Google apps administration guide 0.6

Copyright © 2012 by Google Apps Suporting Program_Ver0.6 Page 2
Contents
Introduction ________________________________________________5
1. Getting started ____________________________________________5
1.1 Getting started with Google Apps _____________________________________ 3
1.2 Verify domain ownership and Activate email ___________________________ 11
1.2.1 Verify domain ownership _________________________________________ 11
1.2.2 Acivate email or Set up your email__________________________________ 13
2. Administration control panel ________________________________15
2.1 การเข ้าสู่ระบบ _____________________________________________________ 15
2.2 ลืมรหัสผ่าน_______________________________________________________ 15
3. Dash board ______________________________________________16
3.1 ลิ้งค์ต่างๆ บน Top bar ______________________________________________ 16
3.1.1 Search accounts ________________________________________________ 17
3.1.2 Mail __________________________________________________________ 18
3.1.3 Calendar_______________________________________________________ 19
3.2 ข ้อมูลข่าวสาร _____________________________________________________ 20
3.3 สุขภาพของโดเมนโดยสรุป ___________________________________________ 20
3.3.1 Manage account information ______________________________________ 21
3.3.2 Domain names__________________________________________________ 22
3.4 Service settings __________________________________________________ 23
4. Basic Setup ______________________________________________24
5. Organization & Users & Groups ______________________________29
5.1 Users ___________________________________________________________ 29
5.1.1 User details ____________________________________________________ 30
5.1.2 Create a new user _______________________________________________ 35
5.1.3 Group_________________________________________________________ 37
5.1.4 Upload many users at once _______________________________________ 42
5.1.5 Organization and suborganization __________________________________ 46
5.1.6 Request for more users___________________________________________ 46

FAQ; คาถามที่เจอบ่อยเรื่อง Group___________________________________ 47
6. Domain Settings __________________________________________53
6.1 General _________________________________________________________ 53
6.2 Account information _______________________________________________ 54
6.3 Domain names ___________________________________________________ 55
6.4 User setting _____________________________________________________ 56
6.5 Admin roles______________________________________________________ 57
6.6 Appearance______________________________________________________ 57
7. Report__________________________________________________58
7.1 Usage Graphs ____________________________________________________ 58
7.2 Audit log ________________________________________________________ 59
7.3 Additional Report __________________________________________59
8. Advanced tools ___________________________________________60
9. Support_________________________________________________69
9.1 Open a support___________________________________________________ 70
10. Setting ________________________________________________71
10.1 Calendar _______________________________________________________ 71
General ____________________________________________________________ 71
Web address ________________________________________________________ 71
Sharing options______________________________________________________ 73
Disable service ______________________________________________________ 74
10.2 Chat___________________________________________________________ 74
Sharing options______________________________________________________ 75
Download Google Talk ________________________________________________ 75
Disable service ______________________________________________________ 76
10.3 Contact ________________________________________________________ 77
10.4 Email __________________________________________________________ 78
General ____________________________________________________________ 79
Web address ________________________________________________________ 79
Cath-all address _____________________________________________________ 80
Outbound relay ______________________________________________________ 80

Email gateway_______________________________________________________ 80
Email whilelist _______________________________________________________ 80
Email address _______________________________________________________ 81
Create an email list___________________________________________________ 82
Download user list as csv ______________________________________________ 82
10.5 Google Doc _____________________________________________________ 84
Web address ________________________________________________________ 84
Sharing options______________________________________________________ 86
Disable service ______________________________________________________ 87
10.6 Mobile _________________________________________________________ 88
10.7 Sites __________________________________________________________ 89
Service setup________________________________________________________ 89
Web address ________________________________________________________ 90
Disable service ______________________________________________________ 92
11. Sample Configuration _____________________________________93
11.1 ตัวอย่างการทา Verify domain _______________________________________ 93
11.1.1 การเตรียม HTML file ownership ____________________________________ 93
11.1.2 การตั้งค่า CNAME _______________________________________________ 95
11.2 ตัวอย่างการตั้งค่า DNS _____________________________________________ 96
11.2.1 Activate Email Service ___________________________________________ 96
11.2.2 การกาหนด Web address ของบริการต่างๆ ให้เป็น Customer URL___________________ 97
11.3 ตัวอย่างการตั้งค่า DNS โดยใช ้ Web based application _____________________ 97
11.3.1 การกาหนด CNAME เพื่อ Verify domain ownership______________________ 97
11.3.2 Activate Email Service ___________________________________________ 98
11.3.3 การกาหนด Web address ของบริการต่างๆ ให้เป็น Customer URL __________ 100
Appendic __________________________________________________________ 101
Email Security ______________________________________________________ 101
Update Features ____________________________________________________ 101
Apps Script ________________________________________________________ 102
References ________________________________________________________ 102

Introduction
เอกสารฉบับนี้จัดทาเพื่อเป็ นคู่มือสาหรับผู ้บริหารระบบ Google Apps โดยมีเนื้อหา
เริ่มต ้นจากการสร้าง Google Apps สาหรับโดเมน การจัดการตั้งค่าบริการต่างๆ และการจัดการ
ข ้อมูลผู ้ใช ้งานระบบ ซึ่งมีรายละเอียดดังจะกล่าวต่อไปนี้
1. Getting started
1.1. Get Started Google Apps
การสมัคร Google Apps สาหรับโดเมนของท่าน มีขั้นตอนดังนี้
1) เรียก URL: http://www.google.com/a ระบบจะพาไปยังขั้นตอนในการ
สมัคร Google Apps
2) ขั้นตอนทั้ง 2 มีดังนี้
Step 1: Solution>Google Apps (Free)>Get started
รูปที่ 1: วิธีการเลือก Google App (Free)
*สาหรับผู ้ที่ใช ้ Google Apps for Education ให้เลือก Google Apps for Education
❶
❷

รูปที่ 2: เริ่มเข้าสู่ Google App
Step 2: กรอกข้อมูล
รูปที่ 3: กรอก Domain name
❶กรอก domain name>Submit

รูปที่ 4: กรอก Username, password และ confirm password
❷กรอก Google Apps login nameและ password

รูปที่ 5: กรอกข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับองค์กร
*สาหรับ alternate email address มีความสาคัญมาก เพราะถ ้าเกิดAdmin ลืมรหัสผ่าน ระบบ
จะส่งรหัสผ่านมายังอีเมล์สารองที่ท่านกรอกในช่องนี้
❸กรอกข ้อมูลเกี่ยวกับองค์กร

รูปที่ 6: Term and conditions
❹กด I accept creates my account

หมายเหตุ
โดเมนที่ผ่านคุณสมบัติในการสมัคร Google Apps Education Edition โดยอัตโนมัตินั้น ต ้อง
เป็ น .edu ถ ้าท่านเป็ นสถาบันการศึกษา แต่ไม่ได ้มีชื่อโดเมนเป็ น . edu จะได ้รับ Standard
Edition ไปโดยอัตโนมัติ ทางเราจะติดต่อมายังท่านเพื่อเปลี่ยนเป็ น Education Edition
ดังนั้นหากสมัคร Google Apps แล ้วยังไม่ได ้ Education Edition แต่ได ้เป็ น Standard
Edition นั้นก็ต ้องรอการตรวจสอบจาก Google สักระยะเวลาหนึ่งจึงจะทาการเปลี่ยนเป็ น Education
Edition ให้
>>ก่อนจะใช ้บริการต่างๆ ของระบบ Google Apps ต่อไปได ้จะต ้องทาการ Verify
domain ownership เพื่อยืนยันความเป็ นเจ้าของโดเมนก่อน ซึ่งจะกล่าวรายละเอียดในข ้อ 1.2
Verify domain ownership และ Activate service
รูปที่ 7: Verify now ในแถบ Setup หรือสามารถเลือกจากหน้าDashboard แล้ว
เลือก Activate Google Apps*
*

1.2. Verify domain ownership และ Activate email
1.2.1. Verify domain ownership
คือการตรวจสอบความเป็ นเจ้าของโดเมนโดยกดที่ลิงค์ Activate Google Apps
/Verify now จากรูปที่ 7 ซึ่งการยืนยันมีหลายแบบให ้เลือกดังนี้
1. การ add TXT record ไปยัง Domain Name System (DNS) ที่คุณซื้อ domain name มา
-> สาหรับคู่มือเล่มนี้ใช ้วิธีการนี้ยกตัวอย่าง ซึ่งเป็ นวิธีแนะนาที่ง่ายที่สุด
2. วิธีการอื่นๆ (การเพิ่ม meta tag ไปยังหน ้า site homepage, การ upload HTML file ไปยัง
server ของคุณ, หรือการใช ้Google analytic account ในการยืนยัน)
รูปที่ 8: คาแนะนาสาหร ับการ Verify domain เพื่อยืนย ันความเป็ นเจ้าของ
รูปที่ 9: คาแนะนาสาหร ับการ Verify domain เพื่อยืนย ันความเป็ นเจ้าของ(Cont.)

ซึ่งโดเมนนี้ซื้อจาก Godaddy.com ดังนั้นเราจึงทาตามคาแนะนา โดยหากทาตามขั้นตอน
ตามระบบแนะนา ขั้นตอนมีดังนี้
1. Log in ไปยัง www.Godaddy.com
2. ภายใต ้หัวข ้อ Domain คลิก Domain name ของคุณ
3. ภายใต ้หัวข ้อ Domain Manager คลิก Launch
4. คลิก Quick Add ในส่วนของ TXT (Text)
5. ในช่อง Host กรอกเครื่องหมาย @
6. ในช่อง TXT value ให้ copy google-site-verification ทั้งหมดไปใส่
7. ส่วนช่อง TTL ปล่อยให้เป็ นไปตามค่า Default
8. คลิกปุ่ ม Save Zone File
9. คลิก OK
รูปที่ 10: ทางเลือก Verify domain ด้วยวิธีอื่นๆ
พอทาตามขั้นตอนดังรูป 8-9 เสร็จแล ้วกด verify ระบบจะพามายังหน้า Dashboard และ
แสดงข ้อความ “We are checking domain ownership. This may take 48 hours to complete” ซึ่งอาจจะ
ใช ้เวลาตั้งแต่ไม่กี่นาทีจนอาจถึง 1 วัน ขึ้นอยู่กับ host ที่ท่านเลือกซื้อโดเมนเนมมา

1.2.2. Activate email หรือ Set up your email
คือการตั้งค่าให้ Email โดเมนของเราสามารถรับส่งเมล์ผ่านระบบ Google Apps ได ้
รูปที่ 11: Set up your email
Notes
ในการตั้งค่าการ MX records มีขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: Sign in เข ้าไปยัง Domain host ของท่าน
ขั้นตอนที่ 2: ไปยังหน้าที่จัดการ DNS เพื่อแก ้ไข MX records ซึ่งอาจจะมีชื่อในทานองนี้
คือ "DNS Management," "Mail Server Configuration," or "Name Server Management"
ขั้นตอนที่ 3: หรือถ ้ามีอยู่เดิมก็สามารถแก ้ค่า MX เดิม และ เพิ่ม MX ให้ครบให้ เป็ นตาม
ข ้อ 4 ก็ได ้
ขั้นตอนที่ 4: ใส่ค่า MX Server address และ Priority มากที่สุดเท่าที่ระบบ ท่านจะให้ใส่ได ้

รูปที่ 12: การเปลี่ยน MX record
ขั้นตอนที่ 5: เมื่อทา เสร็จแล ้วที่หน้า Dashboard จะเห็นว่า ที่ข ้าง Service setting จะ
แสดงข ้อความ Updating…This may take up to 48 hours to complete ซึ่งอาจจะต ้องรอเป็ นระยะเวลา
หนึ่งถึงจะใช ้ได ้(ภายใน 48ชั่วโมง) หรือหากยังไม่ต ้องการให้ทาการเปลี่ยนแปลงให้กดปุ่ ม I’ll
do this later

2. Administration control panel
2.1. การเข้าสู่ระบบ
Admin สามารถเข ้าสู่ระบบได ้โดยทาตามขั้นตอนดังนี้
1) พิมพ์ http://www.google.com/a/YourDomain ที่ browser เมื่อ YourDomain คือชื่อโดเมน
ของท่าน เช่น http://www.google.com/a/crmcharity.in.th เป็ นต ้น ระบบจะพามายังหน้าสาหรับ sign
in เข ้าสู่ Control panel ดังรูปที่ 15
รูปที่ 13: หน้าสาหรับเข้าสู่ระบบControl panel ของ Google Apps
2) ใส่ชื่อและรหัสผ่าน เมื่อผ่านการตรวจสอบโดยระบบแล ้วจะพามายังหน้าแรกของ
ระบบ หรือที่จะเรียกกันต่อไปว่า Dashboard และกล่าวถึงรายละเอียดในข ้อ 3.
2.2. ลืมรหัสผ่าน
ในกรณีที่ลืมรหัสผ่านให้กดที่ ลิงค์ Can’t access account?
รูปที่ 14: ลืม Administrator username หรือ password
ระบบจะพามายังหน้า Forgot your username or password? ในกรณีที่ท่านเป็ น Domain
Administrator ระบบจะทาการส่ง password ไปยัง email สารองของท่าน

3. Dashboard
คือหน้าแรกเมื่อเข ้าสู่ระบบ แบ่งออกเป็ นส่วนต่างๆ ดังนี้
รูปที่ 15: Dashboard
3.1. ลิงค์ต่างๆ บน Top bar
ในส่วนด ้านบนของหน้า จะมีฟังก์ชั่น และลิงค์เพื่อเข ้าไปสู่หน้าการทางานอื่นๆ
ดังนี้ (ลิงค์ต่างๆนี้จะ แสดงในส่วนบนของทุกๆ หน้าใน control panel ด ้วย)
รูปที่ 16: ลิงค์ต่างๆ บน Top bar

3.1.1. Search accounts
สามารถค ้นหา Account ในระบบได ้ดังนี้
รูปที่ 17: Search accounts
 Keyword search: ใส่ account ที่ต ้องการค ้นหาลงในช่องด ้านหน้า สามารถใส่เพียง
ส่วนหนึงของคาได ้
 Search account: กดปุ่ ม Search accounts
 Search result: จะแสดงผลการค ้นหาดังรูป
รูปที่ 18: ผลการค้นหา Account

3.1.2. Mail
สามารถกดที่ลิงค์ Mail เพื่อเปิดกล่องจดหมาย ซึ่งทาให้เข ้าสู่บริการในส่วน
ของ Gmail ได ้ทันที
รูปที่ 19: ลิงค์Gmail
รูปที่ 20: Mail หรือ กล่องจดหมาย
รายละเอียดเกี่ยวกับการใช ้งานฟังก์ชั่น Gmail นั้น จะอธิบายในเอกสาร Google Apps -
Introduction Training Document

3.1.3. Calendar
สามารถกดที่ลิงค์ Calendar เพื่อเปิด Calendar ซึ่งทาให้เข ้าสู่บริการในส่วน
ของ Calendar ได ้ทันที
รูปที่ 21: ลิงค์Calendar
รูปที่ 22: Calendar หรือ ปฏิทิน
รายละเอียดเกี่ยวกับการใช ้งานฟังก์ชั่น Calendar, Documents, Sites, Groups,
Contacts, etc. นั้น จะอธิบายในเอกสาร Google Apps - Introduction Training Document

3.2. ข้อมูลข่าวสาร
ที่หน้า Dashboard จะแสดงข ้อความที่สาคัญๆ และ แสดงข ้อความข่าวสาร
เกี่ยวกับบริการใหม่ๆ ที่เพิ่มเติม/เปลี่ยนแปลงในระบบ Google Apps เสมอ
รูปที่ 23: ข้อความแสดงข่าวสารและบริการใหม่ๆ
3.3. สุขภาพของโดเมนโดยสรุป
รูปที่ 24: สุขภาพของโดเมนโดยสรุป
ประกอบด ้วยลิงค์ต่างๆ ซึ่งมีรายละเอียดการทางานดังนี้

3.3.1. Manage account information
กดที่ลิงค์ Manage account information เพื่อเข ้าสู่ระบบการจัดการข ้อมูล account
รูปที่ 25: ลิงค์Manage account information
จะพามายังหน้า Account information ซึ่งเป็ นส่วนหนึ่งของ Domain settings สาหรับตั้งค่า
ต่างๆ ของโดเมน นั้นจะอธิบายรายละเอียดในหัวข ้อ 5.2. Account information
รูปที่ 26: แบบฟอร์มแสดงและการจัดการข้อมูลAccount

3.3.2. Domain names
รูปที่ 27: ลิงค์Domain names
กดที่ลิงค์ Domain names ระบบจะพามายังหน้า Domain names ซึ่งเป็ นหน้าที่แสดง
ข ้อมูลชื่อ Primary domain และโดเมนอื่นๆ หรือ Domain alias และการจัดการเกี่ยวกับการ Domain
alias ซึ่งจะอธิบายรายละเอียดในหัวข ้อ 6.3. Domain name
รูปที่ 28: การจัดการข้อมูลชื่อ Domain alias

3.4. Service settings
คือส่วนของลิงค์ที่เข ้าไปจัดการ Service ประเภทต่างๆ ซึ่งจะอธิบายรายละเอียด
ต่อไปในหัวข ้อ 10.Service settings
รูปที่ 29: การตั้งค่าบริการต่างๆ

4. Basic Setup
ในเบื้องต ้นหากเป็ นการใช ้งานครั้งแรกสามารถไปที่ Tap set up เพื่อทาการตั้งค่าเบื้องต ้น
ของ Google Apps ได ้
รูปที่ 30: การตั้งค่าเบื้องต้น
รูปที่ 31: การเพิ่ม user และ group

รูปที่32: สามารถเพิ่ม user ทีละคนหรือทีละเยอะๆด้วย CSV file ได้
รูปที่ 33: การตั้งค่าว่าโดเมนเราจะสามารถใช้Apps ไหนได้บ้าง
รูปที่ 34: แนะนา Feature Gmail คร่าวๆ

รูปที่ 35: การย้ายข้อมูลจากเมล์เก่า
รูปที่ 36: สามารถเลือกย้ายจาก Microsoft Outlook (เฉพาะผู้ใช้) หรือ Microsoft
Exchange ก็ได้(Admin เป็ นคนทา)

รูปที่ 37: หากต้องการย้ายข้อมูลจากเมล์เดิมก็สามารถทาตามขั้นตอนที่แนะนาได้
รูปที่ 38: เพื่อความสะดวกเราสามารถตั้งชื่อการเข้าถึงmail ให้สั้นขึ้นได้

รูปที่ 39: หากมีหลาย domain สามารถเพิ่มเข้าไปใน Google Apps account ได้
รูปที่ 40: ต้องการความช่วยเหลือเราก็มีให้ทั้งในส่วนของUser, Admin และทีม
สนับสนุน

5. Organization & Users & Groups
คือส่วนของการจัดการข ้อมูล User ในระบบ ประกอบด ้วยส่วนของการทางานดังนี้
รูปที่ 40: การจัดการ User accounts
5.1. Users
หน้าแสดงรายการ User ในระบบ
รูปที่ 41: รายการ Users
ประกอบด ้วยข ้อมูลดังนี้
 Name: แสดงชื่อและนามสกุลของ User สามารถกดที่ลิงค์บนชื่อเพื่อเปิดหน้าแสดง
รายละเอียดของ User และสามารถแก ้ไขข ้อมูลได ้ที่หน้านี้ ดูรายละเอียดที่ 5.1.1. User
details
 User name: แสดงชื่อ User

 Status: แสดงสถานะของ User ที่เป็ น Administrator หากไม่ใช่ Administrator จะเป็ นค่าว่าง
 Email quota: แสดง % พื้นที่ Email ที่ถูกใช ้ไป
 Last singed in: แสดงวันที่ที่เข ้าสู่ระบบครั้งล่าสุด หรือแสดงเฉพาะเวลา หากวันที่เค ้าสู่
ระบบครั้งล่าสุดคือวันปัจจุบัน
 Delete users: เลือก check ที่ ด ้านหน้า แล ้วกดปุ่ ม Delete ด ้านล่าง
ข้อสังเกตุ: สามารถกดที่ลิงค์บนชื่อคอลัมน์ เพื่อเรียงลาดับข ้อมูลตามคอลัมน์นั้นๆ ได ้
ฟังก์ชั่นอื่นๆ มีดังนี้
5.1.1. User details
มีรายละเอียดข ้อมูลที่แสดงและการทางาน ดังนี้
รูปที่ 42: รายละเอียดของ User
 ส่วนของลิงค์ต่างๆ ที่สาคัญ
o Rename user: กดที่ลิงค์ Rename user เพื่อเปลี่ยนชื่อนามสกุล
รูปที่ 43: เปลี่ยนชื่อ

 Suspend user: กดที่ลิงค์ Suspend user เพื่อระงับ user ไม่ให้สามารถ
ใช ้Google apps ได ้ระบบจะแสดงข ้อความยืนยัน กดปุ่ ม Suspend user เพื่อ
ยืนยันการเปลี่ยนแปลง
รูปที่ 44: ระงับการใช้งานของUser
 User ที่ถูกระงับจะสามารถถูก Restore โดยกดที่ลิงค์ Restore เพื่อให้สามารถ
ใช ้Google Apps ต่อไปได ้
รูปที่ 45: เปิดการใช้งานให้กับUser
 ระบบจะแสดงข ้อความให้ยืนยันการ Restore กดปุ่ ม Restore user เพื่อยืนยัน
รูปที่ 46: ยืนยันการเปิดใช้งาน
 Delete user: กดเลือก user ที่ต ้องการลบ เลือกตรง Drop down list> More
actions>Delete users เพื่อลบ User ระบบจะแสดงข ้อความเพื่อให้ยืนยันการ
ลบ กดปุ่ ม Delete user เพื่อยืนยันการลบ
รูปที่ 47: ลบ User
o สาหรับการลบ User นั้นจะทาให้ข ้อมูลที่เกี่ยวข ้อง
กับ user ได ้แก่ email และ contacts ของ user ถูกลบออกไปด ้วย หลังจากที่

ลบ user ออกไปแล ้วต ้องรออีก 5 วันถึงจะทาการสร้าง account ใหม่ที่
มี Username เดียวกันนี้ได ้
· User name: แสดงชื่อ User
· Password: กดที่ลิงค์ Change password หากต ้องการเปลี่ยนรหัสผ่าน
รูปที่ 48: เปลี่ยน Password
 Password: ใสรหัสผ่านที่ต ้องการ
 Re-enter Password: ใส่รหัสผ่านที่ต ้องการอีกครั้ง
 Require a change of password in the next sign in:
check ที่ box ด ้านหน้าหากต ้องการให้บังคับให้เปลี่ยนรหัสผ่าน
เมื่อมีการเข ้าสู่ระบบในครั้งต่อไป
· Nick names: แสดงชื่อเล่น หากไม่มีจะแสดงเป็ น None
 หากต ้องการเพิ่ม nickname ให้กดลิงค์ Add a nickname ใส่
nicknameที่ต ้องการในช่องด ้านหน้าชื่อโดเมน
รูปที่ 49: สร้าง Nickname*
 หากมี nickname อยู่แล ้ว และต ้องการลบออกให้กด
ลิงค์ Remove ระบบจะแสดงข ้อความยืนยันว่าต ้องการ remove กด
ปุ่ ม OK เพื่อยืนยัน
*nickname คือ อะไร nickname ลองนึกเวลานึกถึงเพื่อนของเราจะมี
ชื่อจริง กับชื่อเล่นซึ่งหมายถึงคนคนเดียวกัน เพื่อความง่ายเราย่อมจะ
เรียกชื่อเล่น Concept ของ nickname ก็คล ้ายๆกันคือ เป็ นการ
กาหนดให ้เราสามารถ ส่ง mail โดยส่งไปยัง nickname ซึ่ง email
ฉบับนั้นก็จะถูกส่งไปให ้คนรับได ้เช่นกัน

· Group: แสดงชื่อ Group list ที่มี user นี้เป็ น member อยู่
 Edit group membership: กดที่ลิงค์ รายละเอียดอยู่ในหัวข ้อ 5.1.3
Group
· Resolved Setting: คือการกาหนดว่าแต่ละ user สามารถเข ้าถึง Services
ไหนบ ้าง
รูปที่ 50: Enable และ Disable Services ต่างๆ ของผู้ใช้แต่ละคน
· Roles & Privileges: เป็ นการกาหนดสิทธิ์ในการในการเข ้าถึง Services
หรือที่เรียกว่า roles ที่ user นั้นสามารถทาได ้
รูปที่ 51: การตั้งสิทธิ์ให้กับ User

 Assign more roles: เลือก role ที่ต ้องการให้กาหนดสิทธิ์ให้ user นี้
ในการจัดการระบบได ้
รูปที่ 52: การตั้งสิทธิ์เพิ่มให้กับ User
ระบบจะแสดงข ้อความยืนยัน กดปุ่ ม OK เพื่อยืนยัน

5.1.2. Create a new user
กดที่ลิงค์ Create a new user เพื่อสร้าง User ใหม่ จะแสดงแบบฟอร์มดังรูป
รูปที่ 53: สร้าง User ใหม่
รูปที่ 54: แบบฟอร์มการสร้าง User ใหม่
รูปที่ 55: การตั้ง Password หรือจะว่างไว้ก็ได้ระบบจะ Generate password ให้

ข ้อมูลที่ต ้องบันทึก มีดังนี้
· First name: ชื่อ
· Last name: นามสกุล
· Username: ชื่อที่จะใช ้ในการเข ้าระบบ
· Set password: กดที่ลิงค์ set password เพื่อตั้งรหัสผ่าน หรือหากต ้องการ
ใช ้Temporary password ก็ได ้
· Create a new user: เมื่อใส่ข ้อมูลครบแล ้วกดปุ่ ม Create new user เพื่อบันทึกข ้อมูล จะ
แสดงข ้อมูลของ user ที่สร้างดังรูปด ้านล่าง
รูปที่ 56: ลิงค์Edit setting
· Edit settings: สามารถกดที่ลิงค์ Edit settings for เพื่อเข ้าไปแก ้ไขข ้อมูล user ที่
สร้างขึ้นใหม่ได ้ ระบบจะเปิดหน้า User details เพื่อให้แก ้ไขข ้อมูลได ้ตามที่กล่าว
รายละเอียดไว้แล ้วในข ้อ 5.1.1. User details

5.1.3. Group
Group คือการสร้างกลุ่มของ email โดยสามารถตั้งชื่อกลุ่มและใส่รายการ email
address ของผู ้รับในกลุ่ม ซึ่งจะทาให้สามารถส่ง email ไปยังผู ้รับทีละหลายๆ คนได ้ มีวิธีการใช ้
งานดังนี้
กดที่ลิงค์ Create a new group
รูปที่ 57: ลิงค์Create a new group
ระบบจะพามายังหน้า Create a new group
รูปที่ 58: แบบฟอร์มการสร้าง Group
ข ้อมูลที่ต ้องบันทึกมีดังนี้
· Group name: ใส่ชื่อ Group ที่ต ้องการเป็ นภาษาอังกฤษ
· Group email address: เอาไว ้เป็ นชื่อเรียกเวลาต ้องการส่งเมล์หรือ fwd ให้กับกลุ่มนี้
· Note: You may add recipients that are out side your domain: ท่านสามารถ
ใส่ email address อื่นๆ ที่ไม่ได ้อยู่ในโดเมนใน Groupu ได ้เช่นกัน
· Cancel: กดปุ่ ม Cancel เมื่อไม่ต ้องการสร้าง Group

เมื่อสร้าง Group แล ้วระบบจะพามายังหน้า ที่สามารถเพิ่มผู ้รับ หรือ ลบผู ้รับ อื่นๆ ใน
Group ได ้
รูปที่ 59: เพิ่มรายการผู้รับใน Group
รูปที่ 60: เพิ่ม User ที่อยู่ภายนอกโดเมนใน Group
รูปที่ 61: เลือกลบ User จาก Group

หากต ้องการนารายการข ้อมูล list ของ email มาเก็บไว้ในรูปแบบ CSV กดที่ลิงค์ Download
user list as CSV
รูปที่ 62: ลิงค์Download user list as CSV
รูปที่ 63: บันทึกไฟล์CSV
· Open: กดปุ่ ม Open เพื่อเปิดไฟล์ CSV ด ้วย MS excel
รูปที่ 64: เปิดไฟล์CSV ด้วย Excel
· Save: กดปุ่ ม save เพื่อเก็บไฟล์ในพื้นที่ที่ต ้องการ

รูปที่ 65: บันทึกไฟล์ CSV
ในกรณีที่ CSV ที่ download มาเมื่อเปิดดูแล ้วมีปัญหาในการแสดงผลข ้อมูลที่เป็ น
ภาษาไทยให้แก ้ไขดังนี้
รูปที่ 66: ตัวอย่างไฟล์ที่มีปัญหาการแสดงข้อมูลภาษาไทย
· เปิดไฟล์ CSV นั้นด ้วย Notepad

รูปที่ 67: เปิดไฟล์CSV ด้วย Notepad
· บันทึกไฟล์นั้นโดยไปที่เมนู File > Save As…
· บันทึกไฟล์นั้นโดยไปที่เมนู File > Save As…
· เลือก Save as type: เป็ น All Files
· เลือก Encoding เป็ น Unicode
· กดปุ่ ม Yes เมื่อต ้องการให้บันทึกไฟล์นั้นโดยแทนที่ไฟล์เดิม

· ลองเปิดไฟล์ CSV นั้นอีกครั้งปัญหาเรื่องการแสดงผลภาษาไทยก็จะหมดไป
รูปที่ 69: ตัวอย่างไฟล์ที่แสดงผลภาษาไทยอย่างถูกต้อง
5.1.4. Upload many users at once
คือฟังก์ชั่นสาหรับสร้างหลายๆ User ในคราวเดียวได ้โดยการใช ้ฟัง์ชั่น Upload many
users at once
รูปที่ 70: Upload หลาย User ในคราวเดียว

กดที่ลิงค์ Upload many users at one โดยทาตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในหน้า Bulk account
update ดังนี้
รูปที่ 71: ขั้นตอนการ upload หลาย user ในคราวเดียว
ขั้นตอนที่ 1: สร้างรายการ User เป็ นไฟล์รูปแบบ CSV โดยใช ้excel
รูปที่ 73: ตัวอย่างรูปแบบการเก็บข้อมูล user เพื่อเตรียม upload
ไฟล์จะประกอบด ้วยข ้อมูล 4 คอลัมน์คือ Username, First name, Last name และ password
ขั้นตอนที่ 2: เลือก Update options ซึ่งแต่ละแบบมีความหมายดังนี้
· Create new accounts for email address that do not yet exist.
: สร้าง account ใหม่สาหรับ user ที่ยังไม่มีชื่ออยู่ในระบบ ซึ่งเป็ น Option ที่ถูกเลือก
เสมอ
· Update existing accounts with new names and passwords. : เลือกตัวเลือกนี้
เมื่อต ้องการให้แก ้ไขข ้อมูล ชื่อ (first name และ last name) และรหัสผ่านของ user ที่มี
อยู่แล ้วในระบบ

· Require a password change when new or updated users sign in.: เลือก
ตัวเลือกนี้เมื่อต ้องการให้เมื่อ user เข ้าระบบครั้งแรกแล ้วบังคับให้เปลี่ยนรหัสผ่าน
ก่อน
ขั้นตอนที่ 3 กดที่ปุ่ ม Choose File แล ้วเลือกเปิดไฟล์ CSV ที่สร้างไว้
รูปที่ 74: เลือกไฟล์CSV เพื่อ upload
· Upload and Continue: กดปุ่ ม Upload and Continue เพื่อสั่ง upload รายการ user
รูปที่ 75: สั่ง upload และ ดาเนินการในขั้นต่อไป
· Confirm and Run Update: ระบบจะแสดงรายการตามข ้อมูลในไฟล์ CSV และแสดง
ในหน้าจอเพื่อให้ยืนยันว่าต ้องการสร้าง User ตามนั้นหรือไม่ กดปุ่ ม Confirm and Run
Update เพื่อยืนยันให้สร้าง
· Upload a different file: กดที่ลิงค์ Upload a different file เพื่อเลือกไฟล์อื่นๆ

รูปที่ 76: ยืนยันการ update ตามข้อมูลที่ upload ไป
· รายการข ้อมูลที่สร้างจะถูกดาเนินการ ระยะเวลาในการดาเนินการจะใช ้เวลามาก
น้อยขึ้นอยู่กับขนาดของข ้อมูล และระบบจะส่งรายงานไปยัง Email ของท่าน ขณะที่
การสร้างกาลังดาเนินการอยู่นั้นสามารถออกจากหน้าจอเพื่อใช ้งานระบบในส่วนอื่นๆ
ได ้
รูปที่ 77: แจ้งข้อความสถานะการUpdate
· รายการข ้อมูลที่สร้างเรียบร้อยแล ้วจะมาแสดงในหน้าจอ Users ดังรูป
รูปที่ 78: รายการข้อมูลที่ update แล้วจะแสดงในรายการUser
**หากต้องการ เพิ่มข้อมูล Group เข้าไปด้วยแบบ csv file จะต้องใช้ Microsoft Powershell และ
GAM และเขียน Script เพิ่ม

5.1.5. Organization & suborganization
Organization คืออะไร organization คือ การสร้าง องค์กรย่อย แผนก หรือส่วน
งานย่อยใน domain
ยกตัวอย่างเช่น เราสร้าง Organization ชื่อ Development เราก็สามารถสร้าง
suborganizion ย่อยเข ้าไปอีก คือ operations, products และ testing ซึ่งหากเราตั้งค่าการใช ้
service อะไรของ organization พ่อ (Development) suborganization หรือ ลูก
(operations, products, testing) ก็จะมีค่า default เหมือนกันด ้วยหากเราต ้องการให้มีการใช ้
งาน service ที่ต่างกันเราก็สามารถตั้งค่าเฉพาะ suborganization นั้นๆ ได ้
5.1.6 Request for more users
สามารถกดที่ลิงค์ Request more users ในกรณีที่ต ้องการขอ User เพิ่ม
รูปที่ 79: ลิงค์Request more users
ระบบจะพามาที่หน้า Request for more users

รูปที่ 80: บันทึกข้อมูลการ Request more users
มีข ้อมูลที่ต ้องบันทึกดังนี้
· Enter the number of additional user accounts needed: ใส่จานวน user ที่ต ้องการ
ขอเพิ่ม
· Reason for requesting additional user accounts: ใส่เหตุผลที่ต ้องการขอเพิ่ม
· Save changes: กดปุ่ ม save changes เพื่อส่ง request ไปอนุมัติ เมื่อส่งไปแล ้วจะได ้รับ
การแจ้งสถานะทาง Email
· Cancel: กดปุ่ ม Cancel หากไม่ต ้องการส่ง request
FAQ; คาถามที่เจอบ่อยเรื่อง Group
 ใน Group สามารถมี Group อื่นๆ อยู่ในนั้นได ้อีกหรือเปล่า
 ได ้ Group ของเราสามารถมีกลุ่มอื่นเป็ นกลุ่มย่อยอยู่ในนั้นได ้
 ยกตัวอย่างเช่น faculty@yourshool.org มี groupsmath_faculty@yourschool.org
และ science_faculty@yourschool.org ได ้
 หากมีการเพิ่มสมาชิกใหม่เข ้าไปในกลุ่ม เราสามารถแชร์ site และ video ของ group ได ้
หรือเปล่า
 ได ้หากมีการเพิ่มสมาชิกเข ้ามาใหม่ ระบบจะทาให้สมาชิกใหม่สามารถ
เข ้าถึง site และ videos ของกลุ่มได ้อัตโนมัติ แต่หากมีการ remove สามาชิก
คนนั้นออกไปจากกลุ่ม สมาชิกคนนั้นก็จะไม่สามารถเข ้าถึง site และ videos
ของกลุ่มนั้นได ้อีกต่อไป
 ข ้อความที่ส่งใน Group มีข ้อจากัดเรื่องจานวนของข ้อความหรือเปล่า
 ข ้อจากัดในส่งข ้อความไปยังกลุ่ม คือกลุ่มนั้นจะต ้องมีสมาชิกไม่เกิน 500 ผู ้รับ

5.2. Settings
5.2.1. Enable provisioning API
คือการตั้งค่าการจัดการ User ในระบบโดยใช ้ Provisioning API ของ Google
Apps ซึ่งจะทาให้สามารถสร้างโปรแกรมระบบการจัดการ User ของท่านเอง เพื่อจัดการ
ข ้อมูล User ใน Google Apps ได ้
หากต ้องการ Enable การทางานของ Provisioning API ให้ทาดังนี้
· Enable provisioning API: Check ทิ่ box หน้า Enable provisioning API
· Save changes: กดปุ่ ม save changes เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
รูปที่ 81: ตั้งค่าให้สามารถทางานโดยใช้Provisioning API

5.2.2. Sign-in page
หน้า Sign-in นั้นจะเลือกได ้ 2 แบบคือ
· Use Google’s sign-in page: โดยปกติการเข ้าสู่ระบบ Google Apps จะทาที่
หน้า Sign-in ของ Google ดังที่กล่าวไปแล ้วในหัวข ้อ 2.1. การเข ้าสู่ระบบ
รูปที่ 82: ตั้งค่าหน้า Sign-in เป็ นหน้า Sign-in ของ Google
· Use your own sign-in page: คือการเลือกใช ้บริการ SAM-based Single Sign-
On (SSO) เพื่อให้ได ้รับสิทธิ์ในการเข ้าระบบ Gmail หรือ Calendar โดยการเข ้าที่
หน้า Sign-in ที่สร้างขึ้นเอง
รูปที่ 83: ตั้งค่าหน้า Sign-in เป็ นหน้าที่สร้างขึ้นเอง และ กดลิงค์

กดที่ลิงค์ Edit single sign-on (SSO) เพื่อตั้งค่าต่างๆ ระบบจะพามายังหน้า Edit single sign-
on (SSO) โดยมีข ้อมูลที่ต ้องบันทึกดังนี้
รูปที่ 84: Upload ไฟล์ Certificate เพื่อทาการ verify การตั้งค่า Single sign-on
· Enable single sign-on: check ที่ box ด ้านหน้า เพื่อเปิดการทางานแบบ single sign on
· Sign-in page URL: ใส่ URL ที่ต ้องการใช ้เป็ นหน้าที่เรียกในการเข ้าระบบ
· Sign-out page URL: ใส่ URL ที่ต ้องการใช ้เป็ นหน้าที่ออกจากระบบ
· Change password URL: ใส่ URL ที่ต ้องการใช ้เป็ นหน้าที่ใช ้ในการเปลี่ยน รหัสผ่าน
· Verification certificate: เลือกไฟล์ Certificate ที่ต ้องการแล ้วกดปุ่ ม upload

รูปที่ 85: บันทึกค่าการตั้ง Single sign-on
· Save changes: กดปุ่ ม Save changes เพื่อบันทึก
· Cancel: กดปุ่ ม Cancel เพื่อยกเลิก

Note
ในการทาระบบ SSO นี้จะต ้องมีการสร้างโปรแกรมเพื่อส่งข ้อมูลต่างๆ ระหว่างระบบ
ภายนอกกับ Google Apps ซึ่งสามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได ้ที่
http://code.google.com/apis/apps/sso/saml_reference_implementation.html

6. Domain settings
การตั้งค่าต่างๆ ของโดเมน มีดังนี้
6.1. General
คือหน้าสาหรับตั้งค่าทั่วไปของโดเมน ได ้แก่
รูปที่ 86: ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับโดเมน

· Organization Name: คือชื่อองค์กรของท่าน สามารถใส่เป็ นชื่อทั่วๆ ไปได ้
เช่น ชื่อโรงเรียน ชื่อคณะ หรือ ชื่อชมรมเป็ นต ้น
. Contact Information: คือข ้อมูล Email address หลักที่ใช ้สาหรับติดต่อมายัง
ผู ้ดูแลระบบ สามารถใส่ได ้ทั้ง 2 email address (Primary และ Secondary email address)
· User support: คือข ้อมูลติดต่อ ในกรณีที่ต ้องการความช่วยเหลือในการใช ้
ระบบ
· Language: เลือกภาษาหลักที่ใช ้บนโดเมนของท่าน
· Time zone: เลือกโซนเวลา สาหรับประเทศไทยให้
เลือก Thailand (ราชอาณาจักรไทย) จากรายการ Show all time zones และ
เลือก (GMT+07:00) Bangkok จากรายการ Select time zone
6.2. Account information
คือส่วนของการข ้อมูลและการตั้งค่าต่างๆ ของ Account ประกอบด ้วยข ้อมูลดังนี้
รูปที่ 87: ข้อมูล Account ของโดเมน
 Account type: แสดงประเภทของ Account ว่าเป็ น Edition ใด
เราสามารถ Update Google Apps ไปเป็ น Type อื่นได ้หรือว่าจะลบ Google Apps ออกจาก
โดเมนได ้ด ้วย

6.3. Domain names
คือหน้าแสดงข ้อมูลเกี่ยวกับโดเมน และ การจัดการโดเมนปลอม (Domain alias) การ
จัดการโดเมนปลอม นั้นจะสามารถทาให้ผู ้ส่งสามารถส่งข ้อมูลเข ้ามายัง user โดยใช ้email
address ที่นอกเหนือจากรูปแบบusername@yourdomain แต่สามารถอยู่ในรูปแบบที
ใช ้username@domainalias ได ้ด ้วย ดังที่จะอธิบายต่อไปนี้
· Add a domain alias: กดที่ลิงค์ Add a domain alias เพื่อสร ้างชื่อปลอมให ้กับ
โดเมน
รูปที่ 88: การสร้างชื่อโดเมนปลอม
 username@domainalias: ใส่ชื่อโดเมนที่ท่านต ้องการให้เป็ นโดเมนปลอมที่ช่อง
ด ้านหลัง username@
 Continue and verify domain ownership: กดปุ่ ม Continue and verify domain
ownership เพื่อสร้างโดเมนปลอม
ระบบจะพามายังหน้า Set up email delivery เพื่อให้ทาการตั้งค่ารายการ Mail Exchange
(MX) ซึ่งเป็ นตัวกาหนดให้โดเมนปลอมของท่านมาใช ้ Mail Exchange ของ Google apps แทน mail
server เดิม ซึ่งต ้องทาตามขั้นตอนตามที่อธิบายไปแล ้วที่ 1.4 Activate email

รูปที่ 89: แถบสีเหลืองแสดงสถานะการสร้างชื่อโดเมนปลอม
เมื่อทาเสร็จเรียบร้อยแล ้วหน้าจอจะแสดงข ้อความ Updating…This may take up to 48 hours
to complete ซึ่งหมายความว่าระบบกาลัง update ข ้อมูลอยู่ซึ่งอาจจะต ้องใช ้เวลาถึง 48 ชั่วโมง
· Deactivate alias: กดที่ลิงค์ Deactivate alias หากต ้องการยกเลิกโดเมนปลอม
รูปที่ 90: การลบชื่อโดเมนปลอม
6.4. User setting
รูปที่ 91: User Setting
สาหรับส่วนนี้เป็ นการตั้งค่า การทางาน API เพิ่ม, การติดตั้ง SSO ซึ่งได ้พูดไปแล ้วในข ้อ
5.2 Setting ส่วน Advanced Password เป็ นการกาหนดความยาวของ password ที่ใช ้ในโดเมนนี้ได ้

6.5. Admin roles
รูปที่ 92: Admin roles
ส่วนนี้มีไว ้เพื่อจัดการเรื่องลาดับของ Admin ว่าใครเป็ น super admin ในเป็ น group admin
เป็ นต ้น และยังสามารถสร้างคนดูแลระบบรวมทั้ง user เพิ่มอีกทั้งยังสามารถกาหนดสิทธิในการ
เข ้าถึงได ้อีกด ้วย
6.6. Appearance
รูปที่ 93: Apperance
มีไว ้สาหรับกาหนดหน้าที่ Login ของ domain เราว่าจะมีหน้าโลโก ้เป็ นของตนเองหรือ
เปล่าและยังสามารถเลือกสี sign-in box ได ้อีกด ้วย

7. Report
7.1. Usage Graphs
รูปที่ 94: Usage graphs
ระบบจะทาการแสดงสถิติการใช ้งานในส่วนของเมล์ทั้งหมดที่ใช ้เมล์โดยเฉลี่ย
และกิจกรรมต่างๆที่เกี่ยวข ้องกับเมล์ออกมาในรูปของกราฟเส ้น

7.2. Audit Log
รูปที่ 95: Audit Log
ในส่วนนี้จะแสดงถึงการเก็บข ้อมูลประวัติการแก ้ไขข ้อมูลต่างๆภายใน Administration
panel โดยมีข ้อมูลอ ้างอิงถึงการกระทา ผู ้กระทาการแก ้ไข และสถานที่ เพื่อสามารถตรวจสอบ
ย้อนหลังได ้ในกรณีที่มีผู ้ดูแลมากกว่า 1 คน โดยเราสามารถ export file ออกมาเป็ น CSV ได ้
7.3. Additional Report
รูปที่ 96: Additional report
ในส่วนนี้หากต ้องการ report ในด ้านอื่นๆ ก็สามารถดาวน์โหลดไปได ้เช่นกัน

8. Advanced tools
คือเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการระบบ ในส่วนต่างๆ ที่มีระดับการทางานที่ซับซ ้อน มี
เครื่องมือต่างๆ ดังนี้
รูปที่ 97: เครื่องมือที่ช่วยในการจัดการระบบ
หากต ้องการตั้งค่าสามารถทาตามขั้นตอนใน Link ที่เตรียมไว้ได ้ทันที
 Bulk upload คือการ migrate user list ในครั้งเดียวจานวนมากๆ

 Download directory sync เป็ นเครื่องมือที่ช่วยให้ย้ายข ้อมูลจากโครงสร้างอื่นมายัง
Google
 Set up single sign on
คือกดที่ลิงค์ Set up single sign-on (SSO) เพื่อเปิดใช ้บริการ Single sign-
on และตั้งค่าต่างๆ ตามที่ได ้อธิบายไปแล ้วใน 5.2.2. Sign in page- Use your own sign-in
page
รูปที่ 98: ลิงค์Set-up sign-on (SSO)
 API references คือส่วนของการตั้งค่าการจัดการ User ในระบบโดยใช ้Provisioning
API ของ Google Apps ซึ่งจะทาให้ท่านสามารถสร้างโปรแกรมระบบการ
จัดการ User ของท่านเอง และสามารถนามาจัดการข ้อมูล User ในGoogle Apps ได ้
โดยสามารถกดที่ลิงค์ Provisioning API เพื่อไปยังหน้าแสดงข ้อมูลทางด ้านเทคนิค
เกี่ยวกับการใช ้งาน Google Apps Provisioning API V2.0 Reference
รูปที่ 99: Google Apps Provisioning API V2.0 Reference
 Email migration คือเครื่องมือในการนาข ้อมูล Email จาก Email account ที่ท่านเคยใช ้
เดิมเข ้าสู่ Email Account บน Google apps มีวิธีการใช ้งานดังนี้

รูปที่ 100: ลิงค์ต่างๆ ในการตั้งค่าEmail migration
กดลิงค์ Start over เพื่อเริ่มต ้นการตั้งค่าต่างๆ หรือ กดลิงค์ Continue setting up mail (IMAP)
Migration หากได ้มีการตั้งค่าไปแล ้วแต่ยังไม่เสร็จ สาหรับขั้นตอนตั้งแต่เริ่มต ้นการตั้งค่านั้น แบ่ง
ออกเป็ น 3 ขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: Set server connection คือการสร้าง Connection ไปยัง Mail server ที่เป็ นต ้นทาง
ของ Email ที่จะถูกนาเข ้ามา มีค่าที่ต ้องบันทึกในส่วนของ Establish server connection ดังนี้
รูปที่ 101: หน้าจอการตั้งค่าเพื่อติดต่อไปยังServer ต้นทาง
 Name this server connection: ตั้งชื่อการ connection ไปยัง server ตามต ้องการ
 Type: IMAP
 Server software: เลือกประเภทของ software บน server ที่ connection ไปจากรายการ
 Host: ใส่ชื่อ Host ของ server ของท่าน อาจจะเป็ นชื่อหรือ IP address ก็ได ้
 Security: ระบุรูปแบบความปลอดภัยที่ใช ้บน server
 Port: ระบุ Port ที่ใช ้เข ้าไปยัง server โดยปกติเป็ น 143
 IMAP path prefix: ระบุ path ที่ต ้องการเชื่อมต่อไป ถ ้ามี
 Add folder to exclude: กดที่ลิงค์ Add folder to exclude และกาหนด Folder ที่ยกเว ้นไม่
ต ้องนาข ้อมูลออกมา

 No of connections to this server at any given time: ใส่จานวน connection ไป
ยัง server นี้ได ้ในเวลาหนึ่งๆ
 Add blackout time: กดที่ลิงค์ Add blackout time เพื่อกาหนดเวลาที่ไม่ต ้องการให้มี
การ connect ไปยัง server นี้
 Continue>>: กดปุ่ ม Continue >>เมื่อใส่ข ้อมูลครบแล ้ว
รูปที่ 102: กาหนดเวลาที่ไม่ต้องการติดต่อไปยังserver ต้นทาง
ขั้นตอนที่ 2: Specify users to migrate คือการใส่ข ้อมูล user ที่ต ้องการทาการ migration
 เลือกว่าจะนาข ้อมูลของ User แบบจานวนน้อยๆ หรือทีละจานวนมาก
o Specify a few user accounts: เลือกแบบจานวนน้อย
o Specify many user accounts via file upload: เลือกแบบทาการ upload ข ้อมูล
หลาย user ในคราวเดียว

รูปที่ 103: เลือกแบบการทา Migration
 Continue>>: กดปุ่ ม Continue>> เมื่อเลือกเสร็จแล ้ว ในตัวอย่างนี้จะเป็ นการตั้ง
ค่า user เป็ นจานวนน้อย
รูปที่ 104: การ Migration แบบจานวน user น้อยๆ
 ใส่รายการข ้อมูล user ที่ต ้องการทา migration ดังนี้
o Username: ใส่ชื่อ user ในโดเมน
o Source username: ใส่ชื่อ username ต ้นทางที่ต ้องการนาข ้อมูลเข ้ามา โดยต ้อง
ใส่ทั้งชื่อและโดเมนให้ครบถ ้วน
o Source password: ใส่ password ของ user ต ้นทาง
o Retype password: ใส่ password อีกครั้ง
o Add: กดปุ่ ม Add เพื่อบันทึกข ้อมูล ข ้อมูลที่บันทึกจะมาแสดงในตารางด ้านล่าง

รูปที่ 105: ทดสอบการติดต่อไปยัง Server ต้นทาง
 Test connection>>: กดปุ่ ม Test connection เพื่อทดสอบการติดต่อไปยังต ้นทาง ซึ่งจะใช ้
เวลาประมาณ 60 วินาที
รูปที่ 106: สถานะการติดต่อไปยัง Server ต้นทาง
ขั้นตอนที่ 3: Start migration คือการทา migration
· Start migration>>: กดปุ่ ม Start migration เพื่อเริ่มต ้นการดึงข ้อมูล

รูปที่ 107: แสดงข้อมูลการเชื่อมต่อ ก่อนเริ่มต้นการMigration
 Migration History: ระบบจะพามายังหน้า Migration History ซึ่งแสดงรายการข ้อมูลการ
ทา migration ดังนี้
o Creation Date:
o Migration ID: Migration ID: กดที่ลิงค์ Migration ID เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม
o Number of Users: แสดงจานวน user ที่อยู่ในการ migration นั้น
o Progress: แสดง % ของการ migration
o Status: แสดงสถานะของการ migration
o Cancel: ที่แต่ละรายการ ใน Migration History
รูปที่ 108: รายการประวัติการทา Migration
 Migration details: คือรายละเอียดของการ Migration มีข ้อมูลดังนี้

รูปที่ 109: รายละเอียดของแต่ละรายการ Migration
 ข ้อมูลจานวนรายการแยกตามสถานะ
o All transfer (n): แสดงจานวนรายการ user ทั้งหมด
o In progress (n): แสดงจานวนรายการที่อยู่ในระหว่างดาเนินการ
o Complete (n): แสดงจานวนรายการที่ดาเนินการเสร็จแล ้ว
o Canceled (n): แสดงจานวนรายการที่ถูกยกเลิก
o Failed (0): แสดงจานวนรายการที่สถานะ Failed
 ข ้อมูลรายละเอียดของ user ที่อยู่ในการ migration ครั้งนั้นๆ
o Username: ชื่อ user ในโดเมน
o Source Username: ชื่อ user ต ้นทางที่ถูก migration
o Total messages: จานวน Email ทั้งหมดที่ต ้นทาง
o Extraction status: สถานะการถูกดึงข ้อมูลออกมาจากต ้นทาง
o Extraction progress: % ข ้อมูล Email ที่ถูกดึงออกมาแล ้ว
o Insertion progress: % ข ้อมูล Email ที่ถูกนาเข ้ามายัง user ในโดเมนแล ้ว
 User account settings: กดที่ลิงค์ User account settings เพื่อไปยังหน้าเปิดการใช ้
งาน Provisioning API ตามที่อธิบายไปแล ้วในข ้อ Enable Provisioning API

 ส่วนใน Document ownership transfer เป็ นการโอนย้าย document ไปยัง user คนอื่น
หากต ้องการลบ user ใดทิ้ง

9. Support
รูปที่ 110: Support
 ในเบื้องต ้นหากมีปัญหาเรื่องการใช ้งานต่างๆ ทาง Google ก็ได ้เตรียมคู่มือไว้ แต่หาก
ปัญหานั้นไม่มีในข ้อมูลที่เตรียมไว ้ให้ ก็ต ้องใช ้ Admin Support
 Admin Support: ใน Education Edition จะได ้รับข ้อมูลที่ใช ้อ ้างอิงในการ support คือ
o Customer PIN: คือรหัสของโดเมนของท่าน
o Support PIN: คือรหัสของ Support ของท่าน
o Technical support line: แสดงหมายเลขโทรศัพท์ที่สามารถโทรไปเพื่อ
ขอ support ได ้
o Help center: เข ้าที่ www.google.com/support/a เพื่อศึกษาวิธีการทาใช ้งาน
ฟังก์ชั่นต่างในส่วนของ Online help ที่ทาง Google เตรียมไว้ให้
Help group: เข ้าที่ Google Apps discussion group เพื่อร่วมในการแสดงความ
คิดเห็น สอบถาม หรือและเปลี่ยนประสบการณ์ในการใช ้งาน Google apps ได ้ซึ่ง
กลุ่มคนไทยสามารถพูดคุยโดยใช ้ภาษาไทยได ้โดยเข ้า
ที่ http://groups.google.com/group/thai-google-apps โดยต ้องสมัครเป็ นสมาชิก
ใน group นี้เพื่อสามารถส่งคาถาม ตอบหรือแสดงความคิดเห็นต่างๆ ได ้

9.1. Open a support case
การเปิด Case เข้าไปสอบถามกับทางGoogle admin support โดยตรงสามารถทาได้ดังนี้
1. ใน administration panet คลิก support ตรง email support คลิก Support
Homepage
2. คลิก Open a support case
3. กรอกข ้อมูลที่ต ้องการสอบถาม

10. Setting
10.1. Calendar
รูปที่ 111: Calendar Settings
คือบริการปฏิทิน ที่สามารถใช ้ในการทากาหนดการส่วนตัวต่างๆ หรือการทากาหนดการ
ที่ใช ้ร่วมกับ User อื่นๆ บนโดเมนหรือภายนอกโดเมนได ้
General
คือหน้าแสดงข ้อมูลและการจัดการทั่วไปเกี่ยวกับ Calendar มีส่วนประกอบดังนี้
Web address
คือการกาหนด Web address ที่เข ้ามาสู่บริการ Calendar โดยกดที่ลิงค์ Change
URL Web address แบ่งออกเป็ น 2 แบบคือ
รูปที่ 112: ลิงค์Change URL ของบริการปฏิทิน
· Default: จะอยู่ในรูปแบบ http://www.google.com/calendar/yourdomain
· Custom: สามารถกาหนด URL เพื่อเข ้าสู่บริการ Calendar ให้มีรูปแบบที่ต ้องการ โดย
ใส่ CNAME ที่ต ้องการที่ช่องหน้าชื่อโดเมน

รูปที่ 113: เลือกรูปแบบ URL
รูปที่ 114: เลือกรูปแบบ Custom URL
· Continue>>: กดปุ่ ม Continue>> ระบบจะพามายังหน้าที่ให้ข ้อมูลเกี่ยวกับการ
เปลี่ยน CNAME
· Cancel: กดปุ่ ม Cancel หากต ้องการยกเลิกการเปลี่ยนแปลง
รูปที่ 115: ขั้นตอนการตั้งค่า CNAME ของบริการปฏิทิน

ในการกาหนด Custom URL นั้นจะต ้องมีการเปลี่ยนค่า CNAME ที่ Domain hosting ด ้วยดังนี้
· เข ้าสู่ระบบ Domain hosting ของท่าน แล ้วเข ้าไปในส่วนของการจัดการ DNS
· กาหนดค่า CNAME เป็ น ค่าที่ต ้องการ และ กาหนดปลายทาง
(destination) เป็ น ghs.google.com และบันทึกค่าลงในระบบ
· I've completed these steps: เมื่อตั้งค่า CNAME แล ้ว กดปุ่ ม I’ve completed these
steps เพื่อสิ้นสุดการตั้งค่า
· I’ll do this later: กดปุ่ ม I’ll do this later หากยังไม่ต ้องการทาการเปลี่ยนแปลง
Sharing options
คือการเลือกรูปแบบในการใช ้Calendar ร่วมกัน โดยแบ่งออกเป็ น 2 แบบหลักๆ
ดังนี้
รูปที่ 116: การจัดรูปแบบการใช้ปฏิทินร่วมกัน
· Outside this domain – set user ability: ซึ่งโดยปกติ calendar จะไม่มีการใช ้ร่วม
ภายนอกโดเมน แต่สามารถกาหนดระดับการเปิดใช ้ร่วมกันได ้ดังนี้
o Only free/busy information (hide event details): แสดงเฉพาะข ้อมูลเฉพาะ
เวลาที่ว่าง โดยซ่อนรายละเอียดเกี่ยวกับเหตุการณ์ไว ้
o Share all information, but outsiders cannot change calendar: ใช ้ข ้อมูล
ร่วมกันได ้แต่ผู ้ใช ้ที่อยู่ภายนอกโดเมนจะไม่สามารถเปลี่ยน calendar ได ้
o Share all information, and outsiders can change calendars: ใช ้ข ้อมูลร่วมกัน
ได ้และผู ้ใช ้ที่อยู่ภายนอกโดเมนสามารถเปลี่ยน calendar ได ้
· Within this domain – set default: คือรูปแบบในการใช ้calendar ร่วมกันบนโดเมน
เดียวกัน
o No sharing: ไม่ใช ้calendar ร่วมกัน
o Only free/busy information (hide details): แสดงเฉพาะข ้อมูลเฉพาะเวลาที่
ว่าง โดยซ่อนรายละเอียดเกี่ยวกับเหตุการณ์ไว ้
o Share all information: ใช ้ข ้อมูลร่วมกันทั้งหมด

Disable service
กดที่ลิงค์ Disable calendar เมื่อต ้องการปิดบริการ Calendar
รูปที่ 117: ลิงค์Disable calendar
รูปที่ 118: ยืนยันการปิดบริการปฏิทิน
· Yes, disable Calendar: กดปุ่ ม Yes, disable Calendar เมื่อต ้องการปิดบริการ
· No, leave Calendar running: กดปุ่ ม No, leave Calendar running หากต ้องการให้บริการ
ทางานต่อไป
10.2. Chat
รูปที่ 119: Chat settings

คือบริการโปรแกรมการสนทนาผ่าน Internet ซึ่งสามารถที่จะเลือกลงโปรแกรม Google
Talk บนเครื่องที่มีระบบปฏิบัติการเป็ น windows หรือหากไม่ต ้องการลงโปรแกรม ก็สามารถใช ้
ฟังก์ชั่นในการสนทนาผ่านทางหน้าเว็บที่อยู่ในโปรแกรม Gmail ได ้
Sharing options
คือการเลือกการสนทนาว่าต ้องการให้ทาการสนทนาภายนอกโดเมน
ด ้วย Option ใดบ ้าง ซึ่ง user จะสามารถสนทนากับ user ที่อยู่บน Google apps และ Gmail user ได ้
โดยอัตโนมัติ
· Display users’ chat status outside this domain: เลือกให้แสดงสถานะการ
สนทนาของ user ภายนอกโดเมนได ้
· Warn users when chatting outside this domain: เตือนเมื่อ user ทาการสนทนา
ภายนอกโดเมน
Download Google Talk
กดที่ลิงค์ Download Google Talk เพื่อดาวน์โหลดโปรแกรมการสนทนา
มา install ลงบนเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่มีระบบปฏิบัติการเป็ น windows
รูปที่ 120: ลิงค์Download Google Talk
รูปที่ 121: Run หรือ Save โปรแกรม Google Talk
· Run: กดปุ่ ม Run เมื่อต ้องการลงโปรแกรม
· Save: กดปุ่ ม Save เมื่อต ้องการบันทึกตัวโปรแกรมไว้ก่อนแล ้วจึงทาการลงภายหลัง
· Cancel: กดปุ่ ม Cancel เมื่อต ้องการยกเลิก

เมื่อลงโปรแกรมแล ้วสามารถใช ้โปรแกรมในการสนทนาได ้โดยใช ้ User ในระบบ Google
Apps สามารถสนทนากับ user ที่อยู่ในโดเมนและ user ที่มี Gmail account ได ้สาหรับรายละเอียด
การใช ้งาน Talk นั้นจะอธิบายรายละเอียดในเอกสาร Google Apps – Introduction Training
Document
รูปที่ 122: ตัวอย่างหน้าจอการใช้โปรแกรมการสนทนา(Google Talk)
Disable service
กดที่ลิงค์ Disable chat เมื่อต ้องการปิดบริการ
รูปที่ 123: ลิงค์Disable Chat
รูปที่ 124: ยืนยันการปิดบริการสนทนา
· Yes, disable Chat: กดปุ่ ม Yes, disable Chat เมื่อต ้องการปิดบริการ
· No, leave Chat running: กดปุ่ ม No, leave Chat running หากต ้องการให้บริการทางาน
ต่อไป

10.3. Contact
รูปที่ 125: Contacts settings
ในส่วนนี้เราสามารถตั้งค่าให้มีการแชร์ Contact กันได ้ในโดเมน สามารถกาหนด url
สาหรับ contact ได ้
*การแชร์ Contact ภายใน Domain คืออะไร ? การแชร์ contact ภายใน domain คือการที่ทุก
คนองค์กรของเราสามารถเห็น รายการผู ้ติดต่อที่มีอยู่ใน domain ได ้ซึ่งช่วยให้ผู ้ที่อยู่ในองค์กร
ทางานได ้ง่ายขึ้น คือเราไม่ต ้องมานั่งเพิ่มรายชื่อผู ้ติดต่อในองค์กรของเราอีก แต่มี list รายชื่อที่
ใช ้ร่วมกันทั้งองค์กร

10.4. Email
รูปที่ 126: Email Setting
General
คือหน้าแสดงข ้อมูลและจัดการเกี่ยวกับบริการ Email มีส่วนประกอบดังนี้

Web address
คือการกาหนด Web address ที่เข ้ามาสู่หน้า Email ของระบบ โดยกดที่ลิงค์
Change URL ซึ่งแบ่งออกเป็ น 2 แบบคือ
· Default: จะอยู่ในรูปแบบ http://mail.google.com/a/yourdomain
· Custom: สามารถกาหนด URL เพื่อเข ้าสู่หน้ Email ให้มีรูปแบบที่ต ้องการ โดย
ใส่ CNAME ที่ต ้องการที่ช่องหน้าชื่อโดเมน
รูปที่ 127: เลือกแบบ Custom URL
รูปที่ 128: ขั้นตอนการเปลี่ยน CNAME ของบริการ Email
· ในการกาหนด Custom URL นั้นจะต ้องมีการเปลี่ยนค่า CNAME ด ้วยดังนี้
· เข ้าสู่ระบบ Domain hosting ของท่าน ท่าน แล ้วเข ้าไปในส่วนของการจัดการ DNS
· กาหนดค่า CNAME เป็ น ค่าที่ต ้องการ และกาหนดปลายทาง
(destination) เป็ น ghs.google.comและบันทึกค่าลงใน

เมื่อตั้งค่า Custom URL แล ้วหากมาดูที่หน้า Dashboard จะเห็นว่า URL ของ start
page เปลี่ยนเป็ นค่าที่ต ้องการ
Cath-all address
คือการตั้งค่ากรณีที่รับ Email ที่ไม่มี address อยู่ในระบบ มี 2 ทางเลือกคือ
รูปที่ 129: Cash-all address
· Discard the email: ไม่รับ Email ที่ส่งมาที่ Email address ที่ไม่มีอยู่ในระบบ
· Forward the email to: ทาการส่งต่อ Email ไปยัง Email address ตามที่ระบุในช่อง
ด ้านหน้าชื่อโดเมน
Outbound relay
Email gateway
คือการตั้งค่า SMTP server เพื่อให้เป็ นทางออกในการส่ง Email ซึ่งจะมีประโยชน์
ในระหว่างที่มีการย้ายระบบจาก Email server เดิมมายัง Google Apps จะทาให้สามารถ
ส่ง Email ออกทางMail server เดิมได ้ด ้วย ถึงแม ้ว่าจะมี email address อยู่บน Google mail
server แล ้วก็ตาม
รูปที่ 130: ตั้งค่า Email gateway
Email whitelist
คือการตั้งค่า IP address ที่ส่ง email เข ้ามาให้เป็ น email ที่จะไม่ถูกแยกว่า
เป็ น SPAM สามารถกาหนดได ้หลาย IP โดยคั่นด ้วยเครื่องหมาย “,”
รูปที่ 131: Email whitelist

Email addresses
คือตารางแสดงรายการ Email address ในระบบ ทั้งที่เป็ น Email account และ Email
list
· สามารถกดลิงค์ที่หน้าชื่อ Recipient เพื่อ ดูข ้อมูล user detail ได ้
· ในกรณีที่เป็ น Email list จะแสดงข ้อมูลจานวนผู ้รับที่อยู่ใน Email list นั้น และ
แสดงชื่อของผู ้รับที่ด ้านข ้าง สามารถกดที่ ลิงค์จานวนผู ้รับเพื่อไปยังหน้า
รายการ Email list และสามารถจัดการข ้อมูลผู ้รับที่หน้านั้นได ้
รูปที่ 132: รายการ Email address

Create an email list
กดที่ลิงค์ Create an email list เพื่อสร้างกลุ่มผู ้รับ Email ซึ่งมีวิธีการใช ้งาน
เช่นเดียวกับที่อธิบายไปแล ้วใน 5.1.3 Group
รูปที่ 133: การสร้าง Email list
Download user list as CSV
กดที่ลิงค์ Download user list as CSV เมื่อต ้องการ download รายการ user มาเก็บไว้
ในเป็ นไฟล์ CSV
รูปที่ 134: ลิงค์Download user list as CSV

· Open: กดปุ่ ม Open เพื่อเปิดไฟล์โดยโปรแกรม MS excel
· Save: กดปุ่ ม save เมื่อต ้องการจัดเก็บไฟล์ไว้ในพื้นที่ที่ต ้องการ
· Cancel: กดปุ่ ม Cancel เมื่อต ้องกายกเลิกการทางาน

10.5. Google Doc
รูปที่ 136: Google Docs Setting
คือบริการเครื่องมือในการสร้าง Document และ spreadsheets
Web address
คือการกาหนด Web address ที่เข ้ามาสู่บริการ Doc and spreadsheets โดยกดที่
ลิงค์ Change URL Web address แบ่งออกเป็ น 2 แบบคือ

รูปที่ 137: ลิงค์Change URL ของบริการ Docs and Spreadsheets
· Default: จะอยู่ในรูปแบบ http://docs.google.com/a/yourdomain
· Custom: สามารถกาหนด URL เพื่อเข ้าสู่บริการ Doc and spreadsheets ให้มีรูปแบบที่
ต ้องการ โดยใส่ CNAME ที่ต ้องการที่ช่องหน้าชื่อโดเมน
รูปที่ 138: เลือกแบบ URL
รูปที่ 139: เลือกแบบ Custom URL
· Continue>>: กดปุ่ ม Continue>> ระบบจะพามายังหน้าที่ให้ข ้อมูลเกี่ยวกับการ
เปลี่ยน CNAME
· Cancel: กดปุ่ ม Cancel หากต ้องการยกเลิกการเปลี่ยนแปลง

รูปที่ 140: ขั้นตอนการตั้งค่า CNAME ของบริการ Docs and Spreadsheets
ในการกาหนด Custom URL นั้นจะต ้องมีการเปลี่ยนค่า CNAME ที่ Domain hosting ด ้วยดังนี้
· เข ้าสู่ระบบ Domain hosting ของท่าน แล ้วเข ้าไปในส่วนของการจัดการ DNS
· กาหนดค่า CNAME เป็ น ค่าที่ต ้องการ และ กาหนดปลายทาง
(destination) เป็ น ghs.google.com และบันทึกค่าลงในระบบ
Sharing options
คือกาหนดรูปแบบในการใช ้ Document และ Spreadsheets ร่วมกับ user อื่นๆที่อยู่
ภายนอกโดเมน มีดังนี้
รูปที่ 141: รูปแบบการตั้งค่าการใช้บริการDocs and Spreadsheets ร่วมกัน
· User cannot share document outside this domain: user ไม่สามารถใช ้เอกสาร
ร่วมกับผู ้ที่อยู่ภายนอกโดเมน
· User can share documents outside this domain, but will receive a warning each
time: user สามารถใช ้เอกสารร่วมกับผู ้ที่อยู่ภายนอกโดเมนได ้แต่จะได ้รับการแจ้ง
เตือนจากระบบทุกๆ ครั้ง

o Let users receive document from outside this
domain: เลือก check ที่ box หน้าข ้อความนี้หากต ้องการให้ user รับเอกสาร
ที่มาจากโดเมนภายนอกได ้
· Users can share documents outside this domain (without any warning):
user สามารถใช ้เอกสารร่วมกับผู ้ที่อยู่ภายนอกโดเมนได ้โดยไม่มีการแจ้งเตือนจาก
ระบบ
Disable service
กดที่ลิงค์ Disable docs and spreadsheets เมื่อต ้องการปิดบริการ
รูปที่ 142: ลิงค์Disable docs and spreadsheets
รูปที่ 143: ยืนยันการปิดบริการ Docs และ Spreadsheets
· Yes, disable Docs & Spreadsheets: กดปุ่ ม Yes, disable Docs & Spreadsheets เมื่อ
ต ้องการปิดบริการ
· No, leave Docs & Spreadsheets running: กดปุ่ ม No, leave Docs & Spreadsheets
running หากต ้องการให้บริการทางานต่อไป

10.6. Mobile
รูปที่ 144: Mobile Settings
เป็ นการตั้งค่าให้ผู ้ใช ้งานสามารถเข ้าถึงข ้อมูลของโดเมนนี้ได ้ด ้วยการใช ้สมาร์ทโฟน

10.7. Sites
รูปที่ 145: Site settings
คือบริการเครื่องมือในการสร้างเว็บของโดเมน มีส่วนของการทางานดังนี้
รูปที่ 146: การตั้งค่าบริการ Web pages
Service setup
กดที่ลิงค์ Edit your web pages เพื่อแก ้ไขหน้าเว็บของโดเมน
รูปที่ 147: ลิงค์Edit your web pages

Google apps administration guide 0.6

Google apps administration guide 0.6

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Mehr von Suphot Chaichana

Mehr von Suphot Chaichana (20)

Google apps administration guide 0.6