1. Fête de la musique
Saint-Saturnin sur Loire
le 14 juin 2014
2.
3. Organisation de la soirée
1. Présentation générale de la fête de la musique
L’association, les lieux, la programmation…
Les besoin en bénévoles
2. Renseignements et inscription sur les différents « stands »
3. Échanges autour d’un verre
4. Les Satur’Zik
Association créée en janvier 2013 pour organiser la fête de la musique
Un CA composé de 12 personnes
Fonctionnement par commissions (programmation, restauration,
circulation, finances, communication…)
6. Le financement
Budget prévisionnel : environ 15 000 €
Subventions :
• CCLA : 3 000 €
• Mairie de Saint-Saturnin : 1 500 €
Sponsors
• environ 3 000 €
Vente sur les bars et la restauration
• Assurer 7 500 € de marge sur les recettes
7. Une manifestation
éco-responsable
Location de toilettes sèches
Tri sélectif
Utilisation de gobelets consignés pour la bière
Achat de fourniture en local de préférence
Vaisselle non jetable
Décoration du site à partir de matériaux de récupération
18. Participer
-
Le jour J
par roulement sur des créneaux de 2 heures
à la restauration, à la gestion des scènes,
à l’accueil des artistes, aux parkings, aux caisses…
Avant et après
la veille, l’avant-veille pour installer le matériel,
préparer le site
le lendemain pour ranger, ramener le matériel
S’engager
remplir un fiche individuelle
donner ses coordonnées et signer
être identifié par un badge
20. Stand « Restauration & bars »
Besoins = 70 bénévoles
• Fabrication du plat chaud pour 300 personnes.
• Cueillette des fraises + préparation.
• Installation des stands (la veille, la jour-même, le lendemain).
• Approvisionnement des stands.
• Service aux buvettes + Point restauration - Cuisson frites -
Fabrication sandwichs , crêpes...
• Vaisselle
Besoins en matériel :
• Rice cooker (auto cuiseur riz)
• Grandes gamelles
• Trépieds + Bouteilles de gaz
21. Stand « animation & déco »
Aménagement et décoration du site
Plusieurs idées :
• Décoration du site avec des objets de récupération
• Création d’un jardin sonore
• Animation lumineuse de la tour
Flash mob musical
22. Stand « caisses »
8 bénévoles sur le créneau 18h 30- 22 h 30 : 2x2 personnes
par caisse sur 2 créneaux de 2 heures
2 bénévoles de 22h 30 à 0 h 30 (fermeture d'une des 2
caisses)
Soit au total 10 bénévoles (à moduler en fonction de la
longueur des créneaux proposés par les bénévoles)
Vente de tickets
23. Stand « Artistes & Scènes »
Besoins :
Installer le matériel sur les scènes la samedi après-midi
Installer des panneaux avec la programmation musicale
Gérer les besoins des groupes pendant la fête
Accueillir les artistes et les installer dans la salle des fêtes,
donner des badges, donner des tickets repas
24. Stand « Circulation & Parkings »
21 bénévoles sur 3 tours = 63 bénévoles
Au rond point pour diriger les gens
Aux accès barrés pour les riverains
Sur les parkings pour aider à se garer
Communication par talkie walkie pour suivre le
remplissage des 3 parkings
25. Stand « régie »
Réception, installation, montage et
démontage du matériel, rangement
100 ganivelles
6 barnums
2 bars
Tables, chaises
Installation de la restauration
• Aller chercher le matériel la veille à Vauchrétien, Brissac et Chemellier.
• Monter, installer la veille.
• Démonter le lendemain.
• Rapporter le matériel le lundi.
26. Stand « Les Satur ’Zik »
Questions diverses
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