ch 7 5 Ed Organizational planning and goal setting

1. ORGANIZATIONAL PPLLAANNNNIINNGG
AANNDD GGOOAALL SSEETTTTIINNGG
CChhaapptteerr 77:: MMAANNAAGGEEMMEENNTT 55tthh EEddiittiioonn
BByy:: RRiicchhaarrdd DDaafftt
PPrreeppaarreedd bbyy::
SSaarraahh .. SS.. KKhhoorrsshheeeeddee ,, MMBBAA

2. OObbjjeeccttiivveess::
 DDeeffiinnee ggooaallss aanndd ppllaannss aanndd eexxppllaaiinn tthhee rreellaattiioonnsshhiipp
bbeettwweeeenn tthheemm..
 EExxppllaaiinn tthhee ccoonncceepptt ooff oorrggaanniizzaattiioonnaall mmiissssiioonn aanndd
hhooww iitt iinnfflluueenncceess ggooaall sseettttiinngg aanndd ppllaannnniinngg..
 DDeessccrriibbee tthhee ttyyppeess ooff ggooaallss aann oorrggaanniizzaattiioonn sshhoouulldd
hhaavvee aanndd wwhhyy tthheeyy rreesseemmbbllee aa hhiieerraarrcchhyy..
 DDeeffiinnee tthhee cchhaarraacctteerriissttiiccss ooff eeffffeeccttiivvee ggooaallss
 DDeessccrriibbee tthhee ffoouurr eesssseennttiiaall sstteeppss iinn tthhee MMBBOO
pprroocceessss..
 EExxppllaaiinn tthhee ddiiffffeerreennccee bbeettwweeeenn ssiinnggllee--uussee ppllaannss aanndd
ssttaannddiinngg ppllaannss..
 DDeessccrriibbee aanndd eexxppllaaiinn tthhee iimmppoorrttaannccee ooff tthhee tthhrreeee
ssttaaggeess ooff ccrriissiiss mmaannaaggeemmeenntt ppllaannnniinngg..
 DDiissccuussss hhooww ppllaannnniinngg iinn tthhee nneeww wwoorrkkppllaaccee ddiiffffeerrss
ffrroomm ttrraaddiittiioonnaall aapppprrooaacchheess ttoo ppllaannnniinngg..

3. OOvveerrvviieeww ooff ggooaallss aanndd ppllaannss
 GGooaall
aa ddeessiirreedd ffuuttuurree ssttaattee tthhaatt tthhee oorrggaanniizzaattiioonn
aatttteemmppttss ttoo rreeaalliizzee
 PPllaann
aa bblluueepprriinntt ssppeecciiffyyiinngg tthhee rreessoouurrccee
aallllooccaattiioonnss,, sscchheedduulleess,, aanndd ootthheerr aaccttiioonnss
nneecceessssaarryy ffoorr aattttaaiinniinngg ggooaallss..

4. Mission
Statement
Strategic Goals/Plans
Senior Management
(organization as a whole)
Tactical Goals/Plans
Middle Management
(major divisions, functions)
Operational Goals/Plans
Lower Management
(departments, individuals)
External Message
Legitimacy for:
investors,
suppliers,
customers,
community
Internal Message
legitimacy,
motivation,
guides,
rationale,
standards

5. PPuurrppoosseess ooff ggooaallss aanndd ppllaannss
 LLeeggiittiimmaaccyy.. AAnn oorrggaanniizzaattiioonn mmiissssiioonn
ddeessccrriibbeess wwhhaatt tthhee oorrggaanniizzaattiioonn ssttaannddss ffoorr
aanndd iittss rreeaassoonn ffoorr eexxiisstteennccee.. IItt ssyymmbboolliizzeess
lleeggiittiimmaaccyy ttoo eexxtteerrnnaall aauuddiieenncceess ssuucchh aass
iinnvveessttoorrss,, ssuupppplliieerrss,, aanndd ccuussttoommeerrss..
 SSoouurrccee ooff mmoottiivvaattiioonn aanndd ccoommmmiittmmeenntt..
GGooaallss aanndd ppllaannss ffaacciilliittaattee eemmppllooyyeeeess’’
iiddeennttiiffiiccaattiioonn wwiitthh tthhee oorrggaanniizzaattiioonn aanndd
hheellpp mmoottiivvaattee tthheemm bbyy rreedduucciinngg
uunncceerrttaaiinnttyy aanndd ccllaarriiffyyiinngg wwhhaatt tthheeyy
sshhoouulldd aaccccoommpplliisshh..
GGooaall pprroovviiddeess tthhee ““wwhhyy”” ooff aann oorrggaanniizzaattiioonn
oorr ssuubbuunniitt’’ss eexxiisstteennccee,, aa ppllaann tteellllss tthhee ““hhooww””..

6.  GGuuiiddeess ttoo aaccttiioonn.. GGooaallss aanndd ppllaannss pprroovviiddee
aa sseennssee ooff ddiirreeccttiioonn.. TThheeyy ffooccuuss aatttteennttiioonn
oonn ssppeecciiffiicc ttaarrggeettss aanndd ddiirreecctt eemmppllooyyeeee
eeffffoorrttss ttoowwaarrdd iimmppoorrttaanntt oouuttccoommeess..
 RRaattiioonnaallee ffoorr ddeecciissiioonnss.. TThhrroouugghh ggooaall
sseettttiinngg aanndd ppllaannnniinngg,, mmaannaaggeerrss lleeaarrnn wwhhaatt
tthhee oorrggaanniizzaattiioonn iiss ttrryyiinngg ttoo aaccccoommpplliisshh..
 SSttaannddaarrdd ooff ppeerrffoorrmmaannccee.. BBeeccaauussee ggooaallss
ddeeffiinnee ddeessiirreedd oouuttccoommeess ffoorr tthhee
oorrggaanniizzaattiioonn,, tthheeyy aallssoo sseerrvvee aass
ppeerrffoorrmmaannccee ccrriitteerriiaa..

7. Mission
Statement
Strategic Goals/Plans
Senior Management
(organization as a whole)
Tactical Goals/Plans
Middle Management
(major divisions, functions)
Operational Goals/Plans
Lower Management
(departments, individuals)

8. EExxaammppllee::
 TThhee oovveerraallll ppllaannnniinngg pprroocceessss pprreevveennttss mmaannaaggeerrss
ffrroomm tthhiinnkkiinngg mmeerreellyy iinn tteerrmmss ooff ddaayy--ttoo--ddaayy
aaccttiivviittiieess.. WWhheenn oorrggaanniizzaattiioonnss ddrriifftt aawwaayy ffrroomm
ggooaallss aanndd ppllaannss,, tthheeyy ttyyppiiccaallllyy ggeett iinnttoo ttrroouubbllee..
TThhiiss ooccccuurrrreedd aatt AAmmeexx LLiiffee AAssssuurraannccee,, aann
AAmmeerriiccaann EExxpprreessss ssuubbssiiddiiaarryy bbaasseedd iinn SSaann RRaaffaaeell,,
CCaalliiffoorrnniiaa.. AA nneeww pprreessiiddeenntt iimmpplleemmeenntteedd aa ssttrroonngg
ppllaannnniinngg ssyysstteemm tthhaatt iilllluussttrraatteess tthhee ppoowweerr ooff
ppllaannnniinngg ttoo iimmpprroovvee oorrggaanniizzaattiioonnaall ppeerrffoorrmmaannccee

9.  Sarah Nolan knew that the chairman of AAmmeerriiccaann EExxpprreessss wwaass aa
sseellff--pprrooffeesssseedd mmaanniiaacc oonn qquuaalliittyy.. BBuutt wwhheenn NNoollaann aarrrriivveedd aass tthhee
nneeww pprreessiiddeenntt ooff AAmmeexx LLiiffee AAssssuurraannccee,, sshhee ffoouunndd aa ppaappeerrwwoorrkk
aasssseemmbbllyy lliinnee tthhaatt sseerrvveedd ccuussttoommeerrss aatt aa ssnnaaiill''ss ppaaccee.. AA ssiimmppllee
cchhaannggee ooff aaddddrreessss ttooookk ttwwoo ddaayyss;; sseennddiinngg oouutt aa nneeww iinnssuurraannccee
ppoolliiccyy ttooookk aatt lleeaasstt tteenn.. NNoollaann''ss pprriimmaarryy ggooaall wwaass ttoo ggeett eevveerryyoonnee
aatt AAmmeexx wwoorrkkiinngg ttooggeetthheerr wwhhiillee kkeeeeppiinngg tthhee ffooccuuss oonn tthhee
ccuussttoommeerr.. SShhee sseenntt ffiivvee mmaannaaggeerrss rreepprreesseennttiinngg ddiiffffeerreenntt
ssppeecciiaallttiieess ttoo aann eemmppttyy ooffffiiccee ppaarrkk aanndd ttoolldd tthheemm ttoo iimmaaggiinnee tthheeyy
wweerree sseettttiinngg uupp aann eennttiirreellyy nneeww bbuussiinneessss.. NNoollaann ggaavvee tthhee ggrroouupp
oonnllyy tthhrreeee rruulleess ttoo ffoollllooww iinn tthheeiirr ttaasskk ooff ppllaannnniinngg aa nneeww ooppeerraattiioonn::
 AA MMEEXX LLIIFFEE AASSSSUURRAANNCCEE

 11.. PPuutt tthhee ccuussttoommeerr ffiirrsstt..
 22.. DDoonn''tt ccooppyy aannyytthhiinngg wwee ddoo hheerree..
 33.. BBee rreeaaddyy ttoo pprroocceessss aapppplliiccaattiioonnss yyoouurrsseellvveess iinn ssiixx mmoonntthhss..
 WWhheenn tthhee ppllaannnniinngg ggrroouupp rreettuurrnneedd,, tteenn llaayyeerrss ooff ppeerrssoonnnneell hhaadd
bbeeeenn ccoollllaappsseedd iinnttoo tthhrreeee,, eeaacchh ooff wwhhiicchh wwoouulldd ddeeaall ddiirreeccttllyy wwiitthh
tthhee ppuubblliicc.. FFeewweerr eemmppllooyyeeeess wweerree nneeeeddeedd,, ssoo mmoorree tthhaann oonnee--tthhiirrdd
wweerree ttrraannssffeerrrreedd ttoo ootthheerr ddiivviissiioonnss.. EExxppeennsseess wweerree ccuutt iinn hhaallff aanndd
pprrooffiittaabbiilliittyy iinnccrreeaasseedd ssiixxffoolldd.. NNoollaann uusseedd ppllaannnniinngg ttoo hheellpp
mmaannaaggeerrss bbrreeaakk oouutt ooff tthheeiirr ffooccuuss oonn ddaayy--ttoo--ddaayy aaccttiivviittiieess aanndd
rreeoorriieenntt tthhee ccoommppaannyy ttoowwaarrdd iittss ssttrraatteeggiicc ggooaall ooff ccuussttoommeerr
ssaattiissffaaccttiioonn ..1122

10. GGooaallss iinn oorrggaanniizzaattiioonnss
 TThhee oovveerraallll ppllaannnniinngg pprroocceessss
bbeeggiinnss wwiitthh aa mmiissssiioonn ssttaatteemmeenntt
aanndd ssttrraatteeggiicc ggooaallss ffoorr tthhee
oorrggaanniizzaattiioonn aass aa wwhhoollee..

11. MMiissssiioonn
 TThhee oorrggaanniizzaattiioonn’’ss rreeaassoonn ffoorr eexxiisstteennccee..
MMiissssiioonn ssttaatteemmeenntt
 AA bbrrooaaddllyy ssttaatteedd ddeeffiinniittiioonn ooff tthhee
oorrggaanniizzaattiioonn’’ss bbaassiicc bbuussiinneessss ssccooppee aanndd
ooppeerraattiioonnss tthhaatt ddiissttiinngguuiisshheess iitt ffrroomm
ssiimmiillaarr ttyyppeess ooff oorrggaanniizzaattiioonnss..

12. EExxaammppllee::
Mission Statement for Mail Boxes Etc.
Our Mission
Making Business Easier Worldwide Through Our Service and
Distribution Network, Delivering Personalized and Convenient
Business Solutions With World-Class Customers Service.
Our Core Values
Caring العناية Honesty الصدق Fairness النصصاف Commitment
التزام
Integrity النزاهة Trust الثقة Respect الحتترام Accountability ال
مساءلة

13. GGooaallss aanndd ppllaannss
 SSttrraatteeggiicc ggooaallss.. BBrrooaadd ssttaatteemmeennttss ooff
wwhheerree tthhee oorrggaanniizzaattiioonn wwaannttss ttoo bbee
iinn tthhee ffuuttuurree;; ppeerrttaaiinn ttoo tthhee
oorrggaanniizzaattiioonn aass aa wwhhoollee rraatthheerr tthhaann
ttoo ssppeecciiffiicc ddiivviissiioonnss oorr ddeeppaarrttmmeennttss..
 SSttrraatteeggiicc ppllaannss.. TThhee aaccttiioonnss sstteeppss bbyy
wwhhiicchh aann oorrggaanniizzaattiioonn iinntteennddss ttoo
aattttaaiinn iitt’’ss ssttrraatteeggiicc ggooaallss..

14.  TTaaccttiiccaall ggooaallss.. GGooaallss tthhaatt ddeeffiinnee tthhee
oouuttccoommeess tthhaatt mmaajjoorr ddiivviissiioonnss aanndd
ddeeppaarrttmmeennttss mmuusstt aacchhiieevvee iinn oorrddeerr
ffoorr tthhee oorrggaanniizzaattiioonn ttoo rreeaacchh iitt’’ss
oovveerr--aallll ggooaallss..
 TTaaccttiiccaall ppllaannss.. PPllaannss ddeessiiggnneedd ttoo hheellpp
eexxeeccuuttee mmaajjoorr ssttrraatteeggiicc ppllaannss aanndd ttoo
aaccccoommpplliisshh aa ssppeecciiffiicc ppaarrtt ooff tthhee
ccoommppaannyy’’ss ssttrraatteeggyy..

15.  OOppeerraattiioonnaall ggooaallss.. SSppeecciiffiicc,,
mmeeaassuurraabbllee rreessuullttss eexxppeecctteedd ffrroomm
ddeeppaarrttmmeennttss,, wwoorrkk ggrroouuppss,, aanndd
iinnddiivviidduuaallss wwiitthhiinn tthhee oorrggaanniizzaattiioonn..
 OOppeerraattiioonnaall ppllaannss.. PPllaannss ddeevveellooppeedd
aatt tthhee oorrggaanniizzaattiioonn’’ss lloowweerr lleevveellss
tthhaatt ssppeecciiffyy aaccttiioonn sstteeppss ttoowwaarrdd
aacchhiieevviinngg ooppeerraattiioonnaall ggooaallss aanndd tthhaatt
ssuuppppoorrtt ttaaccttiiccaall ppllaannnniinngg aaccttiivviittiieess..

16. HHiieerraarrcchhyy ooff GGooaallss
 EEffffeeccttiivveellyy ddeessiiggnneedd oorrggaanniizzaattiioonnaall
ggooaallss ffiitt iinnttoo aa hhiieerraarrcchhyy;; tthhaatt iiss,, tthhee
aacchhiieevveemmeenntt ooff ggooaallss aatt llooww lleevveellss
ppeerrmmiittss tthhee aattttaaiinnmmeenntt ooff hhiigghh--lleevveell
ggooaallss ..
 TThhiiss iiss ccaalllleedd aa mmeeaannss--eennddss cchhaaiinn
wwhhiicchh iinn ttuurrnn lleeaadd ttoo tthhee aattttaaiinnmmeenntt
ooff ssttrraatteeggiicc ggooaallss.. SSttrraattee

17. CCrriitteerriiaa ooff eeffffeeccttiivvee ggooaallss
 SSppeecciiffiicc aanndd mmeeaassuurraabbllee.. WWhheenn
ppoossssiibbllee,, ggooaallss sshhoouulldd bbee eexxpprreesssseedd
iinn qquuaannttiittaattiivvee tteerrmmss,, ssuucchh aass
iinnccrreeaassiinngg pprrooffiittss bbyy 22 ppeerrcceenntt..
 CCoovveerr kkeeyy rreessuulltt aarreeaass.. GGooaallss ccaannnnoott
bbee sseett ffoorr eevveerryy aassppeecctt ooff eemmppllooyyeeee
bbeehhaavviioorr oorr oorrggaanniizzaattiioonnaall
ppeerrffoorrmmaannccee;; iiff tthheeyy wweerree,, tthheeiirr
sshheeeerr nnuummbbeerr wwoouulldd rreennddeerr tthheemm
mmeeaanniinngglleessss..

18.  CChhaalllleennggiinngg bbuutt rreeaalliissttiicc.. GGooaallss
sshhoouulldd bbee cchhaalllleennggiinngg bbuutt nnoott
uunnrreeaassoonnaabbllyy ddiiffffiiccuulltt..
 DDeeffiinneedd ttiimmee ppeerriioodd.. GGooaallss sshhoouulldd
ssppeecciiffyy tthhee ttiimmee ppeerriioodd oovveerr wwhhiicchh
tthheeyy wwiillll bbee aacchhiieevveedd..
 LLiinnkkeedd ttoo rreewwaarrddss.. TThhee uullttiimmaattee
iimmppaacctt ooff ggooaallss ddeeppeennddss oonn tthhee
eexxtteenntt ttoo wwhhiicchh ssaallaarryy iinnccrreeaasseess,,
pprroommoottiioonnss,, aanndd aawwaarrddss aarree bbaasseedd
oonn ggooaall aacchhiieevveemmeenntt..

19. Planning ttyyppeess aanndd mmooddeellss
PPuurrppoossee ooff ppllaannnniinngg aanndd ggooaall
sseettttiinngg iiss ttoo hheellpp tthhee oorrggaanniizzaattiioonn
aacchhiieevvee hhiigghh ppeerrffoorrmmaannccee..
11..MMaannaaggeemmeenntt bbyy OObbjjeeccttiivveess ((MMBBOO))
22..SSiinnggllee--uussee PPllaannss
33..SSttaannddiinngg PPllaannss
44..CCoonnttiinnggeennccyy ((oorr sscceennaarriioo)) PPllaannss

20. Management bbyy OObbjjeeccttiivveess ((MMBBOO))
 IIss aa mmeetthhoodd wwhheerreebbyy mmaannaaggeerrss aanndd
eemmppllooyyeeeess ddeeffiinnee ggooaallss ffoorr eevveerryy
ddeeppaarrttmmeenntt,, pprroojjeecctt,, aanndd ppeerrssoonn aanndd uussee
tthheemm ttoo mmoonniittoorr ssuubbsseeqquueenntt
ppeerrffoorrmmaannccee..
44 mmaajjoorr aaccttiivviittiieess::
11.. SSeett ggooaallss
22.. DDeevveelloopp aaccttiioonn ppllaannss
33.. RReevviieeww pprrooggrreessss
44.. AApppprraaiissee oovveerraallll ppeerrffoorrmmaannccee

21. Step 1: Set Goals
Step 2: Develop Action Plans
Review Progress
Take Corrective
Action
Step 3: Review Progress
Appraise Performance
Step 4: Appraise Overall Performance
Action Plans
• Corporate Strategic Goals
• Departmental Goals
• Individual Goals

22. Benefits of MBO Problems with MBO
1. Manager and employee efforts
are focused on activities that will
lead to goal attainment.
1. Constant change prevents MBO from
taking hold.
2. Performance can be improved at
all company levels.
2. An environment of poor employer-employee
relations reduces MBO
effectiveness.
3. Employees are motivated. 3. Strategic goals may be displaced by
operational goals.
4. Departmental and individual
goals are aligned with company
goals.
4. Mechanistic organizations and values
that discourage participation can
harm the MBO process.
5. Too much paperwork saps MBO
energy.

23. SSiinnggllee--uussee PPllaannss
 PPllaannss tthhaatt aarree ddeevveellooppeedd ttoo aacchhiieevvee aa
sseett ooff ggooaallss tthhaatt aarree uunnlliikkeellyy ttoo bbee
rreeppeeaatteedd iinn tthhee ffuuttuurree..

24. SINGLE-USE PLANS
Program
• Plans for attaining a one-time organizational goal
• Major undertaking that may take several years to complete
• Large in scope; may be associated with several projects
Examples:
• Building a new headquarters
• Converting all paper files to digital
Project
• Also a set of plans for attaining a one-time goal
• Smaller in scope and complexity than a program; shorter time
horizon
• Often one part of a larger program
Examples:
• Renovating the office
• Setting up a company intranet

25. SSttaannddiinngg PPllaannss
 OOnnggooiinngg ppllaannss tthhaatt aarree uusseedd ttoo
pprroovviiddee gguuiiddaannccee ffoorr ttaasskkss ppeerrffoorrmmeedd
rreeppeeaatteeddllyy wwiitthhiinn tthhee oorrggaanniizzaattiioonn..

26. STANDING PLANS
Policy
• Broad in scope – a general guide to action
• Based on organization’s overall goals/strategic plan
• Defines boundaries within which to make decisions
Examples:
• Drug-free workplace policies
• Sexual harassment policies
Rule
• Narrow in scope
• Describes how a specific action is to be performed
• May apply to specific setting
Example:
• No-smoking rule in areas of plant where hazardous materials are stored
Procedure
• Sometimes called a standard operating procedure (SOP)
• Defines a precise series of steps to attain certain goals
Examples:
• Procedures for issuing refunds
• Procedures for handling employee grievances

27. EExxhhiibbiitt 77..88
TThhee SShheewwhhaarrtt CCyyccllee ooff CCoonnttiinnuuoouuss IImmpprroovveemmeenntt

28. contingency plans
 Plans that define company responses to
specific situations, such as emergencies,
setbacks, or unexpected conditions.

29. PPllaannnniinngg TTiimmee HHoorriizzoonn
 OOrrggaanniizzaattiioonnaall ggooaallss aanndd ppllaannss aarree
aassssoocciiaatteedd wwiitthh ssppeecciiffiicc ttiimmee
hhoorriizzoonnss.. TThhee ttiimmee hhoorriizzoonnss aarree lloonngg
tteerrmm,, iinntteerrmmeeddiiaattee tteerrmm,, aanndd sshhoorrtt
tteerrmm..

30. PPllaannnniinngg iinn LLeeaarrnniinngg
OOrrggaanniizzaattiioonnss
 11sstt.. TTrraaddiittiioonnaall AApppprrooaacchheess ttoo
PPllaannnniinngg
 22nndd.. MMooddeerrnn AApppprrooaacchheess ttoo PPllaannnniinngg

31. 11sstt:: TTrraaddiittiioonnaall AApppprrooaacchheess ttoo
PPllaannnniinngg
 PPllaannnneerrss mmaayy bbee oouutt ooff ttoouucchh wwiitthh
ddaayy--ttoo--ddaayy rreeaalliittiieess
 FFoorrmmaall ppllaannss mmaayy iinnhhiibbiitt
fflleexxiibbiilliittyy..
 FFoorrmmaall ppllaannss mmaayy lliimmiitt ccrreeaattiivviittyy
aanndd lleeaarrnniinngg..

32. 2nd: Modern AApppprrooaacchheess ttoo PPllaannnniinngg
DDeecceennttrraalliizzeedd ppllaannnniinngg ssttaaffff
 DDeecceennttrraalliizzeedd ppllaannnniinngg ssttaaffff
aa ggrroouupp ooff ppllaannnniinngg ssppeecciiaalliissttss
aassssiiggnneedd ttoo mmaajjoorr ddeeppaarrttmmeennttss aanndd
ddiivviissiioonnss ttoo hheellpp MMaannaaggeerrss ddeevveelloopp
tthheeiirr oowwnn ssttrraatteeggiicc ppllaannss
 ppllaannnniinngg ttaasskk ffoorrccee
AA tteemmppoorraarryy ggrroouupp ccoonnssiissttiinngg ooff lliinnee
mmaannaaggeerrss rreessppoonnssiibbllee ffoorr ddeevveellooppiinngg
ssttrraatteeggiicc ppllaannss..

33. 2nd: Modern AApppprrooaacchheess ttoo PPllaannnniinngg
DDeecceennttrraalliizzeedd ppllaannnniinngg ssttaaffff
 11)) TThhee nneeww ppllaannnniinngg ppaarraaddiiggmm
 22)) SSttaarrtt wwiitthh aa ssttrroonngg mmiissssiioonn
 33)) SSeett ssttrreettcchh ggooaallss
 44)) CCrreeaattee aann eennvviirroonnmmeenntt tthhaatt
EEnnccoouurraaggeess lleeaarrnniinngg