El interactivo llamado Administracion del Tiempo incluye consejos prácticos para sacar mayor provecho de un recurso, que una vez que transcurre, no puede ser recuperado: el tiempo. El contenido no es inédito, el documento original se encuentra en esta dirección: http://es.scribd.com/doc/58752386/GpiH-10 Considero que el interactivo original, es ameno, tiene imagenes divertidas, con muchas diapositivas y poco estrucutrado, cuando lo leí por primera vez, no pude seguirlo facilmente, por lo que me di a la tarea de recuperar la mayor parte de consejos y agregar las recomendaciones de este modulo, buscando facilitar el aprendizaje del lector, espero haberlo logrado. Claudia Lagos

1. Administración del
Tiempo.
Jose Onofre Montesa Andrés
Escuela Técnica Superior de
Informática Aplicada
Universidad Politécnica de
Valencia
2003

2. Necesidad de administrar el
tiempo.
• El tiempo es un recurso especial
• Problemas y Causas
• Organización
• ¿Como conservar el equilibrio y control?
GpiH-10. Administración del Tiempo. 2

3. ¿Qué es el tiempo?
• Salvador Dali, (Surrealismo)
– La persistencia de la memoria
– El decía que no eran otra cosa
que el queso Camembert del
espacio y el tiempo, suave,
extravagante, solitario y
paranoico-crítico.
• Gerald Murphy (Cubismo)
– Predictivilidad del tiempo y
la fragilidad para medirlo
GpiH-10. Administración del Tiempo. 3

4. El tiempo es un recurso especial
• Todos tenemos el
mismo.
• Una vez pasado ya
no se recupera.
• Cualquier actividad
requiere tiempo.
GpiH-10. Administración del Tiempo. 4

5. ¿Podemos controlar el tiempo?
¡¡¡ NO !!!
• Podemos controlar las actividades que
realizamos.
• De modo que podremos realizar:
– Más actividades ???
– Aquellas actividades que sean más
importantes
• Nos proporcionan mayor satisfacción
• Nos llevan hacia nuestros objetivos
GpiH-10. Administración del Tiempo. 5

6. Problemas y Causas
• Coyuntura
• Actitudes
• Causas del “stress”
• Algunas Soluciones.
GpiH-10. Administración del Tiempo. 6

7. Coyuntura
• Entorno tecnológico
– Cambios frecuentes ...
– necesidad de tiempo para responder
• Economía global
– Menos barreras ⇒ downsizing,…
» recortes de personal
• Empleo
– Logrado por habilidad... Técnica
– Mantenido por habilidad Organizativa
GpiH-10. Administración del Tiempo. 7

8. Habilidades Organizativas:
• Capacidades
– Comunicación
• Oral
• escrita
– Trabajo en equipo
• Control eficaz del
tiempo
GpiH-10. Administración del Tiempo. 8

9. Actitudes
• Pasiva: ir a remolque de los
acontecimientos ⇒
– “stress”, no tengo tiempo.
• Activa: influir sobre el propio
destino:
– Eficacia.
– Tengo tiempo.
GpiH-10. Administración del Tiempo. 9

10. Síntomas del “stress”
• Fase inicial • Fase aguda
– nerviosismo, – Hipersensibilidad,
– crisis de humor, – ansiedad,
– inseguridad/desconfianza – Desjerarquización de
– dificultad incremental /
valores/ “Pasar”
fatiga mental, • Depresión/Infarto/
– neuralgias, Úlceras...
– insomnio. – Apatía,
– sensación de fracaso,
– quejas constantes
GpiH-10. Administración del Tiempo. 10

11. Causas del “stress”, principales
“quita tiempos”
• Objetivos inalcanzables
– tratar de hacer • Tensiones del propio
demasiado, trabajo
perfeccionismo,.. – Descontrol de
– Falta de planeación y interrupciones,
organización personal – Reuniones excesivas o
– Falta de delegación eficaz ineficaces
– comunicación defectuosa
(incapacidad de decir
“NO”)
• Exceso vida sedentaria.
GpiH-10. Administración del Tiempo. 11

12. Algunas Soluciones.
• Vacaciones
• Deporte
• Cambiar de actividad
• Verlo con perspectiva: Distanciarse
• No dejarse llevar por sentimientos negativos
• Administración del tiempo
– Planificación y Organización personal.
– Control de las interrupciones
GpiH-10. Administración del Tiempo. 12

13. Organización
1) La lista de cosas a hacer, El inventario
2) La matriz de prioridades.
3) Identificar las horas más y menos
eficaces.
4) La realidad del tiempo controlable.
5) Usar un plan para organizarse.
6) Vivir con el plan diario
GpiH-10. Administración del Tiempo. 13

14. 1) La lista de cosas a hacer
• El inventario.
• Origen de muchas urgencias de la lista...
• Criterios de importancia.
GpiH-10. Administración del Tiempo. 14

15. 1) La lista de cosas que hacer:
inventario de tareas.
Descripción Prioridad Tiempo
Importante Urgente Estimado
Resolver la inundación SÍ SÍ Hacer Ya
de la oficina
Plan estratégico SÍ NO Programar
nuevos productos
... NO SÍ Delegar/Org.
... NO NO No pasa nada
GpiH-10. Administración del Tiempo. 15

16. 1) Lista de cosas que hacer:
Origen de muchas urgencias
• 1. Tareas que encarga
el jefe.
– Ej.: Asigna 5 proyectos y
pide el 6º
• Solución: Preguntar
• 2. Tareas impuestas
por el sistema.
– Ej.: Llamadas de clientes
con quejas, ...
• Solución: Reservar tiempo,
Organizar (⇓núm. Errores)
GpiH-10. Administración del Tiempo. 16

17. 1) La lista de cosas ha hacer:
Origen de muchas urgencias
• 3. Acciones derivadas de subordinados
– Bola de nieve o bloqueo.
• Solución: Comunicación
– El rebote del problema
• Solución:
– ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué
recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo!
– ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado
» Salvo falta de cualificación
• 4. Metas y actividades impuestas por uno
mismo: 1h/día
GpiH-10. Administración del Tiempo. 17

18. 1) Lista de cosas que hacer:
Criterios de importancia.
• 2) Actividades que
• 1) Principio de Pareto ley 80:20
– “lo más es menos y lo menos es
Añaden Valor
más” – En una fabrica:
– La mayoría de las actividades son Proceso
simples y unas pocas:
 Transporte
• Causan la mayoría de resultados
• Son importantes Stock
– El 20% de asuntos nos dan el 80% Esperas
del valor Inspección
– El 20% de agencias venden el 80%
del producto
– El 20% de los clientes generan el
Tareas
80% de quejas
s
do
l ta
su
Re
GpiH-10. Administración del Tiempo. 18

19. 2) La matriz de prioridades.
Importancia
• Tener la matriz a
Mucha Poca mano y actualizarla
de vez en cuando.
• Es clave haber
acoP a hcu M
acabado el día
a cnegr U
habiendo hecho .
Hacer “Ya” • No planear más de 6
actividades/día, lo
i
Planear a medio plazo
Interrupciones: normal ≤ 3, pero ≥ 1
controlarlas
Trivial: socializar
GpiH-10. Administración del Tiempo. 19

20. 3) Identificar las horas más(E)
y menos eficaces(D).
• E: Período del día que uno rinde más.
– Para lo difícil, complejo / importante
• D: Período del día que uno rinde menos
– Leer periódico, +50%
– abrir correo
←PRODUCTIVIDAD→
Seiwert, L.J., Su tiempo es dinero
– Telefonear
Paraninfo 1992
– Interrupciones
100%
– Entrevistas.
-50%
6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4
HORA →
GpiH-10. Administración del Tiempo. 20

21. 4) La realidad del tiempo
controlable.
• Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días
• Permite identificar las interrupciones y tomar
medidas.
• 5 preguntas clave:
• ¿Qué estoy haciendo,
• ... que en realidad no es necesario hacer?
• … que pudiera encargar a otras personas?
• … que pudiera hacerse con más eficiencia?
• … que hace perder el tiempo a otros?
• ¿Qué hice en mis mejores horas?
• Buscar la eficiencia:
– eliminar… y añadir propio/importante
GpiH-10. Administración del Tiempo. 21

22. e) Usar un plan para
organizarse.
1) Preparar la lista de cosas que hacer.
2) Delegue lo que corresponda.
3) Considere sus horas E y D.
4) considere su tiempo controlable.
5) Elabore un plan diario.
Según las prioridades y
consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.
6) Señalar las actividades terminadas
7) Reprogramar las actividades no terminadas
GpiH-10. Administración del Tiempo. 22

23. f) Vivir con el plan diario
“Ponerlo en práctica”
• Revisar la matriz de vez en cuando.
• Programar pocas cosas extra (≤3)
Toma 1
GpiH-10. Administración del Tiempo. 23

24. ¿Como conservar el equilibrio y
control?
• Equilibrio en la vida
• Control de interrupciones
• Delegar
• Reuniones eficaces
GpiH-10. Administración del Tiempo. 24

25. Equilibrio en la vida
1º) Identificar los aspectos importantes
de la vida
– ¿a qué dedico el tiempo?
– ¿a qué debería dedicar el tiempo?
GpiH-10. Administración del Tiempo. 25

26. Como mantener el equilibrio de su vida
• Social. • Cómo es
• Salud.
• Profesional.
• Educativa.
• Familiar.
• Espiritual.
• Personal. • Cómo quiero que sea
• Económica.
• De diversión.
GpiH-10. Administración del Tiempo. 26

27. Equilibrio en la vida ...
2º) Efectuar cambios para mantener el
equilibrio.
3º) Fijar metas para equilibrar el pastel
– Procedimiento para fijar objetivos
1. ¿Qué...? ≅ Declaración objetivos (especif.)
2. ¿Por qué...? ≅ Razones (motivación)
3. ¿Cuándo...? ≅ Fecha inicio/fin (tiempo)
4. ¿Cómo...? ≅ Acciones requeridas/Camino
4º) Conecte las metas con el plan diario.
GpiH-10. Administración del Tiempo. 27

28. Control de interrupciones
1º) Planificar el espacio de trabajo
– Mesas en oficina: diagonal
– Reloj pared: espalda
– Mobiliario: mínimo.
2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás
se enteren cuando está ocupado.
– El 70% de las personas acatan las señales.
GpiH-10. Administración del Tiempo. 28

29. Control de interrupciones
3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las
prioridades máximas.
– Pedir a alguien que atienda las
interrupciones (la hora 0)
4º) Anticiparse
– En el café de la mañana
– visitar, llamar….
GpiH-10. Administración del Tiempo. 29

30. Control de interrupciones
5º) Comunicar con eficacia
– Preguntar: ¿Por qué es tan importante?
– Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué
puedes hacer por mi?
– Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero… (ofrecer
alternativas)
– Saber terminar una conversación
– Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie,
extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer
– si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie
GpiH-10. Administración del Tiempo. 30

31. Bibliografía
• 1-68/1124B Los secretos de la
organización del trabajo personal.
GpiH-10. Administración del Tiempo. 31