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kintone等を活用した 社内業務改善 ㈱堀江商会
- 2. 自己紹介 西村 今川
- 16. どのように改善したか？③ 折れない心が大切 全員が理解できるわけではないことを念頭に 実績を積み上げて既成事実を作る 総務の概念・会社にとらわれない働き方へ 結果… SDGs・LPWA etc…
- 17. 株式会社 堀江商会 HP URL/http://horieshoukai.co.jp/ 今川 nimagawa@horieshoukai.co.jp 西村 ynishimura@horieshoukai.co.jp ご質問等ございましたら、 お気軽にお問合せください。
Hinweis der Redaktion
- ①簡単に堀江商会の事業説明 大きく分けて①気象機器の販売・メンテナンス②測量機の販売・メンテナンス③オフィス什器の販売をしています。 ②クラウドシステムkintoneを使用し始めて約3年程経ちます。 特にここ1年ほどで、kintoneでいろんな業務を管理するようになりました。 kintoneのほかにも、GsuitsやLINEWORKSなどのクラウドツールを使用しています。 今日は、クラウドシステムへ移行して業務改善した内容をお伝えできればと思います。
- 自己紹介 今川 自衛隊で経理業務をしていました。 そこから居酒屋を経て、まんだらけで約 年働いていました。 まんだらけでは、経理のほか、人事関係や経営業務など幅広い仕事をしていました。 そして堀江商会へ入社後、kintoneやGsuitsのシステムを導入し、現在も業務改善を図っています。 西村 ユニクロや図書館、居酒屋などでアルバイトをしていて、その後、行政書士事務所の事務員として3年半ほど働きました。 Kintoneというよりサイボウスの存在すら知らないところから、堀江商会に入社して約1年半ほど経ちます。
- 過去というより、約１０年ほど前ですが、 PCデータを紙に打ち出して、すべて紙で会社情報などは管理していましたし、請求書は手書き、給与計算も電卓でしていました。 また、外回りをしている従業員との連絡方法が電話だけでした。 こんな状態がずっと続いていると、経営がどんどん悪化していきました。 問題としては、主に、 「時間がかかり、生産性があがらない」 ・1つの作業に膨大な時間がかかる、過去の履歴の確認も、そもそも紙を探すことに時間がかかりすぎていて、生産性が一向にあがる気配がない 「人件費がかかりすぎている」 ・給与計算も3日以上かけていた→月額70万円も支払。。。 「業務のタコツボ化・属人化」 ・帳簿は紙で管理していて、原本しか保存していないから、誰かが持ち出したら終わり ・誰が持ち出したのかもわからない（持ち出し簿もない） ・勝手に帳簿も編集してしまっていた ・電話も、1対1での対応なので、誰が聞いたのか・言った言わない・聞いた人しか作業できない 「数字の改ざん」 ・帳簿が3つ存在していた→紙ベースだと不正もしやすくなってしまう ・エクセルも上書きで改ざんが簡単 このままじゃ、確実に倒産の道、、、、 そこで（次へ）
- まず、基幹システムを入替（参考になるかどうか。。。）、情報インフラ周りから手をつけました。 エクセル、楽一システム、ゼロックスのbeatBoxのシステムを総入れ替えしました。 全て紙ベースで、情報共有が全くなっていなかったシステムでした。 それを、弥生販売とGsuitsに移行しました。 →Gsuitsは、Gmail、ハングアウト、スプレットシート、ドライブ、カレンダーを主に使用しています。 ここで連絡方法が電話のみでなく、Gsuitsのハングアウトというツールが増えました。 この時点で、システムだけではなく、不要な業務や人材の棚卸も実施。
- そして次に、既存の弥生販売、Gsuitsに加えて、kintone/LINE WORKS/奉行クラウドを追加しました。 →現在の状態です。 LINEWORKSは、ユーザーとのやりとりに使用しています。 奉行クラウドの使用により、3日かかっていた急所計算を1時間程で完了させられるようになりました。 この後のスライドでは、簡単ですがkintoneの使用例をあげます。 測量機の修理部門です。 弊社にはメンテナンス部門があり、ユーザーの所有している測量機のメンテナンスもしているのですが、 その管理が全くなってなかったので、kintoneで管理してみることになりました。
- 例えばですが、まず弥生販売で管理していた「得意先台帳」をkintoneへ登録しました。 →得意先マスタの作成 ここに修理の情報を集約します このユーザーごとに所有している測量機一覧が簡単にわかればいいなと思い、 このように一目でわかるように作ってみました。 弥生販売だと検索しなければならなかったのですが、ユーザー情報を開くだけで検索せずとも履歴を確認出来るので、 時間も短縮ですし、何より管理しやすいです。
- 一番時間をとられたいた作業が、測量機の修理をした際に、「校正証明書」という書類を発行するのですが、 そのデータ入力です。 →貼ってあるJSIMA書類 ここに記載されるデータですが、、、、
- 以前は、エクセルで都度都度、入力していました。 もちろん、修理する人間と出力する人間は違うので、 修理した内容の紙をみて、エクセルに入力します。 １つでも間違うとやり直しですし、入力・出力する人間は修理の知識がないので、 多少の知識や経験がある人がやっていました。 このエクセルの入力作業に1人1日＝8時間かかっていました。
- これをkintoneに入れると、 修理する人間が直接データを入力して、 出力する際は、出力ボタンをワンクリックするだけで済むようになりました。 これで、とくに知識や経験がそこまでなくてもできるようになりましたし、 1人でしか作業できなかったのに、何人ででも作業可能になりました。 これによって、１人で８時間かかっていた作業が、１人２０分程度で完了できるようになり、 また、複数人で進められるので、作業効率も格段にあがりました。 これまで属人化していた仕事が、誰でもできる仕事に変わっていきました。 前までは経験がある人がやっていたのですが、今ではこの仕事は基本中の基本で入社したばかりの社員にまずしてもらう仕事になっています。
- 次に、ペーパーレス化を実施しました。 以前は、修理完了後、この紙をもらい、kintone上にある情報と突合しながら売上を計上していました。 これを次ﾍﾟｰｼﾞのように変えました。
- 一覧にして、一目でわかる、かつ、そのまま弥生販売へ打ち込むだけでよい、という状態にしました。 この一覧にある情報、例えば型式コードや金額をそのままコピペしていくだけで、売上計上できるようになっています。
- これにより、先程1人20分かかっていた売上計上作業が、今では1人5分以内で完了することができるようになりました。 現状は、修理売上計上に全く時間をかけていないです。
- そして、価格のマスタ化を実施しました。 修理の価格帯ですが、わかっている人とわからない人がいました。 情報を共有できていなかったため、ミスも多く、時間もかかっていました。 マスタ化することで、時間短縮・情報共有が実現されました。 このマスタ化には、赤座さんにお手伝いいただきながらすすめました。 フェーズⅡからフェーズⅢまでの期間は、約2年です。 その中でも、ペーパーレス化を進めてきてからは、まだ1年も経っていないです。
- 今後は、弥生販売の機能をすべてkintoneへ ソニックガーデンの赤座さんに、いろいろアドバイスをいただきながら、進めていく予定です。 すべてkintoneへ移行し、一元化が次の目標です。
- クラウドシステムをここまで導入した要因は、業務に無駄が多く、経費ばかりかかってきていたことが一番おおきいです。 何をしていくかよりも、何をどこまでなくしていけるか、を念頭に置いて、ここまで変えてきました。 １つ１つの作業の無駄を省いていくことで、生産性もあがってきたし、効率的に仕事が動くようになった。 さきほどまでは業務の無駄を省く例でしたが、それ以外では... ・経費精算は紙→ネットで申請 ・有給申請→kintoneで申請 ・上司の確認→kintone上でやりとりして、書類の申請をなくす ・日報は紙から各自のPCエクセルに変化し、今ではkintoneに登録 １つ、kintoneに管理させるにあたって、考えたことは、 人の手が入れば入る程、数字をどこまで見せるかということです。 クラウド化がすすむことで、特定の従業員にしか見せていなかった数字も共有されることになるので、 その範囲をどこまでにするかを、始めに決めるようにしました。 例えば、給与面や決算関係書類はPC保管、減価償却費は見えてもOKなど
- 弊社の場合は、ある種強制的に業務改善を行いました。 基幹システムの入替は、かなり抵抗があり、いろいろな不平不満が出てきましたが、 実際に使用してみると、入れ替えたほうが使いやすくなり、その声も上がらなくなりました。 なので、折れない心をまず持つことが大切です。 特に、kintoneのようなクラウドシステムは導入に抵抗がある人が多いです。 なので、どんな機能があって、どのように使うかを全て説明するのではなく、ある程度こちらで仕組を作り上げておいて、 シンプルな操作のみで情報管理ができるようにしておくようにしました。 みんながみんな、同じスキルで操作できるわけではない、ということを前提で作りました。 ここまでして、管理しやすい・誰でも確認できる・ミスが減った、などの実績を作っていきます。 そうやっていくと、次のステップへのハードルがどんどん下がっていって、よいと思うシステムを導入することが容易になっていきました。 その結果、働き方も変化していきました。 実際、総務ではありますが、新規プロジェクトを立ち上げ、SDGsやIoT・LPWAの分野へ手を広めています。 →しかも、すでに契約を何件かとっており、売上も上げています。