Kontrollierte Terminologie im Anlagenbau

Tekom Frühjahrstagung, Münster, 12.04.2013
Dr. Rainer Pflaum, SysKon
Blatt Nr. 1
Dr. Martin Böcker, Siemens AG , Konstanz
Erfahrungen mit der Einführung einer
kontrollierten Terminologie im Anlagenbau
 Eingabestation
 Umladestation
 Behälterentladestation (TUD)
 Großbriefsortierer
 Großbriefsortiermaschine
 Großbriefsortieranlage (OMS)

Überblick
Gliederung des Vortrags:
• Die Ausgangssituation bei Siemens IC MOL LAS
• Die Einführung des Terminologie-Managements
• Die Einführung des Terminologie-Tools
• Erfahrungen in der Praxis
• Ausblick
Blatt Nr. 2

Die Ausgangssituation bei Siemens
Zu Beginn des Projekts lagen folgende Randbedingungen vor:
• Siemens IC MOL LAS liefert komplexe Maschinen und
Anlagen mit einer entsprechenden Kundendokumentation
(Technische Beschreibung, Wartung, Instandsetzung,
Wartungspläne, usw.)
• „Benennungspannen“ häuften sich, führten zu Mehrkosten
und zu Kritik seitens der Kunden.
• Bislang gab es nur eine Liste erlaubter Begriffe im Intranet.
• Die Geschäftsleitung gab grünes Licht für ein Terminologie-
Projekt (Analyse, Einführung, Betrieb) im Rahmen einer MBA-
Thesis.
Blatt Nr. 3

Siemens-Ergebnisse der tekom-Fragebogen-Studie:
• 215 Mitarbeiter von Siemens IC MOL LAS nahmen an der
Befragung zur aktuellen Terminologie-Praxis im eigenen
Unternehmen und zur Einschätzung der Vorteile eines
einheitlichen Terminologie-Managements teil.
• Die Ergebnisse verdeutlichen einen Handlungsbedarf und
eine positive Erwartung an ein einzuführendes Terminologie-
Management sowie eine Bereitschaft, die firmeneigene
Terminologie auch tatsächlich zu nutzen.
Blatt Nr. 4

Blatt Nr. 5

Die Einführung des Terminologie-
Managements
Betrachtungen zur Wirtschaftlichkeit:
• Unter der Annahme, dass die Mitarbeiter im Schnitt fünf bis
sechs Minuten dafür benötigen, die korrekte Benennung für
ein Objekt zu erfragen, konnte berechnet werden, unter
welchen Randbedingungen sich ein Terminologie-
Management rechnet.
• Voraussetzungen dafür sind eine schlanke Verwaltung (hier
ein Decision Board, dass Begriffe über ein Web-Forum klärt)
und ein Terminologie-Tool mit vernünftigen Kosten-Nutzen-
Verhältnis.
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Managements
Blatt Nr. 7

Managements
Terminologie Verwaltung (Rollen-Konzept):
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Die Einführung des Terminologietools:
Vorbereitung
 Power-User ermitteln optimale Einstellungen
(Zeichengröße, Basisterminologie,
Grundsprache etc.)
Installation
 Roll-Out über firmeninternen Standardprozess
 Jeder Benutzer startet mit denselben
Einstellungen

Blatt Nr. 10
Die Einführung des Terminologietools:
Aufbau einer Basisterminologie aus mehreren
Dokumenten mit geprüftem Wortschatz
 Text der Dokumente per Makro zusammenfassen
 TermExtract aus diesem validen Text

Blatt Nr. 11
Arbeiten mit dem Terminologietool:
 Funktionsleiste, verschiebbar
 Autorenunterstützung in jeder
Windows-Applikation:
 Die erlaubte Benennung erscheint
vervollständigt an der Cursorposition,
auch in Fremdsprachen (bis zu 2
Mastersprachen werden mit durchsucht)
 Kopieren
 Selektieren

Blatt Nr. 12
Separate Terminologien für
unterschiedlichen Kontext
-> schnelle Hilfe beim Schreiben
durch Vermeiden von
Fallunterscheidungen
Zweite Terminologie
z. B. für Kundenwortschatz
Negativliste „sticht”
-> transparente Anwendung

Blatt Nr. 13
 Vorhandenen Text prüfen: WordCheck
 Word-Dokumente
 Offene
Applikationen
wie Mails,
Webformulare etc.
 Vorschläge
beinhalten
verbotene
Benennungen und
Übersetzungen

Blatt Nr. 14
Vorhandenen Text prüfen
 TermExtract
Heuristische Prüfung
auf ähnliche Schreibweisen

Blatt Nr. 15
 Kontrollierte Sprache
-> Regeln als Merker hinterlegt
-> Widerspruchsfreie Einträge
-> Motivation durch Beispieltext

Blatt Nr. 16
 alle Benutzer können Vorschläge einreichen
 Erlaubte und
verbotene
Benennungen
 Zusatzfelder (+)
 Beschreibungen,
Links etc.
 Weitere Verarbeitung
durch
Verantwortliche

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Erfahrungen in der Praxis
Die Nutzer müssen wissen, dass es ein Terminologie-
Management und ein Terminologie-Tool gibt:
• Vorstellung des Themas in den Jours Fixes der einzelnen
Abteilungen
• Informationen im Intranet

Blatt Nr. 18
Die Nutzer müssen wissen, wie das Terminologie-Tool genutzt
wird:
• Präsentationen

Blatt Nr. 19
Die Nutzer müssen wissen, wie das Terminologie-Tool genutzt
wird:
• Präsentationen

Blatt Nr. 20
Die Nutzer müssen überzeugt werden:
• Argumente dafür, dass die Nutzung der kontrollierten
Terminologie nicht nur der Firma dient, sondern auch der
eigenen Effizienz.
• Alternative, frühere Lösungen müssen konsequent
ausgeschaltet werden.

Blatt Nr. 21
Monitoring der Nutzungshäufigkeit:
• Es finden sich Hinweise, dass die Nutzung des Terminologie-
Tools durch die Kollegen mit der Zeit abgenommen hat.
• Die Anzahl der vorgeschlagenen Begriffe nimmt ebenfalls ab.
Das Tool sollte um einen Zugriffszähler erweitert werden.
Eine Strategie zur nachhaltigen Nutzung der Terminologie
sollte implementiert werden.

Blatt Nr. 22
Weitere Integration in die eigene Tool-Landschaft:
• Das Tool sollte auch mittel- und langfristigere Visionen
unterstützen können:

Blatt Nr. 23
Weitere Entwicklung des Terminologie-Tools:
• Anonyme Nutzungsstatistik
• Weitere Datenfelder für bestimmte Selektionsvorgänge
• Handhabung von längeren Zeichenketten für Tests auf die
Einhaltung von Regeln zur kontrollierten Sprache
• Integration eines kommerziellen Wörterbuchs
 2013
 2013
 2012
In Prüfung

Blatt Nr. 24
Zusammenfassung
Unsere wichtigsten Erfahrungen:
• Die Einführung eines Terminologie-Managements ist ein
anspruchsvolles und längerfristiges Projekt
• Es reicht nicht aus, Tools und Prozesse zur Verfügung zu
stellen, die Terminologienutzung braucht regelmäßige
Impulse
• Das Tool sollte sich mit der Tool-Umgebung weiterentwickeln
können.

Kontrollierte Terminologiemanagement im Anlagenbau
Blatt Nr. 25
TippyTerm® Details:
 Um solche Ergebnisse zu vermeiden,
kann TippyTerm auch
Übersetzungen unterstützen:
Unicode-basiert
 30-Nutzungs-Tage-Demo
mit vollem Funktionsumfang,
Multiuser: http://TippyTerm.de

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