Modelos de gestión por procesos para instituciones educativas

1. Gestión de Procesos
para la Dirección
y Coordinación
Académica.

2. Gestión de
Procesos para
la Dirección y
Coordinación
Académica
•Objetivos:
• Entender mejor la relación entre procesos-
tecnología-calidad.
• Desarrollar técnicas para mejorar el enfoque de
trabajo.
• Aplicar un modelo de trabajo para mejoramiento
de la productividad institucional.
• Conocer y aprender a utilizar nuevas tecnologías
de gestión.
• Mejorar la comunicación entre equipos de trabajo.

3. Gestión de
Procesos para
la Dirección y
Coordinación
Académica
•Contenido:
• Gestión basada en procesos en instituciones
educativas.
• Gestión de proyectos en instituciones educativas.
• Modelo de Gestión e innovación para la
educación.

4. 1. Introducción a la Gestión por Procesos
• Gestión:
Acción o efecto de Gestionar (RAE).
Por tanto, Gestionar es administrar, dirigir, coordinar, liderar, diligenciar,
conducir, hacia el logro de algo.
• Proceso:
Acción de ir hacia Adelante (RAE).
Un conjunto de pasos organizados que reciben insumos, y los transforman en
productos.

5. 2.1 Diagnóstico e identificación de procesos
de Instituciones Educativas.
Enfoque de procesos en Organizaciones Educativas

6. 2.2 Tipos de procesos.
• Procesos Gobernadores:
Definen las directrices y lineamientos para la Institución.
• Procesos Claves:
Aquellos que se ejecutan para la entrega de los productos o servicios de la
Institución
• Procesos de Apoyo:
Los que dan soporte a los procesos anteriores para que cumplan con sus
objetivos.

7. 2.3 Modelos y Sistemas de Gestión basados en
procesos y estándares internacionales.
• Normas ISO:
ISO 9001. Sistemas de Gestión
de Calidad.
ISO 21001. Sistemas de
Gestión para Organizaciones
Educativas.

8. 2.3 Modelos y Sistemas de Gestión basados en
procesos y estándares internacionales.
La educación no había sido un tema
incorporado en la estandarización
ISO. Las organizaciones educativas
adoptaron ISO 9001, desde su
versión inicial de 1987 hasta la actual
(2015)
ISO 9001:
1.500.000 certificados en el mundo.
400.000 certificados (36%)
corresponden a organizaciones
educativas

9. 2.3 Modelos y Sistemas de Gestión basados en
procesos y estándares internacionales.
ISO 21001:
Nace de la necesidad de contar con
una norma fácil de entender para el
sector educativo. Fue definida por un
grupo de expertos intersectoriales.
ISO 21001-2018:
En mayo del 2018 nace la primera
edición de la norma internacional
para Sistemas de Gestión para
Organizaciones Educativas (SGOE)

10. 2.3 Modelos y Sistemas de Gestión basados en
procesos y estándares internacionales.
ISO 21001:
Contribuye a los objetivos del
desarollo sostenible (Agenda 2030
ONU)

11. 2.3 Modelos y Sistemas de Gestión basados en
procesos y estándares internacionales.
• Sistemas de Gestión para Organizaciones Educativas (SGOE):
Esta norma provee una herramienta de gestión común para las organizaciones que proveen
productos o servicios educativos con el fin de cumplir los requisitos de estudiantes y otros
beneficiarios.
Pertinencia:
El entorno demanda que las organizaciones educativas evalúen el grado en el que cumplen
con los requisitos de los estudiantes, beneficiarios y otras partes interesadas, con el fin de
mejorar su habilidad para continuar haciéndolo y con ello asegurar un desarrollo
sostenible.

12. 2.3 Modelos y Sistemas de Gestión basados en
procesos y estándares internacionales.
• Beneficios potenciales al implementar un SGOE:
• Mejor alineación de sus propósitos (objetivos, política, misión, visión).
• Mayor responsabilidad social al proveer una educación inclusiva y equitativa para todos.
• Mayor aprendizaje personalizado y una respuestas eficaz a todos los estudiantes y,
particularmente a los que tienen necesidades educativas especiales, los que requieren
educación a distancia y/o formación continua.
• Contar con un medio que permita demostrar el compromiso de la organización con prácticas
de gestión educativa efectivas.
• Mayor credibilidad de la organización educativa.

13. 2.3 Modelos y Sistemas de Gestión basados en
procesos y estándares internacionales.
• Beneficios potenciales al implementar un SGOE (continuación):
• Procesos consistentes y herramientas de evaluación para demostrar y aumentar eficacia y
eficiencia.
• Desarrollo de una cultura de mejora organizativa.
• Armonización de estándares regionales, nacionales, dentro de un marco de referencia
internacional.
• Amplia participación de las partes interesadas.
• Estimulación de la excelencia e innovación.

14. 2.3 Modelos y Sistemas de Gestión basados en
procesos y estándares internacionales.
• Fortalezas de la ISO 21001:
• Enfoque a procesos
• Ciclo Planificar – Hacer – Verificar – Actuar
• Pensamiento basado en riesgos
• Misión, Visión, y Estrategia de la
organización

15. 2.3 Modelos y Sistemas de Gestión basados en
procesos y estándares internacionales.
• Enfoque de procesos en
organizaciones educativas
• Comprensión y coherencia en el
cumplimiento de los requisitos.
• La consideración de los procesos en
términos de valor agregado.
• El logro del desempeño eficaz del proceso
• La mejora de procesos con base en la
evaluación de los datos y la información.
Misión Visión

16. 2.3 Modelos y Sistemas de Gestión basados en
procesos y estándares internacionales.
• Principios de Gestión de un SGOE
• Enfoque en los aprendices y otros
beneficiarios
• Liderazgo visionario
• Compromiso de las personas
• Enfoque a proceso
• Mejora
• Toma de decisiones basada en
evidencia
• Gestión de relaciones
• Responsabilidad social
• Accesibilidad y equidad
• Conducta ética en la educación
• Seguridad y protección de datos
Visión

17. 2.3 Modelos y Sistemas de Gestión basados en
procesos y estándares internacionales.
Visión

18. 2.4 Mejoramiento de procesos.

19. 2.4 Mejoramiento de procesos.

20. 2.5 Herramientas y tecnologías de
mejoramiento.
• BPMS (Sistemas de Gestión de procesos)
• Flujos documentales
• Flujos de aprobación
• Flujos de trámites
• Gestión Documental

21. 2. Gestión por Procesos en Instituciones
Educativas.
• TALLER:
• Mapa de procesos
• Manual de procesos
• Procesos de una institución educativa
• Indicadores de gestión

22. 2.Gestión por Procesos en Instituciones
Educativas.
• Videos
• Aprendiendo sobre el ODS 4 – YouTube
• ODS 4 · Educación de calidad · Objetivos de Desarrollo Sostenible –
YouTube
• Los Objetivos de Desarrollo Sostenible - qué son y cómo alcanzarlos –
YouTube

23. 3.Gestión de Proyectos en Instituciones
Educativas
• Proyecto:
• Un proyecto es un esfuerzo
temporal que se lleva a cabo
para crear un producto,
servicio o resultado único.
(Guía PMBOK® )

24. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
• Proyecto:
• Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único. (Guía PMBOK® ).
• La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y final definidos.
• Todo proyecto crea un producto o resultado único.

25. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
• Proyecto:
• Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento
final en sí mismo.
• La capacidad de realizar un servicio.
• Un resultado tal como un producto o un documento.
• Un proyecto de investigación que desarrolla conocimientos.

26. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
❖¿Qué es la Dirección de Proyectos?
• Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a
las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos del
mismo.

27. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
❖¿Qué es la Dirección de Proyectos?
• Dirigir un proyecto, por lo general implica:
• Identificar requerimientos.
• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados
según se planifica y efectúa el proyecto.
• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan entre otros
aspectos con:
• El alcance
• La calidad
• El cronograma
• El presupuesto
• Los recursos
• El riesgo

28. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
❖¿Qué es Dirección de Proyectos?
• Cambiar los requerimientos del proyecto puede generar riesgos
adicionales.
• El equipo del proyecto debe ser capaz de evaluar la situación y equilibrar
las demandas a fin de entregar un proyecto exitoso.
• Dada la posibilidad de sufrir cambios, el Plan para la Dirección del
Proyecto es iterativo y su elaboración es gradual a lo largo del ciclo de
vida del proyecto.

29. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
❖¿Qué es Dirección de Proyectos?
• Proyectos y Planificación Estratégica
• A menudo, los proyectos se utilizan como medio para cumplir con el plan
estratégico de una organización.
• Demanda de mercado
• Oportunidad estratégica/necesidad comercial
• Solicitud de un cliente
• Adelantos tecnológicos
• Requisitos legales

30. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
❖¿Qué es Dirección de Proyectos?
• Rol del Director de Proyecto
• El Director del Proyecto es la persona asignada por la organización ejecutante
para alcanzar los objetivos del proyecto.
• Comprender y aplicar los conocimientos, herramientas y técnicas que se
reconocen como buenas prácticas no es suficiente para gestionar los proyectos
de un modo eficaz.

31. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
 ¿Qué es Dirección de Proyectos?
◦ Rol del Director de Proyecto
 La dirección de proyectos efectiva requiere que el director de proyecto cuente con las
siguientes características:
1. Conocimiento
• Se refiere a lo que el director de proyecto sabe sobre la dirección de proyectos.
2. Desempeño
• Se refiere a lo que el director de proyecto puede hacer o lograr si aplica los
conocimientos en dirección de proyectos.
3. Personal
• Se refiere a la manera en la que el director de proyecto se comporta cuando ejecuta el
proyecto o actividades relacionadas. La capacidad personal abarca actitudes,
características básicas de la personalidad y liderazgo.

32. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
❖Ciclo de vida del proyecto
• Los proyectos y la dirección de proyectos se llevan a cabo en un
ambiente más amplio que el proyecto mismo.
• El entender este contexto contribuye a asegurar que el trabajo se
lleve a cabo de acuerdo con los objetivos de la empresa y se gestione
de conformidad con las metodologías de prácticas establecidas de la
organización.

33. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
 Ciclo de vida del proyecto
◦ Es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones
superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de
gestión y control de la organización, la naturaleza propia del proyecto y su área de
aplicación.
◦ El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto,
independientemente del trabajo específico involucrado.

34. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
 Ciclo de vida del proyecto
◦ Los proyectos varían en tamaño y complejidad. Todos los proyectos sin
importar cuan pequeños o grandes o cuan sencillos o complejos sean, pueden
configurarse dentro de la siguiente estructura del ciclo de vida:

35. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
 Ciclo de vida del proyecto
◦ Fases del proyecto
◦ Son divisiones dentro del mismo
proyecto donde es necesario
ejercer un control adicional para
gestionar eficazmente la
conclusión de un entregable
mayor.

36. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
 Ciclo de vida del proyecto
◦ Influencias de la Organización en la dirección de proyectos
◦ La cultura, el estilo y estructura de la organización influyen en la forma en que
los proyectos son ejecutados.
◦ El grado de madurez de la dirección de proyectos de una organización, así
como sus sistemas de dirección de proyectos, también pueden influenciar el
proyecto.
◦ Visiones, valores, normas, creencias
◦ Políticas, métodos y procedimientos
◦ Percepción de la relaciones de autoridad
◦ Ética laboral y horario de trabajo

37. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
❖Procesos de la Dirección de Proyectos:
• La Dirección de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los
requerimientos del mismo.
• La aplicación de conocimientos requiere de la dirección eficaz de los
procesos apropiados.

38. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
❖Procesos de la Dirección de Proyectos:
• Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:
• Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los
objetivos del proyecto
• Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir los
requisitos
• Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y
expectativas de los interesados
• Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo,
costo, calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o
resultado especificado

39. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
❖Procesos de la Dirección de Proyectos:
• Los procesos del proyecto son ejecutados por el equipo del proyecto y
generalmente se enmarcan en una de las siguientes categorías principales:
• Los procesos de la dirección de proyectos aseguran que el proyecto
avance de manera eficaz durante toda su existencia.
• Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto del
proyecto. El alcance del proyecto no puede definirse si no se cuenta con
una comprensión básica acerca de cómo generar el producto
especificado.

40. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
❖Procesos de la Dirección de Proyectos:

41. 3.2 Gestión de Proyectos basados en PMBOK
❖Procesos de la Dirección
de Proyectos:
• Correspondencia entre
grupos de procesos y
áreas de conocimiento de
la Dirección de Proyectos

43. 3.3 Gestión de Proyectos usando Agilismo
¿Qué es SCRUM?

44. 3.3 Gestión de Proyectos usando Agilismo
¿Dónde se aplica?
En todo tipo de Proyecto pequeño o grande
Características de SCRUM
• Esquema de trabajo en paralelo
• Ciclos cortos (2 a 3 semanas)
• Se enfoca a la entrega de resultados
• Crear productos y servicios que se adapten
a necesidades cambiantes

45. 3.3 Gestión de Proyectos usando Agilismo
Roles en SCRUM
Dueño del producto
ScrumMaster
Equipo de Trabajo

46. 3.3 Gestión de Proyectos usando Agilismo
¿Cómo trabajo el equipo?
Bitácora de trabajo
Sprint de producción
Equipo de Trabajo
Scrum diario (reunión
diaria de 15 minutos )

47. 3.3 Gestión de Proyectos usando Agilismo
¿Cómo trabajo el equipo?
Bitácora de trabajo
Sprint de producción
Equipo de Trabajo
Scrum diario (reunión
diaria de 15 minutos )

48. 3.3 Gestión de Proyectos usando Agilismo
Scrum en la oficina:

49. 3.3 Gestión de Proyectos usando Agilismo

50. 3.4 Herramientas y tecnologías
• Herramientas en línea (projectmanager.com)
• Microsoft Project
• Open Project
• Herramientas ágiles (Trello.com)

51. 4. Modelo de Gestión e Innovación para la
educación
• Es una propuesta que busca
cumplir los objetivos
institucionales en base a la
aplicación de estándares
internacionales, gestión de
calidad, gestión del cambio,
generación de proyectos y
gestión de la innovación

52. 4.1 Estructuras organizacionales
Son estructuras que centra su
trabajo orientados en procesos
y servicios para el
mejoramiento de la
productividad de a través de la
utilización de tecnología

53. 4.2 Gestión del Cambio Organizacional
• Las principales habilidades en la actualidad para alcanzar objetivos institucionales se
centran en:
• Gestión del cambio
• Comunicación

54. 4.2 Gestión del Cambio Organizacional
Cambios
Antagonistas
Agentes de soporte
del cambio

55. 4.2 Gestión del Cambio Organizacional
Vale do Desespero
Desempeño antes
del cambio
Desempeño
después del
cambio
Tiempo
Valle de la
Desesperación

56. 4.3 Sistemas de Gestión Integrados

57. 4.3 Sistemas de Gestión Integrados
• Los diversos sistemas de
gestión de la institución
deben ser gestionados e
integrados en una unidad
que mantenga la visión de la
organización de manera
unificada

58. 4.4 Modelo de Gestión de Innovación
Empresarial
Encontrar un modelo acorde a
la institución es una tarea que
involucra a todos sus actores,
infraestructura, recursos,
factores externos e internos

59. 4.4 Modelo de Gestión de Innovación
Empresarial
Un modelo en la actualidad
debe considerar aspectos
como:
Procesos
Tecnología
Personas
Personas
Tecnología
Procesos

60. 4.4 Modelo de Gestión de Innovación
Empresarial
Una institución Inteligente,
mantiene un estándar alto de
provisión de servicios
considerando:
Procesos
Proyectos
Calidad
Organización Inteligente
Calidad
Proyectos
Procesos

61. 4.4 Modelo de Gestión de Innovación
Empresarial
Las organizaciones que tienen
procesos de transformación
digital (organizaciones 4.0),
centran sus servicios en:
Innovación
Tecnología
Calidad
Tecnología
Innovación
Organizaciones
4.0
Calidad

62. 4.4 Modelo de Gestión de Innovación
Empresarial
Las organizaciones que se
centran en calidad consideran
2 grandes subprocesos:
Aseguramiento de la
Calidad
Control de la Calidad

63. 4.4 Modelo de Gestión de Innovación
Empresarial. Orientado a Proyectos

64. 4.4 Modelo de Gestión de Innovación
Empresarial. Orientado a Proyectos
PROYECTO
Cronogra
ma
Costo
Calidad
Alcance

65. 4.4 Modelo de Gestión de Innovación
Empresarial. Creatividad para Innovar

66. 4.4 Modelo de Gestión de Innovación Empresarial. Unificado

67. 5. Conclusiones
Procesos son el principio y el fin.
Proyectos que agregan valor y mejoran la productividad
Crear estructuras y modelos que se adapten a cambios (PMO) (CMO)
Aplicar estándares internacionales.
Gestionar el cambio permanentemente.

68. 6. Preguntas

69. Ramiro Gavilanes Mera

70. +593 969062101
Ramiro Gavilanes
Ramiro Gavilanes Mera
Innovación Tecnología Calidad Consulticgroup
@ec.consulticgroup