Administración y procesos técnicos archivísticos

1. ADMINISTRACIÓN Y PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS
Mtra. Lic. LEYDI JHIORDINA CELIZ CORTEZ

2. ¿Que es la Teoría General de la
Administración?

3. MAPA CONCEPTUAL
ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA ADMINISTRACIÓN
ANTECEDENTES
ANTES DEL
SIGLO XX
SIGLO XX
FILOSOFOS
REVOLUCION
INDUSTRIAL
ORGANIZA
CIONES
ECONOMISTA
S LIBERALES
PIONEROS
INDUSTRIALES
UTORES
CRONOLOGIA
TEORIAS
EXPONENTES
INFLUENCIAS
FASES
EXPONENTES
TIPOS DE
ORGANIZACIONES
TÍPICAS

4. El Archivo General de la Nación es el ente rector del Sistema Nacional de Archivos (SNA), en
conformidad con la Ley N° 25323 y su Reglamento, aprobado con el Decreto Supremo N° 008-92-
JUS.
Tiene por finalidad integrar de manera funcional, estructural y normativa los archivos de las
entidades públicas existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicación de principios, normas,
técnicas y métodos de archivo.
La Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas (DDPA), gestiona, integra y desarrolla el SNA,
mediante la formulación, difusión y supervisión de cumplimiento normativo, asegurando la calidad de
la gestión documental como evidencia de la gestión pública, para la toma de decisiones, acceso a la
información, defensa de los derechos y protección del patrimonio documental, en articulación con la
Dirección de Archivo Intermedio, Dirección de Archivo Histórico y la Dirección de Conservación.
Sistema Nacional de Archivos

5. Funciones
•Proteger y defender el “Patrimonio Documental de la Nación”;
•Contribuir a la eficiente gestión pública y privada en apoyo al desarrollo
nacional;
•Cautelar y difundir los valores de la identidad nacional:
•Fomentar la investigación científica y tecnológica a través del servicio de los
fondos documentales; y
•Asegurar la uniformidad y eficiencia de los procesos técnicos archivísticos en
la República.

7. EL SISTEMA DE ARCHIVOS A NIVEL INSTITUCIONAL

8. El sistema documentario es
el conjunto de procesos que
permiten a las
organizaciones tener el
control respecto a la
ubicación física o digital.
Así como el estatus actual y
pasado de la documentación
que llega y se genera dentro
de ella.
Con el fin de mejorar sus
flujos y diligenciamiento.
DEFINICIÓN

9. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Transferencia primaria Transferencia
secundaria
Desincorporación Baja documental
A lo largo de su existencia, el documento a traviesa por tres edades (conocidas
también como etapas o fases) determinadas por los valores y usos que tiene en
cada una. A cada etapa le corresponde un tratamiento especializado y la
conservación de los documentos en un archivo específico.

10. PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA
Formatos utilizados en los Archivos de Gestión
Formato único de Inventario documental (FUI)
Utilizado para las transferencias, eliminaciones , archivos
de gestión Central e histórico , en el se refleja por unidad
documental(carpeta) la información requerida
Formato de préstamo y control documental
Utilizado para registrar los préstamos realizados o las
consultas
que se lleven a cabo de los documentos producidos.
Formato de Comunicaciones Oficiales.
Utilizado para registrar las comunicaciones recibidas o
despachadas de las dependencias de la universidad

11. ¿QUE ES UN DOCUMENTO?
(
DOCUMENTO
Un documento oficial es aquel que cuenta con
una formalidad y está destinado a ser utilizado
en trámites legales, administrativos o
gubernamentales. Es decir, es un documento
que ha sido emitido por una autoridad
competente y tiene un valor legal.
Información registrada, ya sea cualquiera
forma, tipo o el medio utilizado.
Es todo mecanismo utilizado por los seres
humanos para fijar la memoria (actos, acciones,
pensamientos, creaciones).

12. DOCUMENTO DE ARCHIVO
Todo escrito, grabado o
material audiovisual
Contiene información
sobre actividades
realizadas por la
institución que lo produce
Cumplimiento de las
funciones que le
corresponde desempeñar
Registro de información
producida o recibida por
una persona o entidad
en razón a sus
actividades o funciones
Tiene valor
administrativo, fiscal o
legal, valor científico,
económico, histórico o
cultural y debe ser
objeto de conservación

13. TIPOLOGÌA DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS DE APOYO:
Son documentos generados por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de la producción
documental de la oficina en sí misma y que sirven
como su nombre lo dice para el apoyo de la gestión y
el cumplimiento de sus funciones.
DOCUMENTOS ESENCIALES:
Son documentos necesarios para el funcionamiento
de la entidad y que por su contenido informativo y
testimonial, garantizan el conocimiento de las
funciones y actividades del mismo, aún después de
su desaparición, por lo cual facilita la reconstrucción de
la historia institucional.

14. ARCHIVO
El concepto de archivo proviene
del latín archivum, y se refiere
al conjunto de documentos
producidos por personas
físicas o jurídicas, públicas o
privadas.
Conjunto de documentos, sea
cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados
en un proceso natural por
una persona o entidad pública
o privada
Conservados respetando
aquel orden para servir
como testimonio e
información a la persona o
institución que los produce y
a los ciudadanos, ó como
fuentes de la historia.

15. Para la administración, la gestión y el control.
Para los ciudadanos
Para la ciencia, la investigación y la cultura
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
El archivo es un componente importante de la memoria
institucional y, por lo tanto, se convierte en un activo de
información que debe ser organizado, protegido y
dispuesto para el acceso y consulta.
La gestión documental de las entidades y organismos del
distrito debe verse como un factor determinante para
mejorar la productividad y la eficiencia de la gestión
pública.

16. DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA PARA LA LOCALIZACION ACCESIBILIDAD Y
RECUPERACIÓN
El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para
uso de la administración
RESPONSABILIDAD. El Archivo General de
la Nación es la entidad del Estado
encargada de orientar y coordinar la función
archivística para coadyuvar a la eficiencia de
la gestión del Estado y salvaguardar el
patrimonio documental como parte integral
de la riqueza cultural de la Nación.
DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN. Es una
obligación del Estado la administración de los
archivos públicos y un derecho de los ciudadanos
el acceso a los mismos, salvo las excepciones
que establezca la ley.
ADMINISTRACIÓN Y ACCESO. Los
archivos actúan como elementos
fundamentales de la racionalidad de la
administración pública y como agentes
dinamizadores de la acción estatal. Así
mismo, constituyen el referente natural de
los procesos informativos de aquella.
RACIONALIDAD. El Estado propugnará por
el fortalecimiento de la infraestructura y la
organización de sus sistemas de
información, estableciendo programas
eficientes y actualizados de administración
de documentos y archivos.
MODERNIZACIÓN. Los archivos en un
Estado de Derecho cumplen una función
probatoria, garantizadora y perpetuadora.
FUNCIÓN. El manejo y aprovechamiento de
los recursos informativos de archivo
responden a la naturaleza de la
administración pública y a los fines del
Estado y de la sociedad, siendo contraria
cualquier otra práctica sustitutiva.
MANEJO. Las
disposiciones de la
presente ley y sus
derechos reglamentarios
se interpretarán de
conformidad con la
Constitución Política y los
tratados o convenios
internacionales que sobre
la materia celebre el
Estado colombiano.

17. ARCHIVO DE GESTION
Generación y/o
Recepción de
documentos
Radicación /
Registro
Trámite
Almacenamiento
en archivo de
gestión
Clasificación /
Ordenación
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
Transferencia Primaria

18. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Formatos utilizados en los Archivos de Gestión
Son los traslados internos de los archivos de gestión al central y
finalmente al histórico. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el
ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las
TRD en cada entidad y de acuerdo con los cronogramas establecidos
por la Unidad de archivo de la sede .

19. Debe estructurarse a partir de la normatividad, archivística
vigente.
Contempla situaciones tendientes a la simplificación de
tramites, y racionalización de recursos.
EL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD, COMO
PROCESO ARCHIVISTICO SISTEMATICO
Es el instrumento archivístico que le permite al Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado – AGN
formular y documentar a corto, mediano y largo plazo
El desarrollo sistemático de los procesos de la gestión
documental, encaminados a la planificación,
procesamiento, manejo y organización de la
documentación producida y recibida, desde su origen
hasta su destino final, para facilitar su uso, conservación y
preservación.

20. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
1. Formulación del PGD:
•Define los sujetos obligados y
establece la política de gestión
documental.
•Identifica los beneficios del PGD y
los prerrequisitos para su
elaboración.
Interactúa con el área de archivos.
2. Elementos del PGD:
•Carátula y cuerpo del programa.
•Aspectos generales como
introducción, alcance y público al
cual está dirigido. Lineamientos
para el proceso de gestión.
3. Fases de Implementación del
PGD:
Elaboración del PGD.
Ejecución y puesta en marcha
Seguimiento y mejora.
4. Programas Específicos:
•Programa de normalización de
formas y formularios electrónicos.
•Programa de documentos vitales
o esenciales.
•Programa de gestión de
documentos electrónicos.
•Programa de archivos
descentralizados.
•Programa de reprografía.
•Programa de documentos
especiales.
•Plan institucional de capacitación.

21. PROGRAMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL
La necesidad de organizar la
información es un factor
importante para el éxito de un
creciente número de
compañías y por ello, las
copias en papel están pasando
a ocupar un segundo plano.
Un sistema de gestión documental
gestiona, administra y controlar
el flujo de documentos dentro de
una organización. Se trata de una
forma de organizar los documentos
e imágenes digitales en una
localización centralizada a la que
los empleados puedan acceder de
forma fácil y sencilla..
Este sistema de gestión
documental se está
convirtiendo en una
herramienta cada vez más
imprescindible para las
empresas e instituciones debido
a que la información que generan
crece exponencialmente y los
antiguos sistemas de
almacenamiento presentan
demasiadas carencias

22. COMPONENTES
Conservación total.
Microfilmación.
Eliminación de documentos.
Selección documental.
PROCESOS
ARCHIVISTICOS.
PRODUCCION
DOCUMENTAL.
CLASIFICACION
DOCUMENTAL.
ORDENACION
DOCUMENTAL.
DISPOCISION FINAL.
El formato en el cual son agrupadas
las informaciones en un archivo
dependerá totalmente del individuo
que realice el diseño del mismo. Esto
ha llevado a una plétora de
estructuras de archivo que son casi
estandarizadas para cada uno de los
propósitos

23. “Es un listado se series
con sus correspondientes tipos
documentales a los cuales se
les asigna un tiempo de
permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos”. (Ley
594 de 2000).
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Es una herramienta archivística que
permite agrupar la documentación de
acuerdo con las funciones propias de
cada dependencia y establecer un
tiempo de permanencia en cada fase de
formación del archivo.
TRD, son un instrumento archivístico que permite
realizar la identificación por tipo y serie documental de
cualquier archivo de una compañía o entidad, asignando
un tiempo de permanencia y una disposición final.
1. Reconocer la estructura documental a
través de los tipos y series
2. Controlar los ciclos de vida de los
documentos.
3. Entender que debemos hacer cuando el
documento cumple su ciclo de vida
4. Facilitar el manejo y la administración de
la información documental
5. Controlar la producción y el acceso a la
información
6. Resguardar y tener los protocolos de
seguridad de la información
7. Reducir los gastos operativos y de
almacenamiento

24. Proceso
producida por las oficinas es clasificada,
ordenada y ubicada de acuerdo a lo establecido
en la tabla de retención documental.
CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN DESCRIPCIÓN
TRD- APLICACIÓN
La clasificación de archivos
en Perú se rige por
las Normas Generales del
Sistema Nacional de
Archivos (SNA),
establecidas por el Archivo
General de la Nación
(AGN).
El Sistema Nacional de
Archivos (SNA) en Perú es
una red que integra, de
manera funcional,
estructural y normativa, los
archivos de las entidades
públicas existentes en el
ámbito nacional.
El SNA tiene como objetivo integrar
y gestionar de manera eficiente los
archivos del país, asegurando la
calidad de la gestión documental
para la toma de decisiones, acceso a
la información, defensa de los
derechos y protección del patrimonio
documental.

25. Guía para la
Subserie
Documental
01.2. Informes a entes de control
.
01.1 Informe Gestión
10.2 Contrato de mantenimiento
10.1 Contrato Obra
01. INFORMES
Guía para la serie
documental
10 CONTRATOS
CLASIFICACIÒN
•Clasificación funcional: Se tienen en
cuenta las funciones de la entidad que
genera los documentos. Los documentos
se agrupan según la función del que son
reflejo o bien según las actividades de
las que son resultado.
•Clasificación orgánica: La entidad
necesita de una estructura organizativa
que le permita su funcionamiento. Los
documentos se agrupan siguiendo las
distintas estructuras administrativas de
la institución de la que emanan.
•Clasificación por materias: Este
elemento no deriva directamente
de la entidad sino de la percepción
que se tenga de la misma o de sus
actividades.

26. Enero 2 de 2005
Mayo 2 de 2005
Febrero 2 de 2005
ORDENACIÒN
•Ordenación alfabética: Aplicable a
documentos relacionados con personas,
entidades o lugares. Se basa en el alfabeto.
•Ordenación numérica: Los documentos se
ordenan según números de registro correlativos
asignados por la oficina productora.
La ordenación
también se aplica a
secciones, series y
expedientes,
teniendo en cuenta
jerarquías,
cronología o lógica.

27. APLICACIÓNTABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
FOLIACIÓN
FOLIACIÒN
Consiste en enumerar de forma
correlativa cada una de las hojas
(folios) que componen un
documento o expediente que debes
presentar ante alguna institución del
Estado. Esto, con el fin de llevar un
control y facilitar su gestión por
parte de la entidad.

28. HOJA DE CONTROL
APLICACIÒN TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTARIA
La hoja de control, también
conocida como hoja de
verificación, es una herramienta
fundamental en la gestión de
procesos y la resolución de
problemas.
•La hoja de control se utiliza
para la recopilación y el análisis
de datos.
•Puede contener información
numérica, observaciones o
incluso opiniones.
•Es una de las 7 herramientas
de control de calidad y se
emplea en técnicas como
el método 8D, PDCA y la
medición de la fase Six Sigma.
1.Ventajas de la hoja de control:
1. Facilita el análisis de datos
para acciones correctivas y
preventivas.
2. Ayuda a crear gráficos de
barras, histogramas y
diagramas de Pareto.
3. Permite tomar decisiones
inmediatas ante
incumplimientos.
4. Detecta la frecuencia de
problemas.

29. ROTULE DE ARCHIVOS
ROTULE LA CAJA
DILIGENCIE SU INVENTARIO
FUID
ROTULADOS
A la acción de elaborar y pegar rótulos en las
distintas carpetas, contentivas de los
documentos de una dirección o departamento, en
los cuales deben ir anotados los datos que
permitan identificar rápidamente el contenido y
la ubicación de cada carpeta.
El Formato Único de
Inventario Documental
(FUID) es una herramienta
crucial para gestionar y
controlar los documentos en
una entidad.

30. Mtra. Lic. LEYDI JHIORDINA CELIZ CORTEZ
974633411
ljceliz@unsm.edu.pe
https://www.facebook.com/jhiordina.celizcortez?mibextid=ZbWKwL
30
Doctorante de Gestión Universitaria, Maestra en Gestión
Pública, Licenciado en Administración en Turismo,
Colegiada y Habilitada CPLT-SM0025, con un Diplomado en
estudios en Gobernanza Intercultural para la región San
Martín en la Pontificia Universidad Católica del Perú. Con
Experiencia en docencia de nivel Superior Universitaria,
conferencista nacional, asesora, consultora y metodóloga.
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