1. Welkom bij de presentatie van ROC ID College
over de
ontwikkeling van het Management Informatie Portaal
Hans van Nieuwland
Dennis Rosenbrand
Marcel van Oorschot
Gebruikersdag SamboICT, maandag 22 november 2010
1

2. kengetallen ROC ID College
Regio Zuid-Holland, Groene Hart.
Diensten:
Omzet 80 mln Planning & Control
Studenten 15.000 Administratief Bedrijf
FTE 800 Facilitaire Bedrijf
Personeel 1.200 Communicatie & Marketing
Vestigingen 15 Onderwijs & Innovatie
Onderwijs domeinen 6 Onderwijs servicecentrum
2

3. Wat is dit?
Wat is het kenmerk van een bal?
3

4. Wat kan je er mee doen?
4

5. 5

6. Wat leert het ons…..
maar meer nog, wat wil je er mee bereiken….
6

7. …en wat is de verwachting?
7

8. The situation
en dat zag er zo uit
8

9. The new situation
The situation
Adhoc
Exact rapportage
overzicht P&C
CvB
Excel FB onderwijs HRM
bestand
Eigen
bewerkingen
Eigen lijstje OM
regio bedrijfs-
Papieren voering
uitdraai Adhoc
nOISe rapportage
Vorig Vorig
overzicht AB overzicht
9

10. Start met:
Ontwikkel de onderliggende procedures en interne
wetgeving en maak verbindingen.
Zoek realiteit en maak connecties tussen de
uitvoerders- en de verantwoordelijken in de
keten.
10

11. Pas dan op weg naar managementinformatie
11

12. op weg naar managementinformatie
2008: 2009: 2010:
Infoview Keuze ander systeem Implementatie MIP
• Financieel • Financieel • Financieel
• Student • Student • Student
• Personeel • Personeel
• Personeel • Norm – en • Norm – en
streefcijfers streefcijfers

13. Resultaat
 De poort tot het verhaal achter de cijfers
 Interne sturing gekoppeld aan externe
verantwoording
 Prestaties verbonden aan normen
 Centrale waarheid
 Gelaagde opbouw van het
informatiesysteem
 Connectie met strategisch beleid
Hoe werkt het.

14. Wat hebben we gerealiseerd
Reportbuilder
Detail rapportages
Dashboard
Kubus
Transformatie van gegevens volgens de business rules
Dagelijks om 03:00 uur
NOISE - Adapter EXACT - Adapter RAET - Adapter
NOISE EXACT RAET
14

15. Gelaagdheid MIP omgeving
Scorecards
Dashboards
Rapportages

16. Voorbeeld scorecards
Scorecards

17. Voorbeeld dashboard
Dashboards

18. Voorbeeld rapportage
Rapportages

19. 19

51. Achtergrond van een informatie vraag
• Externe verantwoording
• Interne verantwoording
• Interne sturing

52. Externesturing
Interne verantwoording
verantwoording
Vrijheid
Interne
Overheid / “wet- en regelgeving”
CvB
inspectie
1 7
Team A Team B
Instelling Team C
Wet- en regelgeving
3
4 6
8
2
5
Instelling
52

53. Relatie van vragen
Overheid Wet- en
/ inspectie regelgeving
CvB
Interne
“wet- en
regelgeving”
Team A Team B
Interne
stuur-
informatie

54. Aanpak
• Wij willen een beter inzicht in
Voortijdige Schoolverlaters!
– Wie stelt de vraag?
– Wat is het doel?
– Voor wie is de informatie?
– Waarom?

55. VSV wetgeving
Schooluitval Een primaire startkwalificatie wordt
Voortijdig schoolverlaters
Voortijdigbehaald met het zijn alle jongeren tot van
schoolverlaters succesvol afronden 23
Schooluitval is de uitstroom van jongeren uit een onderwijssoort
zonder dat zij een diploma hebbenhet havo verlaten zonder
jaar die degehaald of vwo,
school en zonder dat zij
Definitie voortijdig schoolverlaten in met het behalen van een diploma van
of Nederland
doorstromen naar een andere onderwijssoort. jongere heeft een
startkwalificatie. Een
Voortijdig schoolverlaten (vsv) is in Nederland gedefinieerd
Een deel van de leerlingen die uitvallen, zal na verloop van tijdniveau 2 van
een opleiding van minimaal
startkwalificatie als hij een havo- of vwo-diploma
als het niet halen van een
of beginnen. secundair
het
opnieuw aan een opleiding een diploma op niveau 2 van het mbo haalt. Dit
startkwalificatie, dat is een diploma van havo, vwo of (bol of bbl).2 In het
beroepsonderwijs
Degenen die niet terug naar school gaan en die na het vmbo nog een
laatste betekent dat hij nog geen
niveau 2 van het mbo. In het Nederlandse Nederlandse onderwijs- en
startkwalificatie hebben, worden voortijdig schoolverlaters genoemd.
beroepsopleiding van minimaal twee jaar moet
onderwijs- en arbeidsmarktbeleid wordt de startkwalificatie
hebben gevolgd. Leerlingen die na de behalen
arbeidsmarktbeleid wordt het
gezien als het minimale niveau dat startkwalificatie gezien als het minimale
van een vmbo-diploma geen onderwijs meer
nodig is om voldoende toegerust de arbeidsmarkt te is om een volwaardige
niveau dat nodig
volgen, worden daarom ook als voortijdig
betreden en om zich gedurende de plaats op de
schoolverlaters beschouwd. Ook leerlingen tot 23
beroepsloopbaan verder te kunnen ontwikkelen (OCW,
jaar die langer dan eente veroveren, of reden van
arbeidsmarkt maand zonder om door te
1993). Het beleid is er op gericht om stromen naar vervolgonderwijs.
zo
school wegblijven, vallen onder de voortijdig
veel mogelijk jongeren een startkwalificatie te laten halen.
schoolverlaters.

56. Externe verantwoording
• VSV kan niet / hoeft niet extern
verantwoord te worden.
• De metingen worden centraal gedaan:
– Terug gerapporteerde gegevens zijn
lastig herleidbaar
– Definities zijn ondoorzichtig
Overheid – Ondertussen kan VSV wel geld
kosten!
Instelling

57. Interne verantwoording
Wat is onze bijdrage in de totale pool
van (potentiele) VSV-ers?
• Op basis van eigen registratie kan dit
gemeten worden.
• De intern gebruikte definities kunnen
afgeleid worden vanuit de wet- en
regelgeving.
CvB
Team A Team B

58. Interne sturing
• analyses met behulp van de centrale definities
– wie, wat, waar en waarom vragen
• Relatie met andere meetwaarden
– Relatie aantal VSV-ers en actieve deelnemers
• Relatie met andere domeinen
– Verzuimregistratie, verslagen, cijfers
• Analyse op basis van eigen definities
– Vrijheid in interpretatie van gegevens

59. Interne verantwoording
59

60. Operationele sturing
60

61. Interne sturing
Analyse “Achter” het dashboard:
• Gestandiseerde BI
• Self Service BI
61

62. de valkuilen
 Single point of truth;
MIP is de waarheid, gebruik dit ook als waarheid en duw
de rest terug.
 No single point of information;
MIP is strategisch, connect MIP met de operationele
informatie, maar niet alle informatie hoeft uit MIP te komen.
 Neem ruim de tijd voor het validatieproces;
Validatie geeft inzicht in de hiaten van de ingerichte en/of
uitgevoerde processen en het toepassingingsniveau van
de organisatie.
62

63. de valkuilen
 Biedt het CVB scenario’s aan
Indien de definitie om meerdere manieren geïnterpreteerd kan
worden. (Gebruik voorbeelden met cijfers);
 Durf beslissingen te mandateren aan het “MIP” team;
 Verwachtingsmanagement
heb begrip dat het ontwikkelteam onverwachte problemen
tegenkomt waardoor niet kan worden voldaan aan
de oorspronkelijk verwachting;
 Niet te veel tegelijkertijd willen;
 Bronsystemen in orde;
63

64. Wat heeft het ons gebracht
 MIP wordt gebruikt bij verantwoordingsgesprekken;
 MIP is basis voor informatievoorziening aan Raad van Toezicht;
 Goed gedocumenteerde business rules;
 managers geschoold in duiding van de cijfers. sterke
tevredenheid onderwijsteams en CvB;
 ROC ID College beter in control. (rust in de tent)
64

65. Verdere ontwikkelingen bij ROC ID College
 Opzet change board
 Opzet BI Competence Center
 Ontwikkeling prestatie indicatoren vanuit de bedrijfsonderdelen
en onderwijs.
65

66. 66

67. Bedankt voor uw aandacht
Marcel van Oorschot
Projectmanager
06 51084627
moorschot@idcollege.nl
Hans van Nieuwland
Adviseur Planning en Control
06
hnieuwland@idcollege.nl
Dennis Rosenbrand
Dennis.Rosenbrand@macaw.nl
67