O documento apresenta um seminário sobre gerenciamento de documentos usando o software Alfresco. Apresenta brevemente o professor e sua experiência, define conceitos de documentos e gestão documental, e discute funcionalidades e benefícios do uso do software Alfresco para gerenciar documentos de forma eficiente.

1. 
Web Semântica: conceitos,
padrões e tecnologias.
Prof. Dr. José Eduardo Santarem Segundo
santarem@usp.br
http://santaremsegundo.com.br
Universidade de São Paulo – USP
Gerenciamento de Documentos
usando software Alfresco

2. Apresentação
 Formação
 Graduado na área de Computação
 Especialista em Sistemas para Internet
 Mestre e Doutor em Ciência da Informação
 Experiência de 20 anos como Analista de
Sistemas e Consultoria em Tecnologia

3. Apresentação
 Atuação
 Docente e Coordenador do Curso de
Graduação em Ciências da
Informação e da Documentação e
Biblioteconomia USP em Ribeirão
Preto/SP.
 Docente do Programa de Pós-
Graduação em Ciência da
Informação da UNESP/Marília -
(Capes 6)

4. Agenda
 Gerenciamento de Documentos
 Software Alfresco

5. Gerenciamento de Documentos
 Há algumas definições para “documento", dentre elas:
 Segundo Belloto (2004, p. 35)
 “Documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico,
plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o
livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo,
o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a
escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o
objeto utilitário, etc., Tudo que seja produzido, por
motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos,
culturais ou artísticos, pela atividade humana”

6. Ainda sobre o “documento”
 Segundo Belloto (2004, p. 36) ,
 “A forma/função pela qual o documento é criado
que determina seu uso e seu destino de
armazenamento futuro. É a razão de sua origem e
de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está
constituído, que vai determinar sua condição de
documento de arquivo, biblioteca, de centro de
documentação ou de museu”.

7. Documentos
 Belloto (2004, p. 36), diz que:
 “Os fins, em se tratando de bibliotecas e de
museus, serão didáticos, culturais, técnicos
ou científicos; e de arquivos, administrativos
e jurídicos, passando, a longo prazo, a
“históricos”. O documento de biblioteca
instrui, ensina; o de arquivo, prova.”

8. Arquivo
 “Um conjunto de documentos produzidos e
acumulados por uma entidade coletiva,
pública ou privada, pessoa ou família, no
desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do
suporte” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 27)

9. Centros de Documentação
 Os centros de documentação representam um
somatório das instituições anteriormente citadas.
 Os documentos de um centro de documentação são
em geral reproduções (em microformas ou não) ou
referências virtuais, que originariamente poderiam
ser tipificadas como documentos de bibliotecas,
arquivo ou museu.

10. Tipos de Documentos
 É impossível medir a quantidade de documentos sendo
produzidos simultaneamente .
 Apesar de grande parte dos documentos ser produzido
em formato digital, boa parte deles mudam de suporte,
em geral tramitando em formato impresso.
 E em seguida geram uma grande quantidade de
problemas de armazenamento e recuperação.
 Produzimos: Oficios, Memorandos, Partituras, Notas
Fiscais, Petições, Exames, Receitas Médicas,
Diagnósticos. E também: sons, videos, fotos, mapas e
até objetos em 3D…

11. Gestão Documental
 Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 que dispõe sobre
a política nacional de arquivos públicos e privados:
 art. 3° Considera-se gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações técnicas à
sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente. (BRASIL, 1991, p. 1)

12. Gerenciamento de Documentos
 Porque falar sobre isso?
 Porque produzimos muitos documentos;
 Porque não sabemos organizar os documentos;
 Porque sempre que precisamos, é dificil encontrar
aquele documento, principalmente quando ele tem
fim jurídico!
 Porque dependemos muito dos documentos!
 Porque muitos de nós não usamos as tabela de
temporalidade, alguns nem sabem que elas existem!

13. Legislação
 O Brasil tem uma lei específica para microfilme,
mas juridicamente ainda não tem uma lei para que
possamos substituir o documento em papel pelo
eletrônico.

14. Vetos da Lei 12.682/12
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Msg/VEP-
313.htm
Senhor Presidente do Senado Federal,
….
Ouvido, o Ministério da Justiça manifestou-se pelo veto aos
seguintes dispositivos:
Arts. 2o, 5º e 7o
“Art. 2o É autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico
ou equivalente, de documentos públicos e privados, sejam eles
compostos por dados ou imagens, observadas as disposições
constantes desta Lei e da regulamentação específica.
§ 1o Após a digitalização, constatada a integridade do documento
digital, o original poderá ser destruído, ressalvados os
documentos de valor histórico, cuja preservação deverá observar
a legislação pertinente.
§ 2o O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio,
procedida de acordo com o disposto nesta Lei terão o

15. Vetos da Lei 12.682/12
“Art. 5o Decorridos os respectivos prazos de decadência ou prescrição, os
documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente
poderão ser eliminados.”
“Art. 7o Os documentos digitalizados nos termos desta Lei terão o mesmo
efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, consoante a
Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, e regulamentação posterior.”
Razões dos vetos:
“Ao regular a produção de efeitos jurídicos dos documentos resultantes do
processo de digitalização de forma distinta, os dispositivos ensejariam
insegurança jurídica. Ademais, as autorizações para destruição dos
documentos originais logo após a digitalização e para eliminação dos
documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente
não observam o procedimento previsto na legislação arquivística....

16. Alguns probleminhas com documentos!
 Grande quantidade de arquivos;
 Identificar e estabelecer versões dos arquivos (petições, ofícios, contratos );
 Auditar edição de documentos;
 Restringir acesso a documentos (individual – grupo);
 Recuperar rapidamente o documento necessário;
 Converter documentos em massa;
 Organizar e separar os processos/grupos de arquivos, incluindo segmentação por
área.
 Estabelecer um workflow dos documentos quando o trabalho é realizado por mais
de uma pessoa;
 Tratar de forma adequada os documentos em formato analógico (papel).
 Temos mais pressa do que paciência!! O mundo hoje é 4G!

17. Problemas!

18. Problemas

19. Nem sempre a organização indica agilidade!!

20. Algumas tecnologias interessantes…
 Scanners de alta produtividade.
 Apesar de existirem normas e indicações de procedimentos para
digitalização, muitas vezes eles são utópicos.
 OCR - (Reconhecimento Optico de Caracteres)
 PDF/A – Formato de Arquivo de Longo Prazo – Norma ISO.
 Arquivos pesquisáveis em FULL-TEXT (incluindo transformação
de imagens em formato fractal)
 Assinatura Digital
 Certificado Digital
 3G -> 4G -> 5G (1 Tera por segundo – 65 mil X mais rápido que
4G)!!!

21. Uso de Software
 Com o uso do software, estamos falando de
organizar processos de gestão documental.
Alguns processos deixam de ser manuais e
passam a ser controlados e auditados de
forma eletrônica, com segurança, agilidade e
eficiência:
 Gerar, Captar (digitalizar), Armazenar, Gerir,
Disponibilizar, Pesquisar/Recuperar/Usar,
Preservar;
 Usar um software é apenas uma das partes
da implementação de uma política de
gestão de documentos, que envolve
alteração na cultura organizacional e no

22. Que software utilizar?
 Porque usar Alfresco?
 OpenSource (software livre)
 Liberdade, independência, autonomia, justiça!
 Comunidade grande e motivada
 Utilizado por grandes empresas ao redor do
mundo
 Multiplatatorma
 Ferramentas para acesso mobile
 O produto é apenas uma parte do processo!!

23. Alfresco –Versões e Comunidade
 Versões:
 Community (inclui versão PT-BR) – Versão atual 5.0.d
 Enterprise
 Comunidade internacional apoiada e dinamizada pela
Alfresco Software Inc. (wiki, docs, fórums)
 Foruns e Comunidade Portuguesa de Alfresco com
usuários, profissionais de TI e do Ensino
 Documentação
(https://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page)
 Lista de prestadores de serviço/consultores cada vez
maior

24. Alfresco - Sites
 Alfresco
 http://www.alfresco.com
 Alfresco Community
 http://www.alfresco.com/community
 Alfresco Wiki
 https://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page

25. Alfresco
 Algumas características:
 Gerencia de usuários e grupos;
 Trabalha com categorias;
 Trabalha com tags (marcas) para indexação;
 Estrutura de Pastas e Permissões;
 Criar e editar documentos e suas propriedades;
 Descrição de documentos baseada em metadados;
 Versionamento;
 Integração com Google Docs;
 Busca em Full-Text;
 Mobilidade;
 Workflow!

26. Usuários e Grupos
 Criação e importação de usuários e grupos!

27. Categorias
 Funcionalidade que auxilia no processo de classificação dos documentos.
Categorias só podem ser criadas por administradores.

28. Categorias na Recuperação

29. Marcas -Tags
 Relacionado aos índices que podem ser criados.
 Podem ser criadas por usuários comuns!

30. Tags na recuperação

31. Estrutura de Pastas e Permissões
 O Alfresco conta com uma estrutura de
pastas (chamadas de repositório).
 Todo usuário tem uma pasta individual e
restrita ao seu acesso.
 A principal funcionalidade é justamente
a opção de pastas compartilhadas entre
grupos de usuários, seções, setores....

32. Pastas e Permissões

33. Documentos, propriedades e ações
Ações que podem ser executadas em um documento.

34. Editar Propriedades do Documento
É possível definir aspectos para cada documento, isso implica escolher o
padrão de metadados para descrever os documento.

35. Versionamento

36. Google Docs
 É possível integrar a edição de
documentos com Google Docs,
Libre Office…

37.  É possível usar a caixa de pesquisa do Alfresco no
canto superior direito para realizar busca de pessoas
ou conteúdo.
 Conforme digita o Alfresco já vai realizando um
processo de recuperação.
37
Recuperação da Informação

38. Recuperação da Informação
 Apresentação, com uso de facetas para melhorar o
processo de recuperação.

39. Busca em Full-Text
 O alfresco implementa a busca de palavras em Full
Text.
 Recuperação em Full-Text permite que uma palavra
qualquer possa ser recuperada dentro do
documento.
 Tecnologias como PDF/A e OCR facilitam esse
processo.

40. Mobilidade
 O Alfresco dispõe de aplicativo para Android e
iOS. Apesar de facilitar muito o acesso a
documentos, as funcionalidades são limitadas
em relação a plataforma Web.

41. Workflow – Fluxos deTrabalho
 Possibilidade de criar novos fluxos usando BPMN.

42. Workflow – Fluxos deTrabalho

43. Regras para Pastas.
 Assim como os workflows, é possível atribuir regras
para pastas.
 Para atribuir regras é necessário ir nas ações
possíveis para as pastas e executar “Gerenciar
Regras”
 As regras são utilizadas para gerir o conteúdo
automaticamente.
 Há uma porção de atividades criativas que podem
ser criadas para automatizar os conteúdos.
 Regras ditam como o conteúdo que entram, saem
ou são alterados em uma pasta são gerenciados.

44. Finalizando!

45. Finalizando
 Use Software Livre, é sempre uma ótima opção!
 Transforme a gestão de documentos, implemente:
 Eficiência,
 Agilidade,
 Segurança,
 Controle,
 Mobilidade,
 Produtividade no acesso a documentos.
 USE Alfresco!

46. Referências
 ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística - DIBRATE. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
 BELLOTTO, H. L. Como fazer análise diplomática e análise
tipológica de documento de arquivo. São Paulo: Arquivo do
Estado; Imprensa Oficial do Estado, 2002.
 BRASIL. Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a
política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras
providências. Brasília, DF: Congresso Nacional. 1991. Diário
Oficial. Disponível em <
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm> Acesso
em: 15 abril 2015.
 FREE Software Foundation. In: Wikipédia: a enciclopédia
livre. Disponível em:
<http://pt.wikipedia.org/wiki/Free_Software_Foundation>
Acesso em: 15 abril 2015.

47. 
Web Semântica: conceitos,
padrões e tecnologias.
Prof. Dr. José Eduardo Santarem Segundo
santarem@usp.br
http://santaremsegundo.com.br
Universidade de São Paulo – USP
Gerenciamento de Documentos
usando software Alfresco
Obrigado!