L'AZIENDA Isagro è una società italiana di oltre 350 persone, inizialmente basata sulla ricerca e sviluppo di nuove molecole di origine chimica, e oggi alla testa di un Gruppo che offre prodotti per l’agricoltura a basso impatto ambientale, con un progetto di crescita focalizzato nel comparto dei prodotti di origine biologica e naturale. L'ESIGENZA Le RDA venivano generate dagli stabilimenti, ubicati in sedi lontane rispetto all’ufficio acquisti centrale. Tale processo era particolarmente oneroso in termini di scambio documentale e di carta. Si procedeva alla compilazione di un RDA in Word o Excel, poi il documento veniva stampato, firmato, scansito, inviato all’ufficio acquisti prima di essere inserito nel sistema gestionale Diapason dove veniva approvato e nuovamente stampato, firmato e rinviato agli stabilimenti. LA SOLUZIONE E’ stata automatizzata l’acquisizione dell’Ordine di Acquisto nel sistema Gestionale, il quale restituisce ad ARXvar gli ordini di acquisto confermati. In questo modo ARXivar può archiviare tutti gli elementi della “pratica” di acquisto (RDA – ODA – CONTRATTI – ALLEGATI). Questa funzione permette di ricercare tramite keyword il testo contenuto nei PDF, una modalità particolarmente utile quando si trattano materiali come le attrezzature o pezzi di ricambio che non sono oggetti codificabili nel sistema gestionale

1. Un nostro caso di successo

2. L’azienda
Isagro è una società italiana di oltre 350 persone,
inizialmente basata sulla ricerca e sviluppo di nuove
molecole di origine chimica, e oggi alla testa di un
Gruppo che offre prodotti per l’agricoltura a basso
impatto ambientale, con un progetto di crescita
focalizzato nel comparto dei prodotti di origine biologica
e naturale.
Nata nel 1993 e quotata dal 2003 sul Mercato Azionario di
Borsa Italiana produce in quattro stabilimenti in Italia con
distribuzione diretta in Brasile, Colombia, Italia, Spagna e
Stati Uniti.
Opera in oltre 70 Paesi nel mondo con un fatturato
consolidato di 105 milioni di euro.

3. L’esigenza
«Conoscevamo le potenzialità delle soluzioni documentali e di ARXivar in particolare.
Abbiamo dunque individuato come processo pilota la gestione delle richieste di
Acquisto per iniziare il nostro percorso verso la Digital Transformation.
Le RDA, sia quelle che si riferiscono alle attrezzature sia quelle inerenti ai servizi utilities
e consulenza venivano generate dagli stabilimenti, ubicati in sedi lontane rispetto
all’ufficio acquisti centrale e tale processo era particolarmente oneroso in termini di
scambio documentale e di carta.
Si procedeva alla compilazione di un RDA in Word o Excel, poi il documento veniva
stampato, firmato, scansito, inviato all’ufficio acquisti prima di essere inserito nel
sistema gestionale Diapason dove veniva approvato e nuovamente stampato, firmato e
rinviato agli stabilimenti.
Questo processo era onerosissimo in quanto, tutto ciò che veniva riportato nell’RDA,
andava spesso gestito manualmente più volte.
Il nostro obiettivo è di digitalizzare e ottimizzare il più possibile i processi aziendali».

4. La soluzione

5. Il flusso documentale
«E’ stata automatizzata l’acquisizione dell’Ordine di Acquisto nel sistema
Gestionale, il quale restituisce ad Arxivar gli ordini di acquisto confermati.
In questo modo Arxivar può archiviare tutti gli elementi della “pratica” di
acquisto (RDA – ODA – CONTRATTI – ALLEGATI).
Contemporaneamente, abbiamo standardizzato il modo di comunicare eliminando
i documenti che in precedenza arrivavano su Word, Excel, Mail ecc.
Infine è stata attivata la funzionalità OCR di ARXivar.
Questa funzione permette di ricercare tramite keyword il testo contenuto nei PDF,
una modalità particolarmente utile quando si trattano materiali come le
attrezzature o pezzi di ricambio che non sono oggetti codificabili nel sistema
gestionale.»

6. Il flusso documentale:i benefici
APPROVAZIONE
• Tipo acquisto
• Stabilimento
• Importo
NOTIFICA
Esito Automatico RDA al
richiedente
Inserimento ODA in
Diapason e Inoltro
automatico Ordine
Acquisto al Fornitore

7. Il flusso documentale:i benefici
«Siamo passati da quello che era un processo basato sul cartaceo ad una totale
digitalizzazione.
Tutte le informazioni della RDA vengono inserite in ARXivar tramite una maschera
disegnata “su misura” per gli utenti finali.
Il medesimo documento viene poi assoggettato ad una approvazione indirizzata in
base al tipo di acquisto (fornitura, appalto, consulenza) /stabilimento/importo.
Il processo ora è tutto digitalizzato sia per l’arrivo all’ufficio acquisti, sia per le
autorizzazioni e infine per la restituzione delle notifiche al richiedente.»

8. Benefici
«Siamo passati da quello che era un processo basato
sul cartaceo ad una totale digitalizzazione.
 Tutte le informazioni della RDA vengono inserite
in ARXivar tramite una maschera disegnata “su
misura” per gli utenti finali.
 Il medesimo documento viene poi assoggettato ad
una approvazione indirizzata in base al tipo di
acquisto (fornitura, appalto, consulenza)
/stabilimento/importo.
 Il processo ora è tutto digitalizzato sia per l’arrivo
all’ufficio acquisti, sia per le autorizzazioni e infine
per la restituzione delle notifiche al richiedente.»

9. La parola al cliente
«Per il futuro abbiamo in progetto l’automazione del ciclo passivo, per
velocizzare l’approvazione e la registrazione in contabilità delle fatture che
arrivano sia dall’Italia che dall’estero. Anche in questo caso ARXivar ci
aiuterà ad avere un processo completamente digitale senza la necessità di
stampare carta.»
Isabella Venturini – Responsabile Ufficio Acquisti