Pemilihan judul & tema event

1. By Saeful Anwar, M.Par
TERM 8
PEMILIHAN JUDUL &
TEMA EVEN

2. Membuat Konsep Acara
• Agar suatu acara dapat terlihat kreatif dan menarik,
banyak hal yang bisa anda lakukan, dan bahkan
tidak selalu dengan membuat suatu acara menjadi
unik alias belum pernah dilakukan sebelumnya oleh
siapapun.
• Yang terpenting di sini adalah anda harus
memastikan acara tersebut akan meninggalkan
kesan yang mendalam dan menyenangkan bagi
mereka yang berpartisipasi, baik sebagai
pengunjung, peserta, pengisi acara, ataupun
penyandang dana dan sponsor.

3. Bagaimana cara membuat acara yang
berkesan, menarik, dan bahkan kreatif ?
• Tentunya kesemuanya akan dimulai dari
penyusunan konsep acara yang matang,
menarik, tetapi akan tetap masuk akal
untuk dilaksanakan, dan akan dapat
mengundang minat dan ketertarikan, baik
dari para sponsor, calon pengunjung, atau
calon peserta.

4. Tema Dan Konsep Acara Yang Unik
• Selain peserta, faktor lain yang menjadi kunci utama suksesnya
sebuah event atau seminar publik adalah tema dan konsep yang
akan diusung. Buatlah tema dan konsep acara yang sesuai dengan
target audience Anda. Misalnya jika Anda ingin menargetkan
audience atau peserta dari kalangan anak muda yang ingin belajar
berwirusaha maka tema dan acara yang bisa Anda usung adalah
“Young Start Up Challenge” atau “Berani Jadi Wirausaha Muda”.
• BUATLAH KONSEP SEMENARIK DAN SEUNIK
MUNGKIN AGAR MEMBERIKAN KESAN MENDALAM
UNTUK AUDIENCE ANDA. ANDA BISA
MELAKUKAN BRAINSTORMING DENGAN TIM ANDA
HINGGA MENDAPATKAN IDE, TEMA DAN ACARA
YANG FRESH DAN SESUAI AUDIENCE.

5. Bagaimana cara membuat acara yang
berkesan, menarik, dan bahkan kreatif ?
• Pertama-tama yang perlu anda lakukan dalam membuat konsep
acara yang menarik adalah dengan cara mencari referensi acara
lain sebanyak-banyaknya, terutama yang sesuai dengan event
yang akan anda buat.
• Ini berguna untuk memancing ide kreatif anda sendiri, karena
dengan melihat berbagai referensi acara, bisa jadi anda akan
terpikirkan suatu ide baru, ataupun hasil percampuran dari
referensi-referensi tersebut.
• .
1. Cari Referensi Sebanyak-banyaknya

6. Bagaimana cara membuat acara yang
berkesan, menarik, dan bahkan kreatif ?
• Tidak hanya melihat referensi dari luarnya saja, anda juga harus
membedah setiap acara yang anda ambil sebagai contoh, dan
mencoba mengupas apa saja yang dibutuhkan guna acara
tersebut berjalan dengan baik.
• Dengan begitu anda jadi lebih memahami apakah acara yang
serupa juga bisa anda lakukan atau tidak, dan kalau tidak
mungkin dilakukan, apa kira-kira alternatif yang bisa anda coba.
• .
2. Pelajari Studi Kasus dari Acara yang Pernah
Ada

7. Bagaimana cara membuat acara yang
berkesan, menarik, dan bahkan kreatif ?
• Langkah selanjutnya adalah mencoba membuat draft kasar dari
konsep yang ingin anda ajukan setelah melihat dan mengamati
contoh kasus yang pernah ada, tanpa harus membutuhkan data
yang valid.
• Buatlah konsep awal yang hanya berisikan elemen-elemen nya
saja tanpa harus ada perumusan rencana anggarannya seperti
apa, guna membantu anda membentuk suatu kerangka dasar
dari konsep acara tersebut
• .
3. Menyusun KonsepAwal

8. Bagaimana cara membuat acara yang
berkesan, menarik, dan bahkan kreatif ?
• Setelah konsep awal jadi, selanjutnya anda harus memilah dan
membuang elemen-elemen yang sekiranya tidak diperlukan, baik
karena anda angap akan sulit dilaksanakan, atau yang anda
anggap hanya akan menjadikan biaya semakin bengkak, atau
faktor-faktor lainnya.
• Yang dimaksud elemen di sini bisa dari beragam hal, misalnya
konsep desain panggung, gimmick dari acara, pengisi acara,
spesifikasi sound system dan lighting, atau hal apapun yang anda
masukkan ke dalam konsep awal tersebut.
• .
4. Buang Elemen yang Tidak Perlu

9. Bagaimana cara membuat acara yang
berkesan, menarik, dan bahkan kreatif ?
• Setelah anda membuang elemen-elemen yang tidak perlu, langkah
selanjutnya anda sudah bisa untuk mulai survei harga dan juga vendor, dan
membuat daftar lengkapnya sehingga apabila konsep anda nantinya
berjalan, anda sudah tidak perlu repot lagi mencari-cari.
• Ini juga berguna untuk mengantisipaso apabila kesiapan anda
dipertanyakan oleh atasan, ataupun calon sponsor atau pemberi dana,
karena anda bisa mengajukan daftar vendor tersebut supaya mereka juga
memahami berapa besar anggaran yang anda butuhkan dan juga
kemungkinan suatu elemen bisa terlaksana atau tidak.
• .
5. Buat Daftar Vendor yang Terkait dan Cari
Harga

10. Bagaimana cara membuat acara yang
berkesan, menarik, dan bahkan kreatif ?
• Walaupun masih tahap konsep, anda juga sebaiknya sudah mulai
menyusun siapa-siapa saja yang sekiranya akan anda masukkan ke dalam
tim inti pelaksana acara tersebut, dan lebih baik lagi apabila anda dapat
mengkonfirmasi kesediaan mereka.
• Memilih seseorang yang tepat untuk suatu posisi bisa akan meningkatkan
efisiensi dan efektifitas pekerjaan anda nantinya pada saat mempersiapkan
suatu acara, dan juga dapat menambah kredibilitas anda apabila orang
tersebut sudah memiliki reputasi.
• .
• .
6. Menyusun Tim yang Kompeten

11. Bagaimana cara membuat acara yang
berkesan, menarik, dan bahkan kreatif ?
• 7. Brainstorming dengan Tim
• Setelah tim terbentuk, ada baiknya anda diskusikan lagi mengenai konsep
acara yang akan anda ajukan, dan mencoba mendapatkan feedback dari
masing-masing anggota tim pelaksana yang anda tunjuk tersebut.
• Perlu dicatat bahwa tidak serta merta usulan mereka harus anda terapkan,
melainkan anda harus mempertimbangkan dengan matang apakah usulan
ang diberikan benar-benar memberikan manfaat yang signifikan atau tidak.
• .
• .
7. Brainstorming dengan Tim

12. Bagaimana cara membuat acara yang
berkesan, menarik, dan bahkan kreatif ?
• Setelah konsep telah anda susun dan dimatangkan, maka tahapan
selanjutnya dalam cara membuat konsep acara adalah menyusun daftar
nama-nama sponsor yang sekiranya akan memiliki peluang terbaik
untuk mendanai acara yang akan anda laksanakan tersebut.
• Pastikan calon sponsor yang anda kumpulkan memiliki target audiens
yang serupa dengan target pengunjung acara anda, atau pun sesuai
dengan tema kegiatan, industri yang anda sasar, atau apa saja yang
sekiranya akan dapat memberikan manfaat bagi para calon sponsor
tersebut.
• .
8. Menyusun Daftar Sponsor

13. Bagaimana cara membuat acara yang
berkesan, menarik, dan bahkan kreatif ?
• Apabila konsep telah matang, tim telah siap, daftar vendor dan sponsor
juga telah anda buat, maka tahapan selanjutnya adalah menyusun
proposal yang menarik bagi para calon sponsor serta pemberi dana.
• Isi proposal biasanya berupa paket-paket sponsorship yang berisikan
imbal balik apa saja yang akan diterima calon sponsor apabila tertarik
untuk mendanai acara, misalnya penempatan logo sponsor pada
spanduk, brosur, penyediaan booth di lokasi acara, dan lain sebagainya.
• .
9. Menyusun Proposal yang Menarik

14. Bagaimana cara membuat acara yang
berkesan, menarik, dan bahkan kreatif ?
• Untuk semakin memantapkan persiapan, anda juga bisa mencoba membuat
survey kepada para calon pengunjung atau calon partisipan dalam konsep
acara yang anda buat, dengan tujuan untuk mengetahui seberapa besar
acara tersebut menarik minat mereka.
• Karena, semenarik dan sekreatif apapun konsep acara yang anda buat
menurut anda dan tim, apabila ternyata tidak dianggap cukup menarik oleh
calon pengunjung atau partisipan yang anda targetkan tentunya akan
percuma dan hanya akan membuang waktu serta biaya saja.
• .
• .
10. Buat Survei

15. Bagaimana cara membuat acara yang
berkesan, menarik, dan bahkan kreatif ?
• Anda juga perlu mengkaji ulang konsep acara meskipun telah banyak
anda revisi dan hilangkan berbagai elemen di dalamnya, guna
memastikan apakah ada hal-hal yang masih terlewat atau bahkan bisa
ditambahkan ke dalamnya.
• Tetapi anda juga harus tahu kapan waktunya anda berhenti mengkaji
ulang, karena dikhawatirkan apabila telalu sering anda kaji, bisa jadi
akan terlalu banyak tambahan yang membuat konsep acara melenceng
terlalu jauh dari tujuan awalnya.
• .
11. Kaji Ulang KonsepAcara

16. Cara Merumuskan Konsep Konten
untuk Content Marketing

17. Content marketing
• Sebelum memulai kegiatan content marketing, hal yang
perlu diperhatikan oleh marketers adalah merumuskan
konsep kontennya. Alasannya, karena konten dalam
kegiatan content marketing adalah elemen utama yang
mesti ditayangkan secara konsisten, dan fokus pada
pesan yang relevan dan bernilai buat audiens yang
disasar.
• Maka itu, konsepnya perlu dirumuskan secara khusus
dan matang, agar konten yang disajikan disukai oleh
sasaran audiens dan akhirnya bisa
membantu brand terkait jadi lebih dekat dengan mereka.

18. Content marketing
• Agar konsep konten bisa membantu kegiatan content
marketing mencapai tingkat hubungan yang diharapkan
dengan sasaran audiens terebut, yang utama sebelum
perumusannya adalah mengidentifikasi minat atau
kepentingan serta kebutuhan dari audiens yang disasar.
• Memahami karakteristik audiens akan
membuat marketers punya modal kuat untuk merancang
konsep konten yang relevan dan bernilai, serta memandu
konten yang akan dibuat agar konsisten, mulai dari topik
sampai gaya bahasanya.

19. Konsep konten
bagaimana cara merumuskan konsep
konten ini? Setidaknya ada 3 (tiga) tahap
yang mesti dilalui:
1. Menentukan tema besar (content themes)
2. Menentukan pilar konten (content pillars)
3. Menentukan gaya penyampaian konten
(tone of voice)

20. Tahap 1: Menentukan tema besar
(content themes)
• Pada tahap pertama ini, marketers perlu mencari tahu, apa tema besar untuk
seluruh konten yang akan dibuat, agar konten memiliki fokus bahasan dan
tidak "lari" dari pakem yang sudah dibentuk.
• Untuk menentukan tema besar ini, pemasar bisa memulainya dengan
mengisi kata/kalimat yang di-highlight pada kalimat berikut ini:
• [Nama brand/produk], melalui [channel konten yang akan digunakan],
ingin mempengaruhi [sasaran audiens], dari [fokus masalah
konten] menjadi [hasil yang diharapkan dari konten], dengan cara [solusi
yang ditawarkan konten].
• Contohnya:
• Radio Records, melalui Instagram dan YouTube, ingin mempengaruhi
anak muda laki-laki dan perempuan berusia 18-25 tahun yang aktif di
media sosial, dari kurang mengenal dan mengapresiasi musik
lokal menjadi apresiatif dan turut mempromosikan penghargaan
terhadap musik lokal, dengan cara menyediakan informasi lengkap
tentang musik lokal dan membuatnya lebih mudah ditemukan atau
terjangkau oleh sasaran audiens.

21. Tahap 1: Menentukan tema besar
(cont…)
• Hasil dari proses identifikasi di atas merupakan dasar dari konsep konten
yang dibuat. Dan solusi pada ujungnya adalah cikal bakal tema besar
konten.
• Maka itu, selanjutnya adalah mengolah kalimat solusi tersebut jadi lebih
ringkas dan catchy. Rumuskan ke dalam beberapa alternatif, lalu pilih yang
dianggap paling menarik, tapi tetap mewakili solusi yang ditawarkan konten.
• Contoh hasilnya:
• "Menyediakan informasi lengkap tentang musik lokal dan membuatnya lebih
mudah ditemukan atau terjangkau oleh sasaran audiens"; menjadi,
"Mengenal musik lokal, lebih dekat." Itulah, tema besar kontennya!

22. Tahap 2: Menentukan pilar konten
(content pillars)
• Tahapan berikut ini adalah penentuan kategori-kategori konten utama yang
diurai dari tema besar yang telah ditentukan. Hal ini akan
mempermudah marketers memasikan konten yang mereka sajikan konsisten
mendukung tema besar tadi.
• Kalau tadi tema besarnya adalah "Mengenal musik lokal, lebih dekat.", urai
apa saja kategori atau kelompok topik konten yang dipertimbangkan akan
menjawab tema besar tersebut.
• Contohnya, kategori konten untuk memenuhi kebutuhan informasi tentang
musik lokal, agar sasaran audiens lebih mengenalnya adalah:
• Ulasan album dan lagu dari musik lokal;
• Wawancara dengan musisi lokal;
• Liputan konser musik lokal;
• Klinik musik dari musisi lokal.
• Dengan demikian, empat hal di atas adalah pilar konten dari tema besar yang
sudah ditentukan sebelumnya.

23. Tahap 3: Menentukan gaya
penyampaian konten (tone of voice)
• Setelah mendapatkan tema besar dan pilar sebagai panduan utama terkait
apa yang akan disampaikan melalui konten, hal yang juga penting dalam
perumusan konsep ini adalah menentukan bagaimana konten akan
disampaikan secara konsisten.
• Hal yang perlu dicari tahu dalam menentukan gaya penyampaian ini adalah:
• Topik: Tentang apa yang akan dibahas atau menjadi fokus konten.
• Laras: Terkait gaya bahasa yang mau digunakan, dan biasanya berdasarkan
persona tertentu. Misalnya, bahasa keseharian anak muda.
• Warna: Mirip dengan gaya bahasa, tapi lebih mengarah pada dialek. Contoh,
anak muda dengan dialek Betawi.
• Nada: Lebih pada corak penyampaian konten; misalnya, kocak, sinis, ramah,
dan sebagainya.
• Bias: Soal sudut pandang yang dipilih untuk menyampaikan konten (point of
view). Contohnya, selalu melihat hal dari sisi negatifnya.
• .

24. Tahap 3: Menentukan gaya
penyampaian konten (cont…
• Jika menggunakan contoh tema besar dan pilar dari Radio Records di
atas, kira-kira penentuan tone of voice-nya seperti ini:
• Topik: Musik lokal.
• Laras: Bahasa keseharian anak muda.
• Warna: Anak muda yang suka mencampur-campur Bahasa Indonesia
dan Bahasa Inggris.
• Nada: Kocak, tapi garing.
• Bias: Selalu melihat dari sisi baiknya, atau optimis.
• Hasil dari penentuan di atas lah yang akan menjadi panduan terkait
bagaimana konten dalam kegiatan content marketing akan
disampaikan pada sasaran audiens.

25. Tahap 3: Menentukan gaya
penyampaian konten (cont…
• Hasil dari penentuan di atas lah yang akan menjadi panduan terkait
bagaimana konten dalam kegiatan content marketing akan
disampaikan pada sasaran audiens.
• Dan akhirnya, setelah melalui tiga tahapan di atas, kita bisa
mendapatkan konsep konten seperti berikut ini:
• Radio Records, membuat anak muda mengenal musik lokal, lebih
dekat, dengan menyajikan ulasan album dan lagu, wawancara
musisi, liputan konser, serta klinik musik dari musisi lokal, dengan
gaya bahasa keseharian anak muda yang suka mencampur Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris, secara kocak, tapi garing, namun
tetap optimis!

26. Tips Mendapatkan Sponsor
1. Pastikan sponsor memiliki target pelanggan yang sama dengan
target pengunjung atau partisipan dari acara anda,
2. Buat deadline untuk anda mencari sponsor, dan jangan terlalu
mepet dengan hari H dari acara tersebut,
3. Tentukan target berapa minimal dana yang harus anda dapatkan
dari sponsor,
4. Bersikap profesional pada saat berkomunikasi dengan calon
sponsor,
5. Rancang proposal semenarik mungkin, baik dari segi desain
maupun dari segi paket sponsorship yang anda tawarkan,
6. Tetap semangat dan jangan mudah putus asa, karena sangat
lumrah untuk sponsor tidak merespons anda ataupun menolak
proposal anda, sehingga anda sebaiknya segera beralih ke calon
sponsor selanjutnya.
7. Apabila sponsor mengajukan barter produk, jangan langsung ditolak,
karena bisa jadi anda bisa menggunakan produk mereka untuk
menambah nilai acara anda.

27. Kesimpulan
• Membuat konsep acara yang kreatif dan menarik memang tidaklah mudah, karena
membutuhkan pengalaman serta pengetahuan yang luas dari anda tentang jenis acara
yang ingin anda selenggarakan tersebut.
• Akan tetapi hal tersebut bukannya tidak mungkin, karena dengan melakukan langkah-
langkah yang tepat, anda bisa menyusun suatu konsep acara yang akan
mendatangkan banyak pengunjung serta menarik minat dari para calon sponsor
sebagai pemberi dana.
• Intinya adalah dengan tidak berhenti belajar dari acara-acara yang pernah digelar,
memastikan acara tersebut mungkin untuk dilakukan, serta tidak malas untuk selalu
merevisi dan mengkaji ulang, serta mau beradaptasi apabila pada kenyataannya
konsep acara yang anda inginkan tidak bisa terwujud 100% pada saat pelaksanaannya
di lapangan.
• Kami harapkan panduan mengenai cara membuat konsep acara yang kami berikan ini
akan dapat membantu anda merealisasikan konsep yang telah anda buat secara
matang sehingga bisa mendatangkan keuntungan dan juga memberikan kepuasan
serta kebangganan pribadi bagi diri anda sendiri.

28. References
• https://blog.porinto.com/cara-membuat-konsep-acara/
• https://www.vlvprojects.com/2019/06/28/6-teknik-rahasia-
mengorganisir-event/
• https://marketingcraft.getcraft.com/id-articles/cara-
merumuskan-konsep-konten-untuk-content-marketing