Joint Operational Programme Black Sea Basin 2014-2020 Guidelines for Grant Applicants 1st Call for Proposal Odesa (28 March), Mikolaiv (29 March), Zaporizhya (31 March) 2017

1. Project preparation workshopProject preparation workshop
Joint Operational ProgrammeJoint Operational Programme
Black Sea BasinBlack Sea Basin
2014-20202014-2020
Guidelines for Grant ApplicantsGuidelines for Grant Applicants
11stst
Call for ProposalCall for Proposal
Odesa (28 March), Mikolaiv (29 March), Zaporizhya (31 March) 2017Odesa (28 March), Mikolaiv (29 March), Zaporizhya (31 March) 2017

2. Семінар з підготовки проектуСемінар з підготовки проекту
Спільна Операційна ПрограмаСпільна Операційна Програма
Басейн Чорного моряБасейн Чорного моря
2014-20202014-2020
Керівництво для грантових заявниківКерівництво для грантових заявників
11ийий
конкурс заявок
Одеса (28 березня), Миколаїв (29 березня), Запоріжжя (31Одеса (28 березня), Миколаїв (29 березня), Запоріжжя (31
березня)березня) 20172017 рокуроку

3. Submission of Application Form (AF)Submission of Application Form (AF)
• Applications submitted on-line, only by the
Lead Partner
• Other users (consultants or Partners) allowed
to fill in sections of the Application – they can
read or add/modify data in the AF, only after
the Lead Partner gives the necessary
permissions
• All users shall have an user name and
password
• Allows uploading of documents in different
formats (PDF, Excel)

4. Подання форми заявкиПодання форми заявки ((ФЗФЗ))
• Заявки подаються онлайн виключно Провідним
партнером
• Іншим користувачам (консультантам чи
партнерам) дозволяється заповнювати секції
заявки – вони можуть читати/додавати/змінювати
інформацію в ФЗ лише після надання
відповідного дозволу Провідним партнером
• Усі користувачі повинні мати ім'я користувача та
пароль
• Дозволяється завантаження документів різних
форматів (PDF, Excel)

5. Important to rememberImportant to remember
• AF must be completed in English language
• Always save your information before leaving a section. The
inserted information will not be automatically saved !
• Please make sure that you have filled in all the AF sections
• When using “Save as pdf file” button, note it takes about 1-2
minutes to generate a .pdf file
• Before submitting the final version of the AF, press “Check
Saved Project” for seeing possible errors messages indicating
mismatches within the AF sections
• When you consider the AF is final, don’t forget to submit the
project by pressing

6. Важливо пам’ятатиВажливо пам’ятати
• ФЗ має бути заповнена англійською мовою
• Завжди зберігайте інформацію, перш ніж залишити секцію.
Внесена інформація не зберігається автоматично!
• Переконайтеся, що заповнили усі секції ФЗ
• Застосовуючи кнопку “Save as pdf file”, майте на увазі, що 1-2
хвилини займає створення файлу формату pdf
• Перед тим, як відправити остаточну версію ФЗ, натисніть
“Перевірити збережений Проект” для перевірки можливих
повідомлень про помилки, що вказують на невідповідності у
розділах ФЗ
• Коли Ви вважаєте, що ФЗ остаточна, не забудьте відправити
проект, натискаючи кнопку

7. The eMS Dashboard
• Here you can access the
dashboard , mailbox, generated
files and user account
• Here you can find the list of
applications the user is involved
in and Bookmarked applications
(applications the user marked for
easier and quicker access)
• Click to start project application

8. еСУ Інформаційна панель
• Тут Ви можете отримати доступ до
інформаційної панелі, поштової
скриньки, створеним файлам і
користуватись вашим обліковим
записом
• Тут Ви можете знайти список
додатків, якими користувач
послуговується, і помічені додатки
(додатки, які користувач відмітив
для простішого і швидшого
доступу)
• Натисніть, щоб запустити додаток
проекту

9. Left-side Project Menu

10. Меню проекту (ліва сторона)

11. Fill in the AFFill in the AF
• Includes 7 sections and several sub-sections

12. Заповнення ФЗЗаповнення ФЗ
• Включає 7 секцій та декілька підсекцій

13. Intervention logicIntervention logic
Intervention logic
Programme Project eMS
Priority Specific
Objective
Overall Objective
(Impact)
Project
focus
Result Indicators Specific Objectives 1-3
Project Main Results
Output Indicators Output 1-n Work plan
Activities 1-n
(with x deliverables)

14. Логіка просуванняЛогіка просування
Логіка просування
Програма Проект еСУ
Пріоритет
Конкретна ціль
Загальна мета (Вплив) Спряму-
вання
ПроектуПоказники
Результату
Конкретні цілі 1-3
Головні Результати
Проекту
Показники
продуктів
1-n Робочій
планДії 1-n
(з x практичними
результами )

15. Fill in the AF (I)Fill in the AF (I)
Sections and Sub-sections
A. Project summary
B. Partner – role, experience
C. Project description
Project relevance - Territorial Challenge
- Project Approach
- Cooperation reason
Project focus – Project overall objective
- Specific objectives
- Main results
- Sustainability and transferability of main outputs and results
Project context – Description of the project context
- Linkage with EU Macro-Regional Strategies/Initiatives
- Synergies with other projects and initiatives
- Knowledge
Horizontal principles – Environmental sustainability
- Democracy and human rights
- Gender equality
Project Risks – Description of risks and assumptions
- Risk mitigation measures

16. ЗаповненняЗаповнення ФЗФЗ (I)(I)
Секції та підсекції
A. Короткий опис проекту
B. Партнер – роль, досвід
C. Опис проекту
Відповідність проекту - Територіальні виклики
- Проектний підхід
- Причини для співпраці
Проектна спрямованість – Загальна ціль проекту
- Конкретні цілі
- Головні результати
- Стійкість та можливість перенесення основний корисних
ефектів і результатів проекту
Контекст проекту – Опис контексту проекту
-Пов'язаність з макро-регіональними стратегіями
/ініціативами ЄС
- Синергії з іншими проектами та ініціативами
- Знання
Горизонтальні принципи – Стабільність у сфері навколишнього середовища
- Демократія та права людини
- Гендерна рівність
Проектні ризики – Опис ризиків та припущень
- Заходи з попередження ризиків

17. Fill in the AF (II)Fill in the AF (II)
Sections and Sub-sections
D. Work plan
Group of activities description – Management
- Implementation
- Small scale investments
- Communication
Target groups
Define Periods (reporting)
E. Project Budget
Partner budget
Project Budget Per Period
Activities Outside
Project breakdown budget
F. Project Budget Overview
G. Attachments

18. ЗаповненняЗаповнення ФЗФЗ (II)(II)
Секції і підсекції
D. План роботи
Опис груп діяльності – Менеджмент
- Реалізація
- Малі інвестиції
- Комунікація
Цільові групи
Визначені періоди (звітування)
E. Бюджет проекту
Бюджет партнера
Бюджет Проекту за Період
Зовнішня діяльність
Проектний розподіл бюджету
F. Огляд бюджету проекту
G. Додатки

19. Project Summary and PartnersProject Summary and Partners
Project summary
Short Overview A brief summary description of the project
Partners
Experiences of
Partner
Specific competences and experiences relevant
for the project of each organisation participating
in the project
Other International
Projects
The organisation's experience in participating in
and/or managing EU co-financed projects or
other international projects

20. Опис Проекту та партнериОпис Проекту та партнери
Опис проекту
Короткий огляд Короткий опис проекту
Партнери
Досвід партнерів Особливі професійні знання та досвід кожної
організації, що бере участь у проекті мають
бути релевантні для проекту
Інші міжнародні
проекти
Досвід участі організації в проектах
співфінансованих і/чи керованих ЄС або інших
міжнародних проектах

21. Project Description (I)Project Description (I)
Relevance
Territorial Challenge
What are the common
territorial challenges that will
be tackled by the project?
Relevance of the project in relation to
the territorial challenges and/or
common assets of the regions/areas
participating in the programme
Project Approach
What is the project approach in
addressing these common
challenges and what methods
will be used?
Project`s approach for addressing
common challenges and/or the
methods that will be used/applied
Cooperation Reason
Why is cross-border
cooperation needed to achieve
the project objectives and
results?
Added value/ benefits gained for the
project partners, target groups and
project/programme area through the
cross border cooperation

22. Опис проектуОпис проекту (I)(I)
Відповідність
Територіальні виклики
Якими є спільні територіальні
виклики, що будуть охоплені
проектом?
Відповідність проекту щодо
територіальних викликів та/чи
спільних ресурсів
регіонів/територій, які беруть участь
у програмі
Проектний підхід
Яким є проектний підхід до
спільних викликів та які
методи буде використано?
Проектний підхід до спільних
викликів та/чи які методи буде
використано
Причини співробітництва
Чому потрібне транскордонне
співробітництво для
досягнення проектних цілей і
результатів?
Додаткові переваги, що отримають
партнери проекту, цільова аудиторія
та проектна/програмна територія
завдяки транскордонній співпраці

23. Project Description (II)Project Description (II)
Project Focus
Project overall
objective
Long-term objective the project seeks to support; relates to the
strategic aspects of the project.
It has to be in line with a programme priority and programme
result
Project specific
objective
Immediate objective, which can be realistically achieved within the
project lifetime (direct effects)
Add up to maximum 3 project Specific Objectives
Project result The change obtained compared to the initial situation;
Derived from the outputs achieved by the project;
They have to be coherent with project objectives and contribute to
the programme results.
Sustainability
Description
Expected concrete measures to be taken during and after project
implementation to ensure the sustainability of the project’s main
outputs and results.
Transferability
Description
To what extent it will be possible to transfer the main outputs and
results to other organizations/regions/countries outside of the
current partnership.

24. Опис проектуОпис проекту (II)(II)
Спрямованість проекту
Загальна мета
проекту
Довготермінова ціль проекту, яку буде підтримано та
пов'язаність зі стратегічними аспектами проекту.
Має відповідати програмному пріоритету.
Конкретна ціль проекту Негайна ціль, яка може бути реально досягнута за період
дії проекту (прямий ефект)
Визначте максимум 3 конкретні цілі Проекту
Проектні результати Переваги впровадження проекту та зміни порівняно з
початковою ситуацією;
отримані від результатів впровадження проекту.
Опис стійкості
проекту
Очікувані конкретні заходи, які необхідно здійснити під
час та після імплементації проекту для того, щоб
забезпечити стійкість проектних досягнень та результатів.
Опис можливостей
поширення досвіду
Наскільки можливо передати проектні досягнення та
результати іншим організаціям/регіонам/країнам за
межами існуючого партнерства.

25. Project Description (III)Project Description (III)
Project Context
Project Context
Description of the project
context
The need for the project, how it was identified.
EU Macro-Regional Strategies/Initiatives
Eastern Partnership, EU
Strategy for the Danube
Region (EUSDR), Blue Growth
Strategy, Europe 2020
The linkage with one (or several) of the four EU
strategies and policies.
Synergies
Description of synergies with
other projects and initiatives
Complementarities with other European
projects/ programmes and/or initiatives and
other national/regional strategies in the field.
Knowledge
Description of knowledge How the project builds on available knowledge,
relevant experiences or lessons-learnt from
previous projects and how gained knowledge
will be used;

26. Опис проектуОпис проекту (III)(III)
Контекст проекту
Контекст проекту
Потреба в проекті, як її було
визначено
Макро-регіональні стратегії/ініціативи ЄС
Східне партнерство, ЄС
Стратегія для Дунайського
регіону, Стратегія голубого
розту, Європа 2020
Пов'язаність з відповідною стратегією(ями) –
який буде внесок проекту до цих стратегій.
Синергії
Опис синергії з іншими
проектами чи ініціативами
Пов'язаність з іншими європейськими
програмам/проектами та/чи ініціативами й
іншими національними/регіональними
стратегіями в цій сфері.
Знання
Опис знань Як проект засновується на доступних знаннях,
відповідному досвіді чи уроках з попередніх
проектів і як отримані знання буде використано;

27. Project Description (IV)Project Description (IV)
Cross cutting issues
Environmental
sustainability
How environmental considerations will be integrated
into the management and implementation of your
project.
Democracy and human
rights
How considerations related to democracy, good
governance and human rights will be integrated into
the management and implementation of your
project.
Gender equality How gender equality will be addressed in the
management and implementation of your project.
Project risks
Description of Risk and
Assumption
The project assumption(s) and risk(s) identified and
which could impact on achieving the project results,
outputs and overall objective.
The envisaged measures for reviewing these
assumptions and risks during project implementation.
Risk Mitigation The project risk mitigation measures

28. Опис проектуОпис проекту (IV)(IV)
Міжкультурні питання
Екологічна стійкість Як питання щодо навколишнього середовища
будуть інтегровані в рамках управління та
впровадження проекту.
Демократія та права
людини
Як питання, що стосуються демократії,
ефективного врядування та прав людини будуть
інтегровані до проектного менеджменту й
імплементації проекту.
Гендерна рівність Як питання гендерної рівності будуть враховані під
час управління та впровадження проекту.
Проектні ризики
Опис проектних
ризиків та припущень
Визначення проектних припущень та ризику(-ів),
які можуть мати вплив на досягнення проектних
результатів, позитивного ефекту та загальної мети
проекту.
Передбачені заходи для попередження припущень
та ризиків у рамках впровадження проекту.
Попередження
ризиків
Заходи з попередження ризиків у рамках проекту

29. Work PlanWork Plan
Work plan
Groups of Activities (GA) Mandatory Content
Management
Yes Project management, reporting, monitoring and
coordination activities
One management GA per project
Implementation Yes Content-related activities linked to the achievement of
the project results and objectives
GA title to be defined by the partnership reflecting the
intended result of the GA.
Small scale investments
No Small scale investment(s) which is (are) essential for
the implementation of the project
One small scale investments GA per project
Communication Yes Communication and visibility activities linked to the
project specific objectives
Where applicable, capitalisation activities should be
described under this Group of activity
One communication GA per project
Each activity - Start date - End date eMS automatically generates the
Project Gantt Chart

30. План роботиПлан роботи
План роботи
Групи діяльності
(ГД)
Обов'язковість Зміст
Менеджмент
Так Проектний менеджмент, звітування, моніторинг та
координація діяльності
Одна ГД з менеджменту в рамках проекту
Впровадження Так Змістовна діяльність, що пов'язана з досягненнями
проектних результатів та цілей
Назва ГД має бути визначена в рамках існуючого
партнерства та відображати результат діяльності ГД
Малі інвестиції
Ні Малі інвестиції, які є необхідними для імплементації
проекту
Одна ГД малих інвестицій в рамках проекту
Комунікація Так Комунікативна та візуалізаціативна діяльність, що
відноситься конкретних цілей проекту
Де можливо сукупна діяльність має бути описана в
рамках цієї ГД
Одна ГД з комунікації в рамках пректу
Кожна дія – Початкова дата – Кінцева дата eМС автоматично генерує
картку грантового проекту

31. Fill in the AFFill in the AF
Deliverable 1.1
Deliverable 1.2
Deliverable 2.1
Deliverable 2.2
Deliverable x.1
Deliverable x.2
Project
activity 1
Project
activity 2
Project
activity X
Project
Output(s)

32. Заповнення ФЗЗаповнення ФЗ
Результат 1.1
Результат 1.2
Результат 2.1
Результат 2.2
Результат x.1
Результат x.2
Проектна
діяльність
1
Проектна
діяльність
2
Проектна
діяльність
X
Проектний
ефект(и)

33. Budget structureBudget structure
 Direct costs
1. Staff
2. Travel and accommodation
3. External expertise and services
4. Equipment
5. Infrastructure and works (small scale
investments)
 Indirect costs
6. Office and administration costs

34. Структура бюджетуСтруктура бюджету
 Прямі витрати
1. Персонал
2. Поїздки та проживання
3. Зовнішня експертиза та
послуги
4. Устаткування
5.Інфраструктура та роботи (малі
інвестиції)
 Непрямі витрати
6. Офісні та адміністративні
витрати

35. Project Budget (I)Project Budget (I)
Budget costs
Staff Costs Staff (part time or full time) costs – limited to:
a)salary payments related to the activities which the entity would
not carry out if the activities concerned were not undertaken– only
based on an employment/work contract, an appointment decision or
by law;
b)any other costs directly linked to salary payments incurred and
paid by the employer, such as employment taxes and social security
payments.
must not exceed those normally borne by the Lead Beneficiary or the
beneficiaries, as the case may be
Salaries of civil servants involved in the project – eligible, if:
i)the civil servants are directly employed by the Lead Beneficiary
and/or beneficiaries and
ii)are paid in accordance with the relevant national legislation of the
concerned Lead Beneficiary/ beneficiaries regarding civil servants
employment.

36. Бюджет проектуБюджет проекту (I)(I)
Бюджетні витрати
Витрати на
персонал
Витрати на персонал (з частковою чи повною занятістю) –
обмежено до:
a)витрат на заробітну плату, що відносяться до діяльності, яку
організація б не виконала, якщо зазначена діяльність не була
взята за забов’язання – лише відповідно до оформлення
трудових відносин/контракту найму, призначення на посаду чи
відповідно до закону;
б)інших витрат, які мають пряме відношення до виплати
заробітної плати, такі як відповідні податки та соціальні
виплати.
- мають не перевищувати стандарти, що зазвичай
використовуються Провідним бенефіціаром чи бенефіціарами,
так як випадки можуть виникати
Зарплати для державних службовців, залучених до реалізації
проекту, прийнятні у разі якщо :
i) державні службовці прямо найняті Провідним бенефіціаром
та/чи бенефіціарами та
ii) оплата здійснюється відповідно до національного
законодавства країни Провідного бенефіціара щодо державних
службовців.

37. Project Budget (II)Project Budget (II)
Budget costs
Travel and
accommodation
a) Travel costs - international and national transport, airport
taxes, ferry, parking fees, visa taxes, road/bridge
charges, tolls, visa taxes, fuel, travel insurance costs, etc.
b) Accommodation costs and daily allowances (subsistence
costs). These are eligible according with the national
legislation of each beneficiary.
Expenditures under this budget line are eligible for
representatives of the Lead Beneficiary/beneficiaries who
execute tasks directly related to the project.
External
expertise and
service
- Services and expertise provided by a public or private law
entity other than the beneficiary of the project
E.g. Studies, research work, surveys, services related to the
organisation of events, communication and information services
Equipment - Equipment or supplies specifically for the purpose of the
project, purchased or rented

38. Бюджет проектуБюджет проекту (II)(II)
Бюджетні витрати
Подорожі та
проживання
a) Витрати на подорожі – міжнародні та національні
перевезення, аеропортові збори, сплати за
користування поромом, дорогами/мостами, візові
видатки, пальне, страховка і т.д.
б) Проживання та добові, чи окремо чи у формі
фіксованого тарифу. Зазначені видатки є прийнятними
відповідно до національного законодавства кожного
бенефіціара.
Видатки за цією статею бюджету є прийнятними для
представників Провідного бенефіціара/бенефіціарів, які
виконують завдання, що безпосередньо стосуються
проекту.
Зовнішня
експертиза та
послуги
- Послуги та експертиза, надані державною чи приватною
особою, відмінною від бенефіціара проекту
Наприклад, дослідження, опитування, послуги щодо організації
заходів, комунікації та інформаційні послуги
Обладнання - Обладнання чи товари, придбані або взяті в оренду
виключно для цілей проекту

39. Project Budget (III)Project Budget (III)
Budget costs
Infrastructure
and works
- Costs for the execution of small scale investment(s)
related to the project
E.g. construction/rehabilitation of information centres, light
signalizing /traffic signs to touristic attraction, cross-border
monitoring, evaluation and information systems/tools to prevent
and control trans-boundary pollution, costs related to innovative
technologies for sectoral development (organic/bio products,
sustainable aquaculture)
Costs for small scale investments outside the BSB
programme area are not eligible.
Office and
administration
- Maximum 7% of the total direct costs, excluding costs
incurred in relation to the provision of infrastructure
E.g. . office rent, utilities (e.g. electricity, heating, water);
office supplies and other consumables; archives; communication
(e.g. telephone, fax, internet, postal services, business cards);
charges for bank transfers or for opening and administering the
project account;
- Calculation method included in the GfA- Annex 3

40. Бюджет проектуБюджет проекту (III)(III)
Бюджетні витрати
Інфраструктура та
роботи
- Витрати на реалізацію малих інвестицій, що
відносяться до проектної діяльності
E.g. створення/відновлення інформаційних центрів, світлової
сигналізації /дорожніх знаків до туристичних об'єктів,
транскордонний моніторинг, оцінка інформаційних
систем/засобів для попередження та контролю транскордонного
забруднення, витрати, які відносяться до інноваційних
технологій для секторального розвитку (oрганічні/біо продукти,
стійки аквакультури)
Витрати на малі інвестиції за межами БЧМ не є прийнятним.
Офісні та
адміністративні
витрати
- Максимум 7% від загальних прямих витрат, виключаючи
витрати, понесені відносно здійснення інфраструктурних
робіт
Наприклад, оренда офісу, комунальні платежі (наприклад,
електроенергія, опалення, вода);
Oфісне приладдя та інші матеріали; архіви; зв’язок (наприклад,
телефон, факс, Інтернет, почтові послуги, візитки); сплати
за банківські трансфери, відкриття чи адміністрування
проектного рахунку;
- Метод підрахунку включено до Посібника для грантових
заявників

41. AttachmentsAttachments
Supporting documents to be submitted with
the Application (uploaded in the eMS as
scanned documents):
Latest annual accounts
Statutes/ Articles of Association/Deed of
Foundation or other applicable documents for
proving Lead Partner’s and each project
partner’s eligibility
Registration Acts
VAT document (if the case)
Other documents as specified in the GfA

42. ДодаткиДодатки
Документи на підтримку мають бути
подані разом з заявкою (завантажуються до
eМС як скановані документи):
 Останні річні рахунки
Статут/Установчий акт чи інші відповідні
документи для підтвердження прийнятності
Головного партнера та партнерів проекту
 Реєстраційні акти
 Документи щодо ПДВ (у разі наявності)

43. AF checks
Several checks before submitting the AF:
•If start and end date of an activity are within the project
duration
•If delivery date for an output indicator/ deliverable is within
the project duration
•If total budget of every partner is greater than zero
•If ENI grant size per project corresponds to the limits set in
the GfA
•If partner contribution is minimum 8% and is equal for all
project partners
•If project budget per period matches total eligible budget in
budget overview tables

44. Перевірки ФЗ
Декілька перевірок перед відправкою ФЗ:
•Чи дата початку і дата закінчення діяльності зазначена у
межах тривалості проекту
•Чи дата постачання для індикатора продукції / що підлягає
доставці зазначена у межах тривалості проекту
•Чи є загальний бюджет кожного партнера більший, ніж нуль
•Чи відповідає розмір гранту ЕІС за проект лімітам згідно
Посібника для заявників
•Чи вклад партнера складає мінімум 8% і рівний для усіх
партнерів проекту
• Чи бюджет проекту за період відповідає загальному
прийнятному бюджету згідно із оглядом бюджетної таблиці

45. AF submission steps

46. Відправка ФЗ крок за кроком

47. Support filling in AF / eMS technical functioning:
www.blacksea-cbc.net
office@bsb.adrse.ro
+40 341 452 836
eMS link:
http://ems-bs.mdrap.ro

48. Підтримка заповнення ФЗ/ eMS технічне
функціонування:
www.blacksea-cbc.net
office@bsb.adrse.ro
+40 341 452 836
eMS посилання:
http://ems-bs.mdrap.ro