Организация процесса закупок. Основные подходы, решения и правила.

1. Материалы вебинара
11 декабря 2012 г.
Ведущая: Наталья Уразова
Организация процесса
закупок

2. Сколько денег тратим на закупки?
структура расходов
др.расхо
ды
закупки

3. Прибыль и закупки
70 66 65
60
50 стоимость
40 закупки
накладные
30 29 29 расходы
20 прибыль
10 5 6
Прибыль
0 увеличена
1 закупка 2 закупка на 20% за счет
снижения стоимости
Закупки на 1 рубль

4. Цепочка потребления
и движение материальных потоков
Поставщики «Мы» Потребители

5. Информационные потоки
Закупщик отвечает за информационные потоки
мы Информация идет
против хода
Это то, чего мы хотим. материальных потоков
Можете ли вы нам это
поставить?
Обработка информации.
ПОСТАВЩИКИ Можем ли мы поставить
ПОТРЕБИТЕЛИ
то, что хочет
потребитель?
Входящая информация.
Чего хочет потребитель?

6. Треугольник закупок
Качество
Издержки Время

7. Пример 1
Сеть британских супермаркетов Tesco
• Оптимизация процесса поставок и пополнения
запасов
• Результаты:
1. Процент точных поставок с 92% до 98,5%
2. Средний уровень запасов упал с 21 дня до 12,8, по
популярным товарам до 3 дней
3. Срок пополнения запаса составил 24 часа (вместо
недели и месяца)
4. Время поставки устанавливается с точностью до 15
минут

8. Система пополнения запасов
фирмы Tesco с 1989 г.
Центральный Поставщик А
Магазин А
Пункт сбора
заказов
Магазин В Поставщик B
Магазин С Региональный
Поставщик C
Распределительный
центр
Магазин D Поставщик D

9. Определите этап
развития организации
Уровень
развития
организации
Этап 4
«Управление
качеством»
Этап 3
«Внутреннее
предпринимательство»
Этап 2
«Механизация»
Этап 1
«Тусовка» Время на рынке

10. Задачи закупок и эволюция Управление
снабжения ресурсами.
Управление
на каждом этапе поставщиками
Управление
Уровень
поставками.
развития
Издержки, сроки,
организации
гибкость
Снабжение. Этап 3.
Затраты и «Управление
качество. качеством»
Выполнение
заказа.
Наличие и
цена Этап 3
«Внутреннее предпринимательство»
Этап 2
«Механизация»
Этап 1
«Тусовка»
Время на рынке

11. Цели закупочной деятельности
1. Обеспечить непрерывность
производственного потока - поставлять то,
что нужно, тогда, когда нужно и в том
количестве, которое требуется для
выполнения компанией своих обязательств
перед клиентами.
2. В процессе закупок увеличивать прибыль
компании за счет снижения затрат
3. Создавать конкурентные преимущества

12. Согласуйте цели

13. Сделайте карту целей
Финансовые цели
Рентабельность Коэффициент
Кредиторской
задолженности
Издержки
Рыночные цели
Приведенная
себестоимость Кредиторская
задолженность
Цели процесса
Закупочные «закупки»
цены
Условия
Своевременность закупки
поставок

14. Пример 2.
Производство и снабжение. Правило «5 почему»

15. Задачи отдела закупок
• Функциональные • Стратегические

16. Функциональная задача
• Контекст избежания
проблем
• Ежедневные
операции в закупках
• Отсутствие
претензий по
наличию, качеству и
количеству –
основной
показатель качества
работы

17. Стратегическая задача
• Весь процесс создания
конечного продукта
• Связи и взаимодействие с
другими функциями
компании
• От реактивного подхода к
проактивному
• План действий в
долговременной перспективе
• Учет ключевых факторов
успеха компании

18. Определите факторы компании
успеха на вашем рынке
1. Способность удовлетворять спрос в максимальном объеме (ассортимент +
услуги)
2. Качество товара
3. Минимальная разница между сроком выполнения заказа и реальным
временем его исполнения
4. Скорость реакции на изменение рыночных условий
5. Квалификация персонала
6. Рост за счет разработки и предложения новых товаров, нужных потребителю
7. Сотрудничество с поставщиками, способными постоянно предоставлять
высококачественный продукт
8. Показатели безопасности
9. Близость к потребителю
10. Операционная эффективность
11. Превосходство по издержкам и способность обеспечивать минимальную
цену для потребителя, сохраняя качество и получая прибыль
Оцените роль (вес, в %) закупок в создании каждого фактора

19. Примите основные решения
Стратегия
Структура Программа Поведение
Централизованное/ Делать или Задавать правила
децентрализованное покупать игры при снабжении

20. Определите подходы к управлению
процессом закупок
1. Ориентация на потребителя
2. Процессный подход
3. Следующий процесс – твой потребитель
4. Регулярное измерение показателей процесса
5. Управление на основе фактов и данных
6. Стандартизация и совершенствование
7. Организация вытягивания и стремление к созданию
потока
8. Снижение затрат и издержек за счет скрытых потерь
9. Тесное сотрудничество с поставщиком и его развитие

21. Опишите процесс
Вертикальное Совет
директоров
закупок
(функциональное)
управление
подразделения
Продажи Закупки Производство Финансы
Горизонтальное
(процессное)
управление
Процесс закупок проходит сквозь все функциональные подразделения

22. Этапы процесса закупок
• Определить потребности
• Сделать спецификацию
• Найти источники
• Выбрать источник
• Определить цены и условия
• Подготовить и разместить «заказ»
• Контролировать выполнение заказа
• Экспедировать заказ
• Получить и проверить товар
• Распределить товар
• Обработать счета и произвести оплату
• Вести учет и анализ
• Возврат несоответствующей продукции и рекламационная работа
Не за все этапы процесса закупок отвечает отдел закупок, но за итоговый результат несет ответственность именно он.
Станьте хозяином процесса!

23. Сделайте матрицу
ответственности
Этап процесса Ответственный Участник Исполнитель
Определить Отдел маркетинга Отдел закупок Плановый отдел
потребности
Сделать НИОКР производство НИОКР
спецификацию
…

24. ISO-9001 и закупки
Приведите процесс закупок в
соответствие с международными
стандартами качества

25. Требования к процессу закупок
• Организация должна гарантировать, что закупаемая
продукция соответствует установленным
требованиям по закупкам.
• Тип и глубина управления, применяемого к
поставщикам и к закупаемой продукции должны
зависеть от воздействия закупленной продукции на
последующие процессы выпуска продукции или на
окончательную продукцию.

26. Требования к поставщикам
• Организация должна оценивать и выбирать
поставщиков на основе их способности
поставлять продукцию в соответствии с
установленными требованиями организации.
• Критерии выбора, оценки и переоценки
поставщиков должны быть установлены.
Должны вестись записи о результатах оценки
и любых необходимых действиях,
соответствующих оценке

27. Требования к информации по закупкам
• Информация по закупкам должна описывать
заказываемую продукцию, включая, где это
необходимо:
1. Требования к одобрению продукции, процедур,
процессов и оборудования
2. Требования к квалификации персонала
3. Требования к системе менеджмента качества.
• Организация должна гарантировать адекватность
установленных требований по закупке до их
сообщения поставщику.

28. Требования к проверке
закупаемой продукции
• Организация должна устанавливать и внедрять
деятельность по проверке закупленной продукции,
или другие действия, необходимые для
гарантирования того, что закупленная продукция
соответствует установленным требованиям по
закупкам.
• В тех случаях, когда организация или ее
потребитель назначают выполнение проверки на
предприятии поставщика, организация должна
заявить о назначении проверочных мероприятий и
методах выпуска продукции в информации по
закупке.

29. Применяйте Цикл PDCA
P D
в процессах A C
Применяется цикл «Plan-Do-Check-Act»:
• Планирование (Plan) – разработайте цели и
процессы, необходимые для достижения результатов в соответствии с
требованиями потребителей и политикой организации
• Осуществление (Do) – внедрите процессы
• Проверка (Check) – постоянно контролируйте и
измеряйте процессы и продукцию в сравнении с политикой, целями и
требованиями к качеству и сообщайте о результатах
• Действие (Act) – предпринимайте действия по
постоянному улучшению показателей процессов

30. Классифицируйте закупки
1. По типу: потребность в сырье, энергии, компонентах,
комплектующих, расходных материалах, упаковке, услугах,
основных товарах, для перепродажи и т.д.
2. По частоте закупок: однократные, регулярные, периодические
3. По запасу и его замещению
4. По физической или химической природе закупаемых товаров
5. По виду транспортировки
6. По пользованию: для внутренних или внешних клиентов
7. По стоимости

31. Определите методы закупок
1. Регулярные
2. Оптовые
3. «Точно в срок»

32. Выберите виды закупок
• Тендерные закупки
• Обычные на конкурентной основе
• Упрощенные (на сумму ниже N у.е.)
• Местные (товары ежедневного спроса у
местного поставщика)
• Вне конкурса (без конкуренции)
• Монопольные
• Совместные

33. Сформируйте уровни
снабжения
Уровень 1 РЦ
Региональный Региональный Региональный
Уровень 2 Склад 1 склад 2 склад 3
Точка Точка
Уровень 3 продаж 1 продаж 2

34. Определите классы
поставщиков

35. Разработайте стратегии в отношении
поставщиков
• уменьшение среднего размера партии доставки
• уменьшение общего количества поставщиков
• уменьшение среднего количества источников
снабжения, используемых на закупленное изделие
• увеличение среднего срока соглашения/контракта
• увеличение средней частоты доставок товара на
предприятие
• участие поставщиков в программах по сертификации
качества
• развитие поставщика

36. Определите типы затрат
• Переменные (зависят от объемов работы)
• Постоянные
• Прямые (относятся на определенный вид
продукции/услуг)
• Косвенные (относятся к компании в целом)

37. Посчитайте косвенную стоимость
• Омертвление капитала
• Расходы на хранение
• Время и энергия персонала

38. Посчитайте общую
стоимость закупки
• Закупочная цена • Затраты на приемку и
• Объем закупки раскладку товара
• Условия платежа • Затраты на перемещение
• Надежность поставщика внутри предприятия
• Метод транспортировки • Арендные и коммунальные
платежи за склад
• Сроки поставки
• Страховка и налоги на запас
• Норма упаковки
• Инвентаризация
• Качество продукции
• Утеря, порча и устаревание
• Качество поставки
• Альтернативный доход от
• Расходы на оформление и вложений в запасы
прохождение заказа

39. Спасибо за внимание!!!
До новых встреч и удачных закупок!
Наталья Уразова
www.urazova.com
+7(495)649-8616
Все примеры и рисунки взяты из открытых источников. Если вы являетесь их автором, то сообщите мне об этом и
станете соавтором презентации 
Презентацию можно скачивать, передавать другим, ссылаясь на источник, но нельзя использовать в коммерческих целях.
Спасибо!
Подробно отрабатываем тему на тренинге
«Управление закупками: процесс, поставщики, ассортимент, запасы»