1. Urgensitas & Teknik Penyusunan
SOP-AP dalam Kerangka
Reformasi Birokrasi
Berdasarkan PERMENPAN
& RB No. 35 Tahun 2012
1. Fani Heru Wismono S.E., M.A., M.A.P.
2. Tri Wahyuni S.H.
3. Kemal Hidayah S.H.
2.
3. CERAMAH TEAM TEACHING (15%)
DISKUSI DAN TANYA JAWAB (10%)
PRAKTEK (SIMULASI) (75%)
METODE
6. • SPO : Standar Prosedur Operasi
• POS : Prosedur Operasional Standar
• SOB : Standar Operasional Baku
• Protap : Prosedur Tetap
• Istilah lain:
Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard
Working Procedures, Medic Procedures,
• SOP : Standar Operasional Prosedur
Istilah-Istilah Penting
7. Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan (SOP
AP)
Pengertian
Standar operasional prosedur
dari berbagai proses
penyelenggaraan administrasi
pemerintahan yang sesuai
dengan peraturan perundang-
10. Pemenuhan hak konstitusional
warga negara secara minimal.
Prosedur pelaksanaan layanan
tertentu, dibuat secara tertulis.
Pengaturan teknis penyelenggaraan
layanan tertentu (prosedur,
persyaratan, biaya, penanganan
keluhan, dsb.)
Kaitan SPM, SP, dan SOP
11. SOP Berdasar Sifat Kegiatan
SOP Administratif
• Prosedur standar yang bersifat umum dan tidak
rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari
satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih
dari satu peran atau jabatan
SOP Teknis
• Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan
yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau
pelaksana dengan satu peran atau jabatan
12. SOP Makro
Adalah SOP yg mencakup bbrp SOP Mikro. Berisi
gambaran kegiatan scr tidak langsung.
SOP Mikro
Adalah SOP yg mrpk bagian dari sebuah SOP Makro.
Berisi pelaksanaan kegiatan sebenarnya.
13. SOP MAKRO SOP MIKRO
SOP Penyelenggaraan
Penelitian
SOP Penyusunan Proposal
Penelitian
SOP Penggalian Data Lapangan
SOP Penyusunan Laporan
Penelitian
SOP Pengelolaan Surat SOP Penanganan Surat Masuk
SOP Pemberian Tanggapan
terhadap Surat Masuk
SOP Pengiriman Surat
Contoh SOP Makro dan Mikro
14. • SOP Generik
– Adalah SOP yg memiliki kesamaan dr segi kegiatan,
tahapan, & pelaksananya antar unit kerja yg berbeda.
– Contoh: SOP Penerbitan SPM, SOP Pengelolaan Keuangan.
• SOP Spesifik
– Adalah SOP yg memiliki perbedaan yg jelas dr segi
kegiatan, tahapan, & pelaksananya dg unit kerja lain.
– Contoh: SOP Penyelenggaraan Upacara Ngaben, SOP
Pisowanan Ageng Sri Sultan Hamengku Buwono.
15. • SOP Final
– Adalah SOP yg telah menghasilkan produk
utama yg paling akhir atau final.
• SOP Parsial
– Adalah SOP yg baru menghasilkan produk
antara/sementara.
Berdasar Kelengkapan
Kegiatan
16. SOP FINAL SOP PARSIAL
SOP Penyelenggaraan Diklat SOP Pengusulan Kegiatan Diklat
SOP Pembentukan Panitia Diklat
SOP Pendaftaran Peserta Diklat
SOP Pembuatan Sertifikat Diklat
SOP Penyusunan Laporan
Kegiatan Diklat
Contoh SOP Final dan Parsial
18. Identifikasi Tugas
Identifikasi Fungsi
Identifikasi Sub-Fungsi
Identifikasi Kegiatan
Identifikasi Output
Identifikasi Aspek;
Merumuskan judul SOP-AP.
Identifikasi Judul Identifikasi
Prosedur
Merumuskan
Format SOPAP
Menyusun
Dokumen SOPAP
Langkah-Langkah Penyusunan SOP AP
19. Identifikasi Kebutuhan SOP-AP pada
hakekatnya adalah mengidentifikasi
output yang dihasilkan dari
pelaksanaan tugas dan fungsi yang
dimiliki, berupa:
Output dari Tugas Pokok;
Output dari Tugas Tambahan;
Output dari Tugas Lain-lain.
Identifikasi Judul
20. No Tugas Fungsi
Sub-Fungsi
(Kegiatan)
Output Aspek Judul SOP
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
A. Melaksanakan
urusan bag.
Kepe gawaian,
&
kesejahteraan,
pendidikan
dan pelatihan.
Melaksanakan
urusan
kegiatan
kepegawaian
dan
kesejahteraan.
a. Melaksanakan
urusan
kegiatan
kepegawaian
b. Melaksanakan
urusan
kegiatan
kesejahteraan
a) Laporan
Kehadiran
Pegawai
Pembuatan a) Pembuatan
Laporan
Kehadiran
Pegawai
b) Surat Usulan
Kenaikan
Pangkat
c) dll.
Pembuatan b) Pembuatan
Surat Usulan
Kenaikan
Pangkat
a) Daftar Gaji
b) Pembayaran
Gaji Pegawai
c) dll,
Pembuatan
Pelaksanaan
a) Pembuatan
Daftar Gaji
b) Pelaksanaan
Pembayaran
Gaji Pegawai
Identifikasi Judul
21. BRANCHING FLOWCHART
Aktor dipisahkan dari aktivitas
Aktor lebih dari satu
HANYA MENGGUNAKAN 5 (LIMA) SIMBOL
Kapsul : mulai & berakhir
Kotak : proses/eksekusi
Belah ketupat : pengambilan keputusan
Panah : arah proses
Segi lima : penghubung antar
halaman
AKTIVITAS DITULIS DENGAN KATA KERJA TANPA SUBYEK
DILENGKAPI IDENTITAS, MUTU BAKU & KETERANGAN
Format SOP AP
22. SOP FORMAT SIMPLE STEP
SOP FORMAT HIERARCHICAL STEP
SOP FORMAT GRAPHIC STEP
SOP FORMAT FLOWCHARTS
Tipe-Tipe Format SOP AP
23. Contoh 1 : Format Simple Step
Nomor PK-C05
Tanggal 4 Maret 2005
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan,
dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti
mengenai hak cuti yang tersisa;
2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan
menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang
berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;
3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;
4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah
melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala
24. Contoh 2 : Format Hierarchical Step
Nomor PK-C05
Tanggal 4 Maret 2005
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Mengisi formulir cuti tahunan:
Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian
Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa
Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan
pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia
Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang
bersangkutan;
2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti:
Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir
pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti
Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,
menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;
3. Pelaksanaan cuti:
Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian,
menyampaikan satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi
Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan
kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;
Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala
25. Isi formulir
1. Pegawai yang
mengajukan cuti,
mengisi formulir cuti
tahunan
2. Serahkan formulir ke
Bagian Kepegawaian
3. Bagian Kepegawaian
meneliti ketersediaan
cuti bagi pegawai yang
meng-ajukan dan
menyerahkan kepada
yang bersangkutan
4. Pegawai
menandatangani formulir
dan menyerahkan
kepada atasan langsung
Persetujuan
1. Pegawai mengajukan
kepada atasan langsung
2. Atasan langsung
menandatangani dan
menyampaikan kepada
pejabat yang berwenang
memberikan cuti
3. Pejabat yang berwenang
memberikan cuti
menandatangani
pengajuan dan
menyampaikan kembali
kepada atasan langsung
pegawai yang
bersangkutan
4. Atasan langsung
menyampaikan kepada
yang bersangkutan
1. Pegawai yang
mengajukan cuti
menyampaikan
formulir kepada
Bagian Kepegawaian,
copy untuk unit
kerjanya dan copy
untuk yang
bersangkutan
2. Pegawai yang
mengajukan cuti
wajib melaporkan
kemajuan
pekerjaannya
sebelum cuti.
3. Pelaksanaan cuti
oleh yang
bersangkutan
Cuti
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Nomor : PK-C05
Tanggal : 4 Maret 2005
Contoh 3 : Format Graphic Step
26. Contoh 4 : Format Graphic Step (Annotated Picture)
SOP Pegadaian Barang Jaminan
Nasabah membawa barang
jaminan ke loket penaksir
Penaksir memeriksa barang jaminan.
Apabila tidak dapat diterima barang
jaminan dikembalikan ke nasabah
dengan penjelasan seperlunya
Nasabah mengisi formulir
permintaan kredit dilengkapi
dengan fotocopy KTP
Penaksir menaksir nilai nominal dari
barang jaminan, dan meminta
disposisi Manajer Cabang.
Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit
(SBK) untuk diserahkan kepada nasabah
Nasabah mengambil uang
pinjaman ke Kasir dengan
menunjukkan SBK
Kasir memberikan uang pinjaman
sesuai dengan nominal yang tercantum
Nasabah pulang
dengan tersenyum
27. Contoh 5 : Format (Linear) Flowchart
Mulai
Pengisian
Formulir Cuti
1 Pegawai yang mengajukan cuti mengisi formulir
2 Menyerahkan formulir terisi kepada Bagian kepegawaian
Penelitian
Sisa Cuti Tahunan
1 Bagian Kepegawaian meneliti sisa cuti yang bersangkutan
2 .Menyetujui atau mengkoreksi lama cuti yang diambil
Pengajuan kepada
atasan langsung
Pegawai mengajukan kepada atasan langsung
1 Atasan langsung memberi persetujuan atau menunda cuti
2 Jika ditunda, formulir dikembalikan ke pegawai, jika diteri-
ma disampaikan ke pejabat yg berwenang memberikan cuti
1 Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberi
persetuju-an atau menunda cuti
2 Jika ditunda, formulir dikembalikan ke pegawai, jika diteri-
ma disampaikan ke atasan langs. utk diserahkan ke ybs.
Persetujuan
Atasan lsg
Setuju
Tidak
Tidak
Cuti ditunda
Persetujuan
Pjb berwenang
Pegawai Cuti
Pegawai membuat laporan kemajuan pelaksanaan
pekerjaan sebelum cuti
Pegawai membuat
laporan pekerjaan
Pegawai melaksanakan cuti
Selesai
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Nomor : PK-C05
Tanggal : 4 Maret 2005
30. Dokumen SOP
1. Halaman Judul/ Cover
Standard Operasional Prosedur
Dinas Perumahan dan Tata Ruang
2015
Dinas Perumahan dan Tata Ruang
Jl. Mangga II No. 47 Tanjung Redeb
Telp: 0554-23666
Kabupaten Berau
31. 2. Keputusan Bupati
Keputusan Pimpinan Induk
Kementerian/Lembaga/
Pemerintah Daerah tentang
penetapan
dokumen SOP AP ini.
32. 3. Daftar Isi Dokumen
4. Penjelasan singkat penggunaan
Mencakup:
Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat
dan kebutuhan organisasi;
Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai
prosedur yang dibuat; dan
Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat
beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang
distandarkan.
5. Unsur Prosedur
Bagian Identitas dan flowchart
33. Rumus Aparatur Handal
Keterangan:
AH = Aparatur Handal
Ex = Expert (Ahli)
As = Asset (Aset)
Po = Positive Energy (Energi Positif)
XExAH As Po= X
