El documento describe los conceptos clave de la organización y la estructura organizacional. Explica que la organización es el diseño de una estructura formal que establece funciones, jerarquías y niveles de autoridad. También describe los diferentes tipos de organigramas que pueden usarse para representar gráficamente una estructura organizacional.
2. ▪ Según Agustín Reyes Ponce, organización es la estructuración de las relaciones
que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima
eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
3. En la organización existen tres elementos de vital importancia, el recurso
financiero, el de materiales, y los recursos humanos.
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
4. Para que los tres elementos de la
organización operen de manera
coordinada, es necesario, que el
trabajo de los empleados sea eficiente
y logre los objetivos deseados.
Cuando el empleado sabe cuáles son
sus deberes y obligaciones dentro del
área donde está trabajando, no existe
dificultad para realizar las actividades
encomendadas.
5. ▪ Una organización es un proceso
estructurado en la cual
interactúan las personas para
alcanzar sus objetivos.
6. La definición anterior esta basada en cinco hechos
comunes a todas las organizaciones:
1. Una organización siempre incluye personas.
2. Estas personas están involucradas unas con
otras de alguna manera, es decir, interactúan
3. Estas interacciones siempre pueden ser
ordenadas o descritas por medio de cierta clase
de estructura.
4.Toda persona en la organización tiene objetivos
individuales, algunos de los cuales son las
razones de sus acciones y espera que su
participación en la organización le ayude a
alcanzar sus objetivos
5. Los objetivos personales y los objetivos de la
organización no se deben anteponer uno sobre
el otro.
CARACTERÍSTICAS
DE LA
ORGANIZACIÓN.
7. Los fines de una organización no pueden
reducirse a una sola dimensión, como
puede ser el aspecto económico, sino
que han de satisfacer como mínimo las
cuatro que se mencionan a continuación:
1.Ha de generar valor económico.
2.Ha de producir bienes y servicios para
satisfacer las necesidades sociales.
3.Ha de mantener su continuidad a través
del tiempo.
4.Ha de perseguir el desarrollo de las
personas que lo componen.
8.
9. En una forma general se puede
establecer que la organización formal es
un mecanismo o estructura que permite
a las personas laborar conjuntamente en
una forma eficiente.
Es un sistema de tareas bien definidas,
cada una de estas tiene en sí una
determinada cantidad específica de
autoridad, responsabilidad y deber
de rendir cuentas. Esta organización
facilita la determinación de objetivos y
políticas, es una forma de organización
fija y predecible, lo que permite a la
empresa anticipar sus futuros logros.
10. Las organizaciones informales podrían
conceptuarse como redes de alianzas o
esferas de influencia que existen aunque
no se hayan tomado en cuenta en el
organigrama formal.
La organización informal es la resultante
de las reacciones individuales y colectivas
de los individuos ante la organización
formal.
11. ▪ En otras palabras, la organización es el diseño de una estructura formal, en
donde se establecen las funciones a desempeñar y sus relaciones, la jerarquía
y los niveles de autoridad, de acuerdo con las actividades y objetivos de la
empresa (identificar y clasificar las actividades requeridas, agrupar todas las
acciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos, asignar a cada grupo,
de acuerdo con sus tareas, un administrador dotado de autoridad [delegación]
necesaria para supervisarlo, establecer las coordinaciones horizontal [en un nivel
organizacional igual o similar] y vertical [entre las oficinas generales de una
división y un departamento] en la estructura de la empresa).
12. ▪ De acuerdo a lo anterior, hay una
serie de factores fuertemente ligados
a la estructura organizacional. Por
eso, conviene analizarlos para
conocer en qué medida impactan a
la organización.
13. ▪ Es la serie de actividades que deben desempeñarse en un
puesto determinado por un individuo que cubre un perfil
específico para llevarlas a cabo con profesionalismo.
Además, en la estructura se establecen niveles jerárquicos
de autoridad y comunicación (necesarios para el buen
desempeño de las tareas), con base en las técnicas
correspondientes al diseño de la organización.
14. Producir resultados y
objetivos.
01
Superar las diferencias
individuales; es decir,
hacer que las
personas se adapten a
las exigencias que les
impone la
organización.
02
Ser medio para
ejercer el poder.
03
15.
16. ▪ Número mínimo de empleados
que pueden estar bajo el control
o supervisión de un jefe.
17. ▪ Ejecución de la autoridad desde
el primer nivel de la organización
hasta el último empleado en la
línea jerárquica; funciona en
forma de pirámide y se
caracteriza por la autoridad,
responsabilidad y comunicación.
18. ▪ Derecho de actuar o exigir a otros
que realicen algo ante una
situación dada.
19. ▪ Obligación de todo miembro de una organización para
responder por el cumplimiento de los deberes que le han
sido asignados. A cada grado de responsabilidad conferido
debe corresponder el grado de autoridad necesario para
cumplir dicha responsabilidad.
20. ▪ Procedimiento a través de
cual, en forma implícita o
explícita, se transmite y
recibe información en un
grupo social. En este orden,
son fundamentales las
distintas líneas del
organigrama. Así mismo, es
necesario fomentar las
reuniones
interdepartamentales y al
interior de cada
departamento o división.
21. ▪ Grado considerable de autoridad
que tienen los niveles superiores
de mando para tomar decisiones.
Al respecto, Fayol dice que este
grado debe depender de la
situación (sin embargo, en la
actualidad, la tendencia es hacia
la descentralización).
22.
23. ▪Es la separación y delimitación de
actividades, con el fin de realizar una función
con la mayor precisión, eficiencia y mínimo
esfuerzo; lo que da lugar a la especialización
y perfeccionamiento en el trabajo.
▪ Consiste en dividir grandes tareas en
paquetes más pequeños que se distribuyen
entre varias personas. Esto permite a un
empleado dominar una tarea en el tiempo
más corto y con un mínimo de habilidad.
24. ▪“Cuando mayor sea la frecuencia
con que una persona depende de
un solo superior, será más probable
que esa persona tenga un sentido
de lealtad y obligación, y menos
probable que exista confusión con
relación a las órdenes”.
▪ Fayol
25. ▪ Este principio se refiere a los niveles de una estructura organizacional, agrupados
según el grado de autoridad y responsabilidad que posean, e
independientemente de la función que realicen.
▪ Esta estructura está representada a través de un organigrama, que considera un X
número de niveles o grados: desde los dueños de la empresa hasta el nivel
operativo más bajo.
27. ▪ Es el agrupamiento de las actividades
similares en unidades más pequeñas y
específicas. Se logra mediante una división
orgánica que permita a la unidad desempeñar
eficientemente sus funciones.
28.
29. DEPARTAMENTOS
▪ Agrupación de centros de
trabajo ( y personas). Pueden
crearse directamente en base
a la cantidad de
centros/personas (para
niveles bajos y poca
especialización) o por
criterios de temporalidad de
la actividad (turnos,
vacaciones, etc.).
30. ORGANIGRAMA
▪Representación gráfica
de la estructura orgánica
de una institución o de
una de sus áreas o
unidades administrativas,
en las que se muestran
las relaciones que
guardan entre sí los
órganos que la
componen.
31. ▪ Representación esquemática de la estructura formal de la empresa. Indica la
organización jerárquica y funcional.
▪ Articular las distintas funciones.
▪ Destacar los distintos puestos y posiciones.
▪ Establecer cuáles son las líneas de comunicación formales y conexiones entre puestos.
▪ Visión inmediata y resumida de la forma en que se estructura la empresa.
32. ▪ CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN
▪ PRECISIÓN:
▪ En los organigramas las unidades administrativas y sus interrelaciones deben definirse con
exactitud.
▪ SENCILLÉZ:
▪ Deben ser lo más simples posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y
comprensible.
▪ UNIFORMIDAD
▪ Es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición en su
diseño, para facilitar su interpretación.
33. ▪ PRESENTACIÓN:
▪ Su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben de
prepararse complementando tantos criterios técnicos como de servicio en función de su
objetivo.
▪ VIGENCIA:
▪ Para conservar su validez técnica, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que
en el margen superior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su
preparación, así como la fecha de autorización.
34.
35. ▪ Las figuras se utilizan para presentar en el gráfico de la organización las unidades
que la conforman. Éstas pueden ser de nivel directivo, medio o superior, operativo
(o de apoyo), de asesoría y desconcentrados.
36. ▪ Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar a cada
elemento integrante del organigrama. Además, en función de la facilidad para su
lectura, se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, así como utilizar
rectángulos para presentar las unidades.
37. ▪ Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones
semejantes.
38. ▪ La ubicación de las figuras en el gráfico deben apegarse a las siguientes
consideraciones:
▪ El diferente nivel jerárquico: La disposición de las unidades en el organigrama debe
darse de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización,
las cuales varían dependiendo de su naturaleza, sus funciones, sector, ámbito, contenido y
presentación.
42. ▪ Es la representación gráfica de todas las unidades
administrativas de una organización, así como sus
relaciones de jerarquía o dependencia.
43. DIRECCIÓN GENERAL
1. CUMPLIRLOSACUERDOSDE
LA JUNTA ADMINISTRATIVA.
2VIGILAREL CUMPLIMIENTODE
LOSPROGRAMAS.
3COORDINARLASDIRECCIONES
4FORMULARPROYECTODE
PROGRAMA GENERAL
DIRECCIÓN TÉCNICA DIRECCIÓN FINANCIERA
1. EVALUARYCONTROLAR
LA APLICACIÓNDEDESARRO- 1. OBTENERRESULTADOS
LLODELOSPROGRAMAS. NECESARIOS
2. FORMULAREL PROGRAMA
ANUAL DELABORES 2. FORMULAREL PROGRAMA
3. DIRIGIRLASLABORES ANUAL DEFINANCIAMIENTO
ADMINISTRATIVA DESUÁREA
ORGANIGRAMAFUNCIONAL
▪ Incluyen en el diagrama de organización, además de
las unidades y sus interrelaciones, las principales
funciones que tienen asignadas las unidades incluidas
en el gráfico.
44. R E
4 4
1 1
1 1
2 2
R E R E
12 15 11 11
1 1 1 1
E=EXISTENTES
6 8 R=REQUERIDOS 7 7
*=NOMBREDELA PERSONA
2 2 1 1
3 4 2 2
SECRETARIAS*
DEPTO.
JEFE *
ANALISTAS *
DIBUJANTES *
SECRETARIAS*
DIBUJANTES *
DIRECCIÓN
DEPTO.
JEFE *
ANALISTAS *
SECRETARIA *
DIRECTOR *
AUXILIAR *
ORGANIGRAMADE PUESTOS PLAZAS Y UNIDADES
▪ Indican para cada unidad consignada, las necesidades
en cuanto a puestos así como el número de plazas
existentes o necesarias.También pueden incorporar
los nombres de las personas que ocupan las plazas.
45.
46. ▪Contienen información
representativa de una
organización hasta
determinado nivel
jerárquico, dependiendo
de su magnitud y
características.
DIRECCIÓN
DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO.
DIRECCIÓN DIRECCIÓN
ORGANIGRAMA GENERAL
DIRECCIÓN
GENERAL
47. ▪Muestran en
forma particular
la estructura de
una unidad
administrativa o
área de la
organización.
DEPTO.
OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA
ORGANIGRAMA ESPECÍFICO
GERENCIA
DEPTO. DEPTO.
48.
49. ORGANIGRAMAVERTICAL
▪ Son la forma más común de presentar un
organigrama de un organismo social, se comienza con
los niveles de mayor jerarquía hasta descender a los
niveles inferiores.
▪ Representan las unidades ramificadas de arriba hacia
abajo partiendo del titular en la parte superior,
desglosando los diferentes niveles jerárquicos en
forma escalonada. Son los de uso más generalizado en
la administración, y se recomienda su uso en los
manuales de organización.
50. ▪ Los niveles jerárquicos comienzan
representándose de izquierda a
derecha, representan los mismos
elementos del organigrama vertical
sólo que comenzando el nivel
máximo jerárquico a la izquierda y
haciéndose los demás niveles
sucesivamente hacia la derecha.
▪ Despliegan las unidades de
izquierda a derecha, colocando al
titular en el extremo izquierdo.
ORGANIGRAMA HORIZONTAL
51. ▪ En este tipo de organigrama,los niveles
jerárquicos quedan representados desde el
centro hacia fuera. El nivel jerárquico mayor
queda en el centro, de ahí hacia la periferia se
representan los demás niveles. En cada uno de
esos círculos se coloca a los jefes inmediatos,
y se les liga con las líneas, que representan los
canales de autoridad y responsabilidad,en
ellos, se puede resaltar muy bien los niveles
jerárquicos, disminuyendo la idea de los status
más altos o más bajos, se puede colocar un
número considerable de puestos en un mismo
nivel, sin embargo no son muy utilizados,
además de resultar confusos y difíciles de leer.
52. DIRECCIÓN
GENERAL
DIRECCIÓN DIRECCIÓN
" A "
" B "
DEPTO.
" C "
" B "
ORGANIGRAMAMIXTO
" C "
DEPTO.
" B "
DEPTO.
" A "
DEPTO. DEPTO.
" A "
DEPTO.
▪ Se presenta una combinación de un organigrama
vertical con uno horizontal en uno sólo, Normalmente
se hace así, por cuestiones de espacio; es decir, se
busca la optimización del espacio en el que se
encuentran trabajando.
53. 1. DIRECCIÓN 3. DIRECCIÓN
1.1 DEPARTAMENTO 3.1 DEPARTAMENTO
1.1.1 OFICINA 3.1.1 OFICINA
1.1.2 OFICINA 3.1.2 OFICINA
1.1.3 OFICINA 3.1.3 OFICINA
1.2 DEPARTAMENTO 3.2 DEPARTAMENTO
1.2.1 OFICINA 3.2.1 OFICINA
1.2.2 OFICINA 3.2.2 OFICINA
1.2.3 OFICINA 3.2.3 OFICINA
2. DIRECCIÓN 4. DIRECCIÓN
2.1 DEPARTAMENTO 4.1 DEPARTAMENTO
2.1.1 OFICINA 4.1.1 OFICINA
2.1.2 OFICINA 4.1.2 OFICINA
2.1.3 OFICNA 4.1.3 OFICNA
2.2 DEPARTAMENTO 4.2 DEPARTAMENTO
2.2.1 OFICINA 4.2.1 OFICINA
2.2.2 OFICINA 4.2.2 OFICINA
2.2.3 OFICINA 4.2.3 OFICINA
SECRETARIO
ORGANIGRAMA DE BLOQUE
SUBSECRETARIA " A " SUBSECRETARIA " B "
▪ Parten del diseño vertical integrando un
número mayor de unidades en espacios más
reducidos, al desagregar en conjunto varias
unidades administrativas ubicadas en los
últimos niveles jerárquicos seleccionados para
el gráfico.
54.
55. ▪ Implica una división del trabajo según los diferentes niveles de autoridad y
responsabilidad que existen en el seno de la empresa.
56. ▪ La autoridad y responsabilidad se concentra en una sola
persona.
▪ Es una organización muy simple y de conformación
piramidal,donde cada jefe recibe y transmite todo lo que
sucede en su área, cada vez que las líneas de comunicación
son rígidamente establecida.
▪ Tiene una organización básica o primaria y forma un
fundamento de la organización.
57. ▪ Busca reducir el mínimo de
actividades o funciones a realizar
ya sea por un gerente, un
supervisor o un trabajador, con el
fin de hacer una división del
trabajo y así conseguir la
especialización.
58. ▪ El Staff es el resultado de la organización lineal y
funcional, en esta organización existen órganos de
decisión en la asesoría.
▪ Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad
lineal y el principio escalar, mientras que los órganos
staff prestan asesoría a servicios especializados.
▪ A medida que las actividades dentro de las
organizaciones se van haciendo más complejas, se
requiere contar con expertos o especialistas que sin
tener un autoridad directa dentro de la organización,
aconsejen de acuerdo a sus conocimientos,
habilidades y experiencias a los gerentes o
encargados de los departamentos para que estos
tomen las decisiones que se consideren son las más
adecuadas.
59. ▪ Se da cuando se decide asignar
los asuntos de carácter
administrativo a un grupo de
personas, quienes a su vez se
encargarán de resolver diversos
asuntos o problemas que se
presenten dentro de la
organización, formando así
grupos de comités. Éstos comités
pueden ser a nivel directivo,
ejecutivo, consultivo, de vigilancia
o deliberativo.
60. ▪ Combina algunas características
de los diseños de organización
funcional y por producto para
mejorar la capacidad de
procesamiento de información de
gerentes y empleados.
▪ Un diseño matricial integra las
actividades y elimina la
duplicidad de actividades
funcionales clave de cada línea
de productos.
62. Los puestos contienen las actividades o
funciones que debe desarrollar cada
miembro de la organización de acuerdo
con la descripción del puesto que ocupa.
Los puestos forman parte integral y medular
de la estructura organizacional,
condicionan y determinan la distribución,
configuración y grado de especialización
que se requiere para cada una de ellos.
La información sobre los puestos y los
requisitos para llenarlos se obtiene a través
de un proceso denominado análisis de
puestos.
63. Relevancia del análisis de puestos
Sirve para encontrar a los candidatos para los puestos disponibles, al
conocer los requisitos de cada posición de trabajo (conocimientos,
experiencias y habilidades como lingüísticas, culturales o de otra índole).
64. Un documento que ayuda al análisis
de puestos es el organigrama con el
cual opera la institución. Esta
herramienta permite conocer de
manera gráfica la ubicación de
cada puesto, su interrelación y las
líneas jerárquicas y de comunicación.
65. El análisis de
puestos nos
permite
determinar:
DESCRIPCIONES DE
PUESTOS.
ESPECIFICACIONES
DEL PUESTO.
67. La descripción de puestos
es un simple inventario de
las tareas o
responsabilidades que
desempeña el ocupante
de éste.
Es una declaración por
escrito en la que se
explican las
responsabilidades, las
condiciones de trabajo y
otros aspectos de un
puesto determinado.
68. Descripción
de puestos
Su descripción es un
proceso que consiste
en enunciar las tareas
o responsabilidades
que lo conforman y lo
hacen distinto a todos
los demás puestos que
existen en la
organización.
69. Resumen del puesto
En ella se especifica
qué es el puesto,
cómo se lleva a
cabo, por qué y para
qué.
Las responsabilidades
se describirán en
términos de acciones
específicas.
73. Especificaciones
del puesto
Hace hincapié en las demandas que la labor
implica para la persona que la realiza;
constituye un inventario de las características
humanas que debe poseer el individuo que
va a desempeñar la labor.
