Thư trả lời tự động (Autoresponder) là một công cụ tuyệt vời để thực hiện marketing online. Tuy nhiên không phải nhà marketing nào cũng biết tận dụng chúng một cách hiệu quả. http://subiz.com/blog/ban-da-biet-su-dung-thu-tra-loi-tu-dong-dung-cach.html

1. Bạn đã biết sử dụng Thư trả lời tự động đúng cách?
Thư trả lời tự động (Autoresponder) là một công cụ tuyệt vời để thực hiện marketing online.
Tuy nhiên không phải nhà marketing nào cũng biết tận dụng chúng một cách hiệu quả. Khách
hàng gửi thư cho bạn cho thấy họ có nhu cầu về sản phẩm/dịch vụ mà bạn đang cung cấp,
hãy nắm lấy cơ hội tuyệt vời này để biến khách hàng tiềm năng thành những khách hàng thật
sự, cũng như là cơ hội để bạn thể hiện dịch vụ chăm sóc khách hàng hoàn hảo của mình.
Hãy cùng ​Subiz​ tìm hiểu công cụ marketing tuyệt vời này nhé!
1. Thư trả lời tự động dùng nhiều nhất khi nào?
Loại thư trả lời tự động nào mà các công ty kinh doanh trực tuyến thường sử dụng? Sherpa
đã tìm được câu trả lời sau khi hỏi 1095 nhà marketing:

2.
Thống kê các loại thư trả lời tự động

3. Theo kết quả này thì thư chào mừng, cảm ơn và giao dịch là phổ biến nhất. Đa phần các nhà
marketing không trộn lẫn chức năng của các thư này với nhau.
Chuyên gia marketing Chris Hexton của Vero đã phát biểu về kết quả này như sau “Khoảng
75% các doanh nghiệp đã bỏ lỡ điểm hay nhất của email marketing.”
Hexton giải thích: “Thư tin tức định kỳ thường có tỷ lệ xem khoảng 20%, và thư giao dịch là
khoảng 50%. Điều này có nghĩa là thư giao dịch thường hiệu quả hơn thư tin tức định kỳ
100%. Thực tế là các thư gửi đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng luôn thu được nhiều
lượt xem, click và mua hàng nhất, điều này cũng đúng với thư trả lời tự động thường hiệu
quả vì chúng cung cấp cho người dùng theo hoàn cảnh.”
2. Lựa chọn chủ đề thông minh cho thư trả lời tự động
Nếu muốn thư trả lời tự động tác động đến người xem, nó cần thỏa mãn nhu cầu thông tin, vì
vậy cần lựa chọn nội dung thư cẩn thận. Để lên kế hoạch phát triển nội dung thư một cách
thông minh, bạn cần đánh đúng vào nhu cầu của người xem và khám phá ra những vấn đề
của họ.
Để biết được những điều này, thử kết hợp các cách sau:
● Hỏi người xem – người xem hiện tại của bạn là điểm bắt đầu. Bạn có thể hỏi một
nhóm khách hàng những câu hỏi đơn giản thông qua email hoặc điện thoại. Bạn cũng
có thể làm khảo sát. Một khả năng khác là hỏi ngay nhóm mà bạn dẫn dắt hoặc tham
gia trên các mạng xã hội hoặc thông qua các diễn đàn.
● Lắng nghe mạng xã hội – Mạng xã hội là công cụ nghiên cứu thị trường lý tưởng. Đọc
những blog hay hơn trong ngành để biết được những thông tin nào được chia sẻ và
bình luận nhiều nhất.
● Chú ý đến hashtag trong các nhóm nhỏ. Tìm tòi trên các trang hỏi đáp như Quora,
Yahoo Ansswers.

4. ● Ước định nội dung – bạn có thể lấy ý tưởng cho thư trả lời tự động bằng cách ước
định sự quan tâm đối với nội dung thư đang dùng. Những bài viết nào tốt nhất? Xem
lượt chia sẻ, bình luận và phân tích.
● Nếu trang của bạn có công cụ tìm kiếm, bạn có thể xem những từ khóa mà người
xem đã tìm kiếm. Hoặc chèn những câu hỏi trong email, chat. Chú ý những câu hỏi,
tìm kiếm những nội dung và chủ đề phổ biến.
● Nghiên cứu từ khóa – Công cụ Google Keyword Planner sẽ không nói thẳng ra cho
bạn biết những chủ để mà người xem quan tâm, nhưng bạn có thể kiểm tra dự đoán
của mình bằng cách kiểm tra số lượt tìm kiếm của các từ khóa.
3. Ba gợi ý viết thư trả lời tự động
Bạn có thể viết nội dung mới cho thư hoặc không. Cân nhắc những lựa chọn sau:
● Kế hoạch A: Mới hoàn toàn
● Dựa trên nghiên cứu mà bạn đã tiến hành, bạn có thể viết ra nội dung mới hoàn toàn
cho thư trả lời tự động. Bạn có thể tự viết hoặc thuê ai đó, nội dung thư yêu cầu phải
không bị trùng lặp với thư của các công ty khác. Người xem có thể nhận ra nét riêng
biệt trong thư của bạn và tiếp tục nhận thư.
● Nhưng có thể bạn cần cách khác nhanh hơn.
● Kế hoạch B: Blog
● Tại sao bạn không khôi phục lại những bài viết cũ? Dám cá là độc giả, nhất là những
người đăng ký mới chưa từng đọc tất cả những bài viết bạn đã đăng. Cân nhắc
những bài viết blog còn giá trị. Bạn có thể gộp một số bài viết vào cùng một nhóm để
sáng tạo ra một chủ đề mới. Hoặc những bài viết trong quá khứ cũng có thể sử dụng
làm thư trả lời tự động.
● Kế hoạch C: Ebook
● Bạn có thể tạo ra một ebook. Hoặc viết một chuỗi bài về một chủ đề nhất định hoặc
chia nhỏ các bài viết thành một seri thư trả lời.

5. 4. Ba lựa chọn để trình bày thư
Dù là bạn tạo nội dung mới, sử dụng lại những bài viết cũ hay làm eBook, biên tập lại nội
dung đang có, hoặc kết hợp các cách này, bạn cần quyết định cách trình bày nội dung.
● Trình bày bài viết hoặc một phần eBook trong phần thân của thư.
● Trình bày một phần nội dung (ví dụ, một vài đoạn đầu) sau đó chèn link dẫn tới blog
hoặc eBook.
● Hoặc có thể viết bài tóm tắt và đính kèm link.
5. Mẹo gửi thư trả lời tự động
Lập thời gian biểu. Cân nhắc đến số lượng thư sẽ gửi và khoảng cách giữa các lần gửi.
Không có quyết định đúng, sai ở đây. Bạn có thể cân nhắc các gợi ý sau:
● Ước định. Nếu bạn đoán là người nhận không thể đợi quá lâu để nhận thư, bạn có thể
gửi thư liên tục hoặc gửi cách nhau vài ngày hoặc gửi hàng tuần.
● Thử nghiệm. Bạn có thể lên lịch gửi thư và để ý đến những người đăng ký ngừng
nhận thư. Hoặc là bạn gửi cho hai nhóm khác nhau để xem cách nào hiệu quả hơn.
● Thi đua. Thư trả lời tự động là chiến lược mà các nhà marketing qua emal và nội dung
hay dùng, vì vậy bạn có thể gửi thư thi đua với thư trả lời tự động của một công ty
khác mà bạn thích.
Seri ngắn? Một seri thư ngắn thường dễ làm và hấp dẫn với người xem hơn, nhất là những
người chưa biết về nội dung thư của bạn.
Seri dài? Một seri thư dài nên đi sâu vào một chủ đề. Seri dài sẽ chăm sóc khách hàng tốt
hơn vì sẽ tạo ra nhóm người xem đều đặn.
Nếu sử dụng seri dài dẫn đến có nhiều người ngừng đăng ký nhận thư, bạn có thể tách ra hai
nhóm riêng rẽ, những người thực sự thích và những người không thích hình thức này.

6. Bán hàng. Dù là bạn dùng seri dài, ngắn hoặc ở khoảng giữa hai cái này, tôi đề nghị bạn nên
làm một cách hấp dẫn. Ví dụ…
● Seri ngắn gồm 4 thư cung cấp nội dung hữu ích về một khóa học.
● Hoặc chủ đề gồm một seri 30 mươi bài học trong ba mươi ngày, trình bày mọi điều
bạn cần biết về…
6. Chiều dài của thư
Chiều dài của thư, cũng giống như số lượng thư bạn sẽ gửi, cũng nên được cân nhắc và thử
nghiệm cẩn thận. Tôi từng nói, “Đừng đếm kí tự, mà hãy để mỗi ký tự đều có giá trị.” Tôi tin là
không chuyện đúng hay sai ở đây.
Điều đúng cần làm là biên tập nội dung cho đến khi bạn tin chắc từng dòng đều có giá trị.
Nếu làm được, người đọc sẽ đồng ý là chiều dài không thành vấn đề và sẽ đọc những bức
thư dài hơn. Đỉnh cao nhất của thư trả lời tự động chính là “marketing dựa trên sự cho phép”,
người xem có thể thích thú với những bức thư dài.
Như đã nói, nhiều người đọc lướt qua thư rất nhanh. Thư của bạn có thể gồm đoạn trích của
một bài viết kèm đường link dẫn tới trang blog hoặc website. Nhưng sẽ có những người thích
đọc toàn bộ bài viết này trong thư.
Nếu bạn muốn thư của mình được đọc lướt qua nhanh, trong năm ngày liên tiếp, có thể cân
nhắc gửi thư ngắn.
Hỏi khách hàng lựa chọn nào họ thích hơn hoặc có thể thêm bản thư dài vào nhóm mà bạn
đang thử nghiệm và theo dõi. Hành động thực tế sẽ cho bạn biết rõ kết quả.
7. Trình bày thư trả lời tự động như thế nào?
Chúng ta sẽ cùng nhau kiểm tra cách trình bày thư. HTML hay dạng văn bản đơn giản? Chia
nhiều cột hay một cột đơn? Dùng nhiều hình ảnh, hay chỉ một, hay không dùng hình ảnh?

7. Bất kể lựa chọn của bạn là gì, hãy thật thận trọng. Chia nội dung thư thành nhiều đoạn ngắn
và có khoảng cách giữa các đoạn.
Đúng là màn hình đang dần nhỏ lại. Và tỷ lệ e­mail đang được xem trên thiết bị di động tăng
nhanh. Chúng ta hiểu điều đó, nhưng người đọc đã quen với việc cuộn chuột và thích một
giao diện gọn gàng, thông suốt. Sử dụng header, đánh số thứ tự, chú thích và các cách thức
khác để thư dễ nhìn và tương tác tốt với những người thích đọc lướt.
P.s (tái bút): thử sử dụng P.S sau chữ ký. Theo thời gian, các nghiên cứu đã cho thấy sự
hiệu quả của dòng P.s.
8. Đã đến lúc gửi thư
Thư trả lời tự động có thể là công cụ hiệu quả với nhiều loại hình doanh nghiệp. Bạn không
cần đợi đến khi có một quyển sách hay một khóa học mới có thể bán hàng. Thư trả lời tự
động sẽ là công cụ đắc lực giúp bạn xây dựng danh sách email mà bạn cần.
Nhiều ý kiến trong bài viết này là từ người bạn của tôi, Julie Neidlinger, tác giả của blog
CoSchedule. Tôi xin được kết thúc bài viết bằng câu nói của cô ấy trong cuốn sách “The
Ultimate Guide to Creating an Email Autoresponder Course”:
“Một khóa học email nói về việc xây dựng danh sách email, tại một thời điểm luôn có một
người xem thấy hài lòng với email của bạn.”
Bài liên quan: ​Tăng sự hài lòng của khách hàng khi sử dụng Live Chat