Presentatie 'Betrekken van stakeholders bij beleidsplanning' door Jon Goubin (1 maart 2008)

1. Betrekken van stakeholders bij beleidsplanning
1 maart 2018 – Jon Goubin
SOCIUS vzw, steunpunt sociaal-cultureel volwassenenwerk

2. Betrekken van stakeholders bij beleidsplanning
Toolbox beleidsplanning:
http://blogs.scw.be/beleidsplanning/fase-3-gegevens-verzamelen-3-1-een-overzicht/
2

3. Wat zijn stakeholders?
Belanghebbenden
§ Een stakeholder is iemand die een belang (Engels: stake) heeft
bij het functioneren van de organisatie. Meer specifiek zijn het al
degenen die op een gegeven moment invloed uitoefenen op of
worden beïnvloed door het functioneren van de organisatie.
§ Interne stakeholders zijn in de eerste plaats de eigen medewerkers,
zoals personeelsleden, vrijwillige medewerkers, freelance
medewerkers en bestuursleden.
§ Externe stakeholders zijn mensen, groepen of organisaties die buiten
de organisatie staan of er niet dagelijks bij betrokken zijn.
3

4. In het beleidsplanningsproces
4steunpunt
sociaal-cultureel volwassenenwerk
www.socius.be/decreet
FASE 2
VERHOUDEN OP
MAATSCHAPPELIJKE
CONTEXT
FASE 7
REDACTIE
BELEIDSPLAN,
INPUT
SUBSIDIEDOSSIER
FASE 8
UITVOEREN
Opzet van
planningsproces
Bestuur beslist
Impact gedreven
plannen
Samenstelling
planningsteam
Mandaat
planningsteam
Informeren
en betrekken
van stakeholders
Gewenste impact
Organisatieprofiel
Uitdragen
naar stakeholders
RapporteringActiesJaarprogramma’s
Beleidsplan
als werkinstrument
Management
samenvatting
Plan van aanpak
Check met
missie en visie
GEÏNTEGREERDZAKELIJK
KWALITEITS-ENFINANCIEEL
MEERJARENBELEID
Actuele
kerngegevens
Zelfevaluatie
Intern
Extern
GOED BESTUUR KWALITEITSZORG
KENNIS EN
INFORMATIE
INFRASTRUCTUUR
STRUCTUUR EN
CULTUUR
MEDEWERKERS COMMUNICATIE
FINANCIËN
FASE 3
GEGEVENS
VERZAMELEN
FASE 4
VAN
BELEIDSUITDAGINGEN
NAAR
BELEIDSKEUZES
FASE 5
OPMAKEN
DOELENKADER
FASE 6
ZAKELIJKE
PLANNING EN
BEDRIJFS-
VOERING
Stakeholdermapping
en bevraging
Extern
SWOART
Sterktes
Zwaktes
Kansen
BedreigingenBeleidskeuzes
Beleidsopties
Beleidsuitdagingen
Operationele
doelen
Strategische
doelen
Indicatoren
Intern
PROCES
BELEIDS-
PLANNING
FASE 1
PLANNINGS-
PROCES
OPSTARTEN
Resultaten
Aspiraties
Formulering
missie en visie
Maatschappelijke
contextanalyse
Rollen en functies
invullen
Gewenste
outcome en impact

5. Waarom zijn stakeholders belangrijk?
Voorwaarde voor
§ Succes (= realisatie missie en doelstellingen)
§ Draagvlak
§ Betrokkenheid
§ Motivatie
§ Reputatie (beeldvorming)
§ Legitimatie
+ nodig bij inhoudelijke en zakelijke planning
5

6. Inhoudelijke planning
§ Gegevens
§ Perceptie en reputatie
§ Oriëntatie
§ Draagvlak
§ Inspiratie
§ Verwachtingen
§ Vernieuwing en innovatie
§ MVO
6

7. Zakelijke planning
Goed bestuur (!)§
Communicatie§
Kwaliteitszorg (bvb.§
klantentevredenheid)
Kennis en informatie: doelgroepen§
(draagkracht en andere gegevens)
Financieel§
Infrastructuur§
(Decretale) normen§
§ …
7
INTERNE FACTOREN
FINANCIËN
GOEDBESTUU
R
COMMUNICATIE INFRASTRUCTUUR
M
EDEW
ERKERS
steunpunt
sociaal-cultureel volwassenenwerk
www.socius.be/decreet
ACTIVITEITEN
SD’S EN OD’S
MISSIE
EN
VISIE
KENNIS-ENINFORMATIEM
AN
AGEM
ENT
ORGANISATIESTRUCTUUR EN
-C
U
LTUUR
KWALITEITSZORG
EXTERNE FACTOREN

8. Decreet SCvW 2017
§ Uitvoeringsbesluit (art23), de toepassing van principes
van goed bestuur: a) ...; b) ... ; c) het bestuur geeft aan hoe
ze interne en externe stakeholders betrokken heeft bij
strategische beslissingen die genomen zijn in het kader
van het ingediende beleidsplan;
§ Memorie van toelichting (25°), principes van goed
bestuur:1) ...; 2) ...; 3) ...; 4) ...; 5) de bestuursorganen
erkennen het belang van de interne en externe
stakeholders. Bij de strategische beslissingen houden de
bestuursorganen rekening met deze stakeholders.
8

9. Wie zijn je stakeholders?
9

10. Intern
’Educatieve' medewerkers§
‘Administratieve' medewerkers’§
‘Occasionele' medewerkers§
Bestuursvrijwilligers (RvB)§
Vrijwilligers (bestuurders lokale groepen)§
§ …
10

11. Extern
§ Leden algemene
vergadering
§ Regelgevende overheden
§ Doelpubliek(en)
§ Deelnemers en/of leden
§ Eventueel overkoepelende
beweging
§ Concullega’s
§ Bovenbouw SCvW (Socius,
Federatie, Sociare, …)
§ Pers en media
§ Sponsors
§ Vakbonden
§ Politici
§ Opleidingen
§ …
11

12. Externe stakeholders identificeren (1)
Probeer de stakeholders in te delen in groepen. Niet als een keurslijf, maar vooral
om te zien hoe het stakeholdernetwerk in elkaar steekt.
§ Primaire stakeholders (hebben directe en specifieke belangen)
§ Secundaire stakeholders (meer algemeen, maar van groot belang voor
maatschappelijk draagvlak)
§ Materiële belangen (economische gerelateerde interesses)
§ Politieke belangen (verdeling van invloed en macht in en rond de organisatie)
§ Sociale belangen (op zoek naar sociale verbondenheid en inbedding)
§ Informatiebelangen (willen feiten en transparantie)
§ Spirituele belangen (diepere waarden in de organisatie)
12

13. Externe stakeholders identificeren (2)
Stakeholders indelen op macht, legitimiteit en
dringendheid. Het is nuttig je steeds af te vragen met
welk soort stakeholder je te maken hebt en je af te
vragen:
§ Hoeveel macht heeft deze stakeholder tegenover mijn
SCvW organisatie? Met welke machtsmiddelen?
§ Hoe legitiem is (het belang) van deze stakeholder?
§ Hoe dringend is dit belang?
13

14. Stakeholdermapping
14
Belang Hoog Geïnformeerd
houden
Sleutelfiguren
Laag Minimale
effecten
Tevreden
houden
Laag Hoog
Macht/impact

15. Prioritaire of sleutel stakeholders
Brainstorm in het planningsteam om alle stakeholders§
op te sommen samen met het belang dat ze
vertegenwoordigen = ‘long list’
Op basis van de groepsindeling en/of§
de stakeholdermapping maak je een
‘short list’ waarbij je je kan beperken
tot de sleutelfiguren
15

16. Oefenen: long list (1)
§ Individueel:
Som de stakeholders bij jouw
organisatie op (kolom 1 op A3
oefenblad). Wees zo specifiek als
mogelijk.
16
Oefenblad Socius
Stakeholderskaart
Stakeholder Belang dat de stakeholder vertegenwoordigt

17. Oefenen: long list (2)
§ Individueel:
Som de stakeholders bij jouw
organisatie op (kolom 1 op A3
oefenblad). Wees zo specifiek als
mogelijk.
Formuleer het belang dat ze
vertegenwoordigen (kolom 2).
17
Oefenblad Socius
Stakeholderskaart
Stakeholder Belang dat de stakeholder vertegenwoordigt

18. Oefenen: long list (3)
§ Individueel:
Som de stakeholders bij jouw
organisatie op (kolom 1 op A3
oefenblad). Wees zo specifiek
als mogelijk.
Formuleer het belang dat ze
vertegenwoordigen (kolom 2)
§ Plaats ze op de
stakeholderskaart.
18
Stakeholdermapping
Oefenblad Socius
Belang
Hoog
Geïnformeerd houden Sleutelfiguren
Laag
Minimale effecten Tevreden houden
Laag Hoog
Macht/Impact

19. Oefenen: long list (4)
§ Individueel:
Som de stakeholders bij jouw organisatie op (kolom 1
op A3 oefenblad). Wees zo specifiek als mogelijk.
Formuleer het belang dat ze vertegenwoordigen
(kolom 2) en plaats ze op de stakeholderskaart.
§ In trio:
Wissel uit, licht toe en stuur bij (max 10’ per
organisatie)
19

20. Oefenen: short list (1)
§ Individueel:
Selecteer de prioritaire
stakeholders voor jouw
organisatie op basis van
de stakeholderskaart.
20
Stakeholdermapping
Oefenblad Socius
Belang
Hoog
Geïnformeerd houden Sleutelfiguren
Laag
Minimale effecten Tevreden houden
Laag Hoog
Macht/Impact

21. Oefenen: short list (2)
Stel jezelf volgende vragen om relaties uit te klaren:
Welke invloeden bepalen de relatie:• Welke invloed heeft de stakeholder
op je organisatie? Welke invloed heeft jouw organisatie op de
stakeholder?
Wat is het doel van de relatie?• Deelnemer relatie / Vrijwilligersrelatie /
Klantrelatie / Arbeidsrelatie / Informatiedeling / Lerend of ontwikkelend
netwerk: leren van elkaar en samen ontwikkelen / Netwerk van
middelen / Actienetwerk: gezamenlijke acties / Visierelatie: nastreven
dezelfde visie
Wat zijn de motieven voor de relatie?• Spontaan ontstaan /
Noodgedwongen / Gebaseerd op behoeften / Vrijwillig engagement /
Hiërarchisch (bv. deel van een groter geheel)
21

22. Oefenen: short list (3)
§ Individueel:
Selecteer de prioritaire stakeholders voor jouw
organisatie op basis van de stakeholderskaart.
§ In trio:
Motiveer deze ‘short list’ alsof je ze moet uitleggen aan
de Raad van Bestuur van je organisatie (de collega’s in
jouw oefentrio).
Suggestie: maak een mindmap.
22

23. Stakeholders bevragen, intern
Wat willen we weten?
§ Meningen, appreciaties
§ Aspiraties, goesting
§ Adviezen
Hoe komen we dat te weten?
§ Via de resultaten van de
zelfevaluatie
§ Via het verslag van de
functioneringsgesprekken
of via een interview
§ Via strategieën van
draagvlakcreatie
23
De geformuleerde sterktes en zwaktes van de organisatie nemen we mee
naar de SWOART analyse (naast andere gegevens).
De aspiraties die geformuleerd worden, nemen we ook mee naar de
SWOART analyse.

24. Externe stakeholders bevragen, wat?
Wat willen we weten?
§ Wat verwacht je van de organisatie?
§ Welke resultaten wil je dat de organisatie de komende vijf jaar
neerzet?
§ Waarom is men wel/niet tevreden over de organisatie?
§ Wat zijn de sterke/zwakke punten van de organisatie?
§ Zie je kansen in bepaalde maatschappelijke ontwikkelingen?
§ Zijn er bepaalde maatschappelijke ontwikkelingen die
bedreigend zijn voor de organisatie en haar missie?
24

25. Externe stakeholders bevragen, hoe?
Hoe komen we dit te weten?
Voor je aan een bevraging begint, kijk na of je al over gegevens§
beschikt: doelgroepenquêtes, behoeftedetectie, evaluaties, enz.
Een grote bevraging is niet per se nodig als je met een beredeneerd§
samengesteld panel werkt.
Wanneer een grootschalige bevraging toch noodzakelijk is, hou het§
simpel. Vermijd te veel open vragen of/en beperk het aantal
vragen.
Spreek vooraf goed af op welke manier de gesprekken zullen§
gebeuren (telefonisch, via e-mail, …), wie de bevraging uitvoert, hoe
de antwoorden verwerkt zullen worden, hoe er wordt
gerapporteerd, enzovoort.
25

26. Stakeholders bevragen, online
§ Wil je een online stakeholders bevraging opzetten?
Hier vind je inspiratie:
§ https://www.limeservice.com/en/
§ http://www.enquetemaken.be
§ https://nl.surveymonkey.com
§ Ook een hulpmiddel en gratis: Google spreadsheets
De geformuleerde sterkes/zwaktes en kansen of bedreigingen
nemen we mee naar de SWOART analyse (naast andere gegevens).
De resultaten die gewenst en verwacht worden, nemen we mee naar
de SWOART analyse.
26

27. Verwerken tot SWOART input
27
http://blogs.scw.be/beleidsplanning/fase-4-van-uitdagingen-naar-opties-4-1-beleidsuitdagingen/

28. En daarna?
VORMING ‘VAN GEGEVENS TOT UITDAGINGEN’
De vorming vindt plaats op maandag 15 en donderdag 25 oktober 2018
en bestaat uit twee delen:
§ Dag 1: welke gegevens hebben we nodig om te komen tot
beleidsopties voor de nieuwe beleidsperiode? Hoe komen we aan die
gegevens, hoe kunnen we die interpreteren?
§ Dag 2: oefenen in het interpreteren van die gegevens (SWOART) op
basis van de input die de deelnemers uit hun eigen organisatie
meebrengen. Aan de tweede dag kan enkel deelgenomen worden
door deelnemers die ook de eerste dag hebben gevolgd.
28

29. Draagvlak creëren en onderhouden
Streven naar acceptatie & participatie bij de interne
stakeholders:
§ Participatie is de wijze waarop je binnen een
organisatie interne stakeholders actief betrekt bij én
engageert voor het planningsproces en beleidsplan;
§ Acceptatie is de wijze waarop je binnen een
organisatie interne stakeholders het planningsproces
en beleidsplan actief laat aanvaarden.
29

30. 30
Waarom draagvlak nodig is ...

31. Strategieën om par.cipa.e te realiseren
Participatie realiseer je door een gezonde mix van de
volgende strategieën:
informeren, consulteren, adviseren, co-creëren en zelf
beheren.
§ Voorafgaand aan het planningsproces
§ Tijdens het planningsproces
§ Bij de uitvoering van het beleidsplan
31

32. Participatie: informeren
§ Het planningsteam verstrekt de informatie aan de
interne stakeholders die over onvoldoende of
onduidelijke informatie beschikken.
§ Ze zijn toehoorders en kunnen alvast beginnen
wennen aan de veranderingen.
32

33. Par$cipa$e: consulteren
§ Het planningsteam bevraagt de interne stakeholders
via overleg of rondvraag.
§ Zij worden bevraagd –geconsulteerd– en verschaffen
goed omlijnde inspraak.
33

34. Participatie: adviseren
§ Het planningsteam vraagt adviezen, zal ermee
rekening houden of er beargumenteerd vanaf wijken.
§ De interne stakeholders zijn adviseurs bij wie actief
adviezen ingewonnen worden.
34

35. Participatie: co-creëren
§ Het planningsteam gaat met de interne stakeholders
gezamenlijk en creatief op zoek naar oplossingen.
§ Ze zijn actieve partners in een creatief proces.
35

36. Participatie: zelf beheren
Het planningsteam laat het proces aan de interne§
stakeholders en speelt hierin zelf slechts een
adviserende rol.
Ze zijn medebeslisser en autonome uitvoerder van het§
proces.
36

37. Participatie: welke strategieën zet je in?
0 10 20 30
Zelf beheren
Co-creëren
Adviseren
Consulteren
Informeren
Participatie
Aantal
Kennis
§ Informeren
§ Consulteren
§ Adviseren
§ Co-creëren
§ Zelf beheren
37

38. Strategieën om acceptatie te realiseren
Acceptatie realiseer je door een gezonde mix van de
volgende strategieën: faciliteren, ondersteunen, tegen
bewegen.
38

39. Accepta'e: faciliteren
§ Het planningsteam schept zulke voorwaarden dat de
gewenste veranderingen vanzelf tot stand komen in
het proces.
§ De stakeholders handelen vrijwillig en krijgen de
kansen om de veranderingen waar te maken.
39

40. Acceptatie: ondersteunen
Het planningsteam biedt concrete hulp aan en zorgt
ervoor dat hinderende taken uit handen van de interne
stakeholders genomen worden.
De stakeholders zijn ‘hulpbehoevend’ in een receptieve
setting.
40

41. Accepta'e: tegen bewegen
Strategieën om in tegenbeweging te gaan:
§ Overtuigen
§ Afdwingen
§ Ontwijken
41

42. Acceptatie: overtuigen
§ Het planningsteam doet beroep op de redelijkheid van
de stakeholders, terwijl ze het proces of plan
beargumenteren.
§ De stakeholder is een jurylid dat door te luisteren een
standpunt of verhouding ontwikkelt.
42

43. Acceptatie: afdwingen
§ Het planningsteam hanteert macht, druk of dwang
waarbij het negatieve of positieve sancties aanwendt.
§ De interne stakeholders zijn ondergeschikten die
negatieve sancties kunnen ontlopen en positieve
verwerven.
43

44. Acceptatie: ontwijken
Het planningsteam kiest er bewust voor om aan een§
bepaald beleidsdomein of moeilijkheid niets te doen.
Bij de stakeholders leeft er geen probleembewustzijn,§
ze zijn onwetend.
44

45. Oefening
§ Individueel: hoe zou jij aan
het draagvlak van je
beleidsplan willen
werken?
Welke strategieën voor
acceptatie denk je best te
gebruiken in relatie tot de
gemaakte lijst van
stakeholders?
45
Stakeholderbetrokkenheid en draagvlak in jouw organisatie?
Oefenblad Socius
Wat doe je al? Wat is gewenst?
Wat is haalbaar? Welke middelen inzetten, voor welke stakeholders?

46. Stakeholders in het zakelijk plan
Draagvlak creëren:
Streven naar acceptatie & participatie bij de externe
stakeholders.
Onder meer door:
Communicatie§
Kwaliteitszorg, beleidsplanning en§
voortgangsrapportage
Goed bestuur§
46

47. http://radar.socius.be
RADAR als hulpmiddel bij
het uitwerken van het
zakelijke deel van je
beleidsplan en bij de
afstemming tussen
inhoudelijk en zakelijk
deel.
47

48. Communicatie
§ Een effectief communicatiebeleid veronderstelt een geïntegreerde en integrale
aanpak van de interne én de externe communicatie, best gebundeld in een
communicatieplan.
§ Bij interne communicatie hebben we het over acties die erop gericht zijn je
medewerkers te informeren over de taken die ze moeten opnemen binnen de
organisatie, je missie en kernwaarden, de beleidsplanning, belangrijke
veranderingsprocessen …
§ Met externe communicatie hebben we het over alle inspanningen die een
organisatie levert om te communiceren met de buitenwereld. Ook hier kan je
verschillende doelen voor ogen hebben. Wil je de aandacht trekken?
Informeren? Overtuigen? Ondersteunen? Verbinden? Gebruik ook de
strategieën zoals die bij de draagvlakcreatie voor interne stakeholders:
participatie en acceptatie.
48

49. Kwaliteitszorg
§ Een integraal kwaliteitsbeleid is erop gericht om de bedrijfsvoering
systematisch en voortdurend te verbeteren en te vernieuwen.
§ Dat kwaliteitsbeleid heeft de bedoeling om de missie, de visie en de
doelen van de organisatie beter te realiseren. Dat betekent bijvoorbeeld
efficiënter, effectiever of beter afgestemd op de verwachtingen van
stakeholders (zoals deelnemers, leden, burgers, overheid, …).
Of anders gezegd: kwaliteitsbeleid is erop gericht om de juiste dingen
goed te doen. In een sociaal-culturele context betekent dat het
participatief opmaken van een beleidsplan om dan dit plan correct uit te
voeren, op te volgen, bij te sturen en er transparant over te rapporteren.
49

50. Goed bestuur
Het uitvoeringsbesluit vertaalt een aantal principes naar beoordelings- en
evaluatiecriteria. Zo moet een organisatie vanuit haar missie en doelen:
§ aangeven hoe ze transparantie en verantwoording van en in haar
bestuur organiseert;
§ expliciteren wat de samenstelling, rol en bevoegdheden van de
bestuursorganen zijn;
§ aangeven hoe interne en externe stakeholders betrokken zijn bij
strategische beslissingen;
§ aantonen hoe ze de principes van goed bestuur nu toepast, waar ze
eventueel verder in wil groeien en welke initiatieven ze daarvoor neemt.
50

51. Stakeholdersbetrokkenheid en
draagvlak in jouw organisatie:
Bespreek in trio hoe je je relatie zal
uitbouwen en onderhouden.
Adviseer elkaar!
§ Wat doe je al?
§ Wat is gewenst?
§ Wat is haalbaar?
§ Welke middelen zou je willen
inzetten? Geschikt voor welke
groep stakeholders?
51
Na dit alles? Slotoefening
Stakeholderbetrokkenheid en draagvlak in jouw organisatie?
Oefenblad Socius
Wat doe je al? Wat is gewenst?
Wat is haalbaar? Welke middelen inzetten, voor welke stakeholders?

52. http://blogs.scw.be/beleidsplanning
Sainctele)esquare 19 ⋅ 1000 Brussel ⋅ www.socius.be