Técnicas de creatividad para la
gestión de reuniones
Silvia Muriel Gómez – smuriel@ncuentra.es
Portugalete – 21 al 29 de noviembre, de 2011

1.- Para qué hacemos la reunión
2.- Para qué hemos venido
3.- Ubicarse
4.- El tiempo es oro
5.- Un triángulo y un cuadrado
6.- Apoyos muy útiles, ¡atrévete!
7.- ¡Manos a la obra!
8.- Técnicas para la creatividad colectiva
Los seis sombreros de De Bono
Pecha Kucha 20x20
Mapas mentales
World Café
9.- Herramientas clásicas para tratar ideas
10.- Otras técnicas de apoyo

¿PARA QUÉ HACEMOS LA REUNIÓN?
• Informar ≠ Comunicar
• Formar (personas adultas) ≠ Aprender
• Intercambiar puntos de vista y recoger opiniones
• Negociar y llegar a acuerdos
• Tomar decisiones
• Generar ideas
• Generar comunidad
• “Qué” no es lo mismo que “para qué”.
• Un pecado mortal: “no sé para qué era la reunión”.
• Empezar siempre por el principio: para qué hemos
venido.
• Un truco, mirando una a una a todas las personas
presentes: “Entonces, ¿nos queda claro para qué es la
reunión? David, ¿nos queda claro?” – Reformulación de
lo importante.
• Muchos objetivos, poca diversión; un error.
• Otro truco: ¿por qué no lo dejamos escrito?

¿PARA QUÉ HEMOS VENIDO?
Específicos
Realistas
OBJETIVOS DE
Verificación posible de su logro
CONTENIDO
Especificación de fechas de logro
Inclusión de metas intermedias
OBJETIVOS DE Integración en una dinámica positiva de
PROCESO trabajo en equipo

UBICARSE….

El tiempo es oro EL TIEMPO ES ORO
Una reunión cuesta “€” según el tiempo que exige.
Precio =(coste horario x cada participante) x nº horas dedicadas
Ley de Pareto o del 80-20: “Lo esencial absorbe
poco tiempo, lo accesorio mucho”.
Ley de Parkinson: “El tiempo invertido en un
trabajo varía en función del tiempo disponible”.
“Las tareas se expanden o se comprimen según el
tiempo que dispongamos para hacerlas”. “Todo
proyecto tiende a alargarse en el tiempo el tiempo
que se le asigne”.
Ley de Carlson: “Todo trabajo interrumpido es
menos eficaz y consume más tiempo que si se
realiza de manera continua”.
Ley de Illich: “Después de un cierto número de
horas, la productividad del tiempo invertido
decrece primero y se hace negativa después”.

UN TRIÁNGULO … Y UN CUADRADO
MANTENIMIENTO
TAREA PROCESO
ACLARAR RELAJAR
CONTROLAR DINAMIZAR

TAREA: Procurar el correcto desarrollo de los temas según los objetivos
establecidos
• Solicitar opiniones … aclaraciones …
• Recoger ideas … hacer de espejo … Retomar alguna
intervenciones no comprendidas …
• Aportar ideas y opiniones
• Buscar información para completar el enfoque, completar
para añadir matices
• Estimular a trabajar sobre propuestas propias y ajenas
PROCESO: Organización del trabajo, resolver las dificultades que surgen
en el plano lógico
• Recoger y señalar, en el momento oportuno, las opiniones expuestas
y las contrarias, los acuerdos …
• Hacer la síntesis de lo expuesto
• Reformular y resumir aportaciones no suficientemente claras o muy
extensas, pedir aclaraciones …
• Centrar la atención en el objetivo de la reunión, reconducir
intervenciones que se alejen …
MANTENIMIENTO: Cuidado de las relaciones interpersonales, resolver
las dificultades que emergen en el plano psicológico
• Fijarse en quienes no participan y estimularles … mantener el
clima de participación
• Fijarse en quienes acaparan la reunión y hacérselo notar
• Aclarar las diferencias u oposiciones entre quienes participan
• Señalar los roles jugados por determinadas personas

¡MANOS A LA OBRA!
PLANIFICACIÓN:
•Para qué: tema o problema a abordar
•Por qué: necesidad que lo motiva, justificación
•Quiénes: participantes
•Cuánto tiempo: rentabilidad
ORGANIZACIÓN:
•Cómo: tipo de reunión, planteamiento del tema,
encuadre, programación, comprobación previa
•Con qué: convocatoria, orden del día, guión,
documentación
•Cuándo: fecha, horario
•Dónde: lugar y condiciones
•Para qué: concreción de objetivos
•Método: dinámica del proceso
•Necesidades: espacios, movilidad, medios …

PLANIFICACION: ¿Para qué?
¿Encuentro o reunión normal o situación especial a
Acciones lógicas y
la que atender?
coherentes que
facilitan el logro de los ¿Por qué?
¿Sólo pueden ser tratados entre varias personas?
propósitos
¿No existe otro sistema más operativo y barato?
Preguntarse: “la mejor reunión, ¿la que no se hizo?”
¿Quiénes?
Todas y sólo aquellas personas que permitan la
distribución equilibrada del grupo.
Personas afectadas, con autoridad y poder. Que
conocen el asunto. Interesadas en tratar y resolver
el asunto.
¿Cuánto tiempo?
Ponderar la relación favorable entre coste
(inversión) y resultados (objetivos a corto y medio
plazo)

¿Para qué?
ORGANIZACIÓN: Definir el objetivo a alcanzar (objetivo de tarea, de
proceso, de ambos).
Hacer operativa la
planificación ¿Cómo?
Definir el tipo de reunión, formato, dinámica de trabajo
movilizando los o metodología a emplear … La más adecuada para la
consecución del objetivo
factores que apoyen
su efectividad Atender a las necesidades de la dirección/animación
(orientación a personas, equipo y tarea)
¿Con qué?
Orden del día, guión por temas que permita una visión
global, objetivar la tarea ... Documentación de apoyo:
notas, informes, gráficos, vídeos, viñetas, artículos,
relatos …
¿Cuándo?
Fijar fecha y hora de comienzo y fin, atender a
necesidades de las personas
¿Dónde y con qué?
Local sin ruidos, interrupciones o incomodidades
evidentes; que responda a la importancia del asunto, que
facilite el intercambio, la movilidad -si es necesaria-.
Preparación y comprobación: sala, mesa, sillas,
documentación, medios de soporte audiovisual…

APOYOS MUY ÚTILES… ¡ATRÉVETE!
Viñetas humorísticas, irónicas, reivindicativas …
Imágenes, fotografías … que planteen ideas
radicales
Formulación de ideas radicales para favorecer la
reflexión y salir de cierta posición de confort
Relatos, narraciones cortas, artículos …
Vídeos, anuncios, cortos …
Jugar con los espacios físicos donde se realice el
encuentro: espacios horizontales, verticales…
Utilización de materiales o recursos varios:
cartulinas de colores, post-it, papelógrafo, juegos
de mesa …

LOS SEIS SOMBREROS DE DE BONO
Seis sombreros para pensar,
Six Thinking Hats: An Essenctial Approach
to Business Managemente,
Edward De Bono.
Metodología para discusiones y toma
de decisiones en grupo.
Hipótesis: el cerebro
puede adoptar seis
distintos estados…
La tendencia natural de los grupos es a disponer de un
pensamiento desestructurado.
El hecho simbólico de adoptar un mismo proceso de
pensamiento, un mismo estado mental a un mismo tiempo
en todas las personas, hace que se creen convergencias
positivas en la generación de ideas y toma de decisiones.

Se usan sombreros de colores
como metáforas de cada estado.
SEIS ESTADOS:
Neutralidad: BLANCO: hechos…
Sentimiento: ROJO: reacciones,
emociones…
Juicio negativo: NEGRO:
identificación de barreras…
Juicio positivo: AMARILLO:
identificación de beneficios…
Pensamiento creativo: VERDE:
provocación, investigación…
Proceso de control: AZUL:
pensamiento sobre el pensamiento

PECHA KUCHA 20 X 20
¿Quién inventó este formato?
Un estudio de arquitectura, en 2003, en Japón, quería
apoyar a jóvenes del mundo del diseño y la arquitectura,
dándoles la oportunidad de reunirse, conocer gente y
mostrar su trabajo.
¿Por qué inventar este formato?
“L=s arquitect=s hablan mucho”, pensaron. “Dales un
micrófono y algunas imágenes y no pararán nunca. Da un
powerpoint a cualquiera y tendrá el mismo problema”.
¿Qué es PechaKucha 20x20?
Sencillo formato para hacer
presentaciones: se muestran 20
imágenes, cada una durante
20 segundos.
Las imágenes van sucediéndose
automáticamente y quien
expone va hablando sobre ellas.

MAPAS MENTALES
Permite representar de forma gráfica y esquemática
los aspectos más importantes de un conocimiento.
Se registran, relacionan y jerarquizan un grupo de
ideas importantes sobre un tema central.

Foco temático o idea central (dibujo, texto) sobre el que se va a
reflexionar.
Jerarquización de las ideas según su importancia o amplitud:
•Ideas más importantes, en tipografía destacada.
•Nuevas ideas secundarias, surgidas de las ideas primarias
Utilización de palabras, frases cortas y dibujos que simbolicen imágenes.
Utilización de un color para cada nódulo
Mapa conceptual

WORLD CAFÉ: La conversación creativa
Las personas
tienen la
sabiduría y
creatividad
suficientes para
enfrentarse a
los retos más
difíciles

PRINCIPIOS DEL WORLD CAFÉ
Principio 1
Principio 2
Identifica el
Genera un espacio
propósito:
acogedor:
“cuando tienes una
“creemos
idea clara de qué y
ambientes que
del por qué de tu
nutran la
Café, el cómo se
conversación
vuelve mucho más
auténtica”
sencillo”
Principio 3 Principio 4
Explora los asuntos Motiva la
importantes: las contribución
preguntas de todos en la
poderosas: conversación:
“relevantes a las “contribución
preocupaciones de la mejor que
vida real del grupo; participación;
que atraigan la tu contribución
energía colectiva, la es un
introspección y la ingrediente
acción” clave”

Principio 5 Principio 6
Conecta Escuchemos juntos,
perspectivas escuchar es un
diversas: regalo que nos
“la inteligencia damos los unos a los
surge cuando el otros:
sistema se conecta “escucha como si
consigo mismo en cada persona fuese
formas diversas y realmente sabia;
creativas” escucha abierto para
ser influido; escucha
para que quien está
Principio 7 hablando, se exprese
Recoge y comparte plenamente; escucha
descubrimientos para encontrar
colectivos: preguntas más
“reflexiona: ¿qué ha profundas; escucha
emergido aquí? ¿qué aquello de lo que no
asuntos profundos? se está hablando
¿notamos algún dentro de lo que se
patrón? ¿qué vemos está compartiendo”
ahora como
resultado de las
conversaciones?.
Destila la esencia y
dalo a conocer”

Orientaciones para el diálogo provechoso
oFocalízate en lo que realmente
importa
o Contribuye con tus ideas y
experiencias
o Relaciona y conecta ideas
o Escucha para comprender lo más
profundo, lo más verdadero
o No busques respuestas, sino el
significado de lo que se dice
o Mantente abiert@ al cambio
o Lleva contigo a la siguiente ronda
de conversación aquello que pienses
sea la esencia de lo que se ha dicho
en tu mesa

HERRAMIENTAS CLÁSICAS PARA TRATAR IDEAS

TORMENTA DE IDEAS O
BRAINSTORMING
Importa más la cantidad que
la calidad de las ideas.
¡Atreverse a aportar!

DIAGRAMA CAUSA-EFECTO, ó
DIAGRAMA ISHIKAWA ó
ESPINA DE PESCADO
Análisis lógico de las posibles causas
que generan un problema.

DIAGRAMA DE FLUJO
Aporta información sobre el proceso
de una tarea o proceso

Otras técnicas de apoyo…
•ELEVATOR PITCH / ELEVATOR SPEECH
•FORMULACIÓN DE UNA ESTRATEGIA A TRAVÉS
DEL ANÁLISIS DE LOS GRUPOS DE INTERÉS
•MANDALA
•PLANIFICACIÓN VISUAL DE UN PROYECTO
•OPEN SPACE
•GENERAR VISIONES, VISIONANDO EL FUTURO
•ADOPCIÓN DE ROLES PARA EL ANÁLISIS DE
PROBLEMAS
•VENTANA DE JOHARI PARA EL ANÁLISIS DE
PROBLEMAS
•PNL: ATENDER A LOS CANALES VISUAL –
AUDITIVO – KINESTÉSICO
•UTILIZACIÓN DE UN LENGUAJE VISUAL

Fuentes
Fuente principal para buena parte de las primeras 11
transparencias: Consultoría Artesana, #REDCA, Emotools, The
proyecto y mik. Gracias por la licencia
Herramientas clásicas para el tratamiento de ideas: Euskalit