FORMACION DE INSTRUCTORES PARA CAPACITACIÓN EN LA EMPRESA.pdf

FORMACION DE
INSTRUCTORES
FORMACION DE
INSTRUCTORES
Programa para habilitar a sus
colaboradores como formadores
de sus compañeros
FRANKLIN E. RAMIREZ, 2001

OBJETIVOS
Al completar este taller, usted estará capacitado para:
 Aplicar los principios del aprendizaje de adultos,
administración de cursos y dinámica de grupos.
 Aplicar el Proceso Sistemático de Aprendizaje (PSA)
como metodología de la Instrucción en el Trabajo (OJT)
Utilizar una variedad de métodos de Instrucción
 Seleccionar, diseñar y utilizar ayudas y medios efectivos
para la instrucción efectiva

OBJETIVOS
 Organizar y secuenciar el contenido de la instrucción de
manera efectiva
 Facilitar un curso de manera que los participantes estén
motivados a aprender
 Reﬁnar las destrezas de instrucción
 Identiﬁcar estrategias para manejar situaciones difíciles
 Dar y recibir retroalimentación constructiva
Producir una guia de Instrucción para sus proyectos de
entrenamiento en la institución

Unidad 1: CONTEXTO
Unidad 2: PLANIFICACION
Unidad 3: CONDUCCION
Unidad 4: EVALUACION Y SEGUIMIENTO
AGENDA

UNIDAD 1:
EL ENTRENAMIENTO
EN CONTEXTO

OBJETIVOS DEL MODULO I
Explicar el proposito del Entrenamiento
Reconocer una variedad de situaciones en su ambiente de
trabajo que le pueden indicar la necesidad de
Entrenamiento
Definir los beneficios del Entrenamiento para empleados y
gerentes
Describir las características de los “aprendices adultos” y
sus implicaciones en el entrenamiento
Identificar maneras para coordinar entrenamiento para
estilos individuales de aprendizaje

ENTRENAMIENTO...
¿CUÁNDO SE NECESITA?

La necesidad de Entrenamiento surge de los cambios.

En su experiencia,
¿Cuáles son los tipos de cambios que han requerido
Entrenamiento?

 Ambiente
 Gente
 Requerimientos del trabajo
 Técnicas
 Tecnología
 Organización

INVENTARIO DE LAS NECESIDADES
DE ENTRENAMIENTO
Si usted será instructor de un área funcional con un
numero de empleados quienes requieren desempeñar
una variedad de tareas, querrá mantener un “inventario
de las necesidades de entrenamiento”:
•
•
¿Cuáles son las opreraciones, procesos, procedimientos y/o
tareas sobre los cuales dará entrenamiento?
¿A quienes necesita entrenar? ¿Cuál es su población de
entrenandos?

ENTRENAMIENTO
El Entrenamiento efectivo capacitará la
institución para mantener y mejorar la
productividad bajo circunstancias de cambio.
También les dará a los empleados el sentido
de conﬁanza de que ellos pueden mantener el
ritmo con un mundo cambiante – y sobre el
cual ellos a veces no tienen control.


¿COMO SE BENEFICIAN
LOS EMPLEADOS DE
UN ENTRENAMIENTO
EFECTIVO?
¿ COMO SE BENEFICIA
LA INSTITUCION CON
UN ENTRENAMIENTO
EFECTIVO?

COMO APRENDEN LOS ADULTOS
ANDRAGOGIA Vs. PEDAGOGÍA
Educar personas adultas es una
proposición ampliamente diferente de
educar niños. Antes de entrenar
adultos, es esencial que usted
entienda, y acepte, las características
que distinguen a los aprendices
adultos de los “niños aprendices”.

Aprendices Adultos
Características

PARA ENTRENAR ADULTOS EFECTIVAMENTE...
HAY QUE...
Proveerles las formas para dirigir, y contribuir en el
proceso de entrenamiento.
Envolverlos en el proceso.
Tratarlos con respeto.
Funcionar como facilitador, o guía, en vez de como
un maestro.
Evitar solo “decirles” qué hacer.
Explicar el por qué lo que debe hacer es importante,
util, apropiado, etc.
Permitirles cometer errores en un clima que no
castigue la toma de riesgos.
Dejarles saber cuándo están progresando.

Pedirles que identifiquen la manera en que usarán
sus nuevos conocimientos o habilidades adquiridas.
Puntualizar como se beneficiarían aprendiendo y qué
desventajas significaría dejar de aprender.
Usar una variedad de métodos de entrenamiento, y
Propuestas que satisfagan varios estilos y ritmos de
aprendizaje.
Ayudarles a conectar la nueva información con la
base de su experiencia.
Hacerlos sentir seguros recordándoles pasados
éxitos de aprendizaje.
Tambiénhayque...
Tambiénhayque...
Tambiénhayque...
Tambiénhayque...

11 Destrezas del Instructor
Efectivo
Mantener o aumentar la
autoestima de los
participantes
Escuchar y responder con
empatía
Promover la participación y
ayuda de los participantes
Veriﬁcar el entendimiento de
los temas
Sugerir procesos,
procedimientos para el
progreso de la clase
Cubrir el propósito, la
importancia y los contenidos
claves
Utilizar ejemplos y analogías
Proveer directrices y
asesoría efectivas
Proveer y asegurar
retroalimentación efectiva
Demostrar efectivas
habilidades de presentación
Administrar el tiempo
Development Dimention International (DDI)

COMPETENCIAS DEL INSTRUCTOR

ibstpi
International Board of Standards for Training Performance and Instruction
Analizar la información sobre el
participante y los materiales del
curso
Asegurar la preparación del
lugar para el entrenamiento
Establecer y mantener la
credibilidad como instructor
Manejar el ambiente de
aprendizaje
Demostrar efectivas habilidades
de comunicación
Demostrar efectivas destrezas y
técnicas para hacer preguntas
Responder apropiadamente a
las necesidades de los
participantes para
retroalimentación o aclaración
Poveer refuerzo positivo e
incentivos motivadores
Utilizar métodos apropiados de
instrucción
Utilizar efectivamente los
medios
Evaluar el desempeño de los
participantes
Evaluar la instrucción
Reportar información sobre la
evaluación del curso.

DIFERENCIA EN LOS ESTILOS
DE APRENDIZAJE

Para entrenar empleados exitosamente, no se necesita ser
un experto en teorías acerca del aprendizaje de adultos.
De todas formas, usted necesita entender que la gente
aprende diferentes tipos de cosas de muchas formas
diferentes. También es necesario aceptar que no existe
la forma “correcta” o “mejor” para aprender algo – lo que
sea que funcione es lo apropiado!


ETAPAS EVOLUTIVAS
DE LOS PARTICIPANTES
INTERACTIVA
PROACTIVA
REACTIVA
RECEPTIVA

AYUDANDO A LOS EMPLEADOS A
APRENDER DE ACUERDO AL PROPIO
ESTILO DE ELLOS
Lo más fácil y placentero que se le haga para el aprendizaje
del empleado, más grandes serán las oportunidades para
aprender y retener lo que usted necesita que el empleado
sepa.
¿Qué puede usted hacer para Adaptar y coordinar el
entrenamiento para el estilo de aprendizaje de un individuo?

Estilos Situacionales
como Instructor
E3
E1
E2
E4
M2 M1
M3
M4
M1= Reactivo
M2= Receptivo
M3= Proactivo
M4= Interactivo
Etapa
Del Participante
E1= DIRECTIVO
E2= PERSUASIVO
E3= PARTICIPATIVO
E4= DELEGATIVO
Estilos
Del Instructor

UNIDAD 2:
PLANIFICANDO
EL ENTRENAMIENTO

Objetivos de la Unidad 2
•
•
•
•
•
•
•
Al completar esta unidad, usted estará capacitado para:
Producir una lista de tareas para un puesto de trabajo determinado y priorizar
las necesidades de entrenamiento sobre el trabajo
Desglozar las tareas en procedimientos paso a paso
Deﬁnir los objetivos del entrenamiento en términos especiﬁcos, observables,
y medibles
Seleccionar el método de entrenamiento que mejor habilite al aprendiz para
aprender la tarea
Desarrollar ayudas de trabajo para ser usadas durante y después de la sección
de entrenamiento
Escribir planes de entrenamiento para las tareas claves

PASOS EN LA PLANIFICACION
DEL ENTRENAMIENTO
1. ANALIZAR EL TRABAJO
_ Producir una lista de tarea
comprensible
_ Priorizar las necesidades del
entrenamiento en el trabajo
2. DESGLOSAR LAS
TAREAS
_ Desmenuzar las tareas en
procedimientos lógicos de paso
a paso
_ Identificar los puntos claves para
cada etapa
3. DEFINIR LOS OBJETIVOS
DEL ENTRENAMIENTO
_ Especificar lo que usted quiere
que los empleados esten en
capacidad de realizar
_ Escribir los objetivos del
entrenamiento
4. DISEÑAR EL
ENTRENAMIENTO
_ Seleccionar los métodos del
entrenamiento
_ Desarrollar o identificar ayudas en
el trabajo
_ Escribir el plan de entrenamiento


PRODUCIR UNA LISTA DE TAREAS

La primera etapa para analizar un trabajo aplicado al
entrenamiento-en-el trabajo es producir una lista de
tareas. Esto lo ayudará a aclarar su propio
entendimiento del trabajo, y las expectativas que usted
tiene del empleado en el trabajo. También – sin una lista
de tareas concisa, es prácticamente imposible priorizar
las tareas a ser entrenadas.
•
•
•
Usted la puede utilizar para:
 Explicar las responsabilidades de trabajo a los
solicitantes y a los nuevos empleados.
 Elevar el nivel de rendimiento de los empleados
 Supervisar las actividades en una base diaria.

CREANDO UNA LISTA DE TAREAS
A SER ENTRENADAS
¿Cuales recursos te pueden
ayudar para producir una lista de
tareas?

PRIORIZAR LAS NECESIDADES DEL
ENTRENAMIENTO EN EL TRABAJO
Es importante utilizar un método sistemático para
priorizar las necesidades de entrenamiento, de
forma que el empleado pueda aprender lo que
necesita aprender cuando necesite aprenderlo.
Para priorizar las necesidades de
entrenamiento, piense en los
criterios que usted utilizará cuando
decida quién necesite entrenamiento
sobre alguna tarea.

DESGLOSANDO LAS ACTIVIDADES

El segundo paso en la planificación del entrenamiento-
en-el trabajo es clasificar las tareas en las cuales usted
se dispone a entrenar a los empleados.
El solo hecho de producir un desglose de tareas le garantiza que:
 Usted cubrirá cada punto necesario en el entrenamiento
 Usted comprende a cabalidad, y puede desempeñar, la tarea usted
mismo
 El aprendiz entenderá cuales expectativas se tienen de él
 Usted y el aprendiz acuerdan los estándares; qué constituye un
desempeño aceptable o inaceptable.
Una vez que usted haya clasificado las actividades, no solamente la
podrá usar como guía para el entrenamiento, sino que el empleado la
puede usar más adelante como una guía de trabajo.

Para clasiﬁcar una tarea:
1. Listar cada etapa envuelta en el desempeño de una actividad
 La mejor manera es usualmente realizar la tarea mientras toma notas
 En orden cronológico, secuencial, o lógico
 De tal forma, que si cada paso es realizado como se especif i
ca, la tarea
será completada
2. Incluir estándares de desempeño
 Rapidez, calidad, tiempo, cantidad, productividad, etc.
3. Identiﬁcar los puntos claves necesarios en cada etapa
 Punto clave = cualquier acción o aspecto que puede hacer cambiar o
dañar el desempeño de la tarea.

DEFINIR LOS OBJETIVOS DEL
ENTRENAMIENTO
Un objetivo de entrenamiento es simplemente una
aﬁrmación de lo que se quiere alcanzar o lograr lograr,
como resultado del entrenamiento-en-el trabajo.
Debe satisfacer completamente esta pregunta:
“¿Qué debe el alumno ser capaz de hacer,
como resultado del entrenamiento, como
evidencia de que ha aprendido lo que usted
esperaba?”

Los objetivos del entrenamiento deben ser:

 Especiﬁcos
 Def i
nir las condiciones bajo las cuales el alumno
se desempeñará.
 Observable
 Def i
nir los objetivos en términos de conductas
que usted podrá “observar”. (Es inapropiado iniciar un
objetivo con verbos como “saber”, “comprender”, o “percibir”, etc.
Pues no expresan una conducta observable)
 Medibles
 Deﬁnir los estándares aceptables de desempeño.

DISEÑAR EL
ENTRENAMIENTO
Una vez que usted ha analizado el
trabajo, desglosado las tareas
(contenidas en el procedimiento que
necesita entrenar), y deﬁnido sus
objetivos de entrenamiento, ya está
listo para unirlo todo.

Para diseñar el entrenamiento:
•1. Escoger los métodos de entrenamiento
 ¿Qué métodos – lectura, actuación de papeles,
demostración, etc. – ayudarán de forma mas efectiva
para que los alumnos aprendan la tarea?
2. Desarrollar o identiﬁcar ayudas o guías de trabajo
 Guías de trabajo son referencias rápidas que ayudan
al aprendiz a retener y usar los conocimientos y
habilidades recién adquiridos. ¿Qué tipos de guías de
trabajo pueden incluirse para reforzar el aprendizaje?
3. Escribir el plan de entrenamiento
 Cuando se entrene al empleado, ¿Qué aspectos usted
cubrirá, y Dónde y Cómo los cubrirá?

APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS
Revisar el manual de Procedimientos de su área y escoger
el procedimiento sobre el cual diseñará un entrenamiento .
Revisar y priorizar la lista de tareas para esa operación
Escribir los objetivos del entrenamiento
Escoger los métodos apropiados para impartir el
entrenamiento
Diseñar o identiﬁcar guias de trabajo (sobre la operación)
para los aprendices
Escribir un un borrador del plan de entrenamiento.
Presentar un Borrador del plan de entrenamiento.

UNIDAD 3:
CONDUCIENDO UNA SESION DE
ENTRENAMIENTO

•
•
•
•
•
•
Cuando usted complete esta unidad, estará en capacidad de:
Conducir eﬁciente, sistemática, y completamente las sesiones de Entrenamiento
Crear un ambiente que propicie el aprendizaje
Aumentar la receptividad de los aprendices para entrenar cuando sea necesario
Dar a los aprendices retroalimentacion útil y constructiva sobre el desempeño
de estos
Utilizar técnicas de cuestionamiento durante el proceso de entrenamiento para
levantar información sobre el nivel de entendimiento de los aprendices
Delegar efectivamente el entrenamiento en el trabajo a un “entrenador colaborador”,
cuando sea necesario

Método Sistemático para el
Entrenamiento en el Trabajo
2.
PRESENTAR
1.
PREPARAR
3.
PRACTICAR
OJT

1. PREPARAR






Considerar el lugar y el ambiente apropiados
Considerar detalles logísticos y de organización
Aprender sobre los participantes
Deﬁnir el escenario
Repasar el contenido y el proceso
del entrenamiento
Crear un ambiente propicio para el aprendizaje

2. PRESENTAR









Seguir el plan de Entrenamiento
Demuestrar, explicar, ilustrar las tareas tal como deben ser
realizadas
Deﬁnir los términos técnicos, acrónimos o jerga
Pausar oportunamente para revisar los puntos clave
Explicar los porqués (importancia, utilidad, beneﬁcio o peligro, etc.)
Motivar para que el aprendiz haga preguntas
Mantener contacto visual y una actitud
amigable
Involucrar al aprendiz (notas, preguntas,
ejemplos)
Manejar la posible resistencia

Por qué los empleados
se resisten a aprender
Temor a fallar
Renuencia a cambiar viejos hábitos
Temor a lo desconocido
Carencia de habilidades
Temor a la humillación
o verse ridículos
Percepción de escases de
tiempo
Temor de aceptar más
responsabilidades
Complasencia consigo mismo
Temor al rechazo
Temor a más carga de trabajo

3.PRACTICAR





Hacer que el empleado practique (repita) la tarea
Dar retroalimentación (positiva y constructiva)
que sea especíﬁca, relevante y oportuna
Usar técnicas de cuestionamiento para ayudarlo a
pensar y sacar conclusiones correctas
Intervenir solo cuando sea necesario
Referir a las guias de trabajo como referencia

Alternativas para Entrenar

Si no tienes mucho tiempo
disponible
Estudio Auto-Supervisado
Informar/Reportar
Entrenar a un
Colaborador como
Entrenador
Video-Demostración
CBT

UNIDAD 4:
EVALUANDO Y DANDO SEGUIMIENTO
AL ENTRENAMIENTO

•
•
Cuando usted complete esta unidad, estará en capacidad
de:
Evaluar la efectividad del Entrenamiento en el Trabajo
Recopilar retroalimentación especíﬁca para mejorar las
propuestas de entrenamiento

Dar seguimiento para asegurar la transferencia del
aprendizaje al desempeño actual del empleado

Identiﬁcar los recursos que ayuden a los aprendices en su
auto-desarrollo relativoa un determinado trabajo o tarea

Para Evaluar el
ENTRENAMIENTO...






Pregúntese Usted mismo...
¿Cumplí con los objetivos?
¿Fue el entrenamiento tan efectivo y eﬁciente como se
esperaba
Pregúntele al Empleado...
¿Cómo empleará lo aprendido?
Haga que complete el formulario de evaluación
Observe al empleado...
Si puede desempeñar la tarea sin supervisión
Si está utilizando los métodos que usted intentó enseñarle

Recuerde!
“Lo que oigo, lo olvido;
Lo que veo, lo recuerdo;
Lo que hago por mí mismo, lo
aprendo.”
Confusio
451 A.C.

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