1. MANUAL DE
FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL
PUESTO DE
CAJA

2. MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PUESTO DE CAJA
PROFESOR-
JUAN SEBASTIAN MUÑOZ RAMIREZ
COMPETENCIA
MANEJAR VALORES E INGRESOS
TECNOLOGIA:
GESTION HOTELERA 430691
CENTRO EDUCATIVO SENA
COMERCIO Y TURISMO
2013

3. INDICE
1. Introducción
2. Objetivo general
3. Objetivos específicos
4. Descripción del puesto de caja
5. Importancia del puesto de
trabajo
6. Perfil
7. Funciones
8. Tarea
9. Procedimientos
10.Políticas
11.Formatos de registro y control
12. Guía uso de formatos
13.Funciones tareas y
Procedimientos
14.Formas de pago
15.Tipos de cobros
16.formatos
17.Remisión de fondos
INTRODUCCION
Con este documento lograremos en
caso de que la cajera aun teniendo
los conocimientos básicos del puesto
de caja en el momento en que se le
olvide una de sus funciones, cometa
un error, no cumpla con las políticas
establecidas en este manual, ella
pueda verificar si lo que hizo estaba
bien o mal. A
Así lograremos que con esta guía, no
se le olviden los pasos a seguir de su
puesto. Ya que esta contiene toda la
información del puesto de caja.

4. OBJETIVO GENERAL
Controlar el cumplimiento de todos
los procesos y funciones de la caja,
para simplificar la responsabilidad por
fallas o errores que se pueden
cometer dentro de las actividades que
se realizan y así facilitar las labores
de auditoria.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
- Es una herramienta muy
importante para el puesto ya q
sirve de guía.
- Este sirva en cuanto a la
información que se requiera
sobre este
- departamento, sobretodo en el
caso de que se presentara una
auditoria y
de información que requieran
los demás departamentos

5. DESCRIPCION DEL PUESTO DE
CAJA
Garantizar las operaciones de unidad
de caja, entrega y custodia de dinero
en efectivo, cheques y demás
documentos de valor. A fin de lograr
la recaudación de ingresos a la
institución y la cancelación de pagos
que correspondan atraves de la caja.
- Responsabilidad de
materiales. Maneja equipos y
demás materiales, siendo la
responsabilidad directa.
- Dinero: es responsable del
dinero ya sea en efectivo,
cheques y otros documentos.
- Información
- Relaciones externas: ejecutar
habilidad para socializar con
personas externas al área de
trabajo.
IMPORTANCIA DEL PUESTO DE
CAJA
El cajero es una persona muy
importante para el hotel, ya que este
se encarga de recibir los ingresos del
hotel.
Para registrar el dinero de las ventas.

6. PERFIL
- Conocimientos básicos sobre
- Conocimientos en
computación
- Habilidad para ser cortes con
los clientes
- Agilidad en conteo y cambio de
dinero
- De 1 a 2 años de experiencia
como mínimo
- Bachiller o técnica terminada
- Eficiencia en su puesto
- Disponibilidad.
FUNCIONES
- Recibir y cobrar el dinero
- Realizar transacciones a
través de tarjetas crédito y
debito
- Manejo de datafonos
- Detallar los diferentes medios
de pago
- Cuidar el funcionamiento de la
caja
- Registra directamente la
entrada y salida de dinero
- Realiza conteos diarios de
deposito

7. FUNCIÓN
RECIBIR TURNO.
TAREAS
Revisar formatos.
1. Revisar bitácora de
novedades.
2. Verificar los elementos y
equipos del puesto de trabajo.
3. Revisar base
4. Revisar base de caja menor
PROCEDIMIENTOS
Verificar que el número de
consecutivos de facturas y recibos de
caja estén bien, y registrarlos en la
bitácora.
1. Leer la bitácora de novedades
del turno anterior, con el fin de
evitar malos entendidos y se
recibirá el turno debidamente.
Registrar la hora de llegada,
fecha y nombre.
2. Registrar en la bitácora la
existencia, cantidad y estado
de los mismos. Revisar que en
el puesto de trabajo haya
suficiente papelería, para los
datafonos, formatos y
lapiceros.
3. Contar la base de caja de
cambio, billetes y monedas
para saber si está completa y
si no es así pasar de inmediato
el reporte.
El cajero debe verificar las
existencias de las denominaciones
del dinero desde monedas hasta
billetes de $10.000

8. Procedimiento que consiste en
reportar, depositar y contabilizar por
denominaciones el dinero de las
ventas del día y hacer entrega del
dinero, Boucher y cheques al cajero
general, no sin antes haberlo firmado
tanto por el cajero que lo elabora
como por el cajero general que lo
recibe
POLITICAS DE ENTREGAR
TURNO…
El cajero debe presentarse con
20 minutos de anticipación
para realizar todas las
actividades.
Cumplir puntualmente el
recibido de turno, según
horario establecido.
Registrar la hora exacta del
recibido de turno.
Verificar su estado actual y los
cambios presentados durante
el turno.
Revisar el libro de bitácoras
donde se registra todo lo
sucedido en el turno anterior
para detectar posibles
novedades.
Informar, entregar equipos
asignados al servicio
verificando novedades como:
(daños, pérdidas o solicitudes
realizadas a mantenimiento).
DILIGENCIAR SOBRE DE REMISIÓN
1 Generar el reporte de todo lo sucedido
durante su turno, novedades e
inconvenientes. Elaborando el cuadre
de caja, reportando la cantidad total
del dinero efectuado por las ventas
obtenidas en el día. Elaborando los
formatos correspondientes, tales como
remisión de fondos y la recapitulación.
2 Debemos registrar todas las ventas
obtenidas en el día y sus formas de
pago, por medio del formato de
recapitulación, con los soportes tales
como: recibos de caja, facturas,
Boucher, cheques anexando todos los
soportes físicos ya que con estos se
elabora el sobre de remisión de
fondos.
3 Se debe tener muy en cuenta este
paso, ya que es muy importante. La
base nunca se debe contar con el
dinero de las ventas obtenidas en el
día. Se debe separar, para así
proceder a diligenciar el sobre de
remisión

9. 1: efectuar cobro
2:REGISTRAR INGRESOS
3: ELABORAR REPORTES
TAREAS:
- PAGO EN EFECTIVO
- PAGO EN TARJETA
CREDITOPAGO EN TARJETA
DEBITO
- PAGO EN CHEQUE
1 Verificar que el
dinero no este falso.
2 Verificar si el dinero
es legal.
3 Se debe Contar en
dos ocasiones el
dinero. (La primera
delante del cliente y
la segunda cuando
se va ingresar el
dinero a la caja).
4 Las facturas deben
ser firmadas por el
cliente con lapicero
de tinta negra.
5 Se debe Llamar a la
entidad bancaria.
6 Se debe Llamar a la
central de la tarjeta
de crédito
(MasterCard, Visa,
American Express,
etc.) para solicitar el
número de
aprobación de la
transacción y saber
si cuenta con fondos
suficientes para
cubrir la deuda.
7 Diligenciar el
Boucher con datos
de la venta y de la
tarjeta.
8 Se debe consultar
que el cheque tenga
fondos (Llamando a
FENALCHEQUE
para la autorización).
9 Se debe pedir
código de seguridad
al banco.
Se debe colocar el sello de
autorización de cheques.
1. Archivar factura,
siempre la original
es para el cliente, y
las otras dos copias
son: una copia para
recepción y otra
copia para
contabilidad.
2. Después de la venta
se guarda el
comprobante como
lo son el recibo de
caja, Factura de
venta) en la cuenta
del Huésped
correspondiente.
3. Se debe registrar
cada venta en el
formato de
recapitulación.
4. Llevar el control de
cargo de huésped.
5. Registrar cuentas
extras
6. Verificar las
comandas (con
firmas
mancomunadas)

10. 7. Registrar las ventas
del día.
8. Registrar facturas de
venta (FV).
Registrar recibo de caja (RC).

11. PAGO EN TARJETA DE CREDITO
PROCEDIMIENTO PROTOCOLO POLITICAS
1. Pedir la tarjeta de crédito
y la identificación( se
debe de verificar que el
número de identificación
coincida con la tarjeta)
Sr, Sra. Me permite la tarjeta y su
identificación por favor.
 Solamente el dueño de la
tarjeta será quien la
utilice.
 Si no se tiene la
identificación no se
recibe la tarjeta.
 La tarjeta debe de estar
en un buen estado.
 Firma con lapicero tinta
negra.
2. Deslizar la tarjeta de crédito por el datafono.  Solo se recibe dinero en
tarjeta crédito inferior a
dos millones de pesos
anules.
 No se reciben tarjetas
con la banda magnética
en mal estado.
3. Presione Acc-lll para tarjeta de crédito
4. Digitar los 4 números de la tarjeta
5. Importe de venta( digitar el valor total de la venta y
presionar ENTER)
6. Digitar el valor del IVA y presionar ENTER
7. Digitar el valor de la devolución (base de devolución)
8. Preguntar al clientas en
cuantas cuotas desea
cancelar
Sr, Sra. (En cuantas cuotas va a
cancelar?)
9. Esperar la aprobación de la transacción y el recibo. Verificar
la información.
10. Hacer firmar el Boucher Sr, Sra. Me firma aquí por favor
11. Generar copia para la
transacción.
Le hago entrega de su factura,
gracias.
PAGO EN CHEQUE
PROCEDIMIENTO PROTOCOLO POLITICAS
1. Pedir el cheque Sr, Sra. Me permite el cheque por
favor.
 Si los fondos de quien
emite el cheque no son
suficientes para cubrir la
totalidad del importe, la
entidad lo ha de pagar
parcialmente (cuando es
por empresa).
 Cuando un cheque es
2. Solicitar
identificación
Sr, Sra. Me permite su
identificación.
3. Verificar el tipo de cheque que se está recibiendo.
4. Verificar que la cantidad que desean cancelar no sea
mayor al monto establecido según las políticas del
hotel.
PAGO EN EFECTIVOPROCEDIMIENTO PROTOCOLO POLITICAS

12. 5. Llamar a
FENALCHEQUE para
autorizar el cheque y
se guarda el número
de autorización
(código).
Esperar la autorización y número
de aprobación por parte de
FENALCHEQUE.
Buenos Días, Tardes o Noches,
habla con… del Hotel… para
verificar el cheque numero…
anulado se debe de
rasgar y debe de llevar el
cello de anulación.
*Si el cheque no es
aprobado se le informa al
cliente y se le solicita otra
forma de pago
Sr, Sra. Su cheque no fue
autorizado. Tiene otra forma de
pago?
6. Se coloca el sello de
cancelación y se hace la
Devolución de
documentos.
Sr, Sra. Le hago entrega de sus
respectivos documentos.
7. Se confirma el cheque
8. Se hace entrega de
factura
Sr, Sra. Esta es su factura,
gracias.
PAGO EN TARJETA DEBITO
PROCEDIMIENTO PROTOCOLO POLITICAS
1. Pedir la tarjeta. Sr, Sra. Me permite la tarjeta por
favor.
 Deben de haber fondos
suficientes para realizar
el pago.
 Se debe de tener
identificación para
realizar uso de su tarjeta.
 En todas las facturas que
se entreguen debe de ir
la firma del cliente.
 Se debe de firmar con
lapicero tinta negra.
2. Deslizar la tarjeta por el
datafono y preguntarle al
cliente que tipo de cuenta
es (Ahorro-corriente)
Sr, Sra. Su cuenta es de ahorro o
corriente.
3. Pasar la tarjeta por el Boucher o datafono.
4. Presione botón verde si es para continuar
Rojo para cancelar.
5. Ahorros-corriente-crédito
(Consulte con el cliente el tipo de cuenta: En el PIN PAD presione:
ACC-I para cuenta de ahorros.)
6. Debito importe (Digite el valor total de la transacción y
presione ENTER)
7. Digite el valor del IVA y presione ENTER.
8. Digite el valor de base devolución y presione ENTER.
9. Solicitar al cliente digitar su
clave en el PIN PAD y
después presionar ENTER.
Sr, Sra. Por favor digita su clave.
10. Esperar autorización.
11. Esperar la impresión de
dicho recibo y verificar
Sr, Sra. Le hago entrega de su
Factura.

13. todo.
TIPOS DE COBROS
COBRO POR DEPÓSITO A CUENTA
OBJETIVO
Garantizar el pago de la estadía y consumos adicionales del huésped en el hotel
DESCRIPCIÓN
Garantizar el pago por medio de abonos o depósitos a cuenta para asegurar la
venta que realice el huésped.
PROCEDIMIENTO
1. Protocolo de saludo (buenos días, tardes o noches, saludar sea por el apellido o
nombre)
2. Solicitar orden de pago al huésped (Sr. Sra. Me permite la orden de pago por
favor)
2.1. Si el huésped no tiene orden de pago el cajero le dará la información que
requiera la persona y le efectuara el cobro
3. Informar sobre la cantidad de dinero que debe pagar el huésped por la venta
que realizo
4. Solicitar forma de pago (Sr. Sra. en qué forma de pago desea cancelar)
5. Hacer procedimiento de acuerdo a la forma de pago que el huésped realice
6. Hacer un Boucher abierto si paga con tarjeta de crédito con la respectiva firma
del huésped
7. Llamar a la entidad bancaria para el código de autorización del Boucher
8. Hacer entrega de recibo de caja menor al huésped si él hace un abono o
deposito

14. 9. Despedir al huésped (muchas gracias Sr. Sra. Espero que disfrute de su tiempo
en el hotel)
9. Registrar dinero.
POLITICAS
El cajero siempre debe solicitar una orden de pago o forma de pago al
huésped.
De acuerdo a la forma de pago que realice el huésped, el cajero debe
solicitar documentos de identificación y hacer el respectivo procedimiento.
En el momento en el que el huésped realice el depósito debe ser registrado
en el sistema.
El cajero debe de llevar un control sobre los soportes que aseguren una
venta.
Todos los soportes que aseguren ventas deben estar firmados por el
huésped y por el cajero.
Al momento de realizar la entrega de recibos de caja el original se le
entregara al huésped y las copias quedaran en la caja y en contabilidad.
COBRO POR VENTA DE CONTADO
OBJETIVO
Garantizar el cobro y registro de las ventas de contado que realice el huésped en
el hotel
DESCRIPCIÒN
Son todas las ventas de contado, son los pagos que el huésped realiza. Se
recibirá únicamente pago en efectivo, debito, crédito.
PROCEDIMIENTO
1. Protocolo de saludo (buenos días, tardes, noches, Sr. Sra.)r

15. 2. Solicitar orden de pago (Sr. Sra. Me permite la orden de pago por favor)
3. Si el huésped no tiene orden de pago el cajero le brindara información y le
efectuara el cobro
4. Solicitar forma de pago (Sr. Sra. en qué forma de pago desea cancelar)
5. Hacer procedimiento de acuerdo a la forma de pago que el huésped realice
6. Realizar factura para el huésped
7. Despedir al huésped (muchas gracias Sr. Sra. Por su compra)
8. Registrar el dinero
POLÍTICAS
No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente
ha salido de las instalaciones de la empresa.
De acuerdo a la forma de pago que realice el huésped el cajero debe
solicitar documentos y hacer el respectivo procedimiento
Las facturas deben llevar el sello de CANCELADO, en una parte visible de
la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la misma.
Las facturas deben de llevar la firma del huésped y la del cajero
El cajero debe de llevar un control sobre las soportes que aseguren la venta
La factura original se le debe entregar al huésped y las copias quedaran
una para caja y otra para contabilidad
COBRO POR VENTA DE OTROS INGRESOS
OBJETIVO
Garantizar el pago de cualquier servicio que no esté incluido en el paquete que el
huésped adquirió al momento de su ingreso al hotel, como lo son artesanías,
atractivos turísticos y misceláneos.
PROCEDIMIENTO

16. 1. Protocolo de Saludo (Buenos días, tardes o noches Sr. Sra. me permite su
orden de pago).
1.1. Si el huésped no llega con la orden de pago que emite recepción, el cajero
dará la información que se requiera. Y el valor del servicio.
2. ¿De qué forma va a cancelar?
3. Hacer entrega de recibo de caja menor al huésped si el huésped hace un abono
o deposito
4.Hacer entrega de factura original al huésped y dos copias una para caja
y otra para recepción
5. Despedir al cliente (Sr. Sra. Gracias por su compra)
6. Registrar el dinero
POLITICAS
Si el huésped no llega con la orden de pago que emite recepción, el cajero
debe estar preparado para brindar dicha, en cuanto a tarifas de: servicios,
productos, planes turísticos y cualquier elemento que no esté incluido en el
plan que adquirió.
El cajero puede realizar todos los tipos de cobro y de la forma que el
huésped quiera ej. mitad pagada en efectico, la otra en cargo a la
habitación o con otro medio de pago.
En esta forma de cobro siempre se hará factura. Generando 3 documentos:
el original para el huésped, el segundo para el cuadre al final de turno, y el
tercero para contabilidad.
El cajero debe ser ordenado y cada vez que se haga una venta, separar los
documentos en un fueller, designando a que departamento ira la
documentación.
Para hacer el cargo a la habitación, en la comanda siempre debe estar la
firma y el número de habitación del huésped y esto debe hacerlo el titular
de la cuenta.
En caso de que se hospeden grupos, estos deben cancelar el total del
servicio o compra al momento de utilizar, no se hará cargo a la habitación
en este caso.
Los recibos, facturas, comandas, informes y formatos deben de ir con tinta
negra, sin errores y sin tachones.

17. El cajero deberá alistar la papelería (facturas manuales, rollos de papel
para la máquina de impresión, lapiceros, calculadora) que necesite para
efectuar bien su turno.
Todos los ingresos (manuales o mediante el sistema) deben hacerse
constar en un recibo de ingresos o con una factura, los cuales deben ser
firmados y sellados por el cajero.
Toda la papelería que se presente al momento de hacer la recapitulación
diaria de fondos debe de seguir el consecutivo. Sin importar si están
anuladas
COBRO POR ABONO A CUENTA HUÉSPED
OBJETIVO
Garantizar el pago parcial del alojamiento por medio de una consignación o un
pago directo para asegurar la venta de alojamiento.
Autorizar el abono de los huéspedes a las cuentas, Registrando y cobrando todo
tipo de operaciones de venta directa con seguridad mediante el buen manejo y
control de caja.
PROCEDIMIENTO
1. Comunicarse con el huésped para informarle sobre su estado de cuenta
(Sr. Sra. Lo llamamos para enterarlo de su estado de cuenta, el cual ha excedido
su tope. Por favor diríjase a nuestra sección de caja para acordar un abono a su
cuenta.)
2.En el momento en que el huésped hace contacto con el funcionario de caja, se
le pregunta por su forma de pago para el abono respectivo
(Sr. Sra.por cual medio de pago prefiere para hacer su abono)
3. Se hace el trámite correspondiente a la forma de pago elegida por el huésped
4. Selección de documentos soporte para ingresos.

18. 5. Se elabora el recibo de caja con dos copias, el original para el cliente, una copia
para contabilidad y la otra para el sobre de remisión de fondos.
6. Adjuntar el recibo de caja al folio de registro.
7. Registro del abono en la cuenta Huéspedes para su respectivo control.
8. Anotar el ingreso en la planilla control.
POLÍTICAS
Todos los abonos deben registrarse en el sistema en el momento en que se
realiza.
Se acuerda que el hotel presentará al cliente, para su abono, la factura
correspondiente a la mitad de su estancia en este término; si el cliente
desea continuar su estancia por el tiempo que resta según este contrato,
deberá abonar esa factura en el momento, continuando el depósito,
constituido a su llegada, para servir de medio de pago de la última factura
que represente el resto de su estancia en el hotel.
Todos los comprobantes deben ser impresos por sistema, sellados y
firmados, por la persona que cobra.
Al final del cobro se le dará la factura o recibo de caja original al huésped.
Los recibos de caja deben de llevar la firma del huésped.
El cajero debe de llevar un control sobre los soportes que aseguren una
venta.
Si el huésped paga en efectivo el cajero debe contar y revisar el dinero dos
veces una delante del huésped y la otra cuando el huésped ya se haya
retirado de la caja.
COBRO POR PAGO A CHECK-OUT
OBJETIVO
Garantizar el pago de todos los servicios usados en la estadía del huésped en el
hotel.

19. PROCEDIMIENTO
1. Protocolo de saludo (Buenos días, buenas tardes, buenas noches)
2. Solicitar la orden de pago que le entrega el recepcionista al huésped
(Me permite la orden de pago que le entrego el recepcionista por favor, gracias)
3.En caso de que el cliente no tenga la orden de pago, se le pedirá un momento
para verificar en el sistema
(Me permite un momento verifico en el sistema cual es el total que debe pagar)
4. Solicitar forma de pago del huésped
(Cuál es su forma de pago)
5. Hacer entrega de factura original al huésped y dos copias una para caja y otra
para recepción
6. Despedir al cliente (muchas gracias por su estadía en el hotel, espero que lo
haya disfrutado y que vuelva pronto)
7. Registrar el dinero
POLÍTICAS
En caso de que el huésped salga después de la hora establecida para el
check-out se le cobrara una multa proporcional al valor del alojamiento por
noche
En caso de no haber sistema hacer factura manual, y si el cliente está de
afán solicitar un correo electrónico o una dirección en la cual se pueda
hacer llegar la factura
Si el cliente solicita check-out antes de la hora establecida llamar a todas
las áreas del hotel solicitando las comandas o constancias de uso de los
respectivos servicios
Siempre que el huésped pague con tarjeta de crédito o débito solicitar
documento
En caso de pago con efectivo contar el dinero dos veces una en frente del
huésped otra cuando se valla

20. Verificar que las comandas estén firmadas por el huésped
En caso de que el huésped llegue a la caja solicitando check-out y no
tenga orden de pago se le informa al huésped que debe ir primero a
recepción, a que le informen sobre sus consumos y le den el total que debe
cancelar en la caja.
Formatos
HOTEL SENA
NIT: 4358734 R.G
TEL: 3174523425
Armenia, Quindío
RECIBO
DE
CAJA
N°: ____________ FECHA:
CIUDAD: VALOR:
PAGADO A:
POR CONCEPTO DE:
FIRMA CAJERO: ______________________
C.C_________________
FIMAR HUESPED:___________________________
C.C:__________________

21. HOTEL SENA
NIT: 4358734 R.G
TEL: 3174523425
Armenia, Quindío
RECIBO
DE
CAJA
N°:003 FECHA: 12 de junio de 2013
CIUDAD: Armenia VALOR: 650.000
PAGADO A: Lorena Vásquez
POR CONCEPTO DE: bono alojamiento
FIRMA CAJERO: ______________________
C.C_________________
FIMAR HUESPED:___________________________
C.C:__________________
COMO DILIGENCIAR EL FORMATO DE RECIBO DE CAJA
Primero debemos llenar con fecha exacta del día en que se
realiza el recibo de caja para la entrega al huésped.
Especificar el valor exacto por el cual se hace el recibo.
Se especifica en números y se debe poner el concepto por el
cual se está realizando el recibo.
Al final este, debe de ir firmado por el cajero con su nombre
completo y cedula.
Lleva la firma por el huésped el cual tiene registrada la estadía,
este también debe de ir con cedula y nombre completo.

22. HOTEL SENA
NIT: 4358734 R.G
TEL: 3174523425
Armenia, Quindío
FACTURA
DE
VENTA
NOMBRE: IDENTIFICACION:
TELEFONO: DIRECCION:
DESCRIPCION DEBITO CREDITO
ALOJAMIENTO
RESTAURANTE
SEGURO HOTELERO
LAVANDERIA
ARTESANIAS
MISELANEOS
LLAMADAS LOCALES
LLAMADAS INTERNACIONALES
LLAMADAS CELULAR
DESCUENTO O ABONOS
OTROS
BASE GRAVABLE
BASE NO GRAVABLE
IVA
TOTAL A PAGAR
FORMA DE PAGO
EFECTIVO: $ T.DEBITO: $ T.CREDITO: $ CHEQUE: $
FIRMA HUESPED: __________________________
C.C: _________________________________
FIRMA CAJERO: ____________________________
C.C: _________________________________
EFECTIVO

23. HOTEL SENA
NIT: 4358734 R.G
TEL: 3174523425
Armenia, Quindío
FACTURA
DE
VENTA
NOMBRE: LorenaVásquez IDENTIFICACION:1.094.923.530
TELEFONO:317 456 2815 DIRECCION:Cra 15 N° 34 – 28
DESCRIPCION DEBITO CREDITO
ALOJAMIENTO
RESTAURANTE
SEGURO HOTELERO
LAVANDERIA
ARTESANIAS
MISELANEOS
LLAMADAS LOCALES
LLAMADAS INTERNACIONALES
LLAMADAS CELULAR
DESCUENTO O ABONOS
OTROS
BASE GRAVABLE
BASE NO GRAVABLE
IVA
TOTAL A PAGAR
FORMA DE PAGO
EFECTIVO: $ T.DEBITO: $ T.CREDITO: $ CHEQUE: $
FIRMA HUESPED: __________________________
C.C: _________________________________
FIRMA CAJERO: ____________________________
C.C: _________________________________
EFECTIVO

24. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO DE FACTURA DE VENTA
EL primer paso que sea es diligenciar todo los datos personales del cliente
como (nombre-apellido-identificación-dirección-teléfono).
Se selecciona los servicios de los cuales ha utilizado el cliente.
Se especifica la base gravable o no grabable.
Se selecciona de qué forma ha cancelado el cliente los servicios que ha
utilizado (efectivo- T.debito-T.credito- Cheque).
Al final la factura de venta se firma por el huésped con su número de
identificación.
Se firma por el cajero que en el momento está haciendo la factura de venta
al cliente.

25. HOTEL SENA
NIT: 4358734 R.G
TEL: 3174523425
Armenia, Quindío
RECAPITULACION
DE
FONDOS
REVISADO POR:Ernesto Duque N°: 001
CIUDAD:Armenia FECHA:12 de junio de 2013
CUENTAS POR COBRAR
N°
DOC
HUESPE
D
PARTICULAR CONTADO ABONO DEPOSITO EFECTIVO T.DEBITO T.CREDITO CHEQUE TOTAL OTRO
F.V. X $186.00
0
$186.00
0
$186.00
0
R.C. X $456.00
0
$456.000 $456.00
0
TOTAL $642.00
0
ELABORADO POR: Natalia Villanueva

26. HOTEL SENA
NIT: 4358734 R.G
TEL: 3174523425
Armenia, Quindío
RECAPITULACION
DE
FONDOS
REVISADO POR: N°:
CIUDAD: FECHA:
CUENTAS POR COBRAR
N°
DOC
HUESPE
D
PARTICULAR CONTADO ABONO DEPOSITO EFECTIVO T.DEBITO T.CREDITO CHEQUE TOTAL OTRO
TOTAL
ELABORADO POR: ___________________________________

27. COMO SE DILIGENCIA EL FORMATO DE RECAPITULACION DE FONDOS
Debe de estar especificada la fecha del día en que se hace el informe, la
ciudad respectiva y el número de sobre.
Principalmente debe ir escrito el nombre de la persona que revisa que este
correctamente diligenciado el formato de recapitulación.
Verificar y organizar el orden del dinero que entra a la caja del hotel,
teniendo en cuenta que la base no se debe de incluir. Solo se hace con el
dinero en efectivo que haya aparte de la base, los Boucher y los cheques.
Se deben separar los billetes en sus respectivas denominaciones,
igualmente esto se hace con las monedas. Teniendo también en cuenta los
Boucher y cheques.
Se selecciona la cantidad de billetes de su respectiva denominación, es
decir, el número de billetes que hay de cada uno. Ej. De 10.000 hay 5
billetes, y así sucesivamente con cada uno, igualmente con las monedas.
En este paso se omiten Boucher ycheques.
Se procede a hacer el monto, es decir colocar la suma de dinero de cada
uno de los billetes, monedas, cheques y Boucher.

28. HOTEL SENA
NIT: 4358734 R.G
TEL: 3174523425
Armenia, Quindío
REMISION
DE
FONDOS
CAJERO:_____________________________
TURNO DE ____________ A ______________
FECHA:
CIUDAD:
DENOMINACION DE
BILLETES Y MONEDAS MONTO CANTIDAD
TARJETA DEBITO MONTO
VISA:
MASTERCARD:
TOTAL:
TARJETA CREDITO MONTO
MARTERCARD:
VISA:
DINERS CLUB:
IVA:
CHEQUE MONTO
BANCO
TOTAL
FIRMA CAJERO:_____________________
C.C:________________________
FIRMA CAJERO GENERAL:___________________
C.C:__________________________

29. HOTEL SENA
NIT: 4358734 R.G
TEL: 3174523425
Armenia, Quindío
REMISION
DE
FONDOS
CAJERO: Diana Milena López
TURNO DE 7 AM A 7 PM
FECHA:12 de junio de 2013
CIUDAD: Armenia
DENOMINACION DE
BILLETES Y MONEDAS MONTO CANTIDAD
$50.000 $1.000.000 20
$20.000 $680.000 34
$10.000
$5.000
$2.000
$1.000
$230.000
$70.000
$20.000
$8.000
23
14
10
8
$500 $11.500 23
$200 $2.000 10
$100 $1.200 12
$50
TOTAL
$400
$2.023.100
8
TARJETA DEBITO MONTO
VISA: $250.000
MASTERCARD:
DINERS CLUB:
TOTAL: $250.000
TARJETA CREDITO MONTO
MARTERCARD: $180.000
VISA: $347.000
DINERS CLUB:
TOTAL: $527.000
CHEQUE MONTO
BANCO

30. TOTAL $777.000
FIRMA CAJERO:_____________________
C.C:________________________
FIRMA CAJERO GENERAL:___________________
C.C:__________________________
COMO SE DILIGENCIA EL FORMATO DE REMISION DE FONDOS
El cajero es el que generar diariamente el informe de caja una vez
terminado el turno; y el mismo nota alguna diferencia en valores contra el
arqueo, deberá eliminarse (con autorización) para que se ajuste a la
realidad y concuerde con el informe del monto del dinero.
El cajero describe el dinero recibido en la caja en el formato de remisión
de fondos, según su denominación: billetes moneda (peso) y moneda
extranjera si se da el caso. Igualmente el de los cheques recibidos en el
segundo formato de remisión, se lleva a la hoja principal; se hace un total
de los valores en caja y a este se le debe descontar el fondo de cambio
para obtener el efectivo neto en caja.
Debe anotarse la secuencia de los recibos utilizados, como los recibos
anulados (ya sea por errores o tachones). Anotar también la secuencia del
orden de los billetes de alta denominación (en el renglón de observación).
El cajero prepara los slips de depósitos de acuerdo a lo generado en el
informe de caja. Se debe tener cuidado al anotar el número de cuenta,
como el nombre y el monto a depositar. Revisar la suma del slip contra el
total a depositar, y los otros datos. Para el fondo general se tomara el valor
que aparece como total de fondo general en efectivo, sin tomar en cuenta el
valor cobrado por tarjeta de crédito.
Lapersona encargada de la caja tiene como responsabilidad comprobar y
confirmar que los depósitos estén de acuerdo a lo informado por el sobre
de remisión antes de ser firmado por el responsable.

31. El cajero debe verificar las sumatoria de los recibos generados del día,
sumando: efectivo, cheques, tarjetas de crédito y débito para luego hacer
un total del dinero ingresado a la caja en su turno.
Se genera el informe y se imprime, se firma por el cajero que entrega este
turno con su respectivo informe, el cajero que recibe turno deberá firmar el
arqueo, el informe de caja y el reporte de informe de caja.
Finalmente este informe también lleva la firma con su respectiva
identificación de la persona encargada de recibir el sobre de remisión, que
puede ser el cajero general.
El auditor nocturno deberá revisar el informe de caja con sus anexos antes
de ser enviado a contabilidad.
POLITICAS GENERALES PARA LOS DIFERENTES FORMATOS
Llenar todos los formatos únicamente con lapicero negro.
Los recibos de caja deben de venir con su número consecutivo.
Los formatos no deben tener ningún tachón.
Si el formato tiene algún error se debe anular este y realizarse
otro nuevamente.
Para el recibo de caja o factura a vente se realiza original y dos
copias, la original se le entrega al cliente, una copia para
auditoria nocturna en el cuadre de caja del cajero y otra copia
para auditoria de ingresos en el sobre de remisión de fondos.
Lapicero kilométrico porque la tinta no se borra en el tiempo.

32. REMISIÒN DE FONDOS
OBJETIVO GENERAL:
El objetivo que tiene este procedimiento es capacitar de forma adecuada a el
personal encargado de la caja en el hotel, para un buen funcionamiento y un buen
procedimiento a la hora de entregar el sobre de remisión de fondos a contabilidad
y auditoría nocturna, ya que un mal procedimiento puede llegar a dar
inconvenientes graves a la hora del registro de las entradas del dinero al hotel.
PROCEDIMIENTO:
Para empezar el procedimiento de cómo se debe diligenciar el sobre de remisión
de fondos, se empieza:
1. Por colocar el número del sobre, la fecha y la ciudad en el formato de sobre
de remisión.
2. Verificar y organizar el orden del dinero que entra a la caja del hotel,
teniendo en cuenta que la base no se incluye. Solo el dinero en efectivo
sobrante, los Boucher y los cheques.
3. Procedemos a separar los billetes en sus respectivas denominaciones,
igualmente con las monedas. Y teniendo en cuenta los Boucher y cheques.
4. Colocamos la cantidad de billetes de su respectiva denominación, es decir,
el número de billetes que hay de cada uno. Ej. De 50.000 hay 5 billetes, y
así sucesivamente con cada uno, igualmente con las monedas. En este
paso omitimos los Boucher y los cheques, ya que de ellos no podemos
describir la cantidad.
DENOMINACIÒN DE BILLETES Y
MONEDAS
CANTIDAD
50.000 5
5. Seguido del paso número 3, procedemos hacer el monto, es decir colocar
la suma de dinero de cada uno de los billetes, monedas, cheques y
Boucher. Ej.
DENOMINACIÒN DE
BILLETES Y
CANTIDAD MONTO

33. MONEDAS
50.000 5 250.000
6. Para finalizar el diligenciamiento de este formato de remisión de fondos se
debe firmar por el cajero que lo elabora y por el cajero general que rectifica
con su respectivo número de identificación.
Para tener una mayor claridad de todo el procedimiento debemos conocer el
formato de remisión de fondos, ya que nos ayudara a entender mejor los
procedimientos.
POLITICAS DE DILIGENCIAMIENTO
Este debe contener soportes de pago de ingresos y egresos divisas y
efectivo.
El cajero debe diligenciar correctamente el sobre de remisión y debe de ir
acompañado de un testigo anteriormente asignado por el Hotel.
El control lo llevara el auditor nocturno del Hotel.
El formato no puede llevar tachones de ninguna clase.
El formato debe ser diligenciado con lapicero de tinta negra.
El responsable es el cajero junto al testigo que lo acompaño a ingresar el
sobre de remisión en la caja de seguridad del Hotel.
Se realizara el ajuste a la cuenta de un cliente siempre y cuando se haya
producido un error y se debe corregir bien sea por haber cobrado de más o
por qué no se cobró algo.
El cajero es quien realiza el correspondiente ajuste y está controlado
debidamente por el departamento de auditoría, y el responsable de este
será la recepcionista de turno la cual debe obtener consentimiento del jefe
de recepción.
Si se equivoca o daña un formato de remisión debe pasar el informe, y
mostrar la evidencia.

34. PROCEDIMIENTO RECAPITULACION DE FONDOS
1. El cajero debe generar diariamente el informe de caja una vez terminado
el turno; y el mismo nota alguna diferencia en valores contra el arqueo,
deberá eliminarse (con autorización) para que se ajuste a la realidad y
concuerde en montos.
2. El cajero detalla el dinero recaudado en el formato de remisión de
fondos, según sea su denominación: billetes monedas y moneda extranjera
según sea el caso. Igualmente el de los cheques recibidos en el segundo
formato de remisión, se lleva a la hoja principal; se hace un total de los
valores en caja y a este se le debe descontar el fondo de cambio para
obtener el efectivo neto en caja que es igual que el total del arqueo.
3. El total del arqueo se compara con lo generado por sistema de caja
registrando esta cifra en el formato de remisión de fondo (renglón total
según recibos) sin incluir tarjetas de crédito.
4. Si no hay diferencia en el formato de arqueo generara el valor 0.00 de lo
contrario se reflejara un valor positivo y hubo sobrante y un valor negativo si
hay faltante.
5. Debe anotarse la secuencia de los recibos utilizados, como los recibos
anulados. Anote también la secuencia del orden de los billetes de alta
denominación ( en el renglón de observación ).
6. El cajero prepara los slips de depósitos de acuerdo al detalle generado
en el informe de caja (en la parte que dice registro de los fondos). Debe
tener mucho cuidado al anotar el número de cuenta, como el nombre y el
monto a depositar. Revise la suma de los slip contra el total a depositar, y
los otros datos. Para el fondo general se tomara el valor que aparece como
total de fondo general en efectivo, sin tomar en cuenta el valor cobrado por
tarjeta de crédito.
7. El cajero tiene la obligación de comprar y confirmar que los depósitos
estén de acuerdo a lo generado por el informe de remisión antes de firmar
como el responsable.
8. Una vez firmado el slip de depósitos el cajero lo diligenciara en el formato
de arqueo en la parte donde aparece el detalle de los fondos, anotando el
número del recibo y el monto igualmente diligenciara el nombre de los
fondos de autogestión cuando haya depósitos a favor de estos.
9. El cajero debe verificar las sumatoria de los recibos generados día,
sumando, efectivo, cheques y tarjetas de crédito y débito luego deberá
hacer un total.

35. 10. Se genera el informe y se imprime para ver la distribución de los
depósitos a realizarse. El cajero que recibe turno deberá firmar el arqueo, el
informe de caja y el reporte de informe de caja.
11. El auditor nocturno deberá revisar el informe de caja con sus anexos
antes de ser enviado a finanzas.
POLITICAS DE DILIGENCIAMIENTO
• Debe llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva.
• Esta será revisada por el auditor nocturno.
• El número de documento debe corresponder al número de factura o
recibo de caja (F.V.) (R.C.).
• Este informe lo realiza el cajero.
• Debe ir el documento original que se archivara con las copias de los
soportes correspondientes y una copia que se archivara en orden
cronológico como control.
• el formato puede ser modificado según las necesidades que requiera
el hotel.
• En la casilla Particulares se ingresan los valores de consumos que
no corresponden al alojamiento.
• Los datos contables deben incluir eventos realmente sucedidos por
esto deben incluirse los soportes.
• Debe diligenciarse con lapicero negro, letra legible y sin tachones o
enmendaduras.
• La fecha deberá ser del día en que se diligencia el formato.
• Las casillas de Contado, Abono y Deposito se diligencian con los
valores al igual que en las formas de pago, Efectivo, T. Crédito, T. Débito o
Cheque.
• Las casillas de Huéspedes y particulares se diligencian con una x
dependiendo quien realizo el pago.

36. POLITICAS
Contar con papelería suficiente y autorizada para la operación, así mismo
Llevar con adecuado control de los formatos oficiales, como credenciales,
Constancias, reglamentos de pago, etc.
Todos los comprobantes deben ser impresos por el sistema
Los depósitos deben de ser guardados en las carpetas correspondientes
del huésped.
Se debe presentar copias originales al supervisor
Verificar que la firma del formato sea legible, (como constancia de que se
realizó….)
Llenar y firmar los formularios
Adjuntar los Formularios Comprobantes, con sus facturas y recibos
correspondientes.
Todas las facturas o formatos, deben de tener el nombre y los datos del
hotel
Organizar los billetes de acuerdo a su nomenclatura
Al momento de entregar las ventas del día, revisar que la persona
encargada cuente bien el dinero y observar si está de acuerdo con el
cuadre que usted realizo.