How to write an information report that your customer WILL read

www.mataninfo.co.il sarit.haim@gmail.com 054-8035645
‫דו‬ ‫כתיבת‬"‫מידעני‬ ‫ח‬
‫כלים‬,‫ויצירתיות‬ ‫מתודולוגיה‬
1

‫מידע‬ ‫עומס‬ ‫של‬ ‫בעידן‬ ‫הלב‬ ‫תשומת‬ ‫על‬ ‫הקרב‬
‫דעת‬ ‫והסחות‬
‫גוגל‬ ‫עידן‬ ‫זמן‬ ‫זוללי‬

‫ביום‬ ‫קשב‬ ‫חלוקת‬
‫ממוצע‬ ‫עבודה‬
3

‫ה‬ ‫בחיי‬ ‫יום‬"‫הסביר‬ ‫אדם‬"

‫ממוצע‬ ‫עבודה‬ ‫יום‬
•‫כ‬ ‫הוא‬ ‫ממוצע‬ ‫עבודה‬ ‫יום‬ ‫של‬ ‫אורכו‬-9‫שעות‬
–‫אימיילים‬
–‫עבודה‬ ‫פגישות‬
–‫איתור‬‫מידע‬
–‫מטלות‬‫ספציפיות‬
–‫לעבודה‬ ‫קשור‬ ‫שאינו‬ ‫זמן‬

‫עיקריים‬ ‫זמן‬ ‫זוללי‬
•‫קריאה‬‫אימיילים‬ ‫וכתיבת‬–28%‫מהזמן‬

‫עיקריים‬ ‫זמן‬ ‫זוללי‬
•‫לעבודה‬ ‫ישירות‬ ‫קשור‬ ‫שאינו‬ ‫זמן‬–20%‫מהזמן‬
–‫היום‬ ‫חדשות‬
–‫חברתיות‬ ‫רשתות‬
–‫באינטרנט‬ ‫גלישה‬
–‫הנייד‬ ‫בטלפון‬ ‫שימוש‬
–‫במשרד‬ ‫הקפה‬ ‫פינת‬

‫ממוצע‬ ‫ביום‬ ‫קשב‬ ‫חלוקת‬
28%
19%
14%
39%
‫אימיילים‬ ‫מידע‬ ‫איתור‬ ‫ארגונית‬ ‫פנים‬ ‫תקשורת‬ ‫ספציפיות‬ ‫משימות‬

‫ושות‬ ‫גוגל‬'
9

‫לבד‬ ‫מחפשים‬...
•‫דו‬ ‫פי‬ ‫על‬"‫חברת‬ ‫של‬ ‫ח‬McKinsey,‫עובד‬‫משקיע‬ ‫ממוצע‬
‫כ‬-1.8‫ביום‬ ‫שעות‬‫עבודתו‬ ‫לצורך‬ ‫מידע‬ ‫וניתוח‬ ‫חיפוש‬ ‫על‬
•‫עובד‬‫לארגון‬ ‫תפוקה‬ ‫מייצר‬ ‫לא‬ ‫בארגון‬ ‫עובדים‬ ‫חמישה‬ ‫כל‬ ‫על‬ ‫אחד‬
•‫דו‬ ‫פי‬ ‫על‬"‫של‬ ‫ח‬Outsell‫ממוצע‬ ‫מהנדס‬ ‫של‬ ‫החיפוש‬ ‫זמן‬
‫גדל‬‫ב‬–13%‫האחרון‬ ‫בעשור‬
•‫בממוצע‬,‫כ‬ ‫מבצע‬ ‫עובד‬‫שמונה‬‫רלבנטי‬ ‫מידע‬ ‫לאתר‬ ‫כדי‬ ‫חיפושים‬
•‫בשנת‬2013‫כ‬ ‫גוגל‬ ‫של‬ ‫החיפוש‬ ‫במנוע‬ ‫התבצעו‬–6‫מיליארד‬
‫יום‬ ‫כל‬ ‫חיפושים‬

‫מידע‬ ‫אין‬ ‫אם‬–‫בלי‬ ‫נסתדר‬...
•‫חברת‬ ‫של‬ ‫דוח‬ ‫פי‬ ‫על‬IDC‫עובד‬‫תוך‬ ‫מידע‬ ‫למצוא‬ ‫מצפה‬ ‫הידע‬
4‫דקות‬
•‫את‬ ‫יעשה‬ ‫שהוא‬ ‫הסיכויים‬ ‫מרבית‬ ‫מידע‬ ‫מוצא‬ ‫לא‬ ‫הוא‬ ‫אם‬‫אחד‬
‫מהדברים‬‫הבאים‬:
–‫המידע‬ ‫את‬ ‫ישחזר‬(recreate)
–‫יותר‬ ‫ישן‬ ‫במידע‬ ‫ישתמש‬
–‫קולגה‬ ‫ישאל‬
–‫במידע‬ ‫כלל‬ ‫ישתמש‬ ‫לא‬
–‫פרויקט‬ ‫יתחיל‬ ‫לא‬

‫מידע‬ ‫עומס‬ ‫של‬ ‫בעידן‬ ‫הלב‬ ‫תשומת‬ ‫על‬ ‫הקרב‬
‫דעת‬ ‫והסחות‬
‫גוגל‬ ‫עידן‬ ‫זמן‬ ‫זוללי‬

‫של‬ ‫הסלוגן‬KINDLE

‫המידען‬ ‫עבודת‬
•‫מידע‬ ‫חיפוש‬ ‫עבודת‬ ‫של‬ ‫זמן‬ ‫מינימום‬
•‫מקסימום‬...‫ליין‬ ‫בדד‬ ‫תלוי‬

‫ה‬-‫אתגר‬
•‫שלנו‬ ‫ללקוח‬ ‫גורמים‬ ‫אנחנו‬ ‫איך‬‫לקרוא‬‫הדו‬ ‫את‬"‫ח‬?
•‫זוכרים‬?
–‫כ‬ ‫לנו‬ ‫יש‬-4‫דקות‬!

‫של‬ ‫עידן‬(‫עומס‬)‫דעת‬ ‫והסחות‬ ‫מידע‬
•‫כללי‬ ‫ששת‬‫דו‬ ‫של‬ ‫ברזל‬"‫ח‬‫מידעני‬
–‫קצר‬/‫תמציתי‬
–‫בלבד‬ ‫הדברים‬ ‫עיקרי‬
–‫יכולות‬‫במסמך‬ ‫ניווט‬
–‫ויזואלי‬
–‫אמין‬
–‫אישית‬ ‫מותאם‬
–‫ומסקנות‬ ‫תובנות‬ ‫עם‬

‫הדו‬ ‫מבנה‬"‫ח‬
•‫דו‬"‫עיקריים‬ ‫חלקים‬ ‫מארבעה‬ ‫מורכב‬ ‫להיות‬ ‫צריך‬ ‫מידעני‬ ‫ח‬
–‫תוכן‬‫עניינים‬
–‫מנהלים‬ ‫תקציר‬
–‫המסמך‬ ‫גוף‬
–‫סיכום‬
•‫התקשרות‬ ‫פרטי‬ ‫את‬ ‫תשכחו‬ ‫אל‬...

‫עניינים‬ ‫תוכן‬
•‫להוות‬ ‫צריך‬ ‫העניינים‬ ‫תוכן‬‫מדויקת‬ ‫מראה‬‫האפשר‬ ‫ככל‬
‫הלקוח‬ ‫ששאל‬ ‫לשאלות‬
•‫לשאלה‬ ‫תשובה‬ ‫הוא‬ ‫נושא‬ ‫כל‬
•‫המסמך‬ ‫חלקי‬ ‫לכל‬ ‫ניווט‬

‫דוגמא‬

‫מנהלים‬ ‫תקציר‬
•‫כיתבו‬‫אותו‬‫רק‬‫אחרי‬‫את‬ ‫שסיימתם‬‫כולה‬ ‫העבודה‬
•‫ב‬ ‫בשימוש‬ ‫האפשר‬ ‫ככל‬ ‫המעיטו‬-‫העתק‬/‫הדבק‬
–‫כיתבו‬‫שלכם‬ ‫במילים‬
•‫סכמו‬‫את‬‫כל‬‫מה‬‫שלמדתם‬‫הנושא‬ ‫על‬
•‫הוסיפו‬‫תובנות‬‫ומסקנות‬‫מהחומר‬‫הנלמד‬
•‫אורך‬–½-¾‫עמוד‬
•‫הדו‬ ‫של‬ ‫ביותר‬ ‫החשוב‬ ‫החלק‬"‫ח‬

Key
points
About
the
report

‫המסמך‬ ‫גוף‬
•‫נושאים‬ ‫ולתת‬ ‫לנושאים‬ ‫פנימית‬ ‫חלוקה‬
•‫גרפים‬ ‫הוספת‬/‫ויזואלי‬ ‫ומידע‬ ‫טבלאות‬
•‫המידע‬ ‫למקורות‬ ‫הפנייה‬
Source
Visual
info.
Facts
and
figures
Title &
subtitle

‫דוגמא‬

Less is more
‫אחת‬ ‫טבלה‬
‫המידע‬ ‫כל‬ ‫עם‬

‫דוגמא‬

‫ביבליוגרפיה‬
•‫דו‬"‫אקדמית‬ ‫עבודה‬ ‫אינו‬ ‫מידעני‬ ‫ח‬
•‫ביבליוגרפיה‬ ‫בפרק‬ ‫צורך‬ ‫אין‬
•‫המסמך‬ ‫בגוף‬ ‫אינטגרלי‬ ‫כחלק‬ ‫המידע‬ ‫למקורות‬ ‫הפנייה‬
•‫ארוכים‬ ‫מלינקים‬ ‫הימנעו‬
–‫באמצעות‬ ‫אותם‬ ‫החביאו‬ctrl+K
–‫השתמשו‬ ‫או‬‫במקצרי‬URL
Source: Janes Defense Weekly, March 2014

‫התקשרות‬ ‫פרטי‬
•‫להיות‬ ‫צריך‬ ‫מידענות‬ ‫עבודת‬ ‫לכל‬"‫בית‬ ‫בעל‬"
•‫קלה‬ ‫נגישות‬‫ומיידית‬‫המסמך‬ ‫לכותב‬
•‫שיווק‬

‫מה‬‫מכלילים‬ ‫לא‬‫בדו‬"‫ח‬
•‫ראשון‬ ‫בגוף‬ ‫כתיבה‬
•‫אישיות‬ ‫הערות‬
•‫איכותי‬ ‫לא‬ ‫ממידע‬ ‫הסתייגויות‬/‫רלבנטי‬ ‫לא‬
•‫נוסף‬ ‫מחקר‬ ‫לבצע‬ ‫הלקוח‬ ‫של‬ ‫הפנייה‬
•‫כתיבה‬‫שלילית‬ ‫בנימה‬
•‫לפעולה‬ ‫המלצות‬

‫לעבודה‬ ‫נלווה‬ ‫מייל‬
•‫אישיות‬ ‫להערות‬ ‫המקום‬ ‫זה‬,‫הסתייגויות‬,‫וכד‬ ‫הבהרות‬'

‫הדו‬ ‫את‬ ‫מגישים‬ ‫שאתם‬ ‫לפני‬ ‫רגע‬"‫ח‬
•‫קיראו‬‫שוב‬ ‫אותו‬
•‫בידקו‬‫לאחרים‬ ‫גם‬ ‫מובן‬ ‫שהוא‬
•‫השאלות‬ ‫כל‬ ‫על‬ ‫עניתם‬ ‫האם‬?
•‫ויזואלי‬ ‫טקסט‬ ‫הכללתם‬ ‫האם‬?
•‫הלאה‬ ‫אותו‬ ‫להעביר‬ ‫יהיה‬ ‫אפשר‬ ‫האם‬?

‫המודרני‬ ‫למידען‬ ‫חשובות‬ ‫מיומנויות‬
•‫לטפל‬ ‫עיקר‬ ‫בין‬ ‫הבחנה‬
•‫למתקדמים‬ ‫אופיס‬ ‫תוכנות‬ ‫הכרת‬
•‫מידע‬ ‫עיבוד‬
•‫תיקצור‬‫מידע‬
•‫נתונים‬ ‫הצלבת‬
•‫עריכה‬ ‫כלי‬ ‫עם‬ ‫היכרות‬‫ואינפוגרפיקה‬
•‫יצירתיות‬

‫מעודכנים‬ ‫הישארו‬
/http://mataninfo.blogspot.co.il

‫ההקשבה‬ ‫על‬ ‫תודה‬!
34

How to write an information report that your customer WILL read

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Andere mochten auch

Andere mochten auch (7)

Mehr von Sarit Haim שרית חיים

Mehr von Sarit Haim שרית חיים (20)

How to write an information report that your customer WILL read