應用03_未來辦公室的創新工作圈 【李政權】

2. 未來辦公室的創新工作圈
報告人：李政權 經理
日 期：2016.4.20
案號：H1040039245

3. 33
現今企業
面臨的挑戰

4. 4
Source: The Conference Board, 2015

5. 創新的理由？
5
Source : Statistics New Zealand
提高營收
提昇生產力
擴大佔有率

6. 6
Innovate or die
-Peter F. Drucker

7. 7
持續創新的關鍵

8. 變革力
88

9. 學習型組織
99
經驗留存
傳遞、分享

10. 執行力
1010
以前失敗過…
成本太高…
現在已經很好了啊！
老闆不喜歡…
太理想了…
市場還沒成熟吧…
沒有時間做….

11. 11
強化企業進步的核心動力
11
創新工作圈
多樣化
知識來源
團隊
合作
終身學習
人才培育
執行力
1
3
2
4

12. 12
1.多樣化知識來源
12
創新
工作圈
團隊
合作 執行力
多樣
來源
終身
學習

13. 13
知識工作者每日的工作情況
13
撰寫
處理待辦
討論交流
Email往返
開會
即時傳訊
搜尋文件

14. 14
Instant Messenger精華留存
 歷程歸檔
 部門群組
 任務群組
 聯絡人
留存歸檔串起
每一段的精華

15. 15
直接留存Email寶庫
 Email中提供各項：專案溝通、客戶需求、
新知分享…等重要訊息
 快速傳達、隨時留存，以供日後應用

16. 16
自由連結的雲端網路空間
 常用的雲端網路空間也成為資料來源
 享受隨時創作的成果
16

17. 2.終身學習/人才培育
1717
學習型組織
美國學者彼得·聖吉（Peter M.
Senge）《第五項修練》（The
Fifth Discipline）
「知識管理」是建設
學習型組織最重要的手段之一
創新
工作圈
團隊
合作 執行力
多樣
來源
終身
學習

18. 18
ISO 9001：2015 新版條文對知識管理的要求
 組織應決定其流程運作和實現產品與服務符合性
所需知識
 這方面的知識應被保存、且可適用於需要的範圍
 在處理變更需求與趨勢時、組織應考慮其目前知
識基礎、即決定如何獲得或使用所需的額外知識
18
組織知識包括智慧財產權和學習課程等資訊。內部資源、如來自失敗或成
功專案的學習、獲取組織內部該領域專家之知識和經驗。外部資源、如標
準、學術資源、研討會、從客戶或供應商獲得的知識。
客戶稽核愈來愈重視人員能力與職務要求的符合度

19. 1919
這樣的 SOP 能快
速看懂嗎？

20. 2020
作業程序一目了然
可連結相關知識文件，
表單、案例、常見問
題一次呈現
作業內容依需
要定義欄位
不熟悉程序／新進人員
快速上手
系統化指引作業程序(SOP)
 Step by Step 瞭解作業內容

21. 21
作業程序學習地圖
每項步驟執行重點說明
(欄位可自訂)
使用者可將執行每項步驟所產出的文件/執行經驗
，做整理(連結KM或上傳附檔皆可)，此區也可達
到個人工作的歷程紀錄並提供其他同仁參考
流程制訂單位可將相關表單、
常見問題等…與KM系統文件
做連結，也可自行上傳附檔
技術評估確認書
CMMI流程作業要領

22. 22
聰明的學習循環
22
結案經驗分享
Lessons Learned
快速累積各種成敗經驗
師徒制學習
資深人員指導新人，新進人員邊學邊整理
學習、分享，一舉兩得

23. 2323
關鍵字提示
高效能全文檢索，提昇知識內容再利用率
繁簡互換
同音／近似音
進階搜尋提供更多
篩選條件

24. 24
搜尋結果再分群，
加速找到目標資訊
以顏色提示關鍵字
存在附檔
搜尋結果

25. 25
3.團隊合作
 Change your work style
 知識工作者有61%時間用在閱讀與回覆郵件、找尋與
蒐集資料、溝通與協同互動 (McKinsey)
 這些工作如果有良好的 Social technology 平台支持, 則
可提升 20-25% 的生產力
Collaboration
Mobility
Social
創新
工作圈
執行力
多樣
來源
終身
學習
團隊
合作

26. 2626
串聯相同關鍵字
主題
運用「#」標記
關鍵字，串聯相
關主題
討論內容與過程可轉
成知識文件留存
挖掘內隱知識，激盪創新能量

27. 27
討論、交流
• 跨單位意見收集、交流
• 留存決策過程

28. 28
用「@」Cue 你
的工作夥伴，串聯
相關的人
時間
文件
人物

29. 29
從日常交流中找到對的夥伴
 誰與誰有關聯，可能是工作夥伴
 可能是工作內容、內容性質相似
 哪些人關注了相似的主題(事件)
 接下來再根據這些資料，給出建議

30. 30
透過@標註人員發起工作交辦
產生
交辦
可由此了解關鍵
人員是否皆已知悉
可於文件中提到特定
同仁請求協助或通知
主題建立者 Joseph
在內容提到@人員：
• Flora
• Vera

31. 31
交辦後追蹤工作處理進度掌握
顯示各人工作交辦
最新進度
顯示最新一次的
處理回報內容。
點選開啟至會議
工作系統查看完
整任務交辦內容

32. 32
4.執行力
32
創新
工作圈
多樣
來源
終身
學習
團隊
合作 執行力

33. 33
智慧辦公2.0 無紙化會議的新思維
規劃例行性
會議
會議討論 決議與列管
會前 會中 會後
•設定週期性會議
•準備會前工作
•蒐集會議資料
•會議討論與紀錄
•報告前次會議待辦進度
•決議任務即時交辦
•編撰會議紀錄
•追蹤列管重要決議
•善意提醒逾期稽催
執行與追蹤
工作管理
•執行細節透明化
•善意提醒逾期稽催
•逐項分工、進度追蹤

34. 34
清楚明瞭的會議工作桌 串聯會議各階段
無紙化環境建置討論會
主席報
告9:00 上午 ~ 9:10
上午執行長
無紙化計畫規劃報告
9:10 上午 ~ 9:30上午
企劃處
各部門配合工作
9:30 上午 ~ 9:50上午
總務處
臨時動議
9:50 上午 ~ 10:00上午
秘書處
主席報告
9:00 上午 ~ 9:10上午
秘書處 無紙化會議室建置報價
會議室設計圖
規劃「無紙化」各項執行工作
2013-04-07
2013 無紙化計畫書
執行方式討論
執行長 - 2013-02-07 09:13 上午
2013 Q3 前完成設備建置；Q4 開始內部同仁教育訓練
調閱資料有效率
即時交辦不拖延
議程規劃 會議進行更流暢 擬訂討論重點 溝通不遺漏
即時完成會議紀錄的基礎

35. 35
檢視與同步文件資料

36. 36
無紙化會議公作桌
檢視會議議程與參考資料

37. 37
個人筆記標示與註記
便利貼
手寫註記
會議資料無紙化
留下個人備忘和重點紀錄

38. 線上產出、寄送會議紀錄
無紙化辦公計畫會議
主席報告
9:00 上午 ~ 9:10上午
執行長
營運成果報告
9:10 上午 ~ 9:30上午
會計主管
行銷成果報告
9:30 上午 ~ 9:50上午
行銷業務主管
臨時動議
9:50 上午 ~ 10:00上午
執行長
主席報告
9:00 上午 ~ 9:10上午
執行長
2012 營收成果匯報
2011 營收報表
2011 營收統計圖
2013 組織營運規劃
2013-03-05
2013 營運狀況預估
準備「2012 營運成果報告」資料
2013-02-07
執行長 - 2013-02-07 09:13 上午
2013 營運規劃而言，將著眼於大中華區的市場開發。

39. 39
滿足複雜的工作協同分工
產品設計
(外型、包裝)
市場調查、
競品分析
蒐集客戶
需求與建議
技術研發
與評估
專案經理
研發部
設計部
業務部 行銷企劃部

40. 40
收到任務，依據內容進行細項分工
指派工作
高級工程師
工程師
了解任務內容，
以便進行細項工
作拆解！
研發部組長
依結案日評估工作期程
工作來源與工作內容

41. 41
雙向溝通，即時互動
規劃 2013 年度徵才活動
如果有需要，建議可以先找 HR 部門開會議確認方向！
增加雙向溝通管道
41

42. 個人化待辦
42

43. 43
追求更高的服務能量
加值、行動、創意
43

44. 44
整合型知識工作者工作平台
協同互動關係與連結
網絡–文件與活動之人、事、物
資料流 文件流 活動流
權限、全文檢索、資料庫
結構化索引庫管理
成為各種服務應用SOA平台
企業
入口網
ERP
系統
人力資源
系統
客戶關係
管理
…
SOA多元平台介接整合

45. 45
隨時連結應用，擴展無限可能
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Issues Projects
Info
Sharing
Ideas Sales Kit
Marketing
Info

46. Thanks
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47. Q&A
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