Компания Кодерлайн провела вебинар "Управление мероприятиями в 1С:Документооборот" Вебинар будет интересен  руководителям предприятий и организаций, заместителям руководителей, другим руководителям и специалистам отделов персонала и кадровых служб, заинтересованным лицам Ведущая: Елизавела ТАНЦЮРА - консультант аналитик 1С Описание: На вебинаре поговорили о понятии мероприятия в 1С:Документооборот, его видах, порядке создания, отчетах по мероприятиям, и о том, как с его помощью можно сократить время на подготовку непосредственного мероприятия, упростить процедуру подбора и оповещения участников, обеспечить учет и контроль исполнения принятых решений и др. Программа вебинара: 1. Понятие мероприятия в 1С:Документооборот; 2. Папки мероприятий; 3. Виды мероприятий: • Список участников; • Подбор времени мероприятия; • Программа мероприятия; • Протокол мероприятия; • Файлы мероприятия; • Рабочая группа; • Состояние мероприятий; • Операции мероприятия; • Приглашение на мероприятие; • Перенос времени и даты мероприятия; 4. Отчеты по мероприятиям. Будем благодарны за Ваши отзывы :)

1. Управление
мероприятиями в
1С:Документооборот
www.koderline.ru 1

2. 1. Понятие мероприятия в
1С:Документооборот
Для подготовки, учета, организации и последующего анализа
совещаний, обсуждений, заседаний и других коллективных собраний в
1С:Документооборот предусмотрен справочник Мероприятия,
использование которого позволяет сократить время на подготовку
мероприятий, упростит процедуру подбора и оповещения участников,
обеспечит учет и контроль исполнения принятых решений и др.
2

3. 1. Понятие мероприятия в
1С:Документооборот
Учет мероприятий включается администратором (по умолчанию
отключен) с помощью флажка Управление мероприятиями.
3

4. 1. Понятие мероприятия в
1С:Документооборот
Для работы с мероприятиями, в которых участвует текущий пользователь,
предусмотрено окно Мои мероприятия. Открытие можно производить из
4

5. 1. Понятие мероприятия в
1С:Документооборот
Создать мероприятие можно также из разделов Главное и Совместная
работа, либо из списка Мои мероприятия,
Однако более удобным способом создания является – на основании
документа, файла, письма, проекта, что обеспечивает автоматическое
заполнение предмета.
5

6. 1. Понятие мероприятия в
1С:Документооборот
Жизненный цикл мероприятия состоит из этапов:
1. Подготовка:
 планирование участников, места и времени мероприятия,
 оформление программы мероприятия,
 согласование участия (места, времени),
 подготовка материалов к мероприятию,
 рассылка участникам материалов к мероприятию.
2. Проведение:
 фиксирование присутствующих/отсутствующих, о
 фиксирование принятых решений.
3. Оформление протокола: подготовка протокола,
 согласование протокола,
 утверждение протокола.
4. Исполнение решений.
5. Анализ мероприятий.
6

7. 1. Понятие мероприятия в
1С:Документооборот
Права на изменение мероприятия есть:
 у организатора,
 председателя (только для протокольных мероприятий),
 секретаря (только для протокольных мероприятий).
У остальных участников мероприятия есть права только на
редактирование файлов мероприятия.
Копировать и анализировать информацию о текущих и прошедших
мероприятиях можно при помощи отчета Мероприятии.
7

8. 2. Папки мероприятий
Для наглядности и разграничения доступа к мероприятиям список Все
мероприятия организован по папкам. Изменение режима просмотра
происходит в меню Еще.
8

9. 2. Папки мероприятий
В карточке мероприятия поле В папке является обязательным для
заполнения.
9

10. 3. Виды мероприятий
Настройка видов мероприятий выполняется ответственным за НСИ в
разделе Нормативно-справочная информация.
10

11. 3. Виды мероприятий
В карточке вида мероприятия можно сделать следующее:
 установить, будут мероприятия данного вида протокольными или нет;
 настроить автоматическое заполнение рабочей группы для этого вида мероприятий;
 определить, будет ли заполнение рабочей группы обязательным для данного вида
мероприятий.
11

12. 3. Виды мероприятий
Если установлен флажок Протокольное мероприятие, то в карточке самого мероприятия
данного вида можно будет:
 назначить председателя и секретаря,
 создать протокол.
Протокольное мероприятие — это мероприятие, на котором требуется принять и
зафиксировать принятые решения.
Дня протокольных мероприятий требуется назначить:
 председателя,
 секретаря.
Председатель — это пользователь, который проводит совещание, а также подписывает
протокол.
Секретарь — это пользователь, который ведет протокол.
12

13. 3. Виды мероприятий
Председатель и секретарь имеют права на изменение мероприятия.
Решения, которые приняты на мероприятии, должны быть оформлены в протоколе
мероприятия.
Протокол — это документ, который содержит последовательную запись обсуждения
вопросов и принятых по ним решений.
13

14. 4. Создание мероприятия
В карточке мероприятия можно:
 указать общие сведения о мероприятии: место проведения организатора, начало,
окончание, важность,
 заполнить или изменить список участников,
 составить программу,
 составить протокол,
 приложить и отредактировать файлы,
 заполнить рабочую группу,
 стартовать процессы по мероприятию,
 посмотреть состояния мероприятия.
14

15. 4. Создание мероприятия
Обязательные поля при создании - Вид, Наименование, В папке
15

16. 4.1 Список участников
Участники - это все приглашенные на мероприятие лица и в качестве
докладчиков, и в качестве слушателей.
В качестве участников могут быть указаны: пользователи, роли, корреспонденты,
контактные лица корреспондентов, контакты из списка Личные адресаты.
Для добавления и изменения списка участников нужно использовать закладку
Участники в карточке мероприятия.
16

17. 4.1 Список участников
Участники, которые отказались принять участие в мероприятии, могут
быть исключены из списка. Если участник подтвердил свое присутствие,
но не явился, он отмечается как отсутствующий.
Пользователи, которые входят в список Участники, имеют права на
просмотр материалов мероприятия.
Автоматическая проверка доступности происходит, если включено
использование календаря.
Есть возможность проверить доступность участников мероприятия
вручную. Для этого на командной панели списка участников
предусмотрена кнопка Проверка доступности.
Если окажется, что не все пользователи доступны, то будет выведено окно
с состояниями пользователей и возможностью перейти к подбору
времени.
17

18. 4.2 Подбор времени мероприятия
Система автоматически определяет оптимальное время и учитывает
доступность участников, если выполнить действия:
1. Воспользоваться кнопкой Подобрать время на закладке Участники
2. Окно подбора времени включает две закладки Подбор времени и
Планировщик, где
18

19. 4.2 Подбор времени мероприятия
- на закладке Подбора времени указывается время проведения
мероприятия, когда все участники свободны, если таково имеется, в
противном случае для подбора будут предложены участники с
обязательной явкой
19

20. 4.2 Подбор времени мероприятия
- если такого времени не найдено, то нужно воспользоваться закладкой
Планировщик, где вручную выбирается дата и отображается календарь всех
участников за один день, при этом по горизонтали представлен список
участников, вертикали – занятость (серым)/отсутствие (розовым)
20

21. 4.3 Программа мероприятия
Программа – это перечень вопросов, которые необходимо обсудить.
Составление и изменение происходит на закладке Программа.
Ее можно вести:
■ в таблице (удобно использовать, когда программу не нужно оформлять в
виде отдельного документа);
■ в файлах (удобно использовать, когда программа должна быть красиво
оформлена);
■ в отдельном документе (удобно использовать, когда программа мероприятия
должна быть оформлена как отдельный официальный внутренний документ).
21

22. 4.3 Программа мероприятия
22

23. 4.4 Протокол мероприятия
23
Протокол — это список решений, принятых по результатам
мероприятия. Вести протокол можно для совещаний, обсуждений,
собраний и т.д.
Оформление происходит на закладке Протокол. Ведение
протокола происходит также как и Программы одним из способов

24. 4.5 Файлы мероприятия
24
Добавление и изменение файлов происходит на закладке Файлы. Права на редактирование файлов
имеют только пользователи, которые входят в список участников на закладке Участники.
Создать новый файл можно: из шаблона, из файла на диске, со сканера (если подключен).
Дня изменения существующего файла на панели действий предусмотрена команда Редактировать.

25. 4.6 Рабочая группа мероприятия
25
Заполнение, изменение или очистка рабочей группы происходит на закладке Рабочая группа.
Рабочая группа позволяет ограничить права на просмотр мероприятия только указанными в рабочей
группе пользователям и ролями.
При необходимости можно запретить автоматическое добавление участников рабочей группы,
установив флажок Запретить автоматическое добавление участников рабочей группы на закладке
Рабочая группа.

26. 4.7 Состояние мероприятий
26
Отображение состояния мероприятия в карточке происходит
индикатором прогресса.

27. 4.7 Состояние мероприятий
27
В списке мероприятий состояние отображается иконками, где пусто – состояние не
установлено, наполовину красный – просрочено, наполовину зеленый – в стадии подготовки,
указаны даты, зеленый – проведено, серый – отменено, прозрачный – в стадии подготовки, не
указаны даты.

28. 4.8 Операции мероприятий
28
Основные этапы работы над мероприятием, такие как приглашение участников,
согласование протокола, исполнение протокола и прочие, выполняются из
соответствующих закладок:

29. 4.8 Операции мероприятий
29

30. 4.9 Приглашение на мероприятие
30
Для приглашения на мероприятие используется процесс Приглашение.
При создании процесса Приглашение список исполнителей автоматически заполняется из
списка участников мероприятия. При необходимости его можно расширить и изменить

31. 4.9 Приглашение на мероприятие
31
Участник получает приглашение как задачу с наименованием Принять участие в.
Участник может принять приглашение либо отклонить.
Автор приглашения получает решение участников как задачу с наименованием
Ознакомиться с результатом приглашения, в которой видно, кто принял приглашение, кто не
принял.
После того как автор нажмет кнопку Повторить приглашение, начнется следующий цикл
ознакомления.

32. 4.10 Перенос времени и даты
мероприятия
32
При необходимости переноса сроков:
1. Принудительное заверение задач и повторная рассылка приглашений.
- завершить невыполненные задачи с результатом Не принято
- изменить время мероприятия
- отправить приглашение повторно.
2. Пометка приглашений на удаление и рассылки новых
- Пометить на удалении приглашения на мероприятие с некорректной датой и временем
- Отправить приглашение с новыми данными

33. 5. Отчеты по мероприятиям
33
Для анализа мероприятий служит отчет Мероприятия
Различные варианты отчета дают возможность узнать:
- Какие мероприятия были проведены за период
- Как растет или уменьшается количество мероприятий в организации
- Сколько времени тратится на мероприятия
- Мероприятия какого вида чаще всего приводят в организации
- Кто из сотрудников не является на мероприятия
- Кто из председателей организаторов нарушает сроки
- По каким мероприятиям были непринятые решения

34. 5. Отчеты по мероприятиям
34