Empfohlen
Empfohlen
Weitere ähnliche Inhalte
Andere mochten auch
Andere mochten auch (20)
Ähnlich wie электронный документооборот
Ähnlich wie электронный документооборот (20)
Mehr von student_kai
электронный документооборот
- 2. Электронный документооборот — высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления, а так же современных предприятий, начиная с крупных учреждений и заканчивая предприятиями малого бизнеса.
- 3. Электронный документооборот — это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу предприятия. И совершенно очевидно, что система подобного масштаба не может быть внедрена «с нуля», поскольку, затронув почти все основные стороны деятельности, внедрение может вызвать долговременный паралич в его деятельности.
- 4. Что необходимо для построения электронного документооборота? Внедрение электронного документооборота требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия: • средств вычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому ПО документооборота; обязательна 100%-ная оснащенность персональными компьютерами всех работников органа власти, работающих с документами; • средств связи адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами; • автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту; • психологической готовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручной подписи на документе; • служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму.
- 5. Системы, организующие электронный документооборот Применяемые технологии в электронном документообороте позволяют организовать «бесшовное» взаимодействие систем, обеспечивающих различные операции обработки документов. В первую очередь к таким технологиям можно отнести: • технологии распознавания текстов, трансформирующие бумажные входящие документы в полностью электронную форму представления; • электронный аналог собственноручной подписи; • средства передачи данных; • средства хранения электронной информации.
- 6. Подобная интеграции — надежное хранилище документов и взаимодействующие с ним системы документооборота. 1 Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы 2 1 Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы 1 Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Хранилище электронных документов Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Архив электронных документов 1) 2) 3) 4) рабочие материалы и шаблоны, нормативно-справочная информация и руководящие материалы Электронные документы, подлежащие обязательному архивному хранению электронные образы бумажных документов бумажные документы, подлежащие обязательному архивному хранению 3 Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Архив бумажных документов 4 Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы
- 7. Работа с документами в архиве Контроль исполнения 0 документ документ документ документ документ документ документ документ документ Электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. Подготовка исходящего документа 1 3 документ документ документ документ документ документ документ электрон. электрон. документ 7 Электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. документ документ Электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон 2 Электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон 8 Электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон документ документ документ документ документ документ документ Электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон Согласование, утверждение и регистрация 4 документ документ документ документ документ документ документ Электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон 5 6 Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы Электронные офисные системы документ документ документ документ документ документ документ Электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон. электрон Хранилище документов 9 Электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон. документ электрон 0 – обращение гражданина или предприятия 1 – зарегистрированный входящий документ 2 – рассмотренный входящий документ с наложенной резолюцией Архив электронных 3 – текст проекта исходящего документа документов 4 – согласованный проект исходящего документа 5 – утвержденный проект исходящего документа 6 – зарегистрированный исходящий документ 7 – рабочие материалы и шаблоны 8 – нормативно-справочная информация и руководящие материалы 9 – архив документов органа власти Рассылка и публ икация Регистрация и рассмотрение
- 8. Основной целью при разработке технологий электронного документооборота являлось достижение максимальной преемственности правил и приемов бумажного документооборота и журнальнокартотечного делопроизводства, что позволяет обеспечить безболезненный переход от традиционных технологий к современным. Системой делопроизводства обрабатываются документы, хранимые в едином хранилище документов. Это позволяет включить документы, обрабатываемые официальным документооборотом в единое информационное пространство органа власти.
- 9. Технологию электронного : • регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте или через Интернет-портал входящих документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой; • прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа в виде файла (файлов) любого формата; • разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа; предоставление каждому должностному лицу — участнику делопроизводственного процесса — своего личного виртуального кабинета, чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции; • обеспечение процесса согласования (визирования) проектов документов; • полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск; • формирование и оформление дел, т.е. группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела; • архивное хранение электронных документов.
- 10. Отличие западного делопроизводства от Российского Советская система делопроизводства характеризовалась, прежде всего, строгой вертикальной направленностью. Т.е. все документы, поступающие в организацию, после регистрации направлялись на доклад к руководителю. После рассмотрения документа руководитель накладывал резолюцию, в которой указывал ответственного исполнителя. Далее документ попадал к ответственному исполнителю, который либо исполнял документ, либо направлял его на исполнение своим подчиненным, и таким образом документ, обрастая резолюциями, двигался вглубь к основанию иерархии. После того, как документ исполнялся, он совершал обратный путь снизу на самый верх, где и докладывалось об его исполнении. Западное же делопроизводство тяготеет к горизонтальной схеме. Это когда поступающие в учреждение документы сразу направляются исполнителям без доклада “наверх”. Еще одним принципиальным отличием нашей делопроизводственной практики от западной есть наличие органа, контролирующего исполнение документа. Перед тем как отправить документ ответственному исполнителю, он ставится на контроль в делопроизводстве учреждения. Т.о. третье лицо – делопроизводитель - всегда знает, у кого находится документ на исполнении и когда он должен быть исполнен. Именно эти два принципиальных отличия и определяют разницу в подходах ведения делопроизводства у нас и на западе. Поэтому автоматизация делопроизводства в пост советских странах при применении западных систем автоматизации должна вестись с учетом этих принципиальных отличий.
- 11. Одной из основных функций предприятий является периодическое получение разнообразной отчетности от других организаций. Для этой цели могут быть разработаны специализированные подсистемы, обеспечивающие автоматизированный прием документов определенных видов от автоматизированных систем предприятий, регистрацию их и дальнейшую передачу на обработку соответствующим автоматизированным системам.
- 12. Отличие западного делопроизводства от Российского Советская система делопроизводства характеризовалась, прежде всего, строгой вертикальной направленностью. Т.е. все документы, поступающие в организацию, после регистрации направлялись на доклад к руководителю. После рассмотрения документа руководитель накладывал резолюцию, в которой указывал ответственного исполнителя. Далее документ попадал к ответственному исполнителю, который либо исполнял документ, либо направлял его на исполнение своим подчиненным, и таким образом документ, обрастая резолюциями, двигался вглубь к основанию иерархии. После того, как документ исполнялся, он совершал обратный путь снизу на самый верх, где и докладывалось об его исполнении.
- 13. Отличие западного делопроизводства от Российского Западное же делопроизводство тяготеет к горизонтальной схеме. Это когда поступающие в учреждение документы сразу направляются исполнителям без доклада “наверх”. Еще одним принципиальным отличием нашей делопроизводственной практики от западной есть наличие органа, контролирующего исполнение документа. Перед тем как отправить документ ответственному исполнителю, он ставится на контроль в делопроизводстве учреждения. Т.о. третье лицо – делопроизводитель - всегда знает, у кого находится документ на исполнении и когда он должен быть исполнен. Именно эти два принципиальных отличия и определяют разницу в подходах ведения делопроизводства у нас и на западе. Поэтому автоматизация делопроизводства в пост советских странах при применении западных систем автоматизации должна вестись с учетом этих принципиальных отличий.
- 14. Таким образом, можно сделать вывод, что для каждого российского предприятия переход к электронному делопроизводству будет несколько специфичным, отличия от предприятий запада будет ещё более большим. Тем нее менее все основные признаки и качества электронного делопроизводства будут свойственны каждому предприятию. Именно на такие характеристики следует опираться при построении электронного делопроизводства на предприятии.