Klubska Administracija - Bane Randjelovic - P.E.T.S.

ROTARY INTERNATIONAL
ROTARI DISTRIKT 2483 – Srbija i Crna Gora

Tema 4:
Klupska administracija

Bane Randjelovic
PP2007-08, RC Nis-Konstantin Veliki

P.E.T.S. – Sesija 4: Club Administration –Bane Randjelović – District Secretary 01/36


Klupska administracija



SUPER-SEKRETAR

… on the road again…


“Udžbenici” za sekretara
1. Manual of Procedure,
2. Rules of Procedure (part VI of MoP),
3. Club Secretarys Manual,
4. Club Administration Committee manual.


Manual of Procedure 2012


Standard Rotary Club Constituion


“Udžbenik” na srpskom


Table of contents:

• Redovni zadaci klupskog sekretara tokom sedmice,
• Redovni zadaci klupskog sekretara tokom meseca,
• Redovni zadaci klupskog sekretara tokom 6-
tomesečnog perioda (Semi-Annual period),
• Bitni termini tokom rotarijanske godine,
• Komunikacija (Zurich, Evanstone),
• Member Acess-a na www.rotary.org ,
• Distriktni sajt www.rotarydistrict2483.org .


1. Poslovi i zadaci sekretara tokom sedmice
TERMIN RADNJA
3 dana pre sastanka • kontaktirati Predsednika Kluba i/ili Komitet za klupsku delatnost, u vezi
planiranog dnevnog reda i/ili gostujućeg speaker-a.
1 dan pre sastanka • sekretar => (Komitet za klupsku delatnost =>) proveriti da li je sve o.k. sa
gostujućim speaker-om;
• poslati e-mail poziv za sastanak svim članovima
na dan sastanka • poslati sms-poziv za sastanak svim članovima;
• sekretar => (Komitet za klupsku delatnost =>) član koji dovodi gosta
za vreme sastanka • vodi evidenciju o prisutnosti
• vodi skraćeni zapisnik (“minutes of meeting”)
• objavi imena opravdano odsutnih članova
• pročita klupsku poštu od prethodnih 7 dana
• najavi događaje u Klubu, sub-distriktu, distriktu u sledeđih 7 dana
Dan posle sastanka • proslediti zapisnik (“minutes of meeting”) svim članovima, e-mailom


2. Poslovi i zadaci sekretara tokom meseca
TERMIN RADNJA
prvi dan u mesecu • pripremiti mesečni plan sastanaka sa spiskom najavljenih speaker-a
• sekretar => (Komitet za klupske delatnosti =>) najavljeni speaker-I zbog
preliminarne potvrde dolaska
• proslediti mesečni plan svim članovima
• pripremiti (sa predsednikom) redovan sastanak Board-a
pred sastanak Board-a • sms-poziv članovima Board-a

poslednji dan u mesecu • pripremiti Monthly Attendance Report (M.A.R.) i proslediti ga Distrikt sekretaru
(najkasnije do 5. u sledećem mesecu)
• pripremiti mesečni klupski bilten


Monthly Attendance Report - example


3. Poslovi i zadaci sekretara tokom 6-tomesečja
TERMIN RADNJA
01.-05. januar • downloadovati sa sajta www.rotary.org šestomesečno zaduženje (semi-annual-
01.-05. jul dues) i proslediti ga blagajniku
=> 15.mart • opomenuti predsednika i blagajnika da se bliži deadline za plaćanje semi-
=> 15. septembar annual-dues u Rotary International
=> 31.maj • proveriti, ažurirati u uskladiti podatke o članstvu na sajtu RI
=> 30. novembar
=> 31.decembar • proveriti, uneti u bazu RI podatke o dolazećim funkcionerima Kluba


4. Bitni termini za sekretara
TERMIN RADNJA
svakodnevno • prosleđivanje svih mailova koje stizu od distrikt sekretara;
• ažuriranje klupskog web-sajta;
• izdavanje članskih kartica novim članovima;
• vođenje računa o blagovremenoj nabavci rotarijanskih insignia ;
povodom svake klupske • obaveštavanje članstva o akcijama (mail, sms);
akcije • izveštaj članstvu o svakoj obavljenoj akciji (mail);
septembar • organizacija odlaska na membership seminar

novembar • organizacija odlaska na Rotary Foundation seminar

decembar • redovna godišnja skupština Kluba

mart • organizacija odlaska na P.E.T.S.

april • organizacija odlaska na District Conference


5. Communication with RI Headquarter in Zurich
KOME SE ŠALJE POVOD ZA KOMUNIKACIJU
marcelo.bottini@rotary.org • sve informacije vezane za čarterovanje novih klubova

katerina.kopecka@rotary.org • sve informacije vezane za plaćanje prema RI (S.A.R.)

vannessa.court-payen@rotary.org • sve informacije vezane za rotary fondaciju (PHF)

reto.pantellini@rotary.org • za sve što ne znate kome da pišete, Dear Reto će znati kome treba
da prosledi


www.rotary.org – home page


www.rotary.org – member acess


www.rotary.org – regular member - login


www.rotary.org – Search On-Line directory


www.rotary.org – president/secretary login


www.rotary.org – president/secretary login – home page


www.rotary.org – update membership data


www.rotary.org – on-line Reports

24/36


www.rotarydistrict2483.org


CD sa svim korisnim fajlovima:


Internal Networking….



=>



=> =>


CD sa svim
korisnim
fajlovima:

=> =>


HVALA na pažnji!!!

Pitanja ?


… Peace through service...


… Peace through service...

… mir, brate, mir… kroz sluzenje …



Klubska Administracija - Bane Randjelovic - P.E.T.S.

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Empfohlen

Empfohlen (20)

Klubska Administracija - Bane Randjelovic - P.E.T.S.