1. Enfoque Integral de
Proyectos
Ing. María de los Ángeles Arroyo Sánchez
Octubre 2013

2. Agenda
Día 1
8:00 Presentación
8:30-9:30 Introducción a la gestión de proyectos
9:30-10:00 Factores de éxito y fracaso de un proyecto
10:00-10:10 Descanso
10:10-11:45 Enfoque Sistémico proyectos y operaciones. Gestión ágil.
12:00-13:00 Caso Práctico
13:00-14:00 Almuerzo
14:00-15:30 Gestión de alcance y tiempo
15:30-15:40 Descanso
15:40-16:30 Gestión de costos y calidad
16:30-18:00 Herramientas

3. Objetivos
• Dar a conocer los conceptos y herramientas
para la gestión de proyectos y operaciones
bajo un enfoque integral y ágil.
• Los participantes conocerán herramientas para
la planificación de portafolio de
proyectos, seguimiento de proyectos, así como
la planificación y seguimiento de las
actividades de operaciones en IT.

4. Qué no es este curso
• Curso de estándares.
• Curso para certificarse.
• Curso sobre procesos o herramientas
internas del Banco Sofitasa.

5. Acuerdos y Compromisos
• Cumplir con los tiempos
establecidos para cada fase
de los casos prácticos.
• Respetar el derecho de
palabra.
• Las intervenciones son
bienvenidas, a lo largo del
curso se fomentarán las
tormentas de ideas.
• Cumplir con los tiempos de
descanso.

6. Contenido
• Módulo 1: Introducción a la gestión de
proyectos.
• Módulo 2: Enfoque Integral de Proyectos
y Operaciones.
• Módulo 3: Estrategia y Proyectos.

7. Módulo I
Introducción a la gestión de
proyectos

8. 1.1 Introducción a la gestión de proyectos
• Debate 1:
▫ ¿Qué es un proyecto?
▫ ¿ Qué es la gestión de proyectos?
▫ ¿ Para qué sirve la gestión de proyectos?

9. 1.1 Introducción a la gestión de proyectos
(cont.)
• Un proyecto es un esfuerzo temporal, que
se lleva a cabo para crear un
producto, servicio y/o resultado único.
• La dirección de proyectos es la aplicación
de
conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades del proyecto
para cumplir con los requisitos del mismo.
• La gestión de proyectos sirve para la Toma
de Decisiones efectivas a través de la
implantación de un lenguaje común.

10. 1.1 Introducción a la gestión de proyectos
(cont.)
• Ciclo de Vida de Producto y de Proyecto
Fuente: PMBOK

11. 1.1 Introducción a la gestión de proyectos
(cont.)
• Ciclo de Vida de Proyecto

12. 1.2 Factores de éxito y fracaso de proyectos
• Actividad:
▫ Identificar 5 factores que influenciaron en
el retraso de un proyecto.
▫ Escoger un proyecto exitoso e identificar
las actividades que apoyaron ese
resultado.

13. 1.2 Receta para el fracaso de proyectos
• No definas los criterios de éxito de tu
proyecto, el cliente/usuario nunca sabe
lo que quiere.
• El tiempo es ahora, la planificación
quedará en el papel, por lo tanto
empieza a ejecutar.
• Todo el mundo sabe lo que tiene que
hacer, no definas roles.

14. 1.2 Receta para el fracaso de proyectos (cont.)
• Con validar la información
esporádicamente con el equipo es más
que suficiente.
• Los riesgos están afuera y no me
afectan, por lo tanto no los planifico.
• Como tengo herramientas de
comunicación no necesito definir cómo
gestionaré la información a lo largo
del proyecto.

15. 1.3 Gestión de Proyectos en la Realidad
Definir
alcance
Crear
lenguaje
común
Disposición
de la
información
HACER
Construir
el equipo
Gestionar
riesgos
Gestionar
expectativas

16. 1.4 Enfoque sistémico de proyectos y
operaciones
INFORMACIÓN

17. 1.4 Enfoque sistémico de proyectos y
operaciones (cont.)
• Definir circuitos de peticiones de servicios e
incidencias que permitan cuantificar la
capacidad de trabajo.
• Definir niveles de servicio y operacionales.
• Comunicar los proyectos que apoyan la
estrategia.
• Revisar la capacidad de trabajo para la
estimación de los proyectos.
• Establecer una estrategia de comunicación.

18. 1.4 Enfoque sistémico de proyectos y
operaciones (cont.)
• Proyectos reales:
▫ Despliegue de 200 cajeros en país
latinoamericano y 200 cajeros en el Reino
Unido bajo plataforma Linux.
▫ Proyecto de Transformación de Redes.

19. 1.5 Gestión Ágil
• Actividad:
▫ Indicar en tres palabras lo que se
entiende por proyectos ágiles.
▫ Identificar tres beneficios de la agilidad.
▫ Indicar las características que debe tener
una organización ágil.

20. 1.5 Gestión Ágil (cont.)
• Agilidad no es ausencia Total de
documentación.
• Agilidad no es ausencia total de
planificación.
• El cliente/usuario debe hacer todo el
trabajo y será el jefe de proyecto.
• El equipo puede modificar la
metodología sin justificación.

21. 1.5 Gestión Ágil (cont.)
• Es una filosofía más que
una metodología .
• Es ser flexible y darle
la bienvenida a los
cambios. Lo que no
representa que no se
definan alcances e
hitos.
• Personas sobre
procesos y
herramientas.
• Se basa en la iteración

22. 1.5 Gestión Ágil (cont.)
• Se fundamenta y persigue la entrega de
valor real al cliente
• Se amolda a los requisitos
• Esta de moda pero no es una moda
• No todo el tiempo se puede ser ágil
• No todo proyecto puede ser ágil
• No toda organización puede ser ágil

23. 1.5 Gestión Ágil (cont.)
• Bajo este enfoque el
equipo es responsable de
la calidad.
• Con la agilidad
desaparecen los héroes y
apagafuegos.
• Se genera una gestión de
productos mas compleja.
• Aumenta la comunicación y
puede aumentar el
conflicto.
• Los problemas y
deficiencias de

24. 1.6 Buenas Prácticas de Proyectos
•
•
•
•
•
•
•
Identificar requisitos.
Definir el alcance.
Planificar las actividades.
Identificar riesgos.
Definir roles y responsabilidades.
Realizar seguimiento del proyecto.
Cierre del proyecto: lecciones
aprendidas.

25. 1.7 Caso Práctico: 1.0 vs. 2.0
• La audiencia se dividirá en dos equipos.
• El equipo A gestionará el proyecto de la
manera tradicional.
• El equipo B gestionará el proyecto de
manera ágil.
• Se deberá asignar un responsable de
proyecto.
• Una persona del equipo apuntará los
problemas que se presentan.

26. 1.7 Caso Práctico: 1.0 vs. 2.0
• Instrucciones:
▫ Se dispondrán de 30min para planificar el
proyecto.
▫ Para la ejecución se contará con 20min.
▫ Se requerirá de 10min para la entrega del
proyecto.

27. Módulo II
Enfoque Integral de Proyectos y
Operaciones

28. 2.1 Introducción al PMBOK.
FRUSTRACIÓN
CAOS
AUTOMATIZADO
ALINEACIÓN

29. 2.2 Áreas y Grupos de Procesos del
PMBOK.

30. 2.3 Gestión de la Integración.

31. 2.4 Pautas
• La explicación de las siguientes
áreas de procesos se realizará
con la aplicación de un
proyecto real o escogido por
la audiencia.

32. 2.5 Gestión del Alcance.

33. 2.6 Gestión del Tiempo.

34. 2.7 Gestión de Costos.

35. 2.8 Gestión de Calidad.

36. 2.9 Herramientas.
• Una vez realizado el ejercicio de
planificación, se recomienda realizar un
RoadMap que contenga los criterios de éxitos e
hitos del proyecto. Esta información permitirá
a la Gerencia tener una visión rápida del
proyecto.
• Los diagramas de barras no son planes para la
dirección de proyectos, evidencian una
planificación débil, sin embargo son útiles para
la elaboración de informes de avances.
• Los diagramas de Red, permite ver las
dependencias de tareas y son útiles para el
seguimiento con el equipo del proyecto.

37. 2.9 Herramientas (cont).
• Para lograr un seguimiento efectivo, se
debe revisar la información del
desempeño, a saber:
▫
▫
▫
▫
▫
Cumplimiento de hitos.
Cumplimiento de acuerdos y compromisos.
Cumplimiento en la estimación realizada.
Cambios aprobados.
Riesgos activados.
• El desempeño se evalúa sobre los procesos
no sobre las personas.
• Para realizar una evaluación de la LB de
rendimiento se recomienda la técnica del
Valor Ganado.

38. 2.9 Herramientas (cont).
• Método del Valor Ganado:
▫ Este método se utiliza para realizar un
seguimiento de las LB del proyecto:
alcance, tiempo y coste.
▫ Al integrar las tres líneas bases el
resultado permitirá realizar
proyecciones presupuestales, solicitudes
de cambio y otras actividades que deban
ser comunicadas.
• Caso Práctico.

39. 2.10 Enfoque Integral de Operaciones.

40. 2.10 Enfoque Integral de Operaciones (cont).
• Los principales procesos asociados directamente a la Fase de
Operación del Servicio son:
• Gestión de Eventos: responsable de monitorizar todos los
eventos que acontezcan en la infraestructura TI con el objetivo
de asegurar su correcto funcionamiento y ayudar a prever
incidencias futuras.
• Gestión de Incidencias: responsable de registrar todas las
incidencias que afecten a la calidad del servicio y restaurarlo
a los niveles acordados de calidad en el más breve plazo
posible.
• Petición de Servicios TI: responsable de gestionar las peticiones
de usuarios y clientes que habitualmente requieren pequeños
cambios en la prestación del servicio.
• Gestión de Problemas: responsable de analizar y ofrecer
soluciones a aquellos incidentes que por su frecuencia o
impacto degradan la calidad del servicio
• Gestión de Acceso a los Servicios TI: responsable de garantizar
que sólo las personas con los permisos adecuados pueda
acceder a la información de carácter restringido.

41. 2.11 KANBAN en IT.
• Es una técnica que sirve para gestionar
el avance del trabajo, en el contexto de
una línea de producción.
• Surge dentro de la metodología LEAN y
fue desarrollado en TOYOTA.
• KANBAN se basa en el desarrollo
incremental, dividiendo el trabajo en
tareas.

42. 2.11 KANBAN en IT (cont).
• Se fundamenta en tres pilares:
▫ Visualizar los Estados.
▫ Limitar el trabajo en progreso (WIP).
▫ Medir el Flujo de Tareas.
• Esta herramienta permite determinar la
capacidad de los equipos de trabajo, lo
que sirve como input para la
planificación de los proyectos.

43. 2.11 KANBAN en IT (cont).
• Palabras claves:
▫ Work in progress WIP (2n-1)
▫ Lead Time: tiempo que ha pasado desde
que el ítem entra en el tablero.
▫ Cycle time: tiempo que se ha estado
trabajando en una tarea.
▫ Buffer: columnas de espera.

44. 2.12 Tablero KANBAN.

45. 2.13 Caso Práctico.
• Los equipos construirán dos tableros
KANBAN:
▫ Tablero de Sistemas.
▫ Tablero de Portafolio de Proyectos.

46. Módulo III
Estrategia y Proyectos

47. 3.1 Enfoque Estratégico

48. 3.1 Enfoque Estratégico (cont).
• Para lograr que los proyectos apoyen
la estrategia definida por la compañía
se recomienda:
▫ Establecer una estrategia funcional común
entre las diferentes áreas involucradas.
▫ Definir prioridades sobre los proyectos
que forman parte de la estrategia.
▫ Definir personas responsables de los
proyectos.
▫ Realizar una reunión de arranque.

49. 3.2 Procesos que apoyan la Estrategia
•
•
•
•
Gestión de Riesgos.
Gestión de las Comunicaciones.
Gestión de contratos.
Gestionar las expectativas de los
interesados.

50. 3.3 Qué debemos mantener de
la filosofía 1.0

51. 3.4 Pasos para desplegar una cultura
organizacional.
• Detectar las fortalezas y debilidades del
equipo de trabajo.
• Definir y ejecutar proyectos de mejora
pequeños.
• Construir equipo: Hora de Socialización.
• Definir el rol y autoridad de los Jefes de
Proyectos: expedidor, coordinador y/o
jefe de proyectos.
• Definir un rol de gestión de servicios que
garantice la comunicación entre proyectos
y operaciones.

52. 3.5 Recomendaciones Finales.
• Existen muchas metodologías en el
mercado, define la que se adapte a tu
manera de trabajar.
• Recuerda, agilidad no es sinónimo de
caos.
• La gestión de proyectos está en el HACER
y en el MEDIR, desde allí se podrá iniciar
la toma de decisiones efectivas.
• La resistencia al cambio siempre
existirá, lo importante es hacer.

53. 3.6 Bibliografía
• Guía de los fundamentos para la
Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK)
cuarta edición.
• Gestión ágil de proyectos de software.
Javier Garzás.
• ITIL Foundation v3.0
• Kanban. David J. Anderson
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54. Muchas Gracias
Contacto:
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