Solución al ciclo de vida de un Expediente ENI, posibilidad de implementarlo con diferentes soluciones, comparativa entre soluciones y visión de alto nivel de como implementar el Esquema Nacional de Interoperabilidad en un Administración Pública. Se explica el caso concreto del Proceso de Digitalización cumpliendo con la Norma Técnica de Interoperabilidad del ENI

1. Gestión de expedientes
Electrónicos
más allá de la gestión de documentos

2. Hace un año
dejamos una pregunta...

4. Aplicaciones de Negocio
Registro de Entrada y Salida, Portafirmas, Tramitador de Procedimientos,
Padrón, Portal del Ciudadano, Ventanilla única, Aplicación de decretos, y
muchas más :)

5. Aplicaciones de Negocio
Registro de Entrada y Salida, Portafirmas, Tramitador de Procedimientos,
Padrón, Portal del Ciudadano, Ventanilla única, Aplicación de decretos, y
muchas más :)
Gestor Documental
Alfresco, Documentum, Filenet, Sharepoint, Nuxeo, Open Text....

6. Aplicaciones de Negocio
Registro de Entrada y Salida, Portafirmas, Tramitador de Procedimientos,
Padrón, Portal del Ciudadano, Ventanilla única, Aplicación de decretos, y
muchas más :)
Gestor Documental
Alfresco, Documentum, Filenet, Sharepoint, Nuxeo, Open Text....

7. Aplicaciones de Negocio
Registro de Entrada y Salida, Portafirmas, Tramitador de Procedimientos,
Padrón, Portal del Ciudadano, Ventanilla única, Aplicación de decretos, y
muchas más :)
Gestor Documental
Alfresco, Documentum, Filenet, Sharepoint, Nuxeo, Open Text....
¿?

8. Servicios de Alto Nivel
Tienen que ser lo más independientes posible

9. Esta capa de servicios ofrecerá:
1. Servicios de Gestión de Expedientes
2. Servicios de Gestión Documental
3. Servicos de Firma
4. Otros Servicios derivados de las NTI
¿Qué puedo encontrar?

12. 1. Limitados al expediente “vivo”
2. Dependencia de un Gestor Documental
3. No hay gestión del Archivo (ni temporal, ni definitivo)
4. No tiene servicio de digitalización tendríamos que
usar un tercero como Kofax :S
5. Solo gestiona documentos y expedientes
“eni”
¿Limitaciones?

13. Ciclo deVida del Expediente Electrónico
Creación Tramitación Vigencia Archivo

14. Ciclo deVida del Expediente Electrónico

16. Soluciones Pros Contras

17. Soluciones Pros Contras
ECM, RM, Gestores
de Documentos
Enfocados a resolver
problemas específicos.
“Fácilmente” adaptables a las
NTI
Ofrecen pocos servicios para
terceros.
No tienen una visión global del
problema.

18. Soluciones Pros Contras
ECM, RM, Gestores
de Documentos
Enfocados a resolver
problemas específicos.
“Fácilmente” adaptables a las
NTI
Ofrecen pocos servicios para
terceros.
No tienen una visión global del
problema.
Middleware de
Servicios
Ofrece una capa de servicios
de alto nivel que puede ser
consultada por terceros.
Visión horizontal del problema.
Independientes
tecnológicamente
No entienden el negocio.
Carentes de servicios de RM.

19. Soluciones Pros Contras
ECM, RM, Gestores
de Documentos
Enfocados a resolver
problemas específicos.
“Fácilmente” adaptables a las
NTI
Ofrecen pocos servicios para
terceros.
No tienen una visión global del
problema.
Middleware de
Servicios
Ofrece una capa de servicios
de alto nivel que puede ser
consultada por terceros.
Visión horizontal del problema.
Independientes
tecnológicamente
No entienden el negocio.
Carentes de servicios de RM.
Solución ideal
Capa de Servicios que entienda el proceso
de negocio del Expediente Electrónico
Capa de Servicios que entienda el proceso
de negocio del Expediente Electrónico

20. Funcionalidades de Archivo
Servicios de alto nivel

21. Funcionalidades de Archivo
Servicios de alto nivel
Aplicaciones de Archivo

22. Funcionalidades de Archivo
Servicios de alto nivel
Aplicaciones de Archivo
Sistemas de Gestión de
Documentos

23. Funcionalidades de Archivo
Servicios de alto nivel
Aplicaciones de Archivo
Sistemas de Gestión de
Documentos
Plataformas de
Interoperabilidad

24. Funcionalidades de Archivo
Servicios de alto nivel
Aplicaciones de Archivo
Sistemas de Gestión de
Documentos
Plataformas de
Interoperabilidad
ECM

25. Funcionalidades de Archivo
Servicios de alto nivel
Aplicaciones de Archivo
Sistemas de Gestión de
Documentos
Plataformas de
Interoperabilidad
ECM

26. Capa Orientada a Procesos

27. Capa Orientada a Procesos
Ciclo de Vida
Interfaz de
Usuario
Servicios
Ofrecidos
Gestión
Documental

29. Capa Orientada a Procesos
1.Basada en una capa de Servicios
a. Servicio de Digitalización
b. Servicio de Firma
c. Servicio de Copia y conversión
d. Respeta el Catálogo de Estándares
e. Servicio de Gestión de Documentos
f. Servicios de Workflow

30. Servicio de Digitalización
Un ejemplo de Servicio

41. Servicios de Gestión Documental
Gestión Documental “clásica”.... y mucho más ;)

44. Servicio de Captura: Captura desde escáner, Captura de email, Sincronización con
carpetas de escritorio, Digitalización Certificada, ...
Servicio de Gestión de documentos: Sistema de Workflow (JBPM,Drools), Firma
Digital (@firma, Port@firma, ViaFirma), Gestión de documentos (versiones,
relaciones, adjuntar, procesos de revisión, historial, y mucho más), Copia auténtica
(papel a doc-e, doc-e a doc-e y doc-e a papel), Factura electrónica (tanto en emisión
como en recepción)
Servicio de Almacenamiento: Multirepositorio (CMIS), Clusterización e Indexación
de contenidos.
Servicios de Archivo: Gestión del Cuadro de Clasificación, calendario de
conservación, series, integración con dispositivos físicos, operaciones de resellado
de tiempo, firmas longevas definición de Políticas de conservación, expurgo y
transferencia de documentos.
Servicio de Comunicación: Exportación a formatos estándares (PDF, zip, XML,
otros...), conectores CMIS, REST, SOAP,... Sistema de Transferencia(entre
departamentos, otras AAPP, etc.)

46. El mejor Servicio de Búsqueda
Menos de 2” en encontrar un documento entre 150 Millones

48. Reconocer tipos Documentales

49. Reconocer tipos Documentales
Establece relaciones entre Documentos en
base a Ontologías

50. Reconocer tipos Documentales
Establece relaciones entre Documentos en
base a Ontologías
Asignar etiquetas en función del contenido
de los documentos

51. Reconocer tipos Documentales
Establece relaciones entre Documentos en
base a Ontologías
Asignar etiquetas en función del contenido
de los documentos
Conexión con fuentes de información
externas

52. El Ciclo deVida
Del Expediente Electrónico desde la Creación al
Archivo

53. Creación Tramitación Vigencia Archivo
CMIS EJB3
REST
Digitalización
de documentos
SOAP
Conectores de Entrada
Ciclo deVida: Creación
Creación interna

54. Ciclo deVida: Tramitación
Creación Tramitación Vigencia Archivo
Interactua con otras
aplicaciones de negocio
Versionado
Modificación del Estado Firmas electrónicas
Documentos de otras
entidades eni’s o no

55. Ciclo deVida: Tramitación
Creación Tramitación Vigencia Archivo
Interactua con otras
aplicaciones de negocio
Versionado
Modificación del Estado Firmas electrónicas
Documentos de otras
entidades eni’s o no

56. Ciclo deVida: Tramitación
Creación Tramitación Vigencia Archivo
Interactua con otras
aplicaciones de negocio
Versionado
Modificación del Estado Firmas electrónicas
Documentos de otras
entidades eni’s o no

57. Ciclo deVida: Vigencia
Creación Tramitación Vigencia Archivo
Almacenamiento durante
periodo de vigencia
Consulta Sellado de tiempo

58. Ciclo deVida: Archivo
Creación Tramitación Vigencia Archivo

59. Ciclo deVida: Archivo
Creación Tramitación Vigencia Archivo

60. Ciclo deVida: Archivo
a Archivo

61. Ciclo deVida: Archivo
a Archivo

62. Ciclo deVida: Archivo
a Archivo

63. Ciclo deVida: Archivo
a Archivo
Formalización
del documento

64. Ciclo deVida: Archivo
a Archivo
Formalización
del documento

65. Ciclo deVida: Archivo
a Archivo
Formalización
del documento
Copias electrónicas
autenticas
Consultas
Resellado
Transferencia
Expurgo...

66. Interfaz de Usuario
simplemente genial

68. Diseño “finger friendly”

69. Lanzamiento
Alcance
Cualquier AAPP
que quiera cumplir
con el ENI
Servicios
Ciclo de
Vida del
Expediente
Gestión
Documental
Único sistema que ofrece
Servicios similares para
adaptarse al ENI. Copias Totales y Parciales
Midleware que ofrece todos los
Servicios necesarios para adaptarse al
ENI. Orientado a Procesos
ISO 30.300-1
Noviembre del 2011
Ahora mismo es
un proyecto en evolución
Versionado
Edición on-line
Búsquedas
Características
y la mejor tecnología de
búsqueda para dar la información
más relevante
Toda los servicios de Gestión
Documental de Athento....
Adjuntar documentos
¿Qué es?
Digitalización
Firma Digital
Semántica
Transformación
Copia y Transformación
Interfaz de
usuario
Creación Tramitación Vigencia Archivo
Extremadamente usable
Preparado para ir contigo.
Se cubre el ciclo completo de la
Gestión del Expedientes
Electrónico
Permite la conexión con los principales
dispositivos de la administración @firma
Port@firma
Permite gestionar Calendarios de
Conservación, Cuadro de clasificación,
resellado de documentos

70. Lanzamiento
Alcance
Cualquier AAPP
que quiera cumplir
con el ENI
Servicios
Ciclo de
Vida del
Expediente
Gestión
Documental
Único sistema que ofrece
Servicios similares para
adaptarse al ENI. Copias Totales y Parciales
Midleware que ofrece todos los
Servicios necesarios para adaptarse al
ENI. Orientado a Procesos
ISO 30.300-1
Noviembre del 2011
Ahora mismo es
un proyecto en evolución
Versionado
Edición on-line
Búsquedas
Características
y la mejor tecnología de
búsqueda para dar la información
más relevante
Toda los servicios de Gestión
Documental de Athento....
Adjuntar documentos
¿Qué es?
Digitalización
Firma Digital
Semántica
Transformación
Copia y Transformación
Interfaz de
usuario
Creación Tramitación Vigencia Archivo
Extremadamente usable
Preparado para ir contigo.
Se cubre el ciclo completo de la
Gestión del Expedientes
Electrónico
Permite la conexión con los principales
dispositivos de la administración @firma
Port@firma
Permite gestionar Calendarios de
Conservación, Cuadro de clasificación,
resellado de documentos

71. Muchas Gracias
¿alguna pregunta fácil?
Rubén Lirio
Director Comercial
rubenlirio@athento.com