Panduan SIASIS, SIAS, SIA, SIAK, SIAKAD, SIMDIK | Hanung 0812 2606 2343 http://sabilakomputama.com http://sabilakomputama.net http://sabilautama.com

1. PENGATURAN DATABASE
CLIEN - SERVER
SIASIS memakai database MYSQL sehingga komputer utama (server) untuk
penyimpan datanya harus terinstalasi paket software server MYSQL. Software
server MYSQL ini bisa diperoleh gratis.
Jika PC Anda belum terinstal Server MYSQL maka ketika dijalankan SetUp SIASIS
akan secara otomatis diinstal juga server tersebut. Tetapi sebatas instalasi
program utama MYSQL.
Untuk memaksimalkan manajemen database MYSQL disarankan melakukan
instalasi software paket server MYSQL seperti APPSERV, bisa diperoleh gratis juga.
Paket APPSERVER terdiri dari gabungan aplikasi: server APACHE, server MYSQL, dan
PHP MY ADMIN.
Berikut ini tutorial cara membangun PC SERVER MYSQL dan melakukan sharing
koneksi database secara CLIEN-SERVER memakai APPSERVER. SIASIS support sistem
database clien-server, atau multi-user. Artinya, 1 database di suatu lokasi PC
(disebut PC server) dapat dipakai (diakses) secara bersamaan oleh banyak PC (PC
Client) memakai sistem komunikasi TCP/IP.
1. KONEKSI JARINGAN PC
Pastikan fisik jaringan PC (LAN) sudah siap. Antara 1 PC dengan PC lain bisa
dihubungkan dengan kabel LAN atau Wireless LAN. Setiap PC disetting IP berbeda .

2. INSTALASI CLIENT-SERVER
192.168.0.1
SERVER
192.168.0.2 192.168.0.3 192.168.0.4 192.168.0.5 192.168.0.6
CLIENT-1 CLIENT-2 CLIENT-3 CLIENT-4 CLIENT-5
Agar setiap PC bisa terkoneksi ke database yang ada di PC Server maka harus
dikethui nomor IP PC server, port dan nama database tersebut, dan telah dibuat
(diseting) nama user dan password untuk mengkases database tersebut.
Berikut cara mengetahui apakah PC sudah disetting IP address-nya:
1. Di komputer server, Klik start menu – RUN, Ketik cmd
Hal. 2

3. 2. Maka akan keluar command prompt
3. Ketikkan ipconfig tekan ENTER. Jika komputer server sudah terhubungkan
dengan jaringan maka akan keluar IP address nya. Jika IP address tidak keluar
berarti komputer belum terhubung jaringan atau belum di konfigurasi Ipnya.
2. KONFIGURASI NETWORK
Tutorial ini akan mengajarkan kepada Anda cara melakukan setting IP PC server
jaringan dan PC Client agar bisa saling sharing database (memakai bersama).
• Buka Explorer – Control Panel – Network Connection
• Klik kanan pada Local area connection - Properties seperti gambar
• Di TAB General, Pilih Internet Protocol (TCP/IP) dan klik Properties dan isikan
IP address server seperti gambar, contoh IP address server disetting:
192.168.0.1 maka IP Adress untuk PC lain (client) harus beda. Untuk
Hal. 3

4. memudahkan bisa disetting misal : 192.168.0.2 … 192.168.0.255
• Subnet Mask akan terisi secara otomatis jika IP Address sudah diisikan.
• Begitu Juga untuk Komputer Client, IP Address juga di konfigurasi. Contoh IP
address server dan client bisa digambarkan sbb :
Setelah semua terkoneksi, anda bisa melakukan tes koneksi antara computer client
dengan komputer server dengan membuka Command Prompt – Ketik ping
192.168.0.1 tekan ENTER. Jika Balasannya : Replay From …. Berarti sudah
terhubung.
Hal. 4

5. 3. SERVER MYSQL
Bedakan istilah
server MYSQL
dan server LAN.
Database mysql
yang akan
diakses bersama,
bisa menempati
PC mana saja.
Tetapi,
disarankan PC
server adalah
juga sebagai
server MYSQL
artinya database
yang akan
dipakai bersama
adalah yang
terdapat di PC
server.
Jika Anda memiliki master CD master SetUp, di dalamnya terdapat master setup
APPSERVER. Aplikasi ini harus diinstal di PC server, dan boleh diinstal di PC lainnya.
Eksekusi master setup APPSERVER maka akan muncul form tampilan di atas.
Klik Next>
Hal. 5

6. Tentukan Distination Location Klik Next>
Tentukan Setup Type pilih Typical klik Next>
Hal. 6

7. Klik Next>
Server Name :Localhost, Email :<email anda>, HTTP port :80
Isikan username :mysql, password :mysql
Klik Next> Maka akan keluar Jendela Finish.
Hal. 7

8. Aktifkan kedua service diatas.
• Start Apache {Aktifkan / Centangi }
• Start MYSQL {Aktifkan / Centangi }
4. PERSIAPAN KONEKSI SIASIS
Secara otomatis, jika CD Master Setup SIASIS di masukkan ke PC maka akan
dilakukan instalasi software, ikutilah langkah-langkahnya dengan menekan tombol
NEXT (LANJUT) sampai proses setup selesai. Setelah selesai, eksekusi program
SIASIS melalui icon desktop PC.
A. MERESET PASSWORD DEFAULT DATABASE
Untuk memudahkan instalasi khhususny abagi pemula, sebaiknya password root di
NULL-kan. Klik menu START windows, klik ALL PROGRAMS, klik APPSERV, klik RESET
MYSQL ROOT PASSWORD. Muncul ENTER NEW PASSWORD, langsung ENTER.
B. SETTING KONEKSI DATABASE DI PC SERVER
Jika SIASIS dieksekusi atau diinstal di PC letak server MYSQL, misal dengan IP =
192.168.0.1 maka isikan seperti gambar berikut ini:
Hal. 8

9. Pada contoh gambar di atas, SIASIS diinstall di PC Server (atau PC Single) maka:
isikan SERVER = LOCALHOST, DATABASE = SEKOLAH, dan biasanya USER = ROOT
dan PASSWORD = <kosongkan> dan PORT = 0.
Jika server MYSQL status ready maka akan terbentuk database dengan nama
SEKOLAH dan aplikasi siap dioperasikan.
C. SETTING KONEKSI DATABASE DI PC CLIENT
PC client dalam contoh disetting dengan IP = 192.168.0.2, 192.168.0.3, dst.
Sedangkan IP PC letak database MYSQL disetting IP = 192.168.0.1
Agar setiap aplikasi SIASIS di PC client bisa mengakses database MYSQL di PC server
(192.168.0.1) maka harus diberikan hak akses (privelage). Ikuti langkah berikut,
lakukan di PC server:
• Jalankan IE atau FIREFOXS, dan ketik http://localhost/phpMyAdmin/
• Klik menu PRIVILEGES, akan muncul di bawah ini.
Isikan contoh USER NAME = siasis, host = anyhost, password =1234
Dan klik CHECK ALL dan klik tombol GO
Hal. 9

10. Maka akan kembali ke halaman utama PHP MY ADMIN.
• Klik menu drop-down di bawah tulisan DATABASE (kolom paling kiri), klik
nama database SEKOLAH akan muncul sbb:
Hal. 10

11. Klik menu tab PRIVILEGE,
Kemudian klik dan klik ICON EDIT PRIVILEGES pada USER = SIASIS, CHECK-ALL dan
klik GO.
Maka setiap PC Client bisa mengakses database yang ada di PC server dengan
variabel koneksi sbb:
Hal. 11

12. • SERVER HOST = 192.168.0.1
• USER NAME = siasis
• USER PASSWORD = 1234
• PORT = 0 (isikan NOL, jika gagal koneksi ganti 3306)
D. SETTING KONEKSI GAGAL?
Jika setting diatas yakin benar, tetapi masih gagal koneksi maka kemungkinan akses
ke PC server dibatasi dengan WINDOWS FIREWALL, maka ubahlah statusnya
menjadi OFF baik di server ataupun client.
Hal. 12

13. REGISTRASI
SOFTWARE
Aplikasi ini cocok untuk sekolah setingkat: SD, SMP, dan SMA/SMK. Dalam
tutorial ini mengambil contoh kasus untuk SMK – TEKNOLOGI
INFORMATIKA.
5. CD MASTER SET-UP
Ketika order akan mendapatkan CD-MASTER SET-UP dan BUKU PETUNJUK
OPERASIONAL ini.
• Masukkan CD-MASTER SET-UP ke CD R/W di PC maka Anda akan dituntun
selama proses instalasi. Tekan tombol lanjut setiap muncul, dan ketika sampai
pada pilihan task tambahan maka centang Buat ikon di desktop dan Buat ikon
Quick Launch.
Ikuti sampai proses instalasi berakhir dengan ditandai munculnya tampilan
seperti di bawah ini. Untuk selanjutnya, pemakai bisa mengeksekusi software
melalui icon aplikasi yang muncul di layar PC.
Hal. 13

14. • Aplikasi akan otomatis dieksekusi jika dicentang pilihan seperti gambar di atas.
Jika gagal eksekusi kemungkinan ada kegagalan dalam membuat data base
MYSQL (baca bagian Instalasi MySQL).
6. LOG-IN
Ketika aplikasi dieksekusi
maka akan muncul form
permintaan data log berupa
ID-USER dan PASSWORDnya.
Defaul data user sebagai
administrator: id-suser =
ADMIN dan password =
1234. Huruf besar kecil sama.
Gambar logo disimpan di file
LOGO.JPG silakan diedit.
Hal. 14

15. 7. REGISTRASI SOFTWARE DAN
SETTING ORGANISASI
Setiap CD-MASTER diinstal di suatu PC maka aplikasi hasil ekstark adalah versi
demo dengan jumlah data terbatas. Agar bisa dipakai secara penuh maka
diorderkan KEY-AKTIFASI. KEY ini dibuat berdasarkan ID-PRODUK yang muncul di
software dan ID-PRODUK akan digenerasikan sesuai nama dan alamat yang diisikan
di data software.
Ketika di halaman utama software, klik menu HELP/AKTIFASI.
Isikan data identitas utama sekolah yaitu: nama organisasi dan alamat dengan
benar. Isikan data kepala sekolah dan keuangan. Khusus LOGO, bisa diubah jika
aplikasi ini sudah versi penuh.
AWAS !! perubahan IDENTITAS ORGANISASI walau satu spasi atau huruf besar/kecil, akan
mengubah ID-PRODUK software.
Setelah yakin benar, maka sampaikan ID-PRODUK tersebut kepada pihak kami
ketika order. Awas !! satu kali order hanya untuk satu ID-PRODUK dan satu KEY-
AKTIFASI. Masukan key tersebut ke tempat isian yang tersedia dan klik tombol
[AKTIFASI].
Pada proses aktifasi ini memerlukan koneksi dan validasi SMS maka pastikan bahwa
aplikasi ini sudah bisa kirim terima sms dengan lancar.
Hal. 15

16. SETTING
TAHUN AJARAN DAN SEMESTER AKTIF
Nilai setting Tahun ajaran dan semester berlangsung (aktif) harus benar (akhurat).
Kesalahan bisa fatal !! Contoh proses yang melibatkan data tersebut: penambahan
data siswa baru, pembayaran siswa, nilai siswa, absensi, dan laporan-laporan.
8. TAHUN AJARAN DAN SEMESTER
Setting tahun ajaran dilakukan untuk mempersiapkan sistem administrasi tahun
ajaran baru berikutnya. Setting semester biasa dilakukan setiap penggantian
semester baru, yaitu mau masuk ke GANJIL atau GENAP. Data ini harus benar dan
mencerminkan kondisi riil sekolah (berjalan).
Klik menu PENGATURAN / TAHUN AJARAN DAN SEMESTER.
Pilih data tahun ajaran baru saat ini, misal : 2011/2012. Lengkapi data periode,
bulan-tahun awal belajar dan akhir belajar.
Jika data tahun ajar belum terdaftar, isikan tahun ajaran pada isian TAMBAH DATA
TAHUN AJAR dan klik tombol [+] untuk menambahkan.
Hal. 16

17. MASTER DATA
9. DAFTAR PEGAWAI
Data karyawan/guru ada kaitanya data kelas sebagai wali kelas, dan nilai siswa.
Penambahan data siswa bisa langsung mealalui editor pegawai dan juga bisa
melalui impor data dari file Ms.Excel.
Komponen data utama pegawai adalah: NIP/K, NAMA, STATUS GURU (TUGAS
MENGAJAR), ID-LOG dan PIN-LOG. Data LOG dipakai untuk masuk ke dalam fitur
NILAI SISWA sesuai MATA PELAJARAN yang dipegang oleh PEGAWAI bersangkutan.
Karena, seorang PEGAWAI hanya bisa mengakses data nilai suatu mata pelajaran
yang DITUGASKAN.
9.1. EDITOR DATA KARYAWAN
Langkah manipulasi data karyawan adalah sbb:
• Klik menu MASTER DATA, klik PEGAWAI, dan klik menu DAFTAR KARYAWAN.
• Lihat gambar, ketika diklik kanan mouse muncul menu: HAPUS DEL, EDIT
CTRL+E, LAPORAN DETAIL CRL+R, dan TAMBAH DATA INS
Hal. 17

18. • Untuk menambah data baru, tekan tombol keyboard INS maka akan muncul
form editor karyawan sbb:
• Isikan juga komponen data pada halaman tab DETAIL dan KODE GURU .
9.2. IMPOR DATA KARYAWAN
Langkah impor data karyawan dari file Ms.Excel adalah sbb:
• Pastikan file data karyawan berisi komponen utama sbb: NIP/K, NAMA,
STATUS GURU/KARYAWAN, ID-LOG dan PIN-LOG.
• File Ms.Execl yang akan diimpor harus memenuhi ketentuan: (1) baris pertama
adalah judul data kolom, (2) mulai baris ke dua berisi data karyawan.
Perlu diperhatikan juga letak SHEET data yang akan diimpor. Perhatikan gambar:
Hal. 18

19. Dari gambar tersebut, data terletak di SHEET1. Dan tanggal harus memiliki format:
yyyy-mm-dd contoh untuk tanggal 10 April 1971 maka tertulis 1971-10-04.
Klik menu MASTER DATA, klik KARYAWAN, klik IMPOR MS.EXCEL. Lihat contoh
gambar berikut ini:
Langkah mengimpor diawali dengan mengklik tombol menu [ BUKA FILE ] kemudian
klik [ QUERY ].
Hal. 19

20. Perhatikan perintah query “SELECT * FROM [$SHEET1]” dimana SHEET1 adalah
nama sheet di file Ms.Excel.
Lakukan penyesuaian antara JUDUL KOLOM FILE MS.EXCEL dengan KOMPONEN
DATA KARYAWAN.
Klik tombol menu [ IMPOR ] dan lihat di data karyawan.
9.3. MODEL REPORT DATA KARYAWAN
9.3.1. Cetak Data Detail
Klik menu MASTER DATA, klik PEGAWAI, dan klik menu DAFTAR KARYAWAN.
Setelah muncul form halaman utama daftar karyawan, seleksi salahsatu data
karyawan, dan tekan CTRL+R. untuk menampilkan report data karyawan
bersangkutan. Contoh report:
9.3.2. Rekap Karyawan
Klik menu LAPORAN dan klik DATA KARYAWAN, contoh tampilan:
Hal. 20

21. 10. DATA KELAS
Data kelas harus dimasukkan diawal sebelum mengoperasikan fitur-fitur di menu
transaksi. Data lain yang memerlukan akhurasi data kelas misalnya: data siswa,
nilai, dan inventaris.
Klik menu DATA MASTER, klik DATA KELAS.
Hal. 21

22. Klik tombol samping isian kode wali kelas untuk mencuplik dari data karyawan
(guru).
11. DATA SISWA
Komponen data siswa paling utama HARUS DIISI DENGAN BENAR tidak boleh
kosong adalah: NIS, Nama, Kelas Aktif, Semester Aktif, dan Tahun Ajaran Aktif.
Aplikasi menyediakan 3 fitur cara memasukan data siswa baru, yaitu : langsung
melalui editor data siswa dan impor dari file Ms.Excel.
11.1. EDITOR DATA SISWA
Penambahan dan pengubahan data siswa bisa melalui editor DATA SISWA. Namun,
sangat tidak disarankan melakukan pengeditan komponen STATUS SISWA
TERAKHIR seperti: NIS, TAHUN AJARAN AKTIF, KELAS AKTIF, dan SEMESTER AKTIF,
karena data tersebut terdapat link dengan database lain.
o Klik icon SISWA atau klik menu MASTER DATA / DATA INDUK SISWA / DAFTAR
SISWA.
o Perhatikan gambar di bawah ini. Terdapat banyak fasilitas manajemen siswa:
o Filter data siswa (kelas, siswa di tahun ajaran aktif, tahun drop-out, tahun
pindah, tahun lulus, tahun angkatan).
o Pencarian data siswa ( Ctrl+F ) atau klik kanan mouse, klik menu PENCARIAN
DATA SISWA.
o Fasilitas manipulasi data: penambahan ( INS ), penghapusan ( DEL ), dan
pengeditan ( CTRL+E atau dobleklik mouse).
o Fasilitas cetak: preview (rekap), ekspor file ke Ms.Excel, dan cetak barcode.
Hal. 22

23. o Tekan tombol menu [TAMBAH] atau keyboard INS.
o Isikan komponen utama: NIS, NAMA, SEMESTER AKTIF, TAHUN AJAR AKTIF,
dan KELAS AKTIF. Jika semester berjalan adalah GANJIL maka isikan GANJIL,
begitu juga tahun ajaran isikan sesuai tahun ajaran berlangsung, dan
penempatan kelas yang direncanakan.
o Klik tombol [ GANTI ] untuk comot file foto (*.JPG).
Hal. 23

24. • Tekan F10 atau [SIMPAN]
11.2. IMPOR SISWA DARI FILE MS.EXCEL
Fitur ini diberikan untuk memudahkan pemasukan data siswa terutama bagi
sekolah yang sudah memiliki data siswa dalam bentuk file Ms.Excel.
Ingat kolom data siswa utama yang harus ada file Ms.Excel adalah : NIS, Nama,
Kelas Aktif, Semester Aktif, dan Tahun Ajaran Aktif.
• Klik menu MASTER DATA / DATA INDUK SISWA / IMPOR MS.EXCEL dan saat
muncul form impor siswa klik tombol [BUKA FILE]. Pilih nama file, untuk
latihan pilih file sampel yang disertakan aplikasi.
Hal. 24

25. Perhatikan query “SELECT * FROM [Sheet1$]” artinya ditampilkan semua data
kolom di sheet Ms.Excel yang bernama SHEET1 (ganti sesuai kondisi file
sumber). Berikut contoh file Ms.Excel aselinya.
Perhatikan ! baris pertama di file Ms.Excel adalah nama kolom data, baris ke-
Hal. 25

26. 2 dst. Adalah data siswanya. Data yang akan diimpor berada di SHEET1.
Lakukan penyesuai antara judul kolom di file Ms.Excel dengan komponen data
yang diperlukan.
Dalam gambar di atas, AGAMA – NISN – KELAMIN – NO.HP dikosongkan
karena di data Ms.Excel tidak terdapat kolom tersebut. Khusus kelas, jika di
file Ms.Excel tidak terdapat kolom PROGRAM (TINGKAT) dan JURUSAN
(RUANG) maka kosongkan seperti AGAMA tersebut. TETAPI karena harus ada,
maka isikan dengan benar di isian KELAS SISWA (bagian bawah), dan inilah
nantinya sebagai kelas siswa aktif. Jika sudah siap… klik [ IMPOR ]. Mungkin
beberapa data tidak diimpor, kemungkinan NIS sudah terdaftar.
11.3. MODEL REPORT DATA SISWA
Tersedia berbagai fitur dalam penyajian laporan data siswa. Berikut ini yang murni
report data siswa, artinya tidak ada link data dengan fitur lain seperti: data
tunggakan siswa dan pembayaran, data nilai siswa, data absensi siswa, dll.
Hal. 26

27. 11.3.1. Cetak Barcode
Klik icon SISWA, pada halaman daftar siswa pilih seleksi salahsatu siswa, dan klik
kanan mouse pilih menu CETAK BARCODE atau tekan tombol menu [CETAK
BARCODE].
Cetak barcode sangat berguna dan bisa ditempel ke KTS – KARTU SISWA. Ketika
sistem absensi disetting REAL-TIME maka ada pilihan untuk absensi siswa pakai
BARCODE, SIDIK JARI atau KEYBOARD.
11.3.2. Ekspor Ms.Excel
Klik icon SISWA, pada halaman daftar siswa, lakukan filter siswa (lihat gambar di
item 4.1), klik salahsatu nama kolom daftar siswa untuk mengurutkan, dan klik
tombol menu [EKSPOR].
Ketika diminta memasukan nama file, isikan namanya dan tekan [ OK ], maka
setelah proses penyimpanan ke file akan otomatis dieksekusi Ms.Excel dan
ditampilkan data siswa tersebut.
11.3.3. Rekap Siswa Per Tahun Masuk
Klik menu LAPORAN, klik DATA SISWA, klik TAHUN MASUK.
Hal. 27

28. Setelah ditekan tombol OK, berikut hasil previewnya:
11.3.4. Rekap Siswa Per Tahun Lulus, Pindah, dan DO
Klik menu LAPORAN, klik DATA SISWA, klik TAHUN LULUS / PINDAH / DO. Isikan
tahun ajaran, dan klik [OK] akan muncul tampilan report mirip gambar pada repor
per tahun masuk di atas.
11.3.5. Rekap dan Ekspor Siswa Per Kelas
Klik menu LAPORAN, klik DATA SISWA, klik REKAP PER KELAS. Pada form seperti
tampak di gambar ini:
Hal. 28

29. Jika diklik tombol menu [PRIN REKAP DETAIL] maka akan muncul contoh laporan
sbb:
Hal. 29

30. Jika diklik tombol menu [PRIN REKAP DETAIL] maka akan muncul contoh laporan
sbb:
Jika diklik tombol menu [EKPORT] data yang tampil di layar akan disimpan ke dalam
file Ms.EXCEL. File hasil ekspor bisa diedit ataupun diatur format tampilan laporan
sesuai selera pemakai.
Hal. 30

31. MANAJEMEN NILAI
Beberapa langkah sebelum mengaplikasikan fitur PENILAIAN perlu
dilakukan beberapa setting data pendukung.
12. GRUP DAN JENIS NILAI
Kita mengenal sumber penilaian dari prestasi ana didik: nilai ulangan harian, nilai
PR, nilai praktek, nilai testing semester awal/akhir, nilai ujian tingkat sekolah (UTS),
nilai ujian akhir sekolah (UAS) ataupun ujian akhir nasional (UAN).
Secara umum, berbagai tipe penilaian tersebut dikelompokkan ke dalam 4 grup
besar: ULANGAN, TUGAS, UAS (UAN), dan UTS. Inilah yang kita istilahkan sebagai
GRUP NILAI.
Jenis nilai adalah kelompok kecil penilaian di bawah grup nilai. Bagaimana dengan
jenis nilai?
Grup ULANGAN: misal ULANGAN KE-1 diberi kode UL1, ULANGAN KE-2 diberi kode
UL2, untuk menampung nilai semesteran ke-1 diberikan kode jenis RAPOR1, dst.
• Grup TUGAS: misal PRAKTEK KERJA LAPANGAN KE-1 diberikan kode PKL1,
PRAKTEK LABORAT KOMPUTER KE-2 dikodekan dengan LAB2, dst.
• Grup UAS: misal untuk menampung nilai ujian akhir sekolah TEORI diberikan
kode UAS dan untuk praktek diberikan kode UAST.
• Grup UTS: misal untuk menampung nilai ujian sekolah diberikan kode UTS.
Untuk mengedit data grup dan jenis: klik menu PENGATURAN dan klik menu JENIS
& GRUP NILAI.
Hal. 31

32. 13. SETTING GRUP M.P
Khususnya sekolah ditingkat SMK kita mengenal berbagai grup MATA PELAJARAN.
Klik menu PENGATURAN dan klik menu GRUP MATA PELAJARAN.
14. KONVERSI NILAI
Dipakai untuk otomatisasi pemasukan nilai angka ke teks. Klik menu PENGATURAN
klik menu LEVEL NILAI HURUF.
Hal. 32

33. 15. ITEM MATA PELAJARAN
Fitur ini akan mengatur item detail suatu mate pelajaran (MP). Perlu dicatat bahwa
terdapat 3 tipe kode MP:
• MP yang DIIKUTI PROSES BELAJAR mengajar, dan pada kurun tertentu
terdapat ULANGAN dan TESTING. Penanggungjawab adalah seorang GURU.
• MP yang tanpa proses belajar mengajar tetapi dibuat dengan tujuan khusus
misal hanya sebagai PENAMPUNG NILAI testing dan ujian seperti khusus untuk
menampung nilai UAS dan UTS. Penanggungjawab bisa guru atau bagian
KURIKULUM atau yang mewakili.
Perbedaan utama pengkodean antara grup dan item MP adalah:
• GRUP MP harus terdiri dari 3 huruf misal MAT,
• ITEM MP harus terdiri dari lebih 3 huruf, umumnya mencerminkan juga kelas,
semester dan jenis teori atau praktek. Misal, IPA112P kode untuk IPA PRAKTEK
kelas 11 semester 2.
Satu kode MP hanya memiliki satu status GRUP dan JENIS NILAI yaitu ULANGAN,
TUGAS, UAS atau UTS. Mudahnya, suatu kode MP dimasukkan grup nilai ULANGAN
jika mata pelajaran tersebut terdapat proses belajar mengajar (ada tatap muka),
ada ulangan harian dan semesteran. Setiap MP bisa diset termasuk pelajaran
khusus AGAMA (pesertanya hanya yang beragama tertentu) atau tidak, dan bisa
diatur AKTIF atau tidak.
Langkah menyusun item MP:
Hal. 33

34. • Klik menu PENGATURAN, klik MATA PELAJARAN, klik ITEM MATA PELAJARAN.
• Terdapat menu : TAMBAH INS, HAPUS DEL, EDIT CTL+E, FILTER KELAS, dan
EKSPOR MS.EXCEL. Tekan tombol keyboard INS untuk membuat grup ataupun
item MP.
• Untuk mengedit doble klik salahsatu item. Tekan tombol menu [EKSPOR]
untuk menyimpan dalam bentuk file Ms.Excel:
Hal. 34

35. 16. GURU MATA PELAJARAN
Yang diberikan tugas/wewenang memasukan nilai suatu MP tidak harus
KARYAWAN DENGAN STATUS PENGAJAR (GURU).
Setiap GURU boleh mengajar dan bertanggungjawab atas banyak kode MP.
Seorang tenaga administrasipun boleh juga bertanggungjawab atas beberapa kode
MP, tentu kode tersebut dibuat khusus untuk menampung nilai saja (misal niala
UAS) dan tidak ada proses tatapmuka, ulangan harian dan testing semesteran.
Klik menu MASTER DATA, klik menu MATA PELAJARAN, klik GURU MATA
PELAJARAN.
Klik salahsatu item di kolom bagian kiri “DAFTAR PERSONAL”. Di sana ada personal
dengan status GURU dan ADM (ADMINISTRASI).
Klik tombol menu [TAMBAH] akan muncul form:
17. INPUT NILAI
Syarat seorang karyawan/guru bisa mengisikan data nilai siswa adalah:
• Harus memiliki dan memasukan ID-LOG dan PIN-LOG.
• Tugas tanggungjawab input NILAI suatu MP sesuai setting di daftar GURU
MATA PELAJARAN.
Hal. 35

36. • Ketika masuk form NILAI, seorang petugas tersebut hanya bisa mengubah nilai
MP sesuai tugasnya.
17.1.Input Nilai MP
• Klik icon NILAI di halaman utama atau klik menu TRANSAKSI klik NILAI SISWA.
Maka akan ada permintaan DATA LOG-IN sesuai setting di data karyawan
misal:
Maka masukan ID-LOG = 5555 dan PASWORD = 1234 ketika muncul form log-
in ke menu nilai :
Hal. 36

37. • Tekan tombol [ MASUK ]. Muncul form sbb:
Pada kondisi awal, belum terdapat data siswa. Klik kode MP, klik KELAS dan
GRUP TESTING. Kemudian klik tombol [DAFTAR BARU].
Jika tidak ada SISWA yang sedang aktif terdaftar di KELAS yang diseleksi maka
akan muncul pemberitahuan seperti gambar.
• Jika berhasil dibuat daftar siswa maka langsung isikan NILAI per siswanya dan
akhiri ENTER.
Hal. 37

38. PERLU DICATAT !!! jika daftar nilai yang telah dibuat dengan menekan tombol
[DAFTAR BARU] tetapi ternyata salah tidak diharafkan, atau tidak ada nilai
untuk grup nilai tersebut maka hapuslah daftar tersebut melalui tombol
[HAPUS}. Jika tidak dilakukan akan DIANGGAP ADA NILAI CUMA NOL, sehingga
mempengaruhi nilai rata-rata akumulasi.
• Lakukan untuk kode MP, grup nilai, dan kelas yang lain (jika ada).
17.2.Report Nilai
17.2.1. Nilai Per Siswa
• Klik menu LAPORAN, klik NILAI SISWA dan klik PER SISWA DETAIL.
• Klik tombl disebelah KODE NIS, seleksi GRUP MP dan JENIS NILAI.
• Klik tombol menu [EKSPOR] jika ingin menyimpan data nilai tersebut ke dalam
file MS.EXCEL.
Hal. 38

39. • Klik tombol menu [PRINT] atau [PREVIEW] akan ditampilkan contoh:
Hal. 39

40. 17.2.2. Nilai Per Kelas
Tersedia fitur rekap nilai per kelas, baik per mata pelajaran atau untuk semua mata
pelajaran. Klik menu LAPORAN, klik NILAI SISWA, klik PER KELAS DAN MP maka
akan muncul contoh gambar sbb:
Fasiltas filter yang tersedia:
• Filter kelas dan mata pelajaran atau semua mata pelajaran.
• Filter dan pengurutan naik berdasarkan: NO. NIS, NAMA, ULANGAN, TUGAS,
UTS, UAS, JUMLAH, dan RATA2. Serta pengurutan turun yang mencerminkan
urutan rangking terbaik ke terendah.
• Filter model perhitungan jumlah dan rata-rata: (1) ULANGAN, (2) TUGAS (3)
UAS (4) UTS (5) ULANGAN + TUGAS (6) UTS + UAS dan (7) SEMUA.
• Filter perhitungan nilai, apakah pakai nilai awal saja, nilai akhir (perbaikan)
saja, atau rata-rata nilai awal dan akhir.
Untuk mengekspor ke Ms.Excel klik tombol menu [EKSPOR] dan untuk langsung
mencetak klik tombol [PREVIEW].
Hal. 40

41. Hal. 41

42. ABSENSI
SISWA DAN KARYAWAN
TERDAPAT DUA FITUR MODEL ABSENSI
YAITU MANUAL DAN REALTIME, BAIK UNTUK KARYAWAN ATAUPUN SISWA.
18. MODEL ABSENSI
Baik absensi siswa atau pun karyawan secara prinsip sama karena memakai
tampilan dan cara entri data yang sama. Dan di aplikasi sudah tersedia tersedia
pilihan ketika memasukan data absensi, yaitu jenis absensi karyawan atau siswa.
Penjelasan idi bawah ini, untuk kasus absensi siswa.
18.1. ABSENSI KELAS
Prosedurnya, salahsatu siswa mencatatat temannya yang tidak masuk beserta
statusnya: SAKIT, IJIN, atau ALFA. Atau bisa dilakukan BAGIAN BIMBINGAN DAN
KONSELING (BP) atau KESISWAAN atau ADMINISTRATOR dimana setiap ada surat
ijin tidak masuk langsung dicatat dan direkap. Setiap hari dibuat rekapan siswa
yang tidak masuk di entri ke software aplikasi ini.
18.2. ABSENSI REALTIME
Prosedurnya, Di gerbang pintu masuk disediakan 1 atau lebih PC yang terinstal
aplikasi ini, dan setiap siswa yang keluar atau masuk gerbang harus dicatat NISnya.
• Cara pemasukan data NIS melalui ketik KEYBOARD, atau NIS BARCODE (harus
tersedia perangkat tambahan yaitu mesin BARCODE SCANER). Kode NIS
barcode bisa dicetak dari aplikasi dan ditempel ke KTS – Kartu Tanda Siswa.
• Cara pemasukan data NIS melalui FINGER PRINT – REALTIME – DIRECT ACCESS
( mesin mengakses data bank sidikjari langsung ke aplikasi). Untuk versi
terakhir (2011) , aplikasi hanya mampu melakukan absensi per ruang kelas
dengan kapasitas kurang dari 50 siswa. Artinya, pemasangan mesin fingreprint
di pintu gerbang sekolah untuk melakukan scaner sidik jari siswa adalah tidak
layak. Hal ini bisa dimengerti, karena mesin fingerprint bekerja REALTIME
langsung setiap proses deteksi sidik jari siswa akan dicocokan ke bank data
gambar sidik jari seluruh siswa seluruh kelas. Sehingga menjadi tidak layak.
Hal. 42

43. • Cara pemasukan data NIS melalui FINGER PRINT – REALTIME – NON DIRECT
ACCESS ( aplikasi akan mendownload data log yang dihasilkan suatu mesin
sidikjari ). Khusus fitur ini harus dipesan (order) terpisah, karena diperlukan
pembuatan program menyesuaikan jenis interface mesin fingerprint dan tipe
database yang dihasilkannya.
19. JAM PEMBELAJARAN
Pengaturan jam masuk dan jam pulang setiap kelas sangat berpengaruh terhadap
sistem absensi REAL-TIME. Untuk mengatur jam masuk dan pulangnya, di setiap
hari, di setiap kelas klik menu PENGATURAN, klik menu JAM PEMBELAJARAN.
20. KALENDER PENDIDIKAN
Jika status tanggal PC adalah hari MINGGU
maka akan muncul form di bawah ini ketika
masuk menu absendi.
Hal. 43

44. Jika menurut setting KALENDER
PENDIDIKAN adalah hari libur bukan
hari MINGGU maka akan muncul
form seperti ini.
Maka koreksi kebenaran data
kalender pendidikan dan jam
tanggal PC setiap saat. Untuk setting kalender pendidikan, klik menu PENGATURAN,
klik menu KALENDER PENDIDIKAN.
Klik tombol navigator bawah kanan untuk
menambah, mengedit dan menghapus jenis
kalender akademik. Dan untuk mengubah
status tanggal per bulan tahunnya langsung
ketik kode sesuai daftar jenis di sebelah kanan.
Misal seperti gambar ini:
Hal. 44

45. 21. SISTEM ABSENSI KELAS
Klik menu PENGATURAN, klik menu IDENTITAS ORGANISASI, dan seting model
absensi = MANUAL (REKAP KELAS).
Klik icon ABSENSI, akan muncul form absensi. Sesuaikan jenis absensi:
Masukan NIP untuk absensi karyawan atau NIS untuk absensi siswa yang tanggal
tersebut berstatus: ALFA, SAKIT atau IJIN saja. Pemasukan NIP atau NIS bisa melalui
ketik keyboard langsung, dan bisa juga memakai BARCODE SCANER.
Jika memakai BARCODE SCANNER , maka KODE barcode di database setiap siswa
harus sudah diisi nilai angkanya. Walaupun, bisa jadi sama persis NIS (jika semua
angka murni).
Hal. 45

46. Tekan CTRL+ALT+S untuk menutup form absensi dan kembali ke tampilan awal
(utama).
22. SISTEM ABSENSI REALTIME
Prinsipnya sama antara sistem per kelas atau realtime, bedanya jika per kelas
hanya memasukan data NIS/NIP yang tidak masuk. Sedang yang real-time setiap
siswa atau karyawan yang keluar atau masuk sekolah, harus melakukan
memasukan NIS/NIPnya ke aplikasi absensi.
Maka apilkasi akan mendeteksi secara otomatis: kapan jam masuk, status telat
atau tidak, kapan dia keluar, dan kapan pulang dari keluar dan kapan pulang
sekolah.
Sebelum mengoperasikan sistem absensi ini, pastikan klik menu PENGATURAN, klik
menu IDENTITAS ORGANISASI, dan seting model absensi = REALTIME.
Untuk ketentuan lain-lain sama ketika melakukan absensi per kelas oleh petugas
absensi.
Hal. 46

47. 23. REPORT ABSENSI
Klik menu LAPORAN dan klik REKAP ABSENSI, maka akan muncul form contoh:
Dari gambar: yang berwarna MERAH [X] artinya hari tersebut libur minggu dan
kalender akademik/pendidikan. Secara otomatis akan direkap per kelas, jumlah
masing-masing jenis absensi (ALFA, SAKIT, IJIN) per siswa.
Klik tombol menu [ PRINT ] atau [ EKSPOR] jika ingin diolah untuk dokumentasi
lainnya.
Hal. 47

48. Hal. 48

49. OTOMATISASI PENGATURAN
JAM MATA PELAJARAN GURU
Sesi ini akan memandu pembaca bagaimana menyusun jadual mata pelajaran
TANPA PAKAI PUSING !! mengapa bisa? Karena apiikasi akan menolak secara
otomatis pemasukan jadual mengajar seorang guru jika terjadi TEMPUK WAKTU !!.
24. SETTING JAM BELAJAR KELAS
Aplikasi ini mampu menangani
pengaturan jam belajar secara
multi-kelas, artinya setiap kelas
bisa memiliki jam belajar beda.
Dan memang dalam praktek
banyak dijumpai, misal kelas 1
memiliki jam masuk dan pulang
beda dengan kelas 2.
Klik menu PENGATURAN, klik
menu JAM PEMBELAJARAN.
Lihat gambar:
Klik combo-drop-down kelas misal X, kemudian klik masing-masing kolom jam
masuk dan pulang. Klik [+] untuk menambah, [-] menghapus, dan [^] untuk
mengedit.
25. SETTING JAM TATAP MUKA
Jam tatap muka adalah jumlah tatap
muka terbesar setiap harinya. Untuk
mengedit langsung klik kolom JAM
T.MUKA atau klik tombol [^].
Hal. 49

50. 26. SETTING JAM BELAJAR
Jam belajar yang dimaksud adalah
realitas jam dimulai dan diakhiri untuk
tatap muka mulai jam ke-0 sampai
akhir dalam sehari.
Untuk mengedit langsung klik kolom
MULAI dan AKHIR atau klik tombol [^].
27. JADUAL PELAJARAN
Yaitu mengatur jadual mengajar oleh seorang guru untuk semua mata pelajaran
yang dia pegang. Klik menu TRANSAKSI, klik menu JADUAL MATA PELAJARAN.
Tampak gambar ini:
Seleksi nama kode pengajar, akan muncul kolom paling kiri berisi jenis mata
pelajaran yang dipegangnya. Klik [+] untuk menambah, [-] untuk menghapus atau
[^] untuk mengedit. Ketika akan mengedit atau mengisi data, klik kolom baris data
yang akan diisi pada daftar JAM MENGAJAR.
Hal. 50

51. 28. LAPORAN JADUAL PELAJARAN
A. LAPORAN JADUAL PER HARI
Klik halaman tab LAPORAN, dan seleksi filter checxboxnya.
Hal. 51

52. Kemudian klik CETAK. Muncul gambar seperti di bawah ini:
B. LAPORAN JADUAL PER GURU
Klik menu LAPORAN, klik menu DATA GURU, klik menu TUGAS MENGAJAR.
Hal. 52

53. C. LAPORAN JADUAL PER KELAS
Klik menu LAAPORAN, klik menu DATA GURU, klik menu TUGAS MENGAJAR.
Hal. 53

54. PENERIMAAN
SISWA BARU
Fitur ini bisa dipakai untuk simulasi penerimaan siswa baru dengan berbagai
kelompok kelas, dengan batasan: daya tampung, kapasitas, target dan maksimal
10 item nilai rata-rata bahan seleksi. Penyeleksian siswa yang diterima / ditolak
dilakukan secara otomatis oleh software.
29. SELEKSI CALON SISWA
Contoh kasus: akan diseleksi calon siswa baru untuk kelas 1 reguler
dan kelas 1 SBI tahun 2009/2010. Ikuti langkah sbb:
1. Klik icon atau klik menu TRANSAKSI, klik PENERIMAAN SISWA BARU.
2. Lihat gambar di atas, klik [+], dan klik kolom KODE PSB, isikan misal: 1R-
2009-2010 atau dengan kode lainnya.
3. Pindah ke kolom sebelah kanannya, isikan Minimal Nilai Rata-rata, target,
kapasitas ruang total, dan variabel nilai (jumlah elemen nilai bahan seleksi).
4. Ulangi untuk kode PSB lainnya.
5. Klik salahsatu kelompok PSB, dan pada tampilan gambar di bawah ini, klik [+]
untuk menambah data calon siswa, isikan data dan akhiri ENTER..
Hal. 54

55. Perhatikan, karena kode PSB 1R-2009-2010 memiliki 4 variabel nilai maka
isikan juga nilai-1, nilai-2, nilai-3 dan nilai-4. Dalam prakteknya, nilai-1
misalnya tes akademik, nilai-2 mewakili tes psikologis, dll. Jika sudah selesai
klik [V] untuk menyimpannya.
6. Stelah disimpan akan otomatis terseleksi seperti gambar di bawah:
7. Lakukan langkah 5 dan 6 setiap ada pendaftaran siswa baru.
Hal. 55

56. 8. Klik combo dropdown di samping kanan tulisan PENDAFTAR, klik filter misal
“SEMUA PENDAFTAR”, “DITERIMA” atau “DITOLAK” dengan mudah dan cepat.
9. Klik kanan mouse akan muncul beberapa menu tambahan.
30. LAPORAN PSB
Data yang sudah masuk, bisa dihapus/dikosongkan semua tentu setelah dilakukan
pencetakan atau penyimpanan data ke file Ms.Excel.
A. CETAK REKAP
Coba lakukan seleksi langkah 8 di atas, klik kanan mouse dan klik menu REKAP
PSB TERSELEKSI maka akan muncul rekap sbb:
Coba lakukan seleksi langkah 8 di atas, klik kanan mouse dan klik menu REKAP
PSB + FOTO maka akan muncul rekap sbb:
B. EKSPOR KE FILE MS.EXCEL
Untuk mengekspor semua data terseleksi ke file Ms.Excel, klik tombol
[MS.EXCEL].
Hal. 56

57. SELAMAT BEKERJA !!
Tutorial tematik realtime bisa langsung dimunculkan di
aplikasi dengan menekan tombol F1.
Hal. 57

58. SELAMAT BEKERJA !!
Tutorial tematik realtime bisa langsung dimunculkan di
aplikasi dengan menekan tombol F1.
Hal. 57