1. 1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Gaji merupakan sejumlah uang yang diberikan kepada seseorang baik itu seorang
karyawan atau karyawan sebagai imbalan jasa atas usaha atau kerja yang telah
dilakukannya terhadap perusahaan. Dalam memberikan gaji setiap perusahaan memiliki
sistem yang berbeda-beda. Dalam melakukan perhitungan gaji, bukanlah suatu hal yang
mengherankan apabila suatu perusahaan mengalami kesulitan dalam melakukan
perhitungan gaji tenaga kerja tersebut. Hal ini umumnya disebabkan karena adanya jumlah
tenaga kerja yang sangat banyak dan waktu yang digunakan untuk menghitung gaji
sangatlah singkat yang biasanya dilakukan diakhir bulan.
Focus Copy Center adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan
peralatan tulis, fotokopi, dan percetakan. Perusahaan yang tergolong ke dalam usaha
menengah ini berdiri pada tahun 2000 beralamat di Jl. Gatot Subroto 694 Ungaran,
Kabupaten Semarang. Bermula dari sebuah toko penjualan alat tulis dan fotokopi, Focus
Copy Center mulai merambah bidang usaha percetakan digital di awal tahun 2010. Dengan
semakin berkembangnya usaha yang dijalankan, kebutuhan karyawan pun semakin
meningkat. Sayangnya, peningkatan jumlah karyawan ini tidak diiringi dengan perubahan
pada sistem penggajiannya.
2. Untuk masalah absensi karyawan, selama ini perusahaan masih menggunakan
sistem manual yaitu dengan menggunakan kartu absensi. Kartu absensi inilah yang
nantinya akan dijadikan pedoman dalam perhitungan gaji yang akan dibayarkan kepada
karyawan. Seperti halnya absensi, perhitungan gaji selama ini juga masih dilakukan secara
manual berdasarkan pada daftar hadir karyawan yang tercantum pada kartu absensi. Sistem
penggajian manual seperti ini tentu saja menguras waktu dan tenaga dari petugas
administrasi di dalam melakukan rekap data, akibatnya sering terjadi keterlambatan di
dalam pembayaran gaji kepada karyawan. Berdasarkan catatan yang dimiliki perusahaan,
selama periode Januari - Oktober 2014, perusahaan sudah mengalami keterlambatan dalam
pendistribusian gaji kepada karyawan sebanyak 5 kali, yaitu pada bulan Maret, April, Juni,
Agustus dan September. Keterlambatan ini seringkali terjadi karena proses rekapitulasi
absen dan perhitungan gaji yang masih manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup
lama.
Dari latar belakang di atas, maka disusunlah penulisan skripsi ini tentang
“Bagaimana merancang sebuah sistem informasi penggajian yang efektif dan efisien
bagi perusahaan Focus Copy Center?”
2
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan atas apa yang telah penulis sampaikan pada bagian latar belakang,
permasalahan yang akan dibahas pada penelitian ini adalah “Bagaimana merancang suatu
sistem informasi penggajian karyawan yang efektif dan efisien?”
3. 3
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari dilakukannya penelitian ini adalah untuk merancang suatu sistem
informasi yang dapat mengolah data gaji karyawan secara efektif dan efisien. Sehingga
tidak terjadi lagi keterlambatan di dalam pembayaran gaji kepada karyawan.
D. Sistematika Penulisan
Skripsi ini terbagi dalam lima bab yang terdiri dari beberapa subbab dengan urutan
pembahasan sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini menjelaskan latar belakang masalah,
rumusan masalah, tujuan serta sistematika penulisan
Skripsi.
BAB II : LANDASAN TEORI
Dalam bab ini menguraikan teori singkat mengenai
pengertian sistem dan karakteristiknya, pengertian
informasi, pengertian sistem informasi, siklus
pengembangan sistem, diagram alir data, rangkuman
penelitian terdahulu,serta kerangka pemikiran.
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN
Dalam bab ini berisi tentang waktu dan lokasi penelitian,
data yang digunakan, teknik pengambilan data, analisis
sistem berjalan, dan penyusunan sistem.
4. 4
BAB IV : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai sistem yang
dikembangkan dan lebih ditekankan pada analisis
kebutuhan.
BAB V : PENUTUP
Dalam bab ini penulis akan membuat simpulan dan saran
untuk melengkapi dan menyempurnakan tulisan.
5. 5
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Sistem
Menurut Mulyadi (2001:2), sistem pada dasarnya adalah ”Sekelompok unsur
yang erat serta berhubungan antara satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu”. Dari definisi tersebut Mulyadi (2001:2), merinci
lebih lanjut lagi mengenai pengertian umum sistem, yaitu sebagai berikut :
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Sedangkan menurut Jerry Fitz Gerald dalam Jogiyanto HM (1990:1), sistem adalah
suatu jaringan kerja dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu. Sebuah sistem terdiri dari bagian - bagian saling berkaitan yang
beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran dan maksud bukan seperangkat
unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal
sebagai saling melengkapi karena satu maksud, tujuan, atau sasarannya.
6. 6
A.1 Karakteristik Sistem
Karakteristik sistem merupakan hal-hal tertentu yang identik dengan suatu sistem.
Menurut Jogjiyanto H.M (2000:7) karakteristik suatu sistem adalah sebagai berikut :
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen
sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagianbagian
dari sistem.
2. Batasan Sistem
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lain atau dengan lingkungan lainnya. Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas suatu sistem
yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem
Penghubungan merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya
mengalir dari suatu subsistem ke sistem lainnya.
7. 7
5. Masukkan Sistem (Input)
Masukkan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan
dapat berupa masukkan perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal
(signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem
tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk
didapatkan keluaran, sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah
maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data
adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari suatu energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan keluaran yang tidak berguna yaitu sisa
pembuangan. Misalnya untuk merencanakan suatu sistem informasi billing yang
menghasilkan laporan keuangan maupun non keuangan perusahaan dengan
menggunakan program, panas yang dikeluarkan oleh komputer adalah keluaran
yang tak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan laporan
keuangan maupun non-keuangan adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengelolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengelolahan atau sistem itu
sendiri sebagai pengelolahnya. Pengelolah yang merubah masukkan menjadi
keluaran. Sistem akuntansi akan mengelolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan
keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan pihak manajemen.
8. 8
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective) kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan
sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
B. Informasi
Informasi adalah sejumlah data yang telah diproses dengan baik dan berguna bagi
pemakainya. Disebut informasi apabila data tersebut yang telah diproses sesuai dengan
kebutuhan pemakainya (Jogiyanto. HM, 2002, 11). Informasi merupakan masukan bagi
manajemen dalam membuat keputusan, oleh karena itu diperlukan suatu sistem
informasi yang baik agar diperoleh informasi yang akurat dan tepat waktu untuk
mendukung pengambilan keputusan yang cepat dan tepat oleh para pengambil
keputusan. Sumber dari informasi adalah data, data merupakan bentuk mentah yang
belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Kualitas dari informasi
tergantung dari tiga hal, yaitu:
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.
2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh
terlambat.
3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
9. 9
C. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk
dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan
(Tata Sutabri, S.Kom., MM ).
Sistem informasi juga dapat didefinisikan sebagai gabungan dari berbagai sistem
yang saling terkait, dengan menggunakan basis data dan sumber daya secara bersama-sama,
Wing Wahyu Winarno (2004:1.15). Adapun komponen-komponen dari sistem
informasi tersebut yaitu:
1. Perangkat keras (Hardware), terdiri dari komputer, pheriferal (printer), dan jaringan
2. Perangkat lunak (Software), yang merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang
ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas
tertentu.
3. Data, yang merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut
untuk menghasilkan informasi.
4. Manusia, seperti operator, pemimpin sistem informasi dan sebagainya.
5. Prosedur, seperti dokumentasi prosedur atau proses sistem, buku penuntun operasional
(aplikasi) dan teknis.
D. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Siklus hidup pengembangan sistem (SHPS) adalah pendekatan melalui beberapa
10. tahap untuk menganalisis dan merancang sistem. Berikut ini adalah gambar siklus hidup
pengembangan sistem dapat dilihat pada gambar 2.1.
10
2. Menentukan
1. Mengidentifikasi masalah,
peluang dan tujuan
syarat-syarat
3. Menganalisis kebutuhan-kebutuhan
sistem
4. Merancang sistem
yang direkomondasi
5. Mengembangankan dan
mendokumentasi P. lunak
6. Menguji dan
mempertahankan sistem
7. Mengimplemantasi dan
mengevaluasi sistem
Gambar 2.1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
(Sumber: Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003, 9)
Berikut tahap-tahap dalam siklus hidup pengembangan sistem:
1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
Tahap pertama ini berarti bahwa penganalisis melihat dengan jujur pada apa yang terjadi
didalam bisnis. Kemudian, bersama-sama dengan anggota organisasional lain,
penganalisis menentukan dengan cepat masalah-masalah dengan anggota organisasi
lain, penganalisis menentukan dengan tepat masalah-masalah tersebut.
2. Menentukan syarat-syarat informasi
Tahap berikutnya, penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat-syarat
11. informasi untuk para pemakai yang terlibat. Di antara perangkat-perangkat yang
dipergunakan untuk menetapkan syarat-syarat informasi dalam bisnis diantaranya ialah
menentukan sampel dan memeriksa data mentah, wawancara dan mengamati perilaku
pembuat keputusan dan lingkungan kantor dan prototyping.
3. Menganalisis kebutuhan sistem
Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali lagi
perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan
kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram aliran data untuk
menyusun daftar input, proses dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur.
4. Merancang sistem yang direkomendasikan
Dalam tahap ini penganalisa sistem menggunakan informasi-informasi yang terkumpul
sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logik. Penganalisis
merancang prosedur data-entry sedemikian rupa sehingga data yang dimasukkan ke
dalam sistem informasi benar-benar akurat. Selain itu, penganalisis menggunakan
teknik-teknik bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin keefektifan input
sistem informasi.
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak
Dalam tahap kelima ini penganalisis bekerja bersama-sama dengan pemrogram untuk
mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Beberapa teknik
terstruktur untuk merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak meliputi rencana
struktur, Nassi-Shneiderman charts, dan pseudocode.
11
12. 6. Menguji dan mempertahankan sistem
Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih
dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah sebelum
sistem tersebut ditetapkan. Sebagian pengujian dilakukan oleh pemrogram sendiri, dan
lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem. Rangkaian pengujian ini pertama-tama
dijalankan bersama-sama dengan data contoh serta dengan data aktual dari sistem yang
telah ada. Mempertahankan sistem dan dokumentasinya dimulai di tahap ini dan
dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan.
7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem
Di tahap terakhir ini penganalisis membantu untuk mengimplementasikan sistem
informasi. Tahap ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan sistem.
Sebagian pelatihan tersebut dilakukan oleh vendor, namun kesalahan pelatihan
merupakan tanggung jawab penganalisis sistem. Selain itu, penganalisis perlu
merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke sistem baru. Evaluasi yang
ditunjukkan sebagai bagian dari tahap terakhir ini biasanya dimaksudkan untuk
pembahasan. Sebenarnya, evaluasi dilakukan di setiap tahap. Kriteria utama yang harus
dipenuhi ialah apakah pemakai yang dituju benar-benar menggunakan sistem. (Kenneth.
E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003 , 11).
E. Diagram Alir Data (DAD)
DFD atau Diagram Alir Data (DAD) merupakan diagram yang menggunakan
notasi-notasi atau symbol-simbol untuk menggambarkan sistem jaringan kerja antar
12
13. fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data.
Adapun yang komponen yang digunakan dalam DAD adalah:
1. Kesatuan Luar (External Entity)
Kesatuan luar di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau
sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan
input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan
dengan suatu notasi persegi panjang dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis
tebal.
13
2. Aliran Data (Data Flow)
Aliran data di DFD disimbolkan dengan suatu anak panah. Aliran data ini mengalir
diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external
entity). Aliran data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk
sistem atau hasil dari proses sistem.
3. Proses (Process)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu aliran data yang masuk ke dalam proses untuk
dihasilkan aliran data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat
disimbolkan dengan notasi lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang
dengan sudut-sudut tumpul.
4. Penyimpanan Data (Data Store)
Penyimpanan data merupakan penyimpanan data yang dapat berupa:
14. • Suatu file atau basis data yang tersimpan di dalam sistem komputer
• Suatu arsip atau catatan manual
• Suatu kotak tempat tempat data di meja kerja seseorang
Meskipun dinamakan DFD, namun penekanan pada DFD lebih pada
prosesnya, bahkan DFD merupakan salah satu alat pemodelan proses dari sistem yang
paling sering digunakan. DFD mempunyai level – level dan semakin besar level maka
proses akan semakin detail dimulai dari context diagram, DFD Level 0, DFD Level 1.
14
Gambar 2.2 Simbol DFD Yourdan & DeMarco
F. PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services)
PIECES adalah sebuah kerangka kerja yang berguna untuk mengklasifikasikan
masalah (problems), peluang (oppurtunity) dan arahan atau tujuan (directives). Disebut
PIECES karena setiap hurufnya mewakili satu dari enam kategori, yaitu:
P : kebutuhan untuk meningkatkan kinerja
I : kebutuhan untuk meningkatkan kualitas informasi dan data
E: kebutuhan untuk meningkatkan sistem dari segi ekonomi seperti menekan biaya dan
meningkatkan keuntungan
15. C: kebutuhan untuk meningkatkan pengendalian atau keamanan
E: kebutuhan untuk meningkatkan keefisiensian dari orang-orangnya dan prosesnya
S: kebutuhan untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, supplier, partner,
karyawan, dan sebagainya.
15
G. Rangkuman Penelitian Terdahulu
Beberapa penelitian terdahulu yang revelan dengan penelitian ini antara lain:
Tabel 2.1 Rangkuman Penelitian Terdahulu
No Nama Peneliti Judul Penelitian Hasil Penelitian
1 Siti Fatimah
Perancangan Sistem
Informasi Penggajian dan
Pengupahan Berbasis
Microsoft Office Access
Pada Toko Gading Indah
Mojokerto
Sistem informasi penggajian
dan pengupahan berbasis
Microsoft Access dapat
membantu perusahaan dalam
pemprosesan data sehingga
kesalahan dan keterlambatan
pembayaran gaji kepada
karyawan tidak terjadi lagi
2 Tines Priandini Perancangan Sistem
Informasi Penggajian
Karyawan Terkomputerisasi
Pada Toserba Vienna Cinere
Dengan adanya sistem ini,
perusahaan dapat memproses
dan memperoleh informasi
lebih cepat, tepat dan efisien
sehingga mutu pelayanan dan
informasi dari sistem
penggajian ini dapat
ditingkatkan
16. 16
H. Kerangka Pemikiran
Analisis
Sistem
Informasi
Penggajian
Desain
Program dan
Perancangan
Sistem
Informasi
Penggajian
Gambar 2.3 Kerangka Pemikiran
Analisis
Kelemahan
Pada Sistem
Penggajian
Lama
(Manual)
Implementasi
Sistem
Informasi
Penggajian
Penelitian rancangan sistem ini bertujuan untuk merancang suatu sistem penggajian
yang efektif dan efisien sehingga diharapkan tidak akan terjadi lagi keterlambatan dalam
pembayaran gaji kepada karyawan. Untuk itu perlu kiranya melakukan analisis atas
kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem penggajian lama (manual). Selanjutnya,
penulis akan mencari solusi atas kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem penggajian
lama (manual) tersebut. Setelah itu, barulah dibuat desain program dan perancangan sistem
yang sesuai untuk perusahaan. Dalam pembuatan sistem ini perlu diperhatikan data-data
pendukungnya seperti database karyawan, gaji, potongan gaji, serta data kehadiran
karyawan. Setelah semua database selesai dibuat, barulah dirancang sistem informasi
penggajian dengan memanfaatkan data-data pada database tersebut untuk selanjutnya
diimplementasikan pada perusahaan.
17. 17
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Waktu dan Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan pada toko Focus Copy Center yang menjadi objek
penelitian. Dalam memperoleh sumber data, pelaksanaannya sebagai berikut:
1. Waktu
Penelitian dilaksanakan pada hari kerja pukul 10.00 – 14.00 WIB selama bulan
Desember 2014.
2. Lokasi Penelitian
Penelitian dilaksanakan di perusahaan yang menjadi objek penelitian, yaitu :
Nama Perusahaan : Focus Copy Center
Alamat Perusahaan : Jl. Gatot Subroto 694 Ungaran, Kabupaten Semarang
B. Data yang Digunakan
1. Data Primer
Dalam hal ini penulis menggunakan data primer yang diperoleh secara langsung
dari sumber yang bersangkutan yaitu mengamati sistem penggajian yang ada pada
Focus Copy Center.
18. 18
2. Data Sekunder
Dalam hal ini penulis menggunakan data sekunder yang diperoleh dengan
melakukan wawancara (interview) dengan pemilik dan karyawannya, serta melihat
dokumentasi arsip pembayaran gaji.
C. Teknik Pengumpulan Data
Untuk menyelesaikan permasalahan yang ada, metode pengumpulan data yang
dilakukan oleh penulis adalah dengan cara:
C.1 Studi Pustaka
Dilakukan dengan tujuan untuk memahami proses perancangan sistem informasi,
seperti mengumpulkan teori-teori yang berhubungan dengan perancangan sistem dan
penggajian.
C.2 Studi Lapangan
1. Sampling dan investigasi yaitu dengan meminta contoh sampel untuk dokumen
yang digunakan oleh perusahaan bersangkutan dengan masalah yang diteliti. Seperti
formulir data karyawan, dokumen daftar karyawan, daftar absen dan daftar gaji.
2. Wawancara yaitu dengan menanyakan beberapa pertanyaan yang berhubungan
dengan topik yang dibahas kepada pihak-pihak yang bersangkutan yang terdiri dari:
a. Bagian Administrasi
Menanyakan sistem pencatatan absensi dan perhitungan gaji karyawan.
b. Bagian Kasir
Menanyakan sistem pembayaran dan perhitungan gaji karyawan.
19. 3. Observasi yaitu dengan meninjau dan mengamati secara langsung sistem yang
sedang berjalan di perusahaan tersebut serta mengumpulkan data atau informasi
yang terkait dengan sistem-sistem informasi penggajian yang selanjutnya akan
dianalisis dalam analisa sistem berjalan.
4. Dokumentasi yaitu pengumpulan data melalui catatan atau arsip yang terdapat
pada pihak perusahaan (Indriantoro, Supomo, 1996). Yaitu data-data, catatan-catatan
seperti struktur organisasi dan job discription, manual sistem dan prosedur
penjualan yang digunakan sebagai dasar untuk desain proses, formulir-formulir
transaksi yang digunakan sebagai dasar desain input, dan laporan-laporan transaksi
sebagai dasar untuk desain output.
19
D. Metode Analisis Data
D.1 Analisis Sistem Berjalan
Dalam menganalisis sistem yang sudah berjalan pada perusahaan, dibutuhkan
beberapa tahapan seperti:
1. Analisis Dokumen Masukan
Analisis dilakukan pada dokumen-dokumen masukan yang digunakan dalam
sistem penggajian manual pada Focus Copy Center yang terdiri dari formulir daftar
karyawan dan kartu absensi karyawan.
2. Analisis Prosedur
Pada analisis prosedur ini, penulis akan mempelajari perihal standar operating
prosedur penggajian karyawan yang ada pada perusahaan. Yaitu dengan
20. mempelajari dokumen apa saja yang terlibat di dalamnya dan bagaimana alurnya.
Dimulai dari kartu absensi karyawan, rekap absensi, pembuatan laporan gaji oleh
bagian administrasi, pencetakan slip gaji oleh bagian kasir perusahaan, hingga
pendistribusian gaji kepada karyawan.
20
3. Analisis Laporan
Laporan daftar gaji adalah laporan yang berisikan gaji dari para karyawan yang
bekerja pada Focus Copy Center. Penulis akan mempelajari perihal format
laporannya. Selain laporan gaji pegawai, slip gaji juga merupakan salah satu laporan
yang akan diperlihatkan kepada pimpinan sebagai bukti telah dilakukannya
penyerahan gaji kepada masing-masing pegawai yang bersangkutan. Tujuan analisis
atas dua dokumen tersebut adalah untuk melihat apakah sudah cukup
mengakomodir kebutuhan perusahaan atau belum.
D.2 Menyusun Sistem
Dalam teknik penyusunan sistem pada rancangan ini, dilakukan teknik analisis
data. Adapun teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Mendefinisikan kebutuhan pemakai sistem dan menentukan tujuan dari
perancangan sistem sesuai dengan kebutuhan pemakai tersebut. Disini pihak
pemakai sistem yaitu Focus Copy Center, membutuhkan suatu sistem informasi
penggajian yang terkomputerisasi, karena saat ini perusahaan masih menggunakan
21. sistem manual yang prosesnya rentan terhadap kesalahan serta sangat menyita
waktu.
2. Mengumpulkan data-data yang diperoleh dari pihak perusahaan. Data-data yang
diperlukan dari pihak perusahaan yaitu berupa data tentang karyawan, data gaji
serta komponen-komponennya.
3. Mendesain tabel, tabel adalah sekumpulan data atau informasi spesifik tentang
21
subyek tertentu yang disusun dalam bentuk kolom dan baris.
4. Merelasikan tabel, relasi antar tabel digunakan untuk mengola database. Apabila
relasi telah dibuat maka perubahan yang dilakukan pada tingkat relasi dapat
mengakibatkan perubahan dalam tabel aslinya
5. Merancang query
Query dirancang untuk:
a. Merelasikan record, data dan field, antara tabel-tabel, query-query, atau
kombinasinya.
b. Menciptakan field baru beserta record dan data baru dalam query itu
sendiri.
c. Menyajikan bahan untuk dasar pembuatan form atau report.
6. Merancang form, form dirancang untuk menampilkan field-field yang
dibutuhkan dan label penjelasannya dalam format tampilan yang lebih menarik.
Sebuah formulir menitikberatkan pada informasi yang dibutuhkan.
22. 7. Merancang report, report digunakan untuk menampilkan data atau mencetak
informasi yang berasal dari tabel atau query. Report merupakan hasil akhir dalam
pengolahan database yang menggunakan microsoft access.
8. Melakukan uji coba aplikasi sistem. Dalam hal ini peneliti mencoba menerapkan
aplikasi sistem informasi penggajian yang telah dibuat pada Focus Copy Center.
Cara melakukan uji coba tersebut adalah dengan menggunakan data yang ada,
apakah sudah bisa beroperasi atau belum. Dan apabila terjadi kesalahan logika pada
sistem maka akan dilakukan perbaikan-perbaikan.
22
