Aula da disciplina de Eventos de Lazer e Turismo do Curso de Lazer e Turismo da Escola de Artes, Ciências e Humanidades - USP/2009

1. Particularidade dos serviços nos
diferentes eventos
Profª Drª Rita Giraldi

2. Pré-projeto
• O projeto
do evento
Evento
• Execução
Pós-evento • Avaliação e fechamento

3. Q’6
1.
2.
3.
4.
5.
6.
O quê?
Em que lugar?
Quando?
Para quem?
Por quem?
Com o quê?

4. Objetivos do evento
• Poucos eventos possuem um único objetivo
• Mas, sua razão de ser, propostas e
expectativas
devem
ser
claramente
compreendidas antes da escolha do local
• É ele que indica o local apropriado

5. Tipologia e Título do evento
número
tipologia
abrangência
• XIII
• Jornada
• Paulista
• 8º
• Festa
• Regional
assunto
• De
Radiologia
• Do Peão
de
Boiadeiro

6. Mas como alcançar o resultado?

7. Planejamento
Ambiente
Externo
Proposta
Estudo de
viabilidade
Ambiente
interno
Demanda
de
clientes
Orçamento
de
marketing
Parcerias
Metas e
objetivos
Necessidade de
implementação
Plano de
implementação
Plano
corporati
vo
Disponibilidade
de recursos
Durante
e após o
evento
Monitoramento
e avaliação
Equipe
de
logística
Prática futura

8. Formato
Equivale a programação ou fluxo de
eventos

9. 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Tamanho
Despesa
Necessidades do local
Necessidades relacionadas a viagens
Serviços de apoio
Propósito do evento

10. Atividade
Local
9h00
Caminhada matinal
Em frente ao Hotel
9h30
Clínica de Tênis
Quadra de Tênis
10h00
Ginástica Interativa
Piscina
11h00
Pais & Filhos
Piscina
13h00
Desafio
Piscina
15h30
Aula de Culinária Típica
Cozinha experimental
16h00
Torneio de snooker
Salão de jogos
17h00
Volei recreativo
Ginásio de esportes
18h00
Fitness
Sala de Ginástica
19h00
Piano’s Bar
Bar
20h00
Desafio
Hall do restaurante
21h30
Sessão de cinema
Auditório
22h00
Cinemania
Salão Nobre
22h30
Sessão Dupla de filmes
Apto. – Canal X
Horário

11. Horário
Atividade
Local
9h30
Vamos despertar?
Em frente ao Hotel
10h00
ABC Perdido
Gramado do Hotel
11h00
Pais & Filhos
Piscina
12h30
Caçada Submarina
Piscina
14h30
O encontro!
Em frente ao Hotel
15h00
A feira
Ginásio de esportes
16h00
Torpedão
Piscina
17h00
Pipoca & Cia
Auditório
17h30
Super Gincana
Salão Nobre
20h00
Desenho Animado
Auditório
20h30
O encontro!
Em frente ao Hotel
21h30
Caça Fantasma
Ginásio
22h00
Quem sabe, sabe
Sala X
22h30
Encerramento
Sala X

13. Público Alvo
• Para cada tipo de evento possui-se um público
alvo especial
• Ele deve ser definido de acordo com o tipo de
evento que se quer promover
• Sua importância prévia recai na estratégia de
divulgação do evento

14. Modelo de Kunsch
(BRITTO; FONTES, 2002:95)
Público Externo
Público Misto
Público Interno
• Comunidade
financeira
• Governo
• Concorrentes
• Sindicatos
• Imprensa
• Consumidores
• Revendedores
• Fornecedores
• Acionistas
• Diretores
• Funcionários
• Familiares

15. Necessidades físicas
1. Datas de preferência:
– O evento é limitado a um período de tempo
específico?
– É necessário evitar certos feriados nacionais,
locais ou religiosos?
– Se o evento for em outro país, existem feriados
locais que devem ser considerados?
– Devem ser evitados conflitos com eventos afins?

16. 2. Participação:
– Qual o número de participantes previstos para o
evento?
– Qual o número de participantes do eventos em
edições anteriores?
– Qual a previsão de crescimento do evento para o
futuro?

17. 3. Hospedagem:
– Qual o número total de apartamentos
necessários cada dia, desde a primeira chegada
até a última partida?
– Quantos apartamentos serão necessários para os
membros
da
organização,
palestrantes,
expositores e outros que podem não estar
incluídos nas sua estimativas?
– Em sendo utilizados números anteriores, o
padrão de chegada e partida deve ser ajustado
ao local proposto devido aos horários de vôos?

18. – Qual a percentagem de apartamentos SGL x DBL a
serem ocupados?
– Qual a necessidade de suítes de um ou dois
quartos?
– Qual a média percentual de pessoas que cancelam
suas reservas e aquelas que não aparecem com
reservas confirmadas (“no-show”)?
– Qual tem sido a média da tarifa de quartos para
esse evento? A mais alta? A mais baixa?
– As tarifas dos hotéis são importantes para este
grupo? É necessário haver quartos mais baratos
para estudantes? Quantos?

19. 4. Espaço para o Evento:
– Quantas salas serão utilizadas? Quantas
simultaneamente?
– Além das salas e auditórios contidos no
programa oficial, serão necessárias outras salas
para reuniões de comitês e de negócios?
– Qual o número estimado para cada sessão?
– Os participantes estarão sentados em que estilo
(teatro, auditório, conferência etc.)?
– É necessário uma área próxima aos auditórios
para intervalos entre as sessões?

20. 5. Eventos de A&B:
– Quantas funções de comidas e bebidas serão
oferecidas e quando?
– Qual a participação estimada em cada evento?
– Qual tem sido a participação em funções
anteriores?

21. 6. Estandes:
– Haverão estandes em conjunto com o evento?
Caso sim, qual a área necessária?
– Qual o tempo necessário para montagem e
desmontagem da exposição?

22. 7. Inscrições:
– Qual o tamanho necessário para a área de
inscrição?
– Será preciso espaço para serviços adicionais
como reservas de restaurante, passeios
turísticos, informações locais etc?
– É necessário uma área para o almoxarifado?

23. 8. Espaços complementares:
– Quantas salas serão necessárias para a
secretaria, organização e sala de imprensa? Qual
o tamanho adequado para cada uma?
– É necessário sala especial para armazenar audio
visual
– É necessário sala vip?

24. 9. Outros:
– Quanto tempo é necessário antes do evento são
necessárias as reservas?
– Quanto tempo antes e depois do evento será
necessário para a montagem e desmontagem?
– Existem necessidades especiais para alguns
participantes?
– Haverá saídas especiais (visitas)?

25. Necessidades Humanas
(MARTIN, 2008:81)

26. Comissão
Executiva
Organizadora de
Eventos
Comissão de
MKT
Comissão Social
Comissão
Finanças
Comissão
Vendas
Comissão
Técnica
Subcomissão
Imprensa
Subcomissão
Tesouraria
Subcomissão
Inscrições
Subcomissão
Convidados
Subcomissão
Relações
Públicas
Subcomissão
Contas a Pagar
Subcomissão
Comercialização
Subcomissão
Palestrantes
Subcomissão
Promoção
Subcomissão
Publicidade
Comissão
Segurança
Comissão
Cerimonial e
Protocolo

27. Recursos materiais
• Suporte tecnológico
• Suporte material