel. En enkel og generell regel er
at jo mer plass mennesker har, desto lenger tåler de å stå i kø. Det motsatte gjelder i stor grad ved
trengsel også, da blir stemningen fort dårlig og menneskene utålmodige. Det er overordnet to måter å
håndtere det på:
- Midlertidig øke kapasitet. Enten flytte folk fra andre roller eller å gjøre jobben pr punkt raskere.
Dette kan f.eks. bety å gjøre search raskere og mindre grundig i en periode. På enkelte arrangement er
det mindre heldig enn andre, men på et visst punkt må det til en avveining av potensielle problemer
siden opp mot alvorlige problemer der og da.
- Informasjon. Et meget enkelt og kraftig virkemiddel. Folk blir langt mindre irritable og mer tålmodige
hvis de vet hva som skjer og at noen jobber med problemet. Om mulig er fakta som antatt ventetid
virkningsfullt. (så sant det ikke er for lenge og for trangt…)

84

Kømatematikk trenger ikke å være spesielt vanskelig og kan med letthet gjøres i for
eksempel Excel. Det mest interessante å regne ut ofte er kapasitet på køsystemer
som innslipp og da er de viktigste faktorene hvor mange som ankommer og hvor
mange man klarer å få gjennom billett og search pr minutt (service rate). Da kan man
regne ut hvor lang tid det tar å få køen unna og i hvor stor grad køen potensielt kan
bygge seg opp.

For å få dette mest mulig nøyaktig bør man innhente data under festivalen. Når det
gjelder hvor mange folk som kommer kan det gjøres ved telling eller enklere om man
har billettsystemer som tillater at man henter ut statistikk. Når det «service rate» er
det enkleste antagelig å telle hvor mange man klarer å slippe gjennom search og
billett på tidspunkter på dagen der de jobber for fullt. Like fullt kan det være lurt å
beregne inn en viss usikkerhet, som du ser grafene over er det der en forventet graf i
midten og en over og under der usikkerheten slår ut hver sin vei.

Illustrasjonene fra venstre viser grafene over antatt distribusjon i ankomst og
kødannelse på innslippet til Øyafestivalen.

85

Dette er øya sitt innslipp for 2007 og 2008. Tidligere versjoner har vært noe mindre men basert seg på de samme prinsippene.
Først litt om kontekst, elementer det er viktig å ha oversikt over før man planlegger innslipp:
-Øyafestivalen bruker ulike armbånd på gjestene, både for dagspass, festivalpass og over/under 18
-Først dag man er på festivalen med festivalpass må man veksle inn billett i armbånd
-Gjester med dagspass må veksle inn billett hver dag
-En rekke personer har akkreditering som skal hentes ved innslippet
-Festivalen har både gjester med ulike handikapp og mange gjester med barnevogn og/eller små barn.
-Spillelistene avgjør når folk kommer, samt om det er hverdag eller helg. På lørdager har vi alltid stort band først, veldig mange
kommer tidlig.
Dette gir oss oversikt over hva slags betjeningspunkter vi trenger i innslipp og hvilke oppgaver som skal utføres der. Vi kan også
regne ut kapasitet og designe innslippet så stort som vi trenger. Til en viss grad er designet også erfaringsbasert og ikke bare
faktabasert. Det er også slik at det rent praktisk eller økonomisk ikke er formålstjenlig å designe et innslipp som aldri vil ha kø.
Noe kø må kunne håndteres/påregnes, så lenge det ikke er lenger enn gjestene finner bedre enn akseptabelt.
Detaljer om løsningen på bildet:
Gjestene kommer inn gjennom en portal der de velger et av fem spor. Som ved vanlig veiskilting er hvert spor markert med skilt
og beskrivelse i portalen. I periodene med mest trykk er det også vakter ytterst som bistår gjestene.
To av sporene går fram til billettluka, der de splittes i to, så totalt 4 spor går inn mot billett. (avstand mellom spor slutt og
billettbod er gal på bildet) I billettluka kan gjestene få vekslet billetter i armbånd. Deretter går de må search køsporene. Rett før
disse står det folk å hjelper til med å feste på armbånd.
To andre spor ved portalen er såkalte hurtigspor for folk som allerede har armbånd. Disse går direkte til search og splittes
halvveis i to, så det totalt blir 4 hurtig search spor.
Det siste sporet ytterst er for akkreditering, funksjonshemmede og barnefamilier med barn under 12 år. De siste skal nemlig
registreres inn på eget skjema. Etter akkrediteringsboden fortsetter dette sporet inn til en egen search sluse.
Etter search, totalt 13 spor, kommer gjestene ut i et mindre åpent område og kan derfra gå over broa og inn i arena. Ved dette
åpne området befinner også beslagsgarderoben seg, stedet der gjestene kan levere inn, gratis, ting som ikke er lov å ta med inn
i arena.
Andre viktige punkter ved store køløsninger
Store køløsninger som dette bør designes meget godt fra starten av og evalueres hvert år. De bør også monitoreres av erfarent
personell til enhver tid og sjekkes godt med jevne mellomrom.
Samme hvor god løsningen er vil man ofte i perioder med mye last kunne ha veldig god nytte av personell som bistår på kritiske
punkter. Riktig plassering, tydelige beskjeder og hyggelig håndtering av gjestene kan hjelpe betraktelig på flyten.
Ved perioder med stor last kan det være lurt å sanitetspersonell relativt nærme løsningen, spesielt ved lang ventetid på varme
dager.

86

Dette kapittelet skal ikke gi en fullverdig introduksjon til lover og regler rundt HMS i
Norge, men heller søke å gi et innblikk i hvordan dette kan løses i praksis og hvilke
områder som er spesielt viktig for vår bransje.

88

Helse, Miljø og Sikkerhet, dreier seg jo ikke egentlig om sikkerheten til dine
arbeidstakere, men om tryggheten når man først skiller på disse to begrepene. Denne
definisjonsforskjellen er godt innarbeidet i engelske fagtermer, men dessverre ikke på
norsk ennå.

Arbeidstilsynet har meget god dokumentasjon på sine nettsider rundt hva som kreves
og tips til hvordan man kommer i gang med et godt internkontrollsystem. Det
viktigste er at man systematiserer og dokumenterer hvordan man jobber med HMS
kontinuerlig. Viktige elementer å ha med seg i HMS systemet er en risikoanalyse, en
kort og en langsiktig handlingsplan for HMS tiltak og dokumentasjon av hvilke
forskrifter/lover man må forholde seg til. I tillegg kan det være lurt å lage seg interne
retningslinjer og regler som skal gjelde for alle og sørge for at alt arbeid er trygt. (mer
om det på neste side)

Verneombudets rolle er å ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår
arbeidsmiljøet. Dersom man ikke har hatt verneombud tidligere kan det være greit å
starte med ett, dvs. at man definerer hele festivalorganisasjonen som en vernesone.
Dersom man har ansatte som jobber hele året, i tillegg til de som bare jobber deltid
og under avvikling kan det antagelig være greit med to vernesoner, en for
kontoret/fullårsdriften og en for festivalavvikling.

89

Eksemplene er hentet fra retningslinjer for sikkerhet og trygghet i Øyafestivalen.
Tiltakene/Reglene er stort sett iverksatt av Sikkerhetsavdelingen, med aktiv deltagelse
av andre avdelinger og verneombud. På leverandøroppfølging og det mer formelle
arbeidet rundt HMS har også administrasjonen jobbet mye.

Slike enkle og konkrete regler er også et godt arbeidsverktøy for alle, det gjør det
enkelt å forholde seg og planlegge etter. Det gjør det også langt lettere å finne avvik
og problemer når man har konkrete ting å se etter. Unnskyldningen om at man ikke
visste blir også langt vanskeligere å bruke. Øyafestivalen sitt dokument med disse
reglene inneholder egne kapitler for Brannvern, Konstruksjonsmessige krav, Scene,
Elektrisitet m.m.

For å sikre at disse reglene faktisk følges bør de godkjennes av styret og daglig leder
delta i utviklingen av dem. I tillegg bør man evaluere innmeldte avvik opp mot
reglene etter avvikling hvert år.

90

Festivalsikkerhet, en praktisk guide

Festivalsikkerhet, en praktisk guide

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Empfohlen

Empfohlen (20)

Festivalsikkerhet, en praktisk guide