Mise en place d'un ERP

1. Mise en place d’un projet S.I dans
l’entreprise
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2. Objectifs d’apprentissage
• Tracer le processus de mise en place d’une
solution SI dans l’entreprise
• Les facteurs clé de succès
• Les risques, échecs…
• Étude de cas CDC, de questionnaires CDC
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3. Sommaire

Etapes:
–
–
–
–
–
–
–
Lancement: Fiche Projet
Constitution des comités (Comité de Pilotage, Comité Projet)
Cahier des Charges
Lancement Appel d’offres
Dépouillement
Choix basé sur le questionnaire
Etude de la short list:
•
•
•
•
•
Etude détaillée des offres
Communication d’un jeu de tests
Visite de sites
Critères de choix pondérés
Choix final
– Etude du contrat avec l’intégrateur et l’éditeur de la solution
– Mise en place d’un planning et d’un PAQ
– Méthodologie de mise en place de la solution:
•
•
•
•
Formation
Analyse / Dossier d’analyse / Validation
Prototypage et modélisation / Validation Proto
Déploiement: Développement états / Tests / Sécurité / Manuels users /
Formation user final / Reprise de l’existant
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4. Lancement: Fiche Projet
Tout d’abords assurons nous que:
Biz Plan
Biz Plan
Biz Plan
Biz Plan
Biz Plan
IT Plan
IT Plan
IT Plan
IT Plan
IT Plan
Absence de
l’un ou l’autre
des plans
Existence mais
indépendance
totale
IT Plan
déduit du
Biz Plan
IT Plan
influence
le Biz Plan
Les BP:
- Le Projet ne doit pas être mené par l’informatique
- Il ne doit y avoir d’objectifs techniques, personnels…
- Il ne doit y avoir absence d’une vision stratégique
- Il ne doit y avoir absence de l’engagement de la
direction
- Nécessité d’avoir un budget Cas de figures sont
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possibles
Communication et Gestion des R
isques
Biz Plan et IT
Plan développés
conjointement
(Source: Acadys –
Enquête sur la
Gouvernance des SI,
2002-2003)
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5. Constitution des comités
• Comité de Pilotage:
–
de fixer et suivre les orientations, les objectifs, les priorités, les échéances
ainsi que la constitution des équipes de projet; Respect du PAQ; Arbitrage…
• Comité de Projet:
–
Formé des key Users; Evalue le niveau de réalisation des objectifs prédéfinis
de la période en cours et définir les objectifs à réaliser pour la période à venir
pour chacune des ressources; Respect des objectifs…
mC
o
Les BP :
- Rôle des comités
- Impliquer les responsables de domaines
- Impliquer les utilisateurs
- La direction doit jouer son rôle de Project Sponsor
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6. Le cahier des Charges
• Il décrit le système Cible (Fonctionnel, Organisationnel,
Infrastructure):
– Il faut délimiter le Scope !!!
– Il faut faire valider le CDC
mC
o
• Questionnaire pondéré pour faciliter le choix
Les BP:
- Il faut avoir un cahier des charges
- Il ne faut pas laisser cette tâche à l’intégrateur
- Il faut éviter de prendre en charge cette tâche en interne
- Il ne faut pas charger le chef de projet de le faire
- Il faut impliquer tous les utilisateurs dans le CDC
- Il faut valider le CDC par le Project Sponsor (ou avoir sa participation)
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- Il faut inclure la dimension moyen/Long terme dans le CDC

7. Appel d’Offres
• L’appel d’offres devra être exhaustive (dans le cas ou il y a une
aide internationale, l’AO devra être internationale !)
• Date de lancement; Liste des documents à fournir pour
répondre à l’offre; Date réception des offres (cachet poste fait
foi)
mC
o
Les BP:
- Il faut être ferme sur les dates
- Il faut garder son objectivité par rapport à la liste des intégrateurs à consulter
- Il faut fixer une forme pour la réponse
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8. Dépouillement
•
•
•
•
A partir de la Date début de dépouillement : Fin réception des
offres
Méthodologie de dépouillement préétablie
Scoring préétabli
Fiches modèles préétablies…
mC
o
Attention:
- Il faut avoir un Timing pour le début et la fin de cette phase
- Il faut avoir une méthode de dépouillement (critères, analyse, TDB…)
- Il faut orienter le choix de la solution
- Il faut communiquer à la fin de cette phase le résultat aux soumissionnaires
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9. Short List
•
Au maximum 3 short listés:
– Solution; Intégrateur
– Solution:
•
•
•
•
•
Editeur
Nombre d’installation dans le monde, au Maroc
Historique
Versions supportées actuellement
…
– Intégrateur:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
mC
o
•
Installé au Maroc (O/N)
Nbre d’années d’ex
Nbre de consultants (Fnels, techniques, administratif)
Nombre de sites installés (au Maroc, ailleurs)
Attention:
CA des 3 dernières années
- Il faut avoir un Timing pour le
Composition du Capital
Autres activités (CA / Activité et %)
début et la fin de cette phase
Offre financière
- Il faut avoir une méthode de
…
dépouillement (critères, analyse,
Choix de la short list en Comité de Pilotage
TDB…)
- Attention à l’orientation du
choix de la solution
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10. Evaluation des Short Listés
•
Confection d’un Jeu d’essais:
– A communiquer à chaque intégrateur avec un délai de 3 semaines
– Chaque Intégrateur aura à dérouler le jeu d’essais (1j), sur sa solution,
devant le comité de projet (éventuellement les membres du CP)
•
En parallèle (durant les 3 S):
–
–
–
–
•
Visite de sites Intégrateur/Solution
Visite de sites en OFF
Investigation (Internet, Forums, Observatoires…)
Constitution d’une analyse de risques liés à chaque I/S
Négociation des coûts (Licences, Tx maintenance, pres J/H)
mC
o
– En moyenne des gains considérables peuvent être faits à ce stade (35%)
Les BPs:
- Il faut impliquer les keys users dans le jeu de tests
- Il faut impliquer les keys users dans les visites de sites
- Il faut impliquer les keys users dans l’évaluation des I/S
- Il faut braistormer sur les I/S
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11. Choix final
mC
o
•
Le choix se fait en Comité de pilotage se basant sur les points
suivants:
Les BPs:
- Il faut prendre cette décision comme une décision:
- Stratégique
- Long terme
- Impliquant le Project Sponsor, les Keys users, les utilisateurs, le
chef de projet
- Il ne faut pas faire son choix uniquement sur la base de la proposition
financière
- Il ne faut pas choisir des scénarii au Forfait
- Il ne faut pas choisir des solutions en fin de vie
- Il ne faut pas choisir des solutions avec moins de 5 références au
Maroc
- Le choix devra être: Solution/BD/OS/Matériel
- Le choix ne doit pas négliger l’aspect maintenance
- Présence de l’intégrateur sur place ???
-…
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12. Le Contrat
•
Etude des contrats:
– Editeur / Solution
– Intégrateur
mC
o
Les BPs :
- Attentions aux contrats standards
- Attentions aux contrats intégrateurs
- Intégrer le malus (retard, défaillance intégrateur…)
- Dans le cas ou l’éditeur répond avec l’intégrateur: l’exiger au niveau du
contrat
- ET PUIS surtout: demander une première version du contrat au niveau de
la phase de la réponse aux offres
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13. Le Planning et le PAQ
•
•
Le Planning
Le PAQ, a pour objectif de :
–
–
–
constituer une référence commune à tous les membres de l'équipe projet. Il permettra
d'assurer une bonne cohérence et une homogénéité dans les méthodes de travail,
garantir la qualité des livrables,
définir les procédures à suivre, les outils à utiliser, la méthodologie de mise en place du
progiciel et les contrôles prévues pour chaque activité.
mC
o
Les BPs :
- Il faut avoir un PAQ
- Il faut communiquer le PAQ aux Keys users et users
- Il faut valider le PAQ par la DG
- Il faut faire valider le planning par la DG
- Il faut intégrer le planning comme contrainte (congés, départs …)
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14. La mise en place
•
Méthodologie de mise en place de la solution:
mC
o
• Formation:
– Formation générale sur l’ERP avec sa base Démo;
– Formation dispensée aux Keys Users et les informaticiens
BackUp
• Analyse:
– Ateliers d’analyse pour disséquer les procédures internes à
l’entreprise en vue d’un paramétrage éventuel dans l’ERP
– Dossier d’analyse
– Validation
• Prototypage et modélisation:
– Le paramétrage est assuré par le consultant fonctionnel du
domaine avec le (ou les) Keys Users du domaine en question
– Tests des modules et Validation du Prototypage
• Déploiement:
– Développement états
– Tests d’intégration
– Mise en place de la sécurité
– Rédaction des Manuels users (finaux)
– Formation user final
– Reprise de l’existant (à analyser à partir de la phase d’analyse)
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15. La mise en place
Les BPs :
- Il faut avoir une méthodologie de Gestion de Projets
- Faire attention au triangle: Coût, délais, Contenu (oToBoS)
- Il faut rester conforme au PAQ
- Il ne faut pas négliger la reprise de l’existant
- Il ne faut pas négliger les projets de codification
- Il ne faut négliger le développement des états
- Il faut former les utilisateurs finaux
- Il ne faut pas rédiger les manuels utilisateurs
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16. Le projet continue…
A
P
C
D
PokaYok
- La méthodologie de GP
- L’assurance Qualité
-L’audit
- Les TDB
-…
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