InterPARES 2: Система принципов для разработки политик, стратегий и стандартов для электронных документов
•
1 gefällt mir•1,097 views
Перевод (с сокращениями) Приложения 19 "Система принципов для разработки политик, стратегий и стандартов для обеспечения долговременной сохранности электронных документов" (авторы Л.Дюранти, Дж.Судерман и М.Тодд) из публикации "Международные исследования по аутентичным документам постоянного хранения в электронных системах (InterPARES)-2: Интерактивные, динамические и чувственно-эмпирические документы", под ред. Л.Дюранти и Р.Престона, 2008 г. Перевод к.и.н. Н.А.Храмцовской. Partial translation of Appendix 19 "A Framework of Principles for the Development of Policies, Strategies and Standards for the Long-term Preservation of Digital Records" (by Luciana Duranti, Jim Suderman and Malcolm Todd) in: "International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2: Experiential, Interactive and Dynamic Records", Luciana Duranti and Randy Preston, eds. (Padova, Italy: Associazione Nazionale Archivistica Italiana, 2008). Translated into Russian by Dr Natasha Khramtsovsky).
Empfohlen
Empfohlen
Weitere ähnliche Inhalte
Andere mochten auch
Andere mochten auch (19)
Ähnlich wie InterPARES 2: Система принципов для разработки политик, стратегий и стандартов для электронных документов
Ähnlich wie InterPARES 2: Система принципов для разработки политик, стратегий и стандартов для электронных документов (20)
Mehr von Natasha Khramtsovsky
Mehr von Natasha Khramtsovsky (20)
InterPARES 2: Система принципов для разработки политик, стратегий и стандартов для электронных документов
- 1. Ċ ěĊ Kx-|RMTQ_,,Система принципов для разработки политик.,стратегий и, стандартов для электронных документов,= , Ċ Введение, Ċ Ċ В ходе исследовательских проектовĖĊ выполнявшихся в рамкахĊ международной программыĊ ijŘŞŏŜĺīļįĽĖĊ изучались вопросы созданияĖĊ поддержания и долговременной сохранности электронных документовĘĊОсновнымĊ результатом этих исследований стало пониманиеĤĊ для тогоĖĊ чтобы сохранитьĊ заслуживающие доверия электронные документыĖĊ ėĊ т.еĘĊ документыĖĊ надёжностьĖĊ точность и аутентичность которых может быть доказанаĖĊėĊĊсоздатели документовĊĊ должны создавать их таким образомĖĊ чтобы в дальнейшем была возможность ихĊ поддерживать и сохранятьĘĊ Отсюда следуетĖĊ что взаимодействие создателяĊ документов и тогоĖĊ кто назначен их хранителемĜ ĖĊ должно начинаться в моментĊ создания документовĘĝ ĊĊĊ Ċ Первый этап исследований по проектуĊijŘŞŏŜĺīļįĽĊĒěģģģėĜĚĚěēĊпроводился сĊ точки зрения хранителяĊ ĒŚŜŏŝŏŜŠŏŜēĘĊ По его итогам были сделаны три основныхĊ выводаĤĊ ěēĊ Есть несколько требованийĖĊ которым должнаĊ Ċ удовлетворять любаяĊ система делопроизводстваĖĊ нацеленная на создание точных и надежныхĊ электронных документов и на поддержание их аутентичностиĥĞ Ċ ĜēĊ сохранитьĊ ĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊ ě ĊВ тексте на английском языке использован терминĊƕцифровые документыƥĊĒŎœőœŞŋŖĊŜŏōřŜŎŝēĘĊПервоначально вĊ проектеĊijŘŞŏŜĺīļįĽĊиспользовался другой терминĊƀĊƕэлектронные документыƥĊĒŏŖŏōŞŜřŘœōĊŜŏōřŜŎŝēĘĊТакĖĊкнигаĖĊ написанная по результатам первого этапа проектаĊ ijŘŞŏŜĺīļįĽėěĖĊ называласьĊ ƕОбеспечение долговременнойĊ сохранности аутентичных электронных документовĤĊ Результаты проектаĊ ijŘŞŏŜĺīļįĽƥĊ Ēпод редĘĊ ЛючианыĊ ДюрантиĖĊ Сан-МиньятоĖĊ īŜōŒœŖŋŌĖĊ ĜĚĚğēĥĊ и этот термин был использован и в официальном названииĊ следующего этапаĊ ijŘŞŏŜĺīļįĽėĜĘĊ ОднакоĖĊ по ходу исследованийĖĊ терминĊ ƕэлектронный документƥĊ сталĊ постепенно вытесняться терминомĊ ƕцифровой документƥĖĊ имеющим менее общее значениеĘĊ К концу циклаĊ работ научно-исследовательская группа разработала отдельные определения этих двух терминовĖĊĊ и принялаĊ решение использовать второй из нихĖĊкак лучше описывающий предмет исследований в проектеĊijŘŞŏŜĺīļįĽĘĊ ĊĊ «Электронный документƥĊопределен какĊƕАналоговый или цифровой документĖĊзафиксированный наĊ электронном носителе и требующий использования электронного оборудования для восприятия егоĊ человекомƥĘĊ ƕЦифровой документƥĖĊ по существуĖĊ представляет собой закодированный цифровым образомĊ объектĖĊėĊвместе с метаданнымиĖĊнеобходимыми для упорядочиванияĖĊструктуризации и отображения контентаĊ и формы этого объектаĘĊЗдесь терминĊƕцифровой объектƥĊозначаетĊƕдискретный наборĖĊвключающий один илиĊ нескольких потоков битовĖĊи метаданные о свойствах объектаĖĊа такжеĖĊгде это уместноĖĊметоды выполненияĊ операций над объектомƥĘĊ СмĘĊТерминологическую базу данных проектаĊijŘŞŏŜĺīļįĽėĜĖĊ доступную по адресуĊ ŒŞŞŚĤęęšššĘœŘŞŏŜŚŋŜŏŝĘřŜőęœŚĜęœŚĜʼnŞŏŜŗœŘřŖřőţʼnŎŌĘōŐŗĊĘĊĒпримĘĊавтораēĊ Ċ В настоящее время подобное различие между понятием, Řэлектронный документŨ, и, Řцифровой, документŨ,стирается., и оба термина начинают рассматриваться как эквивалентные термину,Řцифровой, документŨ, в терминологии, Kx-|RMTQ_, O, как., например., это сделано в недавно опубликованном новом, европейском стандарте, OyT{0, В российской практике обоим англоязычным терминам соответствует, термин,Řэлектронный документŨ.,который и используется в данном переводе,*прим0,переводчика+, Ĝ ĊƕХранитель документовƥĊĒŜŏōřŜŎŝĊŚŜŏŝŏŜŠŏŜēĊƀĊобщий терминĖĊотносящийся скорее к выполняемой функцииĖĊ чем к профессиональной принадлежности соответствующего физического или юридического лицаĘĊ Хранителем может быть подразделение организацииĖĊотдельное учреждениеĖĊархивистĖĊили любое другое лицоĖĊ в число основных обязанностей которого входит обеспечение долговременной сохранности документовĘĊ ĝ Документы считаются созданнымиĖĊ если они были изготовлены либо полученыĖĊ и затем отложеныĊ Ēт.еĘĊ сохранены или помещены в делоēĊдля исполнения или для сведенияĘĊ Ğ ĊСмĘĊразделĖĊподготовленный рабочей группой по аутентичностиĊĒīşŞŒŏŘŞœōœŞţĊľŋŝŕĊİřŜōŏĖĊĜĚĚĜēĤĊƕПриложениеĊ ĜĤĊ Требования к оценке и поддержанию аутентичности электронных документовƥĖĊ вĤĊ ƕОбеспечениеĊ долговременной сохранности аутентичных электронных документовĤĊРезультаты проектаĊijŘŞŏŜĺīļįĽƥĊпод редĘĊ Лючианы ДюрантиĊ ĒСан-МиньятоĖĊ ИталияĖĊ īŜōŒœŖŋŌĖĊ ĜĚĚğēĖĊ ĜĚĞƀĜěģĘĊ Онлайн-копия доступна по адресуĤĊ ŒŞŞŚĤęęšššĘœŘŞŏŜŚŋŜŏŝĘřŜőęŌřřŕęœŘŞŏŜŚŋŜŏŝʼnŌřřŕʼnŕʼnŋŚŚĚĜĘŚŎŐĊĊ
- 2. Ċ ĜĊ электронные документы невозможноĊ ƀĊ можно лишь сохранить возможностьĊ репродуцировать ихĥğ Ċ иĊ ĝēĊ хранителя необходимо привлекать к работе сĊ документами с самого начала их жизненного циклаĖĊ с темĖĊ чтобы он могĊ подтвердитьĖ Ċчто копииĖ Ċкоторые будут отобраны на постоянное хранениеĖ Ċ действительно являются аутентичными копиями документов создателяĘĊĊ Ċ На втором этапе проектаĊijŘŞŏŜĺīļįĽĊĒĜĚĚĜėĜĚĚĠēĊисследования шли с точкиĊ зрения создателяĘĊБыли изучены примеры создания и поддержания документов вĊ сфере искусстваĖĊ науки и электронного правительстваĥĊбыли разработаны моделиĊ многочисленных функцийĖĊ образующихĖĊ ėĊ в соответствии как с теориейĊ «жизненного циклаƥĖĊ так и с теориейĊ ƕконтинуумаƥĊ документовĖĊ ėĊ процессыĊ созданияĖĊ поддержания и обеспечения долговременной сохранности документовĘĊ Изучались и сравнивались законодательство и государственная политика рядаĊ странĖĊна различных уровнях государственного управленияĊƀĊот национального доĊ муниципальногоĘĊ Был проведен анализ многочисленных инициатив в областиĊ метаданныхĖĊ и создан инструмент для выявления сильных и слабых сторонĊ существующих схем метаданных по отношению к вопросам обеспеченияĊ надёжностиĖĊ точности и аутентичностиĘĊ Ещё раз исследователи вернулись кĊ изучению концепции достоверностиĊ ĒŞŜşŝŞšřŜŞŒœŘŏŝŝēĊ и её компонентовĊ ƀĊ надёжностиĖĊ точности и аутентичностиĥĊ и к томуĖĊ как она воспринимаетсяĖĊ неĊ только в традиционной юридической и административной средеĖĊ но и в сфереĊ искусстваĖĊнауки и в развивающихся направленияхĊƕэлектронного правительстваƥĘĊĊ Ċ Изучение практических примеров показалоĖĊ что на процесс созданияĊ документов в электронной среде почти никогда не влияют соображенияĖĊсвязанныеĊ с обеспечением долговременной сохранностиĘĊ Как следствиеĖĊ надёжностьĖĊ точности и аутентичность электронных документов либо изначально не удаётсяĊ установитьĖĊ либо не удаётся продемонстрировать их на протяжении периодовĊ времениĖĊ связанных сĊ ƕделовымиƥĠ Ċ Ċ требованиями к документамĘĊ В итоге такиеĊ документы не соответствуют требованиям создателя по обеспечениюĊ подотчётностиĘĊНи сам создатель не может на них с уверенностью положиться какĊ на основание для последующих действий или как на справочный материалĖĊ ниĊ сторонние пользователиĊ ƀĊ как на источники информацииĘĊ Более тогоĖĊ ихĊ невозможно будет понять в рамках исторического контекстаĖĊчтоĊĊбудет подрыватьĊ традиционную роль занимающихся сохранением документов организацийĖĊ такихĖĊ как государственные архивные учрежденияĘĊ Ċ ИсследованияĖĊ проведенные в области законодательстваĖĊ относящегося кĊ документам и информацииĖĊ показалиĖĊ что на сегодня ни в одной странеĖĊ ни наĊ одном из уровней государственного управления законодателям не удалось вĊ полной мере охватить весь жизненный цикл документовĥĊ и чтоĖĊ в ряде случаевĖĊ законодательство воздвигло существенные барьерыĖĊ препятствующиеĊ эффективному сохранению электронных документов в течение длительногоĊ времениĖĊėĊв первую очередьĖĊв связи с вопросами авторского праваĘĊĊ ĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊ ğ ĊСмĘĊКеннет Тибодё и дрĘĊƕЧасть третьяĊƀĊДоверять времениĤĊСохранение аутентичных документов в течениеĊ длительного времениĘĊОтчет рабочей группы по долговременной сохранностиƥĘĊтам жеĖĊстрĘĊģģėěěĠĘĊОнлайнė копия доступна по адресуĤĊĊŒŞŞŚĤęęšššĘœŘŞŏŜŚŋŜŏŝĘřŜőęŌřřŕęœŘŞŏŜŚŋŜŏŝʼnŌřřŕʼnŐʼnŚŋŜŞĝĘŚŎŐĊĘĊ Ġ ТерминĊ ƕделовойƥĊ ĒŌşŝœŘŏŝŝēĊ используется в самом широком смыслеĖĊ поскольку в число объектовĊ исследований в проектеĊ ijŘŞŏŜĺīļįĽĖĊ наравне с обычными типами деловых документовĖĊ входят такжеĊ произведения искусства и научные данныеĘĊ
- 3. Ċ ĝĊ Ċ Междисциплинарная рабочая группа по политике проектаĊ ijŘŞŏŜĺīļįĽėĜĊ (далееĊ ƀĊ ƕгруппа по политикеƥēĊ должна была определитьĖĊ можно ли разработатьĊ такую систему принциповĊ ĒŐŜŋŗŏšřŜŕĊ řŐĊ ŚŜœŘōœŚŖŏŝēĖĊ которая могла бы служитьĊ руководством при разработке политикĖĊ стратегий и стандартовĥĊкоторая была быĊ достаточно гибкой для тогоĖĊ чтобы её можно было использовать в различныхĊ национальных условияхĥĊи которая была бы достаточно согласованнойĖĊ чтобы еёĊ можно было целиком взять в качестве солидной основы для любого подобногоĊ документаĘĊ В частностиĖĊ в рамках такой системы должны были бы бытьĊ сбалансированы различные культурныеĖĊ социальные и правовые точки зрения наĊ вопросы доступа к информацииĖĊ защиты персональных данных и правĊ интеллектуальной собственностиĘĊĊ Ċ ИсследованияĖĊ проведенныеĊ ƕгруппой по политикеƥĊ на втором этапеĖĊ подтвердили результаты первого этапа проектаĊijŘŞŏŜĺīļįĽĘĊДалееĖĊгруппа пришлаĊ к выводуĖĊ что подобная система принциповĖĊ поддерживающихĖĊ независимо отĊ юрисдикцииĖĊ Ċ созданиеĖĊ поддержание и длительную сохранность документовĖĊ может быть разработанаĘĊЭтот вывод отражает подготовленный группой отчетĊĒвĊ сочетании с другими результатами проектаĖĊ в особенности сĊƕМоделью функцииĊ управления последовательностью действийĖĊ обеспечивающих долговременнуюĊ сохранностьƥġ ēĖ Ċподчеркивая при этом необходимость выявить природуĊ взаимосвязи между создателями и хранителями документовĘĊ Ċ Ċ«Группа по политикеƥĊ разработала два взаимно-дополняющих набораĊ принциповĤĊ одинĊ ėĊ для создателей документовĖĊ и второйĊ ėĊ для хранителейĘĊ ОниĊ должны способствовать установлению взаимосвязи между создателями иĊ хранителями путем декларирования её природыĘĊ Принципы для создателейĊ документов рассчитаны на лицĖĊ отвечающих за разработку политик и стратегийĊ созданияĖĊподдержания и использования электронных документов в организацияхĊ любого типаĥĊони также адресованы национальным и международным органам поĊ стандартизацииĘĊ Принципы для хранителей документов рассчитаны на лицĖĊ ответственных за разработку политик и стратегий обеспечения долговременнойĊ сохранности электронных документов в административных единицах илиĊ учрежденияхĖĊ в число основных обязанностей которых входит сохранениеĊ массивов документовĖĊ созданных отдельными лицамиĖĊ административнымиĊ подразделениями либо внешними организациямиĖĊ и отобранных на постоянноеĊ хранение под юрисдикцией хранителя ввиду их юридическойĖĊ административнойĊ или исторической ценностиĘĊ Таким образомĖĊ они адресованы административнымĊ единицамĊ ĒнапримерĖĊ банкуĖĊ городу или университетским архивамēĊ илиĊ учреждениямĊ ĒнапримерĖĊ муниципальным или государственным архивамēĖĊ располагающими практическими знаниями о документах и о томĖĊкак обеспечиватьĊ их сохранностьĘĊĊ Ċ В данной работе описываются принципы для создателей документовĘ, , ĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊ ġ ĊМодель последовательности действийĖĊобеспечивающих долговременную сохранностьĊĒĭŒŋœŘĊřŐĊĺŜŏŝŏŜŠŋŞœřŘĖĊ ĭĹĺēĊможно найти в ПриложенииĊěĞĖĊа также по адресуĊŒŞŞŚĤęęšššĘœŘŞŏŜŚŋŜŏŝĘřŜőęœŚĜęœŚĜʼnŗřŎŏŖŝĘōŐŗĊĘĊ Последовательное обсуждение модели дано в отчете междисциплинарной группы по моделированиюĊĒсмĘĊ ŒŞŞŚĤęęšššĘœŘŞŏŜŚŋŜŏŝĘřŜőęœŚĜęŎœŝŚŖŋţʼnŐœŖŏĘōŐŗĩŎřōħœŚĜʼnŌřřŕʼnŚŋŜŞʼnğʼnŗřŎŏŖœŘőʼnŞŋŝŕʼnŐřŜōŏĘŚŎŐĊĊēĘĊ
- 4. Ċ ĞĊ , Принципы для создателей документов, Ċ *O=+,Для того.,чтобы электронные объекты могли рассматриваться как, документы и могли быть сохранены во времени.,они должны иметь, стабильный контент,*содержание+,и фиксированную документарную форму0, Ċ Ċ В проектеĊ ijŘŞŏŜĺīļįĽĊ документ понимается какĊ ƕинформационныйĊ материалĖĊсозданный или полученный в ходе практической деятельности в качествеĊ инструмента или побочного продукта этой деятельностиĖĊ Ċ и отложенный дляĊ выполнения действий или для сведенияƥĢ ĖĊ исходя из традиционного архивногоĊ определенияĘĊ Данное определение подразумеваетĖĊ что для тогоĖĊ чтобыĊ рассматриваться в качестве документаĖĊсгенерированный создателем электронныйĊ объект должен сначала быть информационным материаломĊ ĒŎřōşŗŏŘŞēĖĊ т.еĘĊ онĊ должен иметь стабильный контент и фиксированную документарную формуĘĊ Только электронные объектыĖĊобладающими обоими этими качествамиĖĊспособныĊ выполнятьĊ ƕхроникальнуюƥĊ функцию документа по сохранению историческойĊ памятиĘ, Ċ ПонятиеĊ ƕстабильного контентаƥĊ самоочевидноĖĊ оно просто указывает наĊ тот фактĖĊчто содержащиеся в документе данные и информацияĊĒт.еĘĊто сообщениеĖĊ которое документ предназначен передаватьēĊ не изменились и не могут бытьĊ измененыĘĊЭто подразумевает невозможность перезаписиĖĊмодификацииĖĊудаленияĊ и дополнения данных и информацииĘĊ Таким образомĖĊ если в какой-либо системеĊ содержатся динамичныеĖĊпостоянно меняющиеся данные и информацияĖĊто в этойĊ системе никаких документов нетĊ ƀĊ до тех порĖĊ пока не будет принято решениеĊ создать документĖĊсохранив егоĖĊвключая его неизменяемый контентĘĊ Ċ ПонятиеĊ ƕфиксированной формыƥĊ более сложноеĘĊ Электронный объектĊ имеет фиксированную формуĖĊесли его двоичный контент сохранен таким образомĖĊ что передаваемое им сообщение может быть отображено в том же документарномĊ представленииĖĊкакое оно имело на экране в момент первоначального сохраненияĘĊ Поскольку одно и то же документарное представление документа может бытьĊ получено на основе различных двоичных представленийĖĊто фиксированная формаĊ не предполагает неизменности во времени потоков битовĘĊМожно изменить способĖĊ которым документ зафиксирован в компьютерном файлеĖĊне изменяя при этом самĊ документĘĊ НапримерĖĊ если электронный объектĖĊ созданный первоначально в видеĊ файлаĊŁřŜŎĖĊпозднее сохраняется в видеĊŚŎŐėфайлаĖĊто его отображение на экранеĖĊ его документарное представлениеĖĊ илиĊ ƕдокументарная формаƥĖĊ не меняютсяĊ ƀĊ поэтому можно сказатьĖĊчто данный объект имеет фиксированную формуĘĊ Ċ Можно также создать электронную информациюĖĊкоторая может приниматьĊ несколько различных документарных формĘĊ Это означаетĖĊ что один и тот жеĊ контент может быть показан на экране несколькими различными способамиĊ ƀĊ одним из примеров являются различные типы графиковĖĊкоторые поддерживаютсяĊ программным обеспечением для электронных таблицĘĊ В данном случаеĖĊ каждоеĊ представление подобного электронного объекта из ограниченного набораĊ ĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊ Ģ СмĘĊТерминологическую базу данных проектаĊijŘŞŏŜĺīļįĽėĜĖĊдоступную по адресуĊ ŒŞŞŚĤęęšššĘœŘŞŏŜŚŋŜŏŝĘřŜőęœŚĜęœŚĜʼnŞŏŜŗœŘřŖřőţʼnŎŌĘōŐŗĊĘĊ
- 5. Ċ ğĊ допускаемых системой возможных представлений следует рассматривать какĊ отдельное визуальное представлениеĊĒŠœŏšēĊодного и того же документаĖĊимеющегоĊ стабильный контент и фиксированную формуĘĊĊ Кроме тогоĖĊ следует принять во внимание концепциюĊ ƕограниченнойĊ изменчивостиƥģ ĖĊ относящейся к ограниченным и контролируемым по жёсткимĊ правилам изменениям в форме и/или контентеĊ ĒсодержанииēĊ электронногоĊ документаĖĊ так что любой поискĖĊ запрос или взаимодействие всегда приводят кĊ одному и тому же результатуĘĊВ подобных случаях вариации в форме или контентеĊ документа либо связаны с технологическими особенностямиĖĊ такимиĖĊ какĊ использование для доступа к документу различных операционных систем иĊ программных приложенийĖĊ ėĊ либо с намерением автора или разработчикаĊ документаĘĊЧто касается вариаций контентаĖĊтоĊĒнаряду с темĖĊчтоĖĊкак указывалосьĊ вышеĖĊодин и тот же запрос всегда будет возвращать одно и тоже подмножествоēĊ его представление может варьироваться в допустимых границахĖĊ ėĊ напримерĖĊĊ поĊ уровню увеличенияĘĊ При условииĖĊ что причинаĖĊ вызывающая эти вариацииĖĊ одновременно и ограничивает ихĖĊ они не рассматриваются как нарушенияĊ требований стабильности контента и фиксированной формыĘĊĊ Ċ Организациям следует установить критерии для определения тогоĖĊ какиеĊ электронные объекты должны поддерживаться как документыĖĊ и какие методыĊ должны использоваться для фиксирования их формы и контентаĖ Ċесли они приĊ создании они изменчивыĘĊ Эти критерии должны основываться на деловыхĊ потребностяхĖĊ однако должны также учитывать и требования к обеспечениюĊ юридическойĖĊадминистративной и исторической подотчетностиĘĊ Ċ Ċ ,*O+,Процедуры создания документов должны обеспечивать возможность, отдельного поддержания электронных компонентов документов и их, повторной сборки по прошествии времени,Ċ Ċ Ċ Каждый электронный документ состоит из одного или несколькихĊ электронных компонентовĘĊ Электронный компонентĊ ƀĊ это электронный объектĖĊ являющийся частью одного или нескольких электронных документовĖĊ включаяĊ любые метаданныеĖĊ необходимые для упорядочиванияĖĊ структуризации либоĊ отображения контентаĖĊ и требующий выполнения определенных действий поĊ обеспечению его долговременной сохранностиĘĊНапримерĖĊсообщение электроннойĊ почтыĖĊ включающее картинку и ЭЦПĖĊ будет состоять изĖĊ как минимумĖĊ четырехĊ компонентовĊ Ēзаголовок сообщенияĖĊ текстĖĊ картинка и ЭЦПēĘĊ Отчеты сĊ приложениями в различных файловых форматах будут состоять из более чемĊ одного электронного компонентаĖĊ в то времяĖĊ как отчеты с приложениямиĖĊ сохраненные в виде единогоĊ ŚŎŐėфайлаĖĊ будут состоять только из одногоĊ электронного компонентаĘĊХотя каждый из электронных компонентов сохраняетсяĊ ĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊ ģ СмĘĊЛючиана Дюранти и Кеннет ТибодёĊƕПонятие документа в интерактивныхĖĊэмпирических иĊ динамичных средахĤĊ ПозицияĊ ijŘŞŏŜĺīļįĽƥĖĊ īŜōŒœŠŋŖĊ ĽōœŏŘōŏĖĊ ĠĖĊ ěĊ ĒĜĚĚĠēĤĊ ěĝėĠĢĊ ĒдоступĤĊ ŒŞŞŚĤęęŎŢĘŎřœĘřŜőęěĚĘěĚĚġęŝěĚğĚĜėĚĚĠėģĚĜěėġĊēĊ
- 6. Ċ ĠĊ по отдельностиĖĊ каждый из них существует в специфической взаимосвязи сĊ другими электронными компонентамиĖĊсоставляющими документĘĊ Ċ Для обеспечения долговременной сохранности электронных документовĊ необходимоĖĊ чтобы все электронные компоненты документа былиĊ систематическим образом идентифицированыĖĊсвязаны между собой и сохраненыĊ таким образомĖĊ чтобы их можно было извлечь и из них реконструироватьĊ документĖĊимеющий то же документарное представлениеĖĊкоторое наблюдалось вĊ момент его последнего закрытияĘĊ Для каждого электронного компонента сĊ течением времени потребуется использовать один или несколько специфическихĊ методов для декодирования потока битов и его отображенияĘĊПоток битов можетĊ быть модифицированĖĊ ėĊ напримерĖĊ в результате конверсииĖĊ ėĊ если только онĊ сохраняет способность выполнять свою первоначальную роль приĊ репродуцировании документаĘĊ После модификации все электронные компонентыĊ должны быть способны работать совместноĖĊ поэтому все изменения создательĊ должен оценивать с точки зрения их влияния на документ в целомĘĊ Ċ Организации должны ввести политики и процедурыĖĊ регламентирующиеĊ идентификацию электронных компонентов на этапе созданияĖĊ и обеспечивающиеĊ во времени их поддержаниеĖĊпередачуĖĊрепродукциюĖĊобновление и пересборкуĘĊ Ċ , ,*O?+,Требования к созданию и поддержанию документов должны быть, сформулированы в терминах выполняемых документами задач.,а не в, терминах доступных или предпочитаемых технологий создания и хранения, документов0, Ċ Ċ Электронные документыĖĊ по определениюĖĊ опираются на компьютерныеĊ технологииĖĊи всякий экземпляр документа существует в условиях специфическойĊ технологической средыĘĊ Из-за этого установление требований к созданию иĊ поддержанию документов в терминах технологических характеристик документовĊ и технологических программных приложенийĖĊ в которых документыĊ располагаютсяĖĊ может показаться полезнымĘĊ Однако технологии не толькоĊ меняютсяĊ Ēпорой очень быстроēĖĊ но на них также влияют коммерческиеĊ ĒŚŜřŚŜœŏŞŋŜţēĊ решенияĖĊ принимаемыеĊ Ēи произвольно изменяемыеēĊ ихĊ разработчикамиĘĊ Оба эти фактора могут существенно повлиять на доступностьĊ документов с течением времениĘĊ По этой причине ссылки на конкретныеĊ технологии не следует включать в политикиĖĊ стратегии и стандартыĖĊ регламентирующие создание и поддержание документов организацииĘĊОдни лишьĊ деловые требования и обязательстваĖĊвыполнение которых должны поддерживатьĊ документыĖĊ следует в явном виде принимать к рассмотрению на столь высокомĊ уровне нормативного регулированияĘĊ Характеристики конкретных технологийĊ должны учитываться на уровне внедренияĖĊс темĖĊчтобы поддержать установленныеĊ деловые требования и сделать возможной их реализациюĘĊ Ċ Технологические решенияĖĊ обеспечивающие создание и поддержаниеĊ документовĖĊ являются динамичнымиĘĊ Это означаетĖĊ что они будутĊ эволюционировать по мере развития технологииĘĊ Новые технологии откроютĊ новые возможности для создания документовĖĊ соответствующие деловымĊ
- 7. Ċ ġĊ потребностям организацииĘĊ Иллюстрацией этому является быстроеĊ распространение веб-технологий в качестве средства делового общения иĊ выполнения транзакцийĘĊ Специфическая деятельность по поддержаниюĊ документов потребуетĖĊтаким образомĖĊнепрерывной адаптации к новой обстановкеĖĊ и использования опыта ряда дисциплинĘĊ Продолжая пример с веб-технологиямиĖĊ организацииĖĊ создающие и поддерживающие транзакционные документы в средеĊ централизованных вычислительных центровĖĊдолжны будут использовать знания вĊ области новых веб-технологий как с точки зрения организации подключенияĊĒкакĊ подключить центральный компьютер к сетиēĖĊ так и с точки зрения обеспеченияĊ безопасностиĊ Ēкак защитить документы от удаленных атак через ИнтернетēĘĊ Поскольку новые технологии используются для создания документовĖĊ будутĊ постоянно востребованы новые знанияĖĊнакапливаемые в области архивного делаĘĊĊ Ċ Чтобы быть эффективнымиĖĊ технологические решения должны бытьĊ конкретнымиĘĊ Хотя общая теория и методология долговременной сохранностиĊ электронных материалов применимы ко всем электронным документамĖĊ однакоĊ решения по поддержанию различных типов документов требуют примененияĊ различных методовĘĊ Эти решения должны основываться на особенностяхĊ специфической административно-правовой средыĖĊв условиях которой создаются иĊ поддерживаются документыĥĊна пределах компетенцииĖĊмиссии и целях создателяĊ документовĥĊĊна функциях и операцияхĖĊв которых задействованы документыĥĊи наĊĊ технологияхĖĊ используемых при создании документовĖĊ ėĊ с темĖĊ чтобы выбратьĊ наилучшие решения для поддержания этих документовĘĊ Ċ Политики управления документамиĖĊ сформулированные в терминахĊ деловых требованийĖĊа не технологийĖĊтакже потребуется периодически обновлятьĖĊ но уже по мере изменения деловых потребностей организацииĖ Ċа не в связи сĊ изменениями в технологияхĘĊ Выбор соответствующих технологических решенийĊ для поддержания определенных массивов документов является задачейĊ специфического плана действийĘĊ Необходимо вести мониторинг выбранныхĊ решенийĖĊ поскольку может возникнуть потребность в модификациях иĊ обновленияхĘĊДля этого создающий документы орган должен быть в курсе новыхĊ достижений в области управления документами и архивного делаĖĊ и приниматьĊ участие в междисциплинарных усилиях по разработке подходящих методовĊ управления электронными документамиĘĊ Ċ , ,*O@+,Политики.,стратегии и стандарты по созданию и поддержанию, документов должны явным образом и по отдельности включать вопросы, обеспечения их надежности.,точности и аутентичности0, Ċ Ċ При управлении электронными документамиĖĊобеспечение их надежностиĖĊ точности и аутентичности являются тремя ключевыми вопросами для любойĊ организацииĖĊ которая хочет сохранять свою деловую конкурентоспособность иĊ выполнять законодательно-нормативные требованияĘĊ Эти вопросы необходимоĊ явно и по отдельности рассмотреть в политиках управления документамиĖĊ иĊ принятые решения следует ввести в действие в масштабе всей организацииĘĊ Понятие надёжности отражает авторитетность документа и возможность доверятьĊ
- 8. Ċ ĢĊ томуĖĊ как в нём отражены соответствующие фактыĖĊ т.еĘĊ способность документаĊ выразить тоĖĊ о чём в нём говоритсяĘĊ Иными словамиĖĊ надёжностьĊ ƀĊ этоĊ возможность верить содержанию документаĘĊО ней можно судить по двум вещамĤĊ по степени полноты документарной формы документаĖĊи по степени контроля надĊ процедуройĊĒилиĊšřŜŕŐŖřšėпроцессомēĖĊв ходе которой документ был созданĘĊДалееĖĊ надёжность непосредственно связана с авторством документа и с персональнойĊ ответственностью отдельного лица или организацииĖĊ изготовившей документĘĊ Поскольку контент достоверного документа по определению содержитĊ достоверные данныеĖĊто надёжный документ является одновременно и точнымĘĊ Ċ Точным считается документĖĊсодержащий правильные и точные данныеĘĊОĊ точности документа может также свидетельствовать полнота сообщаемых в нёмĊ данныхĖĊ и тоĖĊ что он в полной мере или исключительно посвящёнĊ рассматриваемому вопросуĘĊДокумент предполагается точнымĖĊесли он создается иĊ используется в ходе деловых процессов для выполнения деловых функцийĖ Ċė Ċ исходя из тогоĖĊ что неточные документы наносят ущерб деловым интересамĘĊ Однако в случаеĖ Ċкогда документы передаются из одной системы в другуюĖ Ċ обновляютсяĖĊпроходят конверсию или миграцию для тогоĖĊчтобы ими можно былоĊ пользоваться дальшеĥ Ċили же если обновляются технологииĖ Ċиспользуемые вĊ системеĖĊгде хранится документĖĊėĊтогда содержащиеся в документе данные должныĊ быть провереныĖĊ с темĖĊ чтобы гарантироватьĖĊ что их точность не пострадалаĊ вследствие технических или человеческих ошибокĖĊ возможных в ходе процессовĊ передачи или преобразованияĘĊТочность данных необходимо также проверять приĊ создании документов путем импорта данных из других документных системĘĊ ЗаĊ проведение проверки точности отвечает физическое или юридическое лицоĖĊ получающее данныеĥĊэто лицоĖĊоднакоĖĊне несёт ответственности за правильностьĊ значений данныхĊėĊза это отвечает их отправительĘĊПоэтому получающая сторонаĊ должна включить оговорку об отказе от ответственности за точность документовĖĊ использующих данныеĖĊполученные от других лицĘĊ Ċ Аутентичность означаетĖĊ что документ является именно темĖĊ чемĊ представляетсяĥĊ что он не подвергался искажениям или иной порчеĘĊ ИнымиĊ словамиĖĊаутентичность означает возможность верить документу как документуěĚ ĘĊ Аутентичный документ в той же мере надёжен и точенĖĊ как и в момент егоĊ созданияĘĊАутентичность зависит от тогоĖĊкак осуществляется передача документаĖĊ и от способа поддержания и ответственного храненияĘĊ АутентичностьĊ поддерживается и проверяется путем обеспечения неизменности отличительныхĊ признаковĊ ĒидентичностиĊ ėĊ œŎŏŘŞœŞţēĊ и целостности документаĘĊ ОтличительныеĊ признаки документа формируются и поддерживаются путем указанияĖĊ какĊ минимумĖĊ имен лицĖĊ участвовавших в создании документаĊ ĒнапримерĖĊ авторĖĊ адресатēĥĊ действия или темыĖĊ к которым документ имеет отношениеĥĊ датĊ составленияĖĊпомещения в дело и передачиĥĊдокументарной формыĥĊэлектронногоĊ представления документаĊ Ēили форматаēĥĊ связей документа с другимиĊ документамиĖĊ посредством использования классификационных кодов либоĊ ĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊ ěĚ Ċ Т.е0, с точки зрения формальных признаков, *соблюдены требования к форме документа., правильно, оформлены все необходимые реквизиты., успешно проверилась ЭЦП и т.д0+., и безотносительно к его, содержанию0, Именно так традиционно оценивают, .правильность., документа специалисты служб, документационного обеспечения управления,*прим0,переводчика+Ċ
- 9. Ċ ģĊ соглашений о наименованииĥĊ информации о наличии приложенийĘĊ В целяхĊ доказательства и поддержания целостности документа устанавливаетсяĊ ответственность за документ во времениĖĊ путем назначения ответственного заĊ обработку лица или подразделенияĖĊа также хранителя или хранящего документыĊ подразделенияĥĊ устанавливаются права и ограничения на доступĥĊ идентифицируются все аннотации и модификацииĊ Ēтехнические и иныеēĖĊ внесенные в документ лицамиĖĊимевшими к нему доступĘĊ Ċ Таким образомĖĊнадёжностьĊƀĊэто качествоĖĊкоторое возникает при созданииĊ документаĖĊ и подразумевает точность содержащихся в нём данныхĥĊ а точность иĊ аутентичность документаĊ ƀĊ качестваĖĊ связанные с процессами его передачи иĊ поддержанияĘĊ Ċ В этой связи ответственность за обеспечение точности иĊ аутентичности несут как создатель документаĖĊ так и его правопреемникиĘĊ Аутентичность защищается и гарантируется с помощью методовĖĊобеспечивающихĊ невозможность манипулированияĖĊ изменения и иной фальсификации документаĊ после его созданияĊƀĊкак в процессе передачиĖĊтак и при его обработке и храненииĊĊ в системе управления документамиĘěě Ċ Ċ ,*OA+,Для создания документов.,которые по умолчанию можно было бы, считать надёжными.,следует использовать доверенную систему, Ċ Ċ Доверенная документосоздающая система включает набор правилĖĊ регламентирующих изготовление документовĖĊ и набор инструментов иĊ механизмовĖĊ применяемых для реализации этих правилĘĊ Чтобы выпускатьĊ надёжные документыĖĊ проект любой документосоздающей должен включатьĊ интегрированные деловые и документарные процедурыĖĊ схемы метаданныхĊ документовĖĊ формы документовĖĊ права доступа на создание документов иĊ технологические требования к созданию документовĘĊ Интегрированные деловые и документарные процедуры представляют собойĊ деловые процедурыĖĊ увязанные с процедурами документирования и с принятой вĊ организации системой классификацииĊ Ēт.еĘĊ схемой размещения делěĜ илиĊ классификаторомěĝ ēĘĊ Подобная интеграция позволяет усилить контроль надĊ процедурами создания документовĤĊона способствует надёжности документов темĖĊ что явно связывает документы с теми действиямиĖĊв которых они участвуютĖĊи сĊ системой организации документовĖĊстандартизируя тем самым процедуры созданияĊ и поддержания этих документовĘĊИнтеграция деловых и документарных процедурĊ также закладывает основу и обеспечивает основные средства для подтвержденияĊ владения документами и ответственности за нихĘĊĊ Схема метаданных для создания документов представляет собой списокĊ всех элементов метаданныхĖĊзначения которых должны быть задокументированы вĊ процессе создания документовĖĊ с темĖĊ чтобы уникальным образомĊ идентифицировать каждый документ и способствовать поддержанию егоĊ ĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊ ěě СмĘĊ разделĖĊ подготовленный рабочей группой по аутентичности вĤĊ ƕОбеспечение долговременнойĊ сохранности аутентичных электронных документовĘĊИтоги проектаĊijŘŞŏŜĺīļįĽėěƥĖтам жеĖĊĊдоступен по адресуĊ ŒŞŞŚĤęęšššĘœŘŞŏŜŚŋŜŏŝĘřŜőęŌřřŕęœŘŞŏŜŚŋŜŏŝʼnŌřřŕʼnŎʼnŚŋŜŞěĘŚŎŐĊĘĊ ěĜ Ċ Примером такой схемы является отечественная номенклатура дел., а также используемые в системах, электронного документооборота классификационные схемы,*прим переводчика+Ċ ěĝ ĊВ оригинале,O,таксономией,*-c1yxyw2+,*прим переводчика+Ċ
- 10. Ċ ěĚĊ целостности и презумпции аутентичностиĘĊ Подобная схема может позднееĊ использоваться для проверки аутентичностиĖĊ если та будет поставлена подĊ сомнениеĘĊ Формы представляют собой спецификации документарных форм различныхĊ типов документовĖĊизготавливаемых документосоздающей системойĘĊ Права доступаĊƀĊэто права на составлениеĖĊредактированиеĖĊаннотированиеĖĊ чтениеĖĊ извлечениеĖĊ передачу и/или уничтожение документов вĊ документосоздающей системеĖĊ которые создатель документов предоставляетĊ руководителям и сотрудникам на основании их должностных обязанностей иĊ деловых потребностейĘĊ Эти права используются для управления доступом кĊ документосоздающей системеĖĊ и назначаются в ходе интеграции деловых иĊ документарных процедур посредством установления связи между определеннымиĊ группами документов и теми подразделениямиĖĊ что несут основнуюĊ ответственность за соответствующую деловую функцию или вид деятельностиĘĊ Назначение и практическая реализация прав доступа является наиболее важнымĊ шагом по обеспечению презумпции надёжности документовĘĊ ТехнологическиеĊ требования к созданию документов включают спецификации используемого вĊ документосоздающей системе оборудования и программного обеспеченияĖĊ непосредственно влияющие на документарную форму документовĘĊ Ċ , ,*O8+,Для поддержания документов.,которые по умолчанию можно считать, точными и аутентичными.,следует использовать доверенную систему, хранения документов,=@ , Ċ Доверенная система хранения документов включает набор правилĖĊ регламентирующих хранение документовĖĊ а также набор инструментов иĊ механизмовĖĊ применяемых для реализации этих правилĘĊ Проект любой системыĊ хранения документов должен включать схему соответствующих метаданныхĖĊ классификационную схемуĖĊ перечень видов документов с указанием сроковĊ хранения и действий по их истеченииĊ ĒŜŏŞŏŘŞœřŘĊ ŝōŒŏŎşŖŏēĖĊ систему регистрацииĖĊ специфическую систему поиска и извлеченияĖĊ технологические требования кĊ хранению документовĖĊсоответствующие права доступа и процедуры поддержанияĊ точных и аутентичных документовĘĊ Схема метаданныхĖĊ относящихся к хранению документовĖĊ представляетĊ собой список всех необходимых метаданныхĖĊ которыми должен быть снабжёнĊ каждый документ для тогоĖĊ чтобы обеспечить его непрерывную идентичностьĊ ĒœŎŏŘŞœŞţēĊи целостность в системе хранения документовĘĊ Классификационная схема представляет собой схему систематическойĊ идентификации и упорядочения видов деловой деятельности и соответствующихĊ документов по категориямĖĊ в соответствии с логически структурированнымиĊ соглашениямиĖĊметодами и процедурными правиламиĘěğ Ċ ĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊ ěĞ ĊВ оригинале,O,Ř|y|$zx ,,2,-wŨ0,Этот термин можно также перевести как,Řсистема управления, документамиŨ,*прим0,переводчика+Ċ ěğ ĊПример классификационной схемы,O,номенклатура дел организации0,Правда.,в отличие от типичной, отечественной номенклатуры дел.,классификационная схема обычно используется для структуризации и,
- 11. Ċ ěěĊ Перечень видов документов с указанием сроков хранения и действий по ихĊ истеченииĊĒŜŏŞŏŘŞœřŘĊŝōŒŏŎşŖŏēĊƀĊэто документĖĊспецифицирующий и авторизующийĊ решение судьбы идентифицированных в классификационной схеме группĊ документовĘěĠ Ċ Система регистрации представляет собой метод присвоения каждомуĊ созданному документу уникального идентификатораĖĊ использующий егоĊ метаданные по отличительным признакамĊĒидентичностиēĊи целостностиĘĊ Права доступаĖĊ относящиеся к хранениюĊ ƀĊ это права на классификациюĖĊ аннотированиеĖĊ чтениеĖĊ извлечениеĖĊ передачу и/или уничтожение документов вĊ системе храненияĖĊкоторые создатель документов предоставляет руководителям иĊ сотрудникам на основании их должностных обязанностей и деловых потребностейĘĊ Как правилоĖĊ доступĖĊ позволяющий выполнять классификациюĖĊ передачу иĊ уничтожение документов предоставляется только доверенному должностномуĊ лицуĖĊотвечающему за управление документами организацииĘĊ Система поиска и извлечения представляет собой набор правилĖĊ регламентирующих поиск и извлечение документов и/или информации оĊ документах в системе храненияĖĊа также инструменты и механизмыĖĊиспользуемыеĊ для реализации этих правилĘĊ Технологические требования к хранению документов включаютĊ спецификации оборудования и программного обеспеченияĖĊ используемого вĊ системе хранения документовĘĊ Ċ Процедуры поддержания точных и аутентичных документовĊƀĊэтоĊ процедурыĖĊразработанные для обеспечения защиты данных в документахĖĊа такжеĊ идентичности и целостности содержащихся в системе хранения документов отĊ случайной либо умышленной порчи или утратыĘĊ Для повышения эффективности и уменьшения потенциальныхĊ возможностей для ошибокĖĊ связанных с человеческим факторомĖĊ системы дляĊ создания и хранения документов следует проектировать таким образомĖĊ чтобы вĊ максимально возможной степени автоматизировать создание метаданных поĊ отличительным признакамĊĒидентичностиēĊ и целостностиĥĊкак в момент созданияĊ или модификации документовĊ ĒнапримерĖĊ при миграции в новую систему илиĊ файловый форматēĖĊ так и всякий раз при создании или модификации групп илиĊ наборовěġ Ė Ċк которым принадлежат документыĊ ƀ Ċкаждый документ или наборĊ документов должен автоматически наследовать метаданные более высокого уровняĊ классификационной схемы в момент своего созданияĖĊа также и всякий разĖĊкогдаĊ обновляются метаданные более высокого уровняĘĊ Создателю документов в его политике по управлению документами следуетĊ указатьĖĊ что управление системой хранения документов является обязанностьюĊ доверенного должностного лицаěĢ ĖĊотвечающего за управление документамиĘĊ ЭтаĊ роль аналогична роли доверенного хранителя документовĊ ĒŞŜşŝŞŏŎĊ ōşŝŞřŎœŋŘēĥĊ ĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊ классификации дел и документов.,созданных не за год.,а за достаточно длительный период времени0,*прим0, переводчика+Ċ ěĠ ĊВ отечественной практике эту функцию часто выполняет номенклатура дел,*прим0,переводчика+Ċ ěġ ĊПримером являются дела.,а также рубрики классификационной схемы.,которые могут содержать, подрубрики более низкого уровня и/или дела и отдельные документы0,*прим0,переводчика+Ċ ěĢ ĊВ большинстве случаев.,это руководитель службы документационного обеспечения управления или, аналогичного по своим функциям структурного подразделения организации,*прим0,переводчика+Ċ
- 12. Ċ ěĜĊ поэтому такое доверенное должностное лицо должно соответствоватьĊ квалификационным требованиям к доверенному хранителюĖĊ приведенным вĊ принципеĊĭĢĘĊ Система хранения документовĖĊ сконструированная и управляемая вĊ соответствии с перечисленными выше требованиями и процедурамиĖĊ способнаĊ обеспечить точность и аутентичность документов после их созданияĖĊ посколькуĊ данные требования и процедуры устанавливают максимальную степень контроляĊ над поддержанием и использованием документовĘĊ Ċ , ,*O9+,Если создатель документов желает поддерживать и сохранять точные и, аутентичные документы.,не ограничиваясь при этом рамками своих деловых, потребностей.,то соображения по обеспечению долговременной сохранности, должны быть заложены во все действия.,выполняемые при создании и, поддержании документов, Ċ Ċ В архивной науке концепция жизненного цикла документаĊ ƀĊ это теорияĖĊ согласно которой документы проходят определенные этапыĖĊ такиеĖĊ как созданиеĖĊ использованиеĖĊ поддержание иĊ ƕрешение судьбыƥěģ Ċ Ēт.еĘĊ уничтожение либоĊ постоянное хранениеēĘĊĊ Ċ Для создателей документовĖĊ имеющих дело с документами в электроннойĊ формеĖĊ принципиально важно пониматьĖĊ чтоĖĊ в отличие от практики работы сĊ традиционными документамиĖĊ обеспечение долговременной сохранностиĊ ƀĊ этоĊ непрерывный процессĖĊ начинающийся с момента создания документовĘĊ ТрадиционноĖĊ документы проходят экспертизу ценности и отбираются наĊ постоянное хранение на этапе решения их судьбыĖĊ когда они уже более неĊ требуются для деловых целейĘĊ В случае электронных документовĖĊ решенияĖĊ связанные с обеспечением долговременной сохранностиĖĊ должны быть принятыĊ возможно ближе к этапу созданияĜĚ Ė Ċė Ċвследствие той лёгкостиĖ Ċс которой имиĊ можно манипулироватьĖĊ уничтожатьĖĊ или утратить вследствие технологическогоĊ устареванияĘĊ Ċ Представление о томĖĊ что обеспечение долговременной сохранностиĊ документов начинается на этапе их созданияĖĊприводит к требованию о томĖĊчтобыĊ соответствующие соображения включались и проявлялись в проектированииĊ систем для создания и хранения документовĘĊ Каждый набор документовĖĊ отобранный на постоянное хранениеĖĊ должен быть идентифицирован вĊ соответствии с разработанными создателем документов классификационнойĊ схемой и перечнем видов документов с указанием сроков храненияĥĊ и этаĊ идентификация должна быть зафиксирована в метаданных документовĘĊ НаĊ протяжении всего жизненного цикла идентифицированных таким образом наборовĊ ĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊ ěģ ĊЭтот термин,*Ř,zy,-yxŨ.,букв0,ŘустранениеŨ+,относится.,скорее.,к области делопроизводства.,т.к0,он, отражает тот факт.,что организация так или иначе избавляется от документов с истекшими сроками, (ведомственного+,хранения,O,либо уничтожает их.,либо передаёт на постоянное хранение в архивы0,*прим0, переводчика+Ċ ĜĚ ĊКак следует из текста данного документа.,многие такие решения нужно принимать ещё на этапе, проектирования и внедрения соответствующих электронных систем.,т.е0,задолго до создания документов, (прим0,переводчика+Ċ
- 13. Ċ ěĝĊ документов должен вестись их мониторингĖĊ с темĖĊ чтобы принятые по итогамĊ экспертизы ценности решения и соображенияĖĊ связанные с обеспечениемĊ долговременной сохранностиĖĊ могли бы обновляться и/или модифицироваться сĊ учетом измененийĖĊ произошедших после их первоначального принятияĘĊ ДляĊ осуществления подобного мониторингаĖĊ назначенному хранителюĊ ĒŎŏŝœőŘŋŞŏŎĊ ŚŜŏŝŏŜŠŏŜēĊ должен быть открыт доступ в систему хранения документовĊ организацииĘĊДолжны быть разработаны политики и процедурыĖĊспособствующиеĊ постоянному взаимодействию между создателем документа иĊĊего хранителемĘĊ Ċ , ,*O:+,Ответственным за долговременную сохранность,*z|,|/|+,документов, создателя следует назначить доверенного ответственного хранителя, *.,-ycx+, Ċ Ċ Ответственным за долговременную сохранность документов являетсяĊ физическое или юридическое лицоĖĊ наделенное правами принимать решенияĖĊ связанные с опекой над документами создателяĊ ĒŖŏőŋŖĊ ōşŝŞřŎţēĖĊ несущееĊ ответственность за их повседневное поддержаниеĊ ĒŚŒţŝœōŋŖĊ ōşŝŞřŎţēĊ иĊ долговременную сохранностьĜě Ċ (т.еĘĊ за их защиту и обеспечение постояннойĊ возможности доступа к нимēĘ ĊВне зависимости от тогоĖ Ċбудет ли это внешняяĊ организация или же подразделение самой организацииĖĊподобная рольĊƀĊэто рольĊ доверенного ответственного хранителяĊ ĒŞŜşŝŞŏŎĊ ōşŝŞřŎœŋŘēĊ документов создателяĘĊ Чтобы рассматриваться в качестве доверенного ответственного хранителяĖĊ хранитель долженĤĊ · действовать в качестве нейтральной третьей стороныĖĊт.еĘĊдоказатьĖĊчто онĊ не заинтересован в содержании документовĖĊи у него отсутствуют мотивыĊ для внесения изменений в находящиеся под его опекой документыĥĊа такжеĊ что он не позволит кому-либо случайно либо умышленно вноситьĊ изменения в документыĥĊ · обладать знаниями и навыкамиĖĊ необходимыми для выполнения им своихĊ обязательствĖĊ приобретенными путем прохождения формального обученияĊ по вопросам управления документами и архивного делаĥĊиĊ · наладить заслуживающую доверия систему долговременной сохранностиĖĊ способную обеспечить принятие на хранение и долговременнуюĊ сохранностьĊĊточных и аутентичных копий документов создателяĘĊ Ċ Пока документы поддерживаются создателем в его системе управленияĊ документамиĖĊони остаются активными документамиĖĊхотя и находятся под опекойĊ доверенного ответственного хранителяĘĊ Ответственный хранительĖĊ которомуĊ создатель документов доверил обеспечение долговременной сохранностиĊ документовĖĊдолжен поддерживать те документыĖĊчто были выведены из системыĊ ĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊ Ĝě ВĊƕТерминологической базе данных проектаĊijŘŞŏŜĺīļįĽėĜƥĊтерминĊƕобеспечение долговременнойĊ сохранностиƥĊĒŚŜŏŝŏŜŠŋŞœřŘēĊопределен какĊƕСовокупность принциповĖĊполитик и стратегийĖĊнаправляющихĊ деятельность по обеспечению физической и технологической стабилизации и защиты интеллектуальногоĊ контента материаловĊĒданныхĖĊинформационных материалов и документовēƥĘĊСмĘĊонлайн-версиюĊ «Терминологической базы данных проектаĊijŘŞŏŜĺīļįĽėĜƥĊпо адресуĊ ŒŞŞŚĤęęšššĘœŘŞŏŜŚŋŜŏŝĘřŜőęœŚĜęœŚĜʼnŞŏŜŗœŘřŖřőţʼnŎŌĘōŐŗĊĘĊ
- 14. Ċ ěĞĊ управления документами создателя и переданы ему на долговременное илиĊ постоянное сохранениеĘĊТакому доверенному хранителю нужно будет наладить иĊ поддерживать систему долговременной сохранности в целях приёма на хранение иĊ сохранения электронных документов создателяĘĊСюда входит обязанность оценитьĊ и далее поддерживать точность и аутентичность полученных от организацииĊ документовĘĊ В контексте системы долговременной сохранностиĖĊ хранительĊ определяет соответствующие стратегии и процедуры обеспечения долговременнойĊ сохранностиĖĊопираясь на знания и опытĖĊ накопленный в ряде дисциплинĖĊ такихĖĊ как архивная наукаĖĊ юриспруденция и компьютерные наукиĘĊ Эти процедурыĊ Ċ реализуются в системе долговременной сохранностиĘĊ Ċ Только те хранителиĖĊчто соответствуют требованиямĖĊпредъявляемым кĊ доверенному ответственному хранителюĖĊспособны выполнить свои обязанностиĊ по обеспечению сохранности во времени аутентичных документовĖĊи обеспечитьĊ презумпцию аутентичности тех аутентичных копийĖĊкоторые они изготавливаютĊ для целей обеспечения долговременной сохранностиĘĊ Ċ , ,*O;+,Все деловые процессы.,повлиявшие на создание и/или использование, определенных документов.,должны быть явным образом задокументированы, Ċ Ċ ДокументыĖĊ создаваемые в ходе выполнения одной деловой функции илиĊ процессаĖĊ часто используются в других деловых функциях и процессахĘĊ ВĊ подобных случаяхĖĊ такие документы могут оказатьсяĊ ƕпривязаннымиƥĊ только кĊ одной из нескольких соответствующих деловых функций в системе создания илиĊ хранения документовĖ Ċƀ Ċили же вообще ни к однойĖ Ċкогда создатель используетĊ некоторые централизованныеĊ ƕинформационныеƥĊ системы или программныеĊ приложенияĘĊ Подобная практика затрудняет создателю документов выделение иĊ идентификацию наборов документов в интересах обеспечения подотчетностиĥĊ хранителю она создает проблемы при проведении экспертизы ценности и приĊ выполнении действий по обеспечению долговременной сохранностиĘĊ Рекомендуется разработать и внедрить политики и процедурыĖĊтребующиеĊ детального документирования всех деловых функций и процессовĖĊповлиявших наĊ создание и использование одних и тех же документов во всех программныхĊ приложениях и системах создателяĥĊ а также явного установления связей междуĊ каждым документом и соответствующим рабочим процессомĊ ĒšřŜŕŐŖřšēĘĊ Руководства по процедурамĖĊ содержащие подобные описанияĖĊ эффективноĊ повышают осведомленность о роли делопроизводства и документов в управленииĊ организациейĘĊ Последующее иное использование документов после их созданияĊ может быть отражено в метаданныхĖĊ которые также позволяют отследить тотĊ контекстĖĊв котором документы создаютсяĘĊ Ċ ,
- 15. Ċ ěğĊ ,*O=+,Права интеллектуальной собственности в отношении документов, создателя.,принадлежащие третьим сторонам.,должны быть явным образом, идентифицированы.,и системы создания и хранения документов должны, поддерживать управление этими правами, Ċ Ċ Ċ Создатели документовĖĊ как правилоĖĊ знаютĖĊ что создаваемые имиĊ документыĖ Ċа также документыĖ Ċнаходящиеся под их контролем или наĊ ответственном храненииĖĊ содержат информациюĖĊ подпадающую подĊ законодательство о правах интеллектуальной собственностиĘĊСоздателямĖĊоднакоĖĊ следует также помнитьĖĊ что в некоторых случаях связанные с документом праваĊ интеллектуальной собственности могут принадлежать третьей стороне т.еĘĊ неĊ автору и не адресатуĘĊ Все связанные с документом права интеллектуальной собственностиĊ необходимо документировать в сопровождающих документ метаданныхĖĊв моментĖĊ когда документ создается или поступаетĖĊ и откладывается для дальнейшейĊ обработки или для сведенияĘĊ Права интеллектуальнойĊ Ċ собственности могутĊ существенно повлиять на возможность репродуцирования документовĖĊ котораяĊ является ключевой для процессов обновления носителейĖĊконверсии и миграцииĊƀĊ как в целях продолжения использования документовĖ Ċтак и для обеспеченияĊ долговременной сохранностиĘĊВ зависимости от особенностей законодательства вĊ различных юрисдикцияхĖĊ репродуцирование документовĖĊ на которые имеютсяĊ права интеллектуальной собственностиĖĊпринадлежащие третьим сторонамĖĊможетĊ нарушать положения законодательстваĖĊ защищающего такие праваĘĊ На стадииĊ проектирования систем для создания или хранения документов подобные вопросыĊ должны выявлятьсяĖĊи должны предприниматься соответствующие мерыĘĊВ случаеĊ документовĖĊ отобранных на долговременное хранениеĖĊ вопрос о получении наĊ длительный период разрешений на использование таких материалов должен быть вĊ явном виде включен в политику управления документами создателяĘĊ Ċ , ,*O==+,Права субъектов персональных данных.,а также соответствующие, требования в отношении документов создателя.,должны явным образом, идентифицироваться и защищаться в системах для создания и хранения, документов0, Ċ Ċ Законодательство по защите персональных данных защищает праваĊ физических лиц в отношении их персональных данныхĖĊ которые могут бытьĊ зафиксированы в каких-либо документахĖĊ используемых и поддерживаемых темĊ создателем документовĖĊ с которым они взаимодействовалиĘĊ Степень защитыĊ персональных данных зависит от юрисдикцииĖĊ в рамках которой действуетĊ создатель документовĘĊ Требования законодательства по защите персональныхĊ данных могут вступать в противоречие и с политикой доступаĖĊ основанной наĊ полномочиях и обязанностях создателя документовĖĊи даже с законодательством оĊ доступе к информацииĖĊдействующем в той же юрисдикцииĘĊ Присутствие персональных данных в документах следует выявлять иĊ документировать в рамках схемы метаданныхĖĊиспользуемой в системах создателяĊ
- 16. Ċ ěĠĊ для создания и хранения документовĘĊ В системах для создания и храненияĊ документов должны быть реализованы схемы метаданныхĖĊпозволяющие отмечатьĊ присутствие и контролировать использование содержащейся в документахĊ персональной информацииĘĊЭто позволит обеспечить защиту персональных данныхĊ путем назначения прав доступа в масштабе системыĘĊ В тех случаяхĖĊ когдаĊ документы должны храниться постоянноĖĊвопросы защиты персональных данныхĖĊ связанные с доступом к документамĖĊ следует решать в явном видеĊ ĒнапримерĖĊ уĊ соответствующих субъектов персональных данных следует испрашивать явныеĊ разрешенияēĊ ėĊ желательноĖĊ до создания документовĘĊ Это наилучший способĊ обеспечить управление документами в соответствии с законодательством о защитеĊ персональных данныхĘĊĊ Одновременно такой подход позволяет хранителю включить относящиеся кĊ «егоƥĊ документам вопросыĖĊ связанные с защитой персональных данныхĖĊ вĊ проводимый во время экспертизы ценности анализ возможности обеспеченияĊ долговременной сохранности этих документовĘĊХранителю документов создателяĊ следуетĖĊ как доверенному ответственному хранителюĖĊ предоставить доступ кĊ документамĖĊ содержащим персональную информациюĖĊ чтобы он мог выполнятьĊ связанные с обеспечением долговременной сохранности действияĘĊĊ Обработка персональной информации в целях поддержания илиĊ обеспечения долговременной сохранности документов отличается отĊ использования этих данных в деловых и научно-исследовательских целяхĘĊ Независимо от особенностей законодательстваĖĊсоздатель документов должен бытьĊ способен доказатьĖĊ что обработка содержащих персональные данные документовĊĊ не подвергает такую информацию риску неавторизованного доступаĘĊ Ответственность за обработку документовĖĊ содержащих персональныеĊ данныеĖĊ осуществляемую в целях поддержания и обеспечения долговременнойĊ сохранностиĖĊ должен нести создатель документов и его правопреемникиĘĊ ХотяĊ большинство известных законодательств о защите персональных данныхĊ допускают и регламентируют аутсорсинг этих функцийĖĊ с передачей ихĊ специализированным коммерческим операторамĖĊĊ всё же такой практики следуетĊ по мере возможности избегатьĖĊ с темĖĊ чтобы минимизировать число лицĖĊ получивших права на доступ и/или обработку документовĖĊėĊснижая тем самым какĊ риск неавторизованного раскрытия содержащейся в документах персональнойĊ информацииĖĊтак и риск лишиться возможности получать разрешения на обработкуĊ персональной информации в интересах поддержания и обеспеченияĊ долговременной сохранности документовĘĊ Ċ В отношении документовĖĊкоторые ещё не были отобраны на постоянноеĊ хранениеĖĊрешения по итогам экспертизы ценности следует принять до истеченияĊ срока первоначальных полномочий на обработку персональной информацииĖĊс темĖĊ чтобы обеспечить сохранение правовой основы для хранения таких документовĘĊ Ċ ,