Time Management as a critical skill for a Manager.Which are the most time consuming habits, how to change the ineffective behaviours. Theatre, Neurophisiology, Self-Management

1. MASTER INTERNAZIONALI
The courage to have a dream. The skills to fulfil it
Workshop: (M1) Management I, Roma – 13 Luglio 2013, sede ASVI Polo didattico
Titolo Unità: Il Time Management: tra perdite di tempo e strumenti per ritrovarlo
Autore: Christian Dama – ASVI
Numero Pagine: 47

2. Come uso il
mio tempo…

3. Herrmann nel lavoro
GIALLO
BLU
Cerebrale
Sinistro
VERDE
•
•
•
•
•
•
•
•
Being Challenged
Analyzing & Diagnosing
Logical Processing
Finance & Numbers
Making Things Work
Solving Tough Problems
Clarifying Issues
Explaining Things
•
•
•
•
•
•
•
•
Dealing with the Future
Seeing the Big Picture
Inventing Solutions
Developing New Things
Providing Vision
Taking Risks
Integrating Ideas
Bringing About Change
•
•
•
•
•
•
•
•
Administering
Attending to Detail
Being in Control
Building Things
Establishing Order
Timely Implementation
Planning Things Out
Providing Support
•
•
•
•
•
•
•
•
Coaching
Working with People
Communicating
Building Relationships
Expressing Ideas
Teaching/Training
Persuading People
Being part of a Team
Cerebrale
Destro
ROSSO
Limbico
Limbico
Sinistro
Destro

4. I colori del tempo
PUNTI DI FORZA
DIFFICOLTA’
•Decide sui fatti
•Affamato di obiettivi raggiunti
•Descrive in modo puntuale gli obiettivi
•Multitasking
•Efficienza
•Delega
•Lavorare con obiettivi
poco chiari e/o scarse
informazioni
•Sovraccarico di lavoro

5. I colori del tempo
PUNTI DI FORZA
DIFFICOLTA’
•Qualità dei processi: studio e miglioramento
•Dettaglio estremo
•Affidabilità, rispetto scadenze
•Efficacia
•Ordine degli spazi di lavoro, dei documenti
•Inefficienza, troppo
tempo
•Perde di vista le priorità
•Gestione imprevisti
•Stress quando manca il
tempo per pianificare
•Procrastinazione finchè
non perfetto come dice
lui

6. I colori del tempo
PUNTI DI FORZA
DIFFICOLTA’
•Strategia
•Vedono l’insieme, non si perdono in dettagli
•Visualizzano obiettivo
•Lavorano bene sotto stress
•Soluzioni innovative, fuori dagli schemi
•Procrastinatori
•Rispetto scadenze
•Lavorano spesso in
autonomia
•Sottostima dei tempi
•No pianificazione di
gruppo
•Tanti progetti aperti
insieme, cambiano
sempre!

7. I colori del tempo
PUNTI DI FORZA
DIFFICOLTA’
•Aiutano il brainstorming
•Sensibili ai problemi di team management
•Decidono in base a come gli altro si sentono
•Empatia
•Si perdono in
chiacchere
•Dimenticano il compito
•Mischiano lavoro/vita
privata
•Dicono sempre SI ad
una richiesta di aiuto
•Non delegano

8. Come usa il
tempo
il non profit?....

9. Una
riunione...
utile e
divertente

11. So fico
perché
lavoro
tanto…

12. Faccio
tutto
io,
faccio
prima

13. C’è
chi
dice
SI

14. Dai…facciamo domani

16. CAMBIARE LE ABITUDINI
La dinamica corteccia - sottocorteccia
Un’azione ripetuta nel tempo tanto da
diventare automatica, naturale.
COSCIENZA
INCONSCIO
Corteccia
motoria
Lobo frontale
Sotto-Corteccia
motoria
Ganglia della base
Anche il BLOCCO
è un’abitudine
Sistema limbico
Emozioni

19. TEMPO
PER ME

20. ESERCIZIO 2:
CAMBIARE LE ABITUDINI
Difficoltà per tutti i colori….
-Come Dire NO
-Come Delegare
-Come evitare di Procrastinare

21. COME DIRE “NO”
•
Attieniti al tuo piano di obiettivi
•Chiediti a cosa puoi rinunciare per fare
il compito richiesto
•
Quando qualcuno persiste, ripeti la
tua posizione
•Dai risposte secche, assertive, lunghe
quanto basta secondo la situazione
•
Assicurati di aver capito cosa ti viene
chiesto esattamente
•Dai al tuo capo delle alternative o
suggerimenti (un altro
momento/persona)
•
Eccelli in un paio di cose, non fare
tutto
•In dubbio, evita il compito ora,
preparandoti per un SI in seguito. Prendi
tempo.
•
Hai il diritto a dire NO, fai capire agli
altri che la tua disponibilità non è
scontata
•Proteggi il tuo tempo rispetto a richieste
inaspettate o dell’ultimo momento
•
Ricorda al capo che stai lavorando su
progetti che lui ha già reputato
prioritari
•Puntualizza che puoi fare ogni cosa,
diverso è lavorare sempre
sull’emergenza
•
Chiedi al capo come il nuovo compito
può inserirsi nella tua lista di priorità

22. 1- Delega sul metodo/ tempi “corretti”. MicroManagement
2- Delega sulle responsabilità. RBM
Cosa delegare
Obiettivo
macro, scopo di
un’attività.
E’ indelegabile
Piano delle
azioni concrete
IL FINE
Pianificazione a
lungo termine
LA STRATEGIA
LA TATTICA
L’AZIONE
Le singole
attività

24. PROCRASTINARE…PERCHE’?
DIFFICOLTÀ
•
Compito giudicato complesso
•
Processo poco chiaro
•
Obiettivo poco chiaro
•
Tendenza a sovra-impegnarsi
•
Tendenza a fare tutto
all’ultimo, studiare i dettagli etc.
•
Paura di sbagliare
•
Paura del cambiamento
•
Compiti spiacevoli, noiosi, etc.

25. PROCRASTINARE…PERCHE’?
DIFFICOLTÀ
SOLUZIONE
•
Compito giudicato complesso
•Lo rendo più semplice
scomponendolo in attività più facili
da scolgere
•
Processo poco chiaro
•Chiedo specifiche
•
Obiettivo poco chiaro
•Rinegozio/riformulo obiettivo, cosa
dello SMARTER è poco chiaro?
•
Tendenza a sovra-impegnarsi
•Verifico il bisogno interiore da
soddisfare o la pianificazione fatta
•
Tendenza a fare tutto all’ultimo,
studiare i dettagli etc.
•Programmare per tempo obiettivi e
attività
•
Paura di sbagliare
•Che succede se sbaglio? Gestione
dell’errore, indicatori di risultato
chiari, programmazione
•
Paura del cambiamento
•Che rapporto ho col cambiamento?
Se cambio che succede? Focus su
effetti positivi del cambiamento
•
Compiti spiacevoli, noiosi, etc.
•Il compito è strategico od
operativo? Posso chiedere un

26. TEMPO
PER ME

27. I CONCETTI CHIAVE
L’OBIETTIVO S.M.A.R.T.
NO S.M.A.R.T.!!!
NO PLANNING!!

28. S.M.A.R.T.
CARATTERISTICA
DOMANDA
AZIONE
S.PECIFIC
Che cosa voglio fare?
Definire chi, cosa,
quando.
M.EASURABLE
Come misuro i
progressi in corso?
Indicatori
A.CHIEVABLE
Sono in grado di
farlo?
Analizzare le
risorse disponibili
R.EALISTIC
È realistico dati i
tempi e le risorse
disponibili?
Analizzare
rapporto tra
risorse disponibili
e tempi.
T.IME – BOUND
Entro quando?
Tempi certi, fasi
intermedie

29. S.M.A.R.T.
CARATTERISTICA
DOMANDA
AZIONE
E.XTENDING
L’obiettivo prevede un
miglioramento delle
competenze? È
sfidante?
Analizzare le
competenze
richieste
dall’obiettivo
R.EWARDING
È premiante?
Capire quali sono
i vantaggi
dell’obiettivo
raggiunto

30. ESEMPI
SMARTER
Garantire ad ognuna delle 10
Migliorata condizione abitativa
famiglie ambulanti di P.
degli ambulanti bangladeshi di
VittorioVittorio (Roma) entro 1
Piazza (Roma), 1 casa
popolare entro 1 anno.
anno
Aumentare del 40% la quota
La quota di fondi da
di fondi da multinazionali della
multinazionali della Provincia
Provincia aumenta del 30%
di Trento X nel triennio 20122015
nel triennio 2010-2013
Trovarecompetenze di PMC
Le mie lavoro come Project
manager richieste dalle ONG
sono più in una ONG inglese
entro 1ad un anno fine del
inglesi anno dalla dalla fine
Master.
del Master
Ridurredi livelli di cortisolo
I livelli i cortisolo nelle ore
nelle ore del giorno sotto la
del giorno sono sotto la soglia
soglia critica 1 anno anno.
critica entro entro 1
NO-SMARTER
Gli ambulanti a Roma vivono
meglio
Ottenere maggiori fondi da
aziende
Trovare un lavoro nelle ONG
inglesi dopo il Master
Aumentare l’esercizio fisico
appena possibile

31. I CONCETTI CHIAVE
ESERCIZIO, SCRIVI IL TUO OBIETTIVO

32. MA ALLORA……
Perché lavorare per obiettivi?
1. Dare una direzione al nostro lavoro, per conoscere
le conseguenza delle nostre azioni
2. Chiarirci le nostre aspettative: quanto siamo
interessati al nostro obiettivo?
3. Aumentare il nostro livello di prestazioni, più alto è
l’obiettivo più mi dovrò impegnare
4. Migliorare efficienza ed efficacia
5. Valutare e misurare: i rischi, le nostre capacità

33. I CONCETTI CHIAVE
LE PRIORITÀ
?
?

34. Tutti gli obiettivi sono uguali?
La legge di Pareto
Il 20% delle cause determina l’80% dei problemi.
L’80% delle cause determina il 20% dei problemi.
Lezioni per il TM?

35. I CONCETTI CHIAVE
LE PRIORITÀ: UNA PROPOSTA
Definizione possibile di Obiettivo prioritario
CARATTERISTICA
CHE SUCCEDE?
COSA CONTROLLARE
Urgenza
Scadenza
immediata
Tempo
Importanza
Valore:
Conseguenze
• Soggettivo
drammatiche se (famiglia, personale)
non raggiunto • Aziendale
(progetto, team)

36. LA GUERRA DEL SECOLO
Contro i Ladri del Tempo
Le nostre armi ……..”pacifiche”
1.
2.
3.
4.
La matrice di Eisenhower
Il 5W+H
Il diagramma di Gantt
L’agenda

37. LE ARMI PACIFICHE
1.
2.
3.
4.
1. La matrice di Eisenhower, il 5W + H
IMPORTANTE
NON IMPORTANTE
URGENTE
NON URGENTE
Lamatrice diEisenhower
Il5W+H
L’agenda
Il diagramma di Gantt

38. La matrice di Eisenhower: la vostra esperienza
COSA
CARATTERE
QUANDO
COME
VALORE %
OTTIMALE
IU
INU
NIU
NINU
•
•
•
•
CARATTERE: per cosa si caratterizza, cosa la distingue dalle altre attività
QUANDO: in che momento della giornata deve essere svolta
COME: per affrontare questo tipo di attività, quale comportamento
VALORE OTTIMALE: quale % della mia giornata tale attività occupa

39. I CONCETTI CHIAVE
LE PRIORITÀ: UNA PROPOSTA
La matrice di Eisenhower
COSA
CARATTERE
QUANDO
COME
VALORE %
OTTIMALE
IU
Operativo
Immediato
Breve
termine
Reattività
Metodo
70-80% tempo
INU
Strategico
Lungo
termine
Proattività
Pianificazione
10% del Tempo
NIU
Esterno,
Rumorosità
Costante
Delega
Negoziazione
5-10% del
Tempo
NINU
Banalità
Inutilità
Fascino
Costante?
Distrazioni
Standby
Dire NO
Delegare
Agenda
Meno possibile

40. TEMPO
PER ME

41. LE ARMI PACIFICHE
1.
2.
3.
4.
Lamatrice di Eisenhower
Il 5W+H
L’agenda
Il diagramma di Gantt
4. L’agenda cartacea od elettronica?
Un’agenda deve garantire:





Avvisi anticipati delle scadenze
Messaggi relativi agli impegni presi
Facilità e flessibilità di spostamento e integrazione con
strumenti di posta e cellulare
Possibilità di moltiplicare gli appuntamenti cui dare
attenzione (anche quelli NINU )
Tracciare le relazioni fra i dati inseriti


Incontro con Mario Rossi alle 11.00 – Chi è lui? Dove l’ho conosciuto?
Strumenti di Time Management: Calendario, Rubrica

42. LE ARMI PACIFICHE
L’AGENDA 2.0
Microsoft Outlook
Microsoft Excel
Mozilla Sunbird
Google Calendar – Google Doc
•
•
•
•
Il Calendario – Time sheet di Gruppo
Inviti per le riunioni
To-Do list
Sincronizzazione con dispositivi mobili


Microsoft Active Sync
Palm Os, Mac, Linux: HotSync, Intellisync

43. LE ARMI PACIFICHE
4.3 Altri strumenti di TM
•
http://www.csoftlab.com/
•
http://www.danea.it/software/REMINDER/
•
http://www25.brinkster.com/ezio2000/autopostit/autopostit.htm
•
http://sms.interworld.it/
•
http://www.3m.com/us/office/postit/

44. LE ARMI PACIFICHE
1.
2.
3.
4.
Lamatrice di Eisenhower
Il 5W+H
L’agenda
Il diagramma di Gantt
3. Il Diagramma di Gantt
a) Esempi: Stroppiana, ASVI
b) Software: Excel, Gantt Project
c) Cosa serve per Ganttare?
i.
ii.
Saper scomporre le attività in singoli compiti
Sapere quali sono le risorse a disposizione:



Fisiche (materie prime, strutture, etc..)
Monetarie (budget, cash)
Umane (colleghi, volontari, soci, etc..)
iii. Sapere tempificare le attività/compiti
iv. Saper definire delle milestones

45. Work Breakdown Structure (WBS)
Elenco grezzo delle attività di un progetto.
È orientato al prodotto.
Ad es. una bicicletta…
La regola del 100% del punteggio.

46. LE ARMI PACIFICHE
ESERCIZIO 4
Gantt……..Che ti
passa

47. LA GUERRA DEL SECOLO
IO SONO
STATO
BENE, E
VOI?