Türkiye'nin ilk ve tek doküman yönetim sistemi ve elektronik arşiv earşiv sistemi bir arada yazılmı, doküman yönetim sistemine farklı bir bakış açısı getiriyoruz.

1. SAYISAL ARŞİV YÖNETİM
SİSTEMİ

2. SAYS Yazılımına Genel Bakış
 Sayısal Arşiv Yönetim Sistemi (SAYS); milyonlarca belgenin kurallara göre insan
hatası olmaksızın arşivlenmesi, bu belgeler üzerinden arama yapılabilmesini ve
belgelerin imha,arşive kaldırılması zamanlarında olabilecek karmaşanın
ortadan kaldırılmasını sağlar.

3. SAYS Yazılımının Başlıca AR-GE Niteliğindeki
Özellikleri
 Sayısal Arşiv Yönetim Sistemi ‘nin en önemli özellikleri;
milyonlarca belgenin arşivlenmesi ve bunlar üzerinden
arama yapılabilmesidir. Bu yüzden indeksleme ve arama
motorları SAYS için önemli bir bileşendir.
 Önemi ise özellikle alt yapının oluşturulmasından ve
geleceğe yönelik mimarisinden kaynaklanmaktadır. Çünkü
pek çok arşivde belge sayısı oldukça fazladır. Bu yüzden
özenli ve düzgün bir mimari olmadığında telafisi oldukça
güç olur. Emeklerin ve paranın boşa harcanması bir yana,
töhmet altında kalınması ve işin sahiplenilmemesi de
beraberinde gelir.

4. KARŞILAŞILAN CIDDI PROBLEMLER –
TEKNOLOJININ BILINEN SON
DURUMU

5. 1. Lucene, Elastic Search, SOLR ve Diğer
Teknolojiler
 Örneğin; karşılaşılan en ciddi problemlerden birisi, metadataların
veritabanında tutulması, esneklikle ilgili problemler ve metadataların zaman
içerisinde kaybedilmesi riskidir. (bilgi işlem tarafından yapılan çalışmalar
esnasında kayıplar oluşabilir).
 Arama motorlarından ülkemizde en çok Lucene
tabanlı olanlar kullanılır. Bunlardan bazıları
Lucene, SOLR, Elastic Search vs. Genelde bu
arama motorları Java programlama dili
kullanılarak geliştirilmiştir. Bu arama motorlarının
açık kaynak olmasına karşın bazı sorunlarının
olduğu bilinmektedir. Bu sorunlar şu şekildedir:

6. 1. Lucene, Elastic Search, SOLR ve Diğer
Teknolojiler
Belgeler manuel olarak indekslemeye tabi tutulmaktadır.
Tamamen açık kaynak değillerdir, bazı bileşen ve kitaplıklar ticaridir ve
katma değer elde etmek için bu bileşenlere ihtiyaç duyulmaktadır.
Yüksek hacimli sayısal arşiv uygulama örnekleri bulunmamaktadır. (10-15 milyonu aşan bir örnek
uygulama olduğu hiç bir kaynak tarafından teyit edilmemektedir) Karşılaşılan müşteri problemlerinde,
bu arama motorlarının 2 milyon civarında hacim gerektiğinde bile ciddi performans problemleri
bulunmaktadır.
İndeks kataloglarında bozulmalar olması halinde yüksek bakım bedelleri (açık kaynak kod
sahipleri tarafından) gündeme gelebilmektedir.
Açık kaynak kodlara karşı değiliz, ancak bu tür açık kaynak kodlara hakim olmayan ve
sadece kullanıcı durumunda olan firmaların sorunlarla karşılaşması ve çözüm
üretememesi gayet doğaldır.
1
2
3
4
5

7. 1. Lucene, Elastic Search, SOLR ve Diğer
Teknolojiler
Kriptolu belgeler indekslenememekte ve aranamamaktadır (Hasta bilgilerinin bir kısmı
mahrem nitelikte olabilmektedir).
Sezgisel istatiksel arama olanağına sahip değidirler. Sadece klasik "full text"
olanağı ile yetinilmek durumundadır.
Metadata indekslemesi olanağı yoktur. XMP (Extensible Metadata Platform), yani PDF'e
gömülü metadata söz konusu değildir.
Dokümantasyon eksikliği söz konusudur.
Backward compatibility problemleri (sürüm yükseltilmek istendiğinde indeks
kataloglarının yeniden oluşturulması gerektiği durumlar olabilmekte, genelde firma
sürüm
yükseltmeyi tercih etmediği için belli bir süre sonra teknolojik olarak eskime tehlikesi
oluşmakta).
6
7
8
9
10

8. 1. Lucene, Elastic Search, SOLR ve Diğer
Teknolojiler
Diğer bir indeksleme/arama motoru ise Google Search Appliance (GSA)'dır. Bu motor ise kapalı bir kutu
halinde gelmektedir. Arşiv uygulamalarına uygun değildir.
Oracle : Oracle full text ve veri güvenliği ile ilgili olanaklar sunmasına karşın, verilerin binary olarak tablolarda
tutulması, arşiv uygulamalarının Oracle veritabanında oluşturulmasına engel arz etmektedir.

9. 2. Tercih Ettiğimiz Teknoloji ve Faydaları
 Microsoft SQL Server 2012/2014: MS SQL Server 2008 ile duyurulan FileStream teknolojisi
sayesinde dünyada büyük arşivler tarafından yıllardır kullanılmakta olan ve arşivciliğe en
uygun indeksleme motoru olanağını sunmaktadır. Bazı üstün özellikleri şu şekildedir:
Halihazırda dünyada 200 milyon belgeyi aşan arşivlerde kullanıldığı bilinmektedir.
Belgeler veri tabanı tarafından denetlenen bir dosya sisteminde yer alır. Bu sayede BLOB
(binary) olarak belgelerin veritabanında tutulması gerekmez. SQL komutları ile dosya
manipülasyonu yapılabildiği gibi her gün kullanmakta olduğumuz dosya işlemleri de
kullanılabilmektedir.
Full text search ve sezgisel istatistiksel indeksleme olanaklarına sahiptir.
1
2
3

10. 2. Tercih Ettiğimiz Teknoloji ve Faydaları
Belgelerin veritabanında tutulmaması sayesinde yapısal olmayan veriler üzerinde işlem
yapılabilmesi. Yapısal verileri veritabanındaki tablolar olarak basitleştirebiliriz. Yapılan
araştırmalar yapısal olmayan dünyadaki gerçek ihtiyaçların yapısallaştırılmaya
çalışıldığı ve ancak başarının en fazla % 30-40 civarında olduğu yönünde. XML'in
doğuşunda da yapısal olmayan verilerin hayata geçirilebilmesi ihtiyaçları
bulunmaktadır.
Dokümantasyon ve yaygın teknik destek olanakları bulunur.
Belgeler arşive katıldığı anda veya belgeler üzerinde değişiklik olduğu anda
indekslenebilmesi sağlanır.
Filtre eklentileri kullanılabilir.
4
5
6
7

11. 3. MSSQL Kullanma Nedenlerimiz
 Sayısal Arşiv Yönetim Sistemi ‘nde, yukarıda ayrıntılı olarak belirtilen özelliklerden dolayı MS
SQL 2014 kullanıldı. Indeksleme motoru kullanılarak, üzerinde arama motoru gerçekleştirildi.
Arama motorunun özellikleri şu şekildedir:
Türkçe dilinin yapısına göre arama yapılabilmesi (örneğin; olmak fiilini ele aldığımızda, ol,
olmalı, olacak gibi pek çok kelime türetilebilir ve bunlar o ilgili kelime kökünden türeyen
çözüm kümeleri olmalıdır. Bu sayede kelime kökü elde edilerek çözüm seti üzerinde de
arama yapılabiliyor. Bunun için kelime sonuna "#" koymak yeterlidir. Örnek arama ifadesi :
olacak#). Bu özellik diğer arama motorlarında bulunmamaktadır.
XMP standardında metadatalar indekslenebilir ve metadata veri adı ile aranabilir.
1
2

12. 3. MSSQL Kullanma Nedenlerimiz
Yapısal olmayan metadatalar (XMP, PDF'in dışında ancak PDF ile birlikte dolaşan
metadata dosyalarının kullanımı) kullanılabilir.
PDF'e gömülü XMP standardında esnek metadata kullanımı için IFilter plugin
(bu tür plugin'ler SAYS haricinde dünyada 2 firma tarafından üretilmektedir)
bulunmaktadır.
Kriptolu içerik indekslenebilir ve kriptolu içerikten yetki düzeyine göre arama yapılabilir.
Metadata ve belgeler binary olarak veritabanında bulunmamakta, bu sayede yapısal veri
mimarisinin bağımlığından kurtulunabilmekte ve hiç bir programlama gerekmeden esnek
bir şekilde metadata ihtiyaçları çözülebilmektedir.
Bir belgeye ait birden fazla harici metadata kullanılabilmekte, indekselenebilmekte ve
aranabilmektedir. (Örneğin zaman içerisinde çeşitli tasnif çalışmaları olabilir).
3
4
5
6
7

13. 3. MSSQL Kullanma Nedenlerimiz
Aranan kelime veya metadata veri unsurlarından, eşleşen kelime veya kelimelere ait
paragraflar belge/metaveriden çekilip ekranda listelenebilir.
Araştırmacı veya kullanıcının not alabilmesi ve alınan notlardan arama
yapılabilir.
Metadata, not vb. aramalarda ilgili belge görüntülenebilir.
Her türlü belge ve arşiv malzemesi arşive katılabilir.
Kurumların kendi OCR yazılımı ile metadata veri unsurları elde edilebilir ve doğrudan
taranan evraklar OCR'dan geçirilerek aranır hale getirilir.
8
9
10
11
12

14. Sonuç
Sayısal Arşiv Yönetim Sistemi yukarıda genişçe yer
verilen sahip olduğu katma değerli arama ve
indeksleme motoru özellikleriyle milyonlarca belgenin
arşivlenip, düzenlenmesinde, bu belgeler üzerinde
arama yapılabilmesinde ve daha fazlasında büyük
kolaylıklar sağlayacaktır.

15. SAYISAL DEĞER ARŞİV
YÖNETİM SİSTEMİ (SAYS)

16. Ürün Özellikleri
WEB tabanlı, ASP.NET teknolojileri (.Net FrameWork 4.5.2)
Belge sınırı bulunmamaktadır. Milyarlarca sayfa belge ve yüzlerce Peta Byte
kapasitelerden yararlanılabilmektedir.
Arama hızı saniyeler mertebesindedir ve belge sayısı arama hızını etkilememektedir.
Arama hızı aramanın kompleksliğine bağlı olarak saniyeler mertebesindedir.
Çeşitli arama yöntemleri arasında kolay geçiş olanağı.
Yetkili olunmayan fonlarda belge varlığı aranabilmektedir (belge varlığı arama yetkisi
verildiği taktirde).
Belge kimlik bilgileri yapısal değildir. Tamamen esnek ve metin tabanlıdır, veri tabanı
kullanılmamaktadır.
Dosya gezgini özelliği. Dosya gezginini kullanarak dosya ekleme, dosya silme (yetki
verilen kullanıcılar için). Çöp tenekesi yapısında silinen dosyaların kayıt altına
alınması.

17. Ürün Özellikleri
Fon bazında, alt fon, klasör, kutu bazında, gömlek bazında ve/veya belge bazında
belge kimlik bilgileri oluşturabilme. Belge kimlik bilgileri sayısında herhangi bir
sınır bulunmaktadır. Örneğin bir belgeye ait çeşitli zamanlarda yapılan çalışmalar
sonucunda istenen sayıda belge kimlik bilgisi olabilmektedir.
ABBYY Recognition Server, ABBYY Fine Reader, ABBYY FlexiCapture ve diğer optik
karakter tanıma sistemleri ile uyumludur.
Taranan belgeler OCR işleminden geçtikten sonra otomatik olarak indekslenir,
herhangi bir kullanıcı müdahalesine gerek bulunmaz.
Ekran resminin çekilmesini önlemek ve caydırmak maksadı ile belgeye erişen
kullanıcı için o an üretilen kodun dört diagonal şeffaf filigran olarak
görüntülenmesi.

18. Ürün Özellikleri
Sorgulama ve belge erişiminin IP adresi, kullanıcı, tarih-saat,
sorgu ve erişilen belge olarak tarihçesinin tutulması/kayıt
altına alınması.
Aktif dizin hizmetleri (LDAP veya AD) ile sisteme erişim ve
doğrulama, müşteriye özgün doğrulama ve erişimin
sağlanması.
SECUBE CentraCUBE İş akış Yönetim Sistemi (Microsoft
Workflow Foundation temelli) ile entegre yapı.

19. Ürünün Öne Çıkan AR-GE Nitelikleri
İş akış yönetim sistemi ile arşiv malzemelerinin birim ve kurum arşivlerine
saklama-imha planlarına uygun olarak iletilmesi.
Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ile kolayca entegre olabilme.
Fon/alt fon/katalog bazında kullanıcı yetkisi atayabilme.
Aynı yapı içerisinde farklı arşivler oluşturabilme.
Çeşitli arama yöntemleri arasında kolay geçiş olanağı.

20. Ürünün Öne Çıkan AR-GE Nitelikleri
Gelişmiş rol bazlı kullanıcı yönetimi ile
içerikte arama, belge kimlik
bilgilerinde arama, dosya gezgini,
dosya düzenleme (dosya silme, dosya
yükleme gibi), belge kimlik bilgisi
düzenleme, belge varlığı arama
yetkilendirmeleri. Yetkilendirmeler rol
ve birim bazında olabilmektedir.
Arşiv niteliklerinin yanı sıra kurumsal
hafıza için de kullanılmaktadır. Bu
sayede kurum/şirkete ait tüm
doküman, dosyalardan çalışanlar
yararlanabilmekte ve çok kısa sürede
istedikleri bilgilere erişebilmektedirler.
Her türlü formattaki dosya biçimleri
kullanılabilmektedir. Bunlardan
bazıları PDF, Word, Excel, PowerPoint,
XML, text, RTF, vb. Birim, kurum ve
şirket arşivlerinde ise standart olarak
PDF/A dosya biçimi
kullanılabilmektedir.
PDF sürüm 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7,
PDF/A sürüm 1a, 1b, 2a, 2b, 2u
sürümleri ile uyumludur. Herhangi bir
aranabilir PDF formatı istenilen PDF
sürüm/formatında görüntülenebilir.