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Profissionalização (IV Curso SciELO-ScholarOne)

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O IV Curso de Atualização SciELO-ScholarOne será realizado no dia 13 de Setembro de 2019 no Auditório Governador Carlos Alberto de Carvalho Pinto da FAPESP, em São Paulo. Daremos sequência às experiências bem sucedidas das edições realizadas em 2015, 2016 e 2017. O curso é parte integral do programa de aperfeiçoamento dos periódicos SciELO.

Já são 147 periódicos da Coleção SciELO Brasil que utilizam o sistema, alguns há mais de 7 anos. Desde então, vários periódicos passaram por mudanças em suas equipes ou políticas​ editoriais. Ao mesmo tempo, novos recursos foram inseridos no sistema ScholarOne. O curso tem o propósito de atualizar e nivelar o conhecimento entre as equipes editoriais dos periódicos. ​O Programa SciELO / FAPESP realiza um grande investimento para disponibilizar este serviço e a expectativa é alcançar o melhor uso possível do serviço.

A programação será elaborada com base nas linhas de ação SciELO de Profissionalização, Internacionalização e Sustentabilidade, e abordará conteúdos avançados sobre o uso do sistema ScholarOne, boas práticas, erros comuns, resolução de problemas, dicas de uso, dentre outros.

O conteúdo do curso estará alinhado com os critérios de admissão e permanência na Coleção SciELO Brasil (Outubro/2017) e de que forma o ScholarOne pode ser configurado para ajudar a atendê-los. Os Critérios SciELO Brasil exigem que todos os periódicos indexados devem processar a avaliação dos manuscritos online com um sistema ou serviço próprio ou contratado que atenda os requisitos do SciELO na produção de estatísticas sobre o fluxo de processamento de artigos, como são o número de manuscritos recebidos, porcentagem de rejeitados imediatamente, porcentagem de aprovados após avaliação por editores associados e pareceristas, afiliação nacional e estrangeira dos autores, editores e pareceristas envolvidos. Além do ScholarOne, o SciELO disponibiliza para os periódicos indexados o sistema de submissão OJS (Sistema SciELO de Publicação).

Por fim e não menos importante, o curso promoverá a troca de experiências entre as equipes editoriais dos periódicos participantes que abrangem diferentes áreas do conhecimento.

Veröffentlicht in: Wissenschaft
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Profissionalização (IV Curso SciELO-ScholarOne)

  1. 1. PROFISSIONALIZAÇÃO Alex Mendonça & Carolina Tanigushi SciELO Brasil
  2. 2. AGENDA • Botão de voltar do navegador • Prazos e fuso horário • Tradução da interface • Gestão de usuários • Excesso de usuários admin • Não expirar todos os papéis • Exempt this person • EIC como autor (cegamento) • Dicas e boas práticas • Sessões de treinamento
  3. 3. AGENDA • Botão de voltar do navegador • Prazos e fuso horário • Tradução da interface • Gestão de usuários • Excesso de usuários admin • Não expirar todos os papéis • Exempt this person • EIC como autor (cegamento) • Dicas e boas práticas • Sessões de treinamento
  4. 4. BOTÃO DE VOLTAR DO NAVEGADOR Isso pode fazer com que você saia do sistema e lhe colocar em uma versão “cacheada” do sistema. Não utilize o botão de voltar do seu navegador Utilize sempre a trilha de navegação para voltar à etapa anterior
  5. 5. AGENDA • Botão de voltar do navegador • Prazos e fuso horário • Tradução da interface • Gestão de usuários • Excesso de usuários admin • Não expirar todos os papéis • Exempt this person • EIC como autor (cegamento) • Dicas e boas práticas • Sessões de treinamento
  6. 6. PRAZOS E FUSO HORÁRIO • O sistema considera que o prazo vence 23:59 do dia anterior ao vencimento do prazo, pois à meia-noite, já é o dia do vencimento do prazo. • Ou seja, o sistema entende que, no dia do vencimento do prazo, a tarefa já está atrasada. • Além disso, por ter usuários no mundo inteiro, o ScholarOne definiu o Eastern Standard Time, EST como padrão do sistema, então também é preciso levar a conversão do fuso horário em conta. • Por exemplo: • Se o prazo vence no dia 29/09, o autor só tem até 23:59 EST do dia 28/09 para submeter a revisão. • Convertendo para o horário de Brasília, o autor tem até 01:59 do dia 29/09 para submeter a revisão. • Considerem atualizar os e-mail templates para incluir essa informação relacionada à diferença de fuso.
  7. 7. AGENDA • Botão de voltar do navegador • Prazos e fuso horário • Tradução da interface • Gestão de usuários • Excesso de usuários admin • Não expirar todos os papéis • Exempt this person • EIC como autor (cegamento) • Dicas e boas práticas • Sessões de treinamento
  8. 8. TRADUÇÃO DA INTERFACE • Aos periódicos que optaram por ter a interface do sistema em português e/ou espanhol, lembrem-se de traduzir também: • Descrição dos tipos de documento, caso utilizem (nos Configuration Settings); • As instruções nas etapas de submissão (em Admin: configure instructions); • Tooltips (basta clicar no tooltip e em Edit); e • Keywords (essa alteração precisa ser feita pelo SciELO; entrar em contato). • Alguns periódicos ainda não deram retorno, positivo ou negativo, quanto à tradução da interface; se esse for o seu caso, por favor, entre em contato conosco.
  9. 9. AGENDA • Botão de voltar do navegador • Prazos e fuso horário • Tradução da interface • Gestão de usuários • Excesso de usuários admin • Não expirar todos os papéis • Exempt this person • EIC como autor (cegamento) • Dicas e boas práticas • Sessões de treinamento
  10. 10. AGENDA • Botão de voltar do navegador • Prazos e fuso horário • Tradução da interface • Gestão de usuários • Excesso de usuários admin • Não expirar todos os papéis • Exempt this person • EIC como autor (cegamento) • Dicas e boas práticas • Sessões de treinamento
  11. 11. EXCESSO DE USUÁRIOS ADMIN • O papel de Admin é como a chave da sua casa! • Não há nenhuma restrição quanto ao número de usuários com o papel de Admin, mas é recomendado que vocês mantenham esse número mínimo, na medida do possível. • Admins conseguem ver tudo e realizar praticamente qualquer ação no sistema de forma que, nas mãos erradas, muitos danos podem ser feitos. • É recomendável fazer uma busca avançada por usuários com o papel de Admin no sistema, para checar se não há usuários cujo papel de Admin deva ser expirado. • Para conceder ou expirar papel de Admin é necessário entrar em contato com o SciELO. Na busca avançada por usuário, é possível fazer uma busca por papel:
  12. 12. AGENDA • Botão de voltar do navegador • Prazos e fuso horário • Tradução da interface • Gestão de usuários • Excesso de usuários admin • Não expirar todos os papéis • Exempt this person • EIC como autor (cegamento) • Dicas e boas práticas • Sessões de treinamento
  13. 13. NÃO EXPIRAR TODOS OS PAPÉIS • Quando um usuário não quiser mais fazer parte do quadro do periódico, é importante expirar seus papéis mas não se deve expirar todos seus papéis. Como boa prática, orientamos deixar pelo menos o papel de autor. • A expiração de todos os papéis de um usuário faz com que ele não seja mais buscável no sistema, mas não consiga se registrar novamente com o mesmo e-mail. • Apesar de agora ser possível deletar contas com papel de autor e/ou avaliador, usuários com permissão de editor (AE e/ou EIC) ou Admin não podem ter suas contas deletadas. • Nesses casos, se faz necessária a expiração dos papéis, tomando sempre o cuidado de manter ao menos o papel de autor.
  14. 14. AGENDA • Botão de voltar do navegador • Prazos e fuso horário • Tradução da interface • Gestão de usuários • Excesso de usuários admin • Não expirar todos os papéis • Exempt this person • EIC como autor (cegamento) • Dicas e boas práticas • Sessões de treinamento
  15. 15. EXEMPT THIS PERSON • Ao editar uma conta, o Admin tem a opção de eximir o usuário do recebimento de lembretes relacionados a avalições e/ou tarefas (junto à opção “Unavailable dates”). • Essa opção faz com que o sistema não envie e-mails de notificação e/ou de tarefas para o usuário que optou por não receber e-mails, podendo ou não ser determinada uma data de início e/ou término. • Nos casos em que o exempt this person está ativo, os e-mails não deixarão de ser enviados, mas serão encaminhados diretamente ao Admin.
  16. 16. AGENDA • Botão de voltar do navegador • Prazos e fuso horário • Tradução da interface • Gestão de usuários • Excesso de usuários admin • Não expirar todos os papéis • Exempt this person • EIC como autor (cegamento) • Dicas e boas práticas • Sessões de treinamento
  17. 17. EIC COMO AUTOR (CEGAMENTO) • Se um determinado EIC não estiver aparecendo na lista de editores disponíveis para um manuscrito, verifique se ele não está na lista de autores. • Caso esteja, o cegamento do sistema irá impedir que ele seja designado como editor desse manuscrito. • Apesar do SciELO não recomendar que EICs publiquem em seus próprios periódicos com muita frequência, uma forma de contornar essa questão é o EIC manter uma segunda conta no sistema, com apenas o papel de autor, para esses casos.
  18. 18. AGENDA • Botão de voltar do navegador • Prazos e fuso horário • Tradução da interface • Gestão de usuários • Excesso de usuários admin • Não expirar todos os papéis • Exempt this person • EIC como autor (cegamento) • Dicas e boas práticas • Sessões de treinamento
  19. 19. DICAS E BOAS PRÁTICAS: STATUS PAGE • Após a atualização para a versão 4.24, o ScholarOne passou a disponibilizar uma página de status, que lista os “incidentes” (instabilidades e bugs) e em qual dos servidores está acontecendo. Os sites ScholarOne do SciELO estão hospedados no “Prod 4” (por isso "mc04“ na URL do sistema). • Essa página pode ser acessada pelo link: http://bit.ly/s1-status-page • Ao enfrentar algum problema no sistema, recomendamos acessar essa página para verificar se o problema já não foi detectado pela equipe do ScholarOne e o status atual. • Página atualizada diariamente. Lista dos incidentes/ problemas que ainda não foram resolvidos
  20. 20. DICAS E BOAS PRÁTICAS: BLOQUEADOR DE POP-UPS • Lembrem-se sempre de configurar os navegadores para não bloquear os pop-ups do ScholarOne. • Caso o navegador esteja com os pop-ups bloqueados, não será possível enviar nenhum e-mail pelo sistema. • Isso, por consequência, impedirá a realização de ações que exigem o envio de um e-mail para serem efetuadas como, por exemplo, a tomada de decisão final, e-mail de designação a Editores Associados etc. Como saber que os pop- ups estão bloqueados no Google Chrome
  21. 21. DICAS E BOAS PRÁTICAS: BLOQUEADOR DE POP-UPS Como saber que os pop-ups estão bloqueados no Firefox
  22. 22. DICAS E BOAS PRÁTICAS: BLOQUEADOR DE POP-UPS Como saber que os pop-ups estão bloqueados no Edge
  23. 23. DICAS E BOAS PRÁTICAS: UNSUBMIT & WITHDRAW • As opções unsubmit (devolver para o autor/rascunho) e withdraw (arquivar) estão sempre disponíveis pela guia Manuscript Files, no quadro Change Manuscript Status. • IMPORTANTE: • O unsubmit deve ser dado apenas em manuscritos que não tenham nenhum parecer. Dar unsubmit num manuscrito com pareceres irá fazer com que esses pareceres se percam e não há como recuperá-los. • O withdraw deve ser usado em casos que o autor desiste da publicação no periódico.
  24. 24. DICAS E BOAS PRÁTICAS: AT-A-GLANCE STATISTICS • Uma forma rápida de ter uma visão geral das estatísticas do periódico: • Quantidade de submissões por tipo de documento e periódo; • Tempos médios de tramitação; • Taxa de aceite; • Manuscritos pendentes de ação; e • Manuscrito que está há mais tempo sem uma decisão. • Podem ser visualizadas em: • Admin Center >> Reports >> At-A-Glance Statistics Exibe o manuscrito mais antigo ainda sem uma decisão.
  25. 25. DICAS E BOAS PRÁTICAS: REVIEWER SUMMARY • Relatório pronto que mostra informações referentes aos avaliadores: • Nome e e-mail. • Número de vezes que foi selecionado, unassigned, desconvidado, não respondeu, declinou, concordou e enviou a avaliação. • R-Score (quando aplicável). • Tempo médio de avaliação. • Permite filtrar por data de submissão, seleção, convite, designação e envio de avaliação. • O relatório pode ser gerado em: • Admin Center >> Reports >> User Performance Reports >> Standard Reports >> Reviewer Summary
  26. 26. DICAS E BOAS PRÁTICAS: INFORMAÇÕES DE CONTATO • Deve-se manter as informações de contato no sistema sempre atualizadas, pois populam grande parte dos e-mail templates. • Podem ser atualizadas em: • Admin Center >> Admin Tools >> Setup >> Configuration Settings >> Set E-mail Contacts ##EMAIL_CONTACT_ADMIN_CENTER_NAME## ##EMAIL_CONTACT_ADMIN_CENTER_EMAIL## ##EMAIL_CONTACT_EIC_CENTER_NAME## ##EMAIL_CONTACT_EIC_CENTER_EMAIL##
  27. 27. DICAS E BOAS PRÁTICAS: TRADUTOR DO GOOGLE CHROME • O uso do tradutor do Google Chrome interfere no funcionamento do sistema. • Alguns dos erros mais comuns são: • Não é possível fazer o upload de arquivos; • Não permite concluir a submissão, informando que a cover letter não foi preenchida/enviada. • Quando um usuário relatar um erro relacionado aos pontos acima, pergunte sempre se está com o tradutor do Chrome ativado; muitas vezes apenas desativá-lo já resolve o problema. • O problema é facilmente diagnosticado em sites que possuam somente o idioma Inglês instalado e, contudo, os screenshots enviados pelo autor o sistema aparece traduzido para o Português. Quando o tradutor estiver ativo, aparecerá esse símbolo na barra de endereço
  28. 28. DICAS E BOAS PRÁTICAS: ERRO DE FORMATO DE DATA • Na interface do site em português, não é possível alterar prazos, pois há um bug no site que faz com que dê um erro de formato de data inválido. • Esse já é um bug conhecido e, por enquanto, sem solução. • A alteração de prazos deve ser feita sempre na interface de inglês. Fazer a alteração de prazos sempre na interface em inglês do site.
  29. 29. AGENDA • Botão de voltar do navegador • Prazos e fuso horário • Tradução da interface • Gestão de usuários • Excesso de usuários admin • Não expirar todos os papéis • Exempt this person • EIC como autor (cegamento) • Dicas e boas práticas • Sessões de treinamento
  30. 30. SESSÕES DE TREINAMENTO • O ScholarOne oferece sessões gratuitas de treinamento para: • Admins • Editores • Relatório de estatísticas (Cognos) • Realizadas pela equipe do ScholarOne, em inglês; • Requer agendamento prévio. Consulte o calendário em: http://mchelp.manuscriptcentral.com/gethelpnow/training/register/
  31. 31. SESSÕES DE TREINAMENTO
  32. 32. SESSÕES DE TREINAMENTO
  33. 33. SESSÕES DE TREINAMENTO
  34. 34. SESSÕES DE TREINAMENTO
  35. 35. SESSÕES DE TREINAMENTO Também disponível no portal de ajuda do ScholarOne: manuais e video tutoriais

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