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- 1. Projet de fin d'étude pour l'obtention du Diplôme Nationale d'Ingénieur en Informatique Conception et développement des modules de GED pour l’ indexation et la numérisation des documents Société d'accueil : Smartkat Encadré par : Mr Naouai Mohamed (FST) M. Khayati Oualid (Smartkat) Année universitaire 2014/2015 Élaboré par : Labidi Anas
- 2. PLANPLAN 1. INTRODUCTION ET CADRE DU PROJET 2. ETUDE FONCTIONNELLE DE LA PARTIE ADMINISTRATION ET NUMERISATION 3. CONCEPTION DE LA PARTIE ADMINISTRATION ET NUMERISATION 4. ETUDE FONCTIONNELLE DE LA PARTIE INDEXATION 5. CONCEPTION DE LA PARTIE INDEXATION
- 3. INTRODUCTION ET CADREINTRODUCTION ET CADRE DU PROJETDU PROJET
- 4. QU’EST- CE QUE C’EST LA GESTIONQU’EST- CE QUE C’EST LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOUCUMENTS OU GED ?ELECTRONIQUE DES DOUCUMENTS OU GED ? l’ensemble des outils, des matériels et desl’ensemble des outils, des matériels et des technologies logicielles qui permettenttechnologies logicielles qui permettent d’acquérir, d’organiser, de gérer, de stocker etd’acquérir, d’organiser, de gérer, de stocker et de distribuer des documents sous formede distribuer des documents sous forme électroniqueélectronique l’ensemble des outils, des matériels et desl’ensemble des outils, des matériels et des technologies logicielles qui permettenttechnologies logicielles qui permettent d’acquérir, d’organiser, de gérer, de stocker etd’acquérir, d’organiser, de gérer, de stocker et de distribuer des documents sous formede distribuer des documents sous forme électroniqueélectronique
- 5. QUELLES SONT LES SOURCES DESQUELLES SONT LES SOURCES DES DOCUMENTS?DOCUMENTS? Les documents peuvent être : • des documents électroniques par nature • des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques
- 6. 1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GED Fichiers Intégrer des documents dans le système GED 1a 1a On peut intégrer dans le système de GED des documents électroniques par nature issus des applications informatiques de l’entreprise : sous forme d’états sous format texte sous toutes les autres formes de fichier électronique
- 7. 1b - Entrer des documents non électroniques dans le système GED Entrer des documents dans le système GED Acquérir par numérisation 1b Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques. Ils sont numérisés et dématérialisés.
- 8. 2a – Organiser l’accès aux documents du système GED Organiser l’accès aux documents Indexer 2a On doit pouvoir trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise. I l faut indexer les documents
- 9. 2b – Classer les documents dans une arborescence 2b Classer dans une arborescence Il faut ensuite classer les documents dans une organisation de dossiers informatiques qui constitue l’arborescence des dossiers et fichiers
- 10. 3 – Stocker les documents et les protéger Les documents indexés et classés sont stockés dans des serveurs de stockage qui doivent être protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc Stocker et protéger les documents 3
- 11. 4 – « Alimenter » les bases de données de l’organisation 4 « Alimenter » les bases de données de l’organisation Tous les documents indexés, classés et stockés enrichissent les bases de données Des applications logicielles administratives, techniques, commerciales et comptables de l’entreprise
- 12. 5 – Utiliser des documents dans l’organisation Utiliser les documents dans l’organisation 5 ENRICHISSEMENTENRICHISSEMENT Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher et trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant des moteurs de recherche.
- 13. 6 - La décomposition du système GED – schéma complet « Alimenter » les bases de données de l’organisation 4 Acquérir par numérisation1b Intégrer et entrer des documents dans le système GED Fichiers 1a 1a ENRICHISSEMENTENRICHISSEMENT Utiliser des documents dans l’organisation 5 2b classer dans une arborescence Organiser l’accès aux documents Indexer et 2a Stocker et protéger les documents 3
- 14. ETUDE FONCTIONNELLEETUDE FONCTIONNELLE DE LA PARTIEDE LA PARTIE ADMINISTRATION ETADMINISTRATION ET NUMERISATIONNUMERISATION
- 15. QU’EST-CE QUE C’EST LA NUMERISATION?
- 16. NOTION DE WORKFLOW Pour le SI Optimisation et aiguillage du flux (information) Pour l’unité de travail (individu, groupe, …) Guide l’utilisateur dans son travail (coach informatisé) un facilitateur informatique (automatisation)
- 17. EXEMPLE
- 22. CONCEPTION DE LACONCEPTION DE LA PARTIE ADMINISTRATIONPARTIE ADMINISTRATION ET NUMERISATIONET NUMERISATION
- 23. DIAGRAME DE CLASSE DE LA PARTIE ADMINISTRATION
- 25. DIAGRAME DE CLASSE DE LA PARTIE NUMERISATION
- 27. DIAGRAME DE SEQUENCE DETAILLE POUR LE TELECHARGEMENT D’UN RESULTAT PRECEDENT
- 29. ETUDE FONCTIONNELLEETUDE FONCTIONNELLE DE LA PARTIEDE LA PARTIE INDEXATIONINDEXATION
- 30. QU’EST CE QUE C’EST L’INDEXATION?
- 33. CONCEPTION DE LACONCEPTION DE LA PARTIE INDEXATIONPARTIE INDEXATION
- 36. DIAGRAME DE SEQUENCE DETAILLE POUR L’AJOUT DES AUTORITES
- 39. CHOIX TECHNOLOGIQUES Outil de développement : Spring Tool Suite . Serveur d’application : Jetty Server. Système de gestion de base de données : Mysql. Modélisation des besoins et la conception en UML : Sybase PowerDesigner , Modelio . Plateforme de développement: J2EE. Langage de programmation: JAVA. Framework: Hibernate, Spring, Spring Roo , Vaadin. Technologie de sécurité: Vaadin security. Architecture adopté : Modèle Vue Contrôleur (MVC)
- 43. INTERFACE D’AJOUT DES ROLESINTERFACE D’AJOUT DES ROLES
- 44. INTERFACE DU TABLEAU DE BORDINTERFACE DU TABLEAU DE BORD DES WORKFLOWSDES WORKFLOWS
- 45. INTERFACE D’AJOUT D’UN MODELEINTERFACE D’AJOUT D’UN MODELE D’AUTHORITE:D’AUTHORITE:
- 47. • l’ objectif de ce travail est la mise en place d’ un système de gestion électronique de documents qui permet de faciliter la numérisation et l’ indexation d’ une manière sécurisée , rapide , fiable et en gardant la traçabilité • Ce travail peut être ensuite amélioré par l’ ajout des fonctionnalités qui facilitent la recherche des documents après l’indexation
Hinweis der Redaktion
- Documents électroniques par nature : ce sont alors des fichiers texte, graphique, photo, vidéo, son, des courriers électroniques, des documents téléchargés à partir d’Internet ou des documents issus d’applications logicielles de l’organisation (facture d’un logiciel de gestion commerciale par exemple, etc.). Les documents peuvent être des documents papier : extrait d’un livre, photocopie d’un article de revue, lettre manuscrite, facture reçue d’un fournisseur, etc.
- On peut intégrer dans le système de GED des documents électroniques par nature. Ce sont tous les documents issus des applications informatiques de l’entreprise : sous forme d’états (états comptables : balance, journaux, grand livre, bulletins de salaires ; documents commerciaux : factures clients, bons de commande et de livraison) ; sous format texte (courriers, rapports, notes, etc.) ; sous toutes les autres formes de fichier électronique natif (photographie, image, son, courrier électronique, etc.)
- Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques. Pour pouvoir faire entrer ces documents dans le système de GED, il faut les « dématérialiser » c’est-à-dire transformer ces documents papier en documents électroniques. Cette transformation se réalise en utilisant un scanner qui va permettre de numériser le document papier pour en faire un fichier image. Cette opération est aussi appelée « acquisition » par numérisation. Après la numérisation, on peut transformer l’image obtenue en texte en utilisant un logiciel de reconnaissance de caractères ou OCR. Ceci permet de reprendre le document sur traitement de textes ou d’en indexer* le contenu.
- La gestion électronique des documents n’est utile que si on peut trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise. Pour pouvoir accéder aux documents, il faut qu’ils soient indexés. L’indexation va identifier le contenu du document électronique pour qu’il puisse être compris et exploité directement par le système GED. L’indexation est l’opération, manuelle ou automatique, qui consiste à repérer et définir des mots-clés* qui vont définir le contenu du document. *Il existe d’autres techniques d’indexation.
- Lorsqu’ils ont été indexés, les documents doivent être classés. L’entreprise va définir le système de classement qui convient à son système d’information, à ses processus de gestion et aux besoins des utilisateurs du système GED. Ce système de classement est représenté par une arborescence.
- Les documents indexés et classés sont stockés dans des serveurs de stockage. Ces serveurs doivent être protégés des menaces extérieures ou intérieures (virus, mauvaises manipulations, etc.) Des solutions logicielles permettent de protéger les documents électroniques : logiciels d’anti-virus, logiciels pare-feu ; etc. ; mais aussi administration de droits d’accès hiérarchisés (lecture, écriture, modification, contrôle total) aux modules du système GED.
- Tous les documents indexés, classés et stockés doivent enrichir le système d’information de l’entreprise et permettre le bon déroulement des processus de gestion. Les documents sont utilisés dans les bases de données de l’entreprise.
- Les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher, trouver et utiliser facilement et rapidement les différents documents électroniques. L’indexation, le classement et le stockage des informations doivent être complétés par des moteurs de recherche faciles à utiliser et efficaces : le délai pour accéder à un document doit être court ; le système de GED doit être compatible avec les applications logicielles de l’entreprise ; le système GED doit pouvoir évoluer à long terme sans que les documents soient perdus ou deviennent illisibles.