El Boletín Informativo es una apuesta de la SCA para comunicar nuestra gestión y mejorar los vínculos con el gremio. Este boletín pretende hacerse de forma colaborativa, así que los invitamos a que nos envíen sus comentarios y contenidos para publicar

1. Boletín
informativo
SCA

2. Imagen: http://www.ideachampions.com/weblogs/Thinking%20Man.jpg
La Gestión Documental es un proceso
cambiante, en constante evolución.
Con la llegada y masificación de las TIC, las
organizaciones han cambiado y con ellas sus
necesidades y expectativas. Nosotros como
Profesionales de la Información, estamos
llamados a satisfacer dichas necesidades, a
ofrecer productos y servicios ajustados a las
necesidades de las entidades y del entorno.
La Sociedad Colombiana de Archivistas, como
entidad gremial pretende fortalecer los lazos
entre colegas y profesionales de la
información, a fin de trabajar por objetivos
comunes y por el bien de nuestra profesión.
Estamos aquí para escucharlos y para abrir
espacios de diálogo que permitan fortalecernos
y darnos la visibilidad que como gremio
debemos tener.
El Boletín Informativo de la SCA, es una
apuesta que hacemos para comunicarnos con
todos nuestros asociados y el gremio en
general, para mostrarles lo que hacemos y lo
que queremos hacer. Bimensualmente, este
boletín saldrá al aire con contenidos y noticias
relevantes y esperamos que en el corto plazo
todos nuestros colegas y amigos hagan parte de
este gremio. 2

3. Introducción
El primer Boletín
Eventos
Seminario - Cúcuta
El Archivista Dice
La descripción archivística
no es suficiente
Lo que hacemos
Mesas de trabajo SCA
Conclusiones
El primer Boletín
www.scarchivistas.org
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4. INTRODUCCIÓN
La Junta Directiva de la Sociedad
Colombiana de Archivistas se
complace en presentar el primer
Boletín Informativo como una
herramienta de comunicación
permanente de la SCA con sus
afiliados y en general con toda la
comunidad archivística.
A partir de esta primera edición y
periódicamente estaremos
divulgando noticias, reseñas
bibliográficas, normatividad, artícul
os de
interés, eventos, planes, programas
y en general información relevante
y de actualidad.
www.scarchivistas.org
Junta Directiva 2013-2015
Sergio Gómez, Alexandra Cifuentes, Diego López, Heidy Abril, Juana
Fuentes, Nini Trujillo, Francia González, Diego Campos
Adicionalmente, este es un espacio abierto en donde todos estamos invitados a participar
a través de la construcción de contenidos textuales y/o gráficos que serán recibidos y
editados por la Comisión de Comunicaciones, encargada de publicar y difundir el Boletín.
Invitamos a todas las personas interesadas, para que hagan parte de esta iniciativa
aprovechando este espacio de participación que desde la SCA se ofrece con el propósito
de mantener canales de comunicación y contacto permanente. Los textos y aportes serán
recibidos en la cuenta de correo electrónico: comunicaciones@scarchivistas.org
“A veces sentimos que lo que hacemos es tan sólo una gota en el mar, pero el mar sería menos si le faltara esa gota”
– Madre Teresa de Calcuta –
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5. 5

6. Los próximos 24 y 25 de Abril
se llevará a cabo el Seminario
Taller Metodología para la
Valoración y Disposición
Documental, en la ciudad de
Cúcuta, Norte de Santander
El evento pretende abordar
temáticas de relevancia para el
gremio archivístico, como lo es
la metodología de
valoración, procesos a tener en
cuenta, legislación aplicable y
diagnóstico en general
El evento contará con la participación como conferencistas de Nini Johana
Trujillo, archivista y especialista en gerencia de proyectos y actualmente
presidenta de la SCA y Juana Carolina Fuentes, archivista quien actualmente es
tesorera de la SCA.
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7. INSERTE UNA IMÁGEN
Seminario Herramientas Archivísticas para la Gestión Documental
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Seminario SGDEA - Ibagué
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8. Estamos listos para ofrecer
cursos Online. Esperen pronto
más información! 8

9. EL ARCHIVISTA DICE
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Resumen: Se plantea la necesidad de
reconocer la importancia de los
metadatos en los software de gestión
documental, no solo aquellos que
atienden las necesidades archivísticas
sino a las del negocio.
Palabras clave: metadatos, software de
gestión documental, gestión electrónica
de documentos.
Diego Andrés Campos Gomez: Profesional de Sistemas de
Información, Bibliotecología y Archivística de la Universidad
de la Salle, Especialista en Gerencia Estratégica de
Negocios de la Universidad Sergio Arboleda. Labora para la
empresa IO Innovation Place, la cual ha desarrollado un
Software de Gestión Documental bajo en la tecnología
Microsoft – SharePoint. Actualmente actúa como
Vicepresidente de la Sociedad Colombiana de
Archivistas, de igual forma hace parte del Comité técnico
de Gestión Documental del AGN.
La descripción archivística no es suficiente
Por: Diego Andrés Campos Gómez
En las últimas Leyes, Acuerdos, Decretos y
Circulares que hacen referencia hacia la gestión
documental y concretamente al ciclo de vida de los
expedientes y documentos electrónicos contenidos en
SGDEA, se hace mención al tratamiento de los
metadatos.
Vale la pena ver un apartado del más reciente Acuerdo
004 de 2014 del Consejo Directivo del AGN, respecto al
tratamiento de los Metadatos: Artículo 21. “Los
expedientes electró-nicos se deben describir desde su
tramitación, teniendo en cuenta las normas
internacionales de descripción archivística, los
estándares y normas adoptados por el Archivo General
de la Nación y las políticas sobre interoperabilidad que
reglamente el Gobierno Nacional.”
Pero empecemos por el origen, es importante definir
etimológicamente el significado de la palabra
“Metadato”, ésta proviene del griego “Meta”
(Después de o más allá de) y del latín “data” (lo que
se da), de manera que juntos se describen algo como
“Sobre datos o datos sobre datos”.
Del mismo modo existe desde hace varios años
normatividad o estándares relativos al uso de
metadatos, como la ISAD-G, ISAAR-CPF o la ISO
23081 Procesos de gestión de documentos -
Metadatos para la gestión de documento, de manera
que existe desde la archivística iniciativas orientadas
hacia la normalización terminológica para la
descripción de documentos dentro de su ciclo de
vida.
Ahora bien, enfatizando en el motivo que originó
este artículo, es el tratamiento de los metadatos
que se gestionan en los software de gestión
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10. www.scarchivistas.org
La descripción archivística no es suficiente
Por: Diego Andrés Campos Gómez
documental, donde he identificado tres escenarios:
En el primer grupo se encuentran los software de
gestión documental básicos, aquellos donde se
registran metadatos pero no existe una normalización
responsable con el tratamiento de los metadatos que
se registran en los documentos y sus expedientes
electrónicos. Un sencillo ejemplo en esta primera clase
ocurre con las fechas, donde se puede encontrar en el
mismo software hasta varias estructuras de
fechas, por ejemplo: 22/01/2014 o 01/22/2014 o
2014/01/22.
En el segundo se localizan los software de gestión
documental que tienen una mayor estandarización de
los metadatos en los tratamientos de los documentos
y expedientes electrónicos, incluso cumplen de alguna
manera con lo que establece la ISAD-G y en el mejor
de los casos la ISO 23081, de manera que tienen
resuelto el cumplimiento de la normatividad relativa a
la descripción archivística.
Por ultimo están los software que cumplen los
estándares internacionales para el uso de metadatos
la gestión de los documentos y expedientes
electrónicos, pero que van más allá, es decir elevan el
concepto del uso de los metadatos, aquellos que no
solo cumplen con las exigencias archivísticas sino que
atienden las necesidades del usuario final, asimismo
permiten a los usuarios la creación dinámica y
controlada metadatos del negocio para la descripción
de documentos y expedientes sin dependencia del
proveedor del software.
Se imaginan por ejemplo si se está en una empresa
petrolera que además de capturar sus metadatos
archivísticos puede autónomamente crear sus
metadatos geográficos de suelos, exploración etc.
Estos metadatos de negocio son los que agregan
valor para el usuario final, quien es que
crea, recibe, tramita, consulta y recupera información
de su negocio.
Metadatos: Datos sobre los
datos. Información de
contexto, contenido y
estructura
Estoy convencido que del último grupo de software
de gestión documental es muy posible que en el
mercado se encuentre pocos productos, sin embargo
vale la pena analizar, dado que se da cumplimiento de
las regulaciones frente al uso de metadatos
archivísticos y de negocio de manera dinámica, al
mismo tiempo facilita la integración y optimización de
metadatos entre sistemas, como las que hoy exige el
Gobierno en Línea para el uso del algunos metadatos
en el estándar XML para la interoperabilidad entre
entidades públicas principalmente. GEL 3.1.
Si está pensando en adquirir un software de gestión
documental, es fundamental reconocer la
importancia los metadatos para tratamiento, 10

11. www.scarchivistas.org
La descripción archivística no es suficiente
Por: Diego Andrés Campos Gómez
integralidad y estandarización ya que esto
favorece a que se desencadene información
altamente fiable para los diferentes tipos de
usuarios del software.
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13. www.scarchivistas.org
Con la salida de la Resolución No
8934 de 2014 de la
Superintendencia de Industria y
Comercio, se crearon mesas de
trabajo con el fin de debatir el
alcance de dicha resolución y la
forma como los archivistas
debemos afrontarla. El trabajo se
ha extendido y en este momento
se están creando propuestas
de tablas de asignación salarial para los archivistas en los diferentes
niveles (técnico, tecnológico y profesional) y la regulación de las
empresas prestadoras de servicios archivísticos. Los invitamos a que
continúen pendientes de las convocatorias y participen activamente de
estas iniciativas.
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14. Se cumple un año de esta “nueva” Junta
Directiva y queremos celebrarlo con este primer
Boletín Informativo. Esta será una apuesta que
se irá consolidando y mejorando con el paso de
los días y que nos permitirá tener un espacio
más de comunicación y divulgación de nuestro
trabajo y gestión.
Sus comentarios y sugerencias para
mejorar, serán bienvenidas y esperamos su
participación activa en la conformación y
fortalecimiento de nuestro gremio. De los
trabajos que se están adelantado
actualmente, dependerá en gran medida, el
futuro de nuestra profesión.
Que sea esta la oportunidad de invitarlos a
participar en nuestro boletín, sus
ideas, exposición de proyectos, escritos
cortos, promoción de eventos, entre
otros, serán bienvenidos.
www.scarchivistas.org
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Equipo Editorial Sociedad Colombiana de Archivistas
Presidenta: Nini Johana Trujillo
Vicepresidente: Diego Campos
Comisión de Capacitaciones: Juana Fuentes
Comisión de Comunicaciones: Sergio Gómez
Imágenes tomadasde: http://www.freepik.es/