O documento discute os problemas e soluções para a gestão de imobilizado em organizações. Apresenta uma arquitetura para controlar e rastrear bens através de um sistema de inventário e codificação de ativos que melhore a eficiência e reduza desperdícios.

1. Imobilizado

2. Problemática
o Caracterização insuficiente ou incorrecta dos bens
o Acesso a poucas formas de pesquisa
o Dispositivos de actualização dos dados muito limitados
o Poucos outputs, listagens mal estruturadas e com dados pouco relevantes
o Problemas de afectação e desperdício de recursos
o Desperdício de recursos no acompanhamento dos processos abrangidos pela
gestão do património
o Falhas de coordenação entre a perspectiva patrimonial, administrativa e de
gestão

3. Solução
o Gestão e controlo do estado dos bens
o Atribuição dos bens a serviços e pessoas
o Afectação de bens a centros de custo
o Controlo de garantias
o Gestão de contratos de assistência técnica de bens, apólices de seguros e
reparações

4. A solução consiste num conjunto de funcionalidades para o controlo patrimonial mediante a
realização de inventário geral, a organização do cadastro dos bens imobilizados, a
implantação de normas e procedimentos de movimentação de bens e outros procedimentos
específicos de cada organização.

5. Arquitectura

6. Arquitectura
o A solução assenta numa filosofia de comunicação offline com a base de dados.
o A sincronização dos dados entre o terminal portátil e um computador da rede
interna do cliente será efectuada através de uma base de comunicações
utilizando um cabo USB de forma bidireccional.
o O interface entre a solução de terminais portáteis e a base de dados do cliente
é efectuado pela utilização de tabelas auxiliares em SQL Server.

7. Metodologia

8. Inicio
transferência de bens
cadastro de bens pela área de património
termo de responsabilidade
equipa de inventário de
imobilizado
inventário anual de bens
bens não localizados
determinar responsabilidade
avaliar a causa da não localização
do bem
abertura de Processo
bens em Uso
avaliar estado de
conservação
registo de
inventário
bens não utilizados
avaliar necessidade
noutro centro de
custo

9. Procedimentos
o Nomeação da equipa de trabalho
o Definição da (s) data (s) da contagem
o Proibição de qualquer transferência ou entrega de bens durante a
contagem
o Impressão de relatório com posição da distribuição dos bens por
“Responsáveis”
o Realização da contagem “in loco” com avaliação do estado de
conservação dos bens
o Identificação e apuramento das divergências
o Lançamentos dos ajustes/ Processo administrativo
o Impressão do relatório final de bens por localização

10. Classificação e codificação de bens
o Agrupar os materiais segundo determinados critérios como: forma,
dimensões, peso, tipo, uso, etc., bem como estabelecer um processo
de identificação, codificação, cadastramento e catalogação do
património.
o A primeira fase da classificação é a Identificação que consiste na
análise e no registo dos principais dados que caracterizam e
individualizam cada item em particular. A sua finalidade consiste na
identificação a partir de uma especificação bem estruturada.
o A identificação é construída a partir de um processo descritivo que
objectiva, seguindo regras específicas, atribuir uma nomenclatura
padronizada para todos os materiais.

11. Nomenclatura
o Número do bem
o Descrição do bem
o Descrição complementar
o Corpóreo / Incorpóreo
o Subclasse
o Centro de custo associado
o Principal ou Componente
o Data garantia
o Número de série
o Características físicas de cada material
o Captação de fotografia e/ou vídeo, etc.

12. Codificação dos bens
Após a identificação de cada material, passamos à fase da Codificação que
consiste em atribuir uma série de números ou letras para cada material, de tal
forma que esse conjunto numérico ou alfanumérico possa representar, por meio
de um único símbolo, as características de cada material em particular.
sistema alfabético
• constituído unicamente
por conjuntos de letras,
na sua maioria
estruturadas de forma
mnemônica mediante
associação das letras
que permite identificar
cada material
sistema alfanumérico
• é um método de
codificação que mistura
números e letras para
representar cada
material
sistema numérico
• consiste em atribuir
uma composição lógica
de números para
identificar cada material

13. Inventário de bens
o Consiste no processo de verificação
das existências e localizações dos bens
permanentes, com a contagem física
do bem in loco
o O inventário permite conhecer a
composição qualitativa e quantitativa
do património num determinado
momento, bem como fornecer
informações para que se estabeleça a
sua expressão qualitativa

14. Conferência periódica
o A Conferência destina-se a importar os dados
recolhidos durante o inventário físico,
permitindo ao utilizador a leitura das etiquetas
dos bens e a reconciliação relativamente ao
cadastro de bens, registando automaticamente
as divergências encontradas
o O resultado desta recolha de dados, é a criação
de uma base de dados que será importado pelo
sistema de gestão de património (ERP)
o Identificar todos os bens em falta e que se
encontram fora do local correcto, e prepará-los
para um novo ciclo de conciliação automática.
Isso ocorre após a primeira reconciliação
automática, através da preparação para
conciliação manual

15. Benefícios
o De fácil utilização
o Grande capacidade de captura dos dados via reconhecimento óptico das barras
o Baixo custo operacional
o Implantação relativamente simples
o Uso de equipamentos portáteis incorporando leitura de código de barras
o Aumento da produtividade dos recursos humanos envolvidos
o Garantir o cumprimento das regras e medir a eficiência dos recursos
o Testar a validade das normas face aos procedimentos correntes
o Rapidamente transmitir novas orientações de gestão

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