Eventos deportivos

PLANIFICACIÓ
N Y
ORGANIZACIÓN
DE EVENTOS
DEPORTIVOSJuan Luis Navarro
Imberlón
Master en Gestión
Deportiva
Socio-consultor de
Innovación Deportiva y
Lidera Sport
Presidente de la Asociación
de Gestores del Deporte
de Andalucía (AGESPORT).
España
03

OBJETIVOS
JUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN
• Identificar las características generales de un evento
deportivo.
• Conocer los procesos en la organización de un evento
deportivo.

CONTENIDOS GENERALES
A. Introducción
1.Que es un evento
deportivo
2.Clasificación de los
eventos deportivos
3.Impacto/beneficios de
los eventos deportivos

B. Fases del proceso de
organización de un evento
1.Fase inicial:
información/valoración
2.Fase funcional:
desarrollo de la
organización
3.Fase de ejecución:
operativaJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

¿QUE CARACTERIZA A UN EVENTO
DEPORTIVO?

ALTO NIVEL DE ASISTENCIA DE
PÚBLICO

PONER AQUÍ EL TITULO DEL SEMINARIO PARA QUE ESTÉ SIEMPRE VISIBLE
REPERCUSIÓN EN LOS MEDIOS DE
COMUNICACIÓN

AUDIENCIAS TELEVISIVAS

PARTICIPACIÓN DE
PATROCINADORES

RECURSOS PROPIOS

MÁXIMAS EXIGENCIAS DE CALIDAD

ESPECTÁCULO DEPORTIVO

ESPECTÁCULO SOCIO-CULTURAL

INSTALACIONES SINGULARES

HACÍA UNA DEFINICIÓN DE EVENTO
DEPORTIVO
• Actividad deportiva que cuenta
con un alto nivel de
repercusión social traducido
en una fuerte presencia en los
medios de comunicación y que
puede generar por si misma
ingresos económicos (V. Añó)
• Actividad que se desarrolla en
un momento puntual en el
tiempo…
• Exige medios materiales,
humanos o recursos económicos
especiales.
• Sistema de organización y

CLASIFICIACIÓN DE LOS EVENTOS
DEPORTIVOS
• Sistema de Competición
• Partido único
• Eliminatoria directa
• Competición por grupos
y fases
• Duración
• Un partido / Un día
• Varios partidos /
Varias semanas
• Contexto
• Actividad
monodeportiva
• Actividad
multideportiva
• Características de la
Instalación
• Instalación
convencional
• Instalación especial

CLASIFICIACIÓN DE LOS EVENTOS
DEPORTIVOS
• Instalación
• Una única instalación
• Varias sedes
• Categoría de los participantes
• Deporte Base
• Deporte Profesional
• Selecciones Nacionales
• Ámbito de la competición
• Local
• Nacional
• Internacional
• Calificación de la competición
• Torneos o competiciones
“amistosas” / Exhibición
• Competiciones oficiales

IMPACTO/BENEFICIO DE LOS
EVENTOS DEPORTIVOS
• Infraestructura
• Turismo
• Sistema deportivo
• Hábitos de práctica
• Impacto económico local
• Ilusión social
• Inversión privada
• Impulso de la imagen de
marca: ciudad/país
• …

INFRAESTRUCTURA DEPORTIVA

INFRAESTRUCTURA GENERAL

INFRAESTRUCTURA TURÍSTICA

TURISMO

IMPACTO ECONÓMICO

HÁBITOS DEPORTIVOS/PROMOCIÓN

ILUSIÓN SOCIAL

LAS PREGUNTAS DEL ORGANIZADOR
• ¿Por que organizar un evento
deportivo?
• ¿Dónde?
• ¿Cuándo?
• ¿Que dimensión va a tener
nuestro evento deportivo?
• ¿Que estructura soporte
necesitamos?
• ¿Con que apoyos contamos?
• ¿Que nivel de calidad?
• ¿Como pensamos abordar el
trabajo?
• …

FASES DE PROCESO DE
ORGANIZACIÓN
A. Fase inicial
1. Conocer las
características del evento
2. Análisis de los medios y
recursos
3. Valoración económica
(gastos/ingresos)
4. Plan de viabilidad
5. Solicitud / Candidatura
A. Fase funcional: desarrollo de
la organización
1.Formación de la estructura
de organización
2.Definición de tareas y
plazos (Plan director)
A. Fase operativa: ejecución del
evento

FASE INICIAL
Conocer las características del evento
• Cuestiones precedentes
• Análisis e información sobre ediciones anteriores, opinión
de patrocinadores, organizadores, clubs, medios de
comunicación, documentos de gestión, memorias, dossier
de prensa, información de federación, etc...
• Condiciones de organización
• Normativa que afecta a la organización

FASE INICIAL
Análisis de los medios y recursos
• Instalaciones de competición y entrenamiento
• Recursos humanos (personal propio, de servicios,
voluntarios, etc.)
• Recursos económicos
• Público potencial y Medios de comunicación (*)
• Servicios (Servicios médicos, seguridad, limpieza, equipos
técnicos de apoyo, comunicaciones, etc.)
• Infraestructuras asociadas

FASE INICIAL
Presupuesto, financiación, patrocinio
• Subvenciones públicas
• Derechos de retransmisión
• Publicidad y Patrocinio
• Entradas / abonos
• Merchandising
• Venta de activos
• Alojamientos
• Restauración y zona comercial

FASE INICIAL
Plan Patrocinio
• Definición de la
competición
• Objetivos de la
competición y
trascendencia
• Características
• Entidades asociadas
al evento
• Usuarios o
consumidores
interesados
• Segmentos de
mercado
interesados
• Posibilidades de
• Definición de la
competición
• Objetivos de la
competición y
trascendencia
• Características
• Entidades asociadas
al evento
• Usuarios o
consumidores
interesados
• Segmentos de
mercado
interesados
• Posibilidades de
1. Elaboraci
ón de la
oferta
2. Primeros
contactos
3. Entrevist
a
personal
4. Presentac
ión de la
oferta
5. Segundo
contacto
6. Reelabora
ción de la
oferta

Plan Patrocinio
FASE INICIAL

FASE INICIAL
Plan de viabilidad
• Análisis de la competición
• Análisis de nuestros recursos (recursos humanos, materiales,
instalaciones, etc.)
• Análisis de nuestros objetivos y de los objetivos de las entidades
soporte.
• Análisis de ingresos y gastos

FASE INICIAL
Dossier de Candidatura
Básicos
• Instalacion
es
• Transporte
• Alojamiento
• Programa
deportivo
• Financiación
• Garantías
Complementarios
• Apoyo social
• Seguridad
• Servicios
médicos
• Medios
comunicación
• Programa
paralelo
• Aspectos
legales,
tecnológicos,
meteorológicos,
etc.

FASE INICIAL
Dossier de Candidatura

FASE FUNCIONAL
Desarrollo de la organización
1. Forma jurídica
2. Definición de la
estructura
organizativa
• Comité de Honor
• Comité Organizador
• Comité Ejecutivo
3. Plan Director
4. Funciones y tareas
por áreas

FASE FUNCIONAL
1. Forma jurídica / 2. Estructura de organización
• Empresa Pública (Barcelona 92)
• Asociación sin fines de lucro
(Universiada Granada 2015)
• Federación Deportiva (Mundial
Balonmano 2014)
• Consorcio (Mundial Natación –
Barcelona 2003)

FASE FUNCIONAL
3. Plan Director
• Acontecimiento complejo (Deporte,
Transporte, Alojamientos, Gestión
Económica, Recursos Humanos, ), que
necesita Planificar:
• Los Plazos
• Los Recursos
• La Calidad del Proyecto
• Visión global del proyecto
• Documento guía de la gestión diaria
• Información para el Comité
Organizador
• Elemento que permita un seguimiento
permanente del proyecto

FASE FUNCIONAL
2. Plan Director
1. Objetivos generales
2. Estructura organizativa
1. Organigramas
2. Áreas de responsabilidad
3. Funciones
4.Personas que intervienen en
la organización y niveles de
relación
3. Presupuesto (Gastos, ingresos
, financiación)
4. Las instalaciones
5. Planificación general

FASE FUNCIONAL
2. Plan Director
6. Relación de contratos y suministros
7. El programa deportivo (Entrenamiento y competición)
8. Planificación general
9. Planes de operaciones (alojamientos, transportes, seguridad,
patrocinio y comercialización, comunicación y servicios a los MC,
programa cultural, acreditaciones, etc.)

FASE OPERATIVA
Comité de Honor
• Representación protocolaria
• Imagen del evento
• Respaldo institucional al máximo
nivel
Comité Organizador
• Aprobar el proyecto de actividad
• Aprobar los presupuestos
• Aprobar el programa oficial
• Controlar el proceso organizativo
• Designar al director/a del comité
ejecutivo
• Aprobar la memoria final y cierre
de la actividad

FASE OPERATIVA
Comité Ejecutivo
• Supervisar el proyecto de actividad y
presentarlo al Comité Organizador
para su aprobación
• Elaborar el proyecto de presupuestos
y presentarlo al Comité Organizador
para su aprobación
• Captación y gestión de recursos
• Diseñar el programa del evento para
su presentación al Comité Organizador
para su aprobación
• Coordinar el proceso organizativo
• Supervisar y coordinar todo el
proceso de organización
• Dirección operativa del evento

FASE OPERATIVA
Estructura Organizativa
• 1. MARKETING
• 2. GESTION
ECONÓMICA Y
ADMINISTRACIÓN
• 3. RECURSOS
HUMANOS
• 4. CEREMONIAS
• 5. PROMOCIÓN
• 6. MEDIOS
COMUNICACIÓN
• 7. PUBLICACIONES
• 8. PROTOCOLO
• 9. INSTALACIONES
• 10. TÉCNICA
• 11. SEGURIDAD
• 12. MÉDICA
• 13. ALOJAMIENTOS
• 14. TRANSPORTES
• 15. ACREDITACIONES
• 16. TECNOLOGÍA
• 17. ASESORÍA JURÍDICA

FASE OPERATIVA

FASE OPERATIVA
ORGANIGRAMA COMPETICION
Jefe de Proyecto
Jefe de Instalación
Jefe Unidad
Mantenimiento
J.U. Mantenim.
J.U. Mantenim.
J.U. Mantenim.
J.U. Mantenim.
J.U. Mantenim.
J.U. Mantenim.
J.U. Mantenim.
Jefe Unidad
Mantenimiento
J.U. Mantenim.
Jefe de Competición
Jefe Unidad
Jueces/Material
J.U. Jueces M.
J.U. Juecs M.
J.U. Jueces M.
J.U. Jueces M.
J.U. Jueces M.
J.U. Jueces M.
J.U. Jueces M.
Jefe Unidad
Jueces/Material
J.U. Jueces M.
FEDERACION
FEDERACION ESPAÑOLA DE
ATLETISMO
ATLETISMO
ATLETISMO
FEDERACION ESPA
OLA DE ATLETISMO
ATLETISMO
BALONCESTO
EDERACION ESPAÑOLA DE
ATLETISMO
ATLETISMO
ATLETISMO
ATLETISMO
ATLETISMO
ATLETISMO
ATLETISMO
FEDERACION ESPA
OLA DE ATLETISMO
Comité Técnico
ORGANIZADOR
Jefe Unidad
P. y Medios de
Comunicación
Jefe Unidad
Servicios
Médicos
Jefe Unidad
Imagen y
Patrocinio
Jefe Unidad
Transporte y
Alojamientos
Jefe Unidad
Protocolo
Jefe Unidad
Voluntarios
Jefe Unidad
de Control
Jefe Unidad
de Control
Jefe Unidad
de Control
Jefe Unidad
de Control
Jefe Unidad
de Control
Jefe Unidad
de Control
Jefe Unidad
de Control
Jefe Unidad
de Control
Jefe Unidad
Gestión
Resultados
Jefe Unidad
Tecnología
Jefe Unidad
Tecnología
Jefe Unidad
Tecnología
Jefe Unidad
Gestión
Resultados
Jefe Unidad
Tecnología
Jefe Unidad
Tecnología
Jefe Unidad
Tecnología
Jefe Unidad
Tecnológica
COMITÉ
COMPETICION
FEDERACION
ESPAÑOLA

FASE OPERATIVA
Área Deportiva o Técnica
• Supervisar y coordinar el área técnica de los espacios
deportivos y complementarios (instalaciones).
• Supervisar y coordinar el material deportivo.
• Elaborar el sistema de competición, calendarios,
estadísticas y resultados.
• Elaborar el programa de entrenamientos.
• Coordinar a los jueces y árbitros, comités de
competición, apelación y disciplina, en su caso.
• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliego de
prescripciones técnicas y contratos en su área.
• Relación con las federaciones que intervienen en el
evento.
• Coordinar todos los aspectos técnico-deportivos.

FASE OPERATIVA
Área de Infraestructura o Equipamientos
• Control general de las instalaciones de competición
y entrenamiento
• Determinar y supervisar el programa de limpieza de
las instalaciones
• Organización y supervisión del personal de control
• Organización del personal de mantenimiento
• Preparación de todos los espacios del evento
• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliego de
prescripciones técnicas y contratos en su área.
• Supervisión de las obras de construcción ampliación o
modificación de las instalaciones.

FASE OPERATIVA
Área de Operaciones o Logística
• Planificar, supervisar y coordinar los alojamientos.
• Planificar, supervisar, coordinar los transportes y
aparcamientos.
• Planificar, supervisar y coordinar la restauración.
• Planificar y coordinar el montaje y desmontaje del
“espacio de actividad”.
• Planificar y coordinar la distribución de recursos.
• Planificar y controlar el almacén.
• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliegos y
contratos en su área.
• Servicios Médicos, Voluntarios, etc.

FASE OPERATIVA
Área de Protocolo y RRPP
• Planificar y coordinar las presentaciones oficiales
• Planificar y coordinar la inauguración oficial
• Recibir y atender a las autoridades durante el
desarrollo de la actividad y disponer el lugar que
deben ocupar en todo momento (Vip)
• Planificar y coordinar la entrega de regalos.
• Planificar y coordinar las premiaciones y la clausura
• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliegos
técnicos y contratos relacionados con su área

FASE OPERATIVA
Área de Comunicación
• Planificar y coordinar la comunicación interna y externa
• Atender y coordinar a los medios de comunicación durante las
presentaciones
• Invitar, atender y coordinar a los medios de comunicación durante la
ejecución de la actividad
• Confeccionar y enviar ‘notas de prensa’
• Planificar y coordinar la publicidad mediática
• Elaborar el periódico o revista de la actividad
• Determinar y controlar los recursos de salas de prensa y zona mixta
• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliegos y contratos de su
área

FASE OPERATIVA
Área de Tecnología
• Planificar y coordinar los sistemas
de comunicación
• Planificar y coordinar la
retransmisión por internet
• Gestión de resultados y marcadores
• Gestión de la página web
• Elaborar la propuesta de
presupuestos, contratos y pliegos
técnicos de su área.

FASE OPERATIVA
Área de Promoción y Marketing
• Diseñar y coordinar el plan de promoción del evento.
• Gestión de los artículos promocionales .
• Gestión de entradas.
• Gestión de patrocinadores.
• Gestión de la publicidad del evento.
• Locutor del evento / presentación.
• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliegos y
contratos de su área.

FASE OPERATIVA
Área de Servicios Médicos
• Planificar y coordinar al personal sanitario
• Planificar y coordinar el control antidoping
• Planificar los servicios técnicos necesarios: médicos,
ambulancias, equipos técnicos, etc.
• Planificar posibles evacuaciones y hospitalizaciones
• Coordinación con los organismos responsables de
salud pública y alimentaría
• Elaborar la propuesta de presupuestos, contratos y
pliegos técnicos en su área

FASE OPERATIVA
Área de Seguridad
• Gestión de los permisos, autorizaciones, licencias, etc., que
sean necesarios para el desarrollo del evento o de las
actividades complementarias relacionadas con el mismo.
• Coordinar la contratación de los seguros que procedan.
• Cumplir con la legislación vigente en esta materia.
• Planificar y coordinar los dispositivos de seguridad en los
espacios deportivos, alojamientos, transportes, etc.
• Coordinación y enlace con protección civil, policía, etc.
Presencia en el dispositivo de emergencias.
• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliegos técnicos y
contratos de su área.

FASE OPERATIVA
Área de Voluntarios
• Captación y selección de los voluntarios.
• Planificar y coordinar las actividades de formación.
• Distribuir las tareas operativas de los voluntarios.
• Planificar y coordinar las necesidades logísticas (desplazamientos,
restauración, uniformidad, incidencias, etc.).
• Coordinación general de los voluntarios del evento.
• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliegos técnicos y contratos de su
área.

FASE FINAL
1.- Retirada de material y
desmontaje
2.- Gestión final de ingresos y
pagos
3.- Evaluación
• Memoria de gestión
• Memoria económica
• Análisis y conclusiones
• Finalización de contratos y
gestiones
4.- Agradecimientos
5.- Elaboración de la Memoria
final del evento
6.- Distribución de la Memoria
7.- Cierre económico

FASE FINAL
Memoria del evento
1.- Introducción general
2.- Estructura organizativa
3.- Información de la competición
(Desarrollo del la competición,
instalaciones, resultados, etc.)
4.- Programa cultural o
promocional
4.- Datos estadísticos mas
relevantes (participantes,
equipos, asistentes, medios de
comunicación, etc.)
5.- Informe de gestión y
resultados por área
6.- Dossier de prensa
7.- Patrocinadores
8.- Memoria económica

FASE FINAL
LA VALORACIÓN
DEL ÉXITO DE
UN EVENTO
LA GESTIÓN
DEL DÍA
DESPUES

BIBLIOGRAFÍA
ACOSTA, R. Dirección, gestión y administración de las organizaciones deportivas, Barcelona,
Paidotribo, 1999.
AYORA, P., GARCIA, E., MESTRE, J.A., Organización de eventos deportivos, Valencia, Inde, 2004.
ALBERTO, C., HERNANDO, V. y FERNÁNDEZ, J.A., Gestión y dirección de empresas deportivas.
Teoría y práctica, Madrid, Gymnos, 1996.
AÑÓ, V. , Organización Y gestión de entidades deportivas. Los grandes eventos, Barcelona, Inde,
2003.
GIL, J. , Como organizar una competición deportiva, Barcelona, Flash Book, 1995.
LITWIN, J. (1990) Organización de campeonatos deportivos. Buenos Aires, Stadium.
MARTÍN, O., Manual práctico de organización deportiva, Madrid, Gymnos, 1996.
MESTRE, J.A., Planificación deportiva. Teoría y práctica. Barcelona, Inde, 1995.
OTERO, JM. (Coord.), Incidencia económica del deporte, Málaga, IAD, 2002.
QUESADA, S y M.D. DIEZ, Dirección de centros deportivos. Principales funciones y habilidades del
director deportivo, Barcelona, Paidotribo, 2002.
PARÍS, F., La planificación estratégica en las organizaciones deportivas, Barcelona, Paidotribo, 1996.
SENLLE, A.; GALLARDO, L. y DORARO, A., Calidad en las organizaciones deportivas, Madrid,
Gymnos.
VARIOS, Memoria de gestión de los XV Juegos Mediterráneos Almería 2005, Almería, COJMA, 2006.

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