25 slides pour maîtriser le cahier des charges : Les étapes Place dans la démarche Valeur juridique Dispositif Cahier des charges (quoi) Cahier des charges (comment) Cahier des charges (exigences) Quelques bonnes pratiques Deux erreurs classiques Bordereau de prix Questionnaire fournisseurs et l'appel d'offres : Les étapes Le brief Les échanges après le brief La réunion intermédiaire La proposition Dépouillement et analyse Quelques bonnes pratiques Le bon de commande Le contrat

1. Cycle conduite de projet web
Le cahier des charges

2. Pourquoi un tel succès ?
• Par manque de méthode ! Dans 80% des cas le cahier
des charges fait office d’expression du besoin /
spécifications. C’est une erreur !
• Parce que c’est le document le plus important (après le
contrat) car il défini la relation entre client(s) et
prestataire(s)

3. Place dans la démarche
• Expression du • Spécifications • Cahier des charges
besoin détaillées – Décrit le cadre de la
relation entreprise /
– Exprime le besoin de – Décrit la solution prestataire pour la mise en
l’entreprise (vendre ses répondant au besoin œuvre des spécifications
• Etude de faisabilité
produits, communiquer, – Précise l’implémentation détaillées
etc.)
– Envisage plusieurs de la solution
scénarios en fonction du – S’appuie sur l’expression
besoin et de l’existant
– Toujours en réponse à un du besoin ou les
• Solutions techniques besoin spécifications
• Organisations
– Toujours avant les • Reprises de l’existant
spécifications

4. Cycle conduite de projet web
Le cahier des charges

5. Les étapes

6. Valeur juridique
Contrat
Cahier des charges
et ses annexes
Proposition
du prestataire

7. Dispositif
• Cahier des charges (CCTP)
• Contrat (CCAG + RC)
• Bordereau de prix (Annexe technico financière)
• Questionnaire aux fournisseurs

8. Cahier des charges (quoi)
• Contexte
– Motiver et donner une vue d’ensemble
– Présentation de l’entité = En quoi est-elle attractive pour un prestataire ?
– Présentation de l’existant = En quoi va-t-il impacter le projet ? Dans quelles proportions ?
– Objectifs du projet = Quels enjeux ? En quoi est-il une belle référence pour le prestataire ?
• Besoin
– Que doit faire la solution ? Comment ?
– Besoins fonctionnels = que doit faire la solution ?
– Synthèse de l’expression du besoin ou des spécifications + lien vers ces documents
• Prestations
– Que doit faire le prestataire ?
– Liste de prestations, loties en cohérence avec le type(s) de prestataire(s) souhaité(s)
– Le questionnaire aux fournisseurs et le bordereau de prix s’appuient sur cette liste
– Pour chaque prestation : élément(s) fourni(s), tâches demandées, Livrable(s)
contractuel(s)

9. Cas pratique
• Contexte
• Besoins
• Prestations attendues

10. Cahier des charges (comment)
• Exigences
– Indicateurs de performance
– Adapter le niveau au besoin mais aussi au budget !
– Par exemple, ADAE Argent et petits budgets ne font pas bon ménage
– Toujours essayer de quantifier ou de réduire à un choix binaire
– On doit pouvoir vérifier facilement l’atteinte de l’exigence
• Organisation générale
– Périmètre d’intervention de chaque acteur (MOA, AMOA, MOE, autres prestataires)
– Processus de validation, validations intermédiaires
– Recette provisoire (VABF), recette définitive (VSR)
• Cadre de la réponse
– Déroulement de l’appel d’offres, calendrier général, rendez-vous
– Modes de communication autorisés
– Documents à remettre, documents contractuels, forme des documents
– Critères de choix

11. Cahier des charges (exigences)
• Plateforme • Maintenance
– PHP, Microsoft, J2EE, Zope – Evolutive, corrective
– Dissociation SGBD / SA – En cas de crise
• Logiciels • Référencement
– Framework – Naturel, payant
– CMS – Pages satellites ou non
• Accessibilité • Gestion de projet
– ADAE – PAQ ou pas
– WAI (WCAG) – Suivi hebdomadaire
– Comptes-rendus de réunion
– Validations intermédiaires
• Hébergement
– Mutualisé, dédié, hosting
– Niveau de SLA
– Sécurité, sauvegarde, etc.

12. Cas pratique
• Contexte
• Besoins
• Prestations attendues
• Exigences
• Organisation
• Cadre

13. Quelques bonnes pratiques
• Dissocier besoin / prestations / exigences
• Ajuster exigences et budget
• Se prémunir de coûts de possession
• Automatiser le dépouillement

14. Deux erreurs classiques
• Vouloir tout mettre…
– Le nombre de chapitres augmente mais pas la précision
– Résultat : points importants dilués, exigences survolées, besoin imprécis…
– Se concentrer sur l’essentiel
• Sous estimer le travail de dépouillement
– C’est facile, il suffit de lire les propositions…
– Résultat : charge et délais ne sont pas tenus
– La rentabilité n’est pas tenue
– Intégrer le dépouillement dès la rédaction des documents d’appel d’offres

15. Bordereau de prix
• Comparer automatiquement les offres
– Charge de travail par lots, prestation et tâches
– Tarifs journaliers moyens
– Budget de chaque lots, prestation et tâches
• Générer automatiquement
– Tableau(x) de synthèse
– Graphiques
• Repose sur la liste des prestations
– Présentes dans le CCTP (cahier des charges)

18. Cas pratique
• Contexte
• Besoins
• Prestations attendues
• Exigences
• Organisation
• Cadre
• Bordereau de prix

19. Questionnaire fournisseurs
• Obtenir des réponses
– Concises
– Comparables
• Sur les points clés
– Budget
– Références
– Méthodologie
– …

21. Cas pratique
• Contexte
• Besoins
• Prestations attendues
• Exigences
• Organisation
• Cadre
• Bordereau de prix
• Questionnaire

22. Cycle conduite de projet web
L’appel d’offres

23. Les étapes

24. Le brief
• Comprendre le projet sans se précipiter
• Identifier les zones d’ombre
• Poser des questions pertinentes
• Le client doit se dire « celui-là m’a fait avancer ! »

25. Les échanges après le brief
• Début de la relation avec le client
• L’image se construit à ce moment là
• Trouver l’équilibre
• Postulats, charge et budget validés

26. La réunion intermédiaire
• Objectif : valider la proposition
• Et renforcer la relation

27. La proposition
• Adapter le plan en fonction de
– L’enjeu
– Du client
– De la relation avec le client
• Réaliser les choix
• Lister les tâches
• Evaluer la charge de travail
• Budgéter
• Planifier

28. Dépouillement et analyse
• Toujours dépouiller à plusieurs
• Moyenner les notes, vision plus équilibrée
• Si possible s’appuyer sur des grilles
• Limite les oublis, notes fermées donc objectives
• Automatise les calculs servant de base à l’analyse
• Mixer objectivité et intuition pour la décision finale
(interdit pour les appels d’offres publics).

29. Quelques bonnes pratiques
• Sélectionner des hommes pas une agence
• Exiger le CV
• Exiger la présence du CDP lors de la soutenance
• Exiger que le CDP présente la réponse

30. Le bon de commande
• Dans le cas d'un devis
– Bon de commande :
– Mention manuscrite "lu et approuvée"
– Date
– Signature du client
– Cachet
• Dans le cas de grandes entreprises
– Bon de commande adressé par le service achats

31. Le contrat
• Rarement utilisé
• Souvent signé après le projet
• Concrètement
– Proposition de contrat joint à la proposition commerciale
– Négociation entre experts juridiques
– Signature

32. Cas pratique
• Répondez à l’appel d’offres
• Choix d’outil
• Liste de prestations dans Excel
• Prix (options)
• Délais

33. Pour aller plus loin

35. • © Stéphane Bordage, breek.fr
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Toute représentation ou reproduction intégrale ou
partielle faite par quelque procédé que ce soit, sans le
consentement de l’auteur ou de ses ayant droits, est
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