「文書管理システム-作成用キット」の紹介, Introduction of "Document management system-Creation Kit"

LibreOffice Calc によるファイル管理システム作成用キットの紹介 1
LibreOffice Calc による
ファイル管理システム - 作成用キットの紹介
DcMgrKitBy1110
ローコスト , 簡単な設定で
Windows,Linux 混在グループにおける
ファイル管理の問題を改善する
For
LibreOffice Kaigi 2018 (in Osaka Japan)
Date: 2018/5/12(Sat)
Presenter: Osamu Kawaguchi

自己紹介
名前 : 川口修
● Linux と LibreOffice を勉強中
の年金生活者
● Mail : cast1110@yahoo.co.jp
自習室
● Enjoy Work Coworking Cafe
● Hiratsuka Kanagawa Japan
● 0466-90-3059
● info@enjoywork.blue

目次
● 表紙、自己紹介、目次
● マクロとは
● キットが目指すもの
● 閑話休題
● ファイル管理システム作成用キット
提供ファイル , 文書管理システムの要件 ,
共通の操作方法 , システムの作成例 , セ
ットアップ , 可能性 , 実際の使用例
● 使ってみませんか
● 参考にしたサイト
● 裏表紙
1-3
4-7
8-10
11
12-32
33-34
35
36

● 表計算は資料作成の定番
● トラブルは多い
● 例えば印刷
● マクロは有効な手段
● マクロのセットで
● いつでも良い結果
マクロとは
表計算で困ったときには
Sub Print_Dst_Sheet()
　 With Active Sheet
　　 .PageSetup.CenterHolizontally = True
　　 .PageSetup.CenterVertically = True
　　 . Print Preview
　 End With
End Sub
マクロは便利なツール

マクロ登録の手順
詳細次ページ以降
By1110
マクロとは
普通のユーザーにとって
難しくて使えない物
うっ！ W 係長が固まったのはご想像通りです　いったい、何ページあったのでしょう？
何ですか、それって美味しいもの ?
ほう、出来るんですね
で、次の資料ではどうすれば ?
毎回マクロを登録ですか、どうやって
T 係長
H 係長
W 係長
大手企業の営業所での出来事

マクロとは
マクロの恩恵を誰にでも・・・
● たくさんの便利なマクロが
● いつでも使える
・
● そんなシステムを、素早く用意したい
・
・
・

マクロとは
マクロの恩恵を誰にでも・・・
そうだ、キットを作ってみよう
● たくさんの便利なマクロが
● いつでも使える
・
● そんなシステムを、素早く用意したい
・
・
・
・
● それは、キットにするしかない

キットが目指すもの
「一番困っている事」を対象に
○○○ の見積書
印刷しておいてね
似たような名前ばっかり
おまけにフォルダの中？
探せる訳ないじゃん　　
部長の PC 触るのやだ！
と言い残して部長は
出かけてしまった
「ファイル管理システム - 作成用キット」に挑戦
文書 ( ファイル ) 管理システム : 商用は高いし大げさ、フリーの定番は無いし
とある中小企業の日常

目標
1. 有効で簡単なシステム
● 文書管理システムの要件を考慮
● 簡単な操作
➔ テレビのリモコン並
2. 簡単なシステムのセットアップ
● 簡単なセットアップ手順
● マクロソース書換不要
3. ローコストで高機能
● クラウド上の Windows,Linux 混在環境
● フリーの LibreOffice 採用
● 広い用途、高い拡張性

個人的な思い
1. Linux, LibreOffice の普及に僅かでも貢献したい
2. 遊び心を満たしたい
● ユーザーのプログラミングで出来る限度
● LibreOffice にしか出来ないこと

閑話休題
一年余り自習室にこもってキット作成　　　・・・で、ある程度完成
平塚の七夕
七夕飾りが有名
Memo:

ファイル管理システム - 作成用キット
提供ファイル① 主要ファイル
1. 本体 : DcMgrKitBy1110-1805.ods
● シート構成
① "_" パラメータ定義情報を記録する場所
② "Lch" ランチャリスト ( 台帳 ) を起動する
③ "Lst" リスト各ファイルを管理する
④ "Inv" 見積フォームファイルの見本
⑤ "Esti" 請求書〃
「①パラメーター＆ ②〜⑤のいずれか」で使用する
2. 解説 : Readme.txt
3. 近日公開予定
● お急ぎの方は cast1110@yahoo.co.jp にご連絡下さい

提供ファイル② サンプルディレクトリ
Demo1805
┣ 0Lch4Demo1805.ods ランチャ
┣ Doc1
┃ ┣ 0Lst4Doc1.ods リスト
┃ ┣ 1FmMitsumori.ods フォーム
┃ ┣ A01.ods
┃ ┣ …
利用方法の見本
「建築関係の中小企業向け見積システム」
※ サンプルディレクトリのコピーだけで使用可能

文書管理システムの要件
文書管理システムの要件本システムの対応状況
中小企業で
使えるレベルか ?
配置
ファイリング
検索
セキュリティ
災害対策
保存 ( アーカイブ )
維持
配布
ワークフロー
作成
認証、許可
管理者がディレクトリのツリー構造を設定
calc の台帳
calc の検索機能
一部可能　①特定グループ専用ランチャ
　　　　　②定期的バックアップで不正防止
クラウドでのバックアップ
手動
手動
手動
手動
台帳記入後はじめて、各ファイルの作成が出来る
バージョン管理は無し
削除、編集禁止機能は一応あり
○
◎
◎
○
◎
○
△
△
△
△ 〜○
△
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
総合評価 △ 〜○※ 個人的な主観に基づく評価です
要件は wiki pedia から流用

共通の操作方法
A13.ods 2018/04/20 ○○○ 邸工事
A14.ods 2018/04/20 ○○○ 邸工事
A15
見積台帳
By1110
日付日付日付内容確定添付外部リスト
C D FB G H I
1110
1110
作者
EA
4
3
31
33
32
2
1
MENU
1.( 対象の行のいずれかを選択 ) 、メニューボタンを押し
2. ポップアップしてくるメニューで操作
対象が記入された
行のセルを選択
見積書
統一された簡単な操作
メニューボタン
操作を開始する
方法はこれだけ
操作手順が分からず
宝探しをしなくて良い
保存・終了
ーーーーーーーーーー
開く・編集 |_=>
実行 < ∨
∧
> ∨∨
∧∧ 上変更 25
下変更 30
リスト管理メニュー
|_=>
実行
アプリケーション選択excel
soffice
開く・編集を選択し、実行ボタンを押す
アプリケーションを選択し、実行
リスト（台帳 ) は自動保存、終了

システムの作成例（見積書管理）
実務で使用可
ランチャ
開く終了
リスト日付担当内　　容
A01.ods
A02.ods
A03
18/04/20
/05/10
1110
1110
見積書　
　・
請求書
　・
　・
リストは自動保存・終了
( 台帳の開放 )
個別見積
○○○ の見積
No. A02
○ 年○月○日
詳細
印刷終了
編集新規作成
□□□ の見積
○○○ の見積
リスト／見積台帳
① フォームを選択　②作成ボタン押す　③自動的
にファイルコピー、リスト名には拡張子が付与される
　　　　　　　　　 yes
使用中？
No 　　
終了・・・
　クラウドにより各 PC 上の
台帳と個々のデータは
瞬時に同期される
　　　　　　　 yes
使用中 ?
No 　　
ランチャ自動終了
・・・
・・・
項目
○○ 部
備考
サンプルディレクトリと同じです
A03.ods
排他機能
デスクトップ
上のアイコン

セットアップ① LibreOffice インストール ( 事前準備 )
1. インストール後、マクロセキュリティを設定 ( 有効化 )
● ツール ⇒ マクロセキュリティ
● セキュリティレベル ⇒ 最高
● 信頼されたソース ⇒ 信頼された場所
● 〃　ファイル位置 ⇒ 下記参考
2. 指定するディレクトリ
A) Windows: C:UserssomeoneDropboxDemo1805
B) Linux: /home/someone/Dropbox/Demo1805

セットアップ② アプリケーションとクラウドの用意 ( 事前準備 )
1. アプリケーションのインストールと設定
● Windows : word, excel, wmplayer
● Linux : totem, eog, gedit,
● < 重要 > Windows の場合、既にインストールされたアプ
リケーションであっても path 設定が必要
2. クラウドは普通に設定
● ディレクトリ上の位置やドライブ名の配慮は不要
➔ プログラム又はシート上の関数によって、フルパス付きのフ
ァイル名を取得

セットアップ③ ディレクトリ作成、ファイルコピー ( 事前準備 )
1. （本体ファイル） DcMgrKitBy1110-1805.ods
を下記の名称にコピー
Demo1805 ベースディレクトリ
┣ 0Lch4Demo1805.ods ランチャ
┣ Doc1 データ保管ディレクトリ
┃ ┣ 0Lst4Doc1.ods 　リスト
┃ ┣ 1FmMitsumori.ods フォーム
┃ ┣ A01.ods
┃ ┣ …
2. それぞれの不要なシートは削除する

セットアップ④ 運用準備モードへ切替 ( 各ファイル共通手順 )
|_=>
実行
リスト管理管理者用ロック解除
列幅設定
運用準備
会社、組織の記入
添付ファイルを開く
外部ファイルを開く
ーーーーーーーーーー
管理者メニュー
|_=>
実行 < ∨
∧
> ∨∨
∧∧ 上変更 25
下変更 30
シート上のメニューボタン
全列表示、ロック解除、パラメーターシート表示
⇒ 運用準備モード
リスト管理メニュー／管理者メニューを選択
列幅変更、指定列非表示、編集ロック、
パラメーターシート非表示
⇒ ユーザー使用モード
2018/5/12
DcMgrBy1110 MENU
G H I
1
2
3
4 添付外部
パスワード
キャンセル (C)
OK
1110
|_=>
実行
リスト管理管理者用ロック解除
列幅設定
運用準備
会社、組織の記入
パスワードプロンプト
( 初期値 1110 ) 入力
列幅設定を選択
運用準備を選択

セットアップ⑤ ランチャ ( ファイル ) の設定 -A
1
LINUX2
Demo1805/3
AddDir FileName4
5
MENU
AddDir FileName
○○ 部見積台帳 Doc1/ 1Fm4Mitsumori.ods
4
11
12
13
B 〜 E G HF
1. ベースディレクトリの記入 ( 表 )
2. 起動対象を記入 ( 表 )
/home/Someone/Dropbox/Demo1805/ + Doc1/ + 1Fm4Mitsumori.ods = フルパス付きの対象ファイル名
F G H
フルパスの取得のために必要
/home/Someone/Dropbox/Demo1805/Lch 〜 .ods

セットアップ⑤ ランチャ ( ファイル ) の設定 -B
3. アプリケーションの登録 ( パラメータ )
winword
excel
Windows アプリケーション / 拡張子
.doc .docx
.xls .xlsx
事務用
soffice .xls .xlsx .doc .docx .ods .odt .odg
notepad .txt .html .htm
wmplayer .mp3 .mp4 .avi .wmv
nkf -w -Lw --overwrite .txt .html .htm
A B C
soffice .xls .xlsx .doc .docx .ods .odt .odg
gedit .txt .html .htm
107
108
106
109
110
111
112
127
128
Linux アプリケーション / 拡張子事務用126
totem .mp3 .mp4 .avi .wmv
nkf -w Lw --overwrite .txt .html .htm
129
130
113
131
132
A B C

セットアップ⑥ リスト ( ファイル ) の設定
1. アプリケーション登録（ランチャと同じ手順）
2. フォームファイルの登録 ( パラメータ )
3. ファイル名のベースとなるテキストを記入 ( 表 )
総数 2
1Lst4Mitsumori.ods
87
88
リスト管理／雛形のファイル事務用86
1Lst4 議事録 .odt89
90
A B C
作業者内容
A01.ods 1110 ○○○ の見積書
A02
A03
A04
リスト
2018/5/12
日付4
11
12
13
14
C E FD

セットアップ⑦ 仕組を理解しておいて下さい（管理者様）
1. 新規作成はフォームファイルのコピー
● 1Fm4Some.ods を新規ファイル名にコピー
/home/someone/Dropbox/Doc1/A03.ods
2. ファイルの起動は shell コマンド利用
● shell application filename(with full path)
● フルパスは自動取得
➔ ランチャ／計算式の組合せ
➔ リスト／マクロのルーチン

可能性① 多様なフォーマットへの対応
1. ファイルフォーマット
● office : text, pdf, excel, calc, word, writer,
● 画像 : .jpg, .png,
● 音楽 : .mp3,
● 動画 : .mp4, .avi, .wmv,
2. アプリケーション
● Office : notepad, gedit, acrobat, MS, Libre,
● AV : wmplayer, totem,
● Tools : nkf -w -Lw --overwrite

可能性② グループ使用、個人使用
1. リストのグループ使用（排他 )
● ファイルを一つ開くとリストは自動的に保存終了
● 他ユーザーのリスト利用が可能になる
2. リストの個人使用（独占 )
● ファイルを開いてもリストは自動終了しない
● 開くファイルの数の制限が無い
● 排他機能を止める ⇒ グループ使用は不可

可能性③ データ整理に利用可能
ー □ Ｘ
コマンドプロンプト
C:UsersSome1Music > dir /B
J.S.Bach, ﾄｯｶｰﾀとﾌｰｶﾞニ短調 .mp3
Puccini-Nessun dorma-Plácido Domingo
.mp3
中島みゆき : 地上の星 !.mp3
C:UsersSomeoneMusic>
リスト内容添付作成日作者
J.S.Bach, ﾄｯｶｰﾀとﾌｰｶﾞ
ﾆ短調 .mp3
トッカータトフー
ガ
Bach_ トッカータとフ
ーガ _ ニ単調 .mp3
18/5/12 1110
Puccini-Nessun dorma-Plá
cido Domingo.mp3
誰も寝てはなら
ない
Puccini_ 誰も寝てはなら
ない _Placido_Domin
go.mp3
18/5/12 1110
中島みゆき : 地上の星 !
.mp3
地上の星中島みゆき _ 地上の星18/5/12 1110
4
31
32
33
dir, ls コマンド
で表示した
mp3 データを
copy & paste
添付ファイルに
一気にコピー
大量 CD でも
再生出来る
データになる
カーステレオで
mp3 が
再生出来ない
CD のファイル名
に禁止の文字が
大量にある　　
34
C F GD E
リストに貼付け安全なファイル名記入

可能性④ スペシャルキット／作成の基本手順
対象＝「ランチャ、リスト、各フォーム」
1. ユーザー独自にシートをデザイン
2. システムの組込み ( 順に実施 )
① 「パラメーターシート」をシートコピー
② パラメータに各種の設定を記入
③ マクロライブラリのインポート
④ ボタン１個だけ作成し、マクロを登録
システムの組込は容易

可能性④ スペシャルキット／細やかな設定項目
パラメーターシートで設定できる項目　　　　
● 全体のパラメーター : プログラム名 , パスワード , 使用者 (g)roup(p)rivate, 保護レベル (b)oth(d)ock(s)heet
(n)one, オープニングメッセージ ( 空白にすると表示無し ), 日付フォーマット ex.YYYY/M/Dggge 年 m 月 d 日 ,
会社・組織 1, 会社・組織 2, 会社・組織 3, 使用者のスキル (H)igh(L)ow
● 各種フォーマットのパラメーター : 行番号列幅記入する場所 , 列番号最終列 , 列番号表示最終列 , 規定の列幅
(mm), 自動入力対象 (b)oth(d)ate(s)erialumber(n)one, 印刷設定タイプ (l)ines(p)ages, 印刷設定行印刷の
繰返す行 ( 上 ), 印刷設定行印刷の繰返す行 ( 下 ), 印刷設定開始列・両タイプ ( 左 ), 印刷設定終了列両タイプ
( 右 ), セル位置文書番号 , セル位置作成日 , セル位置ページ印刷の開始行 , セル位置ページ印刷の最終行 ,
会社・組織 1, 会社・組織 2, 会社・組織 3
● ランチャのパラメーター : 行番号列幅を記述 , 列番号使用している最終列 , 列番号表示する最終列 , 規定の列
幅 (mm), 列番号ファイル名を記述 , 印刷設定繰返す行 ( 上 ), 印刷設定繰返す行 ( 下 ), 印刷設定繰返す行列
番号 ( 左 ), 印刷設定繰返す行 ( 右 ), 印刷設定会社・組織 1, 印刷設定会社・組織 2, 印刷設定会社・組織 3
● リスト管理のパラメーター : 行番号 ( 列幅情報 ), 列番号 ( 最終 ), 列番号 ( 表示最終 ), 規定の列幅 (mm), 印刷
繰返す行 ( 上 ), 印刷繰返す行 ( 下 ), 印刷列番号 ( 左 ), 印刷列番号 ( 右 ), 列番号ソースリスト , 列番号作成ファ
イル名 , 列番号リストと作成外部 , 列番号リストと作成添付 , 列番号日付 ( ソース ), 列番号日付 ( 作成 ), 列番
号日付 ( 外部 ), 列番号日付 ( 添付 ), 列番号編集済フラグ , 確定ファイルの編集 (a)llow(f)orbid, ディレクトリ
( モデルファイル ), ディレクトリ ( ソース ), ディレクトリ ( 作成先 ), ディレクトリ ( 外部ファイル ), ディレクトリ ( 添付
ファイル ), 会社・組織１ , 会社・組織２ , 会社・組織３
● リスト管理・フォームのファイル : 総数 , 種類
● アプリケーション登録 :Windows のアプリケーション , 拡張子 ( スペースで区切り ),Linux のアプリケーション登
録 , 拡張子 ( スペースで区切り )
シートのデザインに必要な設定が充実
実際は記入しやすい表です

可能性④ スペシャルキット／充実したメニュー
MENU ( ランチャ上のボタン )
┃
┣ 保存終了
┣ 開く , 編集
┃┗ アプリ選択 - 開く
┣ 範囲を印刷
┣ 印刷範囲クリア
┣ 管理者 - パスワード
┃┣ 開く
┃┣ ロック解除
┃┣ 列幅設定
┃┣ 運用準備
┃┗ 組織名書出し
┣ 閉じる
┣ 実行
┗ セル移動 (U,D,L,R,PGU,PGD)
MENU( リスト上のボタン )
┃
┣ 保存終了
┣ 開く , 編集
┃┗ アプリ選択 - 開く
┣ ファイル操作、新規作成
┃┣ コピー , 削除 (list,Att,Out)
┃┣ セル移動 (U,D,L,R,PGU,PGD)
┃┣ セルテキスト編集
┃┃┗ 読込 , クリア , 書込
┃┣ 新規
┃┃┗ フォーム選択 - 作成
┃┣ 印刷範囲クリア
┃┗ 閉じる
┣ 範囲を印刷
┣ 添付ファイル開く
┣ 外部ファイル開く
┃┣ 開く
┃┣ ロック解除
┃┣ 列幅設定
┃┣ 運用準備
┣ 閉じる
┣ 実行
┣ セル移動 (U,D,L,R,PGU,PGD)
┣ 選択範囲変更 ( 上 )
┗ 選択範囲変更 ( 下 )
MENU( 各フォーム上のボタン )
┃
┣ 保存終了
┣ 日付番号変更
┃┗ 範囲 or ページを印刷
┣ 印刷補助
┃┣ 印刷範囲クリア
┃┣ 他シート表示
┃┗ 他シート非表示
┃┣ 列幅設定
┃┣ 運用準備
┣ 閉じる
┣ 実行
┣ セル移動 (U,D,L,R,PGU,PGD)
┣ 選択範囲変更 ( 上 )
┗ 選択範囲変更 ( 下 )
これだけの機能が組み込まれる

1. シート上の項目、コメントのテキストを変更
2. マクロソースのグローバル定数を変更
ダイアログの変更無しで、メニュー表示、コメントを外国語化する
● ' Lang = Japanese
' Ttl_01 (14)
'---------------------------------------------------------------
Public Const Ttl_Admin = " 管理者用 "
Public Const Ttl_EachMenu = " 各フォーム "
● ' Lang = Portuguese
' Ttl_ 01(14)
'--------------------------------------------------------
Public Const Ttl_Admin = "Menu Administrador"
Public Const Ttl_EachMenu = "Menu de cada formulário"
可能性⑤ 外国語への対応 ( ソースの変更を伴う )
多少のソースコード変更で他言語化可能

実際の使用事例
去年は見積書を、お二人
で８００件作ってますよ
見積システムで何か困っ
た事は有りましたか？　
あっそう８００件なの
困った事？　さあ何か
あったかな・・・・　
６０代７０代
とある中小企業の事務所
もちろん、計算式なんて
「それなぁに？」のお二人
これぐらいのベテランになると、 800 件の見積ぐらい、驚く事じゃ無いそうです　
プライバーシー保護のため画像を加工してあります

使ってみませんか
1. キットの利用
● 簡易な文書管理システム
企業、学校、公的機関
● 写真、音楽、動画、その他ライブラリの管理
家族、クリエーター
● ちょっと複雑なコミュニケーションのツール
サークル活動、地域のコミュニティ

使ってみませんか
2. 今後の方向性
● 新しい機能の追加
● マイマクロ化、標準マクロ化の模索
3. 協力者募集
● スペシャルキット作成
● 改良、普及に関して

参考にしたサイト ( 感謝！ )
サイト …管理者 URL
OSS(Open Source Software) でいこう !! 「 OpenOffice.org /
LibreOffice を使おう編」…お名前不明
.
LibreOffice で行こう！ LibreOffice(OpenOffice) について知
ったこと、覚書など… matuaki さん
.
おジさん学習帳 LibreOffice など Office ソフトなどについて
のブログ…おジさんさん
.
ubuntu & Libreoffice 初心者の試行錯誤メモ… Telster さん
.
いくやの斬鉄日記オープンソースからハイスクールフリート、
The Beatles までなんでもありの自称エンターテインメント
日記。…いくやさん
.
LibreOffice Calc Basic fun!!! …calibreblo さん
. http://openoffice3.web.fc2.com/
.
.
. http://openoffice.sblo.jp/
.
.
. http://oji3fromdti.blog.fc2.com/
.
.
. http://j11.blog.so-net.ne.jp/
.
.
. https://blog.goo.ne.jp/ikunya
.
.
. http://calibreblo.blogspot.jp/

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