1. Salvador González Sánchez
Curso de formación de
Microsoft Office
Ponerse al día con
el Office 2007

2. Contenido del curso
• Introducción: Programas familiares con un nuevo
aspecto
• Lección 1: El nuevo Office: hecho para usted
• Lección 2: Respuestas a preguntas
fundamentales
Cada lección incluye una lista de tareas propuestas y una
serie de preguntas de prueba.
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Office system

3. Introducción: Programas familiares con un nuevo aspecto
Cuando abra un programa de 2007
Microsoft Office system, verá muchas
cosas que le resultarán familiares. Pero
también verá que la parte superior de la
ventana tiene un nuevo aspecto.
Los menús y las barras de herramientas
se han sustituido por la cinta de
opciones, que contiene fichas en las que
hace clic para obtener acceso a los
comandos.
En esta presentación se ofrece una
introducción a la cinta de opciones y a
otras nuevas formas de crear mejores
documentos más rápidamente.
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Office system

4. Objetivos del curso
• Conocer los cambios de 2007 Office system y los motivos
de dichos cambios.
• Usar la cinta de opciones para hacer lo que solía hacer.
• Conocer las implicaciones de los nuevos formatos de
archivo.
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Office system

5. Lección 1
El nuevo Office: hecho para usted

6. El nuevo Office: hecho para usted
Efectivamente hay
muchos cambios en
los programas
familiares de Microsoft
Office .
Pero son cambios
para mejor.
En la cinta de opciones, los comandos y otras
herramientas que necesita están ahora más visibles y
más disponibles.
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7. ¿Qué hay en la cinta de opciones?
Las tres partes de la
cinta de opciones son
fichas, grupos y
comandos.
1 Las fichas están situadas en la parte superior de la cinta. Cada una
representa las tareas principales que se realizan en un programa
determinado.
2 Los grupos son conjuntos de comandos relacionados. Se mantienen a
la vista y listos para su uso, lo que constituye una rica ayuda visual.
3 Los comandos están organizados en grupos. Un comando puede ser
un botón, un menú o un cuadro en el que se especifica información.
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8. ¿Qué hay en la cinta de opciones?
¿Por dónde se
empieza?
Por la primera ficha.
En Word 2007, por ejemplo, ésa es la ficha Inicio .
Contiene los comandos que se utilizan habitualmente al
redactar documentos: comandos de formato de fuentes
(grupo Fuente ), opciones de párrafo (grupo Párrafo ) y
estilos de texto (grupo Estilos ).
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9. Cómo se organizan los comandos
Los comandos se
organizan en función
de cómo se utilizan.
Los comandos básicos utilizados frecuentemente ya no
comparten espacio con una serie de comandos
raramente usados en un menú o barra de herramientas.
Son los que más se usan, y por eso son los que están
más visibles.
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10. Más comandos pero sólo cuando se necesitan
Los comandos que más
utiliza se encuentran en
la cinta de opciones en
todo momento.
Otros sólo aparecen
cuando se necesitan, en
respuesta a alguna de
las acciones que lleva a
cabo.
Por ejemplo, las Herramientas de imagen de Word
aparecen en la cinta de opciones cuando se inserta una
imagen y desaparecen cuando termina. La cinta de
opciones responde a sus acciones.
No debe preocuparse si no ve todos los comandos todo
el tiempo. Dé los primeros pasos y aparecerán los
comandos que necesita.
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11. Más opciones si se necesitan
Algunas veces aparece
una flecha, denominada
iniciador de cuadros
de diálogo, en la
esquina inferior derecha
de un grupo.
Esta flecha indica que
hay más opciones
disponibles para el
grupo.
Por ejemplo, para obtener acceso a una opción de
fuente poco empleada en PowerPoint® 2007:
1 En la ficha Inicio , haga clic en la flecha del grupo
Fuente .
2 Se abre el cuadro de diálogo Fuente con la gama
completa de comandos de fuente.
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12. Obtener una vista previa antes de elegir
¿Le resulta familiar el
ciclo prueba-deshacer-
prueba-deshacer?
Hace un cambio, pero
como no queda
conforme, lo deshace y
lo vuelve a intentar
hasta conseguir lo que
tenía pensado.
Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en
Reproducir.
Ahora puede obtener una vista previa activa de la
opción elegida antes de seleccionarla, con lo que se
ahorrará tiempo y obtendrá mejores resultados.
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13. Obtener una vista previa antes de elegir
¿Le resulta familiar el
ciclo prueba-deshacer-
prueba-deshacer?
Hace un cambio, pero
como no queda
conforme, lo deshace y
lo vuelve a intentar
hasta conseguir lo que
tenía pensado.
Ahora puede obtener una vista previa activa de la
opción elegida antes de seleccionarla, con lo que se
ahorrará tiempo y obtendrá mejores resultados.
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14. Colocar comandos en su propia barra de herramientas
¿Suele utilizar
comandos que no
están tan accesibles
como le gustaría?
Puede agregarlos
fácilmente a la Barra
de herramientas de
acceso rápido.
Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en
Reproducir.
Situada sobre la cinta de opciones al iniciar por primera
vez un programa de Microsoft Office, la barra de
herramientas de acceso rápido deja los comandos
visibles y a su alcance en todo momento.
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15. Colocar comandos en su propia barra de herramientas
¿Suele utilizar
comandos que no
están tan accesibles
como le gustaría?
Puede agregarlos
fácilmente a la Barra
de herramientas de
acceso rápido.
Situada sobre la cinta de opciones al iniciar por primera
vez un programa de Microsoft Office, la barra de
herramientas de acceso rápido deja los comandos
visibles y a su alcance en todo momento.
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16. Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla
Todo lo que se ha
descrito hasta ahora es
aplicable si la pantalla
está definida en una
resolución alta y la
ventana del programa
está maximizada.
Si no es así, la
apariencia cambia.
¿Cómo? Del modo siguiente:
• Resolución baja Si la pantalla está definida en una
resolución baja, para algunos grupos sólo se
mostrará el nombre del grupo en la cinta de opciones
y no los comandos del grupo. Haga clic en la flecha
del botón del grupo para mostrar los comandos.
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17. Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla
Todo lo que se ha
descrito hasta ahora es
aplicable si la pantalla
está definida en una
resolución alta y la
ventana del programa
está maximizada.
Si no es así, la
apariencia cambia.
¿Cómo? Del modo siguiente:
• Pantalla no maximizada: algunos grupos sólo
mostrarán los nombres de grupo.
• Tablet PC: en estos equipos con pantallas pequeñas,
la cinta de opciones se ajusta para mostrar versiones
más pequeñas de las fichas y grupos.
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18. Sugerencias para la práctica
1. Agregar una lista con viñetas en Word.
2. Aplicar estilos de encabezado en Word.
3. Insertar una imagen en un documento de Word.
4. Aplicar formato al texto en Word con la minibarra de herramientas.
5. Agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido en Excel® y,
a continuación, eliminarlo.
6. Buscar más opciones en Excel.
Práctica en línea (requiere Word 2007 y Excel 2007, componentes de
2007 Microsoft Office system)
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19. Prueba 1, pregunta 1
¿En qué lugar de la cinta de opciones aparecen los
comandos Pegar, Cortar y Copiar? (Elija una respuesta).
1. En la última ficha.
2. En la primera ficha.
3. En la barra de herramientas de acceso rápido.
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20. Prueba 1, pregunta 1: Respuesta
En la primera ficha.
Estos comandos se utilizan habitualmente, por lo que es lógico que
aparezcan en la primera ficha de la cinta de opciones. Obviamente,
puede agregarlos a la barra de herramientas de acceso rápido si lo
desea.
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21. Prueba 1, pregunta 2
Al cambiar de un equipo con una resolución de pantalla alta a
uno con una resolución baja no ve los comandos de un
grupo. ¿Qué debe hacer? (Elija una respuesta).
1. Hacer clic en la ficha Ver .
2. Hacer clic en la barra de herramientas Ver .
3. Hacer clic en la flecha del botón del grupo.
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22. Prueba 1, pregunta 2: Respuesta
Hacer clic en la flecha del botón del grupo.
Si no se muestran los comandos, ya sea debido a la resolución de la
pantalla o a que la ventana del programa no está maximizada, puede
mostrar los comandos de un grupo haciendo clic en la flecha del botón
del grupo.
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23. Lección 2
Respuestas a preguntas
fundamentales

24. Respuestas a preguntas fundamentales
Ha llegado el
momento de ver qué
hay más allá de la
cinta de opciones y de
conocer otras nuevas
características.
El botón de Microsoft Office es nuevo; también hay nuevos métodos
abreviados de teclado y nuevos formatos de archivo para Word, Excel, PowerPoint
y Access 2007.
En esta lección, aprenderá a trabajar con algunas de las nuevas opciones.
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25. ¿Qué ha sucedido con el menú Archivo ?
El botón de
Microsoft Office
aparece en la esquina
superior izquierda de
la ventana en varios
programas de
Microsoft Office, como
Word y Excel.
Pero el botón ofrece más comandos que el menú
Archivo .
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26. ¿Qué ha sucedido con el menú Archivo ?
El botón de
Microsoft Office
también le lleva a la
configuración del
programa que controla
aspectos como las
preferencias de la
corrección ortográfica.
En las versiones anteriores de los programas de Office,
podía definir opciones en el cuadro de diálogo
Opciones , que se abría desde el menú Herramientas .
Muchas de estas opciones están ahora accesibles
haciendo clic en el botón de Microsoft Office.
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27. ¿Dónde se inicia un documento en blanco?
Cuando cree un
nuevo documento,
libro, presentación o
base de datos,
aparecerá una
ventana completa a
todo color que le
servirá de ayuda para
empezar a trabajar.
Puede empezar a trabajar con un archivo en blanco o
existente, como tenga costumbre.
O para ponerse a trabajar de inmediato, mire a la
izquierda. En Microsoft Office Online, haga clic en
Destacado y elija alguna opción del catálogo de
vínculos a plantillas en línea y cursos de formación.
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28. ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
Si utiliza el teclado
más que el ratón, le
agradará saber que el
diseño de la cinta de
opciones incluye
nuevos métodos
abreviados.
Este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las
versiones anteriores de los programas de Office:
• Hay métodos abreviados para cada uno de los
botones de la cinta de opciones.
• Estos métodos abreviados a menudo requieren menor
combinación de teclas.
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29. ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
Los nuevos métodos
abreviados también
tienen un nuevo nombre:
sugerencias de teclas.
En la imagen se muestra
un ejemplo de cómo
usar las sugerencias de
teclas para quitar un
estilo de encabezado en
Word.
1 Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de
teclas.
2 Presione H para seleccionar la ficha Inicio .
3 Presione E para seleccionar el botón Borrar formato
del grupo Fuente y quitar el estilo de encabezado.
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30. ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
¿Dónde están los antiguos métodos abreviados?
Los antiguos métodos abreviados de teclado que comienzan con
CTRL permanecen intactos y los puede seguir utilizando como antes.
Por ejemplo, el método abreviado CTRL+C sigue copiando contenido
en el Portapapeles y el método abreviado CTRL+V sigue pegando el
contenido en el Portapapeles.
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31. ¿Y si no encuentra un comando?
Si no encuentra el
comando que busca,
[Autor: el archivo .swf va aquí insertado; elimine dispone de ayuda.
este marcador de posición antes de insertar
el archivo .swf.]
Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en
Reproducir.
En Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007, hay una
guía de referencia visual e interactiva que le ayudará a
saber rápidamente dónde se encuentra cada cosa.
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32. ¿Y si no encuentra un comando?
Si no encuentra el
comando que busca,
dispone de ayuda.
En Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007, hay una
guía de referencia visual e interactiva que le ayudará a
saber rápidamente dónde se encuentra cada cosa.
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33. ¿Cómo son los nuevos formatos de archivo?
Word 2007, Excel
2007 y PowerPoint
2007 utilizan nuevos
formatos de archivo.
Hay muchos y buenos motivos para este cambio:
• Mayor seguridad para los archivos y menor
probabilidad de que sufran daños.
• Tamaño de archivo reducido.
• Nuevas características.
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34. ¿Cómo son los nuevos formatos de archivo?
Algunos datos más sobre el nuevo formato de Word, Excel y
PowerPoint:
• Para los documentos, libros y presentaciones, el formato de archivo
predeterminado tiene ahora una “x” al final, que representa el
formato XML. Por ejemplo, en Word, los documentos ahora se
guardan de forma predeterminada con la extensión .docx en lugar
de con la extensión .doc.
• Si guarda un archivo como una plantilla, ocurre lo mismo: obtendrá
la antigua extensión de plantilla, con una “x” al final; por ejemplo,
.dotx en Word.
• Si el archivo contiene código o macros, tendrá que guardarlo con el
nuevo formato de archivo habilitado para macros. Para un
documento de Word, ese formato es .docm; para una plantilla de
Word es .dotm.
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35. Trabajar con archivos de versiones anteriores
Es posible que sea el
primero de su equipo
que trabaja en 2007
Office system.
O tal vez trabaje con
departamentos que
necesitan usar
documentos de Office
guardados en un formato
anterior.
No se preocupe, puede seguir compartiendo los
documentos entre 2007 Office system y las versiones
anteriores de los programas de Office.
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36. Trabajar con archivos de versiones anteriores
Así es como se hace:
• Puede abrir un archivo creado en versiones anteriores de los programas de
Office, desde 95 hasta 2003. Abra el archivo normalmente.
– Después de trabajar en él en la versión 2007, tal vez desee
guardarlo. De forma predeterminada, el cuadro de diálogo Guardar
como guarda un archivo creado en una versión anterior con el
formato de esa versión.
– Cuando guarde el archivo, un Comprobador de compatibilidad le
informará sobre qué nuevas características agregadas al archivo
estarán deshabilitadas o han sido reemplazas por características
prácticamente idénticas.
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37. Trabajar con archivos de versiones anteriores
Así es como se hace:
• Los compañeros que dispongan de las versiones de Word, Excel o
PowerPoint de 2000 a 2003 (y las últimas revisiones y Service Packs)
pueden abrir archivos de 2007.
– Cuando abran su documento, se les preguntará si desean descargar
un convertidor que les permita abrirlo.
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38. ¿Cómo es el nuevo formato de archivo de Access?
El nuevo formato de
archivo de Access
2007, .accdb, admite
las nuevas
características del
producto.
Por ejemplo, Access admite el tipo de datos adjuntos,
que permite almacenar documentos y archivos como
datos adjuntos comprimidos en la base de datos, y
campos multivalor.
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39. ¿Cómo es el nuevo formato de archivo de Access?
Compatibilidad de versiones
• Cuando cree una nueva base de datos en Access 2007, la base de datos
utilizará automáticamente el nuevo formato .accdb.
– Las versiones anteriores de Access usan el formato de archivo .mdb.
Puede abrir y trabajar con archivos .mdb en Access 2007 si esos
archivos se han guardado en Access 2003, Access 2002 o Access
2000.
– Sin embargo, las nuevas características de Access 2007 no
funcionarán con archivos .mdb. Si desea usar las nuevas
características, utilice Guardar como para convertir la base de datos
al formato .accdb.
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40. ¿Cómo es el nuevo formato de archivo de Access?
Compatibilidad de versiones
• Cuando utiliza Access 2007 para abrir una base de datos guardada en
Access 95 o Access 97, Access 2007 le ofrece actualizarla al formato
.accdb.
– Si no piensa usar la base de datos con versiones anteriores de
Access (y no utiliza la réplica o la seguridad de nivel de usuario),
debe actualizar la base de datos.
– Importante: no puede abrir una base de datos con el formato de
archivo .accdb con ninguna versión de Access salvo con Access
2007.
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41. Sugerencias para la práctica
1. Crear un nuevo documento en Word.
2. Eliminar la información privada y los comentarios del documento.
3. Guardar el archivo de Word como una versión diferente.
4. Examinar las opciones de Excel.
5. Usar un método abreviado de teclado en Excel.
Práctica en línea (requiere Word 2007 y Excel 2007, componentes de
2007 Microsoft Office system)
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42. Prueba 2, pregunta 1
¿Dónde está el primer botón que se utiliza para obtener los
comandos que permiten abrir y guardar los archivos? (Elija
una respuesta).
1. En la primera ficha.
2. En la esquina superior izquierda.
3. En la parte inferior de la cinta de opciones.
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43. Prueba 2, pregunta 1: Respuesta
En la esquina superior izquierda.
Es el botón de Microsoft Office .
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44. Prueba 2, pregunta 2
Para usar un método abreviado de teclado para seleccionar
una ficha de la cinta de opciones, ¿qué tecla debe presionar
primero? (Elija una respuesta).
1. ALT.
2. MAYÚS.
3. CTRL.
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45. Prueba 2, pregunta 2: Respuesta
ALT.
Se mostrarán identificadores en los que se indica la tecla que debe
presionar para obtener acceso a cada ficha.
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46. Prueba 2, pregunta 3
Los compañeros que no disponen de 2007 Microsoft Office
system pueden abrir sus archivos de Word, Excel y
PowerPoint 2007. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
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47. Prueba 2, pregunta 3: Respuesta
Verdadero.
2007 Office system dispone de muchos medios para ayudarle a
compartir sus documentos con las personas que utilizan versiones
anteriores de los programas de Office.
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48. Tarjeta de referencia rápida
Si desea conocer el resumen de las tareas incluidas en
este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida.
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