2. Время (в наиболее общем смысле этой
)категории ,определяется как длительность
(последовательность от прошлого через
)настоящее к будущему и смена
, ,существования всех вещей явлений
процессов по отношению друг к другу
( , , ).раньше одновременно позже
Три наиболее важных особенности
времени
,состоят в том что оно ,неотвратимо необратимо
.и неповторимо
3. (Time Management)Управление временем –
это система повышения личной
эффективности путем рационального
.использования времени
“ ” - .Управление временем термин относительный
, .Время нельзя накопить умножить или передать
.Оно проходит безвозвратно Время нельзя
,повернуть вспять ускорить или замедлить его
.бег
, –Реально чем мы можем управлять это
.организация нашей собственной деятельности
4. Элементы
стратегии
управления
временем
Рабочие приемы, методы
Достигаемый результат (выигрыш
во времени за счет...)
1. Постановка
целей
Определение цели, ситуационный
анализ, целевые стратегии и методы
достижения успеха, формулирование
цели
Мотивация, устранение слабых сторон,
распознавание преимуществ,
концентрация усилий на узких местах,
сроков и ближайших шагов, фиксация
2. Планирование Стратегическое и оперативное
планирование, планирование дня,
принципы временного менеджмента
(метод "Альпы", "прямое" и
"обратное" планирование, ведение
"дневника времени и т.д.)"
Подготовка к реализации цели,
оптимальное распределение и
планирование времени, сокращение
сроков исполнения
3. Принятие
решений
Установка приоритетов (принцип
Парето, АБВ анализ, принцип
Эйзенхауэра)
Приводящая к успеху организация
труда, первоочередное решение
жизненно важных проблем,
упорядочение дел по их важности,
избавление от "тирании" неотложности
продуктивность трудовых затрат
4. Реализация и
организация
Распорядок дня, график
продуктивности, дневной рабочий
план
Концентрация на значительных
задачах, учет периодических
колебаний, становление
индивидуального рабочего стиля
5. Контроль Контролирование процесса работы,
контролирование достижения
поставленных целей, обзор итогов
истекшего дня (самоконтроль)
Обеспечение запланированных
результатов, позитивное воздействие
на течение жизни
5. Цели ,являются представлениями о будущем для
- .реализации которых Вы хотите что либо сделать
Постановка целей - сознательное
осуществление своих действий в соответствии с
.руководящей линией или ориентиром
Существует пять основных принципов постановки
:целей
• ;точность определения
• ;измеримость
• ;достижимость
• ;значимость
• .определенность во времени
:Процесс постановки целей охватывает три фазы
• : ?нахождение цели чего я хочу
• : ?ситуационный анализ что я могу
• :формулировка целей к чему я конкретно
?приступаю
6. В процессе анализа необходимые для
( ,достижения желаемых целей средства личные
, )финансовые временные ресурсы сравниваются с
.реальной ситуацией Определите необходимые для
,достижения этих целей средства и проверьте
чего Вы еще должны достичь или к чему
,приступить чтобы ближе подойти к
.соответствующей цели
Результаты этой работы целесообразно
:представить в виде таблицыЖелаемые
цели
Необходимые
средства (что
требуется?)
Ситуационный анализ
Имеется в
наличии
(способност
и, средства
и т.д.)
Не имеется
в наличии
Практичес
кие шаги
по
увеличени
ю ресурсов
7. ПЛАНИРОВАНИЕ С ПОМОЩЬЮ МЕТОДА
« »АЛЬПЫ
:Метод включает пять стадий
1) ;составление заданий
2) ;оценку длительности планируемых действий
3) (резервирование времени в соотношении
60:40);
4) принятие решений по приоритетам отдельных
;операций
5) ( ).контроль учет несделанного
План дня Приоритет Часы
А 2,5
Б 0,5
В 0,5
3,5
8. “ ”Использование метода Альпы дает
:следующие основные преимущества
• Лучший настрой на предстоящий рабочий
.день
• .Планирование следующего дня
• .Четкое представление о задачах дня
• .Упорядочение течения дня
• .Преодоление забывчивости
• .Концентрация на наиболее существенном
• “ ” .Уменьшение объема бумажной работы
• Принятие решений об установлении
.приоритетов
• Сокращение помех и нежелательных
.перерывов
• Уменьшение стрессов и нервного
.напряжения
• .Улучшение самоконтроля
• .Повышение удовлетворенности и мотивации
• Выигрыш во времени за счет методичной
.организации труда
9. « »ПРЯМОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ С ПОМОЩЬЮ
КАРТОТЕК ВРЕМЕНИ
Среди отечественных специалистов по научной
организации труда широко известна система учета
. . .времени биолога и математика А А Любищева С
1916 ( 26 )года Любищеву тогда было лет он
начал вести ежегодный почасовой учёт
. 56расходуемого времени На протяжении лет он
:ЕЖЕДНЕВНО записывал сколько времени
,потрачено на основную научную работу сколько
- ,времени на дополнительную какие были ещё
, .работы сколько времени потеряно и почему
,Каждый месяц составлялась сводка каждый год
.проводился годовой баланс
Исходной точкой для организации времени в
“ ”системах прямого планирования является учет
затраченного времени с помощью точной
.письменной фиксации Это делается с
использованием так называемых карточек
ежедневного учета времени.
10. Фрагмент карточки ежедневного учета времени
Приоритет Время дня
Вид
деятельности
Затраты
времени
Примечания
(как можно
сэкономить
время в
будущем)
8.55 Приход - кофе 10 мин.
9.10
Подготовка
заключения
25 мин.
9.35
Прерван в связи
с заменой в
7«а».
50 мин.
10.00
Вернулся к
заключению
15 мин.
11. Рекомендации при заполнении
:карточки учета времени
• Начинайте учет времени с момента прихода
на работу и продолжайте до самого окончания
.рабочего дня
• ,Если Вы берете работу на дом включите в
, .карточку время затраченное дома
• ,Делайте Ваши записи кратко используйте
сокращения
• ,Приступая к заполнению карточек
“ ”, “ ”начинайте с колонок Время Вид деятельности
“ ”.и Затраченное время
• “ ”Колонку Примечания Вы сможете
,заполнить проанализировав Ваши индивидуальные
.временные потери
12. АНАЛИЗ ПРИОРИТЕТОВ ПО
ЭЙЗЕНХАУЭРУ
, ,Срочные дела как правило не самые
,важные
- .а важные не самые срочные
.Дуайт Эйзенхауэр
Предложенное Дуайтом
Эйзенхауэром правило является
простым вспомогательным
,средством особенно для тех
,случаев когда надо быстро
принять решение относительно
,того какой задаче отдать
.предпочтение Согласно этому
правилу приоритеты
устанавливаются по таким
,критериям как срочность и
важность дела.
13. I. / .Срочные важные дела ,Это дела
несвоевременное выполнение которых приведет к
.значительному ущербу За них следует приниматься
.немедленно
II. / .Менее срочные важные задачи Их не надо
, , ,выполнять срочно они как правило могут
. ,подождать Сложности здесь возникают тогда когда
эти задачи рано или поздно превращаются в
срочные и должны быть лично
III. / .Срочные менее важные дела Здесь
“ ”существует опасность попасть под тиранию
спешности и в результате целиком отдаться
,решению конкретной задачи потому что она
.срочная
IV. / .Менее срочные менее важные задачи Очень
часто дела этой категории оседают на письменном
, .столе и без того заваленном бумагами Если Вы
,вдруг начинаете заниматься этими делами забывая
,о задачах первой категории то Вам не следует
.жаловаться на перегрузку работой
14. Образец формы распределения задач по
( )приоритетам на основе матрицы Эйзенхауэра
Распределение ежедневных задач по приоритетам
Срочное и важное -
высокий приоритет!
Важное, но не срочное -
средний приоритет
Наименование Время выполнения Наименование Время выполнения
1 1
2 2
3 3
4 4
Срочное, но не важное -
средний приоритет
Не срочное и не важное -
низкий приоритет!
Наименование Время выполнения Наименование Время выполнения
1 1
2 2
3 3
4 4
15. ПРИНЦИП ПАРЕТО
Итальянский экономист Вильфредо Парето
, 20% 80%отметил что итальянцев владеют
.национального богатства Это наблюдение и стало
,основой знаменитого правила известного теперь
, 80 : 20.как принцип Парето или правило
,Впоследствии оказалось что данный принцип
многофункционален и применим ко многим областям
.человеческой деятельности Принцип Парето в
- :тайм менеджменте выглядит примерно так
20% ,около усилий и времени достаточно чтобы
80%получить .результата
:Отсюда следует полезный совет сначала следует
20% ,решить самых важных дел а потом остальные
80%.
:Поэтому запомните 20%достаточно усилий и
, 80% !времени чтобы получить результата
16. УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ С ПОМОЩЬЮ АБВ
– АНАЛИЗА
,С помощью букв А Б и В отдельные задачи
,подразделяются на три класса а именно в
соответствии с их значимостью с точки зрения
.достижения профессиональных и личных целей
Анализ АБВ основывается на следующих трех
, :закономерностях подтвержденных опытом
17. , ,Лягушки слоны и другие животные помогающие
.нам правильно планировать и выполнять дела
« »Техника Лягушки
« »Лягушками -в тайм менеджменте называют
, ,небольшие но неприятные дела которые больше
.всего хочется отложить Но если сегодня не
« »,съесть эту лягушку завтра она может
.превратиться в большую проблему Лучше всех
« » , .своих лягушек знать в лицо то есть записывать
,Итак постарайтесь съедать по одной лягушки
. ,каждый день Лучше делать это прямо с утра
чтобы потом весь день быть свободной и гордиться
.собой
МОИ ЛЯГУШКИ№ Дело -лягушка Отметка о выполнении
18. , ,Лягушки слоны и другие животные помогающие
.нам правильно планировать и выполнять дела
« »Техника Обезьяны
, - :Есть дела которые мы поручаем сделать кому то
, , . ,мужу ребенку маме И всё бы ничего но чаще
, .всего тот кому дело поручено приходит к вам
, -Чётко следите за тем чтобы все дела обезьяны не
, ,возвращались обратно к вам а выполнялись тем
.кому были поручены
МОИ ОБЕЗЬЯНЫ
№ Дело-
обезьяна
Кому
поручено
Дата
поручения
Дата
выполнения
19. , ,Лягушки слоны и другие животные помогающие
.нам правильно планировать и выполнять дела
« »Техника Слоны
« »Слонами -в тайм менеджменте можно назвать
,большие стратегически важные дела к которым
, ,часто страшно и подойти не то что начать
. – ,действовать Боишься не боишься но выполнять
,их всё равно придется поэтому лучше поделить их
. -на мелкие задачи Причем эти куски задачи должны
. « »быть очень конкретны Слонов своих тоже лучше
,записать расписать к ним небольшие задачи и
« »ежедневно съедать небольшой кусок слона
МОИ СЛОНЫ
МОИ ОБЕЗЬЯНЫ
Слон № Задачи -
шаги
Дата
внесения
дела в
список
Дата
выполнения
дела
20.
21. Таблица потерь рабочего времени
№ Дата Время
Чем я
занимался
Что или кто
мне мешали
работать
Что сделать,
чтобы это не
повторялось
в будущем
22. « »Тест Ваше отношение к управлению временем
Утверждение Да Нет
1.
"Мне не дается планирование времени, так как от рождения я неорганизованный
человек"
2. "Постоянное планирование времени отнимет у меня слишком много сил"
3. "Управление временем функционирует только в теории"
4. "Планирование времени лишит мою жизнь спонтанности"
5. "Для моей практической работе тайм-менеджмент не подойдет"
6 "Это все азбучные истины".
7. "Нечто подобное я делаю уже на протяжении ряда лет".
8. "Реальность не будет соответствовать моим планам"
9.
"Мои коллеги (шеф, подчиненные) высмеют меня, если я начну фиксировать
затраты времени"
10. "Я и так работаю максимально продуктивно на протяжении всего дня".
11. "Я все равно не успею сделать то, что запланировано".
12.
"Если я захочу, чтобы работа была сделана, я сумею ее выполнить, не прибегая к
тайм-менеджменту".
13. "Если бы это было так просто, то это бы делал каждый"
ВАШ РЕЗУЛЬТАТ
23. Результаты
0 - 2: –У Вас позитивное отношение к тайм
менеджменту и не должно возникнуть особых
,трудностей в выполнении практических приемов
.описанных сегодня
3 – 5: Хотя Ваш подход к организации времени в
,целом конструктивен некоторые отрицательные
.черты могут помешать Вам
6 – 8: Вашу способность организовать время
.подрывают отрицательные представления
8: ,Свыше Большое количество очков набранное
, ,Вами предполагает что Вашему умению
,организовать время значительно вредят
. ,бесполезные и неверные убеждения Вероятно в
,настоящий момент Вы сильно сомневаетесь что в
состоянии сделать свою жизнь более легкой или
.менее напряженной
