Sprekers: Onno Wasser (voorzitter VKL, adviseur Mitopics) en Rik van Wijk (adviseur Mitopics) De markt van standaard (ERP)-pakketten is groot. Hoe verhouden deze pakketten zich nu tot elkaar? Aan de hand van vier cases worden vier implementatietrajecten (Exact, Dynamics en SAP) vergeleken. Wat komt hier bij kijken, waar zitten qua aanpak de verschillen, welke activiteiten moeten worden uitgevoerd en door wie. Deze presentatie werd gehouden op de KOG beurs 2010 welke het thema "Sterker met ERP" had. In de presentatie "Hoe implementeer ik succesvol een standaardpakket? - Van klein tot groot, voor groot en klein!" gingen de sprekers in op hoe standaardpakketten middels een bewezen en resultaatgerichte methodiek succesvol geïmplementeerd kunnen worden.

1. Hoe implementeer ik succesvol een
standaardpakket?
Van klein tot groot, voor groot en klein!
VKL
10 juni 2010
Rik van Wijk Onno Wasser
Adviseur bij Mitopics Voorzitter VKL | adviseur bij Mitopics
r.van.wijk@mitopics.nl o.wasser@mitopics.nl
Onafhankelijk IT-advies vanuit de combinatie van technische, bedrijfskundige en juridische expertise

2. Doelstelling vandaag
 Hoe implementeer ik succesvol een
standaardpakket?
 Basis: methodiek startend bij selectie
 Aanpak: gefaseerd, benoemde resultaten
 Illustratie: vier casussen
 Vergelijking o.b.v. methodiek en aanpak
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 2

3. Wat zijn de ervaringen met het
implementeren van een
standaard (ERP) oplossing?
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 3

4. Wanneer is implementatie van een
standaardpakket succesvol te noemen?
•Kwaliteit & kosten van software & diensten:
gevraagde functionaliteit, %maatwerk (<10/15/20%?)
geen (onvoorziene) overschrijdingen van het budget
•Doorlooptijd:geen (ongeplande) uitloop
•Toekomstbestendige partner & oplossing
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 4

5. Agenda
1. Even voorstellen
2. Hoe implementeer je ERP
Selectie- & implementatie van een standaardpakket
 concrete (deel)resultaten
 eenduidige verantwoordelijkheid
3. Vier casussen: selectie & implementatie
 Korte situatieschets
 Vergelijking op kenmerken
4. Kritieke succesfactoren
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 5

6. Even voorstellen
Wie is de VKL en wat doen wij
Wie is Mitopics en wat doen wij
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 6

7. VKL - Vereniging Klantordergestuurde Logistiek
 Focus op  Uitwisseling van
 engineering,  kennis
 productie,  ervaring en
 assemblage en  oplossingen
 service
Leden: bedrijven, kennisleveranciers,
adviseurs, ICT-leveranciers
www.vklweb.nl
http://www.linkedin.com/groups
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 7

8. VKL: Activiteiten
Afgelopen jaar Nog gepland 2010:
 Bedrijfsbezoeken  Novoferm
 Unidek  VKL-congres
 Drent Goebel
 Bosch Scharnieren
 Beer game
(management game)
 KOG: Petje op, petje
af”
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 8

9. Onafhankelijk IT-advies
combinatie van technische, bedrijfskundige en juridische expertise
Kenmerken
Sinds 1991
Beëdigd informaticadeskundigen
Best practices
Kwaliteitsmanagement
Professioneel netwerk
Huisleverancier
Kernwaarden
Professioneel
Pragmatisch
Objectief
Ambitieus
Betrokken
Betrouwbaar
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 9

10. Onze diensten
Strategie Contractering
Voorstudies Contracten en SLA’s
Beleid Onderhandeling
Verandermanagement Geschillen
Inkoop Beoordeling
(Out)sourcing Audits
Europese aanbesteding Taxaties
Contractmanagement Deskundigenberichten
Vernieuwing Tevens
Programma van eisen Second opinions
Pakket- en partnerselectie Projectbegeleiding
Implementatiebegeleiding Workshops
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 10

11. Opleidingen & workshops
Inkoop Tevens
Europees aanbesteden Application Service Providing (ASP)
Outsourcing IT-Services Procurement Library (ISPL)
Implementatiemanagement Open source software (OSS)
Contractering
Service Level Agreements (SLA’s)
ICT-contracten
Onderhandelen over ICT-contracten
Contractmanagement
Contractmanagement voor ICT
Vendormanagement
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 11

12. Referenties
Zie ook: www.logistiek.nl en www.mitopics.nl
 De Dietrich Remeha  Brouwer Groep
 Drechtwerk  Van Eerd
 Dukdalf  Esselink
 Felua groep Bouwmaterialen
 Hevea  Kannegieter
 Linido  SIG Benelux
 Promen  Veris
 Fosag
 Struik & Hamerslag  KVGO
 Van Beest  Uneto-VNI
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 12

13. Hoe implementeer ik ERP
Selectie- & implementatie
van een standaardpakket
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 13

14. Selectiemethodiek
Selectie van pakket èn leverancier
 Pakket: functioneel (KSF’s)
 Uitgebreide bedrijfscasus, eigen masterdata
 Leverancier: eisen aan partner
(o.a. dienstverlening)
 Implementatie: aanpak en regie
 Ongoing services: services en niveau (SLA)
 Contract: inkoopafspraken en
vangnet
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 14

15. Implementatie: methodiek
Testen: FAT
Testen: SIT
Inrichting
Beheer
Proef Vb live
Selectie Ontwerp Nazorg
-tuin gang
Training
Selectie Go/No Go
• Partner • Functionaliteit
• Oplossing • Prijs
• Contract
• PvA
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 15

16. Implementatie: Proeftuin
Testen: FAT
Testen: SIT
Inrichting
Beheer
Proef Vb live
Selectie Ontwerp Nazorg
-tuin gang
Training
Proeftuin (vaste prijs): Go/No Go
• Technische installatie • Budget: geen
• Validatie oplossing onzekerheden
• FO’s voor ‘groot’ maatwerk • Afname licenties
• Projectorganisatie
• Opharden offerte
• Gedetailleerd PvA impl.
Vereniging Kla ntordergestuurde Logistiek 16
• Conversiestrategie

17. Implementatie: Ontwerp
Testen: FAT
Testen: SIT
Inrichting
Beheer
Proef Vb live
Selectie Ontwerp Nazorg
-tuin gang
Training
Ontwerp/blauwdruk/design/fit-gap
• Vaststellen inrichting oplossing
• Detail FO’s voor maatwerk + TO
• Inrichten technisch landschap
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 17

18. Implementatie: Inrichting & training
Testen: FAT
Testen: SIT
Inrichting
Beheer
Proef Vb live
Selectie Ontwerp Nazorg
-tuin gang
Training
Inrichting Training
• Parameteriseren • Key-users
• Rapporten
• Interfaces (koppelingen)
• Conversie
• Enhancements (maatwerk)
• Formulieren
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 18

19. Implementatie: Systeemtesten
Testen: FAT
Testen: SIT
Inrichting
Beheer
Proef Vb live
Selectie Ontwerp Nazorg
-tuin gang
Training
Systeemtesten Opleveren voor
• door leverancier Functionele
Acceptatie
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 19

20. Implementatie: Functioneel testen
Testen: FAT
Testen: SIT
Inrichting
Beheer
Proef Vb live
Selectie Ontwerp Nazorg
-tuin gang
Training
Functioneel testen Go/No Go
• door organisatie Functionele
acceptatie
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 20

21. Implementatie: methodiek
Voorbereiding
Testen: FAT
Testen: SIT
live gang
Inrichting
Beheer
Proef
Selectie Ontwerp Nazorg
-tuin
Training
Voorbereiding live gang
• Cut over plan:
• Techniek Go live
• Productiesysteem opbouwen
• Oude systemen afsluiten
• Koppelingen omhangen Trainen
• Conversie eindgebruikers
• Organisatorisch
• Veranderingen qua werkwijze
• Veranderingengquagtakenpakket
Vereni in Klantord ergestuurde Logistiek 21

22. Implementatie: methodiek
Voorbereiding
Testen: FAT
Testen: SIT
live gang
Inrichting
Beheer
Proef
Selectie Ontwerp Nazorg
-tuin
Training
Nazorg: Operationele
• Openstaande issues acceptatie
• Nieuwe issues
• Maandafsluiting
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 22

23. Implementatie: methodiek
Voorbereiding
Testen: FAT
Testen: SIT
live gang
Inrichting
Beheer
Proef
Selectie Ontwerp Nazorg
-tuin
Training
Beheer
• Overdracht van project
naar beheer (evt. o.b.v.
SLA)
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 23

24. Implementeren in de praktijk
Vier casussen uit de
Mitopics adviespraktijk
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 24

25. Casus Exact – situatieschets
Fact Sheet
Branche Zakelijke dienstverlening: projectadministratie (uren en kosten)
Regio Nederland
Vestigingen 1 hoofdvestiging met aantal kleine operationele nevenvestigingen
Huidige oplossing Exact |(Globe & Synergy)
Geïmplementeerde oplossing Exact |(Globe & Synergy)
Meegenomen alternatieven n.v.t.
Platform huidig | nieuw Windows | Windows
Aanleiding Uitbreiding / herimplementatie huidige oplossing
Aandachtspunten inrichting meerdere administraties,
complexe projectenstructuur,
Vervolgtrajecten: Inscannen / herkennen / matchen inkoopfacturen
HRM / Personeelsadministratie
Mgt informatie
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 25

26. Casus SAP All-in-One – situatieschets
Fact Sheet
Branche Productie i.c.m. handel
Regio Europa, USA, Azië
Vestigingen 1 hoofdvestiging
internationale kantoren voor verkoop, inkoop, productie en magazijn
Huidige oplossing Mapics
Geïmplementeerde oplossing SAP All-in-One (SD, MM, PP, FiCo, WM, QM)
Meegenomen alternatieven IFS | Infor | IBS | Axapta
Platform huidig | nieuw AS400 | Windows
Aanleiding Oud pakket, geen vernieuwing en onderhoud vanuit leverancier,
inmiddels veel maatwerk,
onvoldoende geschikt voor nieuwe ontwikkelingen (internet, EDI,
koppelingen o.b.v. open standaarden)
Aandachtspunten inrichting sterke centrale regie,
één inrichting,
Mogelijkheid tot internationaal uitrollen
Vervolgtrajecten: uitrol andere landen, management informatie, w/f budgettering
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 26

27. Casus Dynamics AX – situatieschets
Fact Sheet
Branche Handel en lichte productie
Regio Nederland, België, Luxemburg
Vestigingen Verschillende productdivisies
ca 10 vestigingen met eigen labels
Huidige oplossing Unit4
Geïmplementeerde oplossing Dynamics AX met add on voor handelsorganisatie
Meegenomen alternatieven SAP All-in-One | Dynamics NAV | Unit4
Platform huidig | nieuw Windows | Windows
Aanleiding Oud pakket, geen vernieuwing meer,
risico qua onderhoud (beschikbare capaciteit, kennis bij leverancier)
onvoldoende geschikt voor nieuwe ontwikkelingen (EDI)
Aandachtspunten inrichting boekhouding, masterdata en logistiek uniform inrichten
behoud eigen identiteit naar klant met verkoop
Balieorders
Intercompany
Vervolgtrajecten: Warehousemgt,
EDI,
Portal
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 27

28. Casus SAP R/3 – situatieschets
Fact Sheet
Branche Productie (assemblage), service & onderhoud
Regio Mondiaal
Vestigingen Verkoop- en productie in verschillende landen wereldwijd
Huidige oplossing BPCS
Geïmplementeerde oplossing SAP R/3 (SD, MM, PP, FiCo, WM, QM, PS, PI, SCM)
Meegenomen alternatieven Infor | Oracle| Lawson
Platform huidig | nieuw AS400 | AS400
Aanleiding Oud pakket, geen vernieuwing en onderhoud vanuit leverancier,
inmiddels veel maatwerk,
onvoldoende geschikt voor nieuwe ontwikkelingen (internet, EDI} bsis voro
verdere uitrol en uitbreiding
Aandachtspunten inrichting Lean ingericht qua processen i.c.m. huidig pakket dat volledig is
omgebouwd
Inbrengen in bestaand SAP-systeem met eigen processen
Vervolgtrajecten: CRM,
Service & Diensten,
Portal (inkoop, verkoop, logistiek)
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 28

29. Vergelijking op aantal kenmerken
Planning Exact SAP A-i-O Dynamics AX SAP R/3
Doorlooptijd 5 maanden 8 maanden 14/18 18 maanden
(PoC  go live) maanden
Proeftuin 1 maand 1,5 maanden 2 maanden 1,5 maand
Ontwerpfase inclusief Inclusief 3,5 maanden 3,5 maanden
Inrichting 2 maand 4 maanden 4,5 maanden 5 maanden
Systeem- Inclusief Inclusief Inclusief Inclusief
testen
Functioneel 1,5 maand 2 maanden 3 maanden 6 maanden
testen (3 rondes) (2+ rondes) (2+ rondes) (4 rondes)
Voorbereiding 1 maand 2 maanden 2 maand 2 maanden
live gang
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 29

30. Vergelijking op aantal kenmerken
Organisatie Exact SAP A-i-O Dynamics AX SAP R/3
Projectleider Manager Manager Divisie Directeur
bedrijfsvoerng productie directeur productie
Projectgroep
• Samenstelling • Managers + key • Managers • key users • Managers
users afdelingen afdelingen
• Frequentie • Wekelijks • 2-wekelijks • Wekelijks • Wekelijks
Stuurgroep
• Voorzitter • Algemeen dir. • Algemeen dir. • Algemeen dir. • CEO.
• Frequentie • 2-maandelijks • Mijlaplen • Maandelijks + • Maandelijks +
mijlpalen mijlpalen
# key users 6 3+5 13 10 + 25
# gebruikers 110 60 110 350
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 30

31. Vergelijking op aantal kenmerken
Budgettair Exact SAP A-i-O Dynamics AX SAP R/3
# licenties 110 full/portal 60 96 concurrent 305
full/limited/- full/limited/-
scanning scanning/-
single
Licentie / jaar
Implementatie
• Software (pakket)
• S/W 3den, ex. DB
• Diensten
• waarvan
maatwerk
(exl I/F)
H/W/Infra
Beheer
• Hosting • Intern (nog wel) • Extern • Intern • Intern
• Technisch • Intern (nog wel) • Extern • Intern & extern • Intern
• Functioneel • Intern • Intern • Intern • Intern
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 31

32. Kritieke succesfactoren
Sturing: Zelf operationeel regie houden
(planning, inrichting, kwaliteit, contractmanagement)
 Planning: Conversie/masterdata: veel invloed op het
kritische pad
 Inrichting: Rapportages zijn vaak kind van de rekening
 Kwaliteit: Testen, testen, testen en testen
 Budget: goede inkoopafspraken inzake kwaliteit
dienstverlening, kosten/tarieven en procedures
 Actieve en structurele betrokkenheid management,
zowel sturing (Stuurgroep) als operationeel
(Projectmanagement)
 Capaciteit: Betrokkenheid vanuit de eigen organisatie
(key users structureel vrijmaken)
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek 32

33. Vragen?
 Per e-mail: r.van.wijk@mitopics.nl
o.wasser@mitopics.nl
Overige informatie
 Nieuwsbrief: nieuwsbrief@mitopics.nl
 Internet: www.mitopics.nl
www.vklweb.nl
Vereniging Klantordergestuurde Logistiek