La digitalizzazione degli studi legali

La digitalizzazione negli studi legali

Vantaggi, prospettive e sfide
per lo studio legale

Avv. Stefano Bendandi
Studio Legale
http://www.stefanobendandi.com
http://stefanobendandi.blogspot.com

© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Cosa vuol dire “informatizzare” ?

”dotare o dotarsi di attrez-
zature informatiche al
fine di riorganizzare la
propria attività valoriz-
zando l'apporto tecnolo-
gico”

Cosa vuol dire “digitalizzare” ?

”trasformare una infor-
mazione da formato ana-
logico a formato digitale
in modo che possa esse-
re letta da un computer”

Perché informatizzare
lo studio legale ?


Riduzione degli spazi di conservazione

• I moderni dischi rigidi
hanno capacità di
memorizzazione nel-
l'ordine dei TB (tera-
byte = migliaia di mi-
liardi di byte)
• In un disco di questo
genere possono es-
sere memorizzati mi-
lioni di file docu-
mento.

Centralizzazione delle informazioni

• Memorizzando le in-
formazioni in com-
puter dedicati (ser-
ver) le informazioni
possono essere cen-
tralizzate
• Questo facilita molte
attività di gestione
ed elaborazione dei
dati (backup, fattu-
razione elettronica)

Condivisione interna delle informazioni

• Le informazioni centra-
lizzate sono accessi-
bili da più postazioni
di lavoro attraverso
la tecnologia delle
reti locali (LAN)
• Questo favorisce la
condivisione e l'uso
delle informazioni
da parte di più sog-
getti all'interno di
una struttura

Uso delle tecnologie mobili

• La natura digitale dei
dati li rende pronti
ad essere facilmente
scambiati attraverso
strumenti di comu-
nicazione elettronica
e tecnologie mobili
(smartphone, PDA)
• Oggi molte attività
possono essere svol-
te da remoto

Competitività e qualità dei servizi

• Riduzione delle inefficienze, gestione semplifica-
ta, ottimizzazione dei tempi, elaborazione cen-
tralizzata e distribuzione dei dati con gli stru-
menti di comunicazione elettronica sono tutti
aspetti inerenti l'uso delle tecnologie informa-
tiche e telematiche che contribuiscono a mi-
gliorare la qualità dei servizi forniti e la compe-
titività dello studio legale
• Attraverso l'uso delle tecnologie è possibile mi-
gliorare le condizioni e l'ambiente di lavoro con
inevitabili riflessi interni ed esterni

Supporto alla digitalizzazione della P.A

• Esigenze di contenimento dei costi e di riduzione
dei tempi dei processi (non soltanto in ambito
giudiziario ma nell'intero comparto della P.A)
rendono il ricorso agli strumenti informatici e te-
lematici sempre più una necessità
• Negli ultimi tempi gli interventi compiuti dal le-
gislatore in questa direzione sono evidenti (pec
obbligatoria per i professionisti, accelerazione
entrata in vigore del processo telematico, ecc...)
• Nel futuro c'è da aspettarsi un forte incremento
di questa tendenza

In sintesi....

• Ottimizzazione dei cicli di elaborazione delle infor-
mazioni
• Creazione di un “patrimonio informativo” di dati e
conoscenze (knowledge management)
• Condivisione interna ed esterna delle informazioni
mediante strumenti di comunicazione elettronica
• Controllo dell'attività (processi, attività e performan-
ce) attraverso strumenti di reportistica
• Riduzione delle inefficienze e miglioramento orga-
nizzativo dell'attività
• Mantenimento della competitività e qualità dei ser-
vizi offerti

Quale dotazione a supporto
di uno studio informatizzato ?


Un esempio di studio informatizzato 1/3

• Uno o più elaboratori elettronici dotati di sistemi
operativi recenti e delle normali periferiche
(schermo LCD, tastiera ergonomica, lettori e
masterizzatori DVD, ecc...)
• Periferiche esterne (scanner, stampanti, ecc...) o
dispositivi per la memorizzazione dei dati (di-
schi esterni, unità di backup, ecc...)
• Applicativi/dispositivi a supporto dell'automazio-
ne di ufficio (Microsoft Office, OpenOffice,
agenda elettronica, gestionale dello studio, Po-
lisWeb, ecc...)


• Un collegamento alla rete Internet a larga banda
(ADSL) insieme con i dispositivi necessari (mo-
dem/router ADSL con tecnologia firewall)
• Applicativi e dispositivi a supporto delle
comunicazioni elettroniche (posta elettronica,
PEC, Voice Over Ip, videoconferenza, chat,
ecc...), la ricerca delle informazioni e la
navigazione su Internet (browser)
• Applicativi ed altri strumenti per l'accesso e la
consultazione delle banche dati giuridiche
anche online


• Un server per la gestione condivisa delle informa-
zione e dei documenti al quale accedono tutte
le altre postazioni di lavoro
• Una rete locale, preferibilmente cablata (LAN),
per collegare tra loro il server, le varie posta-
zioni e le periferiche e condividere l'accesso
alla rete Internet
• Applicativi e procedure a supporto della sicurez-
za (personal firewall, antivirus, antispyware,
strumenti per la crittografia dei dati, aggior-
namenti per la sicurezza, ecc...)

Aspetti connessi con la
informatizzazione


Valutazione dell'impatto

• La scelta del giusto livello di informatiz-
zazione deve essere fatta in funzione
delle caratteristiche della struttura e
delle sue concrete esigenze
• Informatizzare uno studio non è un atti-
vità che si fa a “costo zero”, poiché ri-
chiede un investimento di risorse e di
tempo necessari per lo startup


Valutazione dell'impatto

• L'uso dell'Information Technology a sup-
porto della sola automazione delle atti-
vità di ufficio, pur se conveniente, è ri-
duttivo
• I veri benefici si ottengono invece quan-
do la tecnologia incide significativa-
mente sugli aspetti organizzativi attra-
verso un rinnovamento delle modalità
di lavoro e di conduzione della propria
attività

Sicurezza informatica

• L'elaborazione dei dati digitali attraverso i sistemi
elettronici (informatici e di comunicazione) li
espone ad una serie di rischi intrinseci:
✔ Rischio di perdita di riservatezza (es. accesso abu-
sivo od erronea comunicazione a soggetti non
autorizzati, sottrazione furtiva, ecc...)
✔ Rischio di perdita di integrità (es . i dati sono alte-
rati in modo accidentale o doloso, ecc...)
✔ Rischio di perdita di disponibilità (es. i dati sono
cancellati o distrutti, il funzionamento dei siste-
mi elettronici è alterato o impedito, ecc...)


Le misure di sicurezza

• Per mitigare tutti questi rischi vanno adottate del-
le opportune misure di sicurezza
• Una misura di sicurezza è un complesso di attività
e di protezioni di natura fisica, tecnologica od
organizzativa dirette ad evitare il verificarsi di
eventi dannosi (es. alterazione dei dati, accesso
abusivo a sistemi informatici, ecc....)
• Gli eventi dannosi rilevanti sono quelli che ri-
guardano direttamente o indirettamente i dati
elaborati attraverso i sistemi elettronici


Esempi di misure di sicurezza

• Esempi di misure fisiche sono le casseforti, gli
armadi con serrature, le porte di accesso ai lo-
cali, l'antincendio, gli antifurti elettronici, ecc...
• Esempi di misure tecnologiche sono gli antivirus, i
personal firewall, l'autenticazione informatica
basata su password, le autorizzazioni sui dati,
ecc...
• Esempi di misure organizzative sono l'analisi dei
rischi, l'esecuzione e la conservazione di copie
di backup dei dati, la gestione centralizzata del-
le password degli utenti, ecc...

Quali sono i costi di una mancata
adozione delle misure ?

• Tentare di porre riparo agli eventi dannosi, una
volta verificatisi, è più oneroso che adottare le
misure di sicurezza
• La perdita di riservatezza dei dati può, a seconda
dei casi, integrare anche una ipotesi di viola-
zione del segreto professionale, dando luogo a
problematiche deontologiche
• La perdita, l'alterazione o la mancanza di dispo-
nibilità dei dati per qualsiasi evento (intrusioni,
terremoti, incendi, malfunzionamenti, ecc...)
può paralizzare una intera attività lavorativa

Protezione dei dati personali (privacy)

• Gli avvocati svolgono un tipo di attività profes-
sionale che li porta a conoscenza di una grande
quantità di informazioni personali, spesso di na-
tura sensibile (es. dati idonei a rivelare lo stato
di salute, il credo religioso, le opinioni politi-
che, ecc...)
• Essi sono quindi tra i principali destinatari della
normativa sulla protezione dei dati personali
(D. Lgs. 196/03), di cui devono rispettare gli
obblighi, compresi quelli relativi all'applicazio-
ne delle misure di sicurezza minime ed idonee

Autorizzazione al trattamento
dei dati sensibili

• Oltre alle norme del codice, si applicano anche le
prescrizioni di cui al provvedimento nr. 4/2009
(autorizzazione al trattamento dei dati sensibili
da parte del professionista) che regolamenta-
no:
✔ Ambito di applicazione e soggetti interessati
✔ Finalità e modalità del trattamento
✔ Conservazione dei dati, comunicazione e diffusio-
ne
✔ Efficacia temporale e norme finali


Codice di deontologia

• Codice di deontologia e di buona condotta per i
trattamenti di dati personali ai fini delle inve-
stigazioni difensive
• Contiene prescrizioni volte a favorire l'adozione
di comportamenti deontologici e di buona
condotta con riferimento a taluni aspetti critici
dei trattamenti (es. conservazione e cancella-
zione dei dati, comunicazione e diffusioni, in-
formativa unica, regole per avvalersi di altri
soggetti professionali)


Principali obblighi in materia

• Trattare solo i dati necessari e pertinenti alle fina-
lità perseguite
• Dare ai soggetti interessati la necessaria informa-
tiva sul trattamento dei dati (anche nelle ipote-
si in cui non è richiesto il consenso del sogget-
to)
• Applicare ai trattamenti, effettuati con e senza gli
strumenti elettronici, le misure minime previste
dall'allegato B e le misure di protezione idonee
(art. 31)


Codice deontologico forense

• Art. 17 (Informazioni sull'attività professionale): l’av-
vocato può dare informazioni sulla propria attività
professionale. Il contenuto e la forma dell’infor-
mazione devono essere coerenti con la finalità del-
la tutela dell’affidamento della collettività e ri-
spondere a criteri di trasparenza e veridicità, il ri-
spetto dei quali è verificato dal competente Con-
siglio dell’Ordine. Quanto al contenuto, l’informa-
zione deve essere conforme a verità e correttezza
e non può avere ad oggetto notizie riservate o co-
perte dal segreto professionale.
• L’avvocato non può rivelare al pubblico il nome dei
propri clienti, ancorché questi vi consentano.


• Quanto alla forma e alle modalità, l’informazione
deve rispettare la dignità e il decoro della pro-
fessione. In ogni caso, l’informazione non deve
assumere i connotati della pubblicità inganne-
vole, elogiativa, comparativa.
• Sono consentite, a fini non lucrativi, l’organizza-
zione e la sponsorizzazione di seminari di stu-
dio, di corsi di formazione professionale e di
convegni in discipline attinenti alla professione
forense da parte di avvocati o di società o di as-
sociazioni di avvocati.


• Art. 17 bis (Modalità dell'informazione): l’avvocato che intende
dare informazione sulla propria attività professionale deve in-
dicare:
✔ la denominazione dello studio, con la indicazione dei no-
minativi dei professionisti che lo compongono qualora
l’esercizio della professione sia svolto in forma associata
o societaria;
✔ il Consiglio dell’Ordine presso il quale è iscritto ciascuno
dei componenti lo studio;
✔ la sede principale di esercizio, le eventuali sedi secondarie
ed i recapiti, con l’indicazione di indirizzo, numeri tele-
fonici, fax, e-mail e del sito web, se attivato. Il titolo pro-
fessionale che consente all’avvocato straniero l’esercizio
in Italia, o che consenta all’avvocato italiano l’esercizio
all’estero, della professione di avvocato in conformità
delle direttive comunitarie.


• Può indicare:
✔ i titoli accademici;
✔ i diplomi di specializzazione conseguiti presso gli istituti
universitari;
✔ l’abilitazione a esercitare avanti alle giurisdizioni superiori;
✔ i settori di esercizio dell’attività professionale e, nell’ambi-
to di questi, eventuali materie di attività prevalente;
✔ le lingue conosciute;
✔ il logo dello studio;
✔ gli estremi della polizza assicurativa per la responsabilità
professionale;
✔ l’eventuale certificazione di qualità dello studio;



• L’avvocato può utilizzare esclusivamente i siti web
con domini propri e direttamente riconducibili a
sé, allo studio legale associato o alla società di av-
vocati alla quale partecipa, previa comunicazione
tempestiva al Consiglio dell’Ordine di appartenen-
za della forma e del contenuto in cui è espresso.
• Il professionista è responsabile del contenuto del sito
e in esso deve indicare i dati previsti dal primo
comma.
• Il sito non può contenere riferimenti commerciali
e/o pubblicitari mediante l’indicazione diretta o
tramite banner o pop-up di alcun tipo.


Alcune riflessioni

• Il professionista che si avvale di un sito web per dare in-
formazioni sulla propria attività è obbligato al rispetto
di particolari obblighi di comunicazione all'ordine lo-
cale e di trasparenza, sia con riferimento alle risorse
utilizzate (es. nomi di dominio) che ai contenuti (es. ti-
pologia delle informazioni presenti sul sito, assenza di
pubblicità, ecc...)
• La norma prende a riferimento esclusivamente i siti web
ma nel frattempo le tecnologie di comunicazione su
Internet si sono ulteriormente evolute (es. social net-
work, blog, microblog, ecc...)
• Come deve comportarsi il professionista qualora intenda
utilizzare anche queste differenti tecnologie


Alcune riflessioni

• Gli è consentito utilizzarle ed entro quali limiti ?
• Per esempio, un professionista può fornire informa-
zioni sulla propria attività, iscrivendosi ad un social
network oppure aprendo un blog ?
• Dal tenore letterale delle disposizioni citate sembre-
rebbe di no, anche se, da un certo punto di vista,
sia i social network che i blog potrebbero essere
assimilati tipologicamente alla categoria dei siti
web
• E che dire di altre questioni, come la presenza della
pubblicità in queste piattaforme ?


Images courtesy: wikimedia


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