Slides Discovery Workshop 24 Juni Intranet

Hoe haal je nog meer uit je
SharePoint intranet?
Discovery workshop, 24 juni 2010

Agenda

• Opening & introductie

• Intranet doelstellingen
• Onze visie
• Discussie over de intranet business case

• Pauze , rondleiding, Het Nieuwe Werken (14.30 uur)

• Onze thema‟s
‒ Kennisdelen & netwerken
‒ Standaardisatie & efficiënter werken

• Afsluiting & borrel (16.00 uur)

Virtual Affairs © 2009 Alle rechten voorbehouden www.virtual-affairs.com

 Online
klantsucces
 Business en
technologie
 Ondernemend en
creatief
 E-Business, CRM
en intranet
 100 medewerkers


Referenties


Voorstelrondje

Wie ben ik?
Waar werk ik?

• Verwachtingen van deze middag
• „Onze organisatie wil een intranet
omdat…‟


Onze visie

 Strategische
doelen

 Technologie,
mensen,
processen

 SharePoint,
draagvlak,
afspraken

Intranet/Extranet 1.0


Intranet/Extranet 2.0


De essentie


Waar moet ik beginnen? Waar staan we?


Kansen intranet

Niet enkel een kanaal
voor content
distributie
maar juist een
platform voor slimmer
samenwerken, kennis
delen, innoveren.


4 thema‟s


- Basis Intranet

1. Interne communicatie

2. Samenwerken

3. Kennisdelen & netwerken

4. Standaardisatie & efficiënter werken


Stelling

“Voor ons intranet bestaat geen business case”

Argumenten?


Het intranet meetbaar maken

• Klassieke reflex:

• Site statistieken

• Page views

• Maar…

• „Jouw intranet is het mijne niet…‟

• Welk deel van het intranet ondersteunt je dagelijks
werk?

• Van zenden naar delen


Ander perspectief:

• Van een multinational:
‒ 67% believe there are colleagues who can help them do
their job better

‒ 39% say they have difficulty locating the right people

‒ 25% frequently go outside their department to seek or share
knowledge

‒ 38% don‟t get asked for their help and information
• Medewerkers gebruikers buiten hun eigen organisatie…
‒ 75% use Facebook
‒ 75% use LinkedIn
‒ 45% use YouTube
‒ 35% use Wikis
‒ 32% use Blogs


Hoe vaak worden de tools ingezet?


Kennismanagement


Samenwerking stimuleren


Training & opleiding


Werving & selectie


Verschillende perspectieven

IT-gerelateerd

Licenties
Minder help desk calls
Hardware
Netwerkkosten
Kwalitatief Kwantitatief

Innovaties
Minder papier

Betrokkenheid

Organisatie-gerelateerd


Calculeren

Estimated
Operational operational
Service cost 2010 cost Savings
Legacy portal
software € 1,000,000 € 400,000 € 600,000

Legacy CMS € 420,000 €0 € 420,000
3rd party
components € 75,000 € 75,000 €0

SharePoint € 800,000 € 1200,000 -€ 400,000

Total € 2.295,000 € 1,675,000 € 620,000


Calculeren


Impliceren:

• Increased employee involvement
• Intranet is being used as a communication platform

• All levels of employees participating and interacting

• Improved quality of interactions
• People share knowledge to have others benefit from it

• Problem solving, idea sharing, ongoing conversations rather than document sharing

• Increase in two-way communications

• Improved User rating scores

• Increased productivity
• People find information and experts faster

• People have everything close at hand

• A great place to work (thanks to the intranet)


PAUZE
&
Rondleiding


- Basis intranet

MONCE biedt een zeer toegankelijk
platform voor basaal samenwerken,
communiceren en kennisdelen.

Met dit concept, op basis van onze
best practices, maak je een vliegende
start. Dit geldt voor de software,
maar ook voor de documentatie,
projectaanpak en het realiseren van
draagvlak.


- Basis intranet

Aanpak
In een workshop bepalen we de kansen en mogelijkheden van het nieuwe intranet
voor medewerkers, hun werkwijze en de organisatiedoelen.
Na het stellen van prioriteiten stellen we het visiedocument op.
De Rules of engagement worden vastgesteld. Het zijn de ‘spelregels’ die dienen als
kaders voor het digitaal werken. Wij leggen de nadruk op de eindgebruiker, vanuit
het ‘What’s in it for me?’ perspectief.

Deliverables

1. Intranet strategie workshop
2. Visiedocument
3. Rules of engagement
4. Communicatie aanpak
5. Basis intranet:
1. Gepersonaliseerde homepagina
2. Company structuur
3. Generieke kennistemplate
4. Zoeken
5. My site

Rules of Engagement

• “Alle kalenders open en up-to-date”

• “Gebruik templates”

• “Deel documenten, verslagen en informatie altijd op een centrale
plek”

• “Zorg altijd voor het beschermen van persoonlijke, vertrouwelijke
of geheime informatie”


Rules of Engagement

• Op basis van persona‟s; aansluitend op het dagelijks werk
• Helder geformuleerd, praktisch, geaccepteerd
• Je mag elkaar aanspreken op het (onjuist) gebruik ervan.
• Voor iedereen gelijk


- Basis intranet

Voordelen

1. Vliegende start voor uw basis intranet
2. Aantrekkelijk om te gebruiken, laagdrempelig
3. Altijd actueel intranet – Enterprise content
4. Effectief gebruik van het intranet door alle
medewerkers
5. Persoonlijk
6. Slim zoeken en vinden



Het intranet speelt een centrale
rol in de interne communicatie.

Afhankelijk van type bericht,
boodschapper en ontvanger kies
je voor het plaatsen van een
mededeling, nieuwsbericht of een
bijdrage aan een forum.

Zo blijft iedereen op de hoogte.



Aanpak
Op basis van de interne communicatiedoelstellingen, kansen en mogelijkheden van
het intranet stellen we het governance model op. Sociale media krijgen daarin een
meer of minder prominente rol. De Rules of engagement zijn hiermee in lijn.

Deliverables

1. Passend governance model
3. Intranet
1. Kanalen om intern te communiceren:
• Nieuws
• Aankondigingen
• Note board (‘krabbelen’)
• Discussiefora
2. Gebruikers feedback & validatie
(bookmarking, rating, tagging)
3. Meertalig


Voordelen

1. Eenduidige interne communicatie
2. Eén waarheid, geen geruchten meer
3. Iedereen is aangesloten en betrokken
4. Voor en door de hele organisatie
5. State of the art communicatiemiddelen
6. Alle content staat op het intranet, altijd
actueel
7. Uniformiteit


2. Samenwerken

Het intranet ondersteunt uw
kernactiviteiten.

Afdelingen en project teams werken met
afdelingen project templates, zodat er
één plek is waar alle producten en
deliverables te vinden zijn.

Dit leidt tot één gemeenschappelijke
waarheid.


2. Samenwerken

Aanpak
Op basis van uw organisatiemodel en kernactiviteiten maken we een optimale
indeling met passende navigatiestructuur.
Om activiteiten soepel te laten verlopen worden afspraken gemaakt over rollen en
verantwoordelijkheden. Welke informatie wordt door wie vastgelegd en door wie
gebruikt?

Deliverables

1. Optimale, organisatiespecifieke indeling met passende
navigatiestructuur
2. Passend governance model
4. Intranet:
1. Publieke afdeling/ project template
2. Interne afdeling/ projectwerkomgeving
3. Werkplaatsen (informele samenwerkomgeving)


2. Samenwerken

Voordelen
1. Eén centrale samenwerkplek
2. Relevante informatie bij de hand
3. Eenduidige navigatiestructuur
4. Profilering van projecten en afdelingen
5. Uniformiteit
6. Samenwerken vindt altijd in het intranet plaats
(‘afscheid van de Z-schijf’)


2. Samenwerken




‘Kennis, daar zitten twee benen onder.’

Uw intranet maakt kennis beschikbaar.

Medewerkers participeren actief in
netwerken en discussies, zodat iedereen
profiteert van elkaars kennis en ervaring.
Het menselijke kenniskapitaal blijft
hierdoor in ontwikkeling en innoveert.



Aanpak

We bepalen de kennisambities en ontwikkelen een kennisgerichte strategie. Deze
zijn gekoppeld aan een hoofdverantwoordelijke en inhoudelijke experts. De rules of
engagement spitsen zich toe op het bouwen en onderhouden van de interne
netwerken. Medewerkers worden gemotiveerd om hierin actief te participeren.

Deliverables

1. Kennisgerichte strategie
3. Communicatie aanpak
4. Intranet:
1. Template kenniscommunities
2. My site (Sociaal gebruikersprofiel)
3. Wiki’s en Blogs
4. Linkedin integratie
5. Updates van je netwerk
6. Informele werkplaatsen
7. Slim zoeken met mogelijkheid tot
verfijning


Een goed intranet faciliteert…

ERVARINGen
Informatie

deskundigheid Vaardigheden



Implementatie
Vastleggen

Technologie
Creëren Mensen Ontsluiten
Processen

Uitwisselen

• Sturing • Resultaat

• Focus • Wanneer optimaal?

• Regie • Kwaliteit

• Rollen • Instrumenten

• Dwarsverbanden • Blokkades


“Kennis wordt niet gebruikt omdat
het er niet is.

Kennis wordt niet gebruikt omdat
het onvoldoende gestructureerd
is.”

4
Resultaten & aanpak per kerncompetentie Make/ buy
SMART

3
Prioriteren kennisthema’s: kerncompetenties
GAP analyse

2
Waarderen kennisthema’s Mindmap
Kennisniveau

1
Strategische richting, nut, noodzaak Ambities
SWOT



Voordelen

1. Altijd actuele kennis
2. Iedereen vindbaar en benaderbaar
3. Elke contentvorm is mogelijk
4. Alle soorten netwerken ondersteund
5. Innovatie en productontwikkeling
6. Betrokkenheid



Het intranet faciliteert uniforme
werkwijzen die er voor zorgen dat
medewerkers sneller en
eenvoudiger hun werk doen.

Stafafdelingen bieden self-service
dienstverlening aan.

Werkprocessen en workflows
starten en eindigen in het intranet
waardoor standaard werk
efficiënter wordt.



Aanpak
We inventariseren uniforme werkwijzen die zich lenen voor standaardisatie en
bijbehorende documentsjablonen. Papieren processen worden gedigitaliseerd.

Werkprocedures dienen op orde te zijn om de dagelijkse werkzaamheden soepel en
efficiënt te laten verlopen. Relevante rollen en verantwoordelijkheden zijn benoemd.
Draagvlak is hierbij een kritische succesfactor.

Deliverables
1. Ingerichte werkprocedures met efficiency map
3. Intranet:
1. Template sites en libraries
2. Self service HR en FM processen
3. Workflows
4. Slide picker library


Voordelen
1. Minder faalkosten
2. Snel en prettig werken voor medewerkers
3. Kosten-voordeel door verdwenen papierstromen
4. Versterking bedrijfscultuur
5. Eén interface voor meerdere systemen


Wrap-up

• Verwachtingen van deze middag

• „Onze organisatie wil een intranet
omdat…‟


Slides Discovery Workshop 24 Juni Intranet

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Ähnlich wie Slides Discovery Workshop 24 Juni Intranet

Ähnlich wie Slides Discovery Workshop 24 Juni Intranet (20)

Slides Discovery Workshop 24 Juni Intranet