Föreläsningsmaterial vid Exportakademien Stockholm

1. Projektledning
20 oktober
Exportsäljare 2015

2. Utveckling av organisation från industrialism - via
informationssamhället via nätverk till projektorganisation
1.Uttrycket industriella revolutionen vann på 1880-talet
spridning genom Arnold Toynbee (1852–83) som en
karakteristik av utvecklingen i Storbritannien 1760–1840. Under
dessa årtionden uppstod ett fabrikssystem grundat på
mekanisering, med ångmaskinen och utbyggd vattenkraft
(först i form av vattenhjul och senare i form av turbiner) som
drivkraft, ett nytt kommunikationssystem med kanaler,
järnvägar, elektrisk telegraf och växande industristäder.
2. Informationssamhälle är en ofta använd benämning på
viktiga utvecklingstendenser i de högindustrialiserade länderna
under de senaste decennierna. Informationssamhället
karaktäriseras bl.a. av en allmänt ökad kunskapsproduktion, ett
ökat beroende av tillgång till information, ny
informationsteknologi i form av integrerade system för dator-
och teleteknik och framväxten av en särskild informationssektor
i ekonomin bredvid agrar-, industri- och tjänstesektorn.
3.Henri Fayol redovisade en rad principer för företag. Han ansåg
bl.a. att det var viktigt att varje anställd hade en enda överordnad
och att varje chef ansvarade för ett område som han hade
tillräckliga befogenheter för att styra.
I renodlad form resulterar dessa principer i en linjeorganisation.
Här kan antingen funktionen (produktion, marknad etc.) eller de
olika produktgrupperna utgöra grund för organisationsplanen. I det
senare fallet brukar man tala om produktorganisation eller, särskilt i
större företag, divisionsorganisation.

3. En traditionell organisationsplan
Länsstyrelsen

6. Byggprojekt – Sundsvalls nya bro

7. Projektorganisation
projektledning
projektledning ”engelska project management”, projektstyrning, dels den person (projektledare) eller
grupp av personer som utsetts att ansvara för genomförandet av ett projekt, dels det arbete i form av
planering, administration och ledning som utövas av dessa personer.
Utgångspunkten är att ett projekt är en tidsbegränsad arbetsuppgift. Ett strukturerat projektarbete anses
genomgå olika faser i en sekventiell ordningsföljd.
Faserna följer i princip indelningen: målformulering/förstudie, planering, genomförande samt avslutning.
I och med att ett projekt endast genomförs en gång får avvägningarna i de tidiga faserna ofta
konsekvenser för arbetet i efterföljande faser.
De medarbetare som engageras för projektarbetet organiseras under projektledaren i en
projektorganisation, och när projektet är slutfört upplöses denna och dess medlemmar övergår till andra
arbetsuppgifter.

8. Projektgrupp
Personer som aktivt arbetar i projektet.
Projektgruppen består av de aktiva medarbetarna och
projektledaren. Gruppen ska vara anpassad efter varje enskilt
projekt, det vill säga bemannad för att lösa den aktuella
uppgiften. Medlemmarna i gruppen har ett gemensamt ansvar
för projektets totala resultat och måste därför både kunna
åstadkomma individuella resultat och samverka med varandra

9. Uppbyggnad av en projektorganisation med medarbetare från linjeorganisationen

10. Lojalitet mot flera chefer – Vanlig konflikt i en projektorganisation

11. Grundtanken med projekt
Projektorganisation

12. Generella begrep om projekt och organisation
Idé Förstudiefas Startfas Genomförandefas Avslutsfas

13. 1. Idé
Idégenerering är ett livsviktigt inslag i alla organisationer.
Med ett rikt idéflöde och med en systematisk idéhantering ökar
förutsättningarna att göra rätt val för kommande projekt.
Utveckla och beskriv idéer.
Sammanställ och värdera idéerna.
Ge återkoppling till dem som kommit med idéerna.
Välj vilka idéer som skall bearbetas vidare.

14. 2.Förstudiefas
I denna fas studeras idén ur en vid synvinkel.
Det gäller att söka, beskriva och välja alternativ samt bedöma idéns värde och
genomförbarhet. Avsikten är att öka förståelsen och kunskapen om idén genom att
beskriva varför och hur den bör förverkligas och vilket resultat som kan uppnås.
Beskriv bakgrund och omgivning.
Identifiera intressenter och deras behov samt egna önskemål.
Beskriv möjliga resultat (projektmål) som skulle kunna ge dessa effekter.
Välj ett alternativ och eventuellt reservalternativ.
Tydliggör alternativet och ev. reservalternativ med avseende på förutsättningar och
framgångsfaktorer.
Ta ställning till om idén skall förverkligas i form av ett projekt eller på annat sätt.
Gör en grov uppskattning av kompetens- och resursbehov samt tidsåtgång för
genomförandet.

15. 3.Startfas
I denna fas görs förberedelser för att få ett effektivt projektgenomförande.
Ett väl utfört arbete i startfas kan vara helt avgörande för projektets möjlighet att lyckas.
Gå igenom bakgrund och hittills utfört arbete.
Gör en intressentanalys.
Klargör projektets ambitionsnivå genom att beskriva effektmål.
Beskriv övriga delar av projektets arena (projektmål, avgränsningar, ramar och övriga förutsättningar).
Visualisera projektet, gärna med hjälp av olika strukturbilder.
Organisera projektet och beskriv hur samverkan ska fungera, såväl inom projektet som med projektmiljön.
Planera och budgetera projektet.
Förankra projektet internt och externt samt säkra resurser.
Beskriv projektets möjligheter och risker, med förslag till åtgärder.
Beskriv hur uppföljning av arbetet ska ske.

16. 4.Genomförandefas
I denna fas utförs själva projektarbetet.
Tankarna från startfasen omsätts nu i praktiken.
Håll tempot uppe genom aktiv daglig ledning och försök att tidigt undanröja hinder.
Fokusera på framstegen, till exempel när milstolpar passeras.
Sträva efter tidiga och successiva leveranser.
Följ upp framåtskridandet, uppdatera planer, sätt in åtgärder, våga ta beslut.
Hantera smärre förändringar operativt med hjälp av till exempel en beslutslogg.
Hantera beslut som påverkar projektets arena formellt med hjälp av till exempel en ändringslogg.
Rapportera status med prognos regelbundet och vid förändringar.
Ta fram underlag för grindbeslut och presentera dessa.
Förbered leverans i god tid och leverera, till exempel med delleveranser.

17. 5.Avslutsfas
För att få ett tydligt avslut finns en separat fas där projektet stängs och erfarenheter återförs.
Säkra att kund/användare har godkänt leveransen.
Överlämna ansvaret för projektets resultat till mottagare.
Genomför ett tydligt avslut, stäm av måluppfyllelse etc.
Klargör när effektmål ska utvärderas och vem som är ansvarig.
Tydliggör utestående aktiviteter/delar med hjälp av en restpunktlista och stäng projektet.
Håll erfarenhetsseminarium och fira avslutet.
Sprid erfarenheter från projektet.
Avsluta projektet formellt i ekonomisystem m.m.
Upplös projektorganisationen.

18. Projekt som arbetsform
SYFTE MED ORGANISATION
-Syfte med att organisera en verksamhet är att uppnå ökad effektivitet.
Målet är att optimera användningen av de resurser som finns att tillgå.
-Resurserna är alltid begränsade.
Projektorganisation är en formaliserad gruppbildning som
är samordnad för att uppnå gemensamma mål.

19. Struktur, processer och kultur
Forskning inom organisationsteori koncentrerar sig kring tre huvudteman;
struktur, processer och kultur.
Struktur innefattar synliga komponenter som funktioner, befattningar,
hierarkier, titlar och rangordning.
Processerna behandlar handlingar och händelser.
Kultur berör värderingar, normer, språk, symboler, ledarskap och motivation.

21. Verksamheter måste organiseras i mindre
enheter .
• Marknad och produkt – segmentering, positionering och val av sortiment.
• Utveckling och produktion -göra själv eller lägga ut externt.
• Försäljning – hur målgruppen ska nås, val av försäljningskanaler.
• Organisation och lokalisering – hur och var verksamheten ska bedrivas.
• Rekrytering och kompetensutveckling – säkerställa att verksamheten har
rätt kompetens
• IT-stöd - bygga upp och driva I egen regi eller outsourca.

22. Verksamheter bör struktureras på ett optimalt
sätt . Med ansvarsfördelning så att olika mål
uppnås skapas strategier med olika fokus.

23. Verksamhetsnivå och projektnivå

24. LEDNINGEN(verksamhetsnivå) STYR PROJEKT
GENOM ATT;
 initiera, följa upp och avsluta projekt.
 Säkerställa att projekten ligger i linje med affärsmålen.
 Tilldela resurser.
 Samordna projekten inom verksamheten.
 Tillhandahålla styrverktyg och projektmodeller.
 Hantera organisationens affärsmöjligheter och risker.
 Ställa krav på projektledaren.

25. PROJEKTLEDAREN LEDER PROJEKTET GENOM ATT:
Se till att projektmålet uppnås.
Kommunicera och delegera uppgifter.
Engagera och motivera projektdeltagare.
Tillämpa styrverktyg och projektmodeller.
Rapportera utfall och hantera ändringar
Hantera affärsmöjligheter/risker som berör projektet.

26. PROJEKTGRUPPEN UTFÖR PROJEKTET GENOM
ATT:
• Se till att delegerade arbetsuppgifter utförs.
• Följa organisationens kvalitetssystem, metoder och rutiner.
• Föreslå förbättringar av lösningar, processer och planer.
• Kommunicera läget.
• Rapportera möjligheter och risker som de upptäcker.

27. Ledningen styr med beslutspunkterUTFALLET VID EN BESLUTSPUNKT
KAN VARA EN AV FÖLJANDE TRE
1. Fortsätt projektet enligt
originalplanen eller enligt en
reviderad plan.
2. Gå tillbaka och skjut upp
beslutet till dess delar av
projektet omarbetats eller
kompletterande information
inhämtats, eller till dess att de
yttre omständigheterna är mer
gynnsamma
3 Avsluta projektet och
dokumentera resultat. Skriv
slutrapport, stäng konton samt
avveckla projektgruppen.

29. Sambandet mellan styr-lednings-
och utförarnivån, där
beslutspunkter och milstolpar
utgör kopplingar.

30. PROJEKTFÖRLOPPET
PROCESSDEFINITION:
En process är en serie av sammanhängande aktiviteter.
En process förädlar en vara eller en tjänst för att tillgodose ett behov.
En process har minst en leverantör som levererar indata och en kund
som är mottagare av utdata.

31. Två tydliga processer i ett projekt
Kärnprocessen som utgör projektets huvudflöde, omfattar de arbetsuppgifter som
leder fram till projektets resultat.
Stödprocesserna levererar sådant som behövs för att utföra arbetet i kärnprocessen.
Resursförsörjningen till projekt är typiska stödprocesser .Vid ett byggprojekt kan
exempelvis vara matförsörjning till de som arbetar på byggarbetsplatsen, eller
rekrytering av personal.

32. Projektets olika faser

33. Olika typer av projekt
Produktutvecklingsprojekt – tar fram en ny vara eller
Tjänst som därefter ska produceras.
Kundorderprojekt – tar fram en kundspecificerad vara
eller tjänst där leverans sker direkt till kund.
Marknadsprojekt – genomför marknadsaktiviteter med
syfte att lansera produkter, öka försäljning eller
förändra kundrelationer.
Eventprojekt – genomför kundevenemang, sporttävlingar.
Insamlingsgalor eller arrangerar konserter.
Forskningsprojekt – utgår från en idé som ska utredas eller
tes som ska testas. Kräver oftast forskningsanslag för att
kunna startas och leverans sker i form av en rapport eller
vetenskaplig artikel.

34. Projektförberedelser

35. Projektförberedelser
 Initiering av projekt
 Förstudie
 Skapa projektgruppen
 Planering
 Ekonomi, risk och kvalitet

36. ATT DEFINIERA PROJEKT
Projekt är en arbetsform, eller uppdragsform, med starkt må
fokus. Projektet ska genomföras på utsatt tid med lånade
resurser. Därför måste målet vara avgränsat och en budget
finnas till projektledarens förfogande.

37. DEFINITION AV PROJEKT
 Bestämt avgränsat mål – unik uppgift.
 Bestämd tidsperiod – tidsatt.
 Bestämda resurser – egen budget.
 Särskilda arbetsformer – tillfällig organisation.

38. Exempel på användbara kriterier för att
identifiera om det är ett projekt.
Uppdraget är mätbart
En tydlig tidpunkt finns för när uppdraget ska vara färdigt.
Det krävs speciell kompetens som företaget inte har.
Det krävs mycket resurser under kort tid.
Det finns en tydlig beställare.
Uppdraget är av strategisk betydelse.
Uppdraget ligger utanför ordinarie verksamhet.
Uppdraget har stora eller okända konsekvenser.

40. 5 väl använda frågor – Svaren avgör om det
finns förutsättningar att skapa ett projekt
Vem - är kunden och vem är projektägaren ?
Varför – ska uppdraget utföras ?
Vad - ska göras ?
När - ska uppdraget vara färdigt ?
Hur - ska uppdraget utföras ?

41. Bakgrund – Syfte – Mål

42. Målformulering – S M A R T
• Specifikt - målet ska vara tydligt formulerat och bara gälla
detta projekt.
• Mätbart – det ska gå att svara JA eller NEJ på frågan om målet
är uppnått.
• Accepterat-målet ska vara förankrat hos såväl projektdeltagare
som användare.
• Realiserbart-målet ska gå att uppnå med de resurser som får
utnyttjas.
• Tidsatt – målet ska vara uppnått vid en given tidpunkt.

43. Exempel på målformuleringar
”Etablera och marknadsfört ett säljkontor för internationell posthantering
för företag i Finland innan 31/12 2014”
”I slutet av februari 2015 genomfört ett event för lansera damkollektionen.”
”Genomfört fortbildning av tillsvidareanställda lärare innan läsårets slut.”

44. Vad skall projektet leverera ?

45. Förfrågan från beställaren – Upphandling
upphandling, juridisk term för det fall att någon, vanligen
genom ett mer eller mindre formaliserat förfarande, ingår
avtal om förvärv av varor eller nyttigheter. Detta sker
normalt genom att flera inbjuds att inkomma med anbud.
Sker upphandlingen i regi av det allmänna (stat, kommun,
landsting eller annan offentlig myndighet) regleras
förfarandet i bl.a. lagen om offentlig upphandling (LOU).

46. Anbud – Offert
anbud
anbud, offert, erbjudande om avtal riktat till en eller flera tilltänkta
anbudstagare. Om anbudet antas, accepteras, uppkommer vanligen avtal
utan ytterligare formaliteter.
Ett skriftligt anbud är, om inget annat sägs, bindande för anbudsgivaren
under acceptfristen och kan därför inte återkallas sedan det kommit fram
till adressaten och denne tagit del av anbudet. För anbud som lämnas i
statlig eller kommunal upphandling gäller särskilda regler, bl.a. lagen om
offentlig upphandling (LOU).
Ne.se

47. FÖRSTUDIEN
Föreläsning 2 – Projektledning

48. Projektförberedelser

49. Kör

56. Förstudien – Gruppuppgift 1